Hoofdstuk 1 Retourinformatie via Extramed Zorgverzekeraars leveren de retourinformatie vaak elektronisch aan. Deze retourinformatie kunt u in Intramed inlezen en verwerken. Als u declareert via Extramed, ontvangt u de retourinformatie ook via Extramed. Voordat u de retourinformatiebestanden kunt inlezen, moet u eerst een aantal instellingen doen. Instellingen Allereerst moet u in Intramed aangeven dat u gebruik maakt van Extramed. Vervolgens moet u bij de betreffende verzekeraars instellen dat u via Extramed declareert. Retourinformatie Vervolgens kunt u de retourinformatie importeren en inlezen in Intramed. Daarna kunt u de retourinformatie direct verwerken via het retourinformatiebestand (crediteren en corrigeren). 1
Hoofdstuk 2 Instellingen Extramed instellen in Intramed Als u gebruik maakt van Extramed, moet u dat op tabblad "7. Modules" van de systeemgegevens aangeven. 1. 2. 3. 4. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]; het scherm "Systeemgegevens" wordt geopend. Klik op tabblad "7. Modules". Vink de module "Communicatie met Extramed" aan; de rubriek "FTP-instellingen voor communicatie met Extramed" is beschikbaar. Vul de velden in de rubriek "FTP-instellingen voor communicatie met Extramed" in. Veld Omschrijving FTP-Host: Typ het IP-adres of de domeinnaam in van de FTP-server van Extramed. FTPSubdirectory: Indien van toepassing, typ een subdirectory op de server in. De beheerder van de FTP-server kan u vertellen of een subdirectory nodig is. Gebruikersnaam: Typ de gebruikersnaam in, waarmee u zich aanmeldt op de FTP-server. Wachtwoord: 5. Typ het wachtwoord in, waarmee u zich aanmeldt op de FTP-server. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. ; 2
Extramed instellen bij verzekeraars Als u via Extramed wilt declareren, moet u dat bij de betreffende verzekeraars instellen. 1. 2. 3. Ga naar menu [Bestand], [Verzekeraars]; het scherm "Verzekeraars" wordt geopend. Dubbelklik op de betreffende verzekeraar; het scherm "Verzekeraar..." wordt geopend op tabblad "1. Algemeen". Vul de velden in de rubriek "Declaratie instellingen" in. Veld Omschrijving Declaraties via Uzovi: Als u een afwijkende UZOVI-code wilt gebruiken tijdens het declareren (op aanwijzing van de verzekeraar), kunt u dat hier instellen. Klik op de knop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren UZOVI-code" op de afwijkende UZOVI-code van de verzekeraar, en klik op de knop "OK". Declaratie naar: Klik op de knop achter het veld, en kies of de declaratie naar de verzekeraar of naar de patiënt gestuurd moet worden. Kies voor "Patiënt" als de patiënt een nota moet krijgen die (gedeeltelijk) bij de verzekeraar gedeclareerd kan worden; kies voor "Verzekeraar" als u de declaratie direct naar de verzekeraar stuurt. Als u kiest voor "Patiënt", zijn alle overige velden niet zichtbaar. 3
Veld Omschrijving Nooit via clearing: Dit vak is niet te zien als u bij "Declaratie naar:" heeft gekozen voor "Patiënt. Vink dit vakje aan wanneer u normaal gesproken via een servicebureau declareert, maar dat bij deze verzekeraar niet wilt. Bijvoorbeeld omdat het servicebureau (nog) geen contract heeft met de verzekeraar. Declaratiemethode: Klik op de knop achter het veld, en kies voor "Extramed". De declaratie verloopt voor deze verzekeraar via Extramed. Declaratiefrequentie: Klik op de knop achter het veld, en kies hoe vaak u de declaratie wilt versturen naar de verzekeraar. (Bijvoorbeeld elke keer dat u declareert ("Elke declaratieronde"), of eens in de twee maanden.) Verzamelstaat per codelijst: 4. 4 Klik op de knop achter het veld, en klik op "Ja" als u per gebruikte codelijst een aparte declaratie wilt aanmaken. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. ;
