Release juni 2014 (2.96) Aanbesteden-omgeving Op vrijdag 13 juni is release 2.96 van Aanbestedingskalender.nl geïnstalleerd. Deze release biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid niet alleen onderhandse, maar vanaf nu ook openbare aanbestedingen volledig digitaal te laten verlopen. In dit release bulletin leest u alles over deze nieuwe feature en over de andere updates: 1. Partijen uitsluiten na opening van de eerste kluis Pag. 2 2. Projecten opzetten zonder inschrijfprijs Pag. 3 3. Openbare procedure met digitaal inschrijven Pag. 5 opstellen 4. Aantal uit te nodigen partijen bij meervoudig onderhandse Pag. 8 procedure aangepast 5. Extra EMVI-beoordeling toevoegen bij het gunningsproces Pag. 11 6. Overeenkomst sluiten bij gunningsproces Pag. 12 7. Aanvullende informatie in e-mail over nieuwe bijlagen Pag. 13 en rectificaties 8. Type afbreking van een procedure is in de bevestiging Pag. 14 toegevoegd 9. Bijlagen bij berichten van inschrijvers direct te benaderen Pag. 15 10. Inschrijfdocumenten beter te beheren en in projecten Pag. 16 toe te voegen 11. Eigen EMVI-criteria te beheren vanuit Mijn organisatie Pag. 19 12. Logboek wordt nu bijgehouden per actieve omgeving Pag. 20 13. Herinneringsmail voor versturen uitnodigingen zichtbaar Pag. 21 onder Berichten 14. Fouten opgelost Pag. 22
1. Partijen uitsluiten na opening van de eerste kluis Na het sluiten van de inschrijftermijn kunt u de documenten beoordelen die inschrijvers in de eerste kluis hebben toegevoegd. Vanaf nu kunt u in dit stadium al ondernemers uitsluiten van het verdere gunningsproces. Ongeldig verklaren kan door op de knop te klikken en een motivatie op te geven. De motivatie wordt per e-mail aan de inschrijver bekend gemaakt. Als de inschrijfprijzen in kluis 2 worden vrijgegeven, wordt de prijs van de ongeldig verklaarde inschrijver niet getoond. Deze inschrijver ontvangt ook geen e-mail. 2
2. Projecten opzetten zonder inschrijfprijs Binnen Mijn Organisatie kunt u een werkproces opstellen waarin het veld Inschrijfprijs wordt weggelaten, waardoor een inschrijver niet om de inschrijfprijs wordt gevraagd. Om bijvoorbeeld toch via EMVI-scores verschil in kwaliteit te beoordelen, voert het systeem 0,00 per inschrijver in. Dit kan bij de beoordeling worden aangepast om de winnaar van de inschrijving te bepalen. Bij onderstaande beoordeling kan bijvoorbeeld een eigen prijs worden toegevoegd en de score worden ingevuld, waarna een fictieve inschrijfprijs ontstaat. Als dit voor beide partijen wordt ingevoerd, kan op basis van de gegeven scores de winnende partij worden bepaald. 3
Aanbestedingskalender.nl kan het werkproces zonder inschrijfprijs per organisatie instellen. U kunt dit vervolgens als een organisatie-specifiek werkproces selecteren. 4
3. Openbare procedure met digitaal inschrijven opstellen Als uw aanbesteding via een openbare procedure (nationaal of Europees) verloopt, kunt u inschrijvingen nu digitaal via het systeem laten verlopen. Bij het type Werkproces kunt u nu bewust kiezen of u mét vooraankondiging of zonder vooraankondiging wilt aanbesteden. Maakt u in onderstaand scherm dus een bewuste keuze. U dient één van de onderste twee opties te selecteren voor nieuwe projecten. Kies bij het aanmaken van een project voor de optie Digitaal inschrijven. Vervolgens verschijnen de nieuwe tabbladen Inlichtingen, Gunning en Contractering. Binnen de stap Aankondigen kunt u nu uitvraagdocumenten toevoegen die net als bij de onderhandse procedure dienen als inschrijfkluizen voor inschrijvende partijen. 5
