RELEASENOTES Documentairly 3.5.0
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 1 Releasenotes Veel gebruikte functionaliteiten... 3 1.1 Zaakdossier... 3 1.1.1 Header en Fasering... 3 1.1.2 Sidemenu... 4 1.1.3 Documenten... 5 1.1.4 Timeline... 12 1.1.5 Zaakrelaties... 13 1.2 E-mail bij behandelaar wijzigen... 14 1.2.1 Gebruik... 14 1.2.2 Beheer... 14 1.3 Documentintake... 15 2 Releasenotes - Beheer functionaliteiten... 16 2.1 Regels... 16 2.1.1 Actie: Resultaat voorinvullen... 16 2.1.2 Voorwaarde: Contactkanaal... 16 2.1.3 Voorwaarde: Aanvrager wijk... 17 2.2 Eigen systeemkenmerken... 18 2.3 Zaaktypeattributen... 19 2.4 Resultaten... 20 2.5 Verbergen contactgegevens... 21 2.6 PDC-functionaliteiten... 22 2.7 Import-functionaliteiten... 23 2.7.1 Zaaktypen van zaaksysteem.nl... 23 2.7.2 Zaaktypen van i-navigator... 23 2.7.3 PDC van Kluwer... 25 3 Buglist... 26 * Ctrl+click op een titel om deze in te zien
1 Releasenotes Veel gebruikte functionaliteiten 1.1 Zaakdossier In het gehele zaakdossier zijn veel aanpassingen gemaakt om de weergaven van informatie en functionaliteiten te verbeteren. Screenshot totaaloverzicht zaakdossier 1.1.1 Header en Fasering Achter de titel van een openstaande zaak wordt de huidige fase weergegeven; bij een afgehandelde zaak het resultaat. Ook is de afdeling van de zaak opgenomen in de header. Het tabblad taken en de voortgangsbalk zijn vervangen door tabbladen voor alle fasen binnen een zaak. Op deze manier is het helderder om te zien in welke fase de zaak zich bevindt en naar welke fase je kijkt. Screenshot Header en Fasering 1: Screenshot Header en Fasering 2:
1.1.2 Sidemenu De sjablonen, zaken en checklist-items waren voorheen in aparte accordions geplaatst, maar werden vaak over het hoofd gezien en de logica voor hun rol in de zaak was vaak niet helder. Door ze in een menu aan de rechterzijde te zetten krijgen ze een prominentere rol binnen de zaak. De sjablonen-accordion is enkel zichtbaar wanneer er sjablonen en/of zaken voor het zaaktype zijn ingericht. De checklist-accordion is altijd zichtbaar. Hier staan de checklistitems die voor het zaaktype zijn ingericht, maar de ambtenaar kan ook zelf checklistitems toevoegen. Screenshot sidemenu 1 Screenshot sidemenu 2
1.1.3 Documenten De focus van deze release ligt op de documenten. Alles wat met documenten te maken heeft is onder de loep genomen en verbeterd: Screenshot zaakdossier Documenten totaalvoorbeeld Documenten toevoegen Op verschillende manieren kunnen er documenten worden toegevoegd aan het zaakdossier. De knop in het plus-menu geeft een doorverwijzing naar het tabblad documenten om vervolgens automatisch op de knop upload een document van je computer te klikken. Selecteer vervolgens één of meer documenten in het scherm van je computer en klik open om de document(en) aan de zaak toe te voegen. Screenshot zaakdossier Document toevoegen 1
Daarnaast kunnen documenten ook het dossier ingesleept worden, zoals documenten op de eigen computer verplaatst kunnen worden: - Zorg ervoor dat zowel de bestanden als het documententabblad in beeld zijn - Selecteer één of meer documenten en sleep ze naar het tabblad documenten - Het tabblad documenten krijgt een grijze rand zodra je binnen het tabblad bent - Laat de muis los om de documenten aan de zaak toe te voegen Screenshot zaakdossier Document toevoegen 2 Het toevoegen van documenten via een documentkenmerk en de documentintake worden later behandeld. Wanneer de documenten worden toegevoegd verschijnt er een voortgangsbalk onderaan het scherm. Screenshot zaakdossier Document toevoegen 3 Screenshot zaakdossier Document toevoegen 4
Een toegevoegd document komt eerst in de documentenwachtrij ter beoordeling. Deze wordt bovenaan het tabblad documenten weergegeven, maar enkel als er documenten zijn die beoordeeld moeten worden. Screenshot zaakdossier Document toevoegen 5 Hier zijn drie acties mogelijk: - Accepteren: Verplaatst het document naar de documentopslag van het zaakdossier - Weigeren: Verwijderd het document permanent uit het zaakdossier - Bewerken: De documenteigenschappen invullen alvorens het te accepteren Documenteigenschappen Er zijn verschillende eigenschappen die aan een document gegeven kunnen worden: - Naam - Omschrijving - Documentcategorie - Vertrouwelijkheid - Richting - Publicatie o o Publiceren op PIP: Toont het document voor de burger of organisatie Publiceren op Website: Toont het document op de gemeentewebsite, indien de koppeling aanwezig is
