SAMENVATTING 104224 - Instemmingsgeschil instellen centrale stafeenheid; HBO Het College van Bestuur heeft met instemming van de MR een strategisch plan vastgesteld voor de periode 2009-2012. Vervolgens heeft de MR niet ingestemd met het voorgenomen besluit van het College van Bestuur om de beleidsmatige ondersteuning van de in het plan neergelegde visie onder te brengen in een centrale stafeenheid, onder de leiding van een projectleider. De bezwaren hebben met name betrekking op de nieuwe functie van projectleider. De Commissie overweegt dat, nog los van de vraag of projectleider een topfunctie is, er niet meer managementfuncties komen aangezien er in ieder geval twee directeursfuncties komen te vervallen in de nieuwe constructie. In die zin is er geen sprake van een uitbreiding van de formatie of van de top. Het is voldoende gebleken dat door de ambities in het strategisch plan en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden voor de staf in relatie met het opheffen van de oude organisatorische stafdiensten en de nieuw te vormen stafeenheid, er een dusdanig nieuwe situatie ontstaat dat het niet onredelijk is dat daar één leidinggevende voor wordt aangesteld. Gezien de aard en inhoud van de in het voorstel beschreven beoogde werkzaamheden van de leidinggevende, lijkt het de Commissie niet realistisch dat één van de senior-beleidsmedewerkers dit naast zijn eigenlijke werkzaamheden zou kunnen doen, zoals door de MR is gesuggereerd. Alles overziende oordeelt de Commissie dat het College van Bestuur in redelijkheid tot het voorstel tot instelling van een centrale stafeenheid met daarbij de functie van projectleider heeft kunnen komen. UITSPRAAK in het geding tussen: het College van Bestuur van A, gevestigd te B, verzoeker, hierna te noemen het College van Bestuur en de sraad van A, gevestigd te B, verweerder, hierna te noemen de MR gemachtigde: C 1. VERLOOP VAN DE PROCEDURE Bij verzoekschrift met bijlagen van 19 juni 2009, ingekomen op 22 juni 2009, heeft het College van Bestuur een instemmingsgeschil aan de Commissie voorgelegd met betrekking tot de vorming van een centrale stafeenheid. De MR heeft een verweerschrift ingediend, ingekomen op 27 augustus 2009. De mondelinge behandeling van het geschil vond plaats te Utrecht op 9 september 2009. Het College van Bestuur werd vertegenwoordigd door D, voorzitter College van Bestuur, E, secretaris College van Bestuur en F, beleidsmedewerker. De MR verscheen in de personen van G, voorzitter, H, vicevoorzitter en I, ambtelijk secretaris, bijgestaan door de gemachtigde. Het College van Bestuur heeft ter zitting een pleitnotitie overgelegd. De inhoud van voornoemde stukken geldt als hier herhaald en ingelast. 2. DE FEITEN De MR heeft in zijn vergadering van 16 december 2008 ingestemd met het strategisch plan 2009-2012 "A accelereert", onder de voorwaarde dat de hieruit voortvloeiende organisatorische en financiële veranderingen tijdig ter instemming zouden worden voorgelegd aan de MR. In het 1
strategisch plan zijn drie speerpunten vastgesteld: academisering, internationalisering en excellentie. Op deze terreinen was op dat moment zowel een aantal organisatorische onderdelen als individuele medewerkers actief, namelijk - Strategisch Centrum Internationalisering (SCI)/International Office; - Dienst Kennis- en onderzoeksfaciliteiten en contractactiviteiten (DKC); - Projectdirecteur academisering; - Instroommanager en projectmedewerker instroommanagement. Op 6 februari 2009 heeft het College van Bestuur een voorgenomen besluit met betrekking tot de vorming van een centrale strategische stafeenheid ter instemming aan de MR voorgelegd. In de overlegvergadering van 10 februari 2009 heeft de MR zijn instemming aan het voorstel onthouden. Op 7 april 2009 heeft de MR ingestemd met het voorstel tot tijdelijke toevoeging van een derde lid aan het College van Bestuur onder de voorwaarde dat er geen