Samenwerken in Procesmanagement ACE en Ancora Het leertraject SPM bestaat vanaf 2014 uit 3 modules die verspreid over 2 jaar gevolgd kunnen worden. Iedere module heeft een omvang van 4 x 2 dagdelen, verspreid over een periode van 4 maanden. Voorafgaand aan de modules is een startbijeenkomst van 2 dagdelen. SPM wordt afgesloten met een bijeenkomst van 2 dagdelen. De start van SPM 2014 is voorzien in september. Het traject loopt dan tot eind 2015. Deze verdeling in de tijd maakt een verdieping mogelijk; daardoor kunnen de methodiek van procesmanagement ACE en de Ancoramethode voor bestuurlijke vraagstukken aansluiten. Hierna volgt een overzicht van de inhoud van alle modules. Intake Voor de startbijeenkomst hebben we met alle deelnemers een intakegesprek gevoerd. In de intake komen de leervragen van de deelnemers aan bod en we kijken naar het werkvraagstuk wat de deelnemer mee kan nemen in de beginfase van het leertraject. De leervraag komt ook terug in het werkvraagstuk. Bij het intakegesprek is de leidinggevende van de deelnemer aanwezig. Deelnemer en leidinggevende hebben leervraag / leervragen afgestemd. Van de leidinggevende verwachten we dat hij de deelnemer in staat stelt om mee te doen, zodat geen deelnemer geheel of gedeeltelijk hoeft af te haken met het excuus dat hij het te druk heeft. Startbijeenkomst Het starten van het leertraject De doelstellingen van de startbijeenkomst zijn als volgt: Kennismaken
Overdragen van de setting van het (werkend) leren Overdragen van noties over professionaliseren Overdragen van positionering procesmanagement We laten deelnemers met elkaar en met OIO en Ancora kennismaken. We nemen hier uitgebreid de tijd voor omdat op die manier ook een groep ontstaat die met elkaar gaat leren. OIO verzorgt het inhoudelijk deel van de dag en Ancora houdt een inspirerend verhaal in een deel van de middag. Daarnaast besteden we aandacht aan de setting van het werkend leren en professionaliseren. We verwachten van deelnemers dat zij concrete en actuele werkvraagstukken inbrengen om de concepten die ze van de begeleiders krijgen zoveel mogelijk om te kunnen zetten en toe te passen op de eigen werkpraktijk. We kijken naar verschillende leerstijlen en wat dat betekent voor jezelf, maar ook voor de deelnemers in je processen (zij gaan immers ook met iets aan de slag wat voor hen nieuw is, waar zij in gaan leren). De contouren van procesmanagement bespreken we waarbij we procesmanagement positioneren ten opzichte van andere gestructureerde vormen van werken. We besteden aan de startbijeenkomst 2 dagdelen Module 1: Kaderstelling In deze module staat de kaderstelling van procesmanagement centraal. De doelstellingen voor deze module zijn de volgende: Onder woorden kunnen brengen wat de proceselementen van een klus zijn, zodanig dat het proces van start kan Overdragen van het kader voor procesmanagement Monitoring van de leervraag 2
In de eerste module gaan we in op de voorbereidende stappen van een proces. Allereerst gaan we kijken wat de aangrijpingspunten voor procesmanagement zijn. Daarna behandelen we een aantal diagnostische instrumenten om te kunnen inschatten of en op welke aspecten er sprake is van een proces. We behandelen van ACE het Arrangeren. In deze voorbereidende stap kijk je hoe je van behoeftestelling naar vraagstelling kunt komen. Hierbij gaan we dieper in op het achterliggende idee, de doelen van je proces en hoe je criteria voor output en outcome kunt creëren. Hierdoor tekent zich een speelveld voor het proces af. Daarbij hoort een beeld van de spelers, hoe zij zich ten opzichte van elkaar positioneren (I/I matrix) en hoe je hun standpunten en stellingen ten opzichte van het procesvraagstuk kunt ontbinden in factoren (Belangen, Behoeften en Randvoorwaarden, BBR): aanleidingen en redenen om mee te doen én om gaandeweg binding mee te creëren. In deze module kijken we ook naar het kader voor een Bestuurlijk Vraagstuk zoals door Ancora in een model gezet. In ieder geval komt het model aan bod en daarnaast worden van het Ancora stappenplan in ieder geval de analyserende stappen 1 tot en met 3 toelicht. De probleemanalyse, de netwerkanalyse en de risicoanalyse. (1 dagdeel) Aan het eind van de modulen hebben OIO en Ancora samen een dagdeel waarin we de casus Ganzedijk gebruiken om al het geleerde op toe te passen. In iedere module monitoren we de voortgang van de leervragen. Deze module heeft een omvang van 4 x 2 dagdelen, verspreid over 4 maanden. Module 2: Vormgeving van Processen In deze module staat we stil bij de vormgeving van processen. De doelstellingen van deze module zijn: 3
