Handleiding FIS boekhouden Voor kleine ondernemers, zoals ik die de uitgaande facturen met een tekstverwerker maakt, driemaandelijks de btw aangeeft en eens per jaar de inkomstenbelasting, zijn de meeste boekhoudpakketten te uitgebreid en te duur. Bij het werken met SnelStart liep ik tegen het probleem dat deze niet gericht was op de verstrekking van de benodigde gegevens voor de aangifte inkomstenbelasting, waardoor het invullen van de aangifte een jaarlijks terugkerende crime werd. Ook de kleine ondernemersregeling (KOR) bleek beroerd te werken, met teveel btw afdracht als gevolg. Samen met talloze andere problemen, een vaak onbereikbare helpdesk en de verhoging van de abonnementsgelden besloot ik, als Cloud programmeur zijnde, zelf een boekhoudpakket te schrijven, zo simpel mogelijk en gericht op de overzichten die ik nodig heb. Het FIS boekhoudpakket zit zo simpel mogelijk in elkaar. Een zelfstandige met een beperkt aantal boekingen kan met het FIS prima zelf de boekhouding doen. Als een uitgebreidere administratie nodig is met b.v. met facturatie, voorraadbeheer, inlezen van bankafschriften, elektronische aangifte van BTW en koppeling met een administratiekantoor, dan zijn de conventionele boekhoudpakketten meer geschikt. Iedereen en elke onderneming doet aan handel. Het principe van handel is het uitruilen van iets van waarde voor iets anders van waarde. Dat kunnen zijn diensten, goederen of geld of een combinatie. Bepaalde bezittingen nemen daarbij toe en andere nemen af. B.v. u koopt een apparaat en betaalt deze per bank. Uw inventaris wordt meer waard en uw banktegoed minder. De boekhouding is een afspiegeling van de praktijk. Iedere transactie heeft betrekking op 2 elkaar tegen hangende soorten posten, in dit voorbeeld inventaris en bank. In het gebruikelijke z.g. dubbel boekhoudsysteem worden transactie in twee kolommen genoteerd, de z.g. debet- en creditzijde. Beide posten bevatten positieve bedragen, maar deze notatiewijze levert voor veel personen een complicatie op. Bezittingen en inkomsten worden in het FIS positief genoteerd, schulden en uitgaven negatief. Omdat bij vrijwel iedere transactie geld betrokken is kan deze post gewoon enkelvoudig als positief of negatief geboekt worden met een vermelding van het soort tegen hangende post. De kern van elke boekhouding is het journaal. Hierin staat de registratie van de facturen en de betalingen. Nu zijn er nog wat extra factoren bij een transactie in het spel. Levering en betaling vallen niet altijd gelijktijdig en is er het BTW probleem. Bovendien wisselt het BTW tarief ook per soort product en in de tijd. Bij de gebruikelijke boekhoudsystemen ontstaan 5 records in de database, namelijk: het bedrag inclusief BTW in de post debiteuren of crediteuren, de BTW (af te dragen of te vorderen), het bedrag exclusief BTW (waarde van de geleverde diensten en/of goederen), het bedrag exclusief btw op de kosten- of batenpost, het bedrag van de betaling en de tegenboeking op de post debiteuren of crediteuren. Al deze bijeen horende gegevens slaan op 1 transactie en kunnen ook, zoals in het FIS wordt gedaan, in 1 record genoteerd worden, Deze methode maakt de boekhouding een stuk overzichtelijker. De recordstructuur van het journaal is als volgt: Grootboek (bestemd voor o.a. in- en verkopen), Factuurdatum, Factuurnummer, Relatie, Bedrag (incl. btw), Btw-percentage, Betaalwijze, (kas, bank, memoriaal, kor), Betaaldatum, Afschriftnummer. Als de betaalwijze leeg is, dan betekenen positieve bedragen debiteuren en negatieve crediteuren.
De relaties (klanten en leveranciers) staan in de CRM module, dat ook voor Objecttheek en andere doeleinden wordt gebruikt. Er zijn ondersteunende tabellen voor de grootboekrekeningen en het Btw-tarief met ingangsdatums. Boeking van de transacties Er is in het FIS boekhouden slechts 1 scherm voor alle transacties. De tabs Verkoop en Inkoop geven de velden vrij voor het onderhoud van de facturen, Kas en Bank voor de betalingen, Memoriaal voor alle overige boekingen, b.v. afschrijving op inventaris. Bij het klikken op een tab blijft de indeling van het scherm hetzelfde. De keuze bepaalt alleen welke velden bij invoer en wijzigen worden getoond. Blauwe en paarse velden zijn niet beschrijfbaar. Gele en rode velden zijn beschrijfbaar. Advies werkwijze Begin het boekhouden met het opbergen van de papieren boekstukken in een ordner of ringband. Gebruik hierin tabbladen met dezelfde opschriften als de tabs van het boekhoudscherm. Berg alle facturen, kassabonnetjes en bankafschriften op datum (met de jongste bovenop) in de ordner. Boek ze hierna in. Facturen waarvan de betaaldatum gelijk is aan de factuurdatum, b.v. bij automatische afschrijvingen en betaling met ideal, kunnen achter de bijbehorende bankafschriften opgeborgen worden. Inboeken Begin een boeking met de keuze van de menuoptie Invoeren in het actiemenu. Vul de velden in en klik op de druktoets Opslaan. Het wijzigen van boekingen gaat door deze te kiezen in de datalijst. Klik daartoe op de betreffende regel. Kies hierna de menuoptie Wijzigen in het actiemenu. Het wissen gaat door het kiezen van de menuoptie Wissen, het klikken in de datalijst op de te verwijderen boeking en klikken op de druktoets OK.