Zaakdocumenten De documenten die zijn voorgedefinieerd in het zaaktype middels de documentkenmerken en in dat geval vaak verplicht zijn kunnen nu eenvoudiger worden beheerd. Labels kunnen naar de documenten gesleept worden, of via selecteren en het selectiemenu, of met de rechtermuisknop geselecteerd worden. Eén label kan aan meerdere documenten worden toegekend. Screenshot zaakdossier Zaakdocumenten labels slepen Screenshot zaakdossier Zaakdocumenten selectiemenu Screenshot zaakdossier Zaakdocumenten rechtermuisknop-menu
De gelabelde documenten worden vervolgens in het kenmerk getoond. Screenshot zaakdossier Zaakdocumenten kenmerk Of andersom: De documenten worden geupload in het kenmerk en zijn vervolgens gelabeld terug te zien op het tabblad documenten. Versiebeheer Wanneer een document met dezelfde naam wordt geupload kan worden aangegeven of dit een nieuw document is of een nieuwe versie van het bestaande document. In geval van een nieuw document wordt deze met andere naamgeving opgeslagen. In geval van een nieuwe versie wordt het huidige document overschreven en zal er een versie-icoontje achter het document komen te staan. Screenshot zaakdossier Documenten versiebeheer 1 Door aan de rechterzijde te klikken kan het versiebeheer worden geopend en kunnen oudere versies van het document heractiveerd worden. Screenshot zaakdossier Documenten versiebeheer 2
Mappen Een map kan aangemaakt worden via de knop map aanmaken. Deze kan dan direct een naam gegeven worden. Screenshot zaakdossier Map maken Net als de eigenschappen van documenten kunnen die van de map bewerkt worden door deze te selecteren en een actie te kiezen of het menu met de rechterknop te activeren. Screenshot zaakdossier Map bewerken Documenten kunnen in mappen worden geplaatst door erin te slepen, zoals documenten op de eigen computer verplaatst kunnen worden. Om een document uit een map te halen moet deze naar Verplaats naar hoofdmap gesleept worden. Dit is enkel zichtbaar tijdens het slepen van een document. Screenshot zaakdossier Document verplaatsen Documenten die in een map staan staan een stukje naar rechts ten opzichte van de documenten en mappen in de hoofdmap. Deze documenten zijn enkel zichtbaar wanneer de map waarin zij staan is opengeklapt. Een map kan open en dichtgeklapt worden door op de naam of het icoontje van de map te klikken.
Prullenbak Bij het verwijderen van een document wordt deze naar de prullenbak verplaatst. Eventuele labels worden dan verwijderd. De prullenbak kan worden ingezien door op de knop Prullenbak te klikken. Documenten vanuit de prullenbak kunnen hersteld worden op dezelfde manier als waarmee ze verwijderd zijn. Internet explorer De volgende functionaliteiten worden helaas niet ondersteund door Internet Explorer: - Automatisch doorverwijzen en aanklikken van de upload-knop - Documenten de browser inslepen voor upload - Voortgangsbalk bij het uploaden van documenten De volgende functionaliteiten worden helaas nog niet ondersteund in Internet Explorer: - Het in één keer uploaden van meerdere bestanden
1.1.4 Timeline Het tabblad notities is vervangen door het tabblad timeline. - De layout is nu overzichtelijker - Contactmomenten en notities kunnen eenvoudig worden toegevoegd - Er kan gefilterd worden op de verschillende type van logging Screenshot Timeline:
1.1.5 Zaakrelaties Ook de zaakrelaties zijn opgenomen in een eigen tabblad, i.p.v. verborgen onder de titel. Screenshot zaakrelaties
1.2 E-mail bij behandelaar wijzigen 1.2.1 Gebruik Bij het toewijzen van een zaak aan een specifieke behandelaar wordt er standaard een e-mail verstuurd (mits ingesteld door beheer). Screenshot Toewijzing (gebruik) 1.2.2 Beheer De e-mail die verstuurd wordt kan worden opgesteld door de beheerder net als de e-mailsjablonen die worden gebruikt bij zaaktypen. Dit e-mailsjabloon kan worden geselecteerd op de configuratiepagina (nieuw). Screenshot Toewijzing (beheer) Bij het opstellen van het e-mailsjabloon kan gebruik worden gemaakt van een nieuw systeemkenmerk [[gebruiker_naam]] om aan te geven door welke ambtenaar de zaak is toegewezen. Bijvoorbeeld: Beste [[behandelaar]], Zaak [[zaaknummer]] is in jouw intake geplaatst door [[gebruiker_naam]].
