ANBO Gewest Noord-Holland OMGAAN MET 'PENNINGMEESTER ON LINE' EEN HANDLEIDING Tweede uitgave DOOR C.A. ARONDS PENNINGMEESTER GEWEST NOORD-HOLLAND Samenvatting Penningmeesters die voor het eerst binnen de ANBO kennismaken met het automatische boekhoudsysteem 'Penningmeester On Line' (POL) van de Fa Twinfield hebben hetzij in 2009 een korte opleiding gehad via het Verenigingsbureau, hetzij geen training. In beide gevallen kunnen zij beschikken over een door Twinfield uitgegeven ANBO Twinfield instructie, die in de practijk echter nog te veel problemen oplevert. Dit vindt zijn oorzaak in de omstandigheid dat veel penningmeesters geen administratieve beroepsopleiding hebben ontvangen en/of onvoldoende ervaring hebben met een internetadministratie. Deze handleiding is opgesteld om aan de behoefte aan nadere scholing tegemoet te komen en dienst te doen als naslagwerk. Moge het bijdragen tot een beter gebruik van POL In de tweede uitgave zijn enkele aanvullingen en wijzigingen verwerkt van penningmeesters, die zo vriendelijk waren de tekst door te nemen. Haarlem, 27 mei 2010, Copyright C.A.Aronds, Haarlem, 2e uitgave 20 september 2010 1
OMGAAN MET 'PENNINGMEESTER ON LINE'. Inleiding. Voor degenen die te maken krijgen met het administreren van de financien van een ANBO-afdeling wordt verwacht dat zij zich vertrouwd maken met het online boekingssysteem dat binnen de ANBO vanaf het begin van 2009 door het landelijk bestuur verplicht is gesteld. Achtergrond van deze verplichting is de noodzaak om te komen tot een z.g.n. geconsolideerde jaarrekening, d.w.z. dat alle administraties binnen de vereniging ANBO aan het einde van een boekjaar worden samengesmolten tot één rekening, zodat deze voor de vereniging als geheel kan gelden. Een geconsolideerde rekening is de basis voor onderhandelingen met sponsors en andere donateurs over het verkrijgen van door de ANBO te behandelen projecten. Deze leveren voor de vereniging een aparte bron van inkomsten. Om tot een geconsolideerde rekening te komen is het noodzakelijk dat de samen te voegen administraties voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen, waaronder: dat gebruik wordt gemaakt van een eenvormige verzameling van boekingshoofden, opdat deze op zinvolle wijze kunnen worden gevoegd in één jaarrekening. Er is voor gekozen om dat op één centrale computer te laten plaatsvinden. Alle lokale transacties worden dan via telefoonlijnen aan deze computer aangeboden die deze opslaat en verwerkt tot een z.g.n. genormaliseerde rapportage. Aan het einde van een boekjaar worden alle afzonderlijke administraties van afdelingen, gewesten en het landelijk bureau gevoegd tot één jaarrapport. Hoe te komen tot een genormaliseerd rapport? Het administreren van de afdelingsfinancien ( en van gewesten) vindt in fasen plaats: 1. Het vastleggen van de inkomsten en uitgaven 2. Het vastleggen van het vermogen (verschil van bezittingen en schulden) 3. Het opstellen van een jaaroverzicht met toetsing aan de begroting en vergelijking van de jaarcijfers met die van voorafgaande boekingsjaren. Administratie inkomsten en uitgaven Het vastleggen van de inkomsten en uitgaven behoort tot de eenvoudigste fase van het boekhouden. Men noteert per datum welke bedragen men ontvangt, van wie en met welk doel. Hetzelfde doet men de uitgaven, aan wie en om welke reden. Men ontwikkelt hiermee een journaal met een reeks cijfers gekoppeld aan bepaalde bestemmingen. Dan komt een belangrijke stap: het rubriceren van deze cijfers, d.w.z. het onderbrengen van deze cijfers in bepaalde rubrieken/categorieen. Daarmee ordent men deze cijfers tot 2