projectleider aan de strategische stafeenheid zou worden toegevoegd. Op 11 mei 2009 heeft het College van Bestuur een tweede versie van haar voorstel tot vorming van een strategische stafeenheid aan de MR aangeboden. In de overlegvergadering van 19 mei 2009 heeft de MR zijn instemming onthouden aan het nieuwe voorstel. De MR stemde wel alsnog zonder voorwaarden in met de tijdelijke benoeming van een derde lid van het College van Bestuur. Op 28 mei 2009 heeft de MR het College van Bestuur schriftelijk zijn gronden gegeven om niet in te stemmen met de vorming van de strategische stafeenheid. Het College van Bestuur heeft op 22 juni 2009 onderhavig instemmingsgeschil bij de Commissie ingediend. 3. HET STANDPUNT VAN PARTIJEN Het College van Bestuur stelt zich op het standpunt dat het van essentieel belang is dat de strategische speerpunten uit het strategisch plan in samenhang worden uitgewerkt. Daarom wil het College van Bestuur alle strategische beleidsontwikkeling onderbrengen bij één strategische stafeenheid om de geïntegreerde benadering zoveel mogelijk te bevorderen en de herkenbaarheid binnen en buiten de organisatie zo groot mogelijk te maken. De setting van de verschillende organisatorische eenheden en medewerkers die de afgelopen planperiode hebben gefunctioneerd, past hier niet meer bij. In de bestaande situatie vallen de betreffende eenheden en functionarissen buiten de interne overlegstructuur. Dat is een onwenselijke situatie. In het voorstel heeft de stafeenheid een projectleider. Op basis van gangbare managementprincipes en uitgangspunten binnen A heeft een staf met een omvang van 9,9 fte een leidinggevende die onder andere verantwoordelijk is voor de coördinatie en de gesprekscyclus. Om duidelijk te maken dat deze functie is gekoppeld aan dit strategisch plan en daardoor in tijd is begrensd, is er gekozen voor de functie van projectleider. Omdat het in het College van Bestuur nog ontbrak aan bestuurlijk-academische ervaring en het daarbij behorende netwerk, is voor de duur van het strategisch plan een derde lid aan het College van Bestuur toegevoegd, met een betrekkingsomvang van 0,5. Dit lid is niet benoemd om de strategische stafeenheid aan te sturen. Het College van Bestuur weerspreekt de stelling dat er een nieuwe topfunctie wordt gecreëerd en dat de top daarmee te zwaar wordt. Ten eerste is de functie projectleider geen topfunctie (hoogstens één salarisschaal hoger dan senior-beleidsmedewerker), ten tweede wordt het management niet uitgebreid. In de beoogde structuur verdwijnen er namelijk twee leidinggevende functies: de directeuren van het Strategisch Centrum Internationalisering (SCI) en van de Dienst Kennis- en onderzoeksfaciliteiten en Contractactiviteiten (DKC). Een aantal van de werkzaamheden die nu door de bestaande beleidsdiensten worden gedaan, wordt 2
overgedragen aan andere diensten, zoals Communicatie & Management en Personeel & Organisatie. Dit gaat ook gepaard met een verschuiving van budgetten en mensen. In zijn voorstel van 6 februari 2009 heeft het College van Bestuur aangegeven dat een diepgaande evaluatie van SCI en DKC niet zinvol was aangezien inmiddels duidelijk was dat de organisatiestructuur die passend was voor de periode van het vorige strategisch plan, niet passend is voor het nieuwe strategisch plan. Dit in verband met de gewijzigde beleidslijn van samenhang en integrale aanpak. Gezien de nadruk die de MR steeds op een evaluatie heeft gelegd, heeft het College van Bestuur nog een uitgebreide mondelinge en schriftelijke evaluatie aan de MR gegeven. De MR beschikt over de relevante stukken ter zake. De MR onderschrijft het strategisch plan 2009-2012. Al ten tijde van de vaststelling van dit plan is ter sprake gekomen dat het voor het huidige College van Bestuur een te zware taak was om de bestaande taken en de werkzaamheden die voortvloeien uit het plan, uit te voeren. De MR heeft daarom uiteindelijk