CEOErgo instellen en gebruiken v2 Hoofdstuk 1 CEO instellen en gebruiken Vanaf 2015 levert CEOErgo in samenwerking met Ergotherapie Nederland een digitaal cliëntervaringsonderzoek voor ergotherapeuten. CEOErgo biedt u de mogelijkheid om snel en eenvoudig inzicht te krijgen in de mening van uw cliënten over de behandeling. Met deze informatie kunt u de zorg waar nodig verbeteren. Het instrument van CEOErgo bevat een vragenlijst gebaseerd op de CEE van Ergotherapie Nederland. De CEE voor kinderen en de CEE voor volwassenen zijn samengevoegd tot één nieuwe vragenlijst die door beide doelgroepen kan worden ingevuld. Intramed biedt de mogelijkheid om efficiënt gebruik te maken van CEOErgo. U kunt elke uitbehandelde patiënt eenvoudig aanmelden vanuit Intramed. De cliënten die u aanmeldt, worden door CEOErgo uitgenodigd voor deelname aan uw onderzoek. Zij ontvangen een email met een link naar de online enquête. Als de vragenlijst volledig is ingevuld, zijn de resultaten direct zichtbaar in uw account op de CEOErgo website. Op deze wijze kunt u continu de kwaliteit van de door u verleende zorg in de gaten houden. Kijk voor meer informatie op de website van CEOErgo: https://ceo.ergotherapie.nl. Instellingen Voordat u gebruik kunt maken van CEOErgo, is het nodig dat u een aantal instellingen doet. Aanmelden CEOErgo Via de website https://ceo.ergotherapie.nl kunt u zich aanmelden om mee te doen met CEOErgo. Van hen ontvangt u een gebruikersnaam en wachtwoord, die u nodig heeft bij het instellen van de online dienst in Intramed. Online dienst Als u zich heeft aangemeld bij CEOErgo, kunt u de gegevens instellen in Intramed. Ten eerste is het nodig dat u een online dienst instelt. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Online diensten]; het scherm "Online diensten" wordt geopend. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; het scherm "Online dienst" wordt geopend. Vul de velden in. Veld Omschrijving Dienstnr: Dit nummer wordt automatisch aangemaakt als u de online dienst opslaat. U kunt hier ook zelf een nummer invullen. Type: Klik op de pijlknop achter het veld en klik op "CQIndex". 1
CEOErgo instellen en gebruiken v2 Veld Omschrijving Hierna komen de volgende velden beschikbaar. Naam: Typ "CEOErgo" in. URL: Klik op de pijlknop achter het veld en klik op de URL: https://ceo.ergotherapie.nl/services/intramed/v100 Gebruikersnaam: Typ de gebruikersnaam en toegangscode in die u van CEOErgo gekregen / Toegangscode: hebt. het scherm ziet er dan als volgt uit: Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. Module activeren en online dienst kiezen Vervolgens is het nodig dat u de module "CQIndex" activeert. 2 Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]; het scherm "Systeemgegevens" wordt geopend. Klik op tabblad "7. Modules". Vink het vak voor "CQIndex" aan. ;
CEOErgo instellen en gebruiken v2 De rubriek "Instellingen voor CQIndex" wordt getoond. 5. Klik op de pijlknop 6. Klik in het scherm "Selecteren Online dienst" op de online dienst van CEOErgo en klik op de knop "OK"; de naam van de gekozen online dienst wordt getoond. 7. Klik op de pijlknop 8. achter het veld "Online dienst CQIndex:". achter het veld "Afname methode:" en kies voor "Online". (De vragenlijst kan (nog) niet schriftelijk worden gestuurd.) Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ; als u een online dienst kiest, waarbij geen gebruikersnaam en toegangscode zijn ingevuld, krijgt u hiervan een melding en kunt u deze alsnog invullen. De online dienst kan niet verwijderd worden zolang deze hier gekozen is. Medewerker Op tabblad " Instellingen" van een medewerker kunt u de frequentie instellen, waarmee CQIndex gegevens gesynchroniseerd kunnen worden. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers], dubbelklik op een medewerker. Klik op tabblad " Instellingen". Alleen medewerkers uit de groep " Systeembeheer/praktijkhouder" zien de rubriek "Instellingen voor CQIndex". 3
