Goed werkgeverschap en eigen verantwoordelijkheid! SOCIAAL JAARVERSLAG 2013 GEMEENTE SOEST Beste collega s In deze Prezi treffen jullie het sociaal jaarverslag 2013 aan. De creatieve en digitale vorm van dit jaarverslag past bij onze organisatie waarin wij vernieuwend willen zijn. Dit is ook terug te zien en te lezen in de diverse onderwerpen in dit jaarverslag. Eigentijdse activiteiten en vernieuwend beleid die zorgen voor een gezonde organisatie en tevreden, bevlogen en betrokken medewerkers die zich inzetten voor het bestuur en de samenleving van Soest. Dit is onder andere terug te zien in een laag ziekteverzuimpercentage van 3,78% en de waardering met een cijfer 8 uit het in 2013 gehouden medewerkeronderzoek. Een cijfer waarmee Soest is uitgeroepen tot beste gemeentelijke werkgever 2013 (Beste Werkgevers Award 2013 van Effectory en Intermediair). Iets waar wij, samen met jullie, heel trots op zijn! Vooral op de elementen tevredenheid, loyaliteit, betrokkenheid en bevlogenheid scoort Soest (ruim) boven het gemiddelde van andere gemeenten. De titel van dit sociaal jaarverslag is daarom dit jaar: Goed werkgeverschap en eigen verantwoordelijkheid! Goed werkgeverschap en eigen verantwoordelijkheid beschouwen wij als vanzelfsprekend in alles wat we doen. Niet omdat het moet, maar omdat we het belangrijk vinden medewerkers in staat te stellen zich te ontwikkelen in de taken die ze moeten uitvoeren, maar ook te kunnen omgaan met nieuwe taken en veranderingen die op ons afkomen. Duurzame inzetbaarheid van medewerkers is daarbij belangrijk met een gezond werkklimaat waarbinnen de medewerkers gemotiveerd en met plezier (samen)werken. Vernieuwing en ontwikkeling op professioneel en persoonlijk niveau kenmerken ons HR-beleid en strategisch opleidingsbeleid. Binnen onze organisatie proberen wij steeds weer de inwoner centraal te stellen en onze dienstverlening te verbeteren. Ruimte om je te blijven ontwikkelen, nieuwe taken op je te nemen en het beste uit jezelf halen is daarbij van groot belang. Wij denken dat als je doet waar je goed in bent, je met meer plezier naar je werk gaat en bereid bent om net dat beetje extra te geven voor de inwoners van Soest en Soesterberg. Daarmee groeien we als organisatie en kunnen wij inspelen op nieuwe veranderingen en behoeften die spelen in onze maatschappij. De nieuwe rol van gemeenten en onze veranderende positie in de samenleving vraagt om anders denken en kijken naar de wereld om ons heen, om andere competenties en oplossingen en daarom buigen wij ons in 2014 over de vraag hoe de gemeentelijke organisatie eruit zou moeten en kunnen zien in 2020. Het verder vorm geven van deze visie is een uitdagend traject waar we in 2014 verder aan werken, waarbij wij jullie kennis, kunde en innovatieve denkkracht graag willen benutten. Naast dit visietraject zijn wij ons natuurlijk aan het voorbereiden op de komende periode waarin een nieuwe gemeenteraad en college aantreden. Ook dit zal veranderingen en vernieuwing met zich meebrengen. We staan aan de vooravond van een uitdagende en nieuwe periode, waarbij we er als directie van overtuigd zijn dat wij medewerkers hebben die ook in 2014 graag samen met ons de uitdaging aangaan! Bedankt voor jullie inzet in 2013! Age Veenstra, gemeentesecretaris Jeannet Kool, directeur Bedrijfsvoering
Beste gemeentelijke werkgever 2013 Door de resultaten van het METEO (medewerkeronderzoek) zijn wij uitgeroepen tot beste gemeentelijke werkgever van 2013 (Beste Werkgevers Award 2013 van Effectory en Intermediair). De medewerkers hebben ons gewaardeerd met een cijfer 8. Onder het genot van een gebakje hebben wij hier met alle medewerkers bij stil gestaan. In 2014 zal dit mooie feit onder andere ook gebruikt worden in onze arbeidsmarktcommunicatie. Nu gaat het om koesteren wat goed gaat en verbeteren waar mogelijk. Achtergrondartikel van Intermediair over de gemeente Soest 'andere competenties nodig dan vroeger' (december 2013) http://www.intermediair.nl/weekblad/20131219/#18 Profielschets van de gemeente Soest op de website van beste werkgevers (Intermediair/Effectory) http://www.beste-werkgevers.nl/bedrijf/gemeente-soest/ Organisatieontwikkeling Personele bezetting, in- en uitstroom en leeftijdsopbouw De feitelijke formatie ligt in 2013 4,68% onder de structurele formatie (volgens de begroting). De belangrijkste reden hiervoor is dat bepaalde vacatures niet zijn ingevuld en/of medewerkers minder zijn gaan werken. Verder is er in een aantal gevallen voor gekozen om het vacaturebudget niet te gebruiken voor vaste invulling, maar de werkzaamheden in te vullen door tijdelijke inhuur. Dit zorgt voor de nodige flexibiliteit, waarbij het beleid is dat de inhuurkosten minder dan 10% van de totale loonsom bedragen. In 2013 zijn 13 vacatures ontstaan waarvan er 2 niet zijn ingevuld. Er zijn 21 medewerkers uitgestroomd en 14 medewerkers ingestroomd. Het grootste deel is uit dienst getreden in verband met de beëindiging van een tijdelijke aanstelling. 