Tijd- en plaatsonafhankelijk werken De voordelen van HRM-systemen in de cloud
Samenvatting De voordelen van tijd- en plaatsonafhankelijkheid van HRM-systemen in de cloud zijn veel groter dan alleen besparing op reiskosten en een hogere medewerkerstevredenheid. Een sneller en efficiënter verloop van HRM-processen betekent onder meer dat de organisatie als geheel kan innoveren. Wanneer HRM-gegevens via de cloud beschikbaar komen, kunnen HRM-processen sneller en efficiënter verlopen, waardoor de organisatie als geheel kan innoveren. Met de term cloud wordt verwezen naar de mogelijkheid om via het internet diensten af te nemen die draaien op een wolk aan computers van externe leveranciers. Deze servers zijn veelal ondergebracht in uitgestrekte datacenters, die professioneel worden beheerd en onderhouden. Deze overstap leidt tot besparingen en bevrijdt organisaties van veel zorgen rond de beveiliging van hun HRM-gegevens. Het onderbrengen van HRM-applicaties binnen de cloud maakt daarnaast vernieuwing mogelijk van allerlei HRM-processen. Die overstap heeft daardoor meer voordelen dan de meeste organisaties zich realiseren. Een deel daarvan is overbekend: reistijden en reiskosten dalen, medewerkers worden productiever en kunnen altijd en overal samenwerken met collega s. Maar daarnaast maakt plaats- en tijdonafhankelijk werken ook de weg vrij voor 24/7-dienstverlening, een consequenter hergebruik van best practices en een soepeler internationale samenwerking. Hierdoor kan de slagkracht van de organisatie toenemen en verbetert de concurrentiepositie. In deze whitepaper besteden we aandacht aan deze relatief onbekende voordelen van de tijd- en plaatsonafhankelijkheid van HRM-systemen in de cloud. 2
Inhoud Inleiding 3 Internationale samenwerking wordt eenvoudiger 4 Competenties worden beter benut 5 24/7 dienstverlening wordt eenvoudiger 6 De organisatie kan sneller en efficiënter reageren 7 Best practices worden vaker toegepast 8 Medewerkerstevredenheid gaat omhoog 9 De organisatie is aantrekkelijk voor talenten 10 Binden van buitenlands talent 11 De inzet van digitale nomaden 12 Op de toekomst voorbereid 13 Conclusie 14 Over Visma Software 15 3
Let op de wettelijke aanzegtermijn Inleiding Wanneer HRM-gegevens via de cloud beschikbaar komen, kunnen HRM-processen sneller en efficiënter verlopen, waardoor de organisatie als geheel kan innoveren. Bij deze overstap naar de cloud moet onderscheid worden gemaakt tussen Software as a Service (SaaS) en pure HRM-software in de cloud. In het eerste geval wordt bestaande HRM-software gehost binnen computercentra. In het tweede geval gaat het om nieuwe software die speciaal is ontwikkeld voor een cloudplatform. Deze pure HRM-software in de cloud brengt veel voordelen met zich mee in vergelijking met SaaS: niet alleen is pure HRM-software in de cloud per saldo goedkoper, de cloud-leverancier draagt bovendien zorg voor de beveiliging, het beheer, de ontwikkeling en het updaten van de software. Het onderbrengen van HRMgegevens bij een cloudleverancier bevrijdt organisaties daardoor van de taak om eigen software en servers aan te schaffen en te onderhouden. Hierdoor kunnen de kosten in belangrijke mate worden gereduceerd, zoals beschreven in de Visma-whitepaper Besparen op salarisadministratiebeheer, Uw payroll-proces in de cloud. Daarnaast biedt de cloud aan medewerkers de mogelijkheid om op elk moment in elk land ter wereld, vanaf een eigen mobiel apparaat toegang te krijgen tot HRMgegevens. Om gebruik te maken van de software volstaat enkel een standaardbrowser. Veel organisaties bemerken vervolgens dat de voordelen van deze manier van werken veel verder reiken dan lagere reiskosten en hogere medewerkerstevredenheid. In deze whitepaper komen de voordelen aan bod van de tijd- en plaatsonafhankelijkheid van HRM-systemen in de cloud. 4
