Wijzigingsdocument 2018_08

AEOLUS Wijzigingsdocument 2018_08 Aeolus Front Versie 1-30-8-2018 BLADZIJDE 1

Horlings & Eerbeek Automatisering BV behoudt zich het recht informatie in dit document te allen tijde te kunnen wijzigen, zonder hiervan nadere aankondiging te doen. Tenzij anders aangegeven zijn de hierin genoemde voorbeelden fictief en niet gebaseerd op werkelijke bedrijven, organisaties, producten, domeinnamen, e-mailadressen, logo s, personen, plaatsen of evenementen. Niets uit dit document mag worden nagemaakt en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Horlings & Eerbeek Automatisering BV. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om overeenkomstig de hiervoor geldende wetten op het copyright te handelen. In dit document zijn onderdelen (software, tekst, foto s en tabellen) opgenomen waarop intellectuele eigendomsrechten (auteursrechten, databankrechten en merkrechten) rusten. Horlings & Eerbeek Automatisering BV behoudt zich dienaangaande nadrukkelijk alle rechten voor. Horlings & Eerbeek Automatisering BV maart 2009 BLADZIJDE 2

Inhoud HOOFDSTUK 1 Algemeen... 4 1.1 Intro... 4 1.2 Gewijzigde functionaliteit... 4 1.2.1 Klantenoverzicht toont geen personen meer zonder werkproces 4 1.2.2 Corv signalen worden nu bij alle gebruikers verwerkt als één gebruiker het signaal verwerkt... 5 1.2.3 Rapportage module vervangen... 5 1.3 Opgeloste fouten... 5 1.3.1 Geboortedatum verkeerd in het klantenoverzicht... 5 1.3.2 Documenten waarin alle tekst is verloren... 6 1.3.3 Menu s die niet te openen waren op tablets... 7 1.4 Nieuwe algemene features... 7 1.4.1 Dashboard voor rapportagelijst... 7 1.4.2 Legitimatiebewijs... 8 1.4.3 Kenmerk van document tonen in Onderwerp kolom... 9 1.4.4 Zwaarte van werkproces... 9 1.5 Wettelijk domein van werkproces... 9 1.6 Standaard team kiezen voor bij het aanmaken van een werkproces... 10 HOOFDSTUK 2 Voor de consulent... 11 2.1 Legitimatiebewijs toevoegen of controleren... 11 2.1.1 Legitimatiebewijs toevoegen... 11 2.1.2 Legitimatiebewijs controleren... 12 2.2 Alle personen van werkproces tonen... 13 2.3 Zwaarte aanpassen van werkproces... 13 2.4 Wettelijk domein aanpassen van werkproces... 14 HOOFDSTUK 3 Voor de applicatiebeheerder... 15 3.1 Websitelink (URL) toevoegen in Werkwijze kaarten (Helpteksten)... 15 3.2 De website URL heeft een gewijzigde padnaam... 16 3.3 Standaard Zwaarte instellen bij werkprocessen... 17 3.4 Standaard Wettelijk domein instellen bij werkprocessen... 18 3.5 Workload invullen bij gebruikers... 19 BLADZIJDE 3

HOOFDSTUK 1 Algemeen 1.1 Intro Dit document geeft u inzicht in de belangrijkste wijzigingen in de update. Voor een overzicht met alle wijzigingen verwijzen wij u door naar de releasenotes op onze supportsite onder Wat is Nieuw. https://support.hene.nl/front Het wijzigingsdocument is opgedeeld in drie hoofdstukken: Hoofdstuk Wat zit er in Algemeen De belangrijkste wijzigingen voor alle gebruikers Voor de consulent De belangrijkste wijzigingen voor de consulent Voor de applicatiebeheerder De belangrijkste wijzigingen voor de applicatiebeheerder Ons advies is om in ieder geval het hoofdstuk Algemeen door te lezen en het hoofdstuk dat gericht is aan uw functie (consulent of applicatiebeheerder). Hieronder gaan wij verder met de belangrijkste wijzigingen voor alle gebruikers. 1.2 Gewijzigde functionaliteit 1.2.1 Klantenoverzicht toont geen personen meer zonder werkproces Vanwege de Europese privacywetgeving (AVG) is er besloten om personen die geen werkproces hebben niet meer te tonen in het klantenoverzicht. Dit betekent dat u niet meer op ouders kunt zoeken in het klantenoverzicht. Als een ouder belt over bijvoorbeeld een melding jeugd, dan moet de ouder doorgeven over welk kind het gaat zodat u in het klantenoverzicht naar het kind kan zoeken. Indien u een persoon heeft opgevoerd maar nog geen werkproces heeft opgevoerd, dan kunt u op het icoontje klikken op het Klantenoverzicht om daar te zoeken op een BSN. Indien de BSN al in Aeolus Front bekend is, dan zal de bestaande persoon worden geopend. BLADZIJDE 4