23,8% is op eigen verzoek uit dienst getreden. Het aantal deeltijdwerkers is iets toegenomen ten opzichte van 2012 (+ 0,6%). Landelijk is ook een lichte toename te zien. Bij Soest werken meer vrouwen dan mannen en het aantal vrouwen neemt de laatste jaren verder toe. Dit laatste is een algemeen zichtbare tendens binnen gemeenten. Zoals uit de tabel 'leeftijd' af is te lezen, werken er binnen Soest geen mensen onder de 25 jaar en is het grootste deel (ruim 60%) ouder dan 45 jaar. Het aantrekken en het binden en boeien van jonge medewerkers zijn daarom belangrijke speerpunten. De gemiddelde leeftijd stijgt gestaag. Landelijk gezien is dit binnen gemeenten ook het geval en lag de gemiddelde leeftijd in 2012 op 46,9 jaar. Redenen hiervoor zijn de huidige arbeidsmarkt en het feit dat medewerkers langer doorwerken. Door de ruime arbeidsmarkt zijn medewerkers minder geneigd tot het veranderen van baan en door het beperkte aantal vacatures is nieuwe (jonge) aanwas gering. Verder werken mensen langer door vanwege de wijzigingen in de wet- en regelgeving rondom de pensioengerechtigde leeftijd. Deze factoren zorgen voor een lager doorstroompercentage. De grootste groep werkzame personen in onze organisatie behoort tot de leeftijdscategorie 45-55 jaar met 33,46%. Om goed zicht te houden op de ontwikkeling van het personeelsbestand is strategische personeelsplanning een belangrijk strategisch thema voor Soest welke ook terug zal komen in de HR nota 2014-2018. Pilot Het Nieuwe Werken In 2013 is een pilot gestart bij de afdeling Ruimte om ervaring op te doen met elementen van Het Nieuwe Werken (HNW). Onderdeel van de pilot was dat er gedurende het jaar een drietal enquêtes zijn uitgezet bij de medewerkers van deze afdeling en hun interne klanten. De analyses van de enquêtes worden betrokken bij de evaluatie van de pilot. In 2014 bekijken wij op basis van deze ervaring hoe HNW binnen onze organisatie verder vorm kan krijgen. Afspraken op het gebied van de flexibilisering van de werktijden zoals opgenomen in de nieuwe CAO voor gemeenteambtenaren levert hier ook een bijdrage aan.
Integratie Werk & Inkomen Gezamenlijk met de gemeente Bunschoten en Baarn is besloten om vanuit BBS verder te werken aan de integratie van Werk en Inkomen. BBS en de afdeling werk van de gemeente Soest worden samengebracht in een nieuwe uitvoeringsorganisatie. De wenst tot herontwerp van de uitvoering van Werk en Inkomen komt voort uit de behoefte aan meer integraliteit tussen Werk en Inkomen, zowel op bestuurlijk niveau op beleidsniveau als op uitvoerend en resultaten kinnen worden verbeterd door vanuit één uitvoeringsorganisaties te gaan opereren. Door de teruglopende rijksbudgetten van 2012 voor re-integratie en inburgering zijn andere beleidsmatige keuzes gemaakt. Uitganspunt is om de nog beschikbare middelen zoveel mogelijk ten goede te laten komen aan de doelgroepen en zo min mogelijk aan de overhead en gebouwen. Meer efficiency wordt hierdoor noodzakelijk. Het gezamenlijke doel van de drie gemeenten is om te komen tot: 1. Een moderne, op de toekomst gerichte en duurzame uitvoeringsorganisatie van Werk en Inkomen. Een integrale uitvoeringsorganisatie, die efficiënt is, transparant is en waar een duidelijke scheiding van beleid en uitvoering gerealiseerd is. Het model dient ruimte voor ontwikkeling te bieden: ontwikkeling is geografisch, inhoudelijk en organisatorisch mogelijk. 2. Meer monitoring van beleid en uitvoering mogelijk maken. Dit dient een transparant en begrijpelijk proces te zijn. 3. Door de budgetverantwoordelijkheid bij de beleidsafdeling te beleggen, is meer regie en sturing mogelijk op de uitvoering door bestuur en beleid. Dit verheldert de gekozen scheiding tussen beleid en uitvoering. 4. Uitvoering gebeurt op basis van concreet geformuleerde doelstellingen. De gemeente is niet zonder meer de enige aangewezen uitvoerder van re-integratietrajecten. Met deze gezamenlijke uitvoeringsorganisatie zijn wij voorbereid op de toekomst. Gemeenten zijn niet nadrukkelijk uitvoerder maar partner in het sociale domein, waarin samen wordt gewerkt met maatschappelijke partners voor een kwetsbare doelgroep. De gemeente is niet perse meer de beste uitvoerder van Werk en Inkomen, maar gekeken wordt hoe de rol van de gemeente als regisseur ingevuld kan worden. Regie op het klantproces is de primaire taak. Voor de keuze van de in te zetten ondersteuning gaat de gemeente haar rol als contractpartner (opdrachtgever) nadrukkelijker invullen door