Openbaar Onderwerp Aanbesteding BedrijfsGezondheidsZorg Programma Bestuur & Middelen Portefeuillehouder B. van Hees Samenvatting Eind 2015 lopen de contracten met ArboUnie TIGRA en HSK inzake BedrijfsGezondheidsZorg af. Daarom hebben we in 2015 een aanbestedingsprocedure doorlopen om te komen tot een nieuwe gunning voor de percelen Bedrijfsartsen, Bedrijfsfysiotherapie, Bedrijfsmaatschappelijk werk en Psychologen. In totaal hebben zeven aanbieders gereageerd op de uitnodiging om deel te nemen aan de onderhandse aanbesteding. BW-nummer Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. PI10, Anita van Kempen, 2583 Datum ambtelijk voorstel 8 september 2015 Registratienummer 15.0009213 Ter besluitvorming door het college Onder voorbehoud van instemming van de Ondernemingsraad en eventuele juridische procedures: 1. Het contract inzake perceel 1: bedrijfsartsen, ingaande 1 januari 2016 te gunnen aan Immediator, een organisatie van zelfstandig gevestigde, gecertificeerde bedrijfsartsen. 2. Het contract inzake perceel 2: bedrijfsfysiotherapie, ingaande 1 januari 2016 wederom te gunnen aan TIGRA Nijmegen. 3. Het contract inzake perceel 3: psychologen, ingaande 1 januari 2016 wederom te gunnen aan HSK Groep. 4. Het contract inzake perceel 4: bedrijfsmaatschappelijk werk, ingaande 1 januari 2016 te gunnen aan IB-BMW. 5. De overige vier aanbieders af te wijzen op grond van de beoordeling. Steller Anita van Kempen Paraaf akkoord Datum Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 6 oktober 2015 X Conform advies Aanhouden Anders, nl. nummer: 3.14 Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Portefeuillehouder Aanbesteding
1 Probleemstelling Eind 2015 lopen de contracten met ArboUnie inzake bedrijfsartsen en bedrijfsmaatschappelijk werk, TIGRA inzake bedrijfsfysiotherapie en HSK inzake psychologen af. Daarom hebben we in 2015 een onderhandse aanbestedingsprocedure doorlopen, waarin we een integrale vraag hebben opgenomen over de BedrijfsGezondheidsZorg in één aanbesteding. Deze aanbesteding is geënt op de doelstelling om ons verzuimproces aan te scherpen door versterking van onze aanpak in het zogenaamde eigen-regiemodel. Hierin staan de gezamenlijke verantwoordelijkheid van werkgever en werknemer in het vinden van goede arbeidsomstandigheden en een gepaste aanpak van het verzuim centraal. Dit komt tot uitdrukking in wat wij volwassen arbeidsrelaties noemen en verwoord hebben in de notitie Versterking eigen regiemodel, grip op verzuim. De aanbesteding bestond uit vier percelen te weten: 1) Bedrijfsartsen, 2) Bedrijfsfysiotherapie, 3) Psychologen en 4) Bedrijfsmaatschappelijk werk. In totaal hebben zeven aanbieders gereageerd op de uitnodiging om deel te nemen aan de onderhandse aanbesteding. Voor het perceel 1) Bedrijfsartsen is de keus gevallen op Immediator, een organisatie van zelfstandig gevestigde, gecertificeerde bedrijfsartsen die een onafhankelijk onderdeel zijn van de Falke & Verbaan Groep. Voor het perceel 2) Bedrijfsfysiotherapie is de keus gevallen op de huidige aanbieder, TIGRA Nijmegen. Voor het perceel 3) Psychologen hebben we slechts één aanbieding ontvangen van onze huidige dienstverlener, HSK. Hun aanbod voldeed aan alle eisen en wij kunnen ons vinden in de keus om de samenwerking met hen te continueren. Voor het perceel Bedrijfsmaatschappelijk werk is de keus gevallen op IB-BMW. 2 Juridische aspecten Gezien de waarde van de opdracht hebben we gekozen voor een meervoudig onderhandse aanbesteding, waarbij we op basis van de resultaten van de marktconsultatie een tiental aanbieders, verdeeld over de percelen, hebben uitgenodigd. Na ons besluit (voornemen tot gunning; gunning onder voorbehoud), wachten wij 15 dagen voordat we de definitieve gunning kunnen afgeven (Alcatel-periode). Als binnen deze 15 dagen een rechtszaak tegen ons voornemen wordt aangespannen, wachten we de uitslag van de rechtszaak af eer ons besluit in werking kan treden. Na besluitvorming gaat het voorstel ter instemming naar de Ondernemingsraad 3 Doelstelling Het continueren van BedrijfsGezondheidsZorg aan onze medewerkers met als doel het verzuim als gevolg van ziekte en gebrek zo effectief mogelijk en conform de wettelijke voorschriften, vorm te geven. 