Internationale samenwerking wordt eenvoudiger Wanneer organisaties hun HRM-software onderbrengen in de cloud wordt virtuele samenwerking tussen buitenlandse vestigingen eenvoudiger. Wanneer de werktijden van HRM-medewerkers binnen verschillende tijdszones vallen, kan daardoor toch vaak een moment gevonden worden dat voor werknemers in verschillende geografische gebieden haalbaar en comfortabel is. 5
Competenties worden beter benut Wanneer HRM-adviseurs op verschillende geografische locaties gebruikmaken van dezelfde cloudsoftware, ontstaat de mogelijkheid om ook na lokale sluitingstijd te adviseren over de inzet van werknemers die beschikken over de vaardigheden of het inzicht om bepaalde projecten vlot te trekken. Hierdoor kunnen internationale ondernemingen beter gebruikmaken van de zeldzame kennis en talenten van medewerkers over de hele wereld. Dit voordeel is des te groter voor relatief kleine organisaties die desondanks in verschillende landen actief zijn. Ook op landelijk niveau zijn er voordelen. Het wordt voor HRM-adviseurs eenvoudiger om te adviseren aan andere vestigingen in het land, omdat gebruik wordt gemaakt van één en hetzelfde systeem in de cloud. 6
24/7 dienstverlening wordt eenvoudiger Wanneer werknemers op verschillende geografische locaties gebruikmaken van dezelfde cloudsoftware, ontstaat hierdoor de mogelijkheid om de zakelijke openingstijden op te rekken en ook na traditionele sluitingstijden klanten te woord te staan. Wanneer het kantoor in Amsterdam gesloten is, kunnen buitenlandse vestigingen de dienstverlening voortzetten. Wanneer deze kantoren zich over de gehele wereld bevinden, is zelfs 24 uursservice mogelijk. Dankzij deze globale samenwerking in de keten kunnen bedrijven hun concurrentievoordeel in belangrijke mate verhogen. HRM-systemen kunnen deze internationale samenwerking verder ondersteunen door actuele informatie te bieden over beschikbaarheid, specialistisaties en competenties van collega s overal ter wereld. 7
De organisatie kan sneller en efficiënter reageren Wanneer software altijd en overal beschikbaar is, kunnen processen veel sneller verlopen. Wanneer de vestiging in Eindhoven een week plat ligt vanwege carnaval, kan de vestiging Groningen ervoor zorgen dat een sollicitatieprocedure voor een functie die snel moet worden ingevuld, niet eveneens stil komt te liggen. Ook internationaal kunnen vestigingen elkaar ondersteunen. Wanneer bijvoorbeeld in België niet wordt gewerkt vanwege een katholieke feestdag, kan de Nederlandse vestiging het stokje overnemen. Op allerlei vlakken kan de organisatie de vruchten plukken van deze snellere reactietijd. Reorganisaties kunnen beter worden afgestemd tussen verschillende vestigingen, personeel kan op slimme manieren elders worden ingezet en talentvolle sollicitanten kunnen sneller geworven worden, voordat ze benaderd worden door de concurrentie. 8
Best practices worden vaker toegepast Doordat dankzij tijd- en plaatsonafhankelijk werken kennis beter kan worden gedeeld, worden ook best practices breder toegepast binnen de gehele organisatie. Hierdoor stijgt het algemene kwaliteitsniveau binnen de organisatie. Processen kunnen hierdoor efficiënter verlopen. Voor HRM-afdelingen worden het hierdoor bovendien eenvoudiger om eenduidige procedures af te dwingen. Dit kan variëren van procedures voor de afnemen van assessments en het vastleggen van beoordelingsgesprekken tot het voeren van intake- of juist exitgesprekken. 9
