Functiebeschrijving: C2 Hoofdmedewerker. Teamplanner loodsdienstcoördinatoren Zeebrugge

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: C2 Hoofdmedewerker Teamplanner loodsdienstcoördinatoren Zeebrugge Beleidsdomein: Mobiliteit en Openbare Werken Entiteit: IVA Maritieme Dienstverlening en Kust Afdeling: DAB Loodswezen Graad: Hoofdmedewerker Aantal vacante 1 betrekkingen: Standplaatsen: Zeebrugge Functiefamilie en - / niveau Vacaturenummer: 24490

2 1. Afdelingscontext De IVA MDK staat in voor een veilige en vlotte afwikkeling van het scheepvaartverkeer op de maritieme vaarwegen, het integraal kustzonebeheer en de hydrografische en hydrometeorologische dienstverlening. Het agentschap wordt geleid door een administrateur-generaal die rechtstreeks rapporteert aan de functionele minister. Het agentschap bestaat uit een stafdienst en vier operationele entiteiten. De Stafdienst (20 personeelsleden) bereidt het beleid van het agentschap voor, faciliteert de werking van de vier entiteiten en biedt ondersteuning aan de administrateur-generaal. De DAB Loodswezen (470 personeelsleden) zorgt voor het veilig en vlot loodsen en beloodsen van schepen tegen een aanvaardbare prijs en geeft nautisch advies. De DAB Vloot (570 personeelsleden) is de reder van de overheid en verzorgt de vaarwegmarkering. Vloot organiseert ook de inzet en de exploitatie van de Search- and Rescue schepen. De afdeling Scheepvaartbegeleiding (150 personeelsleden) begeleidt de schepen vanaf de wal en levert diensten aan de scheepvaart. Het Maritiem Reddings- en Coördinatiecentrum is het unieke meldpunt voor ongevallen op zee en de verdere afhandeling ervan. De afdeling Kust (115 personeelsleden) staat in voor de beveiliging van de bevolking en het patrimonium tegen stormvloeden en overstromingen en doet dit op een duurzame en geïntegreerde wijze. Haar Vlaamse hydrografie ondersteunt de scheepvaart van en naar de kusthavens en de Westerschelde. 2. Functiedoel De teamplanner beheert en behandelt gegevens teneinde ervoor te zorgen dat de planning van de loodsdienstcoördinatoren efficiënt, correct en klantvriendelijk verloopt en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. De teamplanner loodsdienstcoördinatoren is verantwoordelijk voor de planning van de 8 loodsdienstcoördinatoren Zeebrugge, met oog voor een efficiënte inzet van het beschikbare personeel en de continuïteit van de dienstverlening. Hij/zij is specialist in de bestaande dienst- en beurtregeling en waakt erover dat wet- en regelgeving gerespecteerd wordt. De teamplanner registreert en controleert de prestaties in het Loodswezen Informatie Systeem (LIS). Hij/zij werkt onder de verantwoordelijkheid van het nautisch diensthoofd en adviseert hem waar nodig. De teamplanner ontvangt maandelijks een forfait aan uren voor de planning van de continue bezetting per stoel. Bij afwezigheid van de teamplanner van standplaats Zeebrugge, springt teamplanner Vlissingen in en vice versa. Gedurende het jaar houdt hij/zij zich op de hoogte van de dienst- en beurtregeling van de standplaats Vlissingen. De teamplanner blijft tevens ingeschakeld als loodsdienstcoördinator in zijn/haar team en vormt

3 de schakel tussen de personeelsleden op de werkvloer en het nautisch diensthoofd. 3 Interne organisatie Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Aan hoeveel personen geeft de functiehouder leiding? Op welke budgetten heeft de functiehouder een impact? Nautisch diensthoofd Zeebrugge Loodsdienstcoördinatoren, loodsen en nautisch secretariaat van de betreffende standplaats van de DAB Loodswezen. Geen Geen De functie kan niet gerelateerd worden aan een duidelijk financieel omvanggebied.

