Rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle-Nassau Onderzoek naar de kwaliteit van raadsvoorstellen in Baarle-Nassau
Inhoudsopgave Inhoudsopgave...2 1 Inleiding...3 2 Centrale boodschap...5 3 Totstandkoming en distributie raadsvoorstellen...9 4 Inhoudelijke beoordeling raadsvoorstellen...11 5 Kwaliteitsbeleving raadsleden...17 Bijlage 1: Bestuurlijke reactie college Baarle-Nassau...21 Bijlage 2: Nawoord rekenkamercommissie...23 Bijlage 3:Toetsingskader...24 Bijlage 4: Geraadpleegde bronnen...26 2
1 Inleiding De Rekenkamercommissie Alphen-Chaam/Baarle-Nassau heeft een onderzoek naar de kwaliteit van raadsvoorstellen in de gemeente Baarle-Nassau uitgevoerd. Aanleiding voor dit onderzoek is het belang van kwalitatief goede raadsvoorstellen voor de kwaliteit van de besluitvorming in de raad. Ter uitvoering van de programmabegroting biedt het college deze raadsvoorstellen aan de raad aan. In veel gemeenten zijn de raadsvoorstellen echter van matige kwaliteit: beslispunten worden onvolledig geformuleerd, een goede onderbouwing van de voorstellen ontbreekt, of de verkeerde juridische basis wordt gebruikt. De consequentie van deze matige kwaliteit van raadsvoorstellen is dat raadsleden hun rol als kadersteller niet goed kunnen vervullen. Raadsvoorstellen moeten zodanig opgesteld zijn, dat raadsleden er binnen een beperkte hoeveelheid tijd een afgewogen besluit over kunnen nemen. In dit onderzoek richt de rekenkamercommissie zich dan ook op de overzichtelijkheid, leesbaarheid en volledigheid van de raadsvoorstellen in Baarle-Nassau. Naast de kwaliteit van de raadsvoorstellen biedt het onderzoek inzicht in de totstandkoming en de beleving van deze voorstellen. 1.1 Doelstelling en onderzoeksvragen De doelstelling van dit onderzoek luidt als volgt: Inzicht bieden in het proces van totstandkoming van raadsvoorstellen, de beoordeling van de kwaliteit van deze voorstellen, en de beleving van die kwaliteit bij betrokkenen. De in dit onderzoek geformuleerde centrale vraagstelling luidt: Wat is de kwaliteit van de raadsvoorstellen in de gemeente Baarle-Nassau? De centrale vraagstelling heeft de rekenkamercommissie uitgewerkt in deelvragen. In samenhang geven de deelvragen een antwoord op de centrale vraagstelling. Het gaat om de volgende deelvragen: Totstandkoming van raadsvoorstellen 1. Hoe komen de raadsvoorstellen tot stand? 2. Wat is de rol van de griffie bij de totstandkoming? 3. In hoeverre zijn werkdocumenten/procesafspraken vastgelegd? Inhoud van de raadsvoorstellen 4. Voldoen de raadsvoorstellen aan de vooraf gestelde kwaliteitscriteria overzichtelijkheid, leesbaarheid en volledigheid? 5. Heeft de raad voldoende achtergrondinformatie om de voorstellen af te wegen? Beleving 6. In hoeverre vinden de raadsleden de raadsvoorstellen van goede kwaliteit? 7. Welke verbeterpunten noemen de raadsleden? Om een antwoord te geven op deze deelvragen, heeft de rekenkamercommissie allereerst gebruik gemaakt van interviews met de griffier en een vertegenwoordiging van het college. 3
Daarnaast heeft zij een aantal raadsvoorstellen beoordeeld op de criteria leesbaarheid, volledigheid en overzichtelijkheid. Tot slot heeft zij alle raadsleden via een online enquête om hun mening gevraagd. Het onderzoek is uitgevoerd in de periode februari tot en met juni 2010. 4
2 Centrale boodschap In Baarle-Nassau zijn de raadsvoorstellen van matige kwaliteit. Opstellers van deze raadsvoorstellen hanteren het format niet consequent, waardoor er te veel variatie zit in de opbouw van deze raadsvoorstellen. Dit gaat ten koste van de overzichtelijkheid, leesbaarheid en volledigheid van de voorstellen. Gevolg van deze matige kwaliteit is dat de raad van Baarle- Nassau op basis van de raadsvoorstellen niet altijd voldoende in staat is om te komen tot weloverwogen besluitvorming. Voornaamste inhoudelijke verbeterpunt is het omschrijven van alternatieve beleidskeuzes. Op het moment dat de raad niet weet tussen welke mogelijkheden hij kan kiezen, is het niet eenvoudig om te bepalen of de voorgelegde keuze ook de beste is. Andere belangrijke inhoudelijke verbeterpunten liggen in het weergeven van een tijdspad voor uitvoering van het voorstel en voor de procedure van besluitvorming. Om zijn controlerende rol goed te kunnen vervullen, moet de raad immers weten wanneer de voorgestelde plannen uitgevoerd worden en wanneer hij hierover van het college terugkoppeling mag verwachten. Ook het toevoegen van een samenvatting en informatie over de communicatie richting burgers en belanghebbenden, zou de kwaliteit van de raadsvoorstellen verbeteren. Voornaamste verbeterpunt in het proces van totstandkoming van de raadsvoorstellen is dat de ambtelijke organisatie een manier dient te vinden om het format voor het schrijven van raadsvoorstellen consequent te hanteren. Dit zorgt voor meer consistentie in de opbouw van de voorstellen. Uiteindelijk moet de raad zich er in de ogen van de rekenkamercommissie bewust van zijn dat hij een raadsvoorstel van onvoldoende kwaliteit niet hoeft te accepteren en zelf kan terugsturen. 2.1 Conclusies De rekenkamercommissie komt naar aanleiding van het onderzoek met vijf conclusies. 1. Raadsvoorstellen in Baarle-Nassau zijn van matige kwaliteit Met een 5,6 als gemiddeld cijfer scoort Baarle-Nassau matig op de vooraf gestelde kwaliteitscriteria. Dit komt met name omdat ze niet volledig zijn. Alternatieve beleidskeuzes, de procedure van besluitvorming en informatie over het betrekken en informeren van burgers en belanghebbenden, ontbreken vaak. Ook het omschrijven van een tijdspad en het geven van een heldere samenvatting gebeurt zelden. 2. Raadsleden uit Baarle-Nassau beoordelen de kwaliteit van raadsvoorstellen met een 5,6 Op basis van de waardering (gemiddeld een 5,6) concludeert de rekenkamercommissie dat de geënquêteerde raadsleden over het geheel genomen matig tevreden zijn over de kwaliteit van raadsvoorstellen in de gemeente Baarle-Nassau. Enkel de leesbaarheid scoort een krappe voldoende. De voorstellen bevatten volgens raadsleden vaak te weinig of juist te veel (overbodige) informatie. Meer informatie over bijvoorbeeld het tijdspad, de financiering, alternatieve beleidskeuzes en de betrokkenheid van belanghebbenden, zou de voorstellen volgens de raadsleden ten goede komen. 3. Er zit grote variatie in de opbouw van raadsvoorstellen in Baarle-Nassau Uit de inhoudelijke analyse van de raadsvoorstellen blijkt dat de opbouw van de voorstellen zeer wisselend is. Daaruit concludeert de rekenkamercommissie dat opstellers het format niet consequent hanteren, wat maakt dat de kwaliteit van raadsvoorstellen in hoge mate afhankelijk is van degene die het voorstel schrijft. Dit beeld wordt versterkt door de beoordeling van de kwaliteit door raadsleden. Bijna alle 5