Medewerkerstevredenheid gaat omhoog Werknemers zijn gewend vanaf hun smartphone of tablet toegang te hebben tot allerlei toepassingen. Dankzij moderne HRM-software in de cloud hebben deze medewerkers nu ook altijd en overal toegang tot hun digitale loonstrook, declaraties en ziekteverzuimgegevens. Door bovendien gebruik te maken van de kracht van dit soort apparaten, zoals een ingebouwde camera, kan het indienen van aanvragen gebruikersvriendelijker verlopen. Denk alleen al aan de mogelijkheid om te declareren bonnen te fotograferen met de ingebouwde camera van een laptop, tablet of smartphone. Waar werknemers in buitendienst vroeger de interne post moesten gebruiken of een bezoek aan kantoor moesten brengen om hun HRM-zaken afdelen, kunnen mensen nu thuis hun eigen HRM- en salarisgegevens inzien en wijzigen. Wanneer zij s avonds op de bank met hun partner besluiten dat het hoog tijd is een lang weekend op reis te gaan, kunnen zij ter plekke vanaf hun tablet, smartphone of laptop verlof aanvragen. Op de achtergrond zorgt het HRM-systeem ondertussen voor een correcte afhandeling. De toestemming om akkoord te geven voor een verlofaanvraag, declaratie of opleiding komt zo automatisch bij de juiste persoon terecht. Een werknemer kan op elk moment controleren hoe het is gesteld met de status van zijn of haar aanvraag. Is deze alleen ingediend of ook al goedgekeurd? Wanneer wordt het salaris of de declaratie uitbetaald? Deze toename in systeemtransparantie geeft werknemers een groter gevoel van controle. Dit resulteert in een stijging van de betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers. 10
De organisatie is aantrekkelijk voor talenten Organisaties die het imago hebben een goede werkgever te zijn, krijgen soms honderden reacties op één vacature. Ze trekken hoger gekwalificeerde en meer getalenteerde kandidaten. Niet alleen omdat talenten graag samenwerken met andere talenten, maar ook omdat ze de interne carrièremogelijkheden van goede werkgevers waarderen. Om deze mobiliteit mogelijk te maken is het van belang dat HRMafdelingen goed inzicht hebben in opleidingsniveau, kennis en vaardigheden van individuele werknemers. Moderne HRM-systemen in de cloud vergemakkelijken deze taak aanzienlijk doordat competentieprofielen er gemakkelijker internationaal mee kunnen worden gedeeld. Deze profielen bieden niet alleen de mogelijkheid om ontwikkelingspunten te identificeren, het is zelfs mogelijk om het systeem te laten beoordelen in hoeverre een medewerker voldoet aan de eisen die worden gesteld aan bepaalde functies binnen het bedrijf: als een salesmedewerker aangeeft de ambitie te hebben om zich tot leidinggevende te ontwikkelen, dan kan zijn of haar competentieprofiel binnen het systeem automatisch worden vergeleken met de vacature-eisen die aan salesmanagers worden gesteld. Ook mogelijke internationale ambities kunnen op deze manier worden afgestemd. Hierdoor wordt het voor werknemers gemakkelijker om internationaal carrière te maken en wordt hun talent optimaal benut. 11
Binden van buitenlands talent Dankzij moderne HRM-systemen in de cloud kunnen organisaties maximaal zicht krijgen op de potentie van werknemers, ook als die zich in het buitenland bevinden. Daardoor ontstaat de mogelijkheid buitenlandse talenten tijdig te herkennen en aan de organisatie te binden. In plaats van dat talentvolle werknemers na verloop van tijd vertrekken om elders aan de slag te gaan, voelen zij zich door de organisatie op waarde geschat. Wanneer hun een opleidingstraject op maat wordt aangeboden, waarmee hun ontwikkeling maximaal wordt gestimuleerd, kan de waarde van deze werknemers voor de organisatie bovendien snel toenemen. Dankzij HRM-systemen in de cloud kunnen organisaties talenten proactief aan zich binden. Het gevaar dat zij vertrekken zonder dat alles is gedaan om hen te behouden, wordt hierdoor aanzienlijk kleiner. 12