Hoofdstuk 3 Retourinformatie Retourinformatie Extramed importeren Als u gebruik maakt van Extramed en retourinformatie wilt inlezen in Intramed, moeten de retourinformatiebestanden op uw computer staan. U moet de retourinformatiebestanden daarom eerst downloaden en importeren in Intramed. U krijgt geen automatisch bericht als retourinformatie beschikbaar is. U kunt afspreken met de "Extramed beheerder" dat hij u laat weten wanneer er retourinformatie beschikbaar is, of u kunt de volgende stappen regelmatig uitvoeren. Om de retourinformatie-bestanden te bewaren (zodat u deze later opnieuw kunt inzien), moet u een locatie instellen waar u de bestanden wilt opslaan.(zie onderaan deze uitleg). 1. Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Retourinformatie]; de wizard "Wizard retourinformatie importeren" wordt geopend. 2. Automatisch is de optie "Bestanden van Extramed downloaden en importeren" ingevuld. Laat dit zo staan. Klik op de knop "Voltooien". 3. Als u geen locatie heeft ingesteld waar de retourinformatie-bestanden bewaard moeten worden, wordt het scherm "Bevestig" geopend. Kies dan een en locatie om de bestanden te bewaren. 4. Vervolgens kunt u de retourinformatie-bestanden inlezen. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. 5
Extra informatie Het bestand wordt automatisch opgeslagen op de locatie die is ingesteld in de systeemgegevens (menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad "2. Declaraties", bij het veld "Directory voor aangemaakte declaratiebestanden:"). U kunt de locatie wijzigen. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. De bestandsnaam van het opgeslagen retourinformatie-bestand wordt als volgt opgebouwd: extern declaratienummer_intern declaratienummer_declaratie standaard_status. Retourinformatie Extramed inlezen Als u de retourinformatie van Extramed heeft opgehaald, kunt u de bestanden inzien. 1. Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Retourinformatie...]; de wizard "Wizard retourinformatie importeren" wordt geopend. 2. Klik op het rondje voor de optie "Eén bestand importeren". 6
3. Klik op de knop "Volgende". 4. Klik op de knop "Bladeren..."; het scherm "Openen" wordt geopend. 5. 6. Zoek en klik op het retourinformatiebestand. Klik op de knop "Openen". 7
7. Klik op de knop "Voltooien"; het scherm "Inzien bestand:..." wordt geopend. 8. U kunt de retourinformatie nu lezen en verwerken. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. Retourinformatiebestand Wanneer u een retourinformatie-bestand heeft geopend, ziet u het volgende scherm. 8
Alleen de verzekerden (patiënten) waarbij een fout in het (onderliggende) prestatierecord zit, zijn opgenomen in deze retourinformatie. Het record waar een fout in zit, is vetgedrukt. Algemene gegevens declaratie Bovenin het retourinformatiebestand ziet u het declaratienummer in Intramed, de naam van de debiteur, en de datum waarop gedeclareerd is. Daarnaast ziet u de details van het gedeclareerde bedrag, en de uitbetaling daarvan. Rubriek "Regels:" Aan de linkerkant van het scherm ziet u de rubriek "Regels:". Elke declaratie heeft een voorloop- en sluitrecord en records van alle verzekerden waarvan behandelingen (prestatierecords) meegezonden zijn. Als u dubbelklikt op een "Verzekerde", ziet u de behandelingen ("Prestaties") die voor deze patiënt gedeclareerd zijn. De records bestaan uit veel regels. De betekenis van de regels is beschreven. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. In het voorloop- en sluitrecord staat algemene informatie over de retourinformatie. In de overige regels staat informatie over de verzekerde, en de behandelingen. Een vetgedrukte regel, betekent dat de regel (en eventuele onderliggende regel(s)) is/zijn afgekeurd. Wanneer u op een regel klikt, ziet u aan de rechterkant in de rubriek "Opmerkingen:" waarom het record is afgekeurd. 9
