AAN DE SLAG MET ZELFEVALUATIE HANDREIKING VOOR ZORGGROEPEN

AAN DE SLAG MET ZELFEVALUATIE HANDREIKING VOOR ZORGGROEPEN

Deze handreiking is opgesteld in samenwerking met: COLOFON InEen Leden van InEen kunnen dit document voor eigen gebruik vrijelijk kopiëren en bewerken. Anderen kunnen daarvoor een verzoek indienen bij InEen, via info@ineen.nl.

INHOUDSOPGAVE 1 Aan de slag met zelfevaluatie 2 Zelf aan de slag met de resultaten 2 Waarom is zelfevaluatie belangrijk? 2 Hoe ziet het proces van zelfevaluatie er uit? 2 Stap 1: Oriënteer je: wat willen we bereiken? 2 Stap 2: Bekijk de resultaten 2 Stap 3: Check of aanvullende informatie gewenst is 3 Stap 4: Bespreek de resultaten 3 2 Bijlage Werkbladen handreiking zelfevaluatie 5 Toelichting en verdere verdieping van de stappen uit de handreiking zelfevaluatie 5 Verdieping stap 3: Opties voor aanvullende informatie t.b.v. zelfevaluatie 6 Mogelijke verdieping per domein 6 Werkblad stap 4: Bespreken van de resultaten 7 Voorbeeld van een draaiboek 7 Verdieping stap 4: Een werkconferentie organiseren 8 Introductie 8 Kenmerken 8 Werken aan verbinding 8 Eenmalig 8 Gelijkwaardig 8 Externe voorzitter 8 Wanneer is een werkconferentie een goed middel? 8 Wanneer is een werkconferentie geen goed middel? 9 Aanpak 9 Werkblad stap 5: Hoe maak je een plan van aanpak? 10 Opzet van een 2A4-tjes plan 10 InEen AAN DE SLAG MET ZELFEVALUATIE HANDREIKING VOOR ZORGGROEPEN 1/14

1 AAN DE SLAG MET ZELFEVALUATIE Steeds meer zorggroepen willen hun kwaliteitsbeleid op een gestructureerde wijze toetsen en borgen. Om dit te ondersteunen heeft brancheorganisatie InEen in samenwerking met Vilans een module voor zelfevaluatie ontwikkeld voor alle aangesloten zorggroepen. Deze module bestaat uit de digitale vragenlijst die uw zorggroep heeft ingevuld. De resultaten van deze vragenlijst geven een beeld van de stand van zaken wat betreft de randvoorwaarden voor de implementatie van Kritische Kwaliteits Kenmerken (KKK s) binnen de zorggroep. Zelf aan de slag met de resultaten Deze handreiking zelfevaluatie helpt zorggroepen zelf aan de slag te gaan met de resultaten van de digitale vragenlijst. En geeft antwoord op vragen als: Waarom is zelfevaluatie belangrijk? Hoe ziet een zelfevaluatieproces er eigenlijk uit? Waar begin je? In deze korte handreiking gaan we uit van die activiteiten die je als zorggroep zou moeten doen bij zelfevaluatie. Daarnaast verwijzen we naar zaken die kunnen helpen in een verdere verdiepingsslag. Waarom is zelfevaluatie belangrijk? Kwaliteit leveren kan alleen als er zicht is op de sterke en zwakke punten van de zorggroep. Alleen dan kan een weloverwogen keuze gemaakt worden voor die zaken waarmee u als zorggroep op korte termijn mee aan de slag wilt gaan. Door dit te doen aan de hand van een procesaanpak verliest u het overzicht niet. Hoe ziet het proces van zelfevaluatie er uit? Hiernaast is schematisch weergegeven hoe het proces van zelfevaluatie er globaal uitziet. De vijf stappen worden hieronder toegelicht: Stap 1: Oriënteer je: wat willen we bereiken? U heeft de resultaten van de vragenlijst ontvangen. Voordat u in de verleiding komt deze resultaten meteen te vertalen in acties, is het goed eerst helder te formuleren wat het doel is dat u wilt bereiken met de zelfevaluatie. Waarom heeft u de vragenlijst ingevuld? Wat moet de zelfevaluatie opleveren? Dit helpt om gefocust te blijven bij het interpreteren van de resultaten. Stap 5: Maak een plan Stap 1: Oriënteer je Stap 2: Bekijk de resultaten Stap 3: check! Stap 2: Bekijk de resultaten Van de digitale vragenlijst zijn twee feedback rapportages beschikbaar: het rapport met de antwoorden van de diverse mede-invullers uit de zorggroep en de benchmark met andere zorggroepen gebaseerd op de antwoorden van de hoofdinvullers per zorggroep. Stap 4: Bespreek de resultaten InEen AAN DE SLAG MET ZELFEVALUATIE HANDREIKING VOOR ZORGGROEPEN 2/14