Materiaal overdragen om het vormgeven en ontwerpen van processen, afgestemd om de vraag en context, te verbeteren. Monitoren van de leervraag Van ACE bespreken we in deze module de C (Combineren) en E (Effectueren). Combineren behelst het divergeren, exploreren en convergeren van oplossingsrichtingen. Om dit te instrumenteren dragen we naast deze cyclische aanpak een aantal activerende werkvormen over. Effectueren gaat over het vastleggen van uitkomsten van een procesronde, het organiseren van besluitvorming daarover bij deelnemende partijen alsmede het opvolgen van afspraken over uitvoering. We kijken naar diverse conceptuele en praktische aspecten hiervan en instrumenteren een kwalitatief hoogwaardige uitvoering. We kijken naar de persoonlijke voorkeuren in handelen van de deelnemers (MBTI) en wat dat kan betekenen voor je rol als procesmanager. De laatste dag van deze module doen we het spel van Ancora. Dit spel geeft inzicht in wat er in de praktijk komt kijken bij aanpakken van complexe vraagstukken. (2 dagdelen). In verschillende ronden doorlopen de deelnemers aan de hand van een fictieve casus steeds één fase uit het Ancoramodel. Een goede probleem- en netwerkanalyse zijn nodig om het vraagstuk te kunnen tackelen. Verder komen in het spel technieken aan de orde als principieel onderhandelen, omgaan met media, beïnvloeding en weerstand. We sluiten op het spel aan met OIO-tools. In iedere module bespreken we de voortgang van de leervragen De module heeft een omvang van 4 x 2 dagdelen, verspreid over 4 maanden Module 3: Sturing van processen Het onderwerp van deze module is het sturen van processen. en Het overdragen van instrumenten om het bij sturen van processen een optimaal resultaat te behalen 4
Monitoren van de leervragen In deze module bespreken we macht als factor bij de sturing en de verschillende sturingsmogelijkheden (PROCES: projectie, ruil, overdracht, criteria, entree en snelheid). In deze module behandelen we de variabelen waarmee je processen kunt sturen en wat de effecten zijn van hun toepassing. Ook kijken we naar de inzet en werking van macht en manipulatie in processen, welke waardering daar doorgaans aan hangt en hoe je deze factoren ook neutraal kunt benaderen. Daarnaast besteden we aandacht aan het construeren en brengen van verhalen en hoe je daarmee binding kunt organiseren die zich vertaalt in draagvlak en draagkracht voor inhoud. Specifiek kijken we naar het instrument framen en we oefenen met het kunnen pitchen van de kern van je proces. De competenties die nodig zijn om een proces te kunnen sturen leggen we naast de competenties van de deelnemers. We kijken ook naar de personal brand van de deelnemers zodat zij een antwoord kunnen geven op de vraag: wat krijg je als je mij als procesmanager inhuurt? Lobby- en reputatiemanagement door Ancora (1 dagdeel) In deze module sluiten we af met een opdracht die gezamenlijk door OIO en Ancora wordt gegeven. Ook in deze module besteden we weer aandacht aan het de voortgang in de leervragen. De module heeft een omvang van 4 x 2 dagdelen, verspreid over 4 maanden. 5
5. Slotbijeenkomst Afsluiting en certificaat. Deelnemers laten zien hoe ze zich ontwikkeld hebben in het toepassen van procesmanagement. Mondeling melden deelnemers op persoonlijk niveau hoe ze zich ontwikkeld hebben aan de hand van feedback die ze van te voren hebben opgehaald. De deelnemers hebben een schriftelijke opdracht vervuld waaruit blijkt hoe ze zich de aangeboden stof eigen hebben gemaakt. OIO en Ancora bekijken de schriftelijke opdrachten en beoordelen die aan de hand van een beoordelingskader. In het beoordelingskader wordt in ieder geval de vraag opgenomen wat de klant van Grontmij eraan heeft. 2 dagdelen 6