Acerta Connect Handleiding - groepsaanpassing

Acerta Connect Handleiding - groepsaanpassing Publicatiedatum: juni 2016 (verifieer of dit de meest recente versie is)

Inhoud 1 Groepsaanpassingen 3 1.1 Nieuwe groepsaanpassing 3 1.1.1 Stap 1 Algemeen 5 1.1.2 Stap 2 Voor wie? 6 1.1.3 Kies type van selectie Volgens bepaalde criteria 7 1.1.4 Kies type van selectie Manuele selectie 9 1.1.5 Knop Bestaande groep 10 1.1.6 Stap 3 Wat aanpassen? 11 1.1.7 Stap 4 Overzicht 29 1.1.8 Blok Zoeken - Filteren 31 1.1.9 Valideren 32 1.1.10 Verwerken 34 1.1.11 Navigeren tussen verschillende stappen 35 1.2 Uitstellen van groepsaanpassing 36 1.3 Validatie onderbreken 37 1.4 Verwerking onderbreken 37 1.5 Verwijderen van groepsaanpassing 38 1.6 Groepsaanpassingenbeheer 39 1.6.1 Blok Zoeken 39 1.6.2 Blok Resultaten 41 1.6.3 Knop Nieuwe groepsaanpassing toevoegen 42 1.6.4 Raadplegen van een verwerkte groepsaanpassing 42 1.7 Exporteren/afdrukken resultaten groepsaanpassing 44 1.7.1 Waar is exporteren/ afdrukken beschikbaar? 44 1.7.2 Op stap 4 Overzicht van het stappenplan van de groepsaanpassing waaraan u bezig bent: 45 1.7.3 Bij verwerkte groepsaanpassingen 46 1.7.4 Exporteren tov Afdrukken: 46 1.7.5 Verschil tussen afdrukken en exporteren in bestand 47 2

1 Groepsaanpassingen Groepsaanpassingen Groepsaanpassingen aanmaak nieuwe groepsaanpassingen. Groepsaanpassingenbeheer status van de opdrachten en beheer bestaande (nog niet verwerkte) groepsaanpassingen 1.1 Nieuwe groepsaanpassing In het scherm Groepsaanpassingenbeheer worden standaard alle groepsaanpassingen weergegeven. U kan echter ook filteren op Acerta-sleutel, Status, Rubriek, Onderwerp, Type, Bewerking en Omschrijving. Via Nieuwe groepsaanpassing toevoegen kan u een nieuwe groepsaanpassing aanmaken. 3

Voor het aanmaken van een groepsaanpassing wordt u door middel van een stappenplan door de verschillende schermen geloodst. Verplichte velden worden op de gegevensschermen aangeduid met een asterisk (*). Bij de verplichte velden verschijnt een waarschuwing! Veld is verplicht wanneer deze blanco worden gelaten. 4

De verschillende gegevensschermen zijn: 1.1.1 Stap 1 Algemeen In Algemeen beheert u de identificatie en de typering van de groepsaanpassing. Onder Omschrijving kan u een omschrijving invullen van max. 50 karakters Rubriek: mogelijke waarden: Lonen, ESS, Tellers of Overeenkomsten (Rubriek ESS zal verschijnen indien de onderneming de ESS-module afneemt en de gebruiker de nodige rechten heeft). Onderwerp: hier verfijnt u de selectie van de gekozen rubriek. Rubriek Lonen: Basisloon of afwijkend loon Rubriek ESS: Aan- en afwezigheden of Onkosten Rubriek Tellers: Teller Rubriek Overeenkomsten: Basisloon, Afwijkend loon, Teller, Aan- en afwezigheden, Onkosten, Vrije velden, Algemeen, Prestaties, RSZ, Verloning, Organisatie, Verzekering of In/Uit dienst.(enkel bij gebruikers met Full Payroll-rechten zal het onderwerp in/ uit dienst verschijnen). Onder Acerta-sleutel moet u selecteren voor welke Acerta-sleutel u een groepsaanpassing wenst te doen. U kan een groepsaanpassing niet over meerdere Acerta-sleutels doen. Bij keuze ESS bij rubriek zal de parameter Acerta-sleutel niet verschijnen op stap 1 Algemeen Soort aanpassing: geeft aan of u een collectieve of een individuele aanpassing gaat doen. 5

Collectief: via deze keuzemogelijkheid kan u een veld bepalen waarop u voor alle geselecteerde medewerkers dezelfde aanpassing wenst te doen. Bij alle medewerkers in de huidige maand het bedrag van de looncode 780 Voltijds maandloon met 2% laten toenemen. Individueel: via deze keuzemogelijkheid kan u een veld bepalen dat u wil aanpassen voor een groep van medewerkers. U krijgt een lijst met alle geselecteerde medewerkers onder elkaar, waar u de waarden van het geselecteerde veld per medewerker kan ingeven. Bij alle medewerkers in de huidige maand het bedrag van de looncode 482 Onkostenvergoeding weergeven. Zo krijg u de mogelijkheid om dit bedrag individueel per medewerker aan te passen. Bewerking: geeft aan wat u gaat doen. De waarden die verschijnen in de keuzelijst zijn afhankelijk van de keuze die u heeft gemaakt bij Rubriek, Onderwerp en Soort aanpassing. Collectief: Toevoegen, Wijzigen, Schrappen, Vervangen, Toekennen Individueel: Wijzigen, Toekennen Op het scherm is een cascade-structuur ingebouwd. Er verschijnt 1 veld op het scherm. Zodra dat dit correct is ingevuld, verschijnt het volgende veld. Zo gaat het door tot alle verplichte velden correct zijn opgevuld. U kan deze velden aanpassen/wijzigen tot u op Volgende klikt. Als u terugkeert naar Stap 1 Algemeen kan u enkel de omschrijving aanpassen. Merk op dat u na het klikken op Volgende terechtkomt op stap 2 Voor wie?. Bovenaan verschijnt de melding Gegevens werden bewaard. Deze melding verdwijnt na 5 seconden. 1.1.2 Stap 2 Voor wie? Hier beheert u de selectie van medewerkers die weerhouden moeten worden voor de groepsaanpassing. Dit kan op verschillende manieren Kies type van selectie Volgens bepaalde criteria 6