een overzichtelijk geheel. Deze handeling wordt officieel aangeduid met coderen. Standaardiseren Toen de penningmeesters nog vrij waren in de manier van administreren kozen ze zelf de rubrieken uit voor het rapporteren van hun cijfers. Met gevolg dat alle afdelingen hun eigen rapportages hadden die onderling weinig of niet met elkaar konden worden vergeleken. Door nu één set van rubrieken te kiezen voor alle afdelingen (we noemen dit ook wel te standaardiseren of normaliseren ) is die vergelijking wel mogelijk, maar bovendien optelbaar. En dat laatste is vooral van belang bij het consolideren. Rekeningenschema In bijlage 1 is een overzicht van zo'n gestandaardiseerde set rubrieken weergegeven. In deze lijst staat in de 2e kolom van links de naam van de rubriek. Daarvoor staat een nummer, dat is het nummer van de rekening. Dit wordt ook wel het grootboekrekeningnummer genoemd. Op deze lijst zal verder in deze notitie nog nader worden ingegaan. Met de omschrijvingen van deze lijst en de daarbijbehorende nummers kunnen alle posten van het Journaal gecodeerd worden. Ofwel: geboekt worden op een grootboekrekeningnummer. Daarmee wordt een 'ïnvoerbrief' gemaakt die de basis is voor het invoeren van de bedragen in de computer. Invoeren Dan volgt een belangrijke stap: Het invoeren zelf. Vrijwel alle transacties (bedragen voor inkomsten en uitgaven) lopen via een kas (contant) of een bankboek. (giraal). Twinfield onderscheidt 4 typen dagboeken : Kasboek t.b.v. het bijhouden van een kas voor contant geld; Giroboek, voorheen de Postbank, tegenwoordig ING Bankboek, alle overige banken Memoriaal De functie van het laatste dagboek, het Memoriaal, komt in deze handleiding niet aan de orde. Om een Memoriaal te kunnen gebruiken dient men te beschikken over kennis over de betekenis van debet en credit, zoals deze gehanteerd worden bij het z.g.n. dubbel beokhouden. Het Memoriaal wordt o.a. toegepast bij mutaties, zoals 'Afschrijvingen' en 'Overlopende posten' die buiten de kas en andere dagboeken om lopen. Men raadplege over de werkwijze indien nodig een deskundige. Zie meer over invoeren het aparte hoofdstuk verderop. Inloggen bij Twinfield Hoe bereiken we nu de centrale computer van Twinfield? Dat gebeurt door met onze eigen computer via een 'browser'programma ( bijvoorbeeld: Internet Explorer of Mozilla Firefox) te 'surfen' naar de website Twinfield Login dat als adres heeft: 3
https://login.twinfield.com/. Het openingsvenster daarvan vraagt om verschillende gegevens: gebruikersnaam, meestal de naam van degene die als zodanig bij Twinfield is ingeschreven; wachtwoord, voor de eerste keer: Anbo01, daarna te vervangen door een eigen wachtwoord van minimaal 6 letters en 4 cijfers; daarvoor verschijnt een apart verzoek; omgeving: anbo, een vaste aanduiding t.b.v. Twinfield zelf. Als alles goed gaat komt men na klikken op het vakje 'inloggen' in het 'beginscherm' van uw eigen administratie in Twinfield. Dit z.g.n beveiligde venster biedt toegang tot alle andere vensters van Twinfield. Dit venster noemt Twinfield: Mijn Bureaublad. Zie rechts in het venster onder de blauwe balk bij het woordje nederlands. Mijn bureaublad Waarom moet men dat weten? Omdat men in Twinfield een aantal 'schermen' kan oproepen moeten deze een naam hebben. Met deze namen kan men via een 'menu' in het betreffende scherm komen. Maar ook daar weer uit weggaan, n.l. Door onderaan een scherm op het vakje 'vorige'te klikken of bovenaan op de blauwgekleurde horizontale 'balk' op het woord 'bureaublad' te klikken. Dat is de veiligste manier om tot het beginscherm terug te komen. Helemaal aan de linkerkant van het beginscherm Mijn Bureaublad ziet men een kolom met een aantal namen (in oranje kleur), waarvan