raadsleden geven aan dat de kwaliteit van de voorstellen wisselend is. Hoewel de meeste raadsleden (56 procent) vinden dat het format de relevante onderdelen bevat, vindt een even grote meerderheid dat er geen sprake is van een herkenbare opbouw. Uit de toelichting die raadsleden op hun antwoorden geven, blijkt bovendien dat de verbeterpunten veelal betrekking hebben op de volledigheid en structuur. 4. Procesafspraken totstandkoming raadsvoorstellen zijn niet vastgelegd De werkafspraken over de totstandkoming en distributie van raadsvoorstellen in Baarle- Nassau zijn niet vastgelegd. Dit brengt het risico met zich mee dat het onduidelijk blijft wie verantwoordelijk is wanneer een raadsvoorstel van onvoldoende kwaliteit is, niet in overeenstemming is met het format of te laat wordt aangeleverd. 5. Raadsleden vinden spreiding van raadsvoorstellen onvoldoende Een meerderheid (78%) van de ondervraagde raadsleden geeft aan dat er geen sprake is van een evenwichtige spreiding van te behandelen raadsvoorstellen over de verschillende raadsvergaderingen. Eén raadslid geeft expliciet aan dat dit te maken zou hebben met het niet hanteren van termijnen op de bestuurlijke kalender. Uit de interviews wordt onvoldoende duidelijk of deze veronderstelling juist is. De rekenkamercommissie heeft hier zelf geen verdiepend onderzoek naar gedaan. 2.2 Aanbevelingen Op basis van het onderzoek komt de rekenkamercommissie voor de gemeente Baarle-Nassau tot de volgende aanbevelingen aan de raad: 1. Draag het college op de volgende zaken in het format voor raadsvoorstellen op te nemen en zie erop toe dat deze zaken daadwerkelijk in de raadsvoorstellen zijn terug te vinden: - een tijdpad waarbinnen het voorgestelde dient plaats te vinden. Dit komt de meetbaarheid van het voorstel ten goede en vergemakkelijkt de toetsende rol van de raad. - alternatieve beleidskeuzes en de gevolgen van deze alternatieven. Dit maakt dat u als raad een afgewogen keuze kunt maken. - informatie over de termijn waarop het college terugkomt bij de raad voor verdere informatie, besluitvorming, of evaluatie van het voorstel. Zo weet u wat u van het college kunt verwachten en kunt u hierop sturen en controleren. - een samenvatting zodat de raad in één oogopslag de kernpunten van het voorstel kan zien. - informatie over het relevante beleidsterrein en de samenhang tussen het raadsvoorstel en bestaand beleid. Zo weet de raad hoe het voorstel zich verhoudt tot eerder genomen beslissingen. - de van toepassing zijnde wet. Zo weet de raad wat de wettelijke basis is van de gevraagde beslissing en waarom het college om een besluit vraagt. - informatie over hoe en wanneer de gemeente burgers en belanghebbenden informeert of betrekt. 2. Draag het college op ervoor te zorgen dat het format voor het opstellen van raadsvoorstellen bij de ambtelijke organisatie en het college bekend is, en te zorgen voor toezicht op de mate waarin dit format in de praktijk wordt gehanteerd. 6
Dit maakt dat de raadsvoorstellen dezelfde, herkenbare opbouw hebben, wat de overzichtelijkheid, leesbaarheid en volledigheid van de raadsvoorstellen ten goede komt. 3. Draag het college op de rolverdeling en bijbehorende verantwoordelijkheden die betrekking hebben op de totstandkoming van raadsvoorstellen in een procesomschrijving te expliciteren en te beschrijven. Zo wordt duidelijk bij wie de verantwoordelijkheid ligt wanneer de kwaliteit van een voorstel te wensen over laat of het voorstel te laat wordt aangeleverd. De rekenkamercommissie benadrukt hierbij dat het de verantwoordelijkheid is van de raad om af te stemmen aan welke vereisten een raadsvoorstel moet voldoen voor het nemen van een besluit en een voorstel terug te sturen als het hieraan niet voldoet. 4. Onderzoek welke mogelijkheden er zijn om de spreiding van te behandelen raadsvoorstellen over de verschillende raadsvergaderingen te verbeteren. Hoewel het niet te voorkomen is dat op sommige vergaderingen meer agendapunten aan de orde komen dan op andere vergaderingen, kunnen raad en college naar mogelijkheden zoeken om dit zo veel mogelijk te voorkomen. Daarbij dienen ze expliciet na te gaan of de bestuurlijke kalender voldoende wordt nageleefd. Het verdient aanbeveling dat de raad hierover met het college in gesprek gaat. 2.3 Vergelijking met Alphen-Chaam Dit onderzoek is ook in Alphen-Chaam uitgevoerd, waardoor een vergelijking tussen deze beide gemeenten mogelijk is. In deze vergelijking valt op dat de kwaliteit van de raadsvoorstellen (uitgaande van de beoordeling van de rekenkamercommissie en de mening van raadsleden) in Alphen-Chaam beter is dan in Baarle-Nassau. Daarnaast valt op dat medewerkers in de gemeente Baarle-Nassau vaker afwijken van het format dan medewerkers in Alphen-Chaam. Het proces van totstandkoming is in beide gemeenten vergelijkbaar, maar ook in beide gemeenten niet vastgelegd. Processen vergelijkbaar ingericht, maar niet vastgelegd Processen over de totstandkoming en distributie van raadsvoorstellen zijn in Baarle-Nassau en Alphen-Chaam op vergelijkbare wijze ingericht. In beide gemeenten schrijft een beleidsambtenaar een voorstel dat de gemeentesecretaris / het college vervolgens toetst op kwaliteit. De griffiers van zowel Alphen-Chaam als Baarle-Nassau zijn