Onderwerp ICT beleids en uitvoeringsplan Status Informerend Voorstel Kennis te nemen van de nota ICT beleids- en uitvoeringsplan Inleiding In 2011 is u toegezegd een ICT-beleidsplan op te stellen. Dit treft u in bijlage aan. Het goed functioneren van ICT is een voorwaarde voor het functioneren van de organisatie. Met andere woorden de organisatie is geheel afhankelijk van ICT. In het beleidsplan is in beeld gebracht welke taak, functie ICT binnen de organisatie heeft en welke richting er wordt gekozen. Het terrein van ICT ontwikkelt zich snel en het is daarom van belang de koers helder in beeld te hebben en de prioriteiten binnen dit kader te kiezen. Het blijft binnen dit kader steeds prioriteiten stellen en keuzes maken zoeken en kiezen. Daarbij wordt er voor gekozen zo veel als mogelijk aan te sluiten bij de standaarden die landelijk worden ontwikkeld. Beoogd effect Het breed ondersteunen van de bedrijfsprocessen met ICT waarbij gestreefd wordt naar een continuïteit van 100%. Het ICT beleidsplan geeft ook de kaders aan voor de sturing van de verdere ontwikkeling van de ICT middelen binnen de gemeente Boxtel. Argumenten 1. Het beleidsplan ICT geeft inzicht in samenhang en koers Het beleidsplan geeft een beschrijving van de samenhang tussen generieke en specifieke processen, tussen het front office-, mid office- en back office systeem, geeft de landelijke en lokale kaders aan en de richting waarin de gemeente Boxtel haar processen met ICTondersteuning wil inrichten. 2. Sturing binnen bestaande kaders Een goed functionerende ICT-omgeving is van groot belang voor een goede dienstverlening aan bestuur en burger. Mede afhankelijk van allerlei vooral ook landelijke ontwikkelingen, zullen we binnen de bestaande budgetten keuzes maken en prioriteiten stellen. Voor eventuele nieuwe investeringen, zoals in de begroting 2013 voor de digitalisering van bouw- en milieudossiers en voor inrichting van een mid-office, vragen we expliciet goedkeuring aan de raad. 1
Kanttekeningen 1. Landelijke ontwikkelingen hebben invloed op kwaliteit en uitgaven. Op landelijk niveau is afgesproken, dat gemeenten in 2015 de basis op orde hebben, zodat de kwaliteit van de dienstverlening aan de burger gegarandeerd is. De doelstellingen zijn vastgelegd in het programma implementatie nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en e-overheid (inup). Dat vraagt veel van gemeenten, ook van de gemeente Boxtel. Daarnaast hebben allerlei ontwikkelingen op landelijk niveau, lokale gevolgen. Denk daarbij aan de Diginotar-affaire, Lektober en de virussen die onlangs de systemen van gemeenten als Weert en s-hertogenbosch hebben plat gelegd. Deze zaken zijn in Boxtel goed opgevangen. Om de continuïteit te garanderen, worden vervolgens meestal landelijk maatregelen voorgesteld, die lokaal zullen moeten worden uitgevoerd. Zo is in de loop van dit jaar een voorstel te verwachten ten aanzien van de beveiliging van de gemeentelijke informatiehuishouding met bijbehorende audits. Dit soort ontwikkelingen zullen geïntegreerd moeten worden in onze eigen ICT-omgeving. 2. Landelijk wordt aangekoerst op vergroting van de efficiëncy. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) werken hard aan verbetering van de ondersteuning van gemeenten, onder andere via het project De Basisgemeente. De gedachte is, dat door standaardisering nieuwe ontwikkelingen gemakkelijker zijn door te voeren. Met leveranciers wordt gesproken over harmonisering en stroomlijning van de gemeentelijke ICT-omgeving. Binnen een aantal jaren moeten we daar de vruchten van kunnen plukken. 3. Intergemeentelijke samenwerking biedt op termijn mogelijk perspectief. Door de beweging die landelijk gemaakt wordt, wordt de samenwerking tussen gemeenten vergemakkelijkt. Eerder heeft u uitgesproken, dat de mogelijkheden voor samenwerking met de Meierij-gemeenten in de komende maanden in beeld worden gebracht. Ook samenwerking op het vlak van de ICT zal daarvan deel uitmaken. Het verwachte effect van een intergemeentelijke samenwerking zal evenwel zijn dat er in de opstartfase meerkosten gemaakt moeten worden omdat systemen samengevoegd of gesaneerd moeten worden. Op middellange termijn zal er op een aantal gebieden efficiënter en goedkoper gewerkt kunnen worden, wat mogelijk leidt tot minder meerkosten. Uitvoering en planning Communicatie Financiën 1. Financiële paragraaf van het ICT beleids- en uitvoeringsplan In de financiële paragraaf en in de samenvatting van deze beleidsnota is ook naar de kostenontwikkeling [figuur 3] gekeken in de afgelopen jaren. Daaruit blijkt dat de personeelskosten en de kapitaallasten een stijgende lijn laten zien. De personeelskosten stijgen omdat er steeds meer specialistische kennis nodig is om de computerinfrastructuur in te richten, 2
te installeren en te beheren. De hogere kapitaallasten ontstaan door noodzakelijke investeringen die veroorzaakt worden door de steeds hogere eisen die aan de computerinfrastructuur gesteld worden. 2. Dekking investeringskosten en onderhoudskosten ICT Via het nieuwe dekkingsplan 2013 2016, stellen wij u voor, om drie belangrijke onderwerpen mee te nemen:. * met het oog op verbetering van de dienstverlening: voor selectie en implementatie van een mid office en een systeem voor een Klant Contact Centrum (KCC) een bedrag van 250.000,-; * met het oog op samenwerking met de regionale uitvoeringsdienst: voor het digitaliseren van milieu- en bouwvergunningen een bedrag van 160.000,-; * en in het verlengde van het omgevingsloket en met het oog op de samenwerking met de regionale uitvoeringsdienst: voor invoering van een toepassing die het mogelijk maakt om bouwaanvragen zo veel mogelijk digitaal af te handelen een bedrag van 40.000,- Nieuwe zaken zoals hiervoor vermeld komen vaak als gevolg van nieuwe regelgeving en wettelijke eisen. Daarvoor zijn op voorhand geen gelden gereserveerd. Door deze nieuwe impulsen kan de organisatie zich doorontwikkelen op het terrein van ICT, werkprocessen en dienstverlening. In het ICT investeringsplan zijn verder voornamelijk bedragen opgenomen voor vervanging van toepassingsprogrammatuur. 3. Vervanging computerinfrastructuur schuift een jaar op In 2010-2011 is de complete computerinfrastructuur vervangen, zodat we in de komende jaren een goede basis hebben voor verdere ontwikkeling. We schatten in dat we voorlopig vooruit kunnen en dat het daardoor verantwoord is, om de vervanging van het huidige systeem op te schuiven naar 2016. Op deze manier wordt op creatieve wijze gezocht naar ruimte voor vervanging en vernieuwing en kan de belasting van de algemene dienst beperkt blijven. Inbreng adviesorganen Duurzaamheid Werkgelegenheid Boxtel, 21-8-12 Burgemeester en wethouders van Boxtel, de secretaris, de loco-burgemeester, drs. J.K. Fraanje W.C.F. van der Zanden 3
Bijlagen ICT Beleids- en uitvoeringsplan Ter Inzage Contactpersoon Afdeling Centrale Dienstverlening, Toon Toebast, tto@boxtel.nl, tel 0411 655911 4
Besluit / Advies commissie 5