Beleidsdomein: Onderwijs en Vorming Entiteit: Departement Onderwijs en Vorming Afdeling: Basisonderwijs en Deeltijds Kunstonderwijs Graad: C2 Functiefamilie: Dossier- en gegevensbeheerder Aantal vacante betrekkingen:1 Vacaturenummer: 20080 Doel van de functie : Beheren en behandelen van dossiers en gegevens m.b.t. het leerlingenvervoer teneinde ervoor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. Resultaatgebieden 1. GEGEVENSVERZAMELING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Ontbrekende gegevens opzoeken Gegevens importeren in een registratiesysteem Ontvangst van facturen bevestigen en facturen ingeven Samenstellen van een dossier Afspraken maken met zowel internen als externen over wijze waarop gegevens kunnen worden verzameld. 2. CONTROLE VAN GEGEVENS Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie Controleren of aanvragen in lijn zijn met het statuut 3. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN DOSSIERS: Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Collega s ondersteunen bij het uitvoeren van het uitvoeren van deze stappen Berekeningen uitvoeren Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, 1
Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden Opmaken van overzichten en rapporten Databanken uitbouwen Opmaken van contracten en besluiten Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen Aanvragen verwerken 4. UITVOERING : Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Update van gegevens, relevante query s maken in het kader van monitoren van gegevens via de webapplicatie Uitvoeren van analyses op data van het leerlingenvervoer Opmaken van plannen en ontwerpen Ontwikkelen, beheren en onderhouden van de webapplicatie Ontwerpen en afleveren van vakspecifieke producten Redactie van handleiding om scholen en hun medewerkers te ondersteunen bij het gebruik van de webapplicatie 5. INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren Fungeren als aanspreekpunt voor klanten Informatie verstrekken aan leveranciers Rapporteren over de stand van zaken Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Bespreken van dossiers met collega s 6. WERKRELATIES Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. softwareleveranciers, IT-diensten van het beleidsdomein Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier Relevante informatie delen met collega s Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten Samenwerken aan verbeterprojecten 2
7. OPTIMALISATIE VAN DE WERKING: Stelt aanpassing voor van procedures en werkwijzen nav nieuwe wetgeving en knelpunten teneinde de efficiëntie te verhogen automatiseren van dossierstroom (via email ipv via traditionele poststukken) aanvragen digitaliseren, via een webapplicatie laten verlopen en uitzonderingen manueel behandelen 8. COÖRDINEREN / KENNISDELEN: Helpt collega s vakinhoudelijk; Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden Ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Opzoeken en bijhouden van informatie en documentatie Gegevens verstrekken die door anderen in hun werkzaamheden gebruikt worden Ondersteunen van leidinggevende bij toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Het opvolgen van de werkzaamheden Behandelen van vragen en problemen De continue werking van de organisatie mee helpen verzekeren Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Antwoorden op vragen van klanten Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren Vaktechnische competenties Basiskennis van procedures, regelgeving en systemen vereist om deze te kunnen toepassen - Vlot kunnen werken met Word, Excel, Access en Outlook; - Vaardig zijn met de webapplicatie leerlingenvervoer - Schriftelijke communicatie afgestemd op het taalgebruik van scholen en hun medewerkers. Affiniteit met een administratieve werkomgeving; - Beheersen van de regelgeving leerlingenvervoer - Zin voor cijfers. Gedragscompetenties Voortdurend verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de afdeling, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen 3
Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van klanten. - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, de afdeling of het departement, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Werkt mee en informeert anderen - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken. - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden 4
Nauwgezetheid = Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren - Blijft onder tijdsdruk op details letten - Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren - Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden Plannen = Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Oordeelsvorming = Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Ziet de essentie van het probleem - Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken - Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem - Omschrijft duidelijk de kern van het probleem - Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek - Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem Probleemanalyse = Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Salarisgegevens De geselecteerde kandidaat wordt bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met salarisschaal C211. 5
Proeftijd Er wordt een proeftijd voorzien. U wordt pas bevorderd nadat u met goed gevolg de proeftijd in de bevorderingsbetrekking heeft volbracht (VPS Art. VI 53). Selectieprocedure Zie selectiereglement. Meer weten? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kunt u contact opnemen met: John De Plecker, afdelingshoofd Basisonderwijs en DKO john.deplecker@ond.vlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure, kunt u contact opnemen met: An Piot, selectieverantwoordelijke Jobpunt Vlaanderen tel. 02 553 51 55 of an.piot@jobpunt.be 6