Handleiding ibasis & ileerlingen: import van leerlingen Gebruikers april 2018 Nijverheidstraat 9-8600 Diksmuide Tel: 051 50 21 76 - info@informat.be www.informat.be
In dit document staat beschreven waar u rekening mee moet houden bij het importeren van een extern bestand in ibasis of ileerlingen. Inschrijvingen of aanvullende persoonsgegevens die afkomstig van een extern platform kan u op deze manier vlot importeren. Inhoudsopgave 1. Algemene info en werkwijze 3 2. Lijst met mogelijke velden 4 3. Vormvoorwaarden per veldtype 6 4. Bijkomende voorwaarden per veld 7 5. De werking van de import 8 a) Op basis van het rijksregisternummer 8 b) Wanneer het rijksregisternummer niet opgegeven is 8 c) Import met afdelingsjaar 8 d) Import met klascode 8 e) Volgorde van de velden 9 f) Controle 9 www.informat.be Pagina 2/9
1. Algemene info en werkwijze U heeft hiervoor een Excel-document (xls of xlsx) nodig. Tab-gelimiteerde bestanden en komma-gescheiden (CSV) bestanden kunnen niet geïmporteerd worden. Dergelijk bestand zet u dus eerst om naar Excel, daarvoor kan u diverse Office-pakketten gebruiken. Eerst moet u het bestand selecteren en uploaden. Daarna kiest u het tabblad waaruit u data wil importeren. Als u het tabblad heeft gekozen krijgt u de inhoud van uw data te zien. Bij het openen gaat het programma ervan uit dat de eerste regel bestaat uit de veldnamen. Die veldnamen worden meteen gelinkt aan de door ons gebruikte veldnamen. Met andere woorden: als de door u opgegeven veldbenaming identiek is aan die bij de import, zal deze meteen geselecteerd staan. Tip 1: Herneem uw veldbenamingen in de tweede regel. Zo krijgt u die nogmaals te zien. Het importvenster toont immers alleen de velden die kunnen gekoppeld worden. De oorspronkelijke benaming is niet langer zichtbaar. Bij het importeren kan u dan deze regel uitvinken, zodat deze niet wordt geïmporteerd. Tip 2: Via het menu Leerlingen Consulteren biedt onze software al een uitgebreide exportmogelijkheid. Via deze export krijgt u een goed beeld van de inhoud en de opmaak van de verschillende velden zoals die in Informat bestaan. www.informat.be Pagina 3/9
2. Lijst met mogelijke velden Velden Type Max. lengte Verplicht Aangeraden Naam Tekst 50 X Voornaam Tekst 40 X Bijkomende voornaam Tekst 79 Geslacht Tekst 10 X Geboortedatum Datum X Geboorteplaats Tekst 49 Rijksregisternummer Rijksregisternummer 15 X Straat Tekst 49 X Huisnummer Getal 10 X Bus Tekst 5 X Postnummer Tekst X Gemeente Tekst 29 X Land Tekst Nationaliteit Tekst X Telefoon domicilie Telefoon 19 X GSM domicilie Telefoon 19 X GSM eigen Telefoon 19 GSM ouders Telefoon 19 E-mail eigen Tekst 109 E-mail ouders Tekst 109 X Huisarts Tekst Telefoon huisarts Telefoon Aanmeldingstijdstip Datum + tijdstip 23 X Klascode Tekst 12 Klasnummer Getal 2 Levensbeschouwing Levensbeschouwing Gebruikersnaamnetwerk Tekst 30 WachtwoordNetwerk Tekst 256 Naam moeder Tekst 49 X Voornaam moeder Tekst 39 X Geboortedatum moeder Datum X Rijksregisternummer moeder Rijksregisternummer 15 Beroep moeder Tekst 49 GSM moeder Telefoon 19 Telefoon werk moeder Telefoon 19 E-Mail moeder Tekst 109 Naam vader Tekst 49 X Voornaam vader Tekst 39 X Geboortedatum vader Datum X Rijksregisternummer vader Rijksregisternummer 15 Beroep vader Tekst 49 GSM vader Telefoon 19 Telefoon werk vader Telefoon 19 E-mail vader Tekst 109 www.informat.be Pagina 4/9