Bij kassabonnetjes is het factuurnummer vaak niet aanwezig of moeilijk te bepalen. Soms staat er iets vaags als Referentie of Transnr op de bon. Vul als het factuurnummer niet bekend is een vraagteken in. Het systeem vervangt dat bij opslag door een uniek volgnummer. Het systeem waarschuwt als bij een boeking een ander jaar dan het actuele boekjaar wordt ingevoerd. Klik nogmaals op de druktoets OK om door te gaan. Facturen Begin met het inboeken van de uitgaande en inkomende facturen. De volgorde maakt niet uit; in de datalijst kunnen op oplopende of aflopende volgorde gesorteerd worden. Klik in de datalijst op een onderlijnd kopje voor een sorteringen of een tweede maal voor omkering van de volgorde. Kies in het actiemenu de menuoptie Invoeren en vul de velden in. Klik op de lookupbutton, die met de 3 puntjes, voor het opzoeken van de relatie in de tabel van organisaties. Bij het invoeren van uitgaande facturen is er een automatische doornummering van de factuurnummers. Het laatste cijfer is een controlegetal. Het factuurnummer kan desgewenst handmatig gewijzigd worden. Bij het invoeren van factuurnummers wordt gecontroleerd op reeds ingevoerde facturen. Boek bedragen inclusief BTW. Met tab Grootboek kan het van toepassing zijnde tarief (hoog, laag, geen) gekoppeld worden aan de grootboekrekeningen. Er is nog een tabel voor de bijbehorende btwpercentages per ingangsdatum. De sysop zorgt voor het onderhoud van deze tabel. Bank Kies de tab Bank. Zijn er meerdere bankrekeningen, kies dan de betreffende bank in het rolmenu Betaalwijze. Voer de betalingen in als vermeld op de bankafschriften. Boek ontvangsten positief en uitgaven negatief, net zoals die op de afschriften. Let bij het invoeren op dat reeds ingevoerde en openstaande facturen niet opnieuw worden ingevoerd, maar worden opgehaald door het klikken op de tab Verkoop of Inkoop. Zie de paragraaf Betaling van facturen. Na het invoeren van een afschrift moet het getoonde saldo kloppen met het nieuwe saldo op het afschrift. Kas Kies de tab Kas. Voer hier alle contante betalingen en kassabonnetjes in. Als de betaaldatum niet wordt ingevuld dan wordt deze bij het opslaan gelijk aan de factuurdatum. Betaling van facturen Betaling van een openstaande factuur gaat als volgt: Kies de tab Inkoop of Verkoop. De datalijst toont de openstaande facturen. Klik in de datalijst op de factuur. Klik op de tab Bank of Kas. Kies de menuoptie Wijzigen. Vul de betaaldatum en eventueel het afschriftnummer in. Klik op de druktoets Opslaan. Betaalwijzen De betaalwijzen zijn Kas, Bank, Privé, Memoriaal en Kruiskas. Kruiskas Voor overboeking van kas naar bank of omgekeerd. Omdat per boeking slechts 1 betaalwijze mogelijk is, moeten er twee boekingen uitgevoerd worden met als grootboekrekening Kruiskas. Kruiskas is een balanspost die uiteindelijk 0 moet zijn.
Memoriaal De memoriaalboekingen zijn boekingen zonder facturen of betalingen. Het zijn correcties die meestal aan het einde van een boekjaar worden ingevoerd om de winst- en verliesrekening en/of de balans bij te stellen. Een memoriaalboeking heeft altijd betrekking op 2 grootboekposten. Bijvoorbeeld Afschrijvingen en Inventaris. Of ingeval van door de ondernemer uit eigen zak betaalde onkosten (zoals die voor energie, telefoon, koffie en reiskosten), is er een boeking voor de kostenpost en vermindering van privé opnamen. Privéopnamen komen niet op de balans, wel op het IB-overzicht. Boek een waardevermindering (zoals kas, bank, vastgoed, inventaris en voorraad) met een negatief bedrag en waardevermeerderingen positief. Onkosten voegen waarde toe (b.v. kantoorartikelen). Kleine bedragen (minder dan 450 schrijft de belastingdienst) komen niet op de balans, maar op de winst- en verliesrekening. BTW-aangifte. Boek betaalde of ontvangen Btw met grootboekrekening Btw in het kas- of bankboek. Boek de bij Kleine Ondernemers Regeling (KOR rubriek 5d) gedeclareerde bedragen op de laatste maand van de btw-periode. De grootboekrekening is Btw en de betaalwijze is KOR. Het grootboek Het grootboek is onmisbaar bij het ordenen en de verwerking van de transacties in overzichten. In conventionele boekhoudsystemen heeft iedere soort boeking een grootboeknummer. Maar waarom zou je b.v. kas met 2, bank met 3, debiteuren met 5, etc. aanduiden. Dit soort coderingen maakt de boekhouding onnodig ingewikkeld. Voor wie dat toch graag zo wilt doen is er die mogelijkheid in FIS aanwezig. Het grootboeknummer is vervangen door een ID van 10 alfanumerieke tekens. Daardoor kunnen de grootboekrekeningen gewoon kas, bank, telefoon etc. heten of een afkorting krijgen b.v. Verk EU H voor verkopen binnen de EU met een hoog btw tarief.
