AAN DE SLAG MET INTERCOLLEGIALE CONSULTATIE HANDREIKING VOOR ZORGGROEPEN

Transcriptie

1 AAN DE SLAG MET INTERCOLLEGIALE CONSULTATIE HANDREIKING VOOR ZORGGROEPEN

2 Deze handreiking is opgesteld in samenwerking met: COLOFON InEen Leden van InEen kunnen dit document voor eigen gebruik vrijelijk kopiëren en bewerken. Anderen kunnen daarvoor een verzoek indienen bij InEen, via

3 INHOUDSOPGAVE 1 Aan de slag met intercollegiale consultatie 2 Doel van intercollegiale consultatie en deze handreiking Opbouw van deze handreiking 2 Aan de slag met ICC! 3 Hoe ziet het proces van ICC er uit? Stap 1: Oriëntatie van de onderwerpen Stap 2: Keuze maken met wie je wilt vergelijken Stap 3: vaststellen wie, wat wanneer Stap 4: voorbereiding van consultatie Stap 5: houden van een bijeenkomst of onderlinge werkbezoeken Stap 6: evaluatie van het proces Werkblad 1: voorbeeld draaiboek ICC bijeenkomst 6 Werkblad 2: Overzicht van mogelijke vragen 7 Werkblad 3: Voorbeeld van een evaluatieopzet 8 Verdieping 1: Wat zijn mogelijkheden met intercollegiale consultatie? 9 Intercollegiale toetsing Intervisie Verdieping 2: Overzicht van de verschillende gespreksmethodieken 10 Verdieping 3: Voorbeeld draaiboek intervisie 11 InEen AAN DE SLAG MET INTERCOLLEGIALE CONSULTATIE 1/14

4 1 AAN DE SLAG MET INTERCOLLEGIALE CONSULTATIE Ineen besteedt met de leden veel aandacht aan onderlinge vergelijking. In netwerkbijeenkomsten worden de vorderingen op het gebied van kwaliteitsbeleid en KKK s onderling besproken. Via de website wordt relevante informatie gedeeld. Met de vragenlijst zelfevaluatie en de bestaande rapportages Transparante Ketenzorg beschikken we over benchmark gegevens op medisch inhoudelijke resultaten en het kwaliteitsbeleid. Een logisch daarop volgende stap is het introduceren van intercollegiale consultatie (ICC). Deze handreiking biedt ondersteuning aan zorggroepen bij het onderling vergelijken en leren van het kwaliteitsbeleid. Doel van intercollegiale consultatie en deze handreiking Het doel van ICC is het uitwisselen en leren van de inspanningen en resultaten van andere zorggroepen zodat je als zorggroep effectiever en efficiënter in staat bent het kwaliteitsbeleid en daarmee de KKK s te implementeren. Met deze handreiking biedt InEen de zorggroepen een werkbaar model voor onderlinge vergelijking en leren van elkaar. Opbouw van deze handreiking 1 Handreiking intercollegiale consultatie Aan de slag met ICC! 2 Werkbladen ICC 3 Verdiepingsinformatie over ICC InEen AAN DE SLAG MET INTERCOLLEGIALE CONSULTATIE 2/14

5 2 AAN DE SLAG MET ICC! Hoe ziet het proces van ICC er uit? Er zijn voor ICC veel verschillende gradaties denkbaar. In deze handreiking lichten we de zes stappen van ICC kort toe. Voor verdere handvatten en verdieping verwijzen we naar de werkbladen en de verdiepingsinformatie. Stap 6: evaluatie Stap 1. oriëntatie onderwerpen Stap 5: ICC Stap 2: keuze collega zorggroep Stap 4: Voorbereiding van consultatie Stap 3: vaststellen wie wat wanneer Stap 1: Oriëntatie van de onderwerpen Bepaal voor welke onderwerpen uit het kwaliteitsbeleid (voor welke KKK s) het interessant zou zijn om deze te vergelijken met een andere zorggroep. De resultaten van de zelfevaluatie kunnen hierbij een handig hulpmiddel zijn. Bedenk daarbij ook goed wat het doel is dat je wilt bereiken met de ICC. Wat moet de vergelijking met andere zorggroepen opleveren? Wil je inspiratie opdoen bij andere zorggroepen over een specifiek thema? Of zou je over meerdere thema s eens in gesprek willen gaan met een collega zorggroep? Tip De handreiking ICC gaat met name in op het organiseren van werkbezoeken en het houden van onderlinge vergelijking en leergesprekken. Het is mogelijk dat u met uw zorggroep en uw collega zorggroepen in aansluiting daarop overweegt een verdere verdieping aan te brengen. Daarvoor zijn zeer uiteenlopende mogelijkheden. In verdieping 1 vind je een overzicht van de overige mogelijkheden. InEen AAN DE SLAG MET INTERCOLLEGIALE CONSULTATIE 3/14