verantwoordelijk voor de distributie, niet voor de kwaliteit van de voorstellen. Opvallend is dat beide gemeenten de processen voor totstandkoming van raadsvoorstellen niet hebben vastgelegd in een procesbeschrijving. Kwaliteit raadsvoorstellen Alphen-Chaam beter dan Baarle-Nassau Uit de analyse van raadsvoorstellen uit beide gemeenten, blijkt dat de raadsvoorstellen in de gemeente Alphen-Chaam (gemiddeld een 6,4) van betere kwaliteit zijn dan die in Baarle- Nassau (gemiddeld een 5,6). Het noemen van alternatieve beleidskeuzes, het omschrijven van het beleidsterrein, het noemen van de van toepassing zijnde wet en het ingaan op de procedure van verdere besluitvorming zijn verbeterpunten die voor beide gemeenten van toepassing zijn. Format meer consequent gehanteerd in Alphen-Chaam dan in Baarle-Nassau De raadsvoorstellen in de gemeente Alphen-Chaam hebben meestal dezelfde, herkenbare opbouw. In Baarle-Nassau daarentegen is het moeilijk een lijn in de voorstellen te ontdekken. 7
Hoe de voorstellen zijn opgebouwd en welke tussenkopjes de steller gebruikt, verschilt per voorstel. Raadsleden in Alphen-Chaam positiever over voorstellen dan raadsleden in Baarle-Nassau De raadsleden beoordelen de raadsvoorstellen in Baarle-Nassau met een 5,6. In Alphen-Chaam scoren raadsvoorstellen volgens de raadsleden een 6,4. In beide gemeenten komt de beoordeling van de raadsvoorstellen door de rekenkamercommissie in hoge mate overeen met de beleving van de raadsleden zelf. In zowel Alphen-Chaam als Baarle-Nassau vindt een ruime meerderheid van de raadsleden dat de kwaliteit van de voorstellen wisselend is. Toch geeft een kleine meerderheid van de raadsleden in beide gemeenten aan dat de raadsvoorstellen hen in staat stellen hun controlerende en kaderstellende rol in te vullen. Tabel 2.1 maakt voor alle onderzoeksresultaten een vergelijking tussen de situatie in Alphen-Chaam en de situatie in Baarle-Nassau. Tabel 2.1 - Vergelijking onderzoeksresultaten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau Alphen-Chaam Baarle-Nassau Totstandkoming Rolverdeling Grotendeels voldaan Grotendeels voldaan Gestandaardiseerd proces Beperkt voldaan Beperkt voldaan Efficiënt proces Beperkt voldaan Beperkt voldaan Inhoudelijke beoordeling Overzichtelijkheid 6,3 5,8 Leesbaarheid 7,1 6,0 Volledigheid 5,7 5,0 Kwaliteitsbeleving raad Overzichtelijkheid 6,5 5,3 Leesbaarheid 6,5 6,2 Volledigheid 6,3 5,3 8
3 Totstandkoming en distributie raadsvoorstellen Dit hoofdstuk beschrijft en beoordeelt de totstandkoming en distributie van raadsvoorstellen in de gemeente Baarle-Nassau. Hiermee legt de rekenkamercommissie de basis voor de beantwoording van de volgende deelvragen: 1. Hoe komen de raadsvoorstellen tot stand? 2. Wat is de rol van de griffie bij de totstandkoming? 3. In hoeverre zijn werkdocumenten/procesafspraken vastgelegd? 3.1 Processen en formats Raadsvoorstellen komen in de gemeente Baarle-Nassau over het algemeen op de navolgende wijze tot stand: - een beleidsambtenaar schrijft, na vooroverleg met de verantwoordelijk portefeuillehouder, een raadsvoorstel over een bepaald onderwerp; - afhankelijk van de grootte en de aard van het onderwerp waar het raadsvoorstel over gaat, vindt er tijdens het schrijven van het raadsvoorstel tussentijds overleg plaats en/of komt het onderwerp aan bod in een commissievergadering; 1 - de gemeentesecretaris beslist of het raadsvoorstel wel of niet van voldoende kwaliteit is om door te leiden naar het college en de raad; - het college bespreekt het voorstel en verzendt het vervolgens via de griffier naar de raad; - het presidium bespreekt deze raadsvoorstellen, waarna de griffier ze agendeert voor de raads(commissie)vergadering. 2 Een belangrijke waarborg voor de kwaliteit van de raadsvoorstellen is het format dat ambtenaren bij het opstellen hanteren. Toch nemen ambtenaren vaak de vrijheid om hiervan af te wijken, wat ten koste gaat van de uniformiteit. 3.2 Rolverdeling en verantwoordelijkheden In de gemeente Baarle-Nassau zijn rolverdeling en verantwoordelijkheden voor de totstandkoming van de raadsvoorstellen bekend bij de betrokkenen, maar niet schriftelijk vastgelegd. De eindverantwoordelijkheid voor de totstandkoming en kwaliteit van raadsvoorstellen ligt bij de gemeentesecretaris. Zij fungeert, wanneer het raadsvoorstel door de opsteller gereed wordt geacht, als poortwachter door te bepalen of het voorstel verzonden kan worden naar college. Het college beslist vervolgens of het voorstel gereed is voor verzending aan de raad. De griffier voert in de raadsvoorstellen geen wijzigingen door (noch inhoudelijk noch taalkundig) en ziet dit ook niet als zijn verantwoordelijkheid. Hij is primair verantwoordelijk voor de tijdige en correcte distributie van de voorstellen. Het is de taak van het presidium om te bepalen welke onderwerpen er op de agenda komen. Het komt in de praktijk niet voor dat het presidium bepaalde onderwerpen doorschuift naar een volgende vergadering omdat de voorstellen van onvoldoende kwaliteit zijn. Wanneer de kwaliteit van raadsvoorstellen te wensen overlaat, komen hier wel eens klachten over vanuit de raad. Soms blijkt dat er op het laatste moment nieuwe argumenten op tafel komen (tijdens de 1 In de nieuwe raadsperiode zal deze procedure wellicht op meerdere punten veranderen. In ieder geval zullen de commissievergaderingen worden afgeschaft. 2 Idem (zie voetnoot 1). 9