het hoofdje 'Financieel' voor de dagelijkse practijk de belangrijkste is. De kolom is tevens in 4 labels verdeeld. Voor iedere label en iedere naam is er een scherm met speciale menu's, waarvan die van 'Boekhouden' voor de practijk het meeste zal worden gebruikt. Het invoeren. Als men de gecodeerde cijfers van een bepaalde periode van een boekjaar in zijn administratie bij Twinfield wil opnemen moet men ze invoeren. Op het beginscherm Mijn Bureaublad vindt men een aantal cirkelvormige icoontjes met namen erachter. In dit z.g.n. beginmenu staat linksboven het menu invoer (financieel). Via dit menu komt men bij het scherm 'Kies een dagboek', waarin de menu's staan voor Bank, Kas en Memoriaal. Willen we de posten invoeren die in ons bankboek staan, dan kiezen we uiteraard voor dat menu. Klikken we op 'Bekijk deze categorie' dan verschijnt het scherm met de namen van de banken die we in gebruik hebben. Klikken we op 'openen' bij een van deze namen dan komt een formulier te voorschijn, het 'invoerscherm'. Rechts bovenin staat 'Invoer ' met de naam van de bank die we zoeken. Linksboven staat in de blauwe balk 'bankafschrift'. Invoerformulier De bovenste regel geeft de benaming van de er vlak onder liggende vakjes. Deze twee regels zijn belangrijk voor het op de juiste plaats boeken van de journaalposten en de controle op de boeking zelf. Daarom is het goed deze apart te bespreken: 4
Periode. Twinfield verdeelt het jaar bij voorkeur in 12 gelijke delen, perioden. Deze kan men opvragen en instellen vanuit het hoofdmenu 'Mijn Bureaublad' via de label 'Boekhouden', in de linkerkolom, onder het hoofdstuk 'Instellingen' en het menu 'Periodeverdeling'. Er is ook een periode 00. Deze wordt door Twinfield gebruikt om daarin de beginbalans op te slaan, gebaseerd op de eindbalans van het voorgaande boekjaar. Voorts gebruikt Twinfield nog 2 nummers (55 en 56) om eventuele correcties te kunnen aanbrengen. Afschriftdatum. Staat op het bankafschrift dat men wil invoeren. Deze datum moet corresponderen met de juiste periode. Daarmee wordt bereikt dat alle posten in de juiste periode geboekt worden. Correspondeert deze datum niet met de juiste periode, dan zal het venster rood slaan en kan men niet verder tot de juiste datum er in is gezet. Men kan ook het periodenummer aanpassen. Afschriftnummer. Zoals op het bankafschrift staat. Meestal genereert Twinfield zelf dit nummer als de datum juist is. Valuta, is bij binnenlands gebruik vrijwel altijd 'Euro'. Beginsaldo. Zoals het op het bankafschrift staat, meestal omschreven met 'vorig saldo' Deze waarde wordt eenmaal ingesteld en daarna automatisch bij een nieuw bankafschrift overgenomen van het vorige eindsaldo. Eindsaldo, van dit speciale bankafschrift, na verrekening van alle mutaties/transacties, vaak aangeduid met 'nieuw saldo'. Totaal mutaties, de uiteindelijke netto waarde van alle optellingen en aftrekkingen, mutaties dus. Als controle moet deze waarde gelijk zijn aan het verschil tussen begin- en eindsaldo. Om deze controle te vergemakkelijken is in dit formulier onder de invoervakjes (zie hierna) een regel opgenomen waarin de totale ontvangsten en totaal uitgaande bedragen (kosten dus) wordt bijgehouden en zichtbaar worden gemaakt en het verschil met de totale mutaties zoals bovenaan is aangegeven. Pas als dit verschil 0 (nul) is kan men de inhoud van dit formulier in concept en/of definitief opslaan. Dit is een belangrijke beveiliging tegen het fout invoeren van de bedragen. Het laatste vakje in de regel bovenaan geeft aan of het totaal aan mutaties een ontvangst betreft of een uitgave. Als het goede eindsaldo is ingevuld kan het invoeren van de