Klik voor het onderhoud op de tab Grootboek. Wijzigingen in het grootboek worden doorgevoerd in het journaal. Btw historie De BTW percentages zijn in het verleden door de overheid regelmatig gewijzigd. Er is daarom een tabel Btw-Historie in de database aanwezig waarmee voor elke datum de bijbehorende percentages te bepalen zijn. 1 is laag en 2 is hoog tarief. Overzichten Niet alle boekhoudpakketten leveren op duidelijke wijze de benodigde gegevens voor het invullen van het aangiftebiljet BTW en Inkomstenbelasting. Bij de aangifte van de inkomstenbelasting moet het verschil tussen het eigen kapitaal op de begin- en eindbalans van het aangiftejaar gelijk zijn aan de winst of verlies over dat jaar. Dat is vaak een puzzel, maar niet met het FIS boekhouden. Klik op de tab Print. Er zijn de navolgende overzichten mogelijk: af te dragen BTW, de winst- en verliesrekening (over een bepaalde periode) de balans (op een bepaalde datum) gegevens voor de aangifte Inkomstenbelasting openstaande inkomende en uitgaande facturen, facturen per relatie, boekingen per grootboekrekening De balansposten betreffen bezittingen en schulden, zoals: bank, kas, debiteuren, crediteuren, af te dragen of terug te vorderen btw, privéopnamen, inventaris, en voorraad. De winst- en verliesrekening geeft een overzicht van de kosten en baten en de daaruit volgende winst of verlies. Ter verduidelijking, ook gemaakte kosten (b.v. kantoorartikelen, vakliteratuur en energie) voegen een waarde toe aan de onderneming. Het verschil met balansposten is dat ze snel worden verbruikt en daarom niet op de balans komen. Openingsbalans Vul bij het starten van een nieuwe administratie de openingsbalans in. De datum en betaaldatum moeten voor die van de overige transacties liggen. De omschrijving is vrij, b.v. Saldo bank. De grootboekrekening is b.v. Inventaris, Btw of Saldo en de betaalwijze is b.v. Bank, Kas of Memoriaal. Positief is een bezit en negatief een schuld. Voer ook de openstaande facturen in met de betreffende factuurdatums. Er zijn geen beginbalansen anders dan de openingsbalans. Wijzigen doormiddel van beginbalansen veroorzaken problemen bij de aansluiting van opeenvolgende aangiftes IB. Voer zo nodig correcties in voor b.v. kasverschillen. Balans De grootboekrekening prive opname komt niet op de balans en de grootboekrekening kor komt niet op de Winst- en verlies rekening. Zij worden wel vermeld op de uitdraai voor het IB-formulier, omdat ze op dat formulier apart worden gevraagd.
Importeren Vraag Cybertheek naar de mogelijkheden om gegevens vanuit andere boekhoudpakketten te importeren. Importeren uit SnelStart SnelStart is er niet in geslaagd om de KOR correct te berekenen en daarom minder geschikt voor ondernemingen die van de KOR gebruik van maken. Er is geen uitdraai met de benodigde gegevens voor de aangifte Inkomstenbelasting. Het nieuwe abonnement op SnelStart kost per maand minimaal 9,50 euro. Ook is de mogelijkheid om meerdere administraties voor dezelfde prijs te voeren niet meer gratis. Het FIS kost 50 euro/jaar. Overstappen op het FIS biedt een flinke kostenbesparing plus een stuk vereenvoudiging van de boekhouding en belasting aangiftes. De database van SnelStart is beveiligd tegen wijzigingen. Ook queries werken niet. Het is echter wel mogelijk de database te openen en de tabellen te importeren in een andere database. In MS-Access gaat dat d.m.v. de menuopties File / Get External Data / Import. Zie hieronder de te importeren tabellen. Na het importeren worden de geïmporteerde tabellen met het FIS van Cybertheek geconverteerd naar een eenvoudiger systeem. De SnelStart tabellen kunnen daarna verwijderd worden. Tabel Snelstart tblbtwhistorie tblgrootboek Tabel FIS BtwHistorie Grootboek tblgrootboekfunctie tblfactuurnummer tbljournaalpost Journaal (transacties) tbljournaalpostregel tblrelatie Organisaties Versie d.d. 2016-01-18. Het product is nog in ontwikkelingen. Wijzigingen voorbehouden.