raadsvergadering zelf), of komen achteraf nieuwe argumenten aan het licht waardoor de besluitvorming wordt teruggedraaid. Een voorbeeld is de besluitvorming omtrent de aanleg van een fietspad in Ulicoten. De raad nam in eerste instantie het besluit om hier een eenzijdig fietspad van te maken, maar nadat aanvullende argumenten op tafel kwamen, nam de raad een tweezijdig fietspad in overweging. 3.3 Planning De gemeente Baarle-Nassau werkt met een jaarplanning: de bestuurlijke kalender. In deze kalender staat aangegeven welke raadsvoorstellen er op welk moment gereed en besproken moeten zijn. Het is de bedoeling dat de onderwerpen van de raadsvoorstellen corresponderen met de onderwerpen die voor de betreffende maand op de bestuurlijke kalender staan. De rekenkamercommissie heeft niet onderzocht in hoeverre de bestuurlijke agenda in de praktijk wordt nageleefd. De beleving van de geïnterviewden over de mate waarin de oorspronkelijke planning wordt gehandhaafd, is wisselend. Zie verder paragraaf 5.2 over de spreiding van te behandelen raadsvoorstellen over verschillende raadsvergaderingen. 3.4 Toetsing proces totstandkoming en distributie raadsvoorstellen Tabel 3.1 maakt de toetsing van de totstandkoming en distributie van raadsvoorstellen aan de vooraf opgestelde normen inzichtelijk. Uit deze tabel blijkt dat de betrokkenen weliswaar een beeld hebben bij de rolverdeling en verantwoordelijkheden, maar dat dit nergens schriftelijk is vastgelegd. Tabel 3.1 Score op toetsing normen totstandkoming en distributie raadsvoorstellen Kwaliteit proces totstandkoming en distributie raadsvoorstellen Er is een duidelijke rolverdeling tussen de ambtelijke organisatie, het college en de griffie in de totstandkoming en distributie van raadsvoorstellen. Het proces van totstandkoming en distributie van raadsvoorstellen is gestandaardiseerd en bekend in de gemeentelijke organisatie. Het proces van totstandkoming en distributie van raadsvoorstellen verloopt efficiënt. Toetsing Grotendeels voldaan. De rolverdeling tussen de betrokkenen is voor hen weliswaar duidelijk (ambtelijke organisatie stelt voorstellen op, college controleert en past aan, griffier distribueert en archiveert) maar de verantwoordelijkheden die deze rolverdeling met zich meebrengt zijn niet geëxpliciteerd en/of vastgelegd. Beperkt voldaan. De standaardprocessen zijn bekend in de gemeentelijke organisatie, maar de consequenties bij afwijking van deze processen blijven onduidelijk. Wat gebeurt er wanneer een ambtenaar een raadsvoorstel niet tijdig aanlevert? Wat gebeurt er wanneer van het format wordt afgeweken? Beperkt voldaan. De rekenkamercommissie is twee voorbeelden tegengekomen die erop duiden dat het proces van totstandkoming van raadsvoorstellen niet altijd efficiënt verloopt. Het gaat hier om de besluitvorming omtrent het fietspad in Ulicoten (waar niet alle argumenten direct beschikbaar waren) en de beleving van sommige geïnterviewden dat de bestuurlijke agenda niet goed wordt nageleefd. Of dit laatste daadwerkelijk het geval is, heeft de rekenkamercommissie echter niet onderzocht. 10
4 Inhoudelijke beoordeling raadsvoorstellen Dit hoofdstuk beschrijft en beoordeelt de kwaliteit van raadsvoorstellen in de gemeente Baarle- Nassau. Hiermee legt de rekenkamercommissie de basis voor de beantwoording van de volgende deelvragen: 4. Voldoen de raadsvoorstellen aan de vooraf opgestelde kwaliteitscriteria overzichtelijkheid, leesbaarheid en volledigheid? 5. Heeft de raad voldoende achtergrondinformatie om de voorstellen af te wegen? 4.1 Algemeen beeld Met een 5,6 als gemiddelde scoort Baarle-Nassau matig op de vooraf gestelde kwaliteitscriteria. Van de drie kwaliteitscriteria overzichtelijkheid, leesbaarheid en volledigheid scoren de raadsvoorstellen in Baarle-Nassau het slechtst op volledigheid. Dit komt met name doordat de alternatieve beleidskeuzes, procedure van besluitvorming en informatie over het betrekken van burgers en belanghebbenden, vaak ontbreken. Het gemiddelde cijfer op de norm overzichtelijkheid wordt omlaag gebracht door de deelcriteria die betrekking hebben op het omschrijven van het beleidsterrein en het noemen van een tijdspad. Op het criterium leesbaarheid scoren de raadvoorstellen van Baarle-Nassau met een 6,0 het best. Dit cijfer zou echter aanzienlijk hoger zijn wanneer de raadsvoorstellen een heldere samenvatting zouden bevatten. Tabel 4.1 Gemiddelde score kwaliteit raadsvoorstellen Criterium Cijfer Overzichtelijkheid 5,8 Leesbaarheid 6,0 Volledigheid 5,0 Totaal 5,6 4.2 Overzichtelijkheid van de raadsvoorstellen Tabel 4.2 geeft een overzicht van de afzonderlijke criteria die in de analyse samen de norm overzichtelijkheid vormen. De tabel sluit af met een algemeen cijfer. Tabel 4.2 Gemiddelde score overzichtelijkheid raadsvoorstellen Overzichtelijkheid Het voorstel schetst het beleidsterrein en geeft weer in welke mate huidig beleid van invloed is op het betreffende voorstel. Het voorstel maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaak (hoofdzaak prominent in beeld, aanvullende informatie in bijlagen). De focus van het voorstel ligt niet op uitwerking van details, maar op hoofdlijnen. Het voorstel geeft een overzicht van de benodigde middelen en/of geeft een overzicht van de verwachte (financiële, personele, juridische) consequenties/neveneffecten. Cijfer 5,4 6,6 7,2 11
Het voorstel maakt een inschatting van de termijn/tijdspad waarbinnen het plan uitgevoerd wordt. In het voorstel staan duidelijke beslispunten, zodat raadsleden weten waar ze ja of nee tegen zeggen. 3,7 6 Totaal overzichtelijkheid 5,8 4.2.1 Overzichtelijkheid: criteria met een voldoende Tabel 4.2 maakt duidelijk dat de overzichtelijkheid van de raadsvoorstellen in de gemeente Baarle-Nassau op drie van de vijf criteria een voldoende scoort. Dit komt doordat de raadsvoorstellen: - onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken. Een nadere uitwerking van de plannen of aanvullende achtergrondinformatie is meestal opgenomen in de bijlagen. - een overzicht van de benodigde middelen geven. Over het geheel genomen bevatten de geanalyseerde raadsvoorstellen van Baarle-Nassau een uitgebreid kostenoverzicht waarbij het totaalbedrag is uitgesplitst in de diverse kostenposten. Zo is voor de raad helder waar de berekening van de totale kosten op is gebaseerd. - duidelijke beslispunten bevatten. De mate waarin de beslispunten in de geanalyseerde voorstellen zo zijn geformuleerd dat voor de raadsleden helder is waar ze ja of nee tegen zeggen, varieert. In de meeste voorstellen is het besluit opgesplitst in meerdere beslispunten, zodat de raad per beslispunt een afweging kan maken. 