afzonderlijke bedragen per grootboeknummer beginnen. Die bedragen worden ontleend aan de eerder opgestelde invoerbrief (zie hierboven). Het invoerscherm laat nu drie dubbele regels zien die elk in combinatie met elkaar een invoermogelijkheid bieden. Dat is meestal te weinig om alle bedragen te kunnen invoeren. Als meer regels nodig zijn dan kunnen die in het scherm aangebracht worden door onder het vak bestemd voor de weergave van de totale BTW in het vakje waarin al een 1 staat een getal te tikken dat aangeeft hoeveel regels men erbij wil hebben. Klikt men dan op het naastliggende vak waarin staat '+regel', dan maakt Twinfield nieuwe regels erbij, zoveel als er gevraagd zijn. Men kan er op deze manier tussentijds altijd nog meer regels aan toevoegen. Zijn er voldoende regels beschikbaar dan kan het invoeren beginnen. 5
Het invoeren Boven de invoerregels staat de benaming van de kolommen: Doel. Wordt meestal niet ingevuld. Grb.rek. Is grootboekrekening nummer. Komt uit de invoerbrief. Rel./Kpl. Relatie/kostenplaats. Wordt alleen gebruikt als men deze ook toepast. Project/Activum. Ook daarvoor geldt dat men deze hier alleen invoert als men bedragen aan een project wil toeschrijven. Meestal wordt alleen met een grootboeknummer gewerkt. Bedrag. Spreekt voor zich zelf. Omschrijving. Is nuttig als men in de rapportage iets nauwkeuriger wil weten waarvoor het bestemd is. Bij/Af. Moet beslist worden aangegeven, met name of het om een ontvangst of een uitgave gaat. BTW. Wordt voor alle bedragen ingesteld op 0. Geen BTW, omdat afdelingen geen BTW terug kunnen ontvangen. Controle Als alle regels op deze wijze zijn ingevuld en in het vakje 'Verschil' een 0 is verschenen kan het vakje 'concept' worden aangeklikt. Daarmee is de boeking in concept voltooid en vastgelegd. Er verschijnt dan een venstertje met daarin het nummer van het boekstuk dat is aangemaakt. Als het verschil echter afwijkt van 0 ontstaat geen boeking en wordt geen boekstuk aangemaakt. (Venstertje verschijnt niet!) Onder die omstandigheden is er geen boeking vastgelegd en gaan de gegevens verloren bij het sluiten van het venster. Het is verstandig nog niet op het vakje 'definitief' te klikken, maar eerst het hele formulier eerst nog eens te controleren, hoewel daar ook later gelegenheid voor is, mits men de boeking in concept houdt. Hoe men dat doet wordt hieronder nog nader besproken. Kladopslag Het kan voorkomen dat iemand even van zijn computer moet weglopen en wil voorkomen dat de ingetypte cijfers om een of andere reden (bijv. doorstroomuitval) verloren gaan. In dat geval kan hij/zij de cijfers tijdelijk vastleggen door op klad opslaan te klikken in het vakje onderaan het scherm. Na terugkeer kan het invoeren weer gewoon worden voortgezet. Afdruk maken Als alle getallen in het invoerscherm kloppen met de invoerbrief kan men een afdruk van het scherm maken voor eigen documentatie en eventuele nacontrole. Dat doet men dan 6
alsvolgt: Men gaat daarvoor naar een speciaal menu: (het tekentje > betekent: ga naar:) Mijn Bureaublad>Rapporten>Alle rapporten>scherm regel 11-20 (zie linksboven het blauwe vakje met daarnaast een pijltje en regelnummers. Door op het pijltje te klikken verschijnen nieuwe vensters met nieuwe menu's)> Invoerverslag>criteria invullen: periode, dagboek (code), concept, winst/verlies> volgende. Dan komt bij juiste invulling van de criteria het pas ingevulde invoerscherm tevoorschijn. In de regel boven de titel van dit scherm ('Invoerverslag') kan men door klikken op het vakje 'afdrukken' de inhoud van dit scherm afdrukken.. Het herstellen van fouten Het beste moment om fouten in het invoerscherm te herstellen is natuurlijk