jaarlijks de op het beleid gerichte producten te definiëren met de daarbij behorende prestatie-indicatoren en per product te bepalen wie de beste uitvoerder is tegen de beste prijs-kwaliteit verhouding. De reorganisatie zorgt voor een ingrijpende kanteling: van een taakgerichte uitvoering naar een procesgerichte uitvoering waar samenwerking, afstemming, procesbeheersing, resultaatgerichtheid en zelfstandigheid tot uiting kunnen komen. Vanuit de werkgroepen, waar verschillende medewerkers aan deelnemen, is input geleverd voor het ontwikkelen van het nieuwe klantproces en aanverwante processen, zoals bijvoorbeeld het toetsingsproces. In 2013 zijn reeds veel voorbereidingen getroffen voor deze reorganisatie die veranderingen met zich meebrengt voor de organisatie, cultuur, management en met name voor de medewerkers. In 2014 zal de nieuwe uitvoeringsorganisatie van start gaan. Duurzame inzetbaarheid Integraal Gezondheidsmanagement Integraal gezondheidsmanagement richt zich op een zo duurzaam mogelijke inzet van medewerkers door consequent aandacht te besteden aan hun gezondheid en welzijn. Het bieden van een gezond werkklimaat en plezier in het werk moet leiden tot minder zieke medewerkers, meer rendement op arbeid, een snellere werkhervatting van zieke medewerkers en geslaagde reintegratietrajecten van arbeidsongeschikten.
Een vitale organisatie met gezonde, gemotiveerde en bevlogen medewerkers. Dat is de ambitie die wij als gemeente Soest willen uitstralen. Over 2013 is een relatief laag ziekteverzuimpercentage te zien van 3,78%. Ten opzichte van 2012 is een forse daling zichtbaar en ook ten opzichte van de jaren daarvoor is het verzuimcijfer gedaald. De verzuimnorm voor gemeenten van gelijke grootte ligt op 4,2% (dit is het cijfer over 2012, cijfers over 2013 zijn nog niet gepubliceerd). De meldingsfrequentie ligt weliswaar onder het landelijke gemiddelde en is in 2013 verder gedaald, maar ligt nog wel boven de verzuimnorm van 1,18 (2012). Het aantal nulverzuimers (het aantal mensen dat niet ziek is in een jaar) is ruim lager (29,3%) dan gemiddeld (35,1% in 2012). In 2014 zal gestreefd worden naar een lichte verlaging van het ziekteverzuimpercentage en zal de focus liggen op het terugdringen van de meldingsfrequentie. De daling van de verzuimcijfers is mede ingegeven door de aandacht die hier in 2013 aan is besteed. Integraal gezondheidsmanagement is een belangrijk thema voor Soest, ook in 2013, waarin onder andere het verzuimbeleid is aangepast en een gezondheidsdag heeft plaatsgevonden. De werkgever krijgt, mede onder invloed van maatschappelijke ontwikkelingen en veranderende wet- en regelgeving, een steeds grotere verantwoordelijkheid voor het welzijn van de medewerkers. Deze ontwikkelingen vragen een ander gedrag van de medewerker en het management waarbij zij zich samen actief inzetten. Hieraan wordt aandacht besteed in het nieuwe activerende verzuimbeleid dat gericht is op inzetbaarheid. Arbo & Gezondheid Gezondheidsdag Op 17 januari 2013 deden medewerkers massaal mee aan de Soester Gezondheidsdag FIT & VITAAL. Op deze dag kon iedereen deelnemen aan diverse workshops onder dit thema. De aanleiding van de dag was een prijs die gemeenteraadslid de heer Karel van Geet won: een IZAgezondheidstoer. Arbobeleid In het kader van duurzame inzetbaarheid en gezonde, gemotiveerde en bevlogen medewerkers wordt door Soest een actief arbobeleid gevoerd. Hierbij werken wij nauw samen met de bedrijfsarts (Arbo Unie) en bedrijfsmaatschappelijk werker (GIMD) waarmee wij op regelmatige basis overleggen over verzuim en het voorkomen daarvan. In de zogenaamde SMT s (vergaderingen Sociaal Medisch Team) worden individuele acties en zaken die spelen op afdelingsniveau besproken. Bedrijfsarts De bedrijfsarts werkt samen met HRM, leidinggevende en de preventiemedewerker. Deze laatste wordt ook ingezet om gericht werkplekonderzoek/-aanpassing te doen. In een enkel geval was in 2013 een ergonomisch onderzoek door de deskundige van de Arbo Unie noodzakelijk. De aanpassingen hebben altijd tot verbetering of verdwijnen van de klachten geleid. Aandacht blijft voortdurend uitgaan naar het voeren van verzuimgesprekken door de leidinggevenden met de medewerkers, waarin de leidinggevenden in 2013 (opnieuw) zijn getraind. Ook is hierbij aandacht geweest voor het helder vastleggen van de afspraken, mede in het kader van de verplichtingen vanuit de Wet Verbetering Poortwachter. In 2013 vonden 185 verzuimspreekuren plaats en 69 arbeidsomstandigheden/frequent verzuimspreekuren. 33 keer werd met de curatieve sector (huisarts, specialist) gecorrespondeerd. Er werden 16 probleemanalyses en 1 re-integratieverslag opgesteld. 