Kies type van selectie Manuele selectie Knop bestaande groep 1.1.3 Kies type van selectie Volgens bepaalde criteria Wanneer u heeft gekozen voor Volgens bepaalde criteria kan u kiezen uit enkele voorgedefinieerde criteria. Wanneer u via Organisatie > Ondernemingen > Vrije velden heeft gedefinieerd met parameter Gebruik bij groepen met waarde Ja, dan zullen deze beschikbaar zijn in de keuzelijst van de criteria. Naargelang het gekozen criterium verschijnt er onder Vergelijking automatisch: =: gelijk aan 7

<: kleiner dan : groter dan Onder Waarde kan u meegeven wat u wenst op te nemen in het criterium. Bv. Criterium: aard = waarde: bediende. U kan per selectie maximum 5 criteria meegeven. Wanneer u de gewenste criteria heeft gekozen klikt u op Tonen om de resultaten weer te geven. 8

1.1.4 Kies type van selectie Manuele selectie Wanneer u heeft gekozen voor Manuele selectie kan u kiezen uit een lijst van Beschikbare overeenkomsten. Door te klikken op het blauwe pijltje kan u personen toevoegen aan de Geselecteerde overeenkomsten. Via Selecteer alles kan u snel iedereen aan de selectie toevoegen. Via Verwijder selectie maakt u deze terug leeg. Indien u een persoon slechts voor een beperkte tijd wenst op te nemen in uw selectie kan u een Geldig van/geldig tot datum meegeven. Heeft u een lange lijst met overeenkomsten dan kan u deze verkorten door extra zoekcriteria toe te voegen. Vink Toon zoekcriteria aan en volg de werkwijze zoals hierboven beschrev en bij Kies type van selectie Volgens bepaalde criteria 9

1.1.5 Knop Bestaande groep Wanneer u heeft gekozen voor Bestaande groep komt u op een ander scherm terecht en kan u kiezen uit een lijst van Beschikbare groepen. De groepen die actief zijn én waar het toepassingsgebied groepsaanpassingen is aangevinkt zullen verschijnen. Als u een groepsaanpassing voor de rubriek ESS doet, zullen enkel de groepen die actief zijn én die als resultaat Personen hebben én waar het toepassingsgebied groepsaanpassingen is aangevinkt U kan een groep selecteren door in de kolom Actie het vakje aan te vinken. Het is niet mogelijk om meerdere groepen tegelijk aan te vinken. Merk op dat u na het klikken op Volgende terechtkomt op stap 3 Wat aanpassen?. Bovenaan verschijnt de melding Gegevens werden bewaard. Deze melding verdwijnt na 5 seconden. Het is niét mogelijk om via een groepsaanpassing gegevens te wijzigen bij Externe medewerkers. Als er in de gemaakte selectie of in de gekozen bestaande groep Externe medewerkers zitten, dan zullen deze bij het overgaan van stap 3 Wat aanpassen? naar stap 4 Overzicht eruit gefilterd worden. Als u de groep selecteert (door aan te vinken) krijgt u te zien welke criteria gebruikt worden in de groep en krijgt u een lijst met de medewerkers die hieraan voldoen. 10

1.1.6 Stap 3 Wat aanpassen? Hier moet u eerst de details van de gewenste aanpassing specifiëren. Afhankelijk van de combinatie die op stap 1 Algemeen ingeeft bij de velden Rubriek, Onderwerp, Soort aanpassing en Bewerking zullen de velden die op het scherm verschijnen variëren. Lonen: Bij groepsaanpassingen op het basisloon zal u op stap 3 Wat aanpassen? steeds de datum vanaf moeten invullen en wisselen van veld om de blok Wat aanpassen? te laten verschijnen. Mogelijke combinaties: Basisloon collectief toevoegen 11

Basisloon collectief wijzigen met nieuwe waarde Mogelijke waarden bij Veld Eenheden, Bedrag/eenheid, Percentage, Bedrag, Dagen, Kostenplaats en Reden. Het gekozen veld verschijnt in blok Voorwaarde Op deze manier kan u meegeven waaraan de Oude waarde moet voldoen. Basisloon collectief wijzigen met bewerking + of - Mogelijke waarden bij Veld Eenheden, Bedrag/eenheid, Percentage, Bedrag, Dagen, Kostenplaats en Reden. Bij velden Eenheden, Dagen, Bedrag en Bedrag/eenheid is het mogelijk om de bewerking + of - te selecteren. Het gekozen veld verschijnt in blok Voorwaarde Op deze manier kan u meegeven waaraan de Oude waarde moet voldoen. Basisloon collectief wijzigen met bewerking % Mogelijke waarden bij Veld Eenheden, Bedrag/eenheid, Percentage, Bedrag, Dagen, Kostenplaats en Reden. Bij velden Bedrag en Bedrag/eenheid is het mogelijk om de bewerking % te selecteren. Het gekozen veld verschijnt in blok Voorwaarde Op deze manier kan u meegeven waaraan de Oude waarde moet voldoen. Indien de bewerking = % dan verschijnen er 2 extra velden Soort afronding en Aantal decimalen. Mogelijke waarden bij Soort afronding: Naar boven, naar beneden en Standaard 12

Mogelijke waarden bij Aantal decimalen: Indien veld Bedrag/eenheid 1, 2, 3 of 4. Indien veld Bedrag 1 of 2 Basisloon collectief schrappen Basisloon collectief vervangen Basisloon individueel wijzigen Mogelijke waarden bij Veld Eenheden, Bedrag/eenheid, Percentage, Bedrag, Dagen, Kostenplaats en Reden. 13

Afwijkend loon collectief - toevoegen Afwijkend loon collectief - wijzigen met nieuwe waarde Mogelijke waarden bij Veld Eenheden, Bedrag/eenheid, Percentage, Bedrag, Dagen, Kostenplaats, Start datum, Eind datum en Reden. Het gekozen veld verschijnt in blok Voorwaarde Op deze manier kan u meegeven waaraan de Oude waarde moet voldoen. Afwijkend loon collectief - wijzigen met bewerking + of - Mogelijke waarden bij Veld Eenheden, Bedrag/eenheid, Percentage, Bedrag, Dagen, Kostenplaats, Start datum, Eind datum en Reden. Bij velden Eenheden, Dagen, Bedrag en Bedrag/eenheid is het mogelijk om de bewerking + of - te selecteren. Het gekozen veld verschijnt in blok Voorwaarde Op deze manier kan u meegeven waaraan de Oude waarde moet voldoen. 14