wanneer nog niet op de knop 'concept' is gedrukt. Dan immers zijn alle getallen nog eenvoudig te verwijderen en door nieuwe te vervangen. Dat doet men door in het vakje met de fout het getal te selecteren (slepen over het met de cursor) en op delete te drukken. In het lege vakje kan men dan de juiste waarde invullen. Als men wel op 'concept' heeft gedrukt is er al een nieuw boekstuk aangemaakt met een eigen nummer. In dat geval moet men een andere weg bewandelen. Dan gaat men terug naar het hoofdmenu (bureaublad) en zoekt het menu: 'Conceptboekstukken' op. Deze verschijnen op datum als 'laatste boekstukken'. Klikt men dan weer daarop dan verschijnen de boekstukken met hun nummers. Aan de rechterzijde is een symbooltje te zien in de vorm van een potloodje. Klikt men daarop dan verschijnt het invoervenster waarin correcties zijn aan te brengen. Ieder getal is weg te halen met 'backspace' of 'delete' en weer in te vullen. Men kan zelfs in het venstertje 'Bij/Af' het woordje 'uitgaven' omzetten in 'ontvangsten' en omgekeerd door op het pijltje te klikken en een keuze te maken. Op deze wijze kan men alle correcties maken die nodig zijn. Maakt men géén correcties dan gaat men weer uit dit venster door op het vakje 'sluiten' rechtsonder te klikken. Maakt men wèl correcties dan moet men eerst weer op concept drukken. Drukt men linksonder in het vakje 'vorige' en nog eens op 'bureaublad', dan komt men weer in het hoofdmenu. Definitief maken. Als de invoer in concept, inclusief alle noodzakelijke verbeteringen, correct is afgewerkt kan men het concept in een definitieve boeking omzetten. Dat gaat eveneens via het menu 'Conceptboekstukken' zoals hierboven is aangegeven. Men klikt zover tot men weer de regels met de boekstuknummers ziet verschijnen. Geheel aan de linkerkant ziet men vlaggetjes als symbooltjes staan. Klikt men op deze vlaggetjes, dan wordt de boeking definitief. Doe dit zorgvuldig. Beslist niet op het ernaast gelegen rondje met het rode kruisje klikken, anders verwijdert u de boeking. Is de boeking eenmaal definitief gemaakt dan verdwijnt deze regel uit het venster. Zelf kunt u weer uit het venster komen door 7
linksonder op 'vorige' en 'bureaublad' te klikken. Het is verstandig conceptboekingen niet eerder definitief te maken dan wanneer u er zeker van bent dat er geen correcties meer nodig zijn. Fouten in een definitieve boeking zijn alleen door 'storneren' te herstellen via het dagboek 'Memoriaal'. Deze werkwijze wordt hier niet besproken zie de eerder genoemde redenen. In voorkomende gevallen raadplege men een deskundige. Het opvragen van rapporten. Twinfield maakt onderscheid tussen twee methoden: alleen opvragen om de gegevens te bekijken opvragen om een rapport te zien en af te drukken De eerste mogelijkheid is betrekkeliijk beperkt, n.l. tot het bekijken van een grootboekkaart en een invoerverslag. Men kan deze niet wijzigen. Men volgt het menu: Bureaublad>Opvragen (Financieel)>Grootboek of Invoerverslag. Door te klikken op Grootboekkaart>Openen krijgt men een scherm waarin gevraagd wordt de zoekcriteria in te vullen: Periode, Dagboek, eventueel het grootboeknummer. Men kan door dubbel te klikken op het betreffende vakje een lijst openen waaruit men een keuze kan maken. De tweede mogelijkheid gaat verder en is daarom interessanter. Men volgt het menu: Bureaublad>Rapporten (Financieel)>Alle rapporten (Bekijk categorie)> dan opent zich een venster met veel mogelijkheden. Interessant is natuurlijk 'Balans en Winst en Verlies met de variatiemogelijkheid: Op een bepaald tijdstip in een jaar, of over bepaalde periodes, of per kostenplaats of per project. In alle gevallen moet men dan de