1.3 Documentintake Ook de document is aangepast aan de nieuwe layout. Screenshot documentintake Met de vinkjes aan de linkerzijde kunnen meerdere documenten in één keer aan een zaak worden toegevoegd. Ook kunnen de documenten direct gemarkeerd worden als het juiste zaakdocument.
2 Releasenotes - Beheer functionaliteiten 2.1 Regels 2.1.1 Actie: Resultaat voorinvullen Het is nu mogelijk om met de regelactie Vul waarde in een resultaat in te vullen. Deze regel is niet fasegebonden en kan bijvoorbeeld vanuit de registratiefase worden ingezet. Screenshot Actie: Resultaat voorinvullen Screenshot Actie: Resultaat voorinvullen 2.1.2 Voorwaarde: Contactkanaal Het is nu mogelijk om bij de regelvoorwaarden Contactkanaal te selecteren. Op deze manier kan onder andere een verschillend webformulier getoond worden voor de online aanvraag (de klant) en de interne registratie (de ambtenaar). Screenshot Regel: Voorwaarde contactkanaal
2.1.3 Voorwaarde: Aanvrager wijk Het is nu mogelijk om bij de regelvoorwaarden Aanvrager wijk te selecteren. Op deze manier kunnen regels gebasseerd worden op de woonlocatie van de aanvrager. Screenshot voorwaarde: Aanvrager wijk Elke gemeente heeft zijn eigen wijk -tabel in het zaaksysteem, waarin kolommen staan met adresgegevens en een kolom met de wijk. Bij gebruik van de regel wordt het adres van de aanvrager vergeleken in de tabel. Stationsstraat 26 1111AA gemeente Centrum Neem voor het invoeren van deze tabel contact op met Mintlab.
2.2 Eigen systeemkenmerken Het is nu mogelijk om kenmerken permanent te verbergen. In deze kenmerken kunnen, in tegenstelling tot andere kenmerken, waarden worden opgeslagen terwijl ze verborgen zijn op het webformulier of in het zaakdossier. Deze kenmerken kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden om complexe webformulier makkelijker te kunnen inrichten of variabele teksten voor sjablonen op te slaan die niet zichtbaar hoeven zijn in het zaakdossier. Screenshot systeemkenmerk
2.3 Zaaktypeattributen De eerste pagina van zaaktypebeheer, Algemeen, waar de zaaktypeattributen worden ingevuld is aangepast, zodat deze aansluit op de ZTC2.0 en de i-navigator. De volgende attributen kunnen nu op deze pagina worden ingevuld: - Categorie - Naam - Identificatie - Speciaal webformulier - Procesbeschrijving - Handeling initiator - Aanleiding - Doel - Archiefclassicatiecode - Vertrouwelijkheidsindicator: o Openbaar o Beperkt openbaar o Intern o Zaakvertrouwelijk o Vertrouwelijk o Confidentieel o Geheim o Zeer geheim - Verantwoordelijke - Publicatie: o Ja o Nee - Publicatietekst - Verantwoordingsrelatie - Opschorten mogelijk: o Ja o Nee - Verlenging mogelijk: o Ja o Nee - Verlengingstermijn - e-formulier - Extra informatie (magic strings) - Trefwoorden - Omschrijving of toelichting - Grondslag - Doorlooptijd wettelijk - Doorlooptijd service
2.4 Resultaten Net als de zaaktypeattributen is de wijze van zaaktyperesultaten instellen aangepast, zodat deze aansluit op de ZTC2.0 en de i-navigator, en ook aangepast om een betere inrichting te kunnen voorzien. De volgende resultaatattributen kunnen nu in de resultaatdialog worden ingevuld: - Naam (omschrijving) - Resultaattype-generiek - Archiefnominatie: Bewaren (B), vernietigen (V), overbrengen (O). - Bewaartermijn - Brondatum archiefprocedure - Toelichting Screenshot resultaat (beheer) Wanneer de Naam (omschrijving) is ingevuld wordt deze weergegeven i.p.v. het Resultaattype-generiek. Op deze manier kan de naam worden afgestemd op de verwachting van de gebruiker. Daarnaast is het hiermee ook mogelijk om een generiek resultaat uit te splitsen in meerdere resultaatmogelijkheden, door dit resultaat meerdere malen op te voeren met verschillende naamgevingen, ten behoeve van bijvoorbeeld de managementinformatie. Screenshot resultaat (zaakdossier)