Afwijkend loon collectief - wijzigen met bewerking % Mogelijke waarden bij Veld Eenheden, Bedrag/eenheid, Percentage, Bedrag, Dagen, Kostenplaats, Start datum, Eind datum en Reden. Bij velden Bedrag en Bedrag/eenheid is het mogelijk om de bewerking % te selecteren. Het gekozen veld verschijnt in blok Voorwaarde Op deze manier kan u meegeven waaraan de Oude waarde moet voldoen. Indien de bewerking = % dan verschijnen er 2 extra velden Soort afronding en Aantal decimalen. Mogelijke waarden bij Soort afronding : Naar boven, naar beneden en Standaard Mogelijke waarden bij Aantal decimalen : Indien veld Bedrag/eenheid 1, 2, 3 of 4. Indien veld Bedrag 1 of 2 Afwijkend loon collectief schrappen 15

Afwijkend loon collectief vervangen Afwijkend loon individueel wijzigen Mogelijke waarden bij Veld Eenheden, Bedrag/eenheid, Percentage, Bedrag, Dagen, Kostenplaats en Reden. Prestaties: Tellers individueel wijzigen Bij Teller krijgt u alle tellers te zien die geldig zijn op de datum die staat bij Geldig op. ESS: Aan- en afwezigheden collectief - toekennen U moet op stap 3 Wat aanpassen? steeds de datum Vanaf invullen en wisselen van veld om de blok Wat aanpassen? te laten verschijnen. 16

Onkosten Collectief Toekennen U moet op stap 3 Wat aanpassen? steeds de datum Vanaf invullen en wisselen van veld om de blok Wat aanpassen? te laten verschijnen. Aan- en afwezigheden Individueel Toekennen U moet op stap 3 Wat aanpassen? enkel de datum Vanaf invullen. 17

Onkosten Individueel Toekennen U moet op stap 3 Wat aanpassen? enkel de datum Vanaf invullen. Merk op dat u na het klikken op Volgende terechtkomt op stap 4 Overzicht. Bovenaan verschijnt de melding Gegevens werden bewaard. Deze melding verdwijnt na 5 seconden. Overeenkomsten Bij groepsaanpassingen op Overeenkomst zal u op stap 3 Wat aanpassen? steeds de datum Vanaf moeten invullen en wisselen van veld om de blok Wat aanpassen? te laten verschijnen. Overeenkomsten Collectief Vrije velden Toevoegen Toevoegen is voorzien om vrije velden die nog niet zijn toegekend bij de medewerkers effectief toe te voegen. Bij Vrij veld * kan u kiezen uit alle vrije velden die geldig zijn op de datum die u heeft ingegeven bij Vanaf. Afhankelijk van het feit of het gaat om een Vrij veld waar u zelf een waarde kan ingeven of een vrij veld met daaraan gelinkt een keuzelijst van mogelijkheden waaruit u moet kiezen zal het scherm er anders uitzien. 18

Vrij veld met vrij in te geven waarde: Vrij veld met gelinkte keuzelijst: Vrije velden Wijzigen Wijzigen is voorzien om de waarden bij vrije velden die al zijn toegekend bij de medewerkers aan te passen. Afhankelijk van het feit of het gaat om een Vrij veld waar u zelf een waarde kan ingeven of een vrij veld met daaraan gelinkt een keuzelijst van mogelijkheden waaruit u moet kiezen zal het scherm er anders uitzien. Vrij veld met vrij in te geven waarde: 19

Vrij veld met gelinkte keuzelijst: Algemeen Wijzigen Mogelijke waarden bij Keuze Paritair comité off en Paritair comité index. Het gekozen veld verschijnt in blok Voorwaarde Op deze manier kan u meegeven waaraan de Oude waarde moet voldoen. Prestaties Wijzigen Mogelijke waarden bij Keuze Uren/week voltijds, Bezoldiging op jaarbasis, Type/werkschema en Tewerkstellingsbreuk teller/noemer. Indien het gekozen veld = Uren/week voltijds of Bezoldiging op jaarbasis, dan verschijnt in blok Voorwaarde het gekozen veld. Op deze manier kan u meegeven waaraan de Oude waarde moet voldoen. 20

Indien het gekozen veld Tewerkstellingsbreuk teller/noemer is, dan verschijnen beide velden onder Wat aanpassen? en dan kan u in blok Voorwaarde kiezen uit Tewerkstellingsbreuk teller en Tewerkstellingsbreuk noemer. Op deze manier kan u meegeven waaraan de Oude waarde moet voldoen. 21

Indien het gekozen veld = Type/werkschema, dan verschijnen beide velden onder Wat aanpassen? en dan kan u in blok Voorwaarde kiezen uit Type werkschema en Werkschema. Op deze manier kan u meegeven waaraan de Oude waarde moet voldoen. RSZ Wijzigen Mogelijke waarden bij Keuze : Voornummer, Andere sociale voorz. en Herstruct/moeilijkh. 22

Het gekozen veld verschijnt in blok Voorwaarde Op deze manier kan u meegeven waaraan de Oude waarde moet voldoen. Verloning Wijzigen Mogelijke waarden bij Keuze Sturingsgroep, Boekhoudorganisatie, Kostenplaats, Datum aanvang anciënniteit, Datum aanvang fictieve anciënniteit, Kwalificatiecode, Financieringscode en Barema/Type/Loonschaal. Indien het gekozen veld Sturingsgroep, Boekhoudorganisatie, Kostenplaats, Datum aanvang anciënniteit, Datum aanvang fictieve anciënniteit, Kwalificatiecode of Financieringscode isdan verschijnt in blok Voorwaarde het gekozen veld. Op deze manier kan u meegeven waaraan de Oude waarde moet voldoen. 23