zoekkriteria invullen. Ook kan men door boven in het scherm het blauwe vierkantje naar rechts te slepen een nieuw scherm openen met nog meer keuzes in de rapporten. In het venster van regel 11 20 staat het menu voor de Kolommenbalans. Als men daarop klikt en de juiste kriteria invult krijgt men (via klikken op 'volgende') de gevraagde Kolommenbalans. Balansen Een 'gewone' balans dient om voor een bepaald tijdstip in een boekjaar aan te geven wat het vermogen van de betreffende afdeling of het gewest is. Vermogen (feitelijk het 'eigen vermogen' ) definieert men dan als het verschil tussen bezittingen en schulden. Uit het verloop van het vermogen in de tijd kan men zien wat een afdeling/gewest 'waard' is en welke kant deze waarde opgaat. Hoe een balans dient te worden opgebouwd maakt een aparte behandeling nodig, zie pag. 8 Kolommenbalans Een kolommenbalans is een speciale variant van de balans. Hij geeft meer informatie dan een gewone balans en heeft daarom voordelen bij het beoordelen van de jaarcijfers. Hij bevat: een beginbalans, ook wel 'openingsbalans'genoemd 8
mutaties in de tussenliggende periodes, ook aangeduid met boekingen een eindbalans op een bepaald tijdstip in het jaar, dus inclusief de saldi van de beginbalans. De eindbalans op 31 december van een boekjaar is onderdeel van de jaarrekening. Bij een recent overleg met de controller van ANBO Landelijk is aangegeven dat de kolommenbalans de basis zal vormen voor de consolidatie en dus een verplicht onderdeel van de rapportage van de afdelingen en gewesten aan het landelijk bestuur. Winst- en Verliesrekening (W/V) De Winst- en Verliesrekening (ook wel Staat van Baten en Lasten genoemd) is een hulprekening van de balans. Het geeft een overzicht van alle inkomsten (baten) en uitgaven (lasten) in een jaar, gesorteerd naar grootboekrekeningnummer. Het Resultaat is het saldo van baten en lasten aan het einde van het boekjaar. Dit resultaat wordt in een balans aan de passivazijde geboekt indien het positief is en aan de activazijde indien negatief. De verandering van het (Eigen) Vermogen over een boekjaar moet gelijk zijn aan het resultaat van de W/V-rekening. Dit is tevens een controlemogelijkheid op de correctheid van de administratie. Jaarrapport. Het opvragen van cijfers in Twinfield dient voornamelijk om daaruit een jaaroverzicht samen te stellen ten behoeve van de financiele verantwoording van de penningmeester aan het bestuur, de kascommisie en de jaarlijkse ledenvergadering. Parallel daaraan legt de gewestpenningmeester verantwoording af van zijn beheer aan het gewestbestuur, de financiele commissie en de gewestvergadering. In voorgaande jaren werd het vrijwel geheel aan de penningmeesters overgelaten op welke manier hij zijn administratie inrichtte, welke rubrieken hij/zij koos en hoe de cijfers werden gepresenteerd. Met de invoering van de consolidatie binnen de vereniging ANBO is hieraan een einde gekomen en zijn de penningmeesters gehouden hun administratie op gestandaardiseerde wijze bij te houden en gebruik te maken van de rubricering die door het landelijk bestuur is opgelegd. Men leze daarvoor nog eens de eerste paragraaf Administratie inkomsten en uitgaven aan het begin van deze handleiding. Door het toepassen van online boekhouden op een centrale computer met een bepaald boekhoudprogramma voor alle afdelingen en gewesten treedt automatisch standaardisatie op van alle afdelings- en gewestadministraties. Om een correcte consolidatie mogelijk te maken zullen alle penningmeesters zich daarin moeten voegen. Het grote winstpunt van deze werkwijze is dat alle cijfers tot ėėn administratie samengevoegd kunnen worden, of wel: geconsolideerd kunnen worden. Dit leidt uiteraard tot een groot doorzicht door alle cijfers heen. Voor een goed begrip is het zinvol iets nader in te gaan op de rubricering die met het 9