4.2.2 Overzichtelijkheid: Criteria met een onvoldoende Tabel 4.2 maakt ook duidelijk dat de raadsvoorstellen in Baarle-Nassau ten aanzien van het criterium volledigheid niet goed scoren als het gaat om: - het verwijzen naar het betreffende beleidsterrein. Opvallend is dat de mate waarin het beleidsterrein wordt geschetst, sterk wisselt per voorstel. Hierdoor scoort dit criterium net een onvoldoende. In sommige voorstellen ontbreekt een dergelijke omschrijving volledig, waar andere voorstellen wel verwijzen naar de relatie met bestaand beleid. Het voorstel startnotitie Impuls Nationaal actieplan Sport en Bewegen is een positief voorbeeld. Het gaat in op de bredere context waarbinnen de startnotitie tot stand is gekomen en op andere nota s die binnen hetzelfde beleidsterrein vallen: De gemeente Baarle-Nassau is één van de 50 gemeenten met naar verwachting de grootste gezondheidsachterstand (geschat op basis van gegevens over Sociaal Economische Status). Deze gemeenten komen in aanmerking voor de eerste tranche van het Nationaal Actieplan Sport en Bewegen ( ). De startnotitie Impuls Nationaal Actieplan Sport en Bewegen is integraal opgesteld ( ). Er is aansluiting gezocht bij bestaande nota s zoals de Nota Lokaal Gezondheidsbeleid en informatie van externen, zoals de jeugdmonitor van de GGD. - het inschatten van de termijn waarbinnen het voorstel wordt uitgevoerd. In veel gevallen ontbreekt de planning volledig, in andere gevallen noemt de opsteller slechts een 12
startdatum of einddatum. Het voorstel peuterspeelzaalwerk bijvoorbeeld, adviseert de raad in te stemmen met diverse maatregelen op het gebied van peuterspeelzaalbeleid, maar zegt over de planning enkel: Gezien de drukke werkzaamheden in verband met de ingebruikname van de brede school ( ) willen wij begin 2010 starten met de ontwikkeling van ons lokale peuterspeelzaalbeleid. Onduidelijk blijft wanneer de verschillende stappen in ontwikkeling en uitvoering van dit beleid gezet gaan worden. 4.3 Leesbaarheid van de raadsvoorstellen Tabel 4.3 geeft een overzicht van de individuele criteria die in de analyse samen de norm leesbaarheid vormen. De tabel sluit af met een algemeen cijfer. Tabel 4.3 Gemiddelde score leesbaarheid raadsvoorstellen Leesbaarheid Het voorstel is geschreven in een korte en bondige stijl en heeft een overzichtelijke (logische) alinea-indeling. Het voorstel bevat een heldere inleiding, die ook voor mensen met minder kennis van zaken te begrijpen is. Het voorstel bevat een bondige samenvatting die de kernpunten van het voorstel helder en overzichtelijk formuleert. Cijfer 6,4 7,0 4,6 Totaal leesbaarheid 6,0 4.3.1 Leesbaarheid: criteria met een voldoende Tabel 4.3 maakt duidelijk dat de leesbaarheid van de raadsvoorstellen in de gemeente Baarle- Nassau gemiddeld net voldoende is. Dit blijkt uit het feit dat raadsvoorstellen: - voorzien zijn van een inleiding. Belangrijk is dat de lezer van het raadsvoorstel na het lezen van de inleiding weet wat het onderwerp van het voorstel is. De meeste geanalyseerde raadsvoorstellen bevatten een expliciete inleiding die herkenbaar is aan het gelijknamige tussenkopje. - aan de hand van een goede schrijfstijl en alinea-indeling zijn opgesteld. De alineaindeling van de raadsvoorstellen in Baarle-Nassau draagt bij aan de leesbaarheid. In de geanalyseerde raadsvoorstellen wordt veelvuldig gebruik gemaakt van tussenkopjes, wat de structuur van de tekst ten goede komt. Bondig taalgebruik zou het gemiddelde cijfer op dit criterium omhoog gebracht hebben. De schrijfstijl is in sommige voorstellen kort en helder, maar in andere voorstellen doen lange, samengestelde zinnen af aan de leesbaarheid. Een voorbeeld hiervan is een zin uit het voorstel Muziekacademie - engagementsverklaring. Dit voorstel gaat in op de samenwerking tussen Instituut voor Kreatieve Opvoeding (IKO) en de Academie voor Muziek en Woord de Noorderkempen GOL. Het kader op de volgende pagina geeft deze zin weer. 13
Om de dubbelrol inzake de studierichting beeldende kunst van Hoogstraten te voorkomen zal tevens in de overeenkomst worden opgenomen dat de stad Hoogstraten als inrichtende macht van IKO de eerste gesprekspartner voor de overige vijf partners van de GOL, indien zij overwegen een eigen filiaal beeldende kunst in hun gemeente op te richten. 4.3.2 Leesbaarheid: voorstellen bevatten zelden een samenvatting Ten aanzien van het criterium leesbaarheid scoren de raadsvoorstellen in Baarle-Nassau niet goed als het gaat om het geven van een bondige samenvatting. Een samenvatting van de kernpunten maakt dat een raadslid zich in korte tijd een beeld kan vormen van het onderwerp, het voorgestelde besluit en de beoogde effecten. In Baarle-Nassau ontbreekt een dergelijke samenvatting meestal volledig. Slechts één van de geanalyseerde voorstellen bevat een heldere samenvatting. 4.4 Volledigheid van de raadsvoorstellen Tabel 4.4 geeft een overzicht van de individuele criteria die in de analyse samen de norm volledigheid vormen. De tabel sluit af met een algemeen cijfer. Tabel 4.4 Gemiddelde score volledigheid raadsvoorstellen Volledigheid Cijfer Het voorstel schetst de context. 7,4 In het voorstel worden alternatieve beleidskeuzes genoemd en de mogelijke effecten daarvan. 4,6 Het voorstel besteedt aandacht aan de verdere procedure van besluitvorming. 2,5 Het voorstel gaat in op de gevolgen en/of de effecten van het voorstel. 5,6 Het voorstel benoemt de van toepassing zijnde wet. 5,7 Beslispunten worden onderbouwd met argumenten voor (en evt. kanttekeningen tegen) de beslissing, zodat de raad een afgewogen keuze kan maken. Het voorstel gaat in op de wijze waarop en wanneer burgers en belanghebbenden door de gemeente geïnformeerd of betrokken worden. 6,1 2,9 Totaal volledigheid 5,0 4.4.1 Volledigheid: criteria met een voldoende Tabel 4.4 maakt duidelijk dat de gemeente Baarle-Nassau het minst goed scoort als het gaat om de volledigheid van de raadsvoorstellen. Ten aanzien van deze volledigheid scoort Baarle- Nassau wel goed als het gaat om: - het schetsen van de context. Op één na scoren alle geanalyseerde voorstellen op dit onderdeel een voldoende. De voorgeschiedenis wordt in de meeste voorstellen 14
