myprequest THE NEW GENERATION WORKPLACE MANAGEMENT SOLUTION
INHOUD De basis voor regievoering 4 SLA s en KPI s Functionaliteiten 5 Haal meer uit uw CAD-tekening of Revit model Gemak dient de mens! 6 Hoe vertaalt zich dat naar de praktijk? Integratie in Microsoft Outlook Voor wie is myprequest? 8 Multi-sites Outsourcing Internationale organisaties Wat betekent myprequest? 9 Uw eindresultaat is ons doel 10 Enjoy best practice experience Over NPQ Solutions 11 2
OOK VOOR HET NIEUWE WERKEN... Ondersteunende processen goed organiseren en optimaal managen is uw uitdaging. Hoe efficiënter processen worden ingericht, des te groter de toegevoegde waarde voor uw primaire bedrijfsproces. myprequest, de nieuwste generatie software van NPQ FM Solutions, biedt u de mogelijkheid om uw processen naadloos aan te sluiten op uiteenlopende wensen van uw organisatie. De elementen flexibiliteit, klantgerichtheid en transparantie vormen de basis van myprequest. Ondersteunende diensten binnen een organisatie zijn niet altijd zichtbaar. Toch wordt het bedrijfsresultaat in belangrijke mate beïnvloed door efficiënte ondersteuning. Neem alleen al het kostenaspect. Vastgoed en werkplek gerelateerde kosten maken een significant deel uit van de totale bedrijfskosten. Daarnaast zijn er voortdurend ontwikkelingen, bijvoorbeeld Het Nieuwe Werken, waardoor de behoefte van uw klant verandert. Kenmerkend voor myprequest Tijd- en plaatsonafhankelijke toegang Intuïtief en gebruiksvriendelijk Integratie in MS Outlook Gedifferentieerd aanbod per gebruikersgroep Volledig meertalig myprequest is met name geschikt Voor organisaties met meerdere vestigingen, ook internationaal Bij introductie van een Self Service Concept en/of Het Nieuwe Werken Bij een gedifferentieerd serviceaanbod myprequest, flexibiliteit en optimale service, afgestemd op uw klant 3
DE BASIS VOOR REGIEVOERING Scherp afsluiten en bewaken van facilitaire contracten vormt een belangrijk aspect van modern Facility Management. Vanzelfsprekend vormt myprequest een uitstekend instrument voor het uitvoeren van professioneel contractmanagement. Maar het gaat verder dan dat. Met myprequest kunt u de vertaalslag maken voor optimale regievoering waarbij uw klanten exact weten wat ze van u mogen verwachten. En tegen welke voorwaarden. Met myprequest maakt u de verbinding tussen de klant (de consument), de leverancier van de diensten (de producent) en de facilitair verantwoordelijke (de regievoerder). SLA s en KPI s U kunt service level agreements (SLA s) op individueel klantof klantgroepsniveau differentiëren. Daarbij kunt u prestatie indicatoren (KPI s) vastleggen waarop u de dienstverlening periodiek wilt beoordelen. Met myprequest bent u volledig in control! Zo kunnen workflows en verzoektypes worden aangepast aan de wensen van uw organisatie. 4 4
FUNCTIONALITEITEN Met myprequest beschikt u over een schaalbare oplossing. Door de modulaire opbouw kunt u eenvoudig beginnen in de wetenschap dat de uitbreidingsmogelijkheden vrijwel onbeperkt zijn. U kunt myprequest onder meer inzetten voor Service Management functionaliteiten: Reserveringen Tevens zijn er aanvullende functionele mogelijkheden, waaronder: Dashboard Meldingen Informatie Display Werkorders BHV Contractbeheer Bezoekersregistratie Mobile Energiebenchmark Autoservice Producten en Diensten Catalogus Daarnaast kunt u het myprequest concept inzetten voor uw huisvestingsprocessen, bijvoorbeeld Ruimtebeheer, Sleutelbeheer, Onderhoud en Viewer. Haal meer uit uw CAD-tekening of Revit model Met onze krachtige CAD-koppeling kunt u op eenvoudige wijze gegevens vanuit AutoCAD-tekeningen overbrengen naar de database, en van de database naar de tekening. Gegevens kunnen via een webbased viewer worden getoond en bieden overzichtelijke informatie aan u en uw klant. myprequest biedt daarnaast ook de mogelijkheid om gegevens uit te wisselen met 3D gebouwmodellen vanuit Autodesk Revit. Hiermee wordt een integrale samenwerking binnen één gebouwmodel mogelijk (Building Information Modelling). Kortom, met myprequest bent u klaar voor de toekomst in 3D! 55