7 keer vond een SMT plaats. Aan het NCVB (Nederlands Centrum voor Beroepsziekten) zijn 3 beroepsziektemeldingen gedaan. Voor wat betreft de oorzaken van het ziekteverzuim blijkt dat de verdeling van diagnoses bij de eerste spreekuren bij langdurige ziekte als volgt is: 35% houdings- en bewegingsapparaat, 29% psychische aandoeningen en 36% overig. Verder is uitvoering gegeven aan het periodiek medisch onderzoek (PMO) bij 49 medewerkers van de afdelingen Bedrijfsvoering, Ruimte en Werk. Het PMO richt zich op het opsporen van risico s zowel op individueel als op groepsniveau. Ook dient het PMO als nulmeting. Het onderzoek wordt jaarlijks uitgevoerd bij circa 50 medewerkers. Dit betekent dat eens in de 4 à 5 jaar een herhaling van het PMO bij dezelfde groep plaatsvindt. De resultaten worden uitsluitend op groepsniveau in kaart gebracht. Individuele resultaten zijn direct aan betrokkenen teruggekoppeld. In geval van afwijkende scores/resultaten is de betreffende medewerker voor nader onderzoek en advisering bij de bedrijfsarts uitgenodigd.
Bedrijfsmaatschappelijk werk Maatschappelijk werk richt zich op het versterken van de (geestelijke) vitaliteit van de medewerkers. Daarbij gaat het om bewustwording en vergroten van de keuzemogelijkheden en inzicht verkrijgen in eigen mogelijkheden en beperkingen, drijfveren en motivaties. In 2013 zijn 26 medewerkers (14 vrouwen en 12 mannen) bij het bedrijfsmaatschappelijk werk gekomen. Hiervan was in 21 gevallen bij aanmelding geen sprake van verzuim. 65% van de aanmeldingen komt uit de leeftijdscategorie 46 t/m 65 jaar. De meesten komen op eigen initiatief (13 aanmeldingen) en daarnaast verwijzen de leidinggevenden op een laagdrempelige manier door en worden medewerkers ook doorverwezen vanuit de bedrijfsarts. Vanuit het bedrijfsmaatschappelijk werk wordt opgemerkt dat de verandering in werkzaamheden en verantwoordelijkheden dien van de medewerkers verwacht wordt, voor een aantal medewerkers niet hellemaal vanzelfsprekend is. Men moet wennen aan de veranderende taakopvatting. Hierbij is mentale veerkracht waarbij medewerkers veranderingen om zich heen herkennen, reflectie hebben op eigen doen en laten en hun gerag vervolgen afstemmen op de situatie, belangrijk. Hier wordt door het bedrijfsmaatschappelijk werk op de gecoacht waarbij de medewerker zelf verantwoordelijk is om in actie te komen en te blijven. Introductie en training van (nieuwe) medewerkers Alle nieuwe medewerkers krijgen een arbo-introductiegesprek waarin zij geïnformeerd worden over het arbobeleid, de diverse maatregelen die getroffen zijn en de verantwoordelijkheden die daar voor een ieder bij komen kijken. Ook volgen de medewerkers workshops in dit kader en vinden er binnen het opleidingsprogramma trainingen plaats zoals bijvoorbeeld een training asbest herkenning. Agressie en Geweld In mei 2013 heeft de burgemeester het convenant Veilige Publieke Taak ondertekend. Voor de organisatie is inmiddels een agressieprotocol beschikbaar op intranet en de medewerkers van de sociale dienst BBS en afdeling Werk hebben een agressietraining gevolgd. Verder is het thema agressie en geweld regelmatig aan de orde geweest in de werkoverleggen. Incidenten worden geregistreerd in een landelijk systeem GIR en wanneer medewerkers betrokken zijn geweest bij een incident, wordt er nazorg verleend. In 2013 zijn er 20 agressie incidenten gemeld (9 keer non verbale agressie, 2 keer fysieke agressie en 9 keer persoonlijke bedreiging). Interview Wethouder P&O Jannelies van Berkel Op 17 januari 2013 vond de gezondheidsdag FIT & VITAAL plaats voor alle medewerkers van Soest. Een evenement waaraan veel medewerkers deelnamen. Hoe heeft u deze dag ervaren? Vanuit mijn verantwoordelijkheid voor Bewegen (Sport, Spelen en Recreatie) en Personeel & Organisatie was ik betrokken bij de organisatie van de gezondheidsdag en mocht ik de dag openen. Na deze kick-off begon iedereen mee te bewegen met de Afrikaanse trommels en werden er deskfit-oefeningen gedaan. De hele dag vonden verschillende activiteiten en workshops plaats. Het was ontzettend leuk om het enthousiasme en de inspanningen van de medewerkers te zien. Het bruiste letterlijk van energie. Het enthousiasme is kenmerkend voor de Soester medewerkers en ik heb de dag ervaren als leerzaam en leuk en met name ook als een dag van onderlinge verbinding onder het thema gezondheid. Ziet u het enthousiasme terug in het dagelijkse werk? Jazeker! Juist door de bevlogenheid van de medewerkers hebben wij in 2013 weer mooie resultaten bereikt en op een plezierige wijze samengewerkt. Onze ambtelijke organisatie geeft een stevige en solide basis wat enorm waardevol is voor het college van B&W en de ontwikkelingen en uitdagingen waar we als gemeente voor staan. Wat wordt bij deze uitdagingen verwacht van de medewerkers? Klikkend door dit jaarverslag zie ik de organisatieontwikkelingen en thema s die op de agenda stonden (en staan) en voel ik weer de dynamiek. Ik ben mij bewust van de beweging en inzet die gevraagd wordt van alle medewerkers door diverse ontwikkelingen waar we mee te maken hebben. Eén van onze kerncompetenties is daarom niet voor niets durf & drive en dat heb je nodig als je