Bij een eerste beoordeling van de resultaten kunt u de volgende vragen stellen: Wat laten de antwoorden zien? Wat valt op? Zijn de vragen die door meerdere invullers zijn ingevuld door iedereen hetzelfde ingevuld? Waar staan we nu? Hoe staan we ervoor ten opzichte van andere zorggroepen? Wat zijn de KKK s met het grootste verbeterpotentieel? Welke andere KKK s zijn relevant? Welke KKK s hebben prioriteit volgens de verschillende invullers? Komt dit overeen? Tip Voor meer informatie over de analysemogelijkheden of hulp bij het bekijken van de resultaten van de vragenlijst kunt u de gebruikshandleiding bij de feedbackrapportages gebruiken. Deze is online te vinden in het programma waarin u ook de feedbackrapportages kunt bekijken. Stap 3: Check of aanvullende informatie gewenst is Bepaal of u voor nu voldoende heeft aan de resultaten van de digitale vragenlijst om het gestelde zelfevaluatiedoel te kunnen bereiken. Als uw doel zich richt op het inzichtelijk maken van de aanwezigheid van randvoorwaarden voor de invoering van de KKK s, dan heeft u waarschijnlijk voldoende aan de resultaten van de digitale vragenlijst. Optioneel Als het doel betrekking heeft op de mate van implementatie van een KKK of op de uitkomsten van een KKK zoals zorgverleners of patiënten die ervaren, dan is het wellicht goed wat aanvullende informatie te verzamelen. Daarvoor zijn vele manieren denkbaar. Van heel laagdrempelig, bijvoorbeeld door een goed gesprek met een aantal mensen binnen de zorggroep, tot een grondig onderzoek met gevalideerde vragenlijsten, diepte-interviews of een meetplan. Belangrijk is om goed te kijken naar: Wat wil ik weten om het doel te kunnen bereiken? Hoe weet ik dat wat we willen bereiken ook echt een verbetering is? Welke informatie heb ik nodig om dit te kunnen bepalen? Voor meer informatie over de mogelijkheden voor aanvullende onderzoeken en informatie per KKK zie het bijbehorende werkblad Verdieping stap 3: opties voor relevante aanvullende informatie t.b.v. zelfevaluatie. Stap 4: Bespreek de resultaten Organiseer verdieping van de resultaten door ze met elkaar te bespreken. Bepaal met welke personen/ ketenpartners u de zelfevaluatie gaat bespreken. Bij voorkeur minimaal met de personen die de vragenlijst hebben ingevuld. Bedenk daarnaast welke andere kernspelers betrokken moeten worden. Het bestuur van de zorggroep? De werkgroep kwaliteit? InEen AAN DE SLAG MET ZELFEVALUATIE HANDREIKING VOOR ZORGGROEPEN 3/14