Velden Type Max. lengte Verplicht Aangeraden Naam stiefvader Tekst 49 Voornaam stiefvader Tekst 49 Geboortedatum stiefvader Datum Beroep stiefvader Tekst 49 GSM stiefvader Telefoon 19 E-mail stiefvader Tekst 109 Naam stiefmoeder Tekst 49 Voornaam stiefmoeder Tekst 49 Geboortedatum stiefmoeder Datum Beroep stiefmoeder Tekst 49 GSM stiefmoeder Telefoon 19 E-mail stiefmoeder Tekst 109 Naam voogd Tekst 49 Voornaam voogd Tekst 49 Geboortedatum voogd Datum Rijksregisternummer voogd Rijksregisternummer 15 Beroep voogd Tekst 49 GSM voogd Telefoon 19 Telefoon werk voogd Telefoon 19 E-mail voogd Tekst 109 Land Dit is het land van het opgegeven adres. Als deze waarde ontbreekt, gaat het programma uit van een Belgisch adres. Nationaliteit Dit is de nationaliteit van de leerling. Als deze waarde ontbreekt, gaat het programma uit van een Belgische nationaliteit. Een dubbele nationaliteit is niet mogelijk. Levensbeschouwing Dit is het levensbeschouwelijk vak dat de leerling volgt in de school. Als deze waarde ontbreekt, gaat het programma uit van de standaard waarde ingesteld bij de school (menu Algemeen School, tabblad structuur). www.informat.be Pagina 5/9
3. Vormvoorwaarden per veldtype Datum Bij het importeren wordt de platte tekst omgezet naar een datumwaarde. De ondersteunde formaten zijn: Tijdstip DD/MM/YYYY DD.MM.YYYY DD-MM-YYYY Het ondersteunde formaat hierbij is: HH:MM:SS. Rijksregisternummer Bij het importeren worden alle gebruikelijke scheidingstekens (spatie, punt, koppelteken en single quote) weggefilterd. Daarna verwacht het programma een waarde van maximaal elf karakters te kunnen verwerken. Vermijd hier zeker om dit veld als getal mee te geven, want bij een getal kunnen de eerste cijfers wegvallen. Dit kan bv. voorkomen bij geboortejaar 2000 en volgende. Hierna wordt het controlegetal van het rijksregisternummer nagekeken (modulus 97). Dit wordt vervolgens vergeleken met de opgegeven geboortedatum en het geslacht van de leerling. De ondersteunde formaten zijn: Telefoon YYMMDD.123.45 YYMMDD-123-45 YYMMDD 123 45 YYMMDD12345 YYMMDD 123 45 Telefoonnummers worden bij voorkeur volgens de Bin-normen doorgegeven. De ondersteunde formaten zijn: 0xx xx xx xx 0x xxx xx xx 04xx xx xx xx Postnummer Belgische en Nederlandse postcodes worden ondersteund. Bij verwerking van een Nederlandse postcode, wordt het veld Land automatisch ook aangepast. Ondersteunde formaten: 1234 (vier cijfers) 1234XX (vier cijfers + twee letters, geen spatie) www.informat.be Pagina 6/9
4. Bijkomende voorwaarden per veld Geslacht Geldige waarden zijn (ongeacht kleine of grote letters): Land m v f man vrouw male female Geldige waarden zijn (ongeacht kleine of grote letters): Belgie (zonder trema!) Nederland, 00150, 00129. Nationaliteit Geldige waarden zijn (ongeacht kleine/grote letters): Klascode Nederlands 00129 De opgegeven klascode moet bestaan in de leerlingenadministratie, in de school en in de vestiging waar u bent aangemeld bij het importeren. Als deze kolom wordt meegegeven, moet een administratieve groep gekoppeld zijn aan de klas. Aan de hand hiervan wordt het overeenkomstig afdelingsjaar opgezocht en een inschrijving aangemaakt met dit afdelingsjaar en deze klas. In deze vestigingsplaats mag slechts één afdelingsjaar voorkomen met dit nummer. Klasnummer Een geldige waarde is een getal groter dan 0 en kleiner dan 40. Levensbeschouwing Geldige waarden zijn (exacte schrijfwijze): 0194 ORT Orthodoxe godsdienst 0225 PGD Protestants-evangelische godsdienst 0000 BLC BLANCO 0418 ANG Anglicaanse godsdienst 9999 VRG Vrijstelling of niet van toepassing 0052 CBS Cultuurbeschouwing 0063 ECR Eigen cultuur en religie 0135 ISL Islamitische godsdienst 0136 ISR Israëlische godsdienst 0140 KGD Katholieke godsdienst 0187 NCZ Niet-confessionele zedenleer www.informat.be Pagina 7/9
