Inform BVBA Scarabee Handleiding Agenda Steven De Ryck Juni 2009
Inhoudsopgave Inleiding...3 1 Overzicht agenda s...4 2 Detailfiche agenda...5 2.1 Velden...5 2.2 Subforms...5 2.2.1 Alleen lezen...5 2.2.2 Lezen + Schrijven...6 3 Maandoverzicht...7 3.1 Afgebeelde maand...7 3.2 Navigatiebalk...7 3.3 Weekdagen...7 3.4 Maandrooster...8 3.5 Agenda-items...8 3.6 Tooltips...8 4 Weekoverzicht...9 5 Detailfiche Agenda Item... 10 5.1 Velden... 11 5.2 Knoppen... 12 5.2.1 Item verwijderen... 12 5.2.2 Herhaalpatroon... 12 5.2.3 Personen toevoegen... 13 5.2.4 Mijn Groepen toevoegen... 13 5.2.5 Mail versturen... 14 5.3 Subforms... 15 5.3.1 Genodigden... 15 5.3.2 Detailfiche Genodigde... 16 6 Overzicht Mijn Groepen... 17 7 Detailfiche groep... 18 7.1 Velden... 18 7.2 Subforms... 18 7.2.1 Groepsleden... 18 8 Voorkeuren... 20 2 / 21
Inleiding Met de Scarabee Agendamodule wordt de integratie van uw agenda met de functionaliteit van Scarabee en de Scarabee database compleet. Zo kan u onder andere in uw agenda laten verschijnen: - interne cursussen (cursussen die in huis doorgaan) - externe cursussen (cursussen die buitenshuis doorgaan) - cursussen waarvoor u lesgever bent - cursussen waarvoor u verantwoordelijk bent - cursussen waarvoor de locatie nog niet vastligt - reservaties van lokalen en materiaal Verder kan u: - persoonlijke en publieke agenda s creëren - agenda s delen met andere gebruikers - voor uw eigen agenda s lees- en schrijfrechten toewijzen aan andere gebruikers - personen en groepen per e-mail uitnodigen voor vergaderingen of andere activiteiten en hen op een eenvoudige manier laten bevestigen De Agendamodule kan eenvoudig geïnstalleerd worden. De gebruikersinterface is volledig compatibel met de rest van Scarabee. Op de volgende pagina s krijgt u een gedetailleerde beschrijving van deze module. 3 / 21
1 Overzicht agenda s In het Overzicht agenda s worden de agenda s getoond waarvan u eigenaar bent (die u zelf gecreëerd heeft), of waarvoor u lees- of schrijfrechten hebt gekregen. In het detailscherm van een agenda kan u enkel wijzigingen aanbrengen als u de eigenaar van die agenda bent. U ziet volgende kolommen: Kolom ID Titel Eigenaar Publiek Betekenis Het unieke nummer van de agenda De benaming van de agenda De gebruiker die de agenda gecreëerd heeft Een publieke agenda is voor alle andere gebruikers zichtbaar. Enkel de eigenaar kan zijn agenda publiek maken. 4 / 21
2 Detailfiche agenda Dat is de detailfiche van een agenda. 2.1 Velden Kolom ID Naam agenda Eigenaar Publiek zichtbaar Kleur Betekenis Het unieke nummer van de agenda De benaming van de agenda De gebruiker die de agenda gecreëerd heeft Een publieke agenda is voor alle andere gebruikers zichtbaar. Enkel de eigenaar kan zijn agenda publiek maken. De kleur waarmee de agenda-items in het maand- of weekoverzicht worden weergegeven. De kleur kan aangepast worden via de verrekijker. 2.2 Subforms 2.2.1 Alleen lezen Gebruikers die Alleen lezen -rechten hebben voor de agenda, kunnen de agenda in hun maand- of weeroverzicht zichtbaar maken, en kunnen de details van elk agenda-item inzien. Zij kunnen geen wijzigingen aanbrengen aan de agenda, noch aan de items. Enkel de eigenaar van een agenda kan aan andere gebruikers rechten toekennen. 5 / 21