Zet vervolgens de volgende stappen: Licht iedereen in over het doel van de zelfevaluatie. Koppel de resultaten alvast per e-mail aan iedereen terug. Prik een datum om de resultaten te bespreken. Maak een agenda of een draaiboek voor de bijeenkomst op basis van het doel. Zie voor een voorbeeld van een draaiboek het werkblad stap 4 Bespreken van de resultaten. Het doel van deze stap is gezamenlijk op de resultaten van de vragenlijst te bepalen welke punten wel en welke niet opgepakt gaan worden. Bedenk daarbij: Eén of twee ontwikkelpunten in een jaar goed oppakken is beter dan voor 21 KKK s acties half uitzetten! Tip Emoties kunnen een rol spelen bij het bespreken van resultaten, houd daar rekening mee. Het kan soms verstandig zijn te werken met een externe (onafhankelijke) gespreksleider. Optioneel Bij deze stap kunt u extra verdieping realiseren door de bijeenkomst in de vorm van een werkconferentie te organiseren. Zie voor meer informatie het werkblad Verdieping stap 4: een werkconferentie organiseren. Stap 5: Plannen Als er ontwikkelpunten uit stap 4 naar voren zijn gekomen, pak deze dan altijd planmatig op. Stel eerst de vragen: Wat willen we per ontwikkelpunt bereiken? En hoe pakken we dat aan? Feitelijk is dat het begin van de PDCA-cyclus van verbeteren. Zie voor meer informatie over een planmatige aanpak het werkblad stap 5 Plan van aanpak. Tip: plan alvast een moment om de stappen voor zelfevaluatie opnieuw te doorlopen (bijvoorbeeld over een jaar). Neem deze afspraak ook op in het jaar- of werkplan. Tip Heeft u hulp nodig bij de implementatie? Benut de tools op de website van InEen (www.ineen.nl) en het Kennisplein Chronische Zorg (www.kennispleinchronischezorg.nl) of neem contact op met InEen of Vilans voor advies en begeleiding bij de implementatie. InEen AAN DE SLAG MET ZELFEVALUATIE HANDREIKING VOOR ZORGGROEPEN 4/14

2 BIJLAGE WERKBLADEN HANDREIKING ZELFEVALUATIE Toelichting en verdere verdieping van de stappen uit de handreiking zelfevaluatie Leeswijzer In de handreiking zelfevaluatie staat stapsgewijs toegelicht hoe een zelfevaluatieproces er uitziet. Daarbij wordt bij een aantal stappen ter verdieping verwezen naar deze werkbladen: InEen AAN DE SLAG MET ZELFEVALUATIE HANDREIKING VOOR ZORGGROEPEN 5/14

VERDIEPING STAP 3: OPTIES VOOR AANVULLENDE INFORMATIE T.B.V. ZELFEVALUATIE Mogelijke verdieping per domein Domein Optimale zorg en uitkomsten Samenwerking Patiëntenparticipatie Continuïteit en overdracht Informatiesystemen Bestuur en organisatie Documenten/ analyses ter verdieping Waarden op patiëntniveau over de stand van zaken op de ketenindicatoren van de relevante ketens. Rapportages van vastgelegde doelen etc. die beschikbaar zijn via het KIS en/of HIS. Patiënttevredenheidsonderzoeken: bekijk de resultaten van onderzoeken die recent binnen de keten zijn uitgevoerd. Cijfers en feiten op populatieniveau, maak bijvoorbeeld een wijkscan. Overige informatie zoals verslagen van praktijkbezoeken, zorgplannen, etc. Een netwerkanalyse of de resultaten van de zelfevaluatie-omk. Bekijk deze resultaten ter verdieping voor het domein samenwerking. (Analyses van) de samenwerkingsafspraken, als achtergrondinformatie. Het zelfmanagementkompas geeft meer zicht op de stand van zaken op het gebied van patiëntenparticipatie, het werken met persoonlijke streefdoelen, continuïteit en overdracht, samenwerking en optimale zorg- en uitkomsten. Cijfers over door- en terugverwijzen (substitutie). Patiëntervaringen m.b.t. continuïteit. VIM meldingen/klachten in de keten. Gespreksverslagen, vragenlijsten, focusgroepen, interviews, etc. die gebruikerservaringen met informatiesystemen weergeven; deze kunnen op veel verschillende manieren in kaart zijn gebracht. Kwaliteitsjaarverslag, jaarplan en missie en visie van de zorggroep. InEen AAN DE SLAG MET ZELFEVALUATIE HANDREIKING VOOR ZORGGROEPEN 6/14