4 Argumenten Beslispunten 1 t/m 4: Het voornemen uit te spreken het contract inzake perceel 1: bedrijfsartsen, perceel 2: bedrijfsfysiotherapie, perceel 3: psychologen en perceel 4: bedrijfsmaatschappelijk werk, ingaande 1 januari 2016 te gunnen aan de zorgaanbieders Immediator, TIGRA Nijmegen, HSK en IB-BMW. We hebben de offertes van zeven aanbieders vergeleken en beoordeeld aan de hand van het programma van eisen en wensen. Na de beoordeling van de offertes constateren we dat Immediator winnaar is geworden voor het perceel bedrijfsartsen, TIGRA Nijmegen voor het
Vervolgvel 3 perceel bedrijfsfysiotherapie, HSK voor het perceel psychologen en IB-BMW voor het perceel bedrijfsmaatschappelijk werk. Beslispunt 5: De overige vier aanbieders afwijzen op grond van de beoordeling. Op basis van de vergelijking van de zeven offertes en de beoordeling ervan zijn de overige aanbieders niet als beste eruit gekomen. Om te zorgen voor stabiliteit en continuïteit in onze zorgaanbieding, sluiten we de contracten liefst voor een langere periode af. Omdat we echter in twee gevallen te maken hebben met een nieuwe zorgaanbieder, hebben we vooralsnog gekozen voor een contractduur van twee jaar met twee maal een verlenging van een jaar. Bij goede resultaten zijn wij voornemens de contractduur te verlengen. Ons besluit wordt genomen onder voorbehoud van de instemming van de Ondernemingsraad. In het voorbereidingstraject heeft een afvaardiging van de Ondernemingsraad geparticipeerd in de totstandkoming van het programma van eisen en wensen. 5 Financiën Het arbo- en bedrijfsgezondheidszorgbudget is van toepassing. Op grond van de geoffreerde prijzen blijven de gekozen aanbieders binnen de door ons begrootte uitgaven voor Arbo en BedrijfsGezondheidsZorg. 6 Participatie en Communicatie De zorgaanbieders worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het voornemen tot voorlopige gunning. Tevens start de Alcatel periode van 15 dagen, waarbinnen aanbieders eventueel bezwaar kunnen aantekenen. Na afloop van 15 dagen, en onder voorbehoud van een rechtszaak, is de gunning van rechtswege definitief. Dan starten we ook met communicatie binnen onze organisatie om de wijziging in zorgaanbieders bekend te maken. 7 Uitvoering en evaluatie Na definitieve gunning sluiten we met de gegunde partijen een overeenkomst af. De ondertekening van de contracten inzake de vier percelen, zal tussen 1 en 15 december plaatsvinden. Ook maken we met de gegunde partijen werkafspraken die we vastleggen in SLA en door beide partijen zal worden ondertekend. 8 Risico Wij hebben de onderhandse aanbesteding van BedrijfsGezondheidsZorg zorgvuldig uitgevoerd. In de procedure is een termijn van 15 dagen opgenomen, waarbinnen de niet gegunde aanbieders bezwaar kunnen maken. Indien binnen deze 15 dagen een rechtszaak tegen ons wordt aangespannen, wachten we de uitslag van de rechtszaak af. Bijlage(n): 1. Notitie Versterking Eigen regiemodel grip op verzuim en 2. Eindresultaat
Versterking Eigen regiemodel ( grip op verzuim) Ziekte overkomt je, verzuim overleg je Sinds 2012 is de gemeente Nijmegen in zijn aanpak van het verzuim overgestapt op het eigen regiemodel. Hierin hebben leidinggevende en medewerker een gezamenlijke verantwoordelijkheid als het gaat om de inzetbaarheid. De bedrijfsarts en eventuele andere interventionisten hebben hier een adviserende rol. In Nijmegen heeft de P&O-adviseur de rol van procesbewaker en wordt hierin ondersteund door de P&O-medewerker. De regie en dus de eindverantwoordelijkheid ligt bij de leidinggevende. Het gaat hierbij om samenwerking om te kijken naar de mate van inzetbaarheid als een medewerker