Vergadering: 7 juni 2012 Agendanummer: 10 Status: Opiniërend Portefeuillehouder: P. Broeksma Behandelend ambtenaar J.G. Komduur, 0595 447792 E mail: gemeente@winsum.nl (t.a.v. J.G. Komduur) Aan de gemeenteraad, Onderwerp: Beschikbaarstelling krediet voor het opstellen van een voorbereidingsdocument om te komen tot legionellapreventie en beheer van de waterleidinginstallatie in 19 gemeentelijke gebouwen en 11 NIET gemeentelijke gebouwen. Voorgestelde besluit: Voor het opstellen van het bovengenoemde voorbereidingsdocument wordt de raad gevraagd een bedrag beschikbaar te stellen van 44.500, Dit bedrag te bekostigen uit het in de kadernota van 2009 voorlopig gereserveerd budget van 335.000, Inhoud: Aanleiding: In 2002 en 2003 is er op basis van de toen geldende wet en regelgeving geld beschikbaar gesteld voor aanpassingen aan watertechnische in stallaties in een aantal gemeentelijke gebouwen, een aantal dorpshuizen en particuliere gymzalen. De voorgestelde aanpassingen zijn ook daadwerkelijk uitgevoerd. Eind 2004 is een nieuwe wetgeving met betrekking tot legionellapreventie in leidingwater van kracht geworden. Naar aanleiding van inspecties aan de watertechnische installaties in een aantal gemeentelijke gebouwen is medio 2009 een quick scan uitgevoerd naar de kans op besmetting van het leidingwater in een aantal gemeentelijke en een aantal NIET gemeentelijke gebouwen. Door een installatiebedrijf zijn de op en aanmerkingen vertaald in een globale kostenindicatie per gebouw. Uit deze quick scan is gebleken, dat de waterinstallaties in onze gemeentelijke gebouwen niet voldoen aan de wettelijke voorschriften en regelingen. Dien ten gevolge is in de kadernota 2009 een voorlopig budget gereserveerd van 335.000, voor aanpassingen van de watertechnische installaties voor alleen de gemeentelijke gebouwen. De kosten om inzicht te krijgen in de bestaande situatie van de water technische installaties in 11 NIET gemeentelijke gebouwen, zijnde ( 10.677,75 exclusief btw) vallen buiten het voorlopige gereserveerde budget van 335.000, in de kadernota 2009. Pagina 1 van 6
Wettelijk of beleidskader: De primaire verantwoordelijkheid voor het beheersen van het besmettingsrisico door legionella in waterinstallaties ligt volgens de huidige wet geving bij de eigenaar van de waterinstallatie. Er ligt dus geen verantwoordelijkheid voor de gemeente bij NIET gemeentelijke gebouwen. Het Waterleidingbesluit stelt de eigenaar van een collectieve leidingwaterinstallatie verantwoordelijk voor de kwaliteit van het leidingwater. De uitvoering dient te voldoen aan NEN 1006+A3 (AVWI 2005) augustus 2011,waterwerkbladen, aanleggen overeenkomstig ISSO Publicatie 55.1, ISSO/SBR 811. Naast het voldoen aan deze voorschriften zijn een juist gebruik en beheer van de leidingwaterinstallaties eveneens belangrijke voorwaarden voor de deugdelijkheid van de waterkwaliteit. Gedachtengang: Een verdere uitwerking van de plannen door Kuipers Drinkwater Security gaf aan dat de voorbereidende werkzaamheden niet één op één weggezet konden worden. Een extern bureau heeft medio 2010 opdracht gekregen om een aanbestedingsdocument op te stellen om inzicht te krijgen in de kosten van de voorbereidende werkzaamheden ten aanzien van de bestaande waterleidinginstallaties in een aantal gemeentelijke gebouwen e.e.a. afgestemd op de huidige wettelijke voorschriften en regelingen. In het kader van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid heeft het college in haar vergadering van 13 september 2011 besloten om hier 11 NIET gemeentelijke gebouwen aan