uitgebreid omschreven, soms zelfs met een overzicht van eerder genomen relevante besluiten en de bijbehorende data. - het onderbouwen van beslispunten met argumenten. Over het algemeen bevatten de voorstellen argumenten ter onderbouwing van het voorgestelde besluit. De mate waarin dit gebeurt verschilt per voorstel. Het voorstel fondsvorming beeldende kunst in de openbare ruimte gaat bijvoorbeeld uitgebreid in op de negatieve effecten van het invoeren van een percentageregeling. Argumenten voor fondsvorming, de optie die het college aanbeveelt, zijn in het voorstel echter niet benoemd. Daarom scoort dit voorstel slechts een krappe voldoende op het onderbouwen van beslispunten met argumenten. Argumenten noemen tegen een alternatief, is immers iets anders dan het aandragen van argumenten voor het eigen standpunt. Ook het plaatsen van kanttekeningen bij het voorstel had de gemiddelde score omhoog gebracht. Argumenten vóór een beslissing met kanttekeningen daarbij, helpen de raad namelijk een afgewogen keuze te maken. - het noemen van de van toepassing zijnde wet. Niet in alle geanalyseerde raadsvoorstellen is het noemen van wetgeving van toepassing. Hiermee is dan ook rekening gehouden bij de beoordeling. Toch zijn er voorstellen waarin een verwijzing naar wetgeving wel relevant was geweest. Een voorbeeld is het voorstel Krediet bestemmingsplan buitengebied. Een verwijzing naar de WRO (Wet Ruimtelijke Ordening) had helder gemaakt dat het vaststellen van het bestemmingsplan valt onder de bevoegdheid van de raad. Een dergelijke verwijzing maakt de raad duidelijk waarom hij het betreffende voorstel voorgelegd krijgt. Slechts in één van de voorstellen gebeurt het verwijzen naar de wetgeving zeer nadrukkelijk en uitvoerig, zodat de raadsleden in één oogopslag kunnen zien wat de wettelijke basis is van het voorstel. Het gaat om het voorstel verordening naamgeving en huisnummering waarin met behulp van een tussenkopje wordt aangegeven dat de betreffende alinea informatie over de van toepassing zijnde wetten bevat: Wettelijke Basis De bevoegdheid tot het noemen van wijken en straten en het nummeren van vastgoedobjecten vloeit voort uit het artikel 108 Gemeentewet waarin is gesteld dat de bevoegdheid tot regeling en bestuur inzake de huishouding van de gemeente aan het gemeentebestuur wordt overgelaten. De bevoegdheid van de raad om de huishouding van de gemeente vorm te geven is geregeld in artikel 124, eerste lid, Grondwet en in de Gemeentewet in de artikelen 108, eerste lid en 147. Het regelen van de huishouding van de gemeenten en de bevoegdheid tot het maken van een verordening inzake het toekennen van namen en nummers behoort tot de autonome bevoegdheid van de gemeenteraad - het ingaan op de gevolgen van het voorstel. De mate waarin dit gebeurt verschilt per voorstel. Een voorstel dat bijvoorbeeld uitgebreid aandacht besteedt aan de effecten, is het voorstel afvalinzameling. De voordelige én nadelige effecten van meerdere beleidskeuzes zijn in het raadsvoorstel overzichtelijk weergegeven, waardoor de raad een afgewogen keuze kan maken. In het voorstel startnotitie Impuls Nationaal Actieplan Sport en Bewegen staat echter enkel een verwijzing naar de financiële gevolgen. Onduidelijk blijft wat de beoogde effecten zijn van de inhoudelijke plannen in de betreffende startnotitie, terwijl de raad wel wordt gevraagd met deze notitie akkoord te gaan. 15
4.4.2 Volledigheid: criteria met een onvoldoende Ten aanzien van het criterium volledigheid scoort Baarle-Nassau niet goed als het gaat om: - het inzichtelijk maken van alternatieve beleidskeuzes. Dit is een criterium dat in de ogen van de rekenkamercommissie essentieel is voor het maken van weloverwogen beslissingen in de raad. Het noemen van alternatieve beleidskeuzes gebeurt in veel van de voorstellen echter geheel niet. Dit maakt dat het voorstelde besluit als enige keuze wordt gepresenteerd, waar er vaak wel alternatieven denkbaar zijn. In sommige voorstellen geeft de opsteller enkel een alternatief dat betrekking heeft op de financiering van het voorstel, zonder in te gaan op de vraag of de raad ook op beleidsniveau andere keuzes kan maken. Een voorbeeld hiervan is het voorstel vervangen bruggetje over het Merkske in de zandbaan tussen de Hoogstratensebaan en Zondereigen. Het voorstel biedt de raad de keuze uit twee mogelijke aannemers die het bruggetje kunnen vervangen, maar laat in het midden of bijvoorbeeld restauratie van het bruggetje ook een optie is. - het ingaan op de wijze waarop burgers en belanghebbenden worden geïnformeerd. De meeste voorstellen gaan niet in op de communicatie richting burgers en belanghebbenden. In de voorstellen die hier wel op ingaan, gebeurt dit zeer beperkt. Een voorbeeld uit het voorstel afvalinzameling : "Ook hoort hierbij een gedegen communicatietraject. Hiervoor zal tijdig intern een communicatieplan worden opgesteld waarbij de inwoners tijdig worden gewezen op de veranderingen". Onduidelijk blijft wanneer en op welke wijze de communicatie zal plaatsvinden. Een ander voorbeeld is het voorstel verordening naamgeving en nummering, waarin enkel staat dat de raad wordt voorgesteld de verordening op de gebruikelijke wijze bekend te maken. Het voorstel maakt niet expliciet wat die gebruikelijke wijze inhoudt. - het weergeven van de procedure voor verdere besluitvorming. In zeven van de tien geanalyseerde voorstellen ontbreekt dergelijke informatie volledig. In het voorstel Centrum voor Jeugd en Gezin Baarle-Nassau is over de procedure van besluitvorming enkel het volgende opgenomen: Wij gaan er vooralsnog vanuit dat het CJG in Baarle-Nassau kan worden gerealiseerd binnen de extra beschikbaar gestelde rijksmiddelen ( ). Indien dit niet het geval blijkt te zijn, wordt op dat moment een nieuw financieringsvoorstel aan u voorgelegd. Nergens in het voorstel staat wanneer er meer duidelijkheid wordt verwacht over de mogelijkheden voor financiering, waardoor de raadsleden niet kunnen weten op welk moment zij hierover meer informatie zullen ontvangen. De zinsnede op dat moment verwijst enkel naar het moment dat duidelijk is of de beoogde financiering realistisch is maar wordt nergens geconcretiseerd. Bovendien is onduidelijk wat er gebeurt als de beschikbaar gestelde rijksmiddelen wel volstaan voor de financiering. Komt het college ook in dat geval terug bij de raad, bijvoorbeeld voor evaluatie, informatie of verdere besluitvorming? 16