6 Stap 2: Keuze maken met wie je wilt vergelijken Bedenk vervolgens met wie je wilt gaan vergelijken. Dit kan op verschillende manieren: Op basis van de resultaten uit de feedbackrapportage van de zelfevaluatie kun je er voor kiezen jezelf te vergelijken met een andere zorggroep die op een specifieke KKK verder gevorderd is. Tip Het zou helemaal mooi zijn als je ook iets kan brengen naar deze zorggroep. Op welk thema/ welke KKK zijn jullie juist weer verder gevorderd? Als je zowel iets kan brengen als halen bij je partner dan heb je een mooie basis voor de ICC. Als je als zorggroep al goed voor ogen hebt aan welke kenmerken jullie partner voor de ICC moet voldoen dan is het ook mogelijk specifiek te zoeken naar een geschikte partner op een bepaald terrein (Dit kan bijvoorbeeld via informatie uit De Eerstelijns, congrespresentatie, bespreken met InEen / Vilans, etc.). Ook kan het in sommige gevallen interessant zijn te kiezen voor een zorggroep die een zelfde grootte, werkomgeving of preferente zorgverzekeraar kent. Hierdoor kan het wellicht makkelijker zijn een band en vertrouwelijke sfeer te creëren. Een belangrijke randvoorwaarde voor een goede ICC. Stap 3: vaststellen wie, wat wanneer Spreek met elkaar af hoe het proces van ICC er uit komt te zien: Welke bijeenkomst(en) en/of werkbezoek(en) gaan er plaatsvinden? Wanneer, op welke locatie? Met welke deelnemers? Hoe ziet de agenda van deze bijeenkomsten/het bezoeken er in grote lijnen uit? En hoe ga je het proces van ICC achteraf evalueren? Stap 4: voorbereiding van consultatie In sommige gevallen is het belangrijk de consultatie goed voor te bereiden door je in te lezen in documenten als jaarplannen, projectinformatie over de invoering van de KKK s, feedbackrapportages van de vragenlijst, tevredenheidsonderzoeken, etc. Het is echter ook goed mogelijk om de ICC in eerste instantie zo laagdrempelig mogelijk te organiseren. Bedenk in dat geval van tevoren in ieder geval welke vragen relevant zijn in het gesprek met een collega zorggroep. In werkblad 2 is een overzicht opgenomen van mogelijke (algemene) vragen. Kies hieruit vooraf enkele vragen of gebruik deze vragen als inspiratie om zelf relevante vragen te formuleren voor de bijeenkomst of het werkbezoek. Tip Verschillende methodes kunnen helpen structuur aan te brengen tijdens de bijeenkomsten of bezoeken. In verdieping 2/3 is een overzicht opgenomen van de verschillende mogelijke methodieken. Stap 5: houden van een bijeenkomst of onderlinge werkbezoeken Tijdens de bijeenkomst of werkbezoeken is het belangrijk dat vragen als: wat je komt bespreken InEen AAN DE SLAG MET INTERCOLLEGIALE CONSULTATIE 4/14

7 en bekijken, wanneer je dat nabespreekt en vooral hoe je dat doet, voor alle betrokkenen helder zijn beantwoord. Naast heldere wederzijdse verwachtingen is ook een sfeer van vertrouwelijkheid en veiligheid een vereiste voor een succesvolle ICC. In werkblad 1 is een voorbeeld draaiboek opgenomen voor een ICC bijeenkomst. Tip In sommige gevallen kan het helpen met een externe gespreksleider te werken of een inhoudelijke spreker/deskundige uit te nodigen over een onderwerp. Stap 6: evaluatie van het proces Door na de bijeenkomst met elkaar te evalueren wat goed ging en wat minder goed ging, wordt een mooie basis gelegd voor toekomstige ICC- bijeenkomsten. In werkblad 3 is een voorbeeld van een evaluatieopzet opgenomen. Deze kan door alleen de procesbegeleider of door meerdere betrokkenen worden ingevuld. InEen AAN DE SLAG MET INTERCOLLEGIALE CONSULTATIE 5/14