ingestemd met de benoeming van een derde lid College van Bestuur. De MR ziet geen meerwaarde voor het creëren van een tweede topfunctie: de projectleider. Met de benoeming van het derde lid moet het College van Bestuur in staat worden geacht zelf sturing te geven aan de realisering van het beleidsplan. Door het creëren van de functie projectleider in een tijd van steeds schaarser wordende middelen, ontstaat een onnodig zware top die een extra druk legt op het budget van de instelling. De MR ziet een verschil tussen de aard van de werkzaamheden van het College van Bestuur en de projectleider. Het College van Bestuur werkt meer op afstand, de projectleider geeft leiding op de werkvloer. Zoals de reeds werkzame senior-beleidsmedewerkers zelf al hebben aangegeven kan de coördinatie en afstemming door hen zelf geschieden. Daar is de aanwezigheid van een projectleider niet voor noodzakelijk. Eén van de beleidsmedewerkers kan het aanspreekpunt voor het College van Bestuur zijn. Mogelijk is de functie van projectleider slechts één salarisschaal hoger dan die van de senior-beleidsmedewerker, maar het hele salaris van deze projectleider drukt extra op de begroting, naast de kosten van het derde lid van het College van Bestuur. De MR heeft al vanaf de start van de besprekingen verzocht om een evaluatie van SCI en DKC. Hij acht een evaluatie wenselijk aangezien het onverstandig is zaken die goed gaan, in te ruilen. Zonder evaluatie is niet te beoordelen welke delen van de bestaande ondersteuning efficiënt zijn. In tegenstelling tot wat het College van Bestuur ter zitting heeft aangegeven, is de MR niet in het bezit van stukken inzake een uitgevoerde evaluatie. De MR vreest dat de instelling van een strategische stafeenheid gaat leiden tot een taakverzwaring van de academies. Er worden werkzaamheden overgeheveld naar bijvoorbeeld de diensten P&O en Marketing & Communicatie, zonder dat daar een extra budget of een verschuiving van medewerkers (fte's) tegenover staat. De MR heeft om een totaalplaatje van de ondersteunende diensten/werkzaamheden gevraagd, waaruit zou kunnen blijken dat de operatie niet gepaard gaat met extra kosten en verhoging van werkdruk, maar heeft dat tot nu toe niet gekregen. 4. OVERWEGINGEN VAN DE COMMISSIE De bevoegdheid van de Commissie en de ontvankelijkheid van het verzoek De instelling is aangesloten bij deze Commissie. Op grond van artikel 10.22 sub a Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) in relatie met bijlage 1 onder h van het geldende sreglement heeft de MR een instemmingsbevoegdheid voor elk voorgenomen besluit met betrekking tot een fundamentele wijziging in de organisatie van de instelling, daaronder begrepen de vaststelling van het bestuursreglement. De MR heeft geweigerd in te stemmen met het voorstel van het College van Bestuur tot de vorming van een strategische stafeenheid met daarbij de functie van projectleider. Het College van Bestuur heeft het geschil binnen de daarvoor geldende termijn aan de Commissie voorgelegd. 3
De Commissie is derhalve bevoegd van het geschil kennis te nemen en het College van Bestuur is in dit verzoek ontvankelijk. Het toetsingskader Op grond van artikel 10.28 lid 3 WHW dient de Commissie te beoordelen of het instellingsbestuur bij afweging van de betrokken belangen in redelijkheid tot de voorgestelde instelling van een strategische stafeenheid heeft kunnen komen. Het geschil De Commissie overweegt dat het voorstel tot instelling van een strategische stafeenheid het rechtstreekse gevolg is van de invoering van het strategisch plan 2009-2012 "A accelereert", waarmee de MR reeds heeft ingestemd. De Commissie stelt daarnaast op grond van de stukken en het ter zitting verhandelde vast dat de MR geen principiële bezwaren heeft tegen de invoering van een centrale stafeenheid. De bezwaren van de MR zijn met name gericht tegen de in het voorstel geïntroduceerde functie van