Evaluatie Kwaliteitsplanning 2016 Lokale dienstencentra OCMW Brugge Ganzenstraat 33-8000 Brugge
Lokale Dienstencentra Ganzenstraat 33 8000 BRUGGE Van toepassing op de lokale dienstencentra OCMW Brugge EVALUATIE KWALITEITSPLANNING Datum van opmaak 2016 16 februari 2017 Project 1 Project 2 Project 3 Permanente en/of occasionele samenwerkingsverbanden Een gestandaardiseerd sjabloon ontwikkelen voor de opmaak van een samenwerkingsovereenkomst Informatiekanalen Opmaken en integreren van een Facebookpagina Vrijwilligerswerking A/ Uitvoeren van een tevredenheidsscan bij de vrijwilligers B/ Uitschrijven van de nieuwe vrijwilligersprocedure 2
PROJECTFICHE 1 Actie/project Thema en verantwoording Permanente en/of occasionele samenwerkingsverbanden Een gestandaardiseerd sjabloon ontwikkelen voor de opmaak van een samenwerkingsovereenkomst - Bestaande samenwerkingsovereenkomsten, intern en extern, in kaart brengen - Ontwikkelen van een gestandaardiseerd document om nieuwe en potentiële samenwerkingen schriftelijk vast te leggen. - Opmaken van een opvolgsysteem om op regelmatige basis de lopende samenwerkingsverbanden op te volgen, te evalueren en indien nodig bij te sturen. Het lokaal dienstencentrum werkt, indien nodig, samen en maakt afspraken met externe relevante factoren voor de realisatie van zijn doelstellingen en opdrachten. Om een goede samenwerking te optimaliseren kiezen we ervoor om bestaande samenwerking te overzichtelijk samen te vatten in een gestandaardiseerd document. Hierin staan de gemaakte afspraken beschreven en zullen de aanwezige samenwerkingsverbanden gedigitaliseerd worden in een overkoepelend overzicht. Doelstelling - Creëren van een gestructureerd en actueel overzicht, overkoepelend en per dienstencentrum, waarin zowel permanente als occasionele samenwerkingsverbanden in worden opgenomen. - Een transparanter en meer uniform beleid rond zowel interne als externe samenwerkingen - Op een systematische manier de samenwerkingsverbanden evalueren en bijsturen. Doelgroepen - Interne en externe samenwerkingsverbanden Verantwoordelijkheden Gerealiseerd traject - Eindverantwoordelijke: diensthoofd dienstencentra - Procesverantwoordelijke: verantwoordelijke kwaliteit en zorg - Betrokken partijen: interne en externe samenwerkingsverbanden, centrumverantwoordelijken Begin 2016 werd aan de hand van het kwaliteitshandboek een inventaris opgemaakt van de aanwezige samenwerkingsverbanden. Hiervoor werd een nieuw document ontwikkeld die in een duidelijk en gestructureerd overzicht weergeeft welke samenwerkingen er per dienstencentrum aanwezig zijn. 3
Het document werd opgemaakt in een Word-bestand en bevat volgende onderdelen : - Partner + contactpersoon - Contactgegevens - Inhoud van de samenwerking (= waarvoor werd deze samenwerking aangegaan) - Plaats (= in welk(e) dienstencentr(a)um) gaat deze samenwerking door) - Afspraak (= is dit een mondelinge of een schriftelijke overeenkomst) - Laatste check (= een datumveld die kan aangeklikt worden wanneer de controle is gebeurt) Na opmaak werd dit document naar iedere centrumverantwoordelijke gestuurd om te controleren of alle samenwerkingen nog up-to-date waren. Het finaliseren van het document werd gedaan in de tweede helft van het jaar en werd opgenomen in de bijlagen van het kwaliteitshandboek. Daarnaast werden ook twee nieuwe formulieren ontwikkeld om de schriftelijke samenwerkingen uniform te registreren. Het ene document dient voor officiële samenwerkingen die moeten ondertekend worden door de voorzitter en secretaris van het OCMW. Het andere document is voor samenwerkingen die intern ondertekend kunnen