8 WERKBLAD 1: VOORBEELD DRAAIBOEK ICC BIJEENKOMST Hieronder vind je een voorbeeld draaiboek voor ICC-bijeenkomsten. Gebruik eventueel de vragen van werkblad 2 als gespreksleidraad voor verdere verdieping. Om een goed gesprek te kunnen houden is het fijn als de groep uit 4-6 mensen bestaat. Stap Omschrijving Tijdsindicatie Stap 1 Kennismaken: kent iedereen elkaar? 10 min Korte toelichting aanwezigen en algemene kenmerken zorggroep Eventueel afspreken wie kort verslag maakt Stap 2 Rondje terugblik zelfevaluatie: 10 min Wat heeft het proces zelfevaluatie opgeleverd? Stap 3 Verdieping: op één KKK of thema 30 min Wat gaat goed op gebied van deze KKK? Waar ben je trots op? Wat vind je lastig? Welke vragen heb je? Wat is je ambitie op deze KKK? Wat wil je in 2015 oppakken? Tip: noteer ieders vragen op een flap Stap 4 Brainstorm: hoe kan iedere zorggroep een stapje verder komen op 30 min deze KKK? Wat is nodig om een volgende stap te zetten? Welke ervaringen en tips zijn er in de groep? Welke hulpbronnen/websites/producten zijn bruikbaar? Wie zou kunnen helpen? Wat zijn do s en don ts? Tip: maak het concreet, houd het praktisch en klein Stap 5 Evaluatie: Hoe heeft ieder het gesprek ervaren? Wat neem je mee naar huis? Wat zijn leerpunten? 10 min 1,5 uur InEen AAN DE SLAG MET INTERCOLLEGIALE CONSULTATIE 6/14

9 WERKBLAD 2: OVERZICHT VAN MOGELIJKE VRAGEN Hieronder vind je een overzicht van mogelijke (algemene) vragen die tijdens de ICCbijeenkomsten als gespreksleidraad kunnen worden gebruikt. Kies hieruit vooraf enkele vragen of gebruik deze vragen als inspiratie om zelf relevante vragen te formuleren voor de bijeenkomst of het werkbezoek. Algemeen Hoe ga je om met uitkomsten van de benchmark, zelfevaluatie en/of CQ index? Wat gaat erg goed bij jullie? Waar ben je trots op? Kun je een voorbeeld/toelichting geven? Producten laten zien? Op welke KKK s is verdere ontwikkeling wenselijk? Hoe zijn jullie hiermee bezig? Wat heb je nodig van anderen? Welke tips heb je aan andere zorggroepen? Welke hulpbronnen/websites/producten zijn bruikbaar? Naar aanleiding van de zelfevaluatie In hoeverre is er in jouw zorggroep draagvlak voor het werken met de zelfevaluatie? Worden de resultaten herkend in jouw zorggroep? Waar liggen de ambities; welke KKK s wil je gaan ontwikkelen? Heeft de ander daar al ervaring mee? Hoe bepaal je acties en prioriteiten? Komen deze ambities / acties overeen met de acties die in de zorggroep al gepland stonden? Hoe verwerken jullie resultaten van de zelfevaluatie in jullie jaarplan? Hoe informeren/betrekken jullie patiënten bij jullie ambities? Hoe informeren/betrekken jullie de zorgverzekeraar, gemeenten, inspectie? Naar aanleiding van casuïstiek/knelpunten Waarom loop je hierin vast? Wat heb je al geprobeerd? Wat zouden andere zorggroepen doen in deze situatie? Hoe zouden we dit het beste kunnen oppakken? Waar moeten we aandacht aan geven? Wat zijn mogelijke witte vlekken/risico s? Wat zijn do s en don ts? Wat moeten we vooral wel doen en wat niet? Wat vraagt dat van wie? Hoe betrekken we deze mensen? Hoe kregen we draagvlak? Hoe zorgen we voor versnelling? InEen AAN DE SLAG MET INTERCOLLEGIALE CONSULTATIE 7/14

10 WERKBLAD 3: VOORBEELD VAN EEN EVALUATIEOPZET Datum : Plaats : Soort bijeenkomst : Aanwezig : Naam inbrenger & besproken onderwerpen: Ik ben erg tevreden over: Ik ben minder tevreden over: Leerpunten voor de groep zijn: Leerpunten voor mij zijn: InEen AAN DE SLAG MET INTERCOLLEGIALE CONSULTATIE 8/14