Na publicatie kunnen partijen zich inschrijven via een knop op het publieke deel van de Aanbestedingskalender.nl website. Na aanmelding kunnen inschrijvers via het systeem vragen stellen. U krijgt hiervan bericht en kunt een Nota van Inlichting op basis van deze vragen opstellen. Verschil met de normale openbare procedure is dat de Nota van Inlichtingen alleen wordt verzonden aan de partijen die zich voor het project hebben aangemeld binnen de Inschrijven-omgeving. Dit is geen openbare publicatie. Indien u een Nota van Inlichtingen openbaar op Aanbestedingskalender.nl wilt publiceren, kunt u daarvoor de Bijlagen wijzigen-optie gebruiken onder Aankondigen. 6
Net als bij de meervoudig onderhandse module kunt u na het verlopen van de inschrijftermijn de inschrijvingen beoordelen, gunnen en de overeenkomst vastleggen. Vervolgens kunt u, net als bij de normale openbare procedure, de Gunningsbeslissing vanuit het systeem verzenden. De winnende inschrijver wordt direct in het formulier toegevoegd. 7
4. Aantal uit te nodigen partijen bij meervoudig onderhandse procedure aangepast Eerder was het bij de meervoudig onderhandse procedure verplicht drie of meer partijen uit te nodigen. Dit was gebaseerd op de ARW, die met name voor werken toepasbaar is. Voor leveringen en diensten zijn twee partijen voldoende. Daarom kunt u nu ook met twee partijen een meervoudig onderhandse procedure starten. Als u werken aanbesteedt, verschijnt nog wel de waarschuwing dat u drie partijen moet uitnodigen. Dit kunt u negeren als u hiervan wilt afwijken. 8
5. Extra EMVI-beoordeling toevoegen bij het gunningsproces Binnen het beoordelingsproces kunt u een beoordeling handmatig toevoegen met de knop Beoordeling toevoegen. U kunt ook zelf de inschrijfprijs invoeren. 9
6. Overeenkomst sluiten bij gunningsproces Onder de stap Contractering kunt u nu de overeenkomst vastleggen door deze te publiceren. Deze stap bevindt zich onder Sluiten overeenkomst. U kunt een document toevoegen en deze kan worden gepubliceerd en teruggetrokken. De winnende inschrijver krijgt hiervan bericht en kan het document via het systeem ophalen. 10
7. Aanvullende informatie in e-mail over nieuwe bijlagen en rectificaties Als u een bijlage toevoegt aan een al gepubliceerd project of als u een rectificatie aanmaakt, verschijnt in de bevestigingsmail nu ook een link naar uw project op Aanbestedingskalender.nl. Bij meervoudig onderhandse procedures blijft het veld onder Publicatie platformen leeg, omdat deze informatie niet publiekelijk wordt getoond. 11
8. Type afbreking van een procedure is in de bevestiging toegevoegd Bij het afbreken van een procedure verschijnt de reden hiervan nu in de bevestigingsmail die ondernemers en de aanbestedende dienst ontvangen. Als deze keuze wordt gemaakt : verschijnt het volgende in de bevestigingsmail: 12
9. Bijlagen bij berichten van inschrijvers direct te benaderen Eerder was bij een bericht van een inschrijver niet direct duidelijk waar bijlagen bij dat bericht waren te downloaden. Dit kan nu direct vanuit het project onder Inlichtingen. Dit is de vermelding in de e-mail: En hier is de bijlage vanaf nu te downloaden: 13
10. Inschrijfdocumenten beter te beheren en in projecten toe te voegen Onder Mijn organisatie en Documenttypen kunt u nu documenttypen uit- en aanzetten die door Aanbestedingskalender.nl zijn klaargezet. Als ze een vinkje hebben, kunnen ze in de projecten worden toegevoegd. Als ze deze niet hebben, zijn ze ook niet zichtbaar in de projecten. U kunt ook uw eigen documenttypen aanmaken en van documenten voorzien of documenttypen van Aanbestedingskalender.nl kopiëren. Bij het aanpassen of toevoegen kunt u bovendien bepalen of bij een documenttype binnen een project altijd een sjabloon moet worden toegevoegd. Daarnaast kunt u de kluis bepalen waarin het document standaard wordt toegevoegd en aangeven of het in de verschillende k luizen nog gewijzigd mag worden (soms kan een bepaald type ook in kluis 2 of 3 worden toegevoegd). 14