CEOErgo instellen en gebruiken v2 Kies de frequentie waarmee u de gegevens wilt synchroniseren. De eerste optie ("Nooit automatisch") kiest u, als u niet wil dat CQIndexgegevens automatisch verstuurd worden. U kunt de gegevens dan online versturen via de wizard (zie het onderdeel "CEOErgo gegevens versturen"). De medewerker moet natuurlijk wel toegang tot internet hebben. Patiënt Eerst moet u ervoor zorgen, dat bij uw patiënten op tabblad " Algemeen" een emailadres is ingevuld, anders zullen geen gegevens worden verstuurd. Wanneer na het toestemming geven voor deelnemen aan de CQIndex de patiëntgegevens opgeslagen worden, wordt altijd al een waarschuwing gegeven bij een nietingevuld emailadres. Wel zullen (als dit afgesproken is) papieren vragenlijsten verstuurd worden naar de betreffende patiënt. Daarna legt u vast, dat een patiënt toestemming voor CQindex gegeven heeft. Dit doet u op tabblad "3 Bijzonderheden". Codelijst wijzigen Het is niet nodig om een indicatiecode (Betreft) en Reden einde zorg in te vullen in de behandelserie. U kunt deze velden daarom deactiveren in de codelijst. 4
CEOErgo instellen en gebruiken v2 5. Ga naar menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten]; het scherm "Codelijsten" wordt geopend. Dubbelklik op de codelijst die u gebruikt voor logopedie; het scherm "Codelijst" wordt geopend. Ga naar tabblad " Instellingen". Vul de velden "Indicatiecode (Betreft) gebruiken:" en "Reden einde zorg gebruiken:" in, zoals in de volgende afbeelding. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. ; Behandelserie afsluiten Er worden alleen gegevens verstuurd als wordt voldaan aan een aantal voorwaarden. Één daarvan is dat de klacht (die meerdere behandelseries kan omvatten) van de betreffende patiënt is afgesloten (zie "Extra informatie" voor alle voorwaarden). In het volgende voorbeeld wordt de behandelserie afgesloten via de patiëntgegevens. U kunt de behandelserie ook afsluiten via menu [Bestand], [Behandelseries]. Dubbelklik dan op de betreffende behandelserie; het scherm "Behandelserie" wordt geopend. Ga naar menu [Bestand], [Patiënten]; het scherm "Patiënten wordt geopend. Dubbelklik op de betreffende patiënt; het scherm "Patiënt..." wordt geopend. Klik op tabblad " Behandelepisodes". 5
CEOErgo instellen en gebruiken v2 Dubbelklik op de betreffende behandelserie; het scherm "Behandelserie" wordt geopend. 5. Vul het veld "Status:" in. Veld Omschrijving Status: Hier wordt standaard "Onder behandeling" ingevuld; u kunt dit wijzigen. Klik op de pijlknop 6. achter het veld, en klik op "Afgesloten". Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. ; CEOErgo gegevens versturen Voordat u de gegevens gaat versturen, kunt u een overzicht maken van alle patiënten waarvan de gegevens klaar staan om naar CEOErgo gestuurd te worden. 6 Ga naar menu [Rapporten], [Externe communicatie], [CQIndex], OF klik op de pijlknop achter het icoon "CQIndex" in de tekstbalk.