toe te voegen, te weten (6 dorpshuizen en 5 niet gemeentelijke kleedgebouwen). De eigenaren van deze 11 gebouwen zijn medio oktober 2011 op de hoogte gebracht van het collegebesluit en liften mee met het voorbereidingstraject en de bijbehorende kosten worden gefinancierd door de gemeente. Op deze wijze is er zowel bij de gemeente als bij de desbetreffende gebouweigenaren inzicht in de eventueel te treffen maatregelen. Het waterleidingsbesluit stelt de eigenaar verantwoordelijk voor de leidingwaterinstallatie in een gebouw. Daarom is het college van mening dat de eventuele uitvoeringskosten voor rekening komen van de desbetreffende gebouweigenaren. Na de inventarisatieronde zal gecommuniceerd worden of de desbetreffende eigenaren mee willen liften bij het uitvoeringstraject van de gemeentelijke gebouwen. De meeste gebouweigenaren hebben positief gereageerd om mee te liften met het voorbereidingstraject.tot op heden zijn geen reacties binnen gekomen over de wijze van financiering ten aanzien van de daadwerkelijke uitvoeringskosten. Pagina 2 van 6
Om welke werkzaamheden gaat het nu in hoofdzaak: - uitvoeren van een grondige inspectie van de watertechnische installatie - Het opstellen van een bijbehorende rapportage van de benodigde aanpassingen en deze vertalen (per locatie) in een technische omschrijving ten behoeve van de uitvoering door een installateur - Het aanleveren van het benodigde tekenwerk om de leidingwaterinstallaties in kaart te brengen (zowel bestaand als gewijzigd) Aanbesteding voorbereidingstraject: Voor de aanbesteding van de bovengenoemde werkzaamheden zijn een 4 tal specialistische bedrijven uitgenodigd. Een van de bedrijven heeft zich vrij snel na de uitnodiging afgemeld. De drie overgebleven bedrijven hebben op basis van het aanbestedingsdocument een offerte uitgebracht. Na beoordeling van de uitgebrachte offertes aan de hand van de vooraf opgestelde gunningcriteria en de beoordelingsmethode, zoals omschreven in het aanbestedingsdocument blijkt de firma Kalfsbeek uit Assen de laagste inschrijver. De firma Kalfsbeek kan de werkzaamheden uitvoeren: Voor 19 gemeentelijke gebouwen 18.260,25. Voor 11 niet gemeentelijke gebouwen 10.677,75 Totaal voor beide objectenlijst exclusief btw 28.938, Voor de prijzen van de overige partijen zie bijlage 1: Beoordeling aanbesteding d.d. 17 november 2011. Externe begeleiding en post onvoorzien: Omdat in de aanloop van dit project ondersteuning is verleend door een extern bureau wordt het vervolg proces ook door hetzelfde extern bureau begeleid, dit om het geheel goed op elkaar af te stemmen. De ervaring heeft geleerd dat bij dit soort werkzaamheden, tijdens de uitvoeringsfase zaken aan het licht komen die van te voren niet altijd te voorzien zijn. Bovendien zijn er situaties denkbaar waar het ontrafelen van de bestaande situatie onder de vloer aanleiding geven tot meerdere interpretaties. Voor externe begeleiding en voor onvoorziene werkzaamheden wordt totaal een bedrag opgenomen van 10.000, exclusief btw. Vervolgtraject gemeentelijke en niet gemeentelijke gebouwen: Uit het voorbereidingsdocument blijkt welke aanpassingen daadwerkelijk uitgevoerd moeten worden aan de watertechnische installaties van de gemeentelijke en (6+5) niet gemeentelijke gebouwen. Deze aanpassingen zullen bij de gemeentelijke gebouwen net als de voorbereiding in een aanbestedingsvorm worden weggezet. Een drie tot viertal installatie bedrijven zal te zijner tijd worden uitgenodigd om offerte uit te brengen. De planning is om de resultaten van deze aanbesteding medio Pagina 3 van 6