11 VERDIEPING 1: WAT ZIJN MOGELIJKHEDEN MET INTERCOLLEGIALE CONSULTATIE? Intercollegiale consultatie bied je de mogelijkheid om te leren met en van collega zorggroepen. In consultatie leer je van collega zorggroepen door elkaar te ondersteunen bij eigen werkvragen. De handreiking ICC gaat met name in op het organiseren van werkbezoeken en het houden van onderlinge vergelijking en leergesprekken. Het is mogelijk dat je met jouw zorggroep en collega zorggroepen in aansluiting daarop overweegt een verdere verdieping aan te brengen. Daarvoor zijn zeer uiteenlopende mogelijkheden, meer of minder toetsend. We noemen hier twee voorbeelden: Intercollegiale toetsing; Intervisie Hieronder beschrijven we kort deze verschillende mogelijkheden. Intercollegiale toetsing Intercollegiale toetsing heeft als doel het bevorderen en bewaken van de professionele werkwijze van zorggroepen. De zorggroep vergelijkt zijn handelen met dat van collega zorggroepen en bespreekt normen en richtlijnen. Bijvoorbeeld door na te gaan of het handelen in overeenstemming is met de Kritische Kwaliteits Kenmerken en de beroepscode. Intervisie Intervisie heeft tot doel iemands professionaliteit te vergroten. Kwaliteitsmedewerkers/bestuurders bespreken bijvoorbeeld met collega s van andere zorggroepen ervaringen en vraagstukken. Het gaat er bij intervisie met name om dat de zorggroep de kans krijgt met behulp van collega zorggroepen te reflecteren op zijn eigen handelen en denken. In verdieping 2 vind je een overzicht van verschillende gesprekstechnieken voor intervisie. In verdieping 3 vind je een voorbeeld draaiboek voor intervisie. InEen AAN DE SLAG MET INTERCOLLEGIALE CONSULTATIE 9/14

12 VERDIEPING 2: OVERZICHT VAN DE VERSCHILLENDE GESPREKSMETHODIEKEN Methodes zorgen vooral voor een strakke procedure tijdens de intervisie, zodat het gesprek structuur krijgt. Elke methode (bv tienstappenmethode, U-wegmethode, roddelmethode, dominante ideeënmethode, probleemoplossende methode enzovoorts) bestaat uit verschillende fasen. In tabel 1 zie je een overzicht van verschillende intervisiemethoden, waaruit je een keuze kunt maken welke het beste past bij jouw situatie. Meer informatie over de verschillende methoden kun je vinden in het boek van Erik de Haan Leren met collega s (Erik de Haan, 2001): Tabel 1. Overzicht van ICC-methoden Het accent op de inhoud Leren en onderzoeken Vragen naar aanleiding van problemen die zich hebben voorgedaan, vragen over de werkwijze en de aanpak Leren van successen Grensgebied Inhoud-persoon Incidentenmethode 9-staps Intervisie Successen vertellen, juist toe te passen bij een gevoel van teleurstelling Zoeken naar oplossingen voor een speciaal probleem Grensgebied inhoud persoon, het eigen optreden en de vaardigheid daarin Het accent op de persoon Roddelmethode Dieptevragen op de persoon gericht Clinicmethode Concrete gesprekken, vragen rondom vaardigheid en gedrag InEen AAN DE SLAG MET INTERCOLLEGIALE CONSULTATIE 10/14

13 VERDIEPING 3: VOORBEELD DRAAIBOEK INTERVISIE Stap Omschrijving Tijdsindicatie Stap 1 Vraagintroductie 5 min. Inbrenger introduceert zijn vraag en geeft een beknopte toelichting. Deze hoeft niet op flip-over geschreven te worden. Stap 2 Formuleren en inventariseren van vragen 10 min. Groepsleden formuleren voor zichzelf maximaal drie vragen. Alle vragen worden op een flip-over geschreven. Stap 3 Waarderen van de vragen 5 min. Inbrenger waardeert elke vraag als warm (W), neutraal (N) of koud (K), afhankelijk van de mate waarin de vraag de essentie van zijn ingebrachte vraag raakt. De waarderingen worden achter de vragen genoteerd. Stap 4 Beantwoorden van de vragen 10 min. Inbrenger beantwoordt kort en krachtig alle gestelde en genoteerde vragen, onafhankelijk van de gegeven waardering. Stap 5 Formuleren en beantwoorden van aanvullende vragen 10 min. Groepsleden kunnen aanvullende vragen stellen die direct door de inbrenger worden beantwoord. Deze vragen hoeven niet op flipover geschreven te worden. Stap 6 Probleemdefinitie door groepsleden 10 min. Groepsleden formuleren elk voor zich het probleem van de inbrenger: Mijn probleem is.. Alle probleemdefinities inventariseren op de flip-over. Stap7 Waarderen van de probleemdefinities 5 min. Inbrenger waardeert elke probleemdefinitie als warm (W), neutraal (N) of koud (K). Stap 8 Probleemdefinitie door inbrenger 5 min. Inbrenger formuleert nu zelf zijn probleem: Mijn probleem is Stap 9 Adviseren 15 min. Groepsleden geven hun adviezen en suggesties. Stap 10 Evaluatie 10 min. Inbrenger en groepsleden kijken terug op de consultatie: Wat heeft het de inbrenger opgeleverd? Hoe zijn de groepsleden met hun rol omgegaan? Benodigde tijd 85 min. InEen AAN DE SLAG MET INTERCOLLEGIALE CONSULTATIE 11/14

14 InEen AAN DE SLAG MET INTERCOLLEGIALE CONSULTATIE 12/14