2.2.2 Lezen + Schrijven Gebruikers die lees- en schrijfrechten hebben voor de agenda, kunnen de agenda en de agendaitems in hun maand- of weeroverzicht niet alleen zichtbaar maken, ze kunnen ook overal wijzigingen aanbrengen, items verwijderen, enz. In de detailfiche van de agenda kunnen zij geen wijzigingen aanbrengen. Ze kunnen ook geen rechten toekennen aan andere gebruikers. Enkel de eigenaar van een agenda kan namelijk aan andere gebruikers rechten toekennen. 6 / 21
3 Maandoverzicht Navigatiebalk Afgebeelde maand Weekdagen Maandrooster Agenda-item Tooltip Het maandrooster geeft u een overzicht van de evenementen (agenda-items, cursussen, reservaties, enz.) in een welbepaalde maand. 3.1 Afgebeelde maand U ziet in het midden een keuzelijst met de afgebeelde maand. Standaard is dat de huidige maand. Via deze keuzelijst kan u alle maanden oproepen, tot een jaar verder of een jaar terug. 3.2 Navigatiebalk U kan eenvoudig tot drie maanden terug of drie maanden verder navigeren met de knoppen links en rechts van de afgebeelde maand. 3.3 Weekdagen Onder de navigatiebalk ziet u wit op groen de dagen van de week afgebeeld. 7 / 21
3.4 Maandrooster In het maandrooster ziet u 5 of 6 weken (afhankelijk van de maand). De dagen van de afgebeelde maand hebben een witte achtergrond, die van de vorige of volgende maand een lichtgrijze. De huidige dag (vandaag), wordt aangeduid met een zwart balkje bovenaan. In elk vakje ziet u de datum, en de knop Nieuw om een nieuw agenda-item te creëren in één van uw agenda s (of in één van de agenda s waarvoor u schrijfrechten hebt). De items kunnen afkomstig zijn uit verschillende agenda s. Wélke items getoond worden, kan u instellen via de Voorkeuren (zie verder). Agenda-items worden per dag in chronologische volgorde getoond. 3.5 Agenda-items Voor elk agenda-item krijgt u het beginuur, en de titel van het item te zien. Items die de optie Hele dag hebben, hebben geen beginuur, en worden eerst vermeld. U kan het item eenvoudig aanklikken om alle details te zien. U kan ook met de muis over een item gaan om de bijhorende tooltip te laten verschijnen (zie hieronder). 3.6 Tooltips Als u met de muis over een item gaat, geeft de tooltip u aanvullende informatie over het item. De getoonde informatie is afhankelijk van het soort item. Meestal gaat het onder andere over: - de titel van het item - de naam van de agenda waaruit het item komt - begin- en einduur - locatie Verder ziet u indien van toepassing hyperlinks om items te verwijderen, of links naar detailpagina s (ondermeer bij cursussen of reservaties). 8 / 21
4 Weekoverzicht Navigatiebalk Afgebeelde maand Weekdagen Weekrooster Agenda-item Tooltip Het weekoverzicht werkt op een gelijkaardige manier als het maandoverzicht. Uiteraard gaat het hier over weken in plaats van maanden. Om een nieuw agenda-item te creëren, kan u gebruik maken van de vermelde uren. Wanneer u op een tijdstip klikt, is dit tijdstip meteen ook ingevuld in de detailfiche van het nieuwe agenda-item. 9 / 21
5 Detailfiche Agenda Item 10 / 21