worden door het diensthoofd en de centrumverantwoordelijke. De documenten werden opgemaakt met een aantal vaste onderdelen: - Partijen (= tussen wie wordt de samenwerking afgesloten én hun vertegenwoordiging - Kader van de overeenkomst (= waartoe verbinden de beide partijen zich) - Doelgroep (= welke doelgroep wordt beoogt met deze samenwerking) - Concrete afspraken (= wie doet wat binnen de samenwerking) - Financieel (= zijn er financiële zaken die binnen de samenwerking spelen) - Duur van het contract (= is er een bepaalde of onbepaalde duur van de samenwerking - Beëindiging (= hoe kunnen beiden partijen de samenwerking beëindigen) - Aansprakelijkheid (= wie is voor wat aansprakelijk/verantwoordelijk) Als laatste worden beide documenten steeds ondertekend door beide samenwerkende partners. Voortgangsrapport - Vanaf januari 2017 zullen de gestandaardiseerde documenten gebruikt worden voor nieuwe samenwerkingen na goedkeuring - Vanaf januari 2017 wordt van de centrumverantwoordelijken verwacht dat men jaarlijks de bestaande samenwerkingen bekijkt en indien nodig aanpast of aangevuld 4
PROJECTFICHE 2 Informatiekanalen - Opmaken en integreren van een Facebookpagina Actie/project - Thema en verantwoording Doelstelling Doelgroepen Verantwoordelijkheden - Ontwikkelen van een eigen Facebookpagina, overkoepelend voor de verschillende lokale dienstencentra. - Ontwikkelen van een opvolgsysteem om de permanentie te verzekeren omtrent de eindredactie van de Facebookpagina. - Organiseren van interne vorming voor de centrumverantwoordelijken naar beheer module voor de eindredactie van de Facebookpagina - Voorstellen en laten goedkeuren door het OCMW beleid (bijzonder Comité en secretariaat) - Integreren en bekend maken van de pagina bij het grote publiek. - Het lokaal dienstencentrum beschrijft en versterkt op een voor de gebruiker verstaanbare manier zijn aanbod en voert hierover een aangepaste communicatie met de doelgroepen en de potentiële doelgroepen en verwijzers. - Naast het aanbod van 10 algemeen - informatieve activiteiten biedt het dienstencentrum op minstens 3 andere wijzen informatie aan aan de bewoners van de lokale gemeenschap. - Naast de bestaande informatiekanalen zoals het tijdschrift het Balsemboomblad, affiches, brochures, website blijven we op zoek gaan naar media waarmee we een breed publiek kunnen bereiken. De digitale mogelijkheden van communicatie en bekendmaking blijven verder evolueren. Met de lokale dienstencentra willen we ook deze evolutie verder blijven opvolgen en nagaan waar wij met de programmatie aansluiting kunnen vinden op deze vormen van communicatie. - Door het gebruik van Facebook, nieuwe en potentiële bezoekers of doelgroepen bereiken die nu nog niet vertrouwd zijn met de werking van de dienstencentra - Nieuwe en potentiële gebruikers en doelgroepen - Huidige bezoekers en gebruikers - Het OCMW Brugge - Eindverantwoordelijke: diensthoofd dienstencentra - Procesverantwoordelijke: werkgroep communicatie - Betrokken partijen: secretariaat OCMW Brugge, dienst ICT en centrumverantwoordelijken Voortgangsrapport - Vanaf 2017 wordt de Facebookpagina bijgehouden door 1 persoon met een back-up systeem. 5
- De centrumverantwoordelijken krijgen een vorming in het werken met Facebook alsook een vorming rond het nemen van foto s. 6
