Het agentschap Kunsten en Erfgoed werft aan in contractueel dienstverband: DESKUNDIGE COMMUNICATIE EN PRODUCTIE (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Kunsten Cultuur, Jeugd, Sport en Media B Deskundige Frans Masereel Centrum, Kasterlee FUNCTIECONTEXT Het Vlaams centrum voor grafische kunsten 'Frans Masereel' is een dynamisch, divers en toekomstgericht internationaal centrum voor hedendaagse beeldende kunstenaars, waar het grafisch beeld centraal staat. Het is een creatiecentrum maar ook een centrum waar kennisoverdracht, internationale samenwerking en navorsing centraal staan. Het Frans Masereel Centrum heeft als intentie kunstenaars in contact te brengen met het grafische beeld in al zijn aspecten door middel van residenties, workshops, demonstraties en tentoonstellingen. Als deskundige communicatie en productie zal je instaan voor de externe communicatie van het Frans Masereel Centrum. Het kan hierbij gaan om structurele acties (bv. jaarverslag) als om tijdelijke projecten waarvoor je alle communicatie verzorgt. Je zal oproepen lanceren, je doet aan publieksopbouw (regionaal en nationaal), je houdt de website up to date, je hebt contacten met de pers, lay-outer, leveranciers, Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de organisatie van lezingen, conferenties, tentoonstellingen, Je staat in voor de organisatie van deze evenementen van A tot Z. Occasioneel zal je avondwerk moeten verrichten. JE TAKENPAKKET Doel functie: Verlenen van administratief ondersteunende diensten binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte werking op vlak van communicatieve en productionele doelstellingen van het Frans Masereel Centrum. RESULTAATSGEBIEDEN Resultaatsgebied 1: informatieverzameling en verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk. - Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten om op de website te publiceren - Een adressenbestand van contactpersonen, leveranciers en organisaties bijhouden 1
- Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de website, jaarverslagen, brochures, algemene teksten over het centrum, powerpoints, en andere externe communicatiemiddelen - Opstellen van de tweemaandelijkse nieuwsbrief - Nakijken van documenten op volledigheid en correctheid - Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, - Persmappen, documentatiemap, kunstenaarsmappen, aanleggen - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail), proactief zoeken van mogelijk kanalen (publieksopbouw), informatie over de residenten inwinnen, opvragen van gegevens, teksten over kunstenaars Resultaatsgebied 2: informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. - Aanleggen van een inventaris van beschikbare artikels, publicaties, - Klasseren van facturen, brieven, rapporten, - Archiefbeheer van de verschillende documentatie rond de kunstenaars in het archief van het centrum en op de website - Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap met betrekking tot een tentoonstelling, project, lezing, evenement - Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) - Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Resultaatsgebied 3: dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier (conform procedures, wetgeving en regelgeving). - Administratief opvolgen van projecten: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, transporten organiseren en plannen, contracten verzekering, contacteren van deelnemers, - Voorbereiding van boekhouding (bestellingen drukker, catering, verzekering, ) en samenwerken met de boekhouding van het Frans Masereel Centrum. - Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen - Dossiers inschrijven in het opvolgingssysteem DMS Resultaatsgebied 4: opstellen van documenten. Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. - Opstellen van een draaiboek per project en de nodige updates maken. - Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, dienstroosters, attesten, betalingsnota s, bestelbons, aanwezigheidslijsten, facturen, - Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen in het kader van overlegvergaderingen over de organisatie van producties - Opmaken van lay-out van nieuwjaarskaarten,, flyers, affiches,... voor het jaarverslag, oproepen naar kunstenaars, evenementen, in overleg met de lay-outer. - Publiceren van informatie op het internet - Teksten schrijven over projecten, persberichten, 2
Resultaatsgebied 5: ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - Verzorgen van allerlei typewerk en lay-out van documenten - Fotokopies nemen en verspreiden - Contacteren vrijwilligers, externe culturele partners, plaatselijke politieke diensten om afspraken te maken teneinde een project goed te laten verlopen - Beheren van de agenda per project/ tentoonstelling - Beheer en verbetering van de interne ICT - Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal - Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef, - Inspringen bij afwezigheid van collega s - Organiseren van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij lezingen, tentoonstellingen, - Opbouw en afbraak van tentoonstellingen organiseren en plannen 3
JE PROFIEL JE DIPLOMA Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma communicatie. JE WERKERVARING Je hebt minimaal 2 jaar relevante ervaring als communicatie- en/of productiemedewerker. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt kennis van Photoshop en Indesign Je spreekt en schrijft vlot en correct Nederlands en Engels Je hebt ervaring met de organisatie van evenementen en tentoonstellingen Je beschikt over een rijbewijs B JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Samenwerken Met het oog op het algemeen belang, lever je een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Niveau 2: Helpt anderen en pleegt overleg. Betrouwbaarheid Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, ). Je komt afspraken na en je neemt je verantwoordelijkheid op. Niveau 1: Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken. Voortdurend verbeteren Je verbetert voortdurend je eigen functioneren en de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Niveau 2: Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang onderken je de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten en je reageert er adequaat op. Niveau 2: Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Nauwgezetheid Je volbrengt je taken nauwgezet en met zin voor detail. Je gaat gepast om met materialen. Niveau 2: Levert met oog voor detail correct werk af. Initiatief Je onderkent kansen en je stelt voor en/of onderneemt uit eigen beweging acties. Niveau 1: Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). 4
Organiseren Je geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan en je coördineert die elementen om de doelstellingen te bereiken conform de planning. Niveau 2: Coördineert acties, tijd en middelen. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Je hanteert een schrijfstijl die past bij de boodschap en de doelgroep. Niveau 2: Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met zondag 21 oktober 2012. Om te solliciteren stuur je je cv en motivatiebrief op naar: sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be Je stuurt het naar: Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media MOD t.a.v. Ellen Van de Kerkhove Arenbergstraat 9 1000 Brussel SELECTIEPROCEDURE - Screening van cv's: 24/10 - Verkennende gesprekken: 31/10 - Interviews: 8/11 ONS AANBOD Het betreft een vervangingscontract tot en met 30/11/2013. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 5 euro per gewerkte dag). Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 9 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal 26.302 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan ongeveer 2.191 euro. Je eerste maand vormt een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. 5
MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Sofie Dederen, Centrumverantwoordelijke Masereeldijk 5, 2460 Kasterlee 014/85 22 52 Sofie.dederen@cjsm.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met Els Caes,HR-medewerker Arenbergstraat 9, 1000 Brussel 02/553 32 31 Els.caes@cjsm.vlaanderen.be 6