Verslag Regiobijeenkomsten Vervolgonderzoek HNW Doorbraken realiseren op het gebied van cultuur, leiderschap en gedrag Emma van Vliet (A&O-fonds Waterschappen) Ruurd Baane & Tony Brugman (Bright & Company HR Strategy) 24 februari - 6 maart 2014
Vervolgonderzoek HNW In februari 2014 is door het A&O-fonds Waterschappen i.s.m. Bright & Company HR Strategy het rapport Vervolgonderzoek Het Nieuwe Werken. Doorbraken realiseren op het gebied van cultuur, leiderschap en gedrag gepubliceerd. In drie interactieve bijeenkomsten hebben 41 vertegenwoordigers van 18 waterschapsorganisaties en collega-organisaties met elkaar de resultaten van het vervolgonderzoek Het Nieuwe Werken besproken. Tijdens de bijeenkomsten is geprobeerd de aangrijpingspunten uit het rapport te vertalen naar de eigen organisatie om zelf de gewenste doorbraken te kunnen realiseren. 2
Reacties op het onderzoek Een veel genoemde reactie is dat de bevindingen en conclusies van uit het onderzoek niet heel verrassend en vrij logisch zijn. Het is fijn om een integraal overzicht te hebben van de stand van zaken op Het Nieuwe Werken binnen de sector Waterschappen. Ondanks de soms kritische noten in het rapport worden tegelijkertijd de openheid en praktische handreikingen erg gewaardeerd. Het onderzoek roept echter ook voldoende vragen op, zoals: Hoe zet je de gewenste verandering vervolgens in gang? Hoe breng je een cultuurverandering tot stand? In hoeverre willen medewerkers zelf een onderscheid van keuzes en flexibiliteit? Hoe bereik je veranderingen in leiderschap en management wanneer er geen concrete aanleiding is, zoals een reorganisatie of fusie-traject? Zijn er voorbeelden van Waterschappen waar vooruitgang is geboekt op de 6 genoemde doorbraakgebieden? 3
Uitdagingen De uitdagingen waar waterschappen en andere organisaties ten aanzien van HNW voor staan zijn divers. De bijeenkomsten maken nogmaals duidelijk dat de situatie in elke organisatie op zich zelf staat, en dat daarmee de gewenste actie of verandering ook verschilt per waterschap. Uitdagingen variëren van het omzetten van principes van HNW in nieuw gedrag door managers en medewerkers tot het oplossen van nieuwe vraagstukken die vooraf bij invoering niet verondersteld konden worden. Andere genoemde uitdagingen gaan bijvoorbeeld over het overtuigen van de directie of het bestuur van de nut en noodzaak (en de financiële aspecten) van met name de zachte kant van HNW. 4
Uitdagingen Hieronder een selectie van een aantal uitdagingen waar de verschillende deelnemende organisaties voor staan: 1. Waterschap Zuiderzeeland: Grootste uitdaging: vertrouwen en gedrag. Het management is gereorganiseerd, maar de bestaande managers zijn in hun bestaande rol in een nieuwe structuur geplaatst. Hierdoor vindt er geen gedragsverandering plaats. 2. Waterschap Vechtstromen: Grootste uitdaging: leren loslaten en kansen aangrijpen. Prikklok en roosters zijn afgeschaft, maar mensen zeggen dat zij hun houvast kwijt zijn. Tegelijkertijd lijkt het management daardoor in een controle-reflex te schieten. Liever de open discussie tussen medewerkers en leidinggevenden stimuleren, want de ruimte en de mogelijkheden zijn er. 5
Uitdagingen 3. Waterschap Vallei en Veluwe: Grootste uitdaging: Kantoortuin is onrustig. 3 jaar geleden de bewuste keuze gemaakt voor flexibel en open kantoorinrichting. Maar nu wil met én geconcentreerd werken én in contact blijven met collega s. Meer behoefte aan individuele differentiatie in werkplekken en kantoorinrichting. 4. Het Waterschapshuis: Grootste uitdaging: Algemeen Bestuur overtuigen van het financiële plaatje van HNW. AB is geïnteresseerd in de kosten van nieuwe initiatieven dus ook van HNW. Lastig om business case te schrijven (is dat überhaupt mogelijk?). 5. Wetterskip Fryslan: Grootste uitdaging: Directie overtuigen van Behavior kant van HNW. Veel aandacht voor Bricks en Bytes, maar lastig om nut en noodzaak van gedragsverandering onder de aandacht te brengen van de mensen die er een beslissing over moeten nemen, want men voelt nu nog niet voldoende pij 6