1.2.2 Corv signalen worden nu bij alle gebruikers verwerkt als één gebruiker het signaal verwerkt Als u gebruikt maakt van Corv (Collectieve Opdrachten Routeer Voorziening) en u krijgt een Corv signaal binnen, dan hoeft maar één gebruiker het signaal te verwerken. In het verleden moesten alle gebruikers het signaal op verwerkt zetten, nu hoeft alleen de gebruiker die het Verzoek tot Onderzoek (VTO) heeft aangemaakt, dit te doen. Het signaal zal dan ook niet meer zichtbaar zijn bij collega s, tenzij ze ook filteren op Verwerkte signalen. Let dus op dat u niet zomaar het signaal verwerkt zonder dat u of één van uw collega s het Verzoek tot Onderzoek (VTO) heeft aangemaakt. 1.2.3 Rapportage module vervangen De gebruikers die toegang hebben tot de rapportage module, zullen zien dat de rapportage module is aangepast. De oude lijsten zijn vervangen door dashboards. U kunt in hoofdstuk 1.4.1 hier meer over lezen. 1.3 Opgeloste fouten In deze update hebben wij ons gericht op fouten die voor gebruikers veel impact hadden, zoals incorrecte en verloren data. 1.3.1 Geboortedatum verkeerd in het klantenoverzicht Wij hebben een fout opgelost waardoor in de geboortedatum van de klant één dag afweek van de echte geboortedatum. Als de klant werd geopend, dan stond daar wel de juiste geboortedatum. De oorzaak zat in een onterechte omrekening van de datum op basis van de tijdzone van de Windows computer tegenover de database server, waardoor de verkeerde datum werd getoond. De datum staat dus correct opgeslagen in de database maar werd alleen verkeerd getoond. BLADZIJDE 5

1.3.2 Documenten waarin alle tekst is verloren Wij kregen meldingen van gebruikers dat soms de inhoud van een document verloren is gegaan. Wij hebben een aanpassing gemaakt waardoor het niet meer zou moeten gebeuren. De oorzaak was dat het document niet goed werd geladen, en daarna door het automatisch opslaan werd overschreven. Het incorrect laden van een document kunnen wij echter niet voorkomen, maar u krijgt nu een melding na 10 seconden als het niet lukt om de inhoud van het document te laden. U kunt de pagina verversen om het opnieuw te proberen. Het incorrect laden kan vanwege twee redenen gebeuren: - U gebruikt de Vorige of Volgende knop in uw browser om het document te openen - U maakt gebruikt van een langzame of haperende internetverbinding Wij adviseren u om niet de Vorige en Volgende knop in uw browser te gebruiken voor het laden van een document, maar om het document te openen via de Bewerken knop. BLADZIJDE 6

1.3.3 Menu s die niet te openen waren op tablets Er is een fout opgelost voor tablet gebruikers (zoals een ipad) waarbij sommige menu s niet goed geopend konden worden en de browser terug ging naar de standaard startpagina. De fout kwam voor bij het menu voor het aanmaken van een werkproces, en het menu voor het aanmaken van een document. 1.4 Nieuwe algemene features 1.4.1 Dashboard voor rapportagelijst De rapportage module is vernieuwd. Met de vernieuwde structuur is het nu ook weer mogelijk om grote lijsten te kunnen exporteren naar Excel. Hieronder ziet u een schermafdruk hoe een nieuwe lijst eruit ziet. De rapportage module gaan wij in een volgende update verder uitbreiden met nieuwe functionaliteit. BLADZIJDE 7

1.4.2 Legitimatiebewijs Het is nu mogelijk om een legitimatiebewijs toe te voegen aan de klant, en onder elk werkproces is het mogelijk om aan te geven of het legitimatiebewijs is gecontroleerd. Onder een klant: Onder een werkproces: NOTE Meer uitleg over het toevoegen/controleren van legitimatiebewijzen vindt u in hoofdstuk 2.1. BLADZIJDE 8