bij Soest werkt en je inzet voor de inwoners! Durf om nieuwe ideeën te opperen, te kijken naar oplossingsmogelijkheden die misschien niet direct voor de hand liggen en initiatief en drive tonen om hiermee aan de slag te gaan en zo goed mogelijk uitvoering te geven aan het collegeprogramma. Welke belangrijkste ontwikkelingen kenmerken 2013? Soest is volop in ontwikkeling. Vooral binnen het Sociaal Domein is op dit moment veel beweging. De decentralisaties van bevoegdheden op het terrein van werk en inkomen, de AWBZ en jeugdzorg hebben grote gevolgen voor de verantwoordelijkheden van gemeenten en de wijze waarop die werkzaamheden georganiseerd moeten worden. De integratie van de afdelingen Werk en Inkomen (2014) is hier onder andere een uitvloeisel van. Verder denk ik aan een aantal grote projecten die in 2013 zijn afgerond, zoals de Van Weedestraat en de projecten waar wij mee bezig zijn, zoals Hart van de Heuvelrug, de ontwikkeling van Soesterberg en de stationsontwikkeling Soest-Zuid. Opleiding & Ontwikkeling Medewerkers spelen in de ontwikkeling van onze organisatie een cruciale rol. Zij maken het verschil bij het consequent centraal stellen van de inwoner en onze dienstverlening aan klanten. Houding, vaardigheden, expertise en werkwijzen maken dat onze organisatie kan excelleren en zich verder kan ontwikkelen. Het is van belang die omstandigheden te scheppen waarin mensen weten waar ze aan toe zijn en welke bijdrage zij kunnen leveren en waarbij zij het beste uit zichzelf willen halen in het belang van de samenleving. Competenties moeten bijdragen aan de doelstellingen van het college- en raadsprogramma. Competenties zijn een verzameling van kennis, ervaring en persoonlijke vaardigheden. Door het optimaal inzetten van middelen en competenties wordt de efficiency verbeterd en de productiviteit verhoogd. Door opleiding en competentieontwikkeling kunnen medewerkers groeien als taakvolwassen professionals. De afdelingshoofden begeleiden en faciliteren hen hierbij. Integraal HRM-beleid (loopbaanbeleid, levensfasebewust personeelsbeleid, diversiteitsbeleid) is hierbij cruciaal. Door het investeren in de ontwikkeling van de medewerkers kunnen strategische en persoonlijke doelstellingen behaald worden. In 2013 hebben wij, mede vanwege subsidie van het A+O fonds, in ruime mate aandacht kunnen besteden aan strategisch opleidingsbeleid. Participatie en gebiedsgericht werken Een terugtredende overheid kan door het stimuleren van participatie een bijdrage leveren aan het versterken van de samenleving waarin of waarvoor zij actief is. Participatie heeft als doel om samen te werken met inwoners en organisaties om zo effectiever te handelen en dingen te realiseren voor de samenleving. Inwoners en organisaties willen graag invloed hebben op hun eigen omgeving en willen zich daar vaak ook voor inzetten. Hierdoor kan ook de kwaliteit beter worden omdat we gebruik maken van kennis, kunde en creativiteit uit de samenleving. Omdat ieder gebied anders is (met eigen bewoners die hun eigen wensen en ideeën hebben over hoe een aantrekkelijk woon- en leefgebied eruit ziet), zorgen wij er ook voor dat we per gebied onze activiteiten afstemmen op de opgaven die dáár liggen en dat we dit doen in overleg en samenwerking met andere partijen die in dat gebied actief zijn. Integraal gebiedsgericht werken binnen Soest beschouwen wij als een organisatiebrede werkwijze waarbij we onze inhoudelijke opgaven verbinden met die van partners en partijen in de samenleving. Zo kunnen we samen adequaat inspelen op situaties in de samenleving (maatwerk). Gebiedsgericht werken wordt uitgevoerd binnen de bestaande organisatie in een flexibele vorm; passend bij de benodigde aanpak. Onze organisatie, cultuur en werkwijze moeten daarop aansluiten. In 2013 zijn trainingen gegeven rondom dit thema participatie en gebiedsgericht werken. Er is gestart met een tweedaagse training voor alle leidinggevenden. Op basis van hun input, en in nauwe samenwerking met het cluster communicatie, is een trainings- en ontwikkeltraject samengesteld waaraan een groot gedeelte van de medewerkers uit de hele organisatie heeft deelgenomen. Het cluster communicatie is begonnen met een intensieve training waardoor zij de medewerkers kunnen trainen en voorzien van adviezen op het gebied van participatie en gebiedsgericht werken.