projectleider. Deze zou volgens de MR een (te) groot beslag leggen op de middelen en zou ook qua werkzaamheden geen toegevoegde waarde hebben. Ter zitting heeft de MR uitgebreid stilgestaan bij de groeiende werkdruk die in de organisatie op andere niveaus zou ontstaan door werkzaamheden van de oude stafeenheden elders onder te brengen. Nu dit argument eerst tijdens de mondelinge behandeling expliciet als bezwaar is aangedragen en daarnaast niet direct in relatie staat met de benoeming van een projectleider, zal de Commissie dit niet bij haar oordeelsvorming betrekken. Ten aanzien van het argument van de MR dat het uitgebreide College van Bestuur in staat moet zijn de stafmedewerkers aan te sturen, heeft het College van Bestuur voldoende aannemelijk gemaakt dat er een verschil is in de aard van de werkzaamheden van (het derde lid van) het College van Bestuur en de werkzaamheden van een projectleider. De Commissie heeft geconstateerd dat ook de MR dit verschil erkent en dat partijen het er over eens zijn dat er een vorm van aansturing/coördinatie dient te zijn van de centrale stafeenheid. In dat perspectief is het op zich begrijpelijk dat het College van Bestuur, gezien het aantal formatieplaatsen en functies van de stafeenheid, heeft voorgesteld een projectleider met de aansturing en coördinatie van de stafeenheid te belasten. Tegen met name de invoering van deze functie heeft de MR bezwaren. De Commissie overweegt dat, nog los van de vraag of projectleider een topfunctie is, er niet meer managementfuncties komen aangezien er in ieder geval twee directeursfuncties komen te vervallen in de nieuwe constructie. In die zin is er geen sprake van een uitbreiding van de formatie of van de top. Uit de stukken is de Commissie voldoende gebleken dat door de ambities in het strategisch plan en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden voor de staf in relatie met het opheffen van de oude organisatorische stafdiensten en de nieuw te vormen stafeenheid, er een dusdanig nieuwe situatie ontstaat dat het niet onredelijk is dat daar één leidinggevende voor wordt aangesteld. Gezien de aard en inhoud van de in het voorstel beschreven beoogde werkzaamheden van de leidinggevende, lijkt het de Commissie niet realistisch dat één van de senior-beleidsmedewerkers dit naast zijn eigenlijke werkzaamheden zou kunnen doen, zoals door de MR is gesuggereerd. De Commissie constateert op grond van de tijdens de informatieavond van 3 maart 2009 gebruikte sheets, dat er in ieder geval een globale evaluatie van de bestaande stafeenheden heeft plaatsgevonden. Er is volgens het College van Bestuur een uitgebreidere schriftelijke evaluatie, maar die is verder niet bekend bij de Commissie. De Commissie kan begrijpen dat de MR liever een meer uitputtende evaluatie had gezien. Zij deelt echter het standpunt van het 4
College van Bestuur, dat een beleid, gericht op synergie en integratie van verschillende speerpunten ook gebaat is bij een geïntegreerde vorm van ondersteuning en dat afzonderlijke stafeenheden hiervoor minder geschikt zijn. Dat het College daarom gekozen heeft voor een beperkte evaluatie acht de Commissie in dit geval niet onredelijk aangezien dit ook zonder een dergelijke evaluatie voldoende aannemelijk is. Alles overziende oordeelt de Commissie dat het College van Bestuur in redelijkheid tot het voorstel tot instelling van een centrale stafeenheid met daarbij de functie van projectleider heeft kunnen komen. 5. OORDEEL Op grond van bovenstaande overwegingen oordeelt de Commissie dat het College van Bestuur bij afweging van alle belangen in redelijkheid tot het voorstel tot instelling van een centrale stafeenheid met daarbij de functie van projectleider heeft kunnen komen. Aldus gedaan te Utrecht op 21 oktober 2009 door prof. dr. K. Boonstra, voorzitter, mr. ing. A.J.J. Megens en mr. W.P. van Lammeren, leden, in aanwezigheid van drs. J. van Velzen, secretaris. 5