AAFM-course 10 november 2011 Essent Facility Service Jordie van Berkel-Schoonen 1
@Jordievanberkel Werkervaring Essent: Manager Essent Facility Service Essent: Inkoopmanager IT 2 2 jaar 1,5 jaar Essent: Senior inkoper faciliaes 1,5 jaar Koninklijke Landmacht: LogisAek officier diverse posiaes in bevoorradingsketen Passies: Inkoop Facilities Logistiek 9 jaar InnovaAe ConAnue verbeteren Reizen Lekker eten Buiten bezig zijn 2 Opleidingen Leadership & Change Nevi- 3 Master Supply Chain Management KMA- 1 en 2 LogisAek HBO Facilitair Management VWO
1 Essent Background 3
Begin 2010 was de sense of urgency bij Essent Facility Service om daadkrachtige strategische keuzen te maken hoog Belangrijkste factoren: - Sterk veranderende interne omgeving (van 12.000 naar 4.000 naar 70.000 FTEn en van locaal nutsbedrijf, naar beursgenoteerd internationaal bedrijf) - Locatiebeleid -> 10 locaties sluiten, 2 locaties openen - Het Nieuwe Werken -> overgang naar @nderswerken gedreven vanuit Fac, HR, IT en Cultuur - Onwerkbare outfadings afspraken met een historie van 10 jaar - Mislukte implementatie van een IFM contract met AAFM in 2009 - Bevroren contract met AAFM onduidelijkheid bij alle stakeholders - Sterk veranderende externe omgeving, zowel in de energiebranche als binnen FM - Roep bij personeel om duidelijkheid, risico tot verliezen goed personeel - Slechte performance van de facilitaire organisatie (langzaam, inflexibel) 4
De geschiedenis is in kaart gebracht van Essent Facility Service, maar ook organogram, producten- en dienstenportfolio, leverancierslandschap, SWOT-analyse en er is een benchmark uitgevoerd. Essent besloot in 2003 te starten met het afsplitsen van operationele activiteiten. Sinds 2003 hebben diverse interne en externe ontwikkelingen geleid tot de situatie in 2010 Strong Facilities organisation is in place (incl. mobility, pay rolling, consulting) First attempt to form a regie organisatie Facilities delivers a new concept: outfading Essent program Stroomlijnen is implemented: Facilities is integrated into Essent Support Group Pilot outfading is reviewed as not successful new strategy study Stip op de Horizon is announced Integrated Facility Management (IFM) contract is closed with AAFM Year FTE 2003 500 2004 300 2005 150 2006 2007 2008 130 Strategic choice of Essent is to divert from (operational) Facility services Works council disapproves outsourcing decision Works' council approves outfading/ under management approach which is implemented using pilots (Reception, DIV) Merger with Nuon is presented: Further development of regie organisation and outsourcing scenarios Based on Stip op de Horizon a decision is made for an accelerated regie organisation and phasing out of Operations activities through IFM AAFM contract put on hold due to contract interpretation and cultural differences and never implemented 2009 2010 85 76 1 Merger with RWE is announced Source: Ready for the Future!, Stip op de Horizon, ESG Blauwdruk, Deeladviesaanvraag ESG def 04-11 5 1. There is a deviation between the 2010-2014 MTP and actuals of appr. 8 FTE
In lijn met de hernieuwde strategie van Essent en Essent Service is een nieuwe missie voor Essent Facility Service geformuleerd, wat heeft geleid tot een complexe en significante reorganisatie Essent Facility Service enables Essent in reaching her strategic goals by, from an Essent perspective, taking care of Facility Services which are optimal supportive to the needs of the Essent Business. 6
De samenwerking in de keten zal duurzaamheid en innovatie tot stand brengen, bijdrage aan vergroting van de markt- en klant focus en kosten realiseren op benchmarkniveaus Added value as chain director Image, turnover, profit Essent End User/Shareholder Client (directie) kaderstellend Internal Customer Customer (BU) betalende klant Essent Facility Service Managing Agent Supplier Subcontractor Consumer (eindgebruiker) Service, experience, knowledge, material, KTO Sustainability, innovation, avoidance waste 7
Een groot gedeelte van de activiteiten is inmiddels overgedragen aan professionele facilitaire dienstverleners. Essent Facility Service vult alleen die posities in, waar ze zich kan onderscheiden van de markt en zelf waarde toevoegt vanuit Essent. Facility Service 50-60 mio euro spend Ongeveer 20 grote leveranciers Facility Support Facility Delivery Zeker geen standaardinvulling van de knipdiscussie! Facility Design 8 DIV
Voornaamste redenen dat wij gekozen hebben voor IFM Flexibiliteit verhogen (vaste flexibele schil) Focus op core business Verandervermogen verhogen Mensen in het hart van een bedrijf zetten Loopbaanperspectief bieden Ontzorging door professie (inhoud en competences) Dat was dus niet kostenreductie 9
2 Essent Nu 10
Huidige dynamiek Externe ontwikkelingen in de branche Interne ontwikkelingen binnen Essent Hierdoor change of strategy!! Daarnaast twee grote projecten: Location policy @nderswerken en Fac4Gen 11
Om een regie-organisatie succesvol te laten zijn, zijn niet de harde criteria (contract, KPI s etc), maar de softe elementen (samenwerking, gedrag) van cruciaal belang: van professionaal contract naar een professioneel contact Je succesvol aanpassen aan een veranderende omgeving betekent niet veel meer dan het contract samen uitzingen Voor een succesvolle samenwerking zul je continu moeten werken aan de relatie en aan het echt begrijpen van de intenties van een contract en elkaar. 12
Wat zijn de belangrijkste ervaringen 1 jaar na dato? Model en keuzes staan we volledig achter Outsourcing is goed verlopen Wat tegenvalt is aanpassingsvermogen aan bedrijfsdynamiek en cultuur Aanpassen en kennis nemen van wat er is versus uitrollen van een standaard Ketenregie loopt nog niet (tevredenheid en samenwerking alle kanten op) Opportunisme versus realisme Loslaten betekent dat je ook echt ontzorgd wil worden. Realiseer je de positie van een regie-organisatie, zoek de samenwerking 13