Andere trainingen Naast de trainingen die jaarlijks terugkomen, hebben de volgende specifieke trainingen plaatsgevonden. Er zijn twee trainingen aangeboden om medewerkers zich te laten ontwikkelen in hun persoonlijke talenten; talenten, kwaliteiten en personal branding en Netwerken. Deze sluiten goed aan op de ontwikkelingen binnen de samenleving en de competenties die dit vraagt van medewerkers. Netwerken en regievoeren en inzicht in de eigen talenten dragen hier aan bij. Ook heeft er een tweedaagse training Mediation vaardigheden plaatsgevonden. In het kader van klantgerichtheid en dienstverlening is het van belang dat er wordt geïnvesteerd in de communicatie richting onze klanten. Naast meer begrip over-en-weer en vanuit het principe van excellente dienstverlening, is het doel van deze training het aantal juridische procedures te verminderen. Het cultuur- en ontwikkeltraject Samenwerken doe je niet in je eendje, gericht op het kunnen inspelen op veranderingen in het werk, is ook in 2013 voortgezet. Nieuwe medewerkers krijgen deze training, waarin samenwerking, feedback geven en elkaar aanspreken centraal staan, aangeboden bij indiensttreding als onderdeel van een uitgebreid introductieprogramma. Stagiairs In 2013 heeft Soest plaats kunnen bieden aan 13 stagiairs, 3 mannen en 10 vrouwen. Wij bieden jonge talenten graag de mogelijkheid om ervaring op te doen. Het is ook een manier waarop jonge mensen de mogelijkheid krijgen kennis te maken met hoe leuk en zinvol het werken binnen de lokale overheid is. Daarnaast is dit ook een goede mogelijkheid om in contact te komen met jonge mensen die nieuwe kennis inbrengen. Daarnaast levert een stagiaire ook een toegevoegde waarde bijvoorbeeld in de vorm van een afstudeerproject. Een mooi en bijzonder voorbeeld daarvan is een stagiaire die in 2013 de kunstcollectie van Soest in kaart heeft gebracht. Alle kunst binnen het gemeentehuis is in kaart gebracht, vastgelegd en in een intern kunstuitleen samengebracht. Met de schat aan interne kunst zullen ook kleine tentoonstellingen worden ingericht in 2014 in de publieksruimte. Mobiliteit & Loopbaanontwikkeling Loopbaanontwikkeling en mobiliteit zijn belangrijke thema s binnen gemeenten, mede vanwege het dalen van het aantal vacatures en de instroom van nieuwe medewerkers. Hiermee wordt de brede en duurzame inzetbaarheid van gemeenteambtenaren vergroot. Deze thema's staan dan ook bij Soest op de agenda en hier wordt de komende jaren meer en meer aandacht aan besteed. Gezien de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt die op slot zit, de afname van in- en doorstroom van medewerkers en de verwachting dat er de komende jaren een tekort in bepaalde functies gaat ontstaan, moeten we arbeidspotentieel uit diverse doelgroepen benutten. Ofwel het aantrekken, behouden en effectief inzetten van medewerkers van grote diversiteit. Naast het aantrekken van goede medewerkers blijft de medewerkerbetrokkenheid en het behouden van de juiste medewerkers voor de organisatie ( medewerkerretentie ) van cruciaal belang. Wij willen onze positie als overheidswerkgever op de arbeidsmarkt in stand houden met een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket, goed HRM-beleid en een opvallende arbeidsmarktcommunicatie die past bij deze tijd, om ons te blijven onderscheiden van andere potentiële werkgevers in de regio. Daarnaast zijn mobiliteit en loopbaanontwikkeling belangrijke thema s in de gemeentelijke sector. Om dit te stimuleren wordt er in dit kader regionaal samengewerkt met een aantal gemeenten. Dag van de Mobiliteit Op 15 oktober 2013 nam Soest samen met 26 andere organisaties uit de regio deel aan De Dag van de Mobiliteit. Tijdens deze dag konden medewerkers op een leuke manier kennismaken met het thema mobiliteit en een dag bij een andere organisatie en in een andere functie meelopen. Men werd in de gelegenheid gesteld eens de sfeer op te snuiven in een andere branche, goede ideeën en inspiratie op te doen voor de eigen functie en Soest en het persoonlijke netwerk te vergroten. Niet alleen nuttig voor de gemeente Soest als werkgever maar ook voor ieders persoonlijke ontwikkeling. Een dag die de medewerkers en de organisatie inspiratie, nieuwe inzichten en energie heeft gegeven. Ook ontving Soest op de Dag van de Mobiliteit een groep gastmedewerkers van andere organisaties. Zij kon bij ons inspiratie opdoen en wij konden op onze beurt van hun frisse blik en feedback leren.