Als een bijlage wordt toegevoegd, komt deze standaard beschikbaar om als sjabloon te worden opgeslagen. Door op opslaan te klikken, kunt u bepalen welke documenttypen in de projecten beschikbaar komen. Binnen het project kunt u vervolgens een keuze maken om documenttypen als inschrijfdocumenten toe te voegen. Bij het klikken op de + wordt het type aan de vooraf ingestelde kluis toegevoegd. Per documenttype kunt u vervolgens een sjabloon toevoegen. Als deze in het systeem is opgeslagen, kunt u deze direct selecteren. Als u een eigen variant wilt toevoegen, kan dit via de knop Bestand selecteren. 15
Als binnen een documenttype is vastgelegd dat er altijd een sjabloon moet zijn toegevoegd binnen het project, verschijnt hiervan een melding. U kunt deze negeren als u hiervan toch wilt afwijken. 16
11. Eigen EMVI-criteria te beheren vanuit Mijn organisatie U kunt binnen Mijn organisatie eigen EMVI-criteria beheren of gebruik maken van de door Aanbestedingskalender.nl ingestelde criteria. U kunt de criteria van Aanbestedingskalender.nl inladen en vervolgens voor uw eigen organisatie aanpassen. U kunt ook zelf criteria en eventuele subcriteria toevoegen. Na opslaan komt het ingestelde criterium binnen projecten beschikbaar. Daar kunt u kiezen uit de criteria van Aanbestedingskalender.nl en de criteria van uw organisatie. 17
12. Logboek wordt nu bijgehouden per actieve omgeving Het logboek werd van beide omgevingen (aanbesteden en inschrijven) in hetzelfde scherm bijgehouden. Dit is nu losgekoppeld. Hieronder ziet u informatie over wat in aanbesteden gebeurt. En dit is de informatie over inschrijven. Dit is overigens voor de meeste gebruikers minder relevant, omdat ze maar in één omgeving werken. 18
13. Herinneringsmail voor versturen uitnodigingen zichtbaar onder Berichten Als bij een onderhandse aanbesteding een uitnodiging opnieuw is verzonden, omdat deze niet binnen 48 of 96 uur is beantwoord, wordt deze e-mail ook onder Berichten gelogd. 19
14. Fouten opgelost 1. Geen dubbele bijlagen meer als na een aankondiging ook een gunning wordt gepubliceerd Eerder werden de bijlagen opnieuw aan een aanbesteding toegevoegd als een gunning werd gepubliceerd. Dit is nu aangepast. De bijlagen komen niet meer dubbel op Aanbestedi ngskalender.nl 2. EMVI-criteria ook in afrondingstap opgenomen Eerder werden de EMVI-criteria in de afrondingstap niet meegenomen als deze via de EMVI-methodieken binnen Aanbestedingskalender.nl waren aangemaakt. Nu worden deze altijd meegenomen, zodat ov eral in het systeem de EMVI-criteria maar één keer hoeft te worden ingevoerd. 3. Verschil tussen NUTS en overheid in vermelde richtlijn bij SF15 Eerder werd een foute richtlijn op het overzicht vermeld in de Aankondiging vrijwillige transparantie vooraf (SF15). Deze werd niet op basis van het type aanbestedende dienst overgenomen. Dit is nu verholpen. Er is verschil gemaakt tussen de NUTS-sector en overheden. 5. Map Vervallen documenten bij zip-export inschrijfdocumenten weggehaald Bij de export van documenten uit de verschillende kluizen zat in de zip altijd nog de map Vervallen documenten. Dit wekte de indruk dat er nog ongeldige documenten in zaten. Dit was niet zo. De exportfunctie is nu aangepast, zodat de map in zijn geheel niet meer meekomt. 6. Na het verplaatsen van een project naar archief is de oude lay-out niet meer te zien Als een project naar het archief werd verplaatst, verscheen de oude lay-out (zonder de filteropties) en diende u het scherm te verversen om terug te komen. Dit is nu verholpen. 7. Niet meer mogelijk kluistype na publicatie te wijzigen (alleen met rectificatie) Het was mogelijk om na publicatie van een onderhandse procedure de kluizen te wijzigen, zonder een rectificatiemelding te verzenden. Dit is nooit gebeurd - en de mogelijkheid is nu geblokkeerd. 8. E-mail met verzoek om extra documenten na gunning te verzenden is hersteld Eerder werd geen e-mail naar de winnende inschrijver verzonden als, na gunning, nog een extra document werd gevraagd. Dit is nu hersteld. 20