5 Kwaliteitsbeleving raadsleden Dit hoofdstuk beschrijft de kwaliteitsbeleving van raadsvoorstellen door raadsleden in de gemeente Baarle-Nassau. Hiermee legt de rekenkamercommissie de basis voor de beantwoording van de volgende deelvragen: 7. In hoeverre vinden de raadsleden de raadsvoorstellen van goede kwaliteit? 8. Welke verbeterpunten noemen de raadsleden? 5.1 Kwaliteit raadsvoorstellen Er is een digitale vragenlijst verstuurd naar de 13 zittende raadsleden in Baarle-Nassau om hun mening over de kwaliteit van raadsvoorstellen te peilen. Tevens is de vragenlijst verstuurd naar oud-raadsleden en naar commissieleden. Bijna de helft van alle respondenten (hierna te noemen: de ondervraagde raadsleden) heeft de vragenlijst ingevuld (42 procent). Van de zittende raadsleden hebben er acht de vragenlijst ingevuld. Tabel 5.1 maakt zichtbaar hoe zij oordelen over de overzichtelijkheid, leesbaarheid, en volledigheid van de raadsvoorstellen. Tabel 5.1 Gemiddelde score kwaliteit raadsvoorstellen volgens raadsleden Criterium Cijfer Overzichtelijkheid 5,3 Leesbaarheid 6,2 Volledigheid 5,3 Totaal 5,6 Uit tabel 5.1 blijkt dat de ondervraagde raadsleden de algehele kwaliteit van raadsvoorstellen in Baarle-Nassau matig vinden: zij geven hier gemiddeld een 5,6 voor. In onze analyse van de raadsvoorstellen (zie hoofdstuk 4) kwam de gemiddelde kwaliteit van de raadsvoorstellen eveneens uit op een 5,6. De resultaten van de analyse en de digitale enquête onder raadsleden komen dus overeen. Ondanks de matige beoordeling van de raadsvoorstellen, zegt een kleine meerderheid van de geënquêteerde raadsleden dat de kwaliteit van de raadsvoorstellen hen in staat stelt invulling te geven aan hun controlerende en kaderstellende taak (zie grafiek 5.1 op de volgende pagina). Wel noemen de raadsleden enkele verbeterpunten die hen zouden helpen hun controlerende en kaderstellende taak beter te vervullen. Meerdere raadsleden geven aan dat de raadsvoorstellen vaak te weinig informatie bevatten, waardoor raadsleden aanvullende vragen moeten stellen. Eén raadslid geeft aan dat niet altijd duidelijk is wat de gevolgen van een bepaald besluit zijn. Ook zou de structuur van de voorstellen meer handvatten kunnen geven om bewuster om te kunnen gaan met de kaderstellende en controlerende taken van de raad. 17
Grafiek 5.1 Stelling: De kwaliteit van de huidige raadsvoorstellen stelt mij in staat mijn controlerende en kaderstellende taken invulling te geven. Mee oneens 44% Helemaal mee eens 11% Mee eens 45% Verder blijkt uit de resultaten van de vragenlijst dat de ondervraagde raadsleden de kwaliteit van de raadsvoorstellen wisselend vinden (grafiek 5.2). Een ruime meerderheid (89 procent) is het eens of helemaal eens met de stelling dat de kwaliteit van de raadsvoorstellen wisselt. Eén raadslid geeft aan dat de kwaliteit volgens hem afhankelijk is van de behandelend ambtenaar. Een ander raadslid merkt op dat er grote verschillen zitten in de ambtelijke opbouw, inhoud en opmaak van de voorstellen. Grafiek 5.2 Stelling: De kwaliteit van de raadsvoorstellen is wisselend. Mee oneens 11% Helemaal mee eens 11% Mee eens 78% 5.2 Spreiding en opbouw raadsvoorstellen Een ruime meerderheid (78 procent) van de ondervraagde raadsleden geeft aan dat er in het jaar 2009 geen sprake was van een evenwichtige spreiding van het aantal raadsvoorstellen over de verschillende raads(commissie)vergaderingen (zie grafiek 5.3 op de volgende pagina). Eén raadslid merkt op dat de termijnkalender niet goed wordt nageleefd. Het betreffende raadslid geeft aan dat dit volgens hem komt doordat de ambtelijke organisatie hierin te veel vrijheid krijgt. Een ander raadslid geeft het voorbeeld van de jaarrekening en de perspectiefnota, die in dezelfde vergadering behandeld werden. 18
Grafiek 5.3 Stelling: In het jaar 2009 was er sprake van een evenwichtige spreiding van het aantal raadsvoorstellen over de verschillende raads(commissie)vergaderingen. Helemaal mee oneens 11% Mee eens 22% Mee oneens 67% Volgens een meerderheid van de ondervraagde raadsleden (56 procent) bevat het sjabloon aan de hand waarvan de raadsvoorstellen worden opgesteld, de relevante en noodzakelijke onderdelen die een raadsvoorstel zou moeten bevatten (zie grafiek 5.4). Twee raadsleden lichten toe dat het probleem ligt bij de wijze waarop het sjabloon wordt gehanteerd, niet bij het sjabloon zelf. Eén raadslid laat blijken niet te weten dat er überhaupt een sjabloon wordt gebruikt bij het opstellen van raadsvoorstellen. Grafiek 5.4 Stelling: Het sjabloon aan de hand waarvan de raadsvoorstellen worden opgesteld, bevat relevante en noodzakelijke onderdelen. Mee oneens 44% Helemaal mee eens 11% Mee eens 45% Een meerderheid van eveneens 56 procent van de ondervraagde raadsleden vindt dat niet alle raadsvoorstellen eenzelfde, herkenbare opbouw hebben (zie grafiek 5.5 op de volgende pagina). In de toelichting op hun antwoord wijzen raadsleden op het feit dat de opbouw verschilt per afdeling, dat het format niet consequent wordt gebruikt en dat er geen lijn in de opbouw te ontdekken is. 19