Van uitdaging naar actie De deelnemers hebben met elkaar gediscussieerd welke vervolgstappen er genomen kunnen/moeten worden om naar een gewenst resultaat te komen, en wat er nodig is om daarvoor de handen op elkaar te krijgen in de eigen organisatie. Een aantal zaken worden door de meeste deelnemers breed gedragen: Tav Gewenste resultaat: duidelijke visie op de toekomst van werk en management; maatwerk en kracht van onderop/werkvloer benutten Tav Vervolgstappen: Leren loslaten van oud gedrag, benutten van flexibiliteit en mogelijkheden, en stimuleren van samenwerking en dwarsverbanden Tav Handen op elkaar: urgentiebesef creëren bij hoger management, betrekken van OR/medezeggenschap, en betrekken en benutten van (ideeën en initiatieven van) medewerkers Hierna een kort overzicht van de bevindingen van de deelnemers. 7
Van uitdaging naar actie Gewenst resultaat Vervolgstappen Handen op elkaar Duidelijke toekomstvisie Benutting good practices van onderop Maatwerk van onderop Geen over-bureaucratisering Loslaten op alle niveaus Doorbreken van vaste patronen Wachten op aanleiding (fusie, reorganisatie) De wal gaat het schip keren (initiatieven van onderop) Verantwoording naar bestuur Overtuiging dat initiatieven leiden tot meer met minder Mensen in hun kracht inzetten (sterk Talent Management) Sturing door leidinggevenden met maximaal resultaat Aandacht voor behoefte aan rust en regelmaat Benutten van mogelijkheden van flexibele inzet van mensen Teamdoelstellingen mee laten bewegen met werk(aanbod) Leren loslaten van oude gedragspatronen en doelstellingen Gewenst gedrag bij medewerkers stimuleren (signalering en feedback) Dialoog stimuleren tussen mensen Voorbeeldgedrag van boven (directie) én onder (medewerkers) 8
Van uitdaging naar actie Gewenst resultaat Vervolgstappen Handen op elkaar Aandacht voor Behavior ipv focus op Bricks en Bytes Beloning van juiste gedrag (dat HNW stimuleert) Behoud jongere medewerkers Medewerkersonderzoek met component HNW Denken in dwarsverbanden door projectmatig werken Klussenbank inzetten Organiseren van interne kennisbijeenkomsten Richting directie: Duwen of verleiden, lef tonen Betrokkenheid van OR Urgentie(besef) hebben/creëren Interne/externe coalities vormen Trainees / frisse krachten benutten Duidelijke managementfilosofie op HNW Maatwerk, juiste man op juiste plek Enthousiasme op de werkvloer Start maken / doorontwikkeling van HNW (afhankelijk van situatie) Werken aan bewustwording en dialoog tot stand brengen Klein maken en ergens beginnen Nadenken over benutting van flexibiliteit in organisatie Ambities en ervaringen HNW met elkaar toetsen en vervolg bepalen Management betrekken en uitdagen op filosofie OR betrekken Gluren bij de buren, kijken en leren wat anderen doen Betrokkenheid van onderop in cao organiseren 9
Volgende stap & behoefte aan ondersteuning Tot slot is aan de deelnemers gevraagd of en waar er nog behoefte is aan ondersteuning of faciliteiten vanuit het A&O-fonds Waterschappen. De deelnemers gaven de volgende suggesties: 1. Aan de slag! Waterschappen moeten nu zelf aan de slag gaan met verandermanagement. Het kan helpen om eerst interne inventarisatie te maken van behoeften en uitdagingen op HNW. 2. Links/verbanden opzoeken met andere instrumenten en initiatieven. Aansluiting zoeken bij grotere ontwikkelingen zoals waterschap als wendbare organisatie, talent ontwikkeling etc. Aansluiting zoeken bij instrumenten. Bijv. Participatiewetgeving, aanpassing van werkplekinrichting en huisvesting voor fysiek gehandicapten, past ook in HNW. 10
11 Volgende stap & behoefte aan ondersteuning 3. Creëren van kennisplatform: Om ervaringen uit te wisselen en best practices te delen In najaar wordt bijeenkomst georganiseerd door A&O-fonds (face-toface) Gebruik maken van bestaande Linkedin-groep (online) 4. Betrekken van medezeggenschap (OR, GO, ) TIPS: Reeds vertegenwoordigd/actief betrokken bij onderzoek Ook rol weggelegd voor OR als gesprekspartner binnen waterschappen om beweging van onderaf te faciliteren Neem contact op met A&O-fonds voor good practices, die heeft overzicht over wat waar gebeurt ten aanzien van HNW Deelnemer-tip: Tegenlicht documentaire d.d 23-2-2014 over motivatie en werk De noodzaak van een utopie (LINK)
Appendix PRESENTATIE REGIOBIJEENKOMSTEN Waterschappen en ESF - 26 november 2009 12
Regiobijeenkomsten Vervolgonderzoek HNW Doorbraken realiseren op het gebied van cultuur, leiderschap en gedrag Emma van Vliet (A&O-fonds Waterschappen) Ruurd Baane & Tony Brugman (Bright & Company HR Strategy) 24 februari - 6 maart 2014