4 4. en 1. PLANNING LOODSDIENSTCOÖRDINATOREN De loodsdienstcoördinatoren optimaal inzetten teneinde de continudienst te verzekeren. Opmaken van een planning van de loodsdienstcoördinatoren Opstellen en toezicht houden op de verlofregeling Vervanging zoeken voor afwezige collega s 2. GEGEVENSVERZAMELING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Opvolgen van ontwikkelingen in het kader van toepasselijke wet- en regelgeving bv. dienst- en beurtregeling, arbeidsreglement, Op basis van verlofvaanvragen, ziektemeldingen, dienstopdrachten, de planning aanpassen en waar nodig vervanging zoeken Ontbrekende gegevens navragen en/of opzoeken De planning steeds up-to-date houden in het LIS

5 3. CONTROLE VAN GEGEVENS Verifiëren en controleren van gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren Vaststellen van fouten en voorstellen doen voor correctie Controleren of aanvragen in lijn zijn met de toepasselijke regelgeving Controleren van de prestaties en de evenwichtige verdeling ervan tussen de loodsdienstcoördinatoren onderling 4. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN DOSSIERS Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren waarbij de minimumbezetting steeds gegarandeerd blijft. Uitvoeren van administratieve taken teneinde de organisatie te ondersteunen. Berekeningen uitvoeren o.a. met het oog op een evenwichtige verdeling van de planning Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van bestanden, documenten, Opmaken van overzichten en rapporten uit het LIS Afwezigheidsaanvragen verwerken Administreren en registreren van werkuren, overuren, afwezigheden, verloven, in het LIS Voorbereiden van financiële verrichtingen 5. INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde de loodsdienstcoördinatoren en andere betrokkenen correct te informeren. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor probleemsituaties Fungeren als aanspreekpunt voor de loodsdienstcoördinatoren Informatie verstrekken aan personeelsleden, contacten met het werkveld onderhouden Zorgen voor een vlotte en hoge bereikbaarheid Rapporteren over de stand van zaken aan het nautisch diensthoofd Adviseren en bijstaan van de het nautisch diensthoofd Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Bespreken van dossiers met collega s, overleggen met loodsdienstcoördinatoren aangaande planning en timing

6 Voorziet in opleiding van nieuwe personeelsleden en/of neemt het meter- of peterschap op zich 6. WERKRELATIES Werkrelaties onderhouden teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Contacten met betrokken stakeholders onderhouden (loodsdienstcoördinatoren, nautisch diensthoofd, personeelsdienst, ) Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen bij probleemsituaties Relevante informatie delen met collega s Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten met (nieuwe) collega s Samenwerken aan verbeterprojecten Discretie en integriteit bij de toewijzing van prestaties waarborgen Empathie en overtuigingskracht naar de loodsdienstcoördinatoren uitstralen Collega s helpen als aanspreekpunt voor vragen i.v.m. de toepassing van de regelgeving

7 5. s Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. Indicatoren - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen Indicatoren - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is II. Helpt anderen en pleegt overleg Indicatoren - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen

8 Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk Indicatoren - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Laat zich niet intimideren tot inconsequent handelen - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen I. Plant eigen werk effectief Indicatoren - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-do lijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. II. Levert met oog voor detail correct werk af. Indicatoren - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties

9 Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie I. Ziet de essentie van het probleem Indicatoren - Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken - Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem - Omschrijft duidelijk de kern van het probleem - Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek - Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem Oordeelsvorming (synthetisch denken ) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens Indicatoren - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties Flexibel gedrag De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen I. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Indicatoren - Verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften - Verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline, tegenslagen, plots extra taken - Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was - Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen

10 Overtuigingskracht Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen II. Overtuigt door inhoud én aanpak Indicatoren - Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand - Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen - Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt - Brengt zijn argumenten scherp onder woorden - Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren

11 6. Vaktechnische competenties Vereiste ervaring Vanuit de rang C1: minimaal 6 jaar relevante beroepservaring m.b.t. de inhoudelijke materie Vereiste ervaring en functiespecifieke kennis Als relevante beroepservaring m.b.t. de inhoudelijke materie wordt beschouwd: een job als loodsdienst- of rededienstcoördinator. Vereiste kennis Grondige kennis van het Loodswezen Informatie Systeem (LIS) Grondige kennis van de organisatie Grondige kennis van de dienst- en beurtregeling van de loodsdienstcoördinatoren Basiskennis van het VPS, arbeidsreglement en andere wet- en regelgeving Grondige kennis van de functie van loodsdienstcoördinator 7. Bijkomende informatie Beroepsrisico arbeidsgeneeskunde: administratieve taken met beeldschermwerk >4 uur/dag (code 3002) + nacht- en ploegenarbeid