Indien het gekozen veld Barema/Type/Loonschaal is, dan verschijnen deze 3 velden onder Wat aanpassen? en dan kan u in blok Voorwaarde kiezen uit Barema gebruiken, Loonschaaltype en Loonschaal. Op deze manier kan u meegeven waaraan de Oude waarde moet voldoen. Als u bij Voorwaarde het veld Loonschaal kiest, zal het veld Loonschaaltype automatisch verschijnen. De keuzelijst bij Loonschaal zal pas opgevuld worden als u een keuze heeft gemaakt bij Loonschaaltype. Organisatie Wijzigen Mogelijke waarden bij Keuze Vestigingseenheid, Functie en Organisatie. Het gekozen veld verschijnt in blok Voorwaarde Op deze manier kan u meegeven waaraan de Oude waarde moet voldoen. 24

Verzekering Wijzigen Mogelijke waarden bij Keuze Nummer wetsverzekering, Nummer groepsverzekering, Hospitalisatieverzekering en Groepsverzekering. Het gekozen veld verschijnt in blok Voorwaarde Op deze manier kan u meegeven waaraan de Oude waarde moet voldoen. In/Uit dienst - Wijzigen (enkel beschikbaar bij eindgebruikers met payroll -rechten) Mogelijke waarden bij Keuze Uit dienst datum/reden. Dan verschijnen beide velden onder Wat aanpassen? en In blok Voorwaarde kan u kiezen uit Reden uit dienst en Datum uit dienst. Op deze manier kan u meegeven waaraan de Oude waarde moet voldoen. 25

Merk op dat u na het klikken op Volgende terechtkomt op stap 4 Overzicht. Bovenaan verschijnt de melding Gegevens werden bewaard. Deze melding verdwijnt na 5 seconden. Overeenkomsten Individueel Vrije velden Wijzigen Bij Vrij veld kan u kiezen uit alle vrije velden die geldig zijn op de datum die u heeft ingegeven bij Vanaf. 26

Algemeen Wijzigen Mogelijke waarden bij Keuze Paritair comité off en Paritair comité index. Prestaties Wijzigen Mogelijke waarden bij Keuze Uren/week voltijds, Bezoldiging op jaarbasis, Type werkschema, Werkschema, Tewerkstellingsbreuk teller en Tewerkstellingsbreuk noemer. Als u de keuze Type werkschema of Werkschema maakt, zal u in de volgende stap zowel het type werkschema als het werkschema kunnen aanpassen. Als u de keuze Tewerkstellingsbreuk teller of Tewerkstellingsbreuk noemer, Type werkschema of Werkschema maakt, zal u in de volgende stap zowel de teller als de noemer van de tewerkstellingsbreuk of zowel het type werkschema als het werkschema kunnen aanpassen. RSZ Wijzigen Mogelijke waarden bij Keuze Voornummer, Andere sociale voorz. en Herstruct/moeilijkh. 27

Verloning Wijzigen Mogelijke waarden bij Keuze : Sturingsgroep, Boekhoudorganisatie, Kostenplaats, Datum aanvang anciënniteit, Datum aanvang fictieve anciënniteit, Kwalificatiecode en Financieringscode. Organisatie Wijzigen Mogelijke waarden bij Keuze : Vestigingseenheid, Functie en Organisatie. 28

Verzekering Wijzigen Mogelijke waarden bij Keuze : Nummer wetsverzekering, Nummer groepsverzekering, Hospitalisatieverzekering en Groepsverzekering. Merk op dat u na het klikken op Volgende terechtkomt op stap 4 Overzicht. Bovenaan verschijnt de melding Gegevens werden bewaard. Deze melding verdwijnt na 5 seconden. 1.1.7 Stap 4 Overzicht Hier krijg u een overzicht van wat het resultaat is van de gegevens die u op de vorige sta ppen heeft ingegeven. De groepsaanpassing is nog niet uitgevoerd. U kan in stap 4 Overzicht de nieuwe waarden (bekomen door wat u heeft ingegeven op stap 3 Wat aanpassen?) nog aanpassen. Stel dat u 100 medewerkers heeft. Voor 90 medewerkers wil u de waarde bij veld wijzigen naar A. U kan dan een groepsaanpassing doen waarbij u in stap 3 Wat aanpassen? ervoor zorgt dat de waarde bij al deze medewerkers op A komt. In stap 4 Overzicht kan u dan bij de medewerkers die niet de waarde A moeten hebben de waarde aanpassen naar de correcte waarde. Afhankelijk van de combinatie die op stap 1 Algemeen ingeeft bij de velden Rubriek, Onderwerp, Soort aanpassing en Actie zullen de velden die op het scherm verschijnen variëren. De medewerkers/personen die verschijnen op stap 4 Overzicht bekomen we door in verschillende stappen gegevens in te geven. Op stap 2 kiest u bij Type van selectie Volgens bepaalde criteria. 29

U geeft geen verdere parameters in en klikt op Tonen u heeft nu een selectie waarin alle medewerkers verschijnen (diegenen die ooit in dienst zijn geweest, diegenen die nu in dienst zijn en diegenen die later in dienst zullen komen). Merk op dat personen die nooit een overeenkomst hebben gehad in geen enkele selectie zullen verschijnen. Op stap 3 geeft u een datum in Vanaf wanneer de groepsaanpassing moet uitgevoerd worden. Op basis hiervan worden de medewerkers uitgefilterd enkel de medewerkers die effectief in dienst zijn op deze datum worden weerhouden. U kan op stap 3 eventueel een voorwaarde meegeven. dit zou er dan voor zorgen dat de medewerkers verder uitgefilterd worden enkel de medewerkers die in dienst zijn op de ingegeven datum Vanaf en die voldoen aan de voorwaarde worden weerhouden. Bij aanpassingen is het mogelijk dat één medewerker meerdere keren voorkomt in het overzichtsscherm. Per historiek die in het gekozen onderwerp van de gekozen rubriek voorkomt en die valt in de periode vanaf wanneer u de aanpassing wil doen zal een lijn worden weergegeven voor de gerelateerde medewerker. U wil vanaf 01/01/2015 een groepsaanpassing doen op het basisloon. Toevoegen code 482 onkostenvergoeding met bedrag 50,00 Euro Medewerker A heeft verschillende historieken op het basisloon 01/01/2009 01/02/2015 02/02/2015 31/03/2015 01/04/2015 - In stap 4 overzicht van de groepsaanpassing verschijnen er 3 lijnen voor deze medewerker: 01/01/2015 01/02/2015 482-onkostenvergoeding 50,00 Euro 02/02/2015 31/03/2015 482-onkostenvergoeding 50,00 Euro 01/04/2015-482-onkostenvergoeding 50,00 Euro Het is mogelijk om een medewerker of wijziging aan een bepaalde historiek niet mee te nemen voor de groepsaanpassing. In stap 4 Overzicht kan u in de kolom Selectie de lijnen aan- of afvinken voor de groepsaanpassing De kolom Status kan enkel worden aangepast door onderaan op knop Valideer te klikken en de validatie te laten lopen. U moet steeds valideren alvorens u de groepsaanpassing kan verwerken. 30