1.4.3 Kenmerk van document tonen in Onderwerp kolom Als een document een kenmerk heeft, dan wordt dit nu getoond in de Onderwerp kolom op de Documenten kaart. 1.4.4 Zwaarte van werkproces Elk werkproces kan in deze update een zwaarte krijgen. De zwaarte geeft aan hoe zwaar de gebruiker wordt belast per type werkproces. Er zijn momenteel 4 waardes voor de zwaarte van een werkproces: - Niet gezet (0 punten) - Licht (10 punten) - Middel (20 punten) - Zwaar (30 punten) Elke gebruiker krijgt een totale capaciteit. Als een gebruiker een capaciteit van 200 punten heeft, dan kan de gebruiker dus op elke dag 10 werkprocessen van de zwaarte Middel (20 punten) op zijn/haar naam hebben staan. NOTE Zie hoofdstuk 2.3 voor het handmatig aanpassen van de zwaarte van een werkproces. 1.5 Wettelijk domein van werkproces Elk werkproces kan na deze update een wettelijk domein krijgen. Er zijn 4 waardes voor het wettelijk domein van het werkproces: - Niet gezet - Jeugdwet (JW) - Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) - Wet Langdurige Zorg (WLZ) U kunt meerdere wettelijke domeinen aan een werkproces hangen. De applicatiebeheerder kan de standaard wettelijk domeinen per werkproces instellen. NOTE Zie hoofdstuk 2.4 voor het handmatig aanpassen van het wettelijk domein van een werkproces. BLADZIJDE 9

1.6 Standaard team kiezen voor bij het aanmaken van een werkproces Het is nu mogelijk om een standaard team in te stellen zodat wanneer u een werkproces aanmaakt, het werkproces automatisch op het standaard team staat. U kunt dit aanpassen door rechts bovenin naar Mijn instellingen te gaan. In het veld Standaardgroep kunt u het team selecteren die u als standaard wilt gebruiken. BLADZIJDE 10

HOOFDSTUK 2 Voor de consulent 2.1 Legitimatiebewijs toevoegen of controleren 2.1.1 Legitimatiebewijs toevoegen Legitimatiebewijs toevoegen onder een klant: - Open een klant in Aeolus Front. - Klik onder de klant aan de linkerkant op Legitimatiebewijzen Klik op. Een nieuwe kaart verschijnt. U kunt hier de gegevens invullen om een nieuw legitimatiebewijs toe te voegen. BLADZIJDE 11

2.1.2 Legitimatiebewijs controleren Legitimatiebewijzen worden gecontroleerd op werkproces niveau en niet op klantniveau. Er kan maximaal één legitimatiebewijs gecontroleerd worden per werkproces. Legitimatiebewijs controleren: - Open een werkproces in Aeolus Front. - Klik onder het werkproces aan de rechterkant op onder Over wie gaat het Een nieuwe kaart opent, hier kunt u een bestaand legitimatiebewijs controleren, of direct een nieuw legitimatiebewijs toevoegen en controleren. BLADZIJDE 12

2.2 Alle personen van werkproces tonen Op het werkprocessenoverzicht tonen wij nu alle personen over wie het werkproces gaat. Hier werd voorheen maar één persoon getoond. 2.3 Zwaarte aanpassen van werkproces Elk werkproces heeft een standaard zwaarte, dit kunt u eventueel handmatig verhogen of verlagen door het werkproces te wijzigen. Dit doet u in het werkproces onder de drie blauwe streepjes en dan onder Wijzig basis gegevens. BLADZIJDE 13

Nadat u de zwaarte heeft aangepast dan kunt u op Opslaan klikken om de wijzigingen te verwerken. 2.4 Wettelijk domein aanpassen van werkproces Het wettelijk domein wordt altijd gevuld met de standaard wettelijke domeinen voor dat werkproces. Als het werkproces afwijkt van de standaard situatie, dan kunt u na het aanmaken van het werkproces de wettelijke domeinen aanpassen. Dit doet u in het werkproces onder de drie blauwe streepjes en dan onder Wijzig basis gegevens. Nadat u de wettelijke domeinen heeft aangepast dan kunt u op de nieuwe kaart op Opslaan klikken om de wijzigingen te verwerken. BLADZIJDE 14