De inzet van digitale nomaden Wanneer de HRM-directie op zoek is naar een nieuwe HRM-medewerker die beschikt over zeldzame kennis of vaardigheden, kan het gebeuren dat de meest veelbelovende kandidaat aan de andere kant van het land woont. Verhuizen is lang niet altijd mogelijk. Ook in dit geval bewijst de plaatsonafhankelijkheid van moderne HRM-systemen in de cloud haar nut. In principe is het namelijk prima mogelijk een gespecialiseerde adviseur het grootste deel van de week op afstand te laten werken. Trendwatchers verwachten dat deze manier van werken in de toekomst alleen maar terrein gaat winnen. Hierbij gaat het ook om digitale nomaden, die plaatsonafhankelijkheid tot een manier van leven hebben gemaakt. Ze reizen ofwel rond, of doen hun werk vanuit een vaste plek in een ver buitenland. Het gaat hierbij vaak om specialisten met veel ervaring, die daardoor ook vanuit het buitenland aantrekkelijk zijn voor werkgevers. Omdat ze zich meestal vestigen in landen waar de kosten van levensonderhoud lager zijn, kunnen zij bovendien in veel gevallen werken voor concurrerende tarieven. Organisaties die erin slagen om deze digitale nomaden op intelligente wijze in te zetten, worden voor deze vooruitstrevende houding beloond doordat ze toegang hebben tot een grotere pool aan internationaal talent. 13
Op de toekomst voorbereid Dankzij HRM-systemen in de cloud kan gestructureerd gezocht worden naar kandidaten die in de nabije toekomst van grote waarde kunnen zijn, of die zich nu in Nederland, of het buitenland bevinden. Wanneer de organisatie al werknemers in dienst heeft die beschikken over competenties die in de nabije toekomst van grote waarde kunnen zijn, kan een HRM-systeem in de cloud van nut zijn door hen snel te identificeren. Wanneer er interne vacatures zijn die interessant zijn voor deze krachten, kan het systeem hen automatisch attenderen op deze functies. Zo worden medewerkers met bijzondere competenties tijdig herkend en voor de toekomst behouden. Ze kunnen bovendien optimaal worden ingezet binnen de organisatie, in binnenen buitenland. Dit geldt ook voor organisaties met verschillende vestigingen in Nederland. HRM-afdelingen hebben een beter overzicht over het talent dat aanwezig is binnen de organisatie. Zo kan beter gebruikgemaakt worden van zeldzame en gewilde vaardigheden. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om ICT-vaardigheden, ervaring met het opzetten en uitvoeren van bigdata-analyses of waardevolle kennis van specifieke producten, diensten of branches. 14
Conclusie Wanneer HRM-systemen in de cloud zijn ondergebracht is deze software altijd en overal beschikbaar vanaf elke computer. Het wordt daardoor voor HRM-adviseurs eenvoudiger om samen te werken met personen binnen andere vestigingen, ook als die zich in het buitenland bevinden. HRM-systemen kunnen deze internationale samenwerking verder ondersteunen door actuele informatie te bieden over beschikbaarheid, specialiaties en competenties van collega s overal ter wereld. Hierdoor gaat de slagkracht van organisaties omhoog, kan sneller worden ingespeeld op actuele ontwikkelingen en neemt de kans toe dat organisaties de concurrentie op het gebied van vernieuwing voorbijstreven. Niet alleen wordt de organisatie hierdoor als geheel efficiënter. Ook wordt het, dankzij een eenvoudiger samenwerking tussen verschillende vestigingen in binnen- en buitenland, veel eenvoudiger om 24/7-dienstverlening te bieden aan klanten. 15
Over Visma Software Visma publiceert regelmatig informatie over het vakgebied Human Resource Management en salarisverwerking met als doel u te informeren over de ontwikkelingen die er binnen deze vakgebieden plaatsvinden en u te helpen uw doelstellingen mede te realiseren. Visma Software levert volledig geïntegreerde softwareoplossingen voor Human Resource Management en salarisverwerking. Het stelt het lijnmanagement en de werknemers zelf in staat om taken die voorheen bij HRM lagen uit te voeren. Voor meer informatie: Visma Software, Rob van Loenen, telefoonnummer: 033 45 45 111. www.vismasoftware.nl info-amersfoort@visma.com Maandelijks verstuurt Elsa Breeland de nieuwsbrief Elsa vertelt... met antwoorden op HRM-vragen. Klik hier om u in te schrijven. 16