GEMAK DIENT DE MENS! Vanzelfsprekend biedt myprequest alles wat u van een modern Workplace Management Systeem mag verwachten. De applicatie is volledig browser-based en daardoor altijd en overal beschikbaar. Juist de geavanceerde technologie achter myprequest neemt drempels weg en waarborgt gebruikersgemak. Hoe vertaalt zich dat naar de praktijk? Bijvoorbeeld door een geïntegreerde login. Door het single sign on principe (active directory) heeft een gebruiker direct toegang tot myprequest. Op basis van de persoonsgegevens wordt relevante data standaard meegenomen in velden. Vandaag de dag is mobiliteit essentieel. Door toegang via internet zijn tijd en plaats niet langer leidend. myprequest kan worden gebruikt met nieuwe mobiele toepassingen, bijvoorbeeld Tablets en PDA s. De flexibiliteit komt onder meer tot uiting door schermen en workflows die volledig zijn aan te passen aan de wensen van uw organisatie. Zelfs aan individuele gebruikers. Zowel qua lay-out, als functioneel. 6
myprequest voorziet in een aantal geavanceerde technologieën die het gebruikersgemak verhogen. Automatisch aanvullen van velden bijvoorbeeld. Als resultaat van een zoekopdracht worden niet alleen de betreffende zoektermen weergegeven, ook synoniemen of aanverwante services/producten worden direct getoond. Binnen myprequest kunnen filters worden gebruikt om snel relevante meldingen, reserveringen etc. te tonen. Voor snel zoeken en vinden zijn diverse opties. De Producten en Diensten Catalogus, toegang tot het Self Service Portaal, beschikt over een geavanceerde zoekmachine. Integratie in Microsoft Outlook De integratie in MS Outlook maakt myprequest laagdrempelig. Zeker voor organisaties waar de Outlook agenda wordt gebruikt. Reserveringen voor bijvoorbeeld vergaderzalen, spreekkamers of auto s kunt u via MS Outlook vastleggen. Daarbij kunt u direct gewenste catering en faciliteiten reserveren. Vervolgens wordt een reservering automatisch geregistreerd in myprequest. Vergaderingen kunt u snel afstemmen op (Outlook) agenda s van deelnemers. Vanuit één scherm beschikt u over alle relevante informatie. Inzage in actuele beschikbaarheid van uw zalen krijgt u in één oogopslag via een overzichtelijk MS Outlook planbord. Middels een Outlook vergaderverzoek worden deelnemers aan een bijeenkomst uitgenodigd. Na acceptatie verschijnt de afspraak automatisch in de persoonlijke Outlook agenda. Kortom, de integratie van myprequest en MS Outlook werkt efficiënt voor gebruikers èn voor de facilitaire organisatie. Overzichtelijke weergave beschikbaarheid in één scherm 7
Voor wie is myprequest? Van uw Directie tot de Technische Dienst, iedereen kan toegang verkrijgen. Via het Self Service Portaal zijn uw services beschikbaar voor alle medewerkers of klanten. De workflow zorgt ervoor dat taken automatisch bij de juiste uitvoerders terecht komen. En voor welke organisaties? myprequest is voor alle facilitaire organisaties. Binnen de commerciële dienstverlening, overheidsinstellingen, zorgsector, onderwijs, industrie en vastgoed. Door de geavanceerde mogelijkheden is myprequest bij uitstek geschikt voor: Organisaties met meerdere vestigingen (multi-sites) Outsourcing (zowel voor service provider als voor opdrachtgevers) Internationale organisaties Multi-sites Bent u verantwoordelijk voor het beheer van meerdere locaties? Dan kent u als geen ander de uitdagingen die dat met zich meebrengt. Iedere locatie kent andere voorzieningen, eigen dienstverleners en wellicht andere tariefstellingen. Geen probleem met myprequest! Alle afspraken kunnen per locatie en service provider worden ingericht. Iedere gebruiker weet hierdoor exact wat te verwachten en wat er mogelijk is per locatie. Zeer praktisch, bijvoorbeeld wanneer na een fusie verschillende services worden aangeboden aan de diverse bedrijfsonderdelen of locaties. Rollen Servicedesk Interne klant Externe klant Uitvoerende dienst Management beheer en coördinatie maken van een melding, zaalreservering, aanmelden bezoeker, actuele inzage voortgang aanvraag (bijvoorbeeld bewoners, patiënten, burgers) maken van meldingen, informatie opzoeken en actuele informatie over voortgang aanvraag aansturing, werkorders aanen afmelden regie en controle Outsourcing Door de verregaande mogelijkheden