WERKBLAD STAP 4: BESPREKEN VAN DE RESULTATEN Voorbeeld van een draaiboek Tijd Wat Wie Resultaat Hoe en benodigdheden Welkom Presentatie uitkomsten zelfevaluatie Gespreksronde over de resultaten Ideeën en standpunten verzamelen Eventueel in groepjes (combineer verschillende disciplines) Het is voor iedereen helder waarom we bij elkaar zijn en wat we gaan doen. Inzicht in uitkomsten zelfevaluatie en benchmark. Uitlichten: thema s Verdieping en analyse van de resultaten Lijstje met aanbevelingen/acties Presentatie, beamer, laptop Plenair bespreken van vragen Herkennen we ons in de resultaten? Hoe staan we ervoor in vergelijking met andere zorggroepen (benchmark)? Waar zijn we het over eens? Waar zijn verschillende ideeën over? Aan de hand van vier vragen: 1 Wat willen we gaan doen met de resultaten? 2 Met welke resultaten willen we aan de slag? 3 Zijn we het erover eens dat we hier gezamenlijk aan gaan werken? 4 Hoe gaan we dat doen? Discussie Plenair Inzicht in beelden Gezamenlijke ontwikkelagenda met concrete doelenstelling(en) Flappen, stiften, stickers, etc. Lijstje van prioriteiten aangegeven in de zelfevaluatie. Wat wil de groep aan het eind van volgend jaar gerealiseerd hebben? En wat is hiervoor nodig? Wie zou wat kunnen doen? Wat is de rol van het bestuur? Evaluatie en Afsluiting Werkvorm: groot vel met jaar en samen agenda invullen: wat eerst, wat daarna, wie pakt wat op, wat gaan we eind van het jaar vieren? InEen AAN DE SLAG MET ZELFEVALUATIE HANDREIKING VOOR ZORGGROEPEN 7/14

VERDIEPING STAP 4: EEN WERKCONFERENTIE ORGANISEREN Introductie Een werkconferentie is een bijeenkomst waarin op basis van gelijkwaardigheid wordt gepraat over thema s die normaal gesproken niet op de agenda staan. Meestal is een werkconferentie niet besluitvormend en heeft het een innovatief en soms ook brainstormend karakter. Vaak wordt vooraf een te behalen resultaat benoemd. Kenmerken De ene werkconferentie is de andere niet. Toch zijn er een aantal gemeenschappelijke kenmerken waaraan werkconferenties in het algemeen voldoen. Werken aan verbinding Mensen die onderling verbonden zijn, werken op een specifieke manier aan voor hen relevante opgaven. Door elkaar beter te leren kennen, samen te brainstormen of een gedeelde opdracht te hebben, wordt de relatie versterkt en worden de resultaten meestal beter. Eenmalig Een werkconferentie is vaak eenmalig. Veel gewone vergaderingen verlopen routinematig. Je zit er omdat je er iedere week zit. Een werkconferentie kun je niet volgende week nog eens over doen. Een eenmalige conferentie kan patronen doorbreken door te variëren op een bestaande context. Gelijkwaardig In een werkconferentie wordt in principe op basis van gelijkwaardigheid gesproken met elkaar. Het levert boeiende inzichten op om op een respectvolle manier samen te werken aan de gezamenlijke resultaten. Externe voorzitter Een voorzitter bepaalt de vergaderorde. Het is verstandig te werken met een externe voorzitter. Naast de extra deskundigheid zal dit ook de gelijkwaardigheid bevestigen. Wanneer is een werkconferentie een goed middel? Een zelfevaluatie is feitelijk een veranderingsproces. Een werkconferentie kan dan een belangrijke rol spelen om in relatief korte tijd de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Het kan energie geven om samen te werken aan gedeelde belangen en het gevoel Nu gaat het echt gebeuren oproepen. Het is een goed middel bij grotere onderwerpen die er echt toe doen, met gemotiveerde mensen die zin hebben om het verschil te maken. InEen AAN DE SLAG MET ZELFEVALUATIE HANDREIKING VOOR ZORGGROEPEN 8/14