1.1.8 Blok Zoeken - Filteren Merk op dat u op stap 4 Overzicht een blok te zien krijgt waarin u het resultaat kan filteren. Bij Zoeken kan u een gedeelte van een naam (één of meerdere letters) ingeven. Als u dan op Zoeken klikt krijg u alle resultaten waarin de ingegeven letter of combinatie van letters voorkomt. Bij Tonen staat standaard de waarde alles ingevuld. Andere mogelijk keuzes zijn Fouten, Waarschuwingen en Niet-geselecteerden. Niet-geselecteerden geeft als resultaat de lijnen die u in de kolom Selectie heeft afgevinkt. Zolang er niet werd gevalideerd zullen de keuzes Fouten en Waarschuwingen geen resultaat geven. U kan via de keuzes bij Tonen per status de resultaten bekijken. U kan Zoeken en Tonen ook combineren. Geef een letter (of combinatie van letters) in en klik op Zoeken. Kies dan bij Tonen een waarde ( bv: waarschuwingen). U krijgt dan alle medewerkers die de letter of combinatie van letters in de naam hebben én die als status waarschuwing hebben. Bij gesorteerd op staat standaard de waarde overeenkomst. De lijnen zijn dus gesorteerd op overeenkomstnummer. U kan ook kiezen om de lijnen te sorteren op Naam. Enkel bij Groepsaanpassingen met Rubriek ESS is het niet mogelijk om te sorteren op overeenkomstnummer. Bij gesorteerd op staat de waarde Naam standaard ingevuld. Deze waarde kan niet gewijzigd worden. De linken Alles selecteren, Selectie waarschuwingen wissen en Selectie alle fouten wissen zijn vooral interessant om te gebruiken nadat de validatie werd uitgevoerd. Hier meer over bij Valideren. Om waarden aan te passen voor de velden die op stap 4 Overzicht niet manueel aanpasbaar zijn, moet u via de knop Vorige terugkeren naar een vorige stap van het stappenplan. Als u bijvoorbeeld de looncode wenst aan te passen keert u via Vorige terug naar stap 3 Wat aanpassen? Als u, na het aanpassen van de looncode, via Volgende terug naar stap 4 Overzicht gaat zal u zien dat de waarde bij looncode werd aangepast. 31

Als u terugkeert in het stappenplan en wijzigingen aanbrengt op stap 2 of stap 3, dan wordt de overzichtslijst en al zijn waarden opnieuw aangemaakt op basis van de ingegeven gewijzigde criteria. Eventuele wijzigingen die u al had aangebracht (afvinken van lijn, wijziging van bedrag) zullen opnieuw moeten toegevoegd worden. Verbergen Tonen van kolommen Om het nakijken/ aanpassen van gegevens te vergemakkelijken is het mogelijk om in stap 4 Overzicht kolommen van de resultaatslijst te verbergen. In de Header van elke kolom zal rechtsonder de naam het icoon beschikbaar zijn. Door op dit icoon te klikken verbergt u de betrokken kolom. Onder de resultaatslijst staat veld Kolom tonen. In de keuzelijst bij dit veld verschijnen de kolommen die u verborgen heeft. U kan deze terug laten verschijnen door ze in de lijst te selecteren. 1.1.9 Valideren Het validatie-proces zal de waarden die door groepsaanpassing aangemaakt gaan worden onderwerpen aan controles om te garanderen dat deze waarden consistent zijn. Tevens zal u door middel van Waarschuwingen steeds op de hoogte gehouden worden van items die aandacht vereisen. Na het valideren verschijnt voor de lijn een icoon in de kolom Status. Volgende waarden kunnen verschijnen: De gegevens zijn gevalideerd en kunnen correct worden doorgevoerd De gegevens zijn gevalideerd en kunnen correct worden doorgevoerd. Er werden echter 32

1 of meerdere items gevonden die belangrijk zijn om te vermelden en waarover u een waarschuwing krijgt. U maakt een groepsaanpassing aan die ook historieken of loonperiodes bevat die al verwerkt zijn. In de kolom Status verschijnt dan Als u hierop klikt, verschijnt een pop-up scherm met daarin de details. De aanpassingen voor deze lijnen worden bij het verwerken wel degelijk uitgevoerd. Er werden 1 of meerdere fouten gevonden waardoor de aanpassing niet kan uitgevoerd worden. De aanpassingen voor deze lijnen worden bij het verwerken niet uitgevoerd. U mag bij een looncode niet zowel het bedrag als het eenheidsbedrag ingeven. In de kolom Status scherm met daarin de details. verschijnt dan. Als u hierop klikt, verschijnt een pop-up Zoals al vermeld bij Blok Zoeken - Filteren kan u na het valideren bij Tonen gebruik maken van de keuzes Fouten en/of Waarschuwingen om deze allemaal verzameld te bekijken. 33