voor een gedifferentieerd aanbod en de flexibele inrichting, is myprequest ook uitermate geschikt voor facilitaire service providers. Vanuit een centrale service desk of service portal kan een service provider ondersteuning bieden aan verschillende klanten. Vanuit één systeem, één database. Afhankelijk van de klant en locatie ontsluit u via myprequest alle relevante informatie, diensten en services die gelden voor de betreffende opdrachtgever. Voor opdrachtgevers biedt myprequest vele mogelijkheden om de regie in handen te houden. Via dashboards, real-time workflow-overzichten en rapportages kan een opdrachtgever prestaties van een leverancier monitoren. Internationale organisaties Als u internationale ambities heeft, biedt myprequest de ideale oplossing. Het systeem is volledig meertalig (zowel de schermen als de database) en er worden meerdere BTW systemen ondersteund. Per locatie wordt gebruik gemaakt van locale tijden waardoor internationale organisaties duidelijke afspraken kunnen maken. 8 8
Wat betekent myprequest? myprequest is uw voordelen Volledig browser-based Lay-out in huisstijl Workflows grafisch weergeven Flexibel in te richten (SLA s) Geïntegreerd in MS Outlook Meertalig schermen, database, kolommen Flexibel rapporteren Modulair Plaats- en tijdonafhankelijke toegang Eenvoudige installatie en lagere kosten voor beheer Herkenbare en functionele interface verhoogt gebruikersgemak In één oogopslag real-time inzicht in status van taken van diverse uitvoerders Gedifferentieerd service concept per klant(groep) waarbij het aanbod is af te stemmen op uw doelgroepen Uitstekend geschikt voor organisaties met meerdere locaties en service suppliers Grote herkenbaarheid en snelle acceptatie door gebruikers Uitstekend toepasbaar binnen internationale organisaties: iedere gebruiker kan de taal van zijn of haar voorkeur instellen Overzichten kunnen organisatie-specifiek worden samengesteld en sluiten dus altijd naadloos aan op de wensen van de gebruikers Snel starten en gefaseerd verder uitbouwen Wilt u meer weten over de voordelen en functionaliteiten van myprequest? Kijk op www.npqinfo.com of neem contact met ons op! 9
UW EINDRESULTAAT IS ONS DOEL Kiest u voor myprequest, dan kunt u rekenen op NPQ als partner. Om resultaat te behalen is namelijk meer nodig dan alleen software. Een gedegen implementatie en uiteraard professioneel support na oplevering zijn van doorslaggevend belang. Dat valt onder de standaard dienstverlening die u van NPQ mag verwachten. Enjoy best practice experience Het succes van een Workplace Management Systeem wordt in grote mate bepaald door de implementatie. kunt u myprequest eenvoudig koppelen aan andere systemen die u in gebruik heeft voor het uitwisselen van stamgegevens. Of u ondersteunende diensten nu volledig heeft uitbesteed of in eigen beheer voert, de basis is dat afspraken helder zijn vastgelegd. Tijdens de implementatie wordt de vertaalslag gemaakt van uw processen en procedures naar de tabellen in het systeem. NPQ heeft ervaringen van honderden klanten gebundeld in best practice sets. Met deze kennis profiteert u van meer dan 20 jaar ervaring van onze specialisten. Door de beschikbare integratiemodule Uw voordeel: hogere kwaliteit, snellere implementatie en lagere kosten 10
OVER NPQ SOLUTIONS myprequest wordt ontwikkeld en aangeboden door NPQ FM Solutions. Om te komen tot resultaatgerichte oplossingen, biedt NPQ modulaire software voor facilitaire organisaties. Gecombineerd met deskundig advies (vanaf selectietraject tot evaluatie), support en trainingen, worden doelen bereikt. Intensieve samenwerking tussen opdrachtgever en NPQ vormt daarbij de basis. Wat kunt u verwachten van NPQ? Ervaren en deskundige medewerkers Betrokkenheid bij uw eindresultaat en meedenken met uw situatie Ruime kennis over actuele, technische en marktontwikkelingen Ervaring met complexe implementatievraagstukken in uiteenlopende trajecten binnen veel branches Toegang tot een breed netwerk van professionele partners NPQ, Enjoy efficient workplace management solutions! 11
12.181.1 Regulierenring 16 3981 LB Bunnik Postbus 148 3980 CC Bunnik T +31 (0)30 659 74 11 info@npqmail.com www.npqfm.com