Regionale mobiliteit en loopbaanontwikkeling Sinds januari 2011 neemt de gemeente Soest deel aan het samenwerkingsverband tussen de gemeenten Leusden, Woudenberg, Scherpenzeel, Soest, Bunnik, Zeist, De Bilt, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede (Regio Zuid-Oost) op het gebied van HR. Het doel van deze samenwerking is het delen van kennis, intensiever samenwerken op het gebied van werving en selectie en vooral ook mobiliteit in het kader van loopbaanontwikkeling. Arbeidsvoorwaarden Bij de beste gemeentelijke werkgever, hoort natuurlijk ook een eigentijds pakket aan (secundaire) arbeidsvoorwaarden. Zo heeft Soest een goede verlofregeling, is het mogelijk verlofdagen te kopen of verkopen, hebben wij flexibele arbeidsvoorwaarden, een eindejaarsuitkering, betaald ouderschapsverlof, volop opleidingsmogelijkheden en kunnen medewerkers gebruik maken van bedrijfsfitness. Wat speelde in 2013? Medewerkers in algemene dienst Per 1 januari 2013 zijn als gevolg van de CAO onderhandelingen 2011-2012 alle medewerkers werkzaam bij de gemeente in algemene dienst benoemd. Na instemming van het Georganiseerd Overleg is een regeling algemene dienst opgenomen in de gemeentelijke CAO die de gemeente in staat stelt om flexibel in te kunnen spelen op veranderingen in de omgeving en het belang van kwalitatief goed en flexibel personeel centraal stelt. Aanpassen Sociaal Statuut Na instemming van het Georganiseerd Overleg is het sociaal statuut van de gemeente Soest aangepast. Er is een nieuwe van werk naar werk- aanpak bij reorganisaties opgenomen in de gemeentelijke CAO. De voor de werkgever verplichte van werk naar werk- aanpak heeft betrekking op medewerkers die boventallig worden op grond van een reorganisatie en die op de datum dat de boventalligheid ingaat een dienstverband hebben van tenminste twee jaar bij de gemeente. Nieuwe werktijdenregeling Als uitvoering van de afspraken die gemaakt zijn in de laatst vastgestelde CAO voor gemeenten is er het afgelopen jaar gewerkt aan de invoering van een nieuwe werktijdenregeling die per 1 januari 2014 formeel in werking is getreden. Er wordt invulling gegeven aan de behoeften van zowel werkgevers als werknemers voor modernisering en flexibilisering van de werktijden. Elektrische fietsen Sinds september beschikt de gemeente over 8 elektrische fietsen die de medewerkers kunnen lenen als ze een afspraak buiten het gemeentehuis hebben. Je mag de fietsen zelfs mee naar huis nemen. De nieuwe fietsen zijn onderdeel van de pakketstudie VERDER, een samenwerkingsverband tussen verschillende partijen om de bereikbaarheid van de regio Utrecht te bevorderen. De fietsen zijn bedoeld om medewerkers van bedrijven in de regio Utrecht te stimuleren om de auto te laten staan en te kiezen voor een ander vervoermiddel, voor een afspraak buiten de deur of voor woonwerkverkeer. Performance Cyclus Naar aanleiding van de bespreking in het managementteam over de afspraken in de meest recente CAO en de inzet van de OR zijn de procedurebeschrijving van de performance cyclus en de verschillende formulieren geactualiseerd. Het gaat hierbij om een voorlopige bijstelling. In 2014 volgt eventueel een verdere verfijning op basis van de uitkomsten uit het visietraject Soest 2020 en de uitkomsten van de pilot met Het Nieuwe Werken. Werkkostenregeling Er is een plan van aanpak opgesteld voor de verplichte invoering van een werkkostenregeling. Deze regeling is voorlopig uitgesteld tot 1 januari 2015. De huidige regelingen worden vooralsnog zoveel mogelijk behouden en onderzocht wordt of het fiscaal aantrekkelijk is om nieuwe regelingen onder te brengen bij het forfaitair gedeelte van de loonsom.