Rubriek "Regelinhoud:" Als u aan de linkerkant klikt op een regel, ziet u in de rubriek "Regelinhoud:" de details van het prestatierecord. In het voorbeeld is het record "Verzekerde 206" geselecteerd. In de rubriek "Regelinhoud:" ziet u dat het om patiënt H. Poelman gaat met geboortedatum 06-12-1962 en BSN 863534569. Rubriek "Opmerkingen" Als u aan de linkerkant klikt op een vetgedrukte regel, ziet u rechtsonder in de rubriek "Opmerkingen:" waarom het betreffende record is afgekeurd. 10
In het voorbeeld zit de fout in de patiëntgegevens (geen / verkeerde BSN). Via de knop "Inzien patiënt" kunt u direct naar de betreffende patiëntgegevens, om daar de gegevens aan te passen. Als de fout in de verwijzing zit (bijvoorbeeld "Indicatiecode is niet ingevuld"), wijzigt de knop "Inzien patiënt" automatisch in "Inzien verwijzing". U kunt dan direct de betreffende verwijzing corrigeren. Op deze manier doorloopt u het hele retourinformatiebestand, om te kijken welke behandelingen niet zijn uitbetaald. Deze behandelingen moet u crediteren. De gegevens kunt u vervolgens corrigeren aan de hand van de opmerkingen uit de retourinformatie. Vervolgens kunt u de behandelingen opnieuw declareren. Knop "Opties" Via de knop "Opties" kunt u het retourinformatie-bestand opslaan, de patiëntgegevens openen en/ of (gedeeltelijk) crediteren. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. Verzamelstaat crediteren via retourinformatie U kunt een verzamelstaat ook geheel of gedeeltelijk crediteren via het retourinformatiescherm. 1. U heeft het scherm "Inzien bestand: retourinformatie..." nog open staan, OF op het scherm opnieuw via menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren], klik op tabblad 3, klik op de betreffende declaratie, en klik op de knop "Inzien Retourinformatie". 11
Als u de retourinformatie heeft opgeslagen, kunt u het betreffende bestand ook openen via menu [Financieel], [Declaraties], [Retourinformatie...]. 2. 3. Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Markeren voor crediteren"; het scherm "Markeren voor crediteren" wordt geopend. Gedeeltelijk afgewezen prestatierecords zijn preatatie records, waarin van het gedeclareerde bedrag maar een gedeelte is betaald. In de afbeedling hierna ziet u, dat van het tarief van 29,00 er 20,00 betaald is. 12
Bij volledig afgewezen prestatierecords is er voor de hele prestatiecode niets betaald. 4. 5. 6. Kies of u alle gedeeltelijk en volledig afgewezen prestatierecords wilt crediteren, of alleen volledig afgewezen prestatierecords. Klik op de knop "OK"; het scherm "Gedeclareerde zaken" wordt geopend. Aan de hand van de keuze die u in het scherm "Markeren voor crediteren" heeft gemaakt, worden de betreffende behandelingen automatisch in de rechterlijst "Te crediteren behandelingen:" geplaatst. Eventueel kunt u zelf nog meer behandelingen in de lijst "Te crediteren behandelingen:" plaatsen; klik in de linkerlijst "Gedeclareerde behandelingen:" op de behandeling die u wilt crediteren, en klik knop. Herhaal deze stappen voor alle behandelingen die u wilt crediteren. 13
Als u op de knop klikt, worden alle gedeclareerde behandelingen verplaatst naar de rechterlijst "Te crediteren behandelingen:". Klik op de knop te verplaatsen, of klik op de knop om een behandeling terug naar de linkerlijst om alle behandelingen uit de rechterlijst naar de linkerlijst te verplaatsen. 7. Klik op de knop "Crediteren"; het scherm "Bevestig" wordt geopend. 8. Klik op de knop "Ja"; de behandelingen uit de rechterlijst "Te crediteren behandelingen:" verdwijnen, en in het scherm "Declaraties" wordt een nieuwe regel toegevoegd met de gecrediteerde behandelingen. Het openstaande bedrag van de declaratie wordt verminderd met het bedrag van de gecrediteerde behandelingen. Ook hebben de declaraties die gecrediteerd zijn de status "Ongedeclareerd" gekregen, en verandert het icoon in de agenda naar. Met een volgende declaratieronde worden zij weer meegenomen. Via de knop "Printen" kunt u de betreffende credit-declaratie afdrukken. 9. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op 14.