Promedico-VDF 10 Handleiding EPD-overdrachtbericht (MEDOVD) Versie: 0.2 Inhoud EPD Overdrachtbericht (MEDOVD)... 2 Aanmaken verhuisdossier... 2 Inlezen verhuisbericht... 5 Koppelen aan bestaande patiënt... 6 Nieuwe patiënt aanmaken... 7 9-7-2015 Pagina 1 van 8
EPD Overdrachtbericht (MEDOVD) Via een EPD Overdrachtbericht kan een patiënt van een Promedico-VDF 10-praktijk naar een andere praktijk (evt. met een ander HIS) worden verhuisd. In Promedico-VDF 10 wordt dit bericht MEDOVD genoemd. Het MEDOVD dat door Promedico-VDF 10 wordt geëxporteerd, bevat de onderdelen die hieronder worden genoemd. - Praktijkgegevens. - N.a.w.-gegevens van de patiënt. - Episodes. - Journaalregels. - Medicatie. - Contra-indicaties. - Allergieën en Intoleranties. - Memo s. - Correspondentie. De aanwezige correspondentie wordt als een apart zip-bestand geëxporteerd. Dit bestand bevat alleen de correspondentie die is gekoppeld aan de patiënt. Aanmaken verhuisdossier Het patiënt-verhuisdossier dat vanuit VDF 10 kan worden aangemaakt bestaat uit de volgende onderdelen: - het EPD-overdrachtbericht (MEDOVD); - een pdf van het totale medische dossier van de patiënt. Dit kan worden gebruikt om te controleren of het inlezen correct is verlopen; - een zip.bestand met correspondentie; - soms ook een brief met een samenvatting van de noodzakelijke informatie over deze patiënt. Volg in Promedico-VDF 10 de volgende stappen voor het aanmaken van een verhuisdossier: Zip.bestand en pdf Zoek het medisch dossier op van de patiënt die overgedragen moet worden en selecteer in het menu Opties bij Overzichten de optie Medisch Dossier afdrukken : Vink in het volgende scherm de optie Volledig dossier aan en ook Zippen correspondentie items. Selecteer bij Bestand naar locatie de map op de computer waar de bestanden moeten worden opgeslagen: 17-6-2016 Pagina 2 van 8
Kies voor Afdrukken naar Scherm en klik op Afdrukken. Het bestand wordt nu getoond in het scherm en tegelijkertijd wordt er een correspondentiebestand aangemaakt en op de gekozen locatie geplaatst. Klik linksboven in het scherm op Rapport exporteren : Geef in de daarna volgende schermen aan dat u een pdf wilt exporteren en vink bij Paginabereik aan dat alle pagina s moeten worden geëxporteerd: Na klikken op OK wordt het bestand opgeslagen op de eerder aangegeven locatie. 17-6-2016 Pagina 3 van 8
Verhuisbericht Ga via het menu Opties of via Administratie Patiënten naar tabblad Inschrijving van de patiëntgegevens en klik hier op Verhuisbericht aanmaken: Hierna verschijnt het onderstaande scherm: Patiënten op hetzelfde adres voor wie ook een verhuisbericht moet worden aangemaakt, kunt u in dit scherm aanvinken. Selecteer de locatie waar het MEDOVD-bericht moet worden opgeslagen. Hier staat ook de zip met correspondentie en de pdf. Verstuur de bestanden via een beveiligde verbinding naar de nieuwe huisarts, bijvoorbeeld door overdracht via ZorgMail File Transfer (ZFT). Op de ION-website vindt u hierover meer informatie. 17-6-2016 Pagina 4 van 8