5. De werking van de import a) Op basis van het rijksregisternummer Aan de hand van het opgegeven rijksregisternummer wordt gecontroleerd of de leerling al bestaat in de database. Als er een leerling wordt gevonden, wordt de bestaande persoon bijgewerkt. Indien niet, wordt een nieuwe leerling aangemaakt. Komt het rijksregisternummer meermaals voor in de database, dan wordt die leerling niet verwerkt. De leerling wordt ook niet verwerkt als de naam en/of de geboortedatum van de bestaande leerling afwijken van de importdata. b) Wanneer het rijksregisternummer niet opgegeven is Een leerling kan ook ingeschreven worden zonder rijksregisternummer. In dat geval wordt gezocht op de combinatie naam, voornaam en geboortedatum. Zijn deze identiek, dan wordt de bestaande persoon bijgewerkt. Wordt de combinatie niet gevonden, dan wordt die persoon alleen toegevoegd als die specifieke geboortedatum nog niet voorkomt in de database. Dit om te vermijden dat een persoon dubbel in de database voorkomt, enkel en alleen omdat de naam afwijkt. c) Import met afdelingsjaar Bij het importeren kan ook een afdelingsjaar (bovenaan het venster) opgegeven worden. In dat geval worden niet alleen de persoonsgegevens geïmporteerd, maar krijgt die leerling ook meteen een inschrijving. De inschrijving wordt niet aangemaakt, als de leerling al een bestaande inschrijving heeft in de database. Als er geen afdelingsjaar wordt gekozen, worden alleen persoonsgegevens geïmporteerd. En moeten de leerlingen nog handmatig ingeschreven worden (via het menu Leerlingen > Toevoegen). Het programma zal de leerling dan wel aanbieden als bestaande leerling. d) Import met klascode Bij het importeren kan ook een klascode (als kolom in de importdata) opgegeven worden. In dat geval worden niet alleen de persoonsgegevens geïmporteerd, maar krijgt die leerling ook meteen een inschrijving met klasinschrijving. Voorwaarde is dat de klas bestaat (in de aangemelde school en vestiging) en gekoppeld is aan een administratieve groep. Aan de hand van die administratieve groep wordt gezocht naar een overeenkomstig afdelingsjaar. Bestaat er meer dan één afdelingsjaar met dezelfde administratieve groep, kan de inschrijving niet verwerkt worden. www.informat.be Pagina 8/9
e) Volgorde van de velden De volgorde van de velden heeft geen belang. De velden worden bij het importeren verwerkt ongeacht de sortering. Per lijn wordt eerst de persoon verwerkt (vastleggen of een nieuwe persoon wordt aangemaakt, of de bestaande gewijzigd). Als dat lukt wordt gekeken of er persoonsgegevens kunnen toegevoegd worden en/ of een inschrijving worden aangemaakt. f) Controle Wanneer u een reeks lijnen heeft geïmporteerd, wordt per regel aangegeven of de import is gelukt aan de hand van een groen, oranje of rood bolletje. Een groen bolletje geeft aan dat de import is geslaagd. Bij een oranje of rood bolletje wordt meer uitleg gegeven over een mogelijk probleem. De belangrijkste oorzaken vindt u hierboven reeds opgelijst. Voor meer informatie kan u steeds terecht op onze supportsite (http://helpdesk.informat.be). Heeft u bijkomende vragen, dan kan u die stellen via ibasis@informat be (basisonderwijs) of via ileerlingen@informat.be (secundair onderwijs) www.informat.be Pagina 9/9