PROJECTFICHE 3 Informatiekanalen Uitvoeren van een tevredenheidsscan bij de vrijwilligers Actie/project Thema en verantwoording Doelstelling Doelgroepen Verantwoordelijkheden Gerealiseerd traject - Opmaken van een tevredenheidsonderzoek - Uitvoeren van een representatief tevredenheidsonderzoek bij de vrijwilligers van de lokale dienstencentra - Verwerken van de resultaten tot een representatieve evaluatie als basis voor het uitschrijven van de vernieuwde vrijwilligersprocedure. - Het lokaal dienstencentrum stimuleert en ondersteunt de inschakeling van vrijwilligers in zijn werking. - Het LDC streeft naar een evenwichtige inschakeling van vrijwilligers. Het LDC is er voor en door de gebruiker; vrijwilligers zijn een middel en doel op zich. Vrijwilligers zijn een verrijking, geen besparing of verarming. Vrijwilligerswerk moet een meerwaarde bieden aan beide partijen: dus zowel aan de dienst als aan de vrijwilliger zelf. - Gedurende het werkjaar 2015 werden de eerste stappen gezet in het uitwerken van een nieuw vrijwilligersbeleid. Om uiteindelijk te komen tot een volledig nieuw uitgewerkt kwaliteitssysteem willen we hier een bottom-up verhaal schrijven, vertrekkend vanuit alle betrokken partijen. - Een duidelijk beeld krijgen omtrent de tevredenheid van de vrijwilligers binnen de werking - Creëren van een voldoende groot draagvlak bij de vrijwilligers doelgroepen zodat de nieuwe procedure vrijwilligerswerking voldoende gedragen wordt. - Huidige vrijwilligers dienstencentra - Nieuwe en potentiële vrijwilligers - Medewerkers dienstencentra - Eindverantwoordelijke: diensthoofd dienstencentra - Procesverantwoordelijke: centrumverantwoordelijke en stagiair Ter Leyen en de verantwoordelijke kwaliteit en zorg - Betrokken partijen: werkgroep vrijwilligers en professionele medewerkers dienstencentra Voor het uitvoeren van de tweejaarlijkse tevredenheidsmeting werd samengewerkt met een stagiair maatschappelijk werk van de Howest in Brugge. De vragenlijst werd opgesteld binnen de werkgroep vrijwilligers en teruggekoppeld naar de groep van Evaluatie Kwaliteitsplanning 2016
centrumverantwoordelijken. Er werd beslist om de bevraging telefonische te laten uitvoeren door de stagiair om de objectiviteit gedurende de bevraging te bewaren. Voor het opstellen van de vragen werd gewerkt met het online programma Formulieren van Google Drive. Deze gratis tool zorgt ervoor dat je door het ingeven van de antwoorden onmiddellijk de nodige cijfergegevens ontvangt in de vorm van een antwoordenrapport. Initieel was het de bedoeling om alle vrijwilligers binnen de werking te bevragen. Uiteindelijk werden 154 vrijwilligers ondervraagt wat en kunnen we stellen dat het onderzoek voldoende representatief is. Via de tevredenheidsmeting wilden we een antwoord krijgen op vier grote vragen: - Profiel van de vrijwilligers: leeftijd, woonplaats, taken, plaats en frequentie van het werk. - Communicatie met vrijwilligers: hierbij peilden we naar hoe tevreden men is over de gevoerde communicatie en de ondersteuning die men krijgt. - Vrijwilligerswerk en taakinhoud: hier wilden we een zicht krijg of me hun taken kent, men voldoende tijd krijgt om taken uit te voeren, of men tevreden is over het waarderingsbeleid en over voldoende ruimte is om verwachtingen en voorstellen te uiten. - Persoonlijk welbevinden: hier stond het gevoel bij de vrijwilligers centraal, of het werk betekenisvol is en men plezier beleeft en of men respectvol behandeld wordt. Om een duidelijk beeld te krijgen op de vier grote groepen van vragen werd deze opgesplitst in verschillende deelvragen. Voortgangsrapport - De resultaten zorgden ervoor dat het vrijwilligersbeleid een stuk werd aangepast in een vernieuwde procedure binnen het kwaliteitshandboek. - Een aantal van de resultaten uit de samenvatting zullen meegenomen worden in het verder uitwerken van de buurtgerichte zorg binnen de lokale dienstencentra. Evaluatie Kwaliteitsplanning 2016