Handleiding voor het verzenden van gepersonaliseerde mailings met ACT! 2011, ACTTranslator op Nederlands Voorbereiding: 1. Het maken van een sjabloon 2. Het maken van een selectie 3. Het toevoegen van een selectie aan een groep Uitvoering: 4. Het maken van een mailing met ACT! 1. Aanmaak van een mailingsjabloon Kies in ACT!: <Schrijven><Sjabloon bewerken > Kies de basissjabloon, bijvoorbeeld Letter <Openen>
Kies <Bestand (of )>, <Opslaan als>
Typ bij bestandsnaam de juiste omschrijving in, <Opslaan> Voeg de gewenste tekst in.
Kies <Bestand><Sluiten> en sla de sjabloon op. De sjabloon is nu klaar voor toepassing van de Mail Merge.
2. Het maken van een selectie Hier zijn vele mogelijkheden, bijvoorbeeld een selectie van alle klanten. Klik met de rechtermuisknop op het veld ID Status Kies <Lookup ID status> Vervang Starts with door Contains en (de huidige inhoud) door Klant <OK> Er ontstaat een lijst met de geselecteerde contacten: Merk op, dat er in deze database 1129 contacten zitten, met de status Klant.
3. Het toevoegen van een selectie aan een groep Kies in de linkerbalk van ACT! <Groepen> (de groepenweergave) Kies <Groepen><Nieuwe groep> Tip: geef de groep dezelfde naam als het sjabloon (dan is de juiste verzonden inhoud altijd terug te vinden) Voeg evt. een beschrijving toe in het veld Description. Het toevoegen van de geselecteerde contacten:
Kies <Groepen><Contactpersonen toevoegen/verwijderen >
Kies <Contactpersonen>
Kies bij Selecteren uit : Current lookup Klik op:
Kies <OK> De contacten zijn nu aan de groep toegevoegd. Alle voorbereidingen voor de mailing zijn nu gedaan.
4. Het maken van een mailing met ACT! Kies <Schrijven><Gepersonaliseerde mailing> (Klik bij het welkomstscherm op <Volgende>) Om het resultaat te testen kies je hier <Word Processor> <Volgende>
Kies <Browse >
Kies de gewenste sjabloon, <Openen>
<Volgende>
Klik <Selected Group> en kies uit de lijst de gewenste groep (met het driehoekje ) <Volgende>
Kies <Voltooien> Een samenvoegbestand wordt nu in MS Word gemaakt, controleer alles, en print het daarna, of gooi het samenvoegbestand weg, en voer de mail merge opnieuw uit, nu met de keuze <Print>.