5.1 Velden Kolom Agenda Betekenis De agenda waartoe het item behoort. Bij het creëren van een nieuw item wordt de defaultagenda standaard ingevuld. Enkel agenda s waarvoor u als gebruiker schrijfrechten hebt, of waarvan u eigenaar bent, kunnen dan gekozen worden. Als het item tot een agenda behoort waarvoor u alleen leesrechten hebt, dan kan u de keuzelijst niet wijzigen. Datum Aanvang Einde Hele dag? Titel Opmerkingen Locatie Datum van het item Het beginuur Het einduur Als het evenement een hele dag duurt, of indien er geen begin- en einduur kunnen opgegeven worden, kan u de optie Hele dag aanvinken. Items die een hele dag duren, worden in het maand- of weekoverzicht bovenaan vermeld in het vakje van de dag in kwestie. De omschrijving van het item / evenement Een meer uitgebreide omschrijving De plaats waar het evenement doorgaat. Dit is zuiver tekst en niet gelinkt aan de locaties die in Scarabee zitten. 11 / 21
5.2 Knoppen 5.2.1 Item verwijderen Om het item te verwijderen. Er wordt eerst een bevestiging gevraagd. 5.2.2 Herhaalpatroon Met deze knop kan u een evenement zich een aantal keer laten herhalen. U krijgt volgend scherm te zien: Veld Titel Begindatum Beginuur Einduur Hele dag? Aantal keer (zonder 1 e keer) Frequentie Betekenis De titel van het agenda-item. Niet aanpasbaar. De eerste herhaling Het beginuur Het einduur Als de kopies van het originele eventement hele dagen duren, kan u dit aanvinken Het aantal herhalingen, zoals vermeld zonder het originele evenement mee te tellen De herhalingsfrequentie, uitgedrukt in een aantal, en in dagen, weken of maanden. Bijvoorbeeld: om de 2 weken. 12 / 21
Op welke dagen? Als de frequentie uitgedrukt is in weken, kan aangegeven worden op welke weekdagen de herhalingen zullen plaatsvinden. Bij een frequentie uitgedrukt in dagen of maanden, heeft het invullen van weekdagen geen enkel effect. Begin onderbrekingsperiode Einde onderbrekingsperiode Het begin van een periode waarin er geen herhalingen zullen zijn, bv. een vakantie Het einde van die periode Met de knop Opslaan worden de gevraagde herhalingen van het originele agenda-item aangemaakt. 5.2.3 Personen toevoegen Met de knop Personen toevoegen kan u een selectie maken van personen, die u kan uitnodigen voor een evenement. Het uitnodigen gebeurt uiteindelijk per e-mail. U kan ook een eerder aangemaakte bestaande selectie van personen toevoegen aan een evenement, als genodigden. 5.2.4 Mijn Groepen toevoegen Met de knop Mijn Groepen toevoegen kan u de personen die deel uitmaken van één van uw persoonlijke groepen, in één keer allemaal uitnodigen voor het evenement. Hoe u dergelijke groepen aanmaakt, leest u verder onder Overzicht Mijn Groepen. 13 / 21
5.2.5 Mail versturen Met de knop Mail versturen stuurt u per e-mail een uitnodiging naar alle genodigden. Het bericht dat verzonden wordt, ziet er ongeveer zo uit: Zoals u ziet kunnen de genodigden met één enkele klik laten weten of zij aanwezig zullen zijn, of niet. Als gebruiker krijgt u dit ook te zien in het subform Genodigden. Als er nieuwe genodigden toegevoegd worden, krijgen alleen die een uitnodiging bij een nieuwe klik op de knop Mail versturen. Een uitnodiging kan dus nooit 2 keer verzonden worden aan dezelfde persoon. 14 / 21
5.3 Subforms 5.3.1 Genodigden In het subform Genodigden krijgt u een overzicht van alle personen die u uitgenodigd heeft, of nog zal uitnodigen. Er zijn 3 manieren om personen uit te nodigen voor een evenement: Via Nieuwe record toevoegen (individueel) Met de knop Nieuwe record toevoegen komt u in de Detailfiche Genodigde, waar u: - een persoon kan toevoegen die reeds in de databank Scarabee voorkomt - een persoon kan toevoegen die nog niet in Scarabee zit, door opgave van zijn/haar naam, voornaam en e- mailadres. Enkel het e-mailadres is in dit geval verplicht. Via Personen toevoegen