CEOErgo instellen en gebruiken v2 Klik op de optie "Gereed voor verzending"; het scherm "CQIndex gereed voor verzending" wordt geopend. Klik op de knop "OK"; het rapport wordt afgedrukt zoals u bij de rubriek "Uitvoer" hebt ingesteld. U ziet welke patiëntgegevens gereed staan voor verzending naar CEOErgo. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Gegevens versturen Automatisch online versturen Hiervoor is beschreven wat u bij een medewerker moet instellen om gegevens automatisch te versturen. Daarna zullen vanuit Intramed op het aangegeven tijdstip patiëntgegevens automatisch aangeleverd worden aan CEOErgo. Het gaat daarbij alleen om die patiënten, waarbij zowel de behandeling als de patiëntgegevens zelf aan de gestelde criteria voldoen (zie "Extra informatie"). 7
CEOErgo instellen en gebruiken v2 Het versturen gebeurt op de achtergrond. U hoeft zelf dus geen handelingen te doen om de gegevens te versturen. Online versturen, maar niet automatisch Als u bij de medewerkergegevens heeft ingesteld dat de gegevens "nooit automatisch" verstuurd worden, kunt u op een zelfgekozen moment de gegevens online versturen naar CEOErgo. Ga naar menu [Extra], [CQIndex gegevens exporteren] OF klik op het icoon in de werkbalk; de wizard "Patiëntgegevens versturen tbv CQIndex" wordt geopend. Kies of u alleen gegevens van uw eigen patiënten, of die van alle medewerkers wilt verzenden door op het rondje voor de betreffende keuze te klikken. Klik op de knop "Volgende". Op dit tabblad staan alle patiënten die opgenomen worden in het exportbestand. Als sommige patiënten niet voorkomen in de lijst, voldoen de betreffende patiënten niet aan de voorwaarden (zie "Extra informatie"). 8
CEOErgo instellen en gebruiken v2 Als u één keer op de naam van de patiënt klikt, en vervolgens klikt op de knop "Patiëntkaart openen" of "Behandelserie openen", kunt u de patiëntgegevens en/of de behandelserie bekijken en/ of wijzigen. 5. Vink zo nodig het vak voor bepaalde patiënten uit; deze patiënten gaan niet mee in de export. Klik op de knop "Volgende". 6. Op dit tabblad ziet u van hoeveel patiënten gegevens verstuurd gaan worden. Klik op de knop "Voltooien". Extra informatie Voorwaarden Er worden alleen gegevens van patiënten verwerkt door CEOErgo, als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: de module "CQIndex" is geactiveerd in de systeemgegevens; de online dienst is ingesteld met de juiste gebruikersnaam en het wachtwoord; als de vragenlijsten per email worden verzonden, moet bij de patiënt op tabblad " Algemeen" van de patiëntgegevens het emailadres zijn ingevuld; bij de patiënt moet op tabblad " Bijzonderheden" van de patiëntgegevens het veld "Deelname CQIndex:" op "Toestemming gegeven" staan; het invullen van de geboortedatum bij een patiënt is verplicht (CEOErgo voert deze controle uit); de behandelserie heeft status "Afgesloten". er moeten minstens 2 geboekte afspraken gekoppeld zijn aan de afgesloten behandelserie; de datum van de laatste behandeling is niet langer dan 60 dagen geleden; er is niet eerder een vragenlijst naar de patiënt gestuurd bij de betreffende klacht; de patiënt is in de afgelopen 12 maanden niet benaderd voor deelname aan een CQIndexmeting. Verstuurde gegevens De volgende gegevens worden aangeleverd: 9
CEOErgo instellen en gebruiken v2 Van Gegevens: Uw praktijk De naam en de AGBcode. De patiënt Geboortedatum; Geslacht; Voorvoegsel geslachtsnaam; Geslachtsnaam; Emailadres; Adres, postcode, woonplaats (Alleen als er geen emailadres bekend is); Aantal behandelingen; Datum eerste behandeling; Datum laatste behandeling; De behandelaar die bij de patiënt is ingesteld AGB (ZVL). De verzekeraar die bij de patiënt is ingesteld UZOVI van de basisverzekeraar. Afgewezen patiënten Gegevens die niet verwerkt kunnen worden door CEOErgo, worden teruggekoppeld via email. Vervolgens kunt u de gegevens aanpassen in Intramed en kunnen de gegevens opnieuw verstuurd worden naar CEOErgo. Overige rapportages Via menu [Rapporten], [Externe communicatie], [CQIndex], OF de pijlknop achter het icoon "CQIndex" in de tekstbalk kunt u nog 2 overzichten maken. U kunt een overzicht maken van alle patiënten waarvan gegevens zijn verzonden naar CEOErgo (optie "Verzonden gegevens"). 10
CEOErgo instellen en gebruiken v2 U kunt ook een overzicht maken van alle patiënten die toestemming hebben gegeven voor deelname aan de CQIndex. Voor meer informatie: Ga naar menu [Help], [Helponderwerpen], tabblad "Index". Typ in: rapport CQ. Dubbelklik op de beschrijving van één van de rapporten. 11