Cafetariaregeling Medewerkers krijgen twee keer per jaar, in mei en december, de kans gebrijk te maken van de cafetariaregeling. Medezeggenschap Ondernemingsraad (OR) Mede door de inzet van de OR zijn diverse arbeidsvoorwaardenregelingen aangepast of tot stand gekomen. Van de OR Soest Het afgelopen jaar is de Ondernemingsraad (OR) zeer betrokken geweest bij het tot stand komen van diverse regelingen. Ook bij aanpassen van protocollen en de uitwerking van de aanpak van de nieuwe CAO (CAR/UWO). Hierbij gaat het o.a. om de werktijdenregeling, werkkostenregeling, studiekostenregeling, regeling Algemene Dienst en het verzuimprotocol. Bij de opzet en de communicatie over de actualisatie van de performance cyclus heeft de OR een rol gespeeld. Voor het volgen van het project integratie Werk en Inkomen heeft de OR een werkgroep ingesteld die de ontwikkelingen rondom dit project nauwlettend in de gaten houden. De OR is ook vertegenwoordigd in het Bijzonder Overleg (BOR) in samenwerking met de OR van Baarn en Bunschoten. De Ondernemingsraad is trots dat zij mogen meedenken en inspraak hebben bij de beste werkgever van Nederland in 2013 in de categorie non-profit. Verder heeft de OR ook een rol vervuld in het ter beschikking stellen van e-bikes voor de medewerkers. Het Georganiseerd Overleg (GO) Het Georganiseerd Overleg heeft het afgelopen jaar één keer vergaderd. Onderwerpen die in dit overleg besproken zijn: - De stand van zaken rondom de vorming van een uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen; - Het individueel loopbaanbudget als onderdeel van de CAO afspraken en opgenomen in de studiekostenregeling; - Stand van zaken invoering werkkostenregeling; - Stand van zaken vorming Regionale Uitvoeringsdienst Milieutaken (RUD); - Stand van zaken van de pilot Het Nieuwe Werken; - Ter instemming de regeling algemene dienst en de aanpassing van het Sociaal Statuut aan de verplichting die is opgenomen in de CAO om onder voorwaarden- van werk naar werktrajecten aan te bieden. Het Bijzonder Georganiseerde Overleg (BGO) In verband met de vorming van een uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen is er een Bijzonder Georganiseerd Overleg gevormd. Dit BGO is twee keer bij elkaar geweest in 2013. Tijdens een van deze vergaderingen is ingestemd met de overlegregeling. Arbeidsmarktcommunicatie Vernieuwende communicatiemiddelen en instrumenten kunnen bijdragen aan onze arbeidsmarktcommunicatie en werving- en selectieproces. Als het een bijdrage levert aan de doelstelling, doen we dingen graag eens op een andere manier dan gebruikelijk is. Bijvoorbeeld werving via een film voor de vacature van strategisch beleidsadviseur sociaal domein of het inzetten van speeddates voor eerste kennismakingen met kandidaten. Verder wordt ook in toenemende mate Social Media ingezet. Speeddates? Dit zijn korte kennismakingsgesprekken met een groep kandidaten van ongeveer 10 minuten. In totaal heeft de kandidaat circa 6 korte gesprekken waarin hij of zij zichzelf kan presenteren. Wist u dat? - Jans het Jonge Ambtenaren Netwerk van Soest is? Sinds de oprichting in 2012 organiseren zij verschillende activiteiten voor de jonge professionals onder ons. Deze activiteiten zijn zowel intern als met andere gemeenten uit de regio.
Activiteitenbijeenkomsten Een verdien-je-lunch, een Loesje-sessie, acrobatiek op de werkvloer; de activiteitenbijeenkomsten van JANS stonden vooral in het teken van het samen doen, elkaar beter leren kennen, ervaringen uitwisselen op werkgebied en het creatieve denken. Naast deze lokale bijeenkomsten hebben we afgelopen najaar voor de tweede maal met andere regiogemeenten het regio-event van jonge ambtenaren (het JAR-Event) in De Bilt georganiseerd. En natuurlijk waren we aanwezig bij de landelijke Jongere Ambtenarendag in Arnhem! Kortom: een jaar vol leuke en inspirerende sessies waarbij je de ander beter leert kennen, verfrissende ideeën en werkervaring uitwisselt en eens op een andere manier bezig bent met je werk. Dus zeker voor herhaling vatbaar! Daarom willen we ook in 2014 weer leuke leerzame activiteiten organiseren. Alle jonge collega s zijn van harte uitgenodigd! - Nieuwe medewerkers kennismaken met Soest door het volgen van een introductiedag én een fietstocht door onze mooie gemeente? - Er in oktober een high tea heeft plaatsgevonden voor onze gepensioneerden? - De kerstpakketten dit jaar door de medewerkers zelf samengesteld zijn op een kerstmarkt in de Raadszaal waar 8 kraampjes bezocht konden worden van bedrijven uit (de omgeving van) Soest? - In 2013 9 out-of-the-box lunches hebben plaatsgevonden voor en met medewerkers op uitnodiging van de directie? - De gemeente Soest een hele actieve personeelsvereniging heeft die ieder jaar zeer uiteenlopende activiteiten organiseert? Bijvoorbeeld personeelsfeesten, een pub quiz, een wijnproeverij en een dagje skiën in Winterberg.