HOOFDSTUK 3 Voor de applicatiebeheerder 3.1 Websitelink (URL) toevoegen in Werkwijze kaarten (Helpteksten) Het is nu mogelijk om een websitelink (URL) toe te voegen op de helptekst kaarten. Hiermee kunt u de gebruiker doorsturen naar handige links op de Werkwijze kaarten. Als u een werkwijze kaart wilt aanpassen, klik dan op de Beheer module en klik vervolgens aan de linkerkant op Werkprocessen en vervolgens op Help teksten, en dan kunt u een helptekst openen. BLADZIJDE 15

U kunt vervolgens op het URL icoontje klikken om een websitelink toe te voegen. NOTE De help tekst kaart is de enige kaart die HTML tags toe staat om URL links te kunnen plaatsen, let op dat u dus geen ongeldig HTML toevoegt op deze kaart! Kopieer nooit direct van ergens anders tekst zonder het eerst in Kladblok op te schonen. Controleer na het wijzigen van een help tekst kaart of het aan de voorkant nog goed werkt. 3.2 De website URL heeft een gewijzigde padnaam Vanwege de implementatie van de nieuwe dashboard is de standaard website URL van Aeolus Front veranderd. Bookmarks die nog naar de oude URL verwijzen zullen automatisch worden doorgestuurd naar de nieuwe URL. Als u of uw systeembeheerder de bookmarks van gebruikers beheert, dan is het netjes om de URL aan te passen naar de nieuwe URL. Het verschil tussen de oude en nieuwe URL is dat het pad /Front is toegevoegd achter de hostnaam. BLADZIJDE 16

3.3 Standaard Zwaarte instellen bij werkprocessen Elk werkproces kan in deze update een zwaarte krijgen. De zwaarte geeft aan hoe zwaar de gebruiker wordt belast per type werkproces. Er zijn momenteel 4 waardes voor de zwaarte van een werkproces: - Niet gezet (0 punten) - Licht (10 punten) - Middel (20 punten) - Zwaar (30 punten) Elke gebruiker heeft nu ook een totale capaciteit. Als een gebruiker een capaciteit van 200 punten heeft, dan kan de gebruiker dus op elke dag 10 werkprocessen van de zwaarte Middel (20 punten) op zijn/haar naam hebben staan. U kunt als applicatiebeheerder de standaardzwaarte instellen voor alle nieuwe werkprocessen. Dit doet u onder de Beheer module op de Definities kaart. U kunt daar een werkproces openen en het veld Standaardzwaarte aanpassen. NOTE Onze doelstelling is om in een volgende update het mogelijk te maken dat de applicatiebeheerder zelf eigen waardes kan invoeren. BLADZIJDE 17

3.4 Standaard Wettelijk domein instellen bij werkprocessen Elk werkproces kan na deze update een wettelijk domein krijgen. Er zijn 4 waardes voor het wettelijk domein van het werkproces: - Niet gezet - Jeugdwet (JW) - Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) - Wet Langdurige Zorg (WLZ) U kunt als applicatiebeheerder het standaard wettelijk domein instellen voor alle nieuwe werkprocessen. Dit doet u onder de Beheer module op de Definities kaart. U kunt daar een werkproces openen en het veld Wettelijk Domein aanpassen. BLADZIJDE 18

3.5 Workload invullen bij gebruikers U kunt als applicatiebeheerder de standaard capaciteit instellen voor gebruikers. De capaciteit kan gebruikt worden om op lijsten te zien of de maximale werkdruk bij de gebruiker te hoog of te laag ligt. De gebruiker kan ook zelf de capaciteit instellen onder Mijn instellingen. Elk werkproces heeft een workload, en de capaciteit is het totaal van alle werkprocessen per dag. Er zijn momenteel 4 waardes voor de zwaarte van een werkproces: - Niet gezet (0 punten) - Licht (10 punten) - Middel (20 punten) - Zwaar (30 punten) Voorbeeld: De gebruiker heeft een capaciteit van 200 punten. De gebruiker kan dan op elke dag 10 werkprocessen van de zwaarte Middel (20 punten) op zijn/haar naam hebben staan. NOTE De controle of de capaciteit wordt overschreden, gaat op dit moment alleen nog via lijstwerk. Het lijstwerk wordt in een volgende update toegevoegd. BLADZIJDE 19