Opening en welkom Interactieve bijeenkomst n.a.v. Vervolgonderzoek Het Nieuwe Werken Doelstelling Aangrijpingspunten uit het rapport vertalen naar uw organisatie om zelf de gewenste doorbraken te kunnen realiseren Ruurd Baane en Tony Brugman van Bright en Company 14
Aanleiding onderzoek 2011 Onderzoek Onder de waterlijn Toolkit HNW Quickscan HNW Implementatie HNW Accent op huisvesting en ICT Aandachtspunt nu: Ombuigen naar gedrag, aansturing, werkuitvoering 15
Doelstelling onderzoek Onderzoek i.o.v. A&O-fonds Waterschappen Wat is er tot nu toe ontwikkeld Inzicht in belemmerende factoren Aangrijpingspunten t.b.v. doorbraken t.a.v. cultuur, leiderschap en gedrag Dit in relatie met: Waterwerk 2.02.0 Overheid in beweging Meester in je werk Rapport te downloaden via www.aenowaterschappen.nl 16
Programma 10.00 10.10: Welkom en opening 10.10 10.25: Korte toelichting uitkomsten en opvallende zaken 10.25 10.40: Reacties & waar zit de grootste uitdaging 10.40 12.10: Workshop: En hoe nu verder? 12.10 12.25: Korte pauze 12.25 12.45: Ideeën generatie: aanvullende ondersteuning gewenst 12.45 13.00: Praktische zaken, afspraken en afsluiting 17
Toelichting conclusies en opvallende zaken (1) Initiatieven op het gebied van HNW hebben binnen veel waterschappen een positieve impuls gegeven. Belangrijke randvoorwaarden zijn ingevuld op de instrumentele kant. Op de as van cultuur, leiderschap en gedragsontwikkeling zien we spanningsvelden 18
Toelichting conclusies en opvallende zaken (2) 1. Denken in dwarsverbanden Flexibele inzet van mensen. Samenstelling en levensduur teams geen constante Faciliteren en stimuleren van (virtuele) informele netwerken en kennisplatforms Bewust afhankelijkheden creëren leidt tot meer vanzelfsprekende samenwerking 19
Toelichting conclusies en opvallende zaken (3) 2. Bouwen aan vertrouwen Slim verbinden en faciliteren: motivatie door inspiratie, intellectuele stimulatie, persoonlijke consideratie, charisma Mede-eigenaarschap voor resultaat. Pro-activiteit over eigen ontwikkeling, jaarplan en resultaatafspraken De kracht van symbolen (afschaffen) en congruentie tussen systemen 20
Toelichting conclusies en opvallende zaken (4) 3. Kijken naar wat wél kan Structureel inbedden van cultuur van pro-activiteit en permanente verbetering Investeren in zelfvertrouwen en zelfbewustzijn De kracht van onderop aanwakkeren en verzilveren 21
Toelichting conclusies en opvallende zaken (6) 4. Wat werkt voor mij? Stimuleren dialoog welke regelruimte en middelen bijdragen aan optimaal presteren Creëren mogelijkheden en alternatieven om persoonlijke afspraken te maken Leidinggevenden in stelling brengen om functioneel onderscheid te kunnen en durven maken 22
Toelichting conclusies en opvallende zaken (7) 5. Maak het klein Werken vanuit een bewuste overtuiging op werken / managementfilosofie en generieke werkprincipes Creëren van een inspirerend verhaal dat aansluit bij de werkcontext en behoeften / drijfveren van de mensen in de organisatie Cascaderen en vertalen naar de eigen werkcontext (stimulerend, nuttig en praktisch) 23
Toelichting conclusies en opvallende zaken (8) 6. Boegbeeld van vernieuwing Creëren van een leidende coalitie om de nieuwe manier van werken te activeren Duidelijke verwachtingen aan leidinggevenden t.a.v. hun rol bij het doorleven van HNW Kritisch selecteren en ontwikkelen van leidinggevenden in lijn met de overtuiging over werken 24
Toelichting aanbevelingen Stap 1 Herijken Visie op werken herzien Toekomstbeeld bepalen Stap 2 Gap-analyse Wat is al gerealiseerd? Waar is inspanning gewenst? Stap 3 Veranderacties in kaart Formuleren van resultaten Opstellen van prioriteiten Stap 4 Keuze implementatiestrategie Maken van bewuste keuzes: - Functioneel doorvoeren principes HNW in reguliere bedrijfsvoering - Koppelen principes HNW aan breder org-ontwikkeltraject - Revitaliseren HNW als op zichzelf staand org-ontwikkelthema 25
Reacties Herkenbaar? Relevant? Waar zit de grootste uitdaging? 26
Workshop Opdracht: Bespreek in groepjes (60 min) Mooi zo n rapport. Hoe kunnen we praktisch vervolg geven aan de uitkomsten? - Wat is een concrete vervolgstap binnen onze eigen organisatie? - Wat is het gewenste resultaat? - Hoe krijgen we hiervoor de handen op elkaar? 27
Workshop Terugkoppeling 28
Ideeën generatie Welke aanvullende informatie en hulpmiddelen zijn gewenst (vanuit het A&O-fonds Waterschappen) om de gewenste stappen te realiseren? 29
Dank jullie wel! 30