Projectplan 2010-2012 HR-centruM Marie-José Frederiks
Versiebeheer Algemene gegevens Projectnaam HR-centruM Datum 08-02-2010 Auteur Marie-Jose Frederiks Locatie J:\Werkplan BNB\2010 HRM-bedrijfsvoering\4.1 HRM\HR-centruM
1. Achtergrond De Brabantse bibliotheken zijn volop in beweging. Innovatie is een sleutelwoord geworden. Ontwikkelingen op het gebied van nieuwe media, digitalisering en marketing, andere wensen en behoeften van klanten vragen andere kwaliteiten van medewerkers binnen de bibliotheek. Om de Brabantse bibliotheken te ondersteunen bij het werven, behouden en ontwikkelen van gekwalificeerde medewerkers is kennis en ondersteuning op het gebied van HRM onontbeerlijk. Met name bibliotheken die geen HRM-functionaris in