Via de linken Selectie waarschuwingen wissen en/of Selectie alle fouten wissen kan u met één simpele klik deze lijnen afvinken (zodat ze niet worden meegenomen in de groepsaanpassing). Als u lijnen met een foutmelding niet afvinkt en mee laat verwerken is dit geen probleem. De aanpassingen worden niet uitgevoerd. Lijnen met een waarschuwing worden echter wel verwerkt en aangepast als ze aangevinkt staan. Enkel als u deze afvinkt worden ze niet meegenomen. Via Alles selecteren kan u met één klik alle lijnen terug aanvinken. U kan niet verwerken zonder te valideren. U moet dus steeds valideren om de knop Verwerken beschikbaar te krijgen. U kan, zolang de groepsaanpassing niet werd verwerkt, zoveel keer valideren als u wil. U kan dus na een validatie onmiddellijk aanpassingen uitvoeren en opnieuw valideren. Als u lijnen afvinkt na het valideren zal er geen icoon meer verschijnen in de kolom Status Tijdens het valideren van de groepsaanpassing verschijnt een pop-up scherm Vooruitgang. Er verschijnt een balk die u de vooruitgang in percentages laat zien. Op dit scherm is een knop Annuleren voorzien. U kan de validatie onderbreken. Hierover meer bij 2.4.3 Validatie onderbreken 1.1.10 Verwerken Zoals vermeld in vorig punt is de knop Verwerken niet standaard beschikbaar. U moet eerst valideren. Na het correct afwerken van de validatie zal de knop verwerken beschikbaar worden. Als na het valideren alle lijnen in de kolom status hebben, dan zal onderaan de knop Verwerken niet meer zichtbaar zijn. Bovenaan krijgt u dan de melding B11505 - 'Verwerken' is niet mogelijk, aangezien alle lijnen een fout bevatten Het verwerken is de laatste stap in het proces. De aanpassingen die u via het stappenplan heeft aangemaakt worden toegepast. Tijdens het verwerken van de groepsaanpassing verschijnt een pop-up scherm Vooruitgang. Er verschijnt een balk die u de vooruitgang in percentages laat zien. Op dit scherm is een knop Annuleren voorzien. U kan de verwerking onderbreken. Hierover meer bij 2.4.4 Verwerking onderbreken Na het Verwerken komt u terecht op het scherm Groepsaanpassingenbeheer. Bovenaan verschijnt de melding De gegevens werden bewaard. Deze melding verdwijnt na 5 seconden. U vindt de groepsaanpassing terug in de lijst. De status van de groepsaanpassing is Verwerkt of Verwerkt met fouten. Eénmaal de groepsaanpassing correct werd verwerkt kan deze niet meer worden aangepast of verwijderd (via Groepsaanpassingen, manueel kan u natuurlijk nog steeds ingrijpen). Controleer dus altijd grondig of alles naar wens is alvorens de groepsaanpassing te verwerken. 34

1.1.11 Navigeren tussen verschillende stappen 1.1.11.1 Doorgaan naar de volgende stap Om door te gaan naar de volgende stap moet u eerst op de huidige stap de juiste gegevens correct invullen en vervolgens onderaan op Volgende klikken. Deze knop verschijnt op Stap 1, Stap 2 en Stap 3. Op Stap 4 staat Volgende niet. U heeft alle stappen doorlopen en zal nu effectief actie moeten ondernemen via Valideer en/of Verwerk. Teruggaan naar een vorige stap Er zijn 2 manieren om terug te keren naar een vorige stap: U klikt onderaan op Vorige. U keert steeds 1 stap terug. U klikt bovenaan in de stappenbalk op het nummer van de stap naar dewelke u wil navigeren. U komt onmiddellijk op de gewenste stap 35

1.2 Uitstellen van groepsaanpassing Het is mogelijk om tijdens de aanmaak van een groepsaanpassing deze tijdelijk uit te stellen. Dit is mogelijk vanop Stap 2 Voor wie?, Stap 3 Wat aanpassen? En Stap 4 Overzicht, via de knop Uitstellen onderaan. Na het klikken op Uitstellen komt u terecht op het scherm Groepsaanpassingenbeheer. Bovenaan verschijnt de melding De gegevens werden bewaard. Deze melding verdwijnt na 5 seconden U vindt de groepsaanpassing terug in de lijst. Als u een groepsaanpassing uitstelt waarvoor op Stap 4 geen validatie was uitgevoerd zal de status Nog te verwerken zijn. Als u een groepsaanpassing uitstelt waarvoor op Stap 4 de validatie was uitgevoerd zal de status Gevalideerd of Gevalideerd met fouten zijn. Door te klikken op de waarde in de kolom Nummer van de betreffende lijn kan u de groepsaanpassing verderzetten. U komt op de stap waarop u de groepsaanpassing heeft uitgesteld en u kan verdergaan met de aanmaak van de groepsaanpassing. Tussen het uitstellen en het verderzetten van een groepsaanpassing kan een bepaalde tijd (bv. enkele dagen) zitten. Voor een groepsaanpassing die u uitstelt op Stap 4 Overzicht moet u rekening houden met het feit dat, als u na het uitstellen nog wijzigingen gaat aanbrengen aan het veld wat in de groepsaanpassing ook wordt meegenomen om te wijzigen, het systeem bij het verderzetten (valideren of verwerken) een foutmelding zal geven. Data gewijzigd door andere gebruiker, wijzigingen niet opgeslagen 36

De groepsaanpassing kan de data niet wijzigen omdat deze ondertussen zijn aangepast door een andere gebruiker. 1.3 Validatie onderbreken Zoals reeds vermeld bij Valideren kan u tijdens het valideren van de groepsaanpassing deze actie onderbreken. Na het klikken op Valideer verschijnt een pop-up scherm Vooruitgang. Er verschijnt een balk die u de vooruitgang in percentages laat zien. Op dit scherm is een knop Annuleren voorzien. Het klikken op Annuleren zal niét de hele validatie ongedaan maken. Het onderbreekt de validatie. Er zullen dus een aantal medewerkers wél gevalideerd en een aantal medewerkers niét gevalideerd zijn. Na het klikken op Annuleren komt u terecht op het scherm Groepsaanpassingenbeheer. Bovenaan verschijnt de melding De verwerking is onderbroken. Mogelijks is de verwerking volledig of gedeeltelijk uitgevoerd. Gelieve na te kijken. U vindt de groepsaanpassing terug in de lijst. De status van de groepsaanpassing is Gedeeltelijk gevalideerd. Door te klikken op de waarde in de kolom Nummer van de betreffende lijn kan u de groepsaanpassing verderzetten. U komt op stap 4 Overzicht en u kan via de knop Valideer onderaan de validatie verder zetten. 1.4 Verwerking onderbreken Zoals reeds vermeld bij Verwerken kan u tijdens het verwerken van de groepsaanpassing deze actie onderbreken. Na het klikken op Verwerk verschijnt een pop-up scherm Vooruitgang. Er verschijnt een balk die u de vooruitgang in percentages laat zien. Op dit scherm is een knop Annuleren voorzien. 37