dit jaar in een apart voorstel voor te leggen ter besluitvorming. De uit te voeren aanpassingen aan de installaties van de NIET gemeentelijke gebouwen worden dus niet door de gemeente gefinancierd. Resume: De resultaten van de aanbesteding met een inschatting van de bijkomende kosten leveren het volgende kostenoverzicht op: Offerte firma Kalfsbeek (d.d. 15 11 2011) 28.938, Externe begeleidingskosten+ onvoorzien 10.000, Totaal exclusief btw 38.938, 19% btw 7.398,22 TOTAAL 46.336,22 Ter afronding 163,78 Afgerond 46.500, Globale verrekening/compensatie deel BTW 2.000, Totaal beschikbaar te stellen krediet 44.500, Advies Financiën: Een deel van deze BTW is te verrekenen/compenseren, een ander deel niet. Voor een aantal gebouwen geldt dat de BTW verrekenbaar is (gemeentelijke kleedgebouwen en zwembad) en voor een aantal gebouwen geldt dat de BTW gedeeltelijk verrekenbaar is (gymzalen en sporthal). Bij de sporthal en gymzalen is het te verrekenen BTW percentage afhankelijk van het sport, schoolgebruik, dit kan pas achteraf worden vastgesteld. Bij de post externe begeleiding en onvoorzien is op voorhand geen inschatting te maken welk percentage BTW achteraf verrekend kan worden. Gemiddeld kan worden aangehouden dat bij de gemeentelijke gebouwen 40% van de BTW niet is te verrekenen. Bij de NIET gemeentelijke gebouwen kan geen BTW verrekend worden. Rekening houdende met de mogelijke BTW verrekening/compensatie wordt voorgesteld om een krediet beschikbaar te stellen van 44.500,. Overwegingen college die leiden tot het voorgestelde besluit: De primaire verantwoordelijkheid voor het beheersen van het besmettingsrisico door legionella in waterinstallaties ligt volgens de huidige wetgeving bij de eigenaar van de waterinstallatie. De installaties in een aantal gemeentelijke gebouwen blijken niet te voldoen aan de huidige wet en regelgeving. Uit reeds uitgevoerd vooronderzoek blijkt dit deels ook voor de installaties in een aantal NIET gemeentelijke gebouwen. Om inzicht te krijgen in de huidige situatie van de watertechnische installaties heeft het college ervoor gekozen om ook deze NIET gemeentelijke gebouwen in het voorbereidingstraject te betrekken en te bekostigen. Pagina 4 van 6
Het opstellen van het voorbereidingsdocument is de aanzet om te komen tot daadwerkelijke aanpassingen aan de watertechnische installaties in een aantal gemeentelijke en 11 NIET gemeentelijke gebouwen. De kosten van de daadwerkelijke aanpassingen bij de 11 NIET gemeentelijke gebouwen zijn voor rekening van de desbetreffende eigenaren. Na de inventarisatie ronde zal met deze gebouweigenaren gecommuniceerd worden of zij (op hun kosten) mee willen liften bij de uitvoeringsmaatregelen aan de gemeentelijke gebouwen. Achterliggende documenten: Offerte Kalsbeek d.d. 15 11 2011 Beoordeling aanbesteding d.d. 17 11 2011. Burgemeester en wethouders van Winsum, M.A.P. Michels, burgemeester drs. R.J. Bolt, secretaris Pagina 5 van 6
Agendanummer: Vergadering: De raad van de gemeente Winsum; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders; gelet op het bepaalde in de gemeentewet en het Waterleidingbesluit: b e s l u i t : - een bedrag van 44.500, beschikbaar te stellen voor de voorbereidende werkzaamheden aan de watertechnische installaties van 19 gemeentelijke en 11 niet gemeentelijke gebouwen, dit bedrag te bekostigen uit het in de kadernota 2009 vastgelegd budget van 335.000, Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Winsum in zijn openbare vergadering van De raad voornoemd, voorzitter, griffier, Pagina 6 van 6