niet of onvoldoende inzetbaar wordt. Rollen + verantwoordelijkheden Medewerker - Neemt contact op met zijn leidinggevende als het minder goed met hem gaat. - Houdt de leidinggevende op de hoogte van het verloop. - Geeft aan wat hij wel/niet kan doen. - Houdt de verschillende ontwikkelingen/stappen bij in een logboek. - Werkt actief mee aan zijn herstel. Leidinggevende - Is in staat signalen op te vangen van zijn medewerker - Houdt de gesprekscyclus aan. - Motiveert medewerker om aan zijn inzetbaarheid te werken en bevraagt hem hierop. - Neemt besluiten in het verzuimproces (liefst samen met de medewerker). - Vraagt zonodig gemotiveerd advies aan de bedrijfsarts. - Stimuleert zo nodig de medewerker om een interventionist in te schakelen. Bedrijfsarts - Adviseert aan de hand van de adviesvraag van de leidinggevende. - Geeft ongevraagd advies (pro-actief) vanuit zijn signalerende rol. Heeft hierin een coachende rol. - Kent de organisatie en de visie van de organisatie. - Overlegt met andere interventionisten en kan als verbinder optreden indien nodig. Interventionisten (Psycholoog; Bedrijfsmaatsch. Werker en bedrijfsfysiotherapeut) - Adviseren en behandelen medewerker om te komen tot versterking van de inzetbaarheid. - Informeren de leidinggevende over het behandelproces en de bedrijfsarts (medisch). - Informeren en adviseren preventief om uitval te voorkomen. P&O-adviseur - Is de procesbewaker (WVP) en signaleert over de te volgen stappen. - Adviseert leidinggevende en medewerker. P&O-medewerker - Ondersteunt de P&O-adviseur bij het volgen van de WVP
- Signaleert bijtijds zodat de stappen in het WVP-proces worden gevolgd. - Zorgt voor dagelijks ziek en herstelmeldingen. Wat zijn onze ervaringen tot nog toe. 1. Het verzuimpercentage over 2014 was 3,9 % 2. Er is over het algemeen veel contact met zieke medewerkers, maar het vastleggen van informatie hierover gebeurt nauwelijks. 3. In het WVP-proces worden niet alle stappen consequent gevolgd of vastgelegd. 4. De adviesvragen van leidinggevenden over inzetbaarheid zijn niet altijd to the point. 5. De terugkoppeladviezen van de bedrijfarts zijn ook niet altijd helder. 6. Langdurig verzuim vaak in combinatie met arbeidsgerelateerde problematiek vraagt aandacht. 7. Werkplek voorlichting en aandacht voor goede werkhouding werken preventief bij de ontwikkeling van klachten aan houding- en bewegingsapparaat. 8. Er wordt soms verschillende gedacht over de rollen en taken van de verschillende participanten in het verzuimproces. Wat willen we: A. Regie op het WVP-proces zodat alle stappen gevolgd en vastgelegd worden. (Door inzet P&O-medewerker en tijdelijke aanpassing in RVM hebben we dit al opgepakt) B. Het werken aan inzetbaarheid op basis van volwassen arbeidsrelaties. Het gaat niet over de klacht maar over de mate van inzetbaarheid en hoe hiermee wordt omgegaan (gedrag). C. Informeren en versterken rol leidinggevende en medewerker binnen het eigen regiemodel. D. Instellen van leer-svt s (Sociaal verzuim team) om samen te werken aan langdurig en complex verzuim. E. Bijscholen leidinggevenden en medewerkers in hun rol in het regiemodel. (gespreksvaardigheden en verzuimgesprekken nieuwe stijl gericht op gedragsmatige aanpak) F. Aandacht voor verzuimbeheersing in het licht van nieuwe organisatievormen (netwerken en HNW). G. Aandacht voor werkdruk en agressie. H. Voeren van transparante communicatie. Onze visie: Grip op verzuim vinden wij een gezamenlijke verantwoordelijkheid die wij uitdrukken met de term volwassen arbeidsrelaties. Medewerker en leidinggevende werken samen om een passend antwoord te vinden bij inzetbaarheidsvragen van de medewerker. Sturing op gedrag is daarbij uitgangspunt. Volwassen arbeidsrelaties zijn te herkennen als werkrelaties waarin alle zaken die invloed hebben op het werk, open, transparant, concreet en met respect voor ieders eigenheid, in een tweerichtingsverkeer besproken kunnen worden.