Het klikken op Annuleren zal niét de hele verwerking ongedaan maken. Het onderbreekt de verwerking. Er zullen dus een aantal medewerkers wél verwerkt en een aantal medewerkers niét verwerkt zijn. Na het klikken op Annuleren kom u terecht op het scherm Groepsaanpassingenbeheer. Bovenaan verschijnt de melding De verwerking is onderbroken. Mogelijks is de verwerking volledig of gedeeltelijk uitgevoerd. Gelieve na te kijken. U vindt de groepsaanpassing terug in de lijst. De status van de groepsaanpassing is gedeeltelijk verwerkt. Door te klikken op de waarde in de kolom Nummer van de betreffende lijn kan u de groepsaanpassing verderzetten. U komt op stap 4 Overzicht en u kan via de knop Verwerk onderaan de verwerking verder zetten. 1.5 Verwijderen van groepsaanpassing Een groepsaanpassing kan verwijderd worden zolang deze niet verwerkt is. U kan op het scherm Groepsaanpassingenbeheer duidelijk zien of een groepsaanpassing nog verwijderd kan worden. Bij een groepsaanpassing die verwijderd kan worden verschijnt in de kolom Actie Als u klikt op krijgt u de volgende melding: 38

Als u op Neen klikt blijft u op het scherm Groepsaanpassingenbeheer. De groepsaanpassing werd niet verwijderd. Als u op Ja klikt blijft u op het scherm Groepsaanpassingenbeheer. U krijgt bovenaan de melding Gegevens werden bewaard. Deze melding verdwijnt na 5 seconden. De groepsaanpassing werd verwijderd en staat niet meer in de lijst. 1.6 Groepsaanpassingenbeheer Het scherm Groepsaanpassingenbeheer is onderverdeeld in drie delen: Blok Zoeken Mogelijkheid om de selectie te verfijnen van de resultaten die verschijnen in blok Resultaten Blok Resultaten een overzicht van alle groepsaanpassingen Knop Nieuwe groepsaanpassing toevoegen Als u parameters wijzigt of toevoegt moet u steeds op Tonen klikken om de resultaten te bekomen Klikken op Leegmaken zal de gewijzigde parameters verwijderen en terugkeren naar de standaardinstelling 1.6.1 Blok Zoeken De parameters die hier worden ingegeven bepalen de groepsaanpassingen die in de blok Resultaten zullen verschijnen. Standaard verschijnen alle groepsaanpassingen. 39

Onderstaand wordt elke parameter individueel beschreven. Natuurlijk kan u meerdere parameters combineren. Acerta-sleutel: Als de gebruiker rechten heeft op meerdere Acerta-sleutels of op de hele onderneming (en deze onderneming bevat meerdere Acerta-sleutels), dan zal het veld Acerta-sleutel niet standaard ingevuld zijn In de blok Resultaten verschijnen de groepsaanpassingen van alle Acertasleutels waarop de eindgebruiker rechten heeft. Als de eindgebruiker rechten heeft op één Acerta-sleutel of de onderneming bevat één Acertasleutel, dan zal het veld Acerta-sleutel standaard ingevuld zijn met deze waarde In de blok Resultaten verschijnen de groepsaanpassingen van de Acerta-sleutel waarop de eindgebruiker rechten heeft. Status: Standaard verschijnen alle groepsaanpassingen, onafhankelijk van de status. Mogelijke waarden: Rubriek: Standaard verschijnen alle groepsaanpassingen, onafhankelijk van de status. Mogelijke waarden: Lonen, ESS, Tellers, Overeenkomsten Rubriek ESS zal verschijnen indien de onderneming de ESS-module afneemt en de gebruiker de nodige rechten heeft. Onderwerp: Standaard verschijnen alle groepsaanpassingen, onafhankelijk van het onderwerp. Mogelijke waarden: Basisloon, Afwijkend loon, Teller, Aan- en afwezigheden, Onkosten, Vrije velden, Algemeen, Prestaties, RSZ, Verloning, Organisatie, Verzekering, In/Uit dienst. Enkel bij gebruikers met Payroll-rechten zal het onderwerp in/ uit dienst verschijnen. Type: 40

Standaard verschijnen alle groepsaanpassingen, onafhankelijk van het type. Mogelijke waarden: Collectief of individueel Bewerking: Standaard verschijnen alle groepsaanpassingen, onafhankelijk van de actie Mogelijke waarden: Toevoegen, wijzigen, schrappen, vervangen of toekennen Omschrijving: U kan hier een numeriek of een alfanumerieke waarde ingeven (of een combinatie van meerdere waarden). Als u op Tonen klikt krijg u al de groepsaanpassingen die deze waarde bevatten. U geeft bij Omschrijving in blok Zoeken waarde Bas in. U klikt op Tonen. Resultaat: Groepsaanpassing 1 omschrijving basisloon aanpassen Groepsaanpassing 2 omschrijving basisbijdrage verhogen 1.6.2 Blok Resultaten U krijgt de lijst van groepsaanpassingen die overeenkomen met de ingegeven criteria in de blok Zoeken. Volgende kolommen verschijnen: Actie: Zie Verwijderen van groepsaanpassingen Nummer: Wordt automatisch gegenereerd door Acerta Connect bij het aanmaken van de aanpassing. U kan hierop klikken om de groepsaanpassing verder te zetten (zolang ze niet verwerkt is) of om de details van de groepsaanpassing te bekijken (indien ze reeds verwerkt is). 41

Indien de status van de groepsaanpassing = Nog te verwerken, Gevalideerd, Gevalideerd met fouten, Gedeeltelijk gevalideerd of Gedeeltelijk verwerkt zal het klikken op het nummer het stappenplan voor aanmaak van de groepsaanpassing openen Indien de status van de groepsaanpassing = Verwerkt of Verwerkt met fouten zal het klikken op het nummer de raadpleeg-schermen openen. Hierin kan u enkel gegevens bekijken. U kan hier geen aanpassingen doen. Zie 2.4.6.4 Raadplegen van een verwerkte groepsaanpassing. Omschrijving Laatst gewijzigd Acerta-sleutel Rubriek Onderwerp Type Bewerking Status 1.6.3 Knop Nieuwe groepsaanpassing toevoegen Zie Nieuwe groepsaanpassing 1.6.4 Raadplegen van een verwerkte groepsaanpassing Een verwerkte groepsaanpassing herkent u aan: Status: Verwerkt of Verwerkt met fouten In de 1e kolom Actie is niet beschikbaar 42