Inlezen verhuisbericht Voor het importeren van MEDOVD-verhuisberichten in VDF 10 maakt het niet uit van welk HIS dit bericht afkomstig is. In VDF 10 kunt u het MEDOVD-verhuisbericht en het bijbehorende correspondentiebestand op de volgende manier inlezen: Ga naar Administratie Verhuisbericht inlezen (MedOvd): Selecteer in het hierna volgende scherm het verhuisbericht (.edi) en (indien aanwezig) het zip-bestand met correspondentie met behulp van Beide bestanden moeten tegelijk worden ingelezen! Als de correspondentie later apart wordt ingelezen, is het niet mogelijk om deze aan de patiënt te koppelen. Klik op OK. Hierna start het inlezen. Alle onderdelen worden vertaald naar Promedico VDF 10 er wordt gecontroleerd of de betreffende patiënt al in uw praktijk voorkomt. Dit wordt gecontroleerd aan de hand van volgende criteria: - BSN, geboortedatum en geslacht; als dit zoekpad geen resultaat oplevert, wordt er een controle uitgevoerd met het volgende zoekpad: - naam, geboortedatum en geslacht. 17-6-2016 Pagina 5 van 8
Koppelen aan bestaande patiënt Indien er op basis van deze criteria een patiënt wordt gevonden, verschijnt het onderstaande scherm: Op de eerste regel worden de patiëntgegevens uit het MEDOVD getoond. De tweede regel wordt leeg gelaten. Indien er een patiënt is gevonden met gegevens die overeenkomen met die uit het MEDOVD, dan wordt deze patiënt op de derde regel getoond. Mochten er meerdere patiënten met dezelfde gegevens worden gevonden, dan worden deze per regel onder elkaar vermeld. Selecteer de patiënt aan wie u het MEDOVD wilt koppelen en klik op OK. Het bericht wordt vervolgens ingelezen. Tijdens dit proces wordt er een voortgangsscherm getoond: Zodra het inleesproces gereed is, verschijnt er een scherm waarin dit wordt aangegeven: Na klikken op OK wordt het scherm met patiëntgegevens automatisch geopend. Controleer de gegevens goed en pas deze indien nodig aan. 17-6-2016 Pagina 6 van 8
Nieuwe patiënt aanmaken Indien er geen patiënt wordt gevonden om het MEDOVD-bericht aan te koppelen, volgt er een melding. Hierbij wordt gevraagd of er een nieuwe patiënt moet worden aangemaakt: Bij de keuze voor Ja, volgt er een scherm waar een arts moet worden geselecteerd als hoofdbehandelaar van de nieuwe patiënt: Selecteer de juiste arts en klik op OK. De gekozen arts wordt ingevuld bij arts van inschrijving, hoofdbehandelaar en uitvoerend arts en de ingelezen gegevens worden verwerkt bij de patiëntgegevens en in het medisch dossier van de nieuwe patiënt. Als dit proces gereed is, volgt hiervan een melding: Klik op OK. Hierna wordt het scherm met patiëntgegevens in VDF automatisch geopend (Administratie patiënten, tabblad Inschrijving ). 17-6-2016 Pagina 7 van 8
Controleer de ingelezen gegevens zorgvuldig en pas deze indien nodig aan via de knop Wijzigen. Controleer ook hoe de gegevens zijn ingelezen in het medisch dossier. Indien er een pdf van het complete dossier is meegeleverd door de vorige praktijk van de patiënt, kunt u die gebruiken bij de controle. Indien alles klopt, kunt u de pdf verwijderen. Mocht er informatie ontbreken in het medisch dossier, dan kunt u de pdf koppelen in het dossier via Postverwerking Inlezen PDF s. Let op: Het is van belang de ingelezen gegevens goed te controleren en aan te vullen. Bij Administratie Patiënten dient u op tabblad Inschrijving de hoofdbehandelaar, uitvoerend arts en arts van inschrijving in te voeren. Op tabblad Financieel moet worden aangegeven wie de debiteur is. Naast de patiëntgegevens, moet ook het medisch dossier gecontroleerd worden. Bij het inlezen van een MEDOVD worden geen verzekeringsgegevens overgenomen; deze zouden verouderd kunnen zijn. Door een COV uit te voeren, worden de meest actuele gegevens bij de patiëntgegevens toegevoegd. Het is niet mogelijk om de correspondentie achteraf nog in te lezen. Bij verhuisberichten moeten MEDOVD-bericht + bijbehorende correspondentie dus SAMEN ingelezen worden. 17-6-2016 Pagina 8 van 8