Grafiek 5.5 Stelling: Alle raadsvoorstellen hebben dezelfde, herkenbare opbouw. Helemaal mee eens 11% Mee oneens 56% Mee eens 33% 5.3 Verbeterpunten In reactie op de vraag waar liggen volgens u eventuele verbeterpunten ten aanzien van de kwaliteit van de raadsvoorstellen? geven enkele raadsleden suggesties. Meer volledige raadsvoorstellen zou de kwaliteit ervan ten goede komen. Een raadslid suggereert daarom om tevens het advies van beleidsorganen met de voorstellen mee te sturen. Ook het verwijzen naar de participatie van burgers en andere belanghebbenden en het noemen van alternatieve beleidskeuzes worden genoemd als verbeterpunten. Tot slot geeft een raadslid aan dat stellers een voorstel zo moeten formuleren, dat er debat in de raad over mogelijk is. 20
Bijlage 1: Bestuurlijke reactie college Baarle-Nassau 21
22
Bijlage 2: Nawoord rekenkamercommissie De Rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle-Nassau is verheugd dat het college de aanbevelingen grotendeels overneemt en in overleg met de gemeentesecretaris en de griffier wil werken aan verbetering. Tegelijkertijd constateren wij dat het college niet direct ingaat op een aantal aanbevelingen. Concreet gaat het hier om de aanbeveling om een procesbeschrijving voor de totstandkoming van de raadsvoorstellen op te stellen en om de aanbeveling om de behandeling van raadsvoorstellen meer te spreiden. Wij adviseren de raad om het college de opdracht te geven om een verbeterplan te schrijven waarin de opvolging van alle aanbevelingen gewaarborgd wordt. Daarnaast adviseren wij de raad om een tijdspad te verbinden aan de uitvoering van dit verbeterplan. Tot slot wil de rekenkamercommissie benadrukken dat de conclusies en aanbevelingen zijn gebaseerd op bevindingen die met behulp van meerdere onderzoeksmethoden - interviews, enquêtes en documentenanalyses - tot stand zijn gekomen. De conclusie dat de raadsvoorstellen van matige kwaliteit zijn, is gebaseerd op de mening van een meerderheid van de zittende raadsleden (van ruim 60%) en op een analyse van de onderzoekers van de rekenkamercommissie. Ons beeld over de totstandkoming van de raadsvoorstellen is gebaseerd op interviews met ambtenaren die geregeld te maken hebben met het schrijven en voorbereiden van raadsvoorstellen. Deze componenten tezamen maken dat de rekenkamercommissie gegronde uitspraken heeft kunnen doen over de verbeterpunten in totstandkoming en kwaliteit van raadsvoorstellen in Baarle-Nassau. Wij zien dan ook uit naar de discussie in de raad. 23
Bijlage 3: Toetsingskader Kwaliteit proces totstandkoming raadsvoorstellen Er is een duidelijke rolverdeling tussen de ambtelijke organisatie, het college en de griffie in de totstandkoming van raadsvoorstellen. Het proces van totstandkoming van raadsvoorstellen is gestandaardiseerd en bekend in de gemeentelijke organisatie. Het proces van totstandkoming van raadsvoorstellen verloopt efficiënt. Kwaliteit proces distributie raadsvoorstellen Er is een duidelijke rolverdeling tussen de ambtelijke organisatie, het college en de griffie in de distributie van raadsvoorstellen. Het proces van distributie van raadsvoorstellen is gestandaardiseerd en bekend in de gemeentelijke organisatie. Het proces van distributie van raadsvoorstellen verloopt efficiënt. Overzichtelijkheid Het voorstel schetst het beleidsterrein en geeft weer in welke mate huidig beleid van invloed is op het betreffende voorstel. Het voorstel maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaak (hoofdzaak prominent in beeld, aanvullende informatie in bijlagen). De focus van het voorstel ligt niet op uitwerking van details, maar op hoofdlijnen. Het voorstel geeft een overzicht van de benodigde middelen en/of geeft een overzicht van de verwachte (financiële, personele, juridische) consequenties/neveneffecten. Het voorstel maakt een inschatting van de termijn/tijdspad waarbinnen het plan uitgevoerd wordt. In het voorstel staan duidelijke beslispunten, zodat raadsleden weten waar ze ja of nee tegen zeggen. Leesbaarheid Het voorstel is geschreven in een korte en bondige stijl en heeft een overzichtelijke (logische) alineaindeling. Het voorstel bevat een heldere inleiding, die ook voor mensen met minder kennis van zaken te begrijpen is. Het voorstel bevat een bondige samenvatting die de kernpunten van het voorstel helder en overzichtelijk formuleert. Volledigheid Het voorstel schetst de context. In het voorstel worden alternatieve beleidskeuzes genoemd en de mogelijke effecten daarvan. 24
Het voorstel besteedt aandacht aan de verdere procedure van besluitvorming. Het voorstel gaat in op de gevolgen en/of de effecten van het voorstel. Het voorstel benoemt de van toepassing zijnde wet. Beslispunten worden onderbouwd met argumenten voor (en evt. kanttekeningen tegen) de beslissing, zodat de raad een afgewogen keuze kan maken. Het voorstel gaat in op de wijze waarop en wanneer burgers en belanghebbenden door de gemeente geïnformeerd of betrokken worden. Alle raadsvoorstellen zijn één voor één geanalyseerd. Op een schaal van 1 tot 10 is een cijfer gegeven voor de mate waarin het voorstel voldoet aan een norm: - Cijfer 1: ontbreekt - Cijfer 4: minimaal (deel of summier geheel) verwerkt - Cijfer 6: aanwezig, maar beperkt omschreven - Cijfer 8: adequaat omschreven - Cijfer 10: zeer zorgvuldig en helder omschreven - Norm n.v.t.: geen cijfer toegekend en niet mee gewogen in gemiddelde 25
Bijlage 4: Geraadpleegde bronnen Raadsvoorstellen Voorstel Datum behandeling in de raad Afvalinzameling 22-01-2009 Centrum voor Jeugd en Gezin Baarle-Nassau 05-03-2009 Engagementsverklaring betreffende samenwerking tussen Instituut voor Kreatieve Opvoeding (IKO) en Academie voor Muziek en Woord de Noorderkempen GOL Vervangen bruggetje over het Merkske in de zandbaan tussen de Hoogstratensebaan en Zondereigen 23-04-2009 23-04-2009 Verordening naamgeving en huisnummering 16-07-2009 Startnotitie impuls Nationaal Actieplan Sport en Bewegen 16-07-2009 Peuterspeelzaalwerk 24-09-2009 Fondsvorming beeldende kunst in de openbare ruimte 24-09-2009 Krediet bestemmingsplan buitengebied 10-12-2009 Kredietvoorstel LOG s (bestemmingsplan Landbouwontwikkelingsgebieden) 10-12-2009 Geïnterviewde personen - De heer H. Dame (raadsgriffier Baarle-Nassau) - De heer L. de Pauw (afdelingshoofd Middelen Baarle-Nassau) - De heer T. Aerts (afdelingshoofd Ruimtelijke Zaken Baarle-Nassau) 26