Twinfieldpakket is ingevoerd. Een volledig overzicht van alle rubrieken, de grootboekrekeningnummers en hum omschrijving, is opgenomen in het z.g.n. Stambestand grootboek. Zie de bijlage 1. Elke balanspost, en post van bate en last wordt ondergebracht op een grootboekrekeningnummer. Omdat het ondoenlijk is alle afzonderlijke rekeningen in een jaarrapportage weer te geven is een bepaalde wijze van samenvatten nodig, het z.g.n. 'verdichten'. Als men de verdichting volgt die in het stambestand is aangehouden komt men tot een duidelijk overzicht zoals weergegeven in onderstaande tabel: Activa BALANS Passiva Vaste Activa (VAA) Inventaris Eigen Vermogen (EV) Algemene reserve VAA Computerapparatuur EV Bestemmingsreserve VAA Afschrijving EV Resultaat Vlottende Activa (VLA) Liquide middelen Vreemd.Vermogen Kort (VVK) Schulden VLA Vorderingen VVK Overlopende passiva VLA Overlopende activa VVK Voorzieningen VLA Voorraden Saldo Totaal activa Saldo Totaal passiva Baten Contributies Subsidies Ontvangen bijdragen Giften Overige baten Saldo baten STAAT VAN BATEN EN LASTEN Lasten Personeel Huisvesting Kantoorkosten Algemene kosten Afschrijvingskosten Activiteitskosten Saldo lasten Het verschil tussen 'saldo baten' en 'saldo lasten' noemt men: 'Resultaat (Winst of Verlies)' Als toelichting op deze tabel moge het volgende dienen. 10
Balansposten. Activa Met vaste activa (VAA) worden bedoeld: de investeringen gedaan met als hoofdindeling: inventaris en computerapparatuur. Deze keuze is bij het opzetten van het grootboek door de projectgroep POL gedaan omdat computerapparatuur meestal sneller vervangen wordt dan bijv. kantoormeubilair. Afschrijvingen worden op aparte grootboekrekeningen geboekt zodat beter zichtbaar kan worden gemaakt wat enerzijds de investering was, anderzijds de afschrijving daarop over een tijdsperiode. De afschrijvingsmethode loopt via het dagboek Memoriaal en zal hier niet besproken worden. Men raadplege een deskundige. De vlottende activa (VLA) omvat de rubrieken: liquide middelen, dat zijn alle gelden die in een kas zijn gestort of op bank/girorekeningen staan; vorderingen, schulden van derden, waaronder ook leningen kunnen worden verstaan; overlopende activa, vooruitbetaalde en nog te ontvangen bedragen; voorraden, meestal verbruiksgoed dat binnen een jaar vervangen wordt. Het totaal van de rubrieken in activa levert een saldo op dat 'bezittingen' wordt genoemd. Deze bezittingen behoren in evenwicht te zijn met het totaal van de passiva zoals hieronder wordt beschreven. Passiva De schulden worden aan de passivakant geboekt. Dat zijn: Vreemd Vermogen Kort (VVK), nog af te rekenen facturen en niet afgeloste leningen verstrekt door derden; Overlopende passiva, in een bepaald boekjaar openstaande facturen die pas in het volgende boekjaar worden afgerekend. Voorzieningen, geoormerkte bedragen met verplichtingen Trekt men de som van de schulden, inclusief de overlopende, af van het totaal van de activa, of wel 'bezittingen', dan verkrijgt men het Eigen Vermogen (EV). Een belangrijk getal in de jaarrekening. Dit Eigen Vermogen kan opgesplitst worden in een 'algemene reserve', waarvan het bedrag nog niet is 'geoormerkt', en een 'bestemmingsreserve', dat is: geld dat opzij gelegd wordt voor een te verwachten uitgave, zonder dat daarvoor al verplichtingen zijn aangegaan. Zijn eenmaal wel verplichtingen aangegaan dan noemt men deze post een 'voorziening'. Deze post hoort dan echter bij de schulden en niet bij het EV. 11