2.5 Verbergen contactgegevens Per zaaktype kan nu worden aangegeven of de stap Contactgegevens getoond moet worden. Screenshot contactgegevens (beheer) Screenshot contactgegevens (registratieformulier)
2.6 PDC-functionaliteiten Het is nu mogelijk om zowel een externe en interne tekst als een interne tekst op te geven. De externe tekst wordt ook intern weergegeven, zodat de ambtenaar kan zien wat de burger ziet. Screenshot PDC omschrijving-tabblad Bij het bewerken van een product kan onder het kopje beheer de teksten op het volgende worden beheerd: - Interne en/of externe tekst weergeven - Eigen teksten gebruiken of die van de koppeling (wanneer aanwezig) - Wel of niet publiceren op de website Screenshot PDC beheer-tabblad
2.7 Import-functionaliteiten De zaaktype importeren -functionaliteit in de ZTC is opgenomen in een meer generieke importeren -functionaliteit. De volgende imports zijn nu mogelijk: - Zaaktypen van zaaksysteem.nl - Zaaktypen van i-navigator - PDC van Kluwer De import-pagina is toekomstgericht opgezet en bevat zodoende meer opties dan deze drie, maar die zijn nog niet operationeel. Afhankelijk van de keuze bij objecttype kan uit verschillende lijsten van formaten gekozen worden. Screenshot importpagina 2.7.1 Zaaktypen van zaaksysteem.nl Ongewijzigd 2.7.2 Zaaktypen van i-navigator Door de.xml van de i-navigator toe te voegen kan de import gestart worden. De inhoud van de groen-gemarkeerde zaaktypen is goedgekeurd en kunnen geïmporteerd worden; de rood-gemarkeerde niet. Wanneer er voor bepaalde zaaktypen voor een handmatige inrichting is gekozen kan voorkomen worden dat deze door de import overschreven worden door de vinkjes aan de rechterzijde uit te vinken. Screenshot import i-navigator, zaaktypen ingeklapt
De matching van zaaktypen tussen het importbestand en die in de ZTC wordt gedaan op basis van het zaaktypeattribuut identificatiecode : - Wanneer er geen match is (rood) moet er een zaaktype geselecteerd worden. De invulling van de attributen, zaakdocumenten en resultaten zullen dan op dat zaaktype plaatsvinden - Wanneer er één match is (groen) zal de invulling op dat zaaktype plaatsvinden - Wanneer er twee of meer matches zijn (groen) zal automatisch het eerste zaaktype geselecteerd worden, maar er kan ook gekozen worden om (één van) de andere(n) te selecteren De import per zaaktype bestaat uit 4 accordions: - Zaaktype selecteren - Algemente attributen - Zaakdocumenten - Resultaten Screenshot import i-navigator, zaaktype uitgeklapt Zaaktype-selectie, algemente attributen en resultaten spreken voor zich. Zaakdocumenten vereisen nadere toelichting. Er zijn: - Zaakdocumenten die al aan het zaaktype zijn toegevoegd - Zaakdocumenten die niet zijn toegevoegd, en wel toegevoegd moeten worden - Zaakdocumenten die niet zijn toegevoegd, en niet toegevoegd moeten worden De standaard instellingen die in alle situaties kan worden meegegeven zijn: Screenshot import i-navigator, zaakdocument bekend Wanneer het kenmerk wordt aangemaakt wordt het met deze instellingen aangemaakt. Wanneer het kenmerk al bestaat wordt het met deze instellingen overschreven.
Wanneer het kenmerk nog niet aanwezig is binnen het zaaktype kan er een keuze gemaakt worden om het aan een fase toe te voegen of niet toe te voegen (default). Screenshot import i-navigator, zaakdocument niet-bekend Wanneer er voor gekozen wordt om het toe te voegen, maar het kenmerk bestaat nog niet in de ZTC, dan kan de locatie worden aangegeven waar het aangemaakt moet worden: Screenshot import i-navigator, zaakdocument toevoegen 2.7.3 PDC van Kluwer Door de.xml van de Kluwer toe te voegen kan de import gestart worden. De groen-gemarkeerde producten worden op basis van de naam gematched aan een product in de ZTC; de rode niet. Bij de groene kan gekozen worden om het bestaande product te overschrijven (default) of niet te importeren. Bij de rode moet gekozen worden of deze wordt toegevoegd, een bestaand product wordt overschreven of het product niet te importeren.
3 Buglist