Wanneer is een werkconferentie geen goed middel? U kunt een werkconferentie beter niet inzetten: Als er veel emoties een rol spelen of er grote persoonlijke tegenstellingen zijn. Als de deelnemers niet gemotiveerd zijn. Als er een behoorlijke mate van verandermoeheid is. Als er te grote inhoudelijke verschillen van mening zijn. Als er een acute crisis is of dreigt. Bij te kleine onderwerpen, dan is een werkconferentie als met een kanon op een mug schieten. Aanpak 1 Maak een keuze voor het onderwerp. 2 Kies vervolgens voor de aanpak. Dit kan voorbereid worden met een kleine groep. Het type vraagstuk bepaalt de aanpak: Resultaten bespreken Na de oriëntatiefase, het invullen van de vragenlijst en het analyseren van de resultaten kan een werkconferentie prima ingezet worden om de resultaten met elkaar te bespreken. Confronterende bijeenkomst Bewustwording, uitspreken wat er aan de hand is; deze vraagstukken lenen zich prima voor confronterende bijeenkomsten Creatieve bijeenkomst Deze zijn geschikt als de noodzaak tot verandering aanwezig is, maar de richting nog niet duidelijk of bij toekomstverkenningen 3 Maak een keuze tussen de verschillende werkvormen die mogelijk zijn en wissel passieve en actieve momenten met de deelnemers af. 4 Bepaal het programma en benoem het eindresultaat voor de bijeenkomst. Zorg voor voldoende balans tussen inspanning en ontspanning. Een werkconferentie mag ook leuk zijn. Vraag jezelf af: Wat wil ik aan het einde van de bijeenkomst bereikt hebben? 5 Maak een aansprekende uitnodiging zodat iedereen weet waar het over gaat, wat er van hem verwacht wordt en dat het een nuttige en leuke bijeenkomst gaat worden. 6 Zorg voor een bijzondere en passende locatie. 7 Start actief en besteed (indien nodig) aandacht aan betere kennismaking en de manier waarop mensen elkaars expertise kunnen benutten. 8 Voor het verbinden van mensen en het creëren van de juiste energie is het belangrijk dat er tijdens de bijeenkomst ruimte en aandacht is voor ieder individu. 9 Maak een verslag van de bijeenkomst in beelden, bijvoorbeeld met foto s van flip-over vellen. Spreek bij aanvang van de bijeenkomst af wat er in het verslag komt te staan. 10 Evalueer de bijeenkomst kort en laat iedereen in één zin vertellen wat de bijeenkomst hem heeft gebracht. Gebruik eventueel een evaluatieformulier. InEen AAN DE SLAG MET ZELFEVALUATIE HANDREIKING VOOR ZORGGROEPEN 9/14

WERKBLAD STAP 5: HOE MAAK JE EEN PLAN VAN AANPAK? Als je besluit op een aantal aspecten te verbeteren, doe dit dan planmatig. Dit is belangrijk omdat de borging van de verbetering dan gegarandeerd is. Dit kan aan de hand van de PDCAcyclus van dr. W. Edwards Deming. De vier onderdelen in de cirkel zijn: Plan: bepalen van de richting, het stellen van doelen en plannen van de uitvoering. Do: zorgen voor medewerkers en middelen en voor het uitvoeren van het werk. Check: meten of de afgesproken doelen zijn gerealiseerd. Act: analyseren van de metingen, aanbrengen van blijvende verbeteringen en vasthouden (borgen) van de goede resultaten. In de planfase maak je een plan voor de vastgestelde ontwikkelpunten dat in de volgende fasen wordt opgevolgd en uiteindelijk geborgd wordt. Hieronder een voorbeeld van een praktische indeling voor een 2A4-tjes plan. Opzet van een 2A4-tjes plan Inleiding Doelen Resultaten Korte inleiding (enkele alinea s) met kenmerken van de zorggroep, de uitkomsten van de vragenlijst en een beknopt verslag van de bespreking van de resultaten Wat wil de organisatie verbeteren/veranderen/realiseren om de zorggroep verder te ontwikkelen? Welke verbetering wordt door de zorggroep beoogd en waarom is deze verbetering nodig? Wat is het beoogde resultaat? Hoe weet ik dat wat we willen bereiken ook echt een verbetering is? InEen AAN DE SLAG MET ZELFEVALUATIE HANDREIKING VOOR ZORGGROEPEN 10/14

Inleiding Leren/ ontwikkelen Rollen/ taken Begroting Korte inleiding (enkele alinea s) met kenmerken van de zorggroep, de uitkomsten van de vragenlijst en een beknopt verslag van de bespreking van de resultaten Wat gaat de zorggroep leren/ontwikkelen om de implementatiedoelen te bereiken? Formuleer zo SMART mogelijk. Benoem verantwoordelijkheden en maak een passende planning. Wat is de rol van eventuele externe deskundigen? Welke inspanningen levert de zorggroep? Hoe ziet de projectbegroting eruit? InEen AAN DE SLAG MET ZELFEVALUATIE HANDREIKING VOOR ZORGGROEPEN 11/14

InEen AAN DE SLAG MET ZELFEVALUATIE HANDREIKING VOOR ZORGGROEPEN 12/14