Staat van baten en lasten. De tabel, die ook wel 'winst en verliesrekening' wordt genoemd (meer gebruikelijk bij een handelsfirma), geeft weer welke rubrieken bij Twinfield kunnen worden ondergebracht. Het is een handig en overzichtelijk schema dat op vrijwel alle afdelings- en gewestelijke administraties kan worden toegepast. In combinatie met het Stambestand Grootboek, zie bijlage 1 en de betreffende paragraaf hierboven kan vrijwel iedere inkomsten- en uitgavepost op correcte wijze geboekt en in een jaarverslag worden ondergebracht. Het is dan ook de bedoeling alle penningmeesters te verzoeken deze tabellen toe te passen en alleen in bijzondere gevallen ervan af te wijken. Alsdan moeten aparte grootboekrekeningen worden aangemaakt die tevens de goedkeuring van de beheerder van het Twinfield-systeem hebben. Het Resultaat boekt men vaak als een afzonderlijk bedrag in de balans, hetzij als winst aan de passivakant waarmee het een onderdeel van de (meestal algemene) reserve wordt, of als verlies aan de activakant. In principe kan deze verliespost ten laste van de reserve worden gebracht door hem daarvan daadwerkelijk af te trekken. In de balans die Twinfield aan het einde van het jaar automatisch opmaakt wordt het Resultaat apart weergegeven. Enkele speciale onderwerpen Invoegen van nieuwe grootboeknummers Penningmeesters kunnen er behoefte aan krijgen nieuwe grootboeknummers in te voeren voor onderwerpen waarvoor geen specifiek nummer beschikbaar is. De beheerder van het systeem, POL-Helpdesk in Utrecht is echter zeer terughoudend met uitgeven van nieuwe nummers om het systeem niet te uitgebreid te laten worden. Daarom behoudt POL- Helpdesk zich zelf het recht voor daar al of niet toestemming voor te geven. Gegadigden kunnen zich melden bij de gewestpenningmeester met een onderbouwd voorstel die een eerste oordeel daarover geeft en de aanvraag daarna voorlegt aan POL-Helpdesk. Na een positieve beslissing zorgt POL-Helpdesk voor de realisatie van deze beslissing. Wijzigen van namen van grootboeknummers Het komt ook voor dat een penningmeester de naam van een grootboekrekening wil veranderen om deze benaming ook te kunnen gebruiken voor zijn rapportage aan de ledenvergadering. Dit kan alleen met toestemming van de gewestpenningmeester en de beheerder van het online systeem, d.w.z. de financiele afdeling van het Verenigingsbureau. Verder moet het karakter van de rekening in overeenstemming blijven met de nieuwe benaming. De benaming van een rekening die bijvoorbeeld op de balans thuishoort mag niet zodanig anders worden dat hij onder een andere verdichtingscode gaat behoren of thuishoort onder de Baten/Lasten rekening. Deze behoefte om een naam te veranderen kan voorkomen bij wijziging van bijv. een 12
bank, of een activiteit. Als deze nog niet benoemd is staan deze rekeningnummers meestal aangduid met Bank 1, Bank 2, etc. en Activiteit 1, Activiteit 2, etc.. In dergelijke gevallen kunnen deze rekeningen voorzien worden van een specifieke naam. Men raadplege in eerste instantie de gewestpenningmeester. Het is zeer gewenst na een eventuele wijziging deze benaming niet opnieuw te wijzigen omdat deze met terugwerkende kracht voor alle eerder geboekte waarden geldig is. Slot Hiermee wordt deze handleiding besloten, met dank aan allen die met hun kritische opmerkingen mede aan de tekst hebben bijgedragen. Als u goed door deze tekst bent heen gekomen verdient u een lintje en een oorkonde!! Bijlage 1 Zie het Adobe Reader document: 'Stambestand Grootboek' van Twinfield. Deze kan men vinden op de website www.anbo.nl/penningmeesters bij de reeks handleidingen. Met dank aan Twinfield en POL-Helpdesk ANBO 13