U komt in de Raadpleeg -schermen door op het nummer van de groepsaanpassing te klikken. Bij het openen kom u op scherm Algemeen. Naast het scherm Algemeen is er ook een tweede tabblad Betrokkenen. U krijgt hier een overzicht van de medewerkers die in de groepsaanpassing aan bod zijn gekomen. Er verschijnt een blok waarin u de selectie van de betrokkenen kan verfijnen. Bij Zoeken kan u een gedeelte van een naam (één of meerdere letters) ingeven. Als u dan op Zoeken klikt, krijgt u alle resultaten waarin de ingegeven letter of combinatie van letters voorkomt. Bij Tonen staat standaard de waarde Alles ingevuld. Andere mogelijk keuzes zijn Fouten, Waarschuwingen en Niet-geselecteerden. Niet-geselecteerden geeft als resultaat de lijnen die u in de kolom Selectie heeft afgevinkt. U kan via de keuzes bij Tonen per status de resultaten bekijken. 43

Bij Status kan u zien welke actie voor een medewerker is ondernomen. Verwerkt Icoon in de kolom Status. U kan niet doorklikken op de icoon. Niet geselecteerd Geen waarde in kolom Status, Check-box afgevinkt in kolom selectie Niet verwerkt omwille van fout Icoon in de kolom status U kan klikken op icoon en krijgt dan de details van de fout(en) te zien. Deze details kan u afsluiten door op Verbergen te klikken. Het is niét mogelijk om nog een aanpassing te doen in de schermen Algemeen en/of betrokkenen. 1.7 Exporteren/afdrukken resultaten groepsaanpassing 1.7.1 Waar is exporteren/ afdrukken beschikbaar? Op stap 4 Overzicht van het stappenplan van een nog niet-verwerkte groepsaanpassing Bij verwerkte groepsaanpassingen Via de optie Tonen in de blok boven de resultaatslijst kan u filteren welke resultaten u wil exporteren/afdrukken. Mogelijke waarden zijn Alles (staat standaard ingevuld), Fouten, Waarschuwingen en Niet-geselecteerden. 44

De optie Afdrukken zal pas verschijnen als het zoekcriterium bij Tonen verschillend is van Alles De optie Exporteren verschijnt bij eender welk zoekcriterium dat is ingegeven bij Tonen 1.7.2 Op stap 4 Overzicht van het stappenplan van de groepsaanpassing waaraan u bezig bent: Het aanpassen van de waarde bij Tonen naar Fouten en/of Waarschuwingen zal pas resultaat geven nadat de validatie van de data is uitgevoerd. Indien de validatie niet is uitgevoerd en u kiest één van beide waarden of als er, na validatie, geen resultaten zijn die voldoen, dan krijgt u melding B11257 Geen resultaten die voldoen aan de opgegeven criteria Stappenplan Stap 4 Overzicht : Tonen Alles Stappenplan Stap 4 Overzicht : Tonen Niet-geselecteerden, Fouten, Waarschuwingen 45

1.7.3 Bij verwerkte groepsaanpassingen U gaat naar een verwerkte groepsaanpassing via Hoofdmenu Groepsaanpassing groepsaanpassingenbeheer. U kan deze groepsaanpassingen herkennen aan de status Verwerkt of Verwerkt met fouten. Als u klikt op de waarde in de kolom Nummer komt u terecht in de Raadpleegschermen van de verwerkte groepsaanpassing. U komt op het tabblad Algemeen. Ga naar het 2 e tabblad Betrokkenen. Verwerkte groepsaanpassing: tabblad Betrokkenen : Tonen Alles Verwerkte groepsaanpassing: tabblad Betrokkenen : Tonen Nietgeselecteerden, Fouten, Waarschuwingen 1.7.4 Exporteren tov Afdrukken: Als u op Exporteren of Afdrukken klikt, opent zich een nieuw scherm. Hierin verschijnt de vraag Wat wil u doen met Export_[rubriek van de groepsaanpassing]_[onderwerp van de groepsaanpassing]_[keuze bij tonen op stap 4]_[Soortaanpassing]_[opdrachtnummer]_[datum van vandaag].xls? 46

Export_Overeenkomsten_Algemeen_Alles_Collectief_12_06102016.xls Er verschijnen drie mogelijkheden: Openen: het bestand wordt niet automatisch opgeslagen: Het bestand gaat open. U zal, indien gewenst, dit zelf moeten bewaren. Opslaan: als u deze keuze maakt, krijgt u de melding Het downloaden van export... is voltooid. Het bestand wordt dus opgeslagen De keuzes Openen, Map openen en Downloads weergeven verschijnen. Via één van deze opties kan u het bestand openen. Opslaan als: als u deze keuze maakt, krijgt u venster Opslaan als waar u de locatie moet aangeven waar u het bestand wenst op te slagen. U kan hier ook de naam van het op te slagen document wijzigen. Kies de locatie en wijzig eventueel de naam. Klik op Opslaan. U krijgt de melding Het downloaden van export... is voltooid. de keuzes Openen, Map openen en Downloads weergeven verschijnen. Via één van deze opties kan u het bestand openen. 1.7.5 Verschil tussen afdrukken en exporteren in bestand Bij Exporteren komen de Titels éénmaal voor in het bestand (zie onderstaande afbeelding). Er is rechts ook geen aanduiding van het aantal bladzijden. Bij Afdrukken komen de Titels op elke bladzijde voor en er is rechts een aanduiding van de bladzijde waarop u zit. In feite is dit dus een export klaar om af te drukken. In de exports zal bij Niet-geselecteerde medewerkers geen vinkje staan in de kolom selectie. Bij een medewerker waar een foutboodschap staat verschijnt in de kolom type F en in Boodschap de hele foutmelding. Bij een medewerker waar een waarschuwing staat verschijnt in de kolom type W en in Boodschap de hele waarschuwingsmelding. 47