Met de knop Personen toevoegen kan u een selectie maken van personen, die u kan uitnodigen voor het evenement. Het uitnodigen gebeurt uiteindelijk per e-mail. U kan ook een eerder aangemaakte bestaande selectie van personen toevoegen aan een evenement, als genodigden. Via Mijn Groepen toevoegen Met de knop Mijn Groepen toevoegen kan u de personen die deel uitmaken van één van uw persoonlijke groepen, in één keer allemaal uitnodigen voor het evenement. De genodigden kunnen dus maar hoeven geen personen uit de Scarabee-databank te zijn. 15 / 21
5.3.2 Detailfiche Genodigde In deze fiche vindt u bovenaan de informatie over het evenement. Daaronder vindt u eventueel de informatie die over de genodigde in de Scarabee-databank aanwezig is. Met de verrekijker kan u een persoon opzoeken en selecteren. Daaronder vindt u volgende velden: Veld Voornaam Naam E-mail Deelname Betekenis De optionele voornaam van de genodigde De optionele naam van de genodigde Het verplichte e-mailadres 3 mogelijkheden: - niet bevestigd - neemt deel - neemt geen deel 16 / 21
6 Overzicht Mijn Groepen Mijn Groepen zijn groepen van personen die u als gebruiker enkel voor uzelf aanmaakt, en die onzichtbaar blijven voor andere Scarabee-gebruikers. Het zijn dus contacten groepen van personen - die u op een makkelijke manier kan oproepen bij het uitnodigen van personen voor een evenement uit uw agenda. De personen die u opneemt in een groep, kunnen al dan niet deel uitmaken van de Scarabee- Personendatabank. Een e-mailadres alleen volstaat al om iemand in een groep op te nemen. Elke groep geeft u een naam, de omschrijving. 17 / 21
7 Detailfiche groep In deze fiche ziet u welke personen deel uitmaken van uw persoonlijke groep. 7.1 Velden Kolom ID Omschrijving Betekenis Het unieke nummer van de groep De benaming die u zelf aan de groep geeft 7.2 Subforms 7.2.1 Groepsleden In dit subform ziet u de personen die met hun voornaam, naam, e-mail en persoonsid deel uitmaken van de groep. Met de knop Nieuwe record toevoegen kan u nieuwe personen toevoegen aan de groep. U komt dan in de detailfiche Groepslid. 18 / 21
Met de verrekijker bovenaan kan u een persoon opzoeken in Scarabee, en vervolgens lid maken van uw groep. U kan echter ook rechtstreeks Voornaam, Naam en E-mailadres invoegen. Enkel het laatste is verplicht. 19 / 21
8 Voorkeuren In de Voorkeuren ziet u bovenaan uw ID en gebruikersnaam staan. Verder bepaalt u volgende zaken: Default agenda Cursussessies die u wil laten verschijnen Welke agenda wordt standaard voorgesteld bij het creëren van een nieuw agenda-item? U kan cursussessies in uw maand- en weekoverzicht laten verschijnen. U heeft de keuze uit: - cursussessies waarvan u begeleider bent - cursussessie waarvoor u verantwoordelijke bent - interne cursussessies (die in huis doorgaan) - externe cursussessies (die buitenshuis doorgaan) - cursussessies zonder locatie (waarvoor nog geen locatie ingevuld werd) Reservaties die u wil laten verschijnen Ook reservaties kan u in uw maand- en weekoverzicht laten verschijnen. U heeft de keuze uit: - reservaties van lokalen - reservaties van materiaal 20 / 21
Agenda s die u wil laten verschijnen U kan volgende agenda s laten verschijnen in uw maand- en weekoverzicht: - agenda s waarvan u eigenaar bent (die u zelf gecreëerd heeft) - agenda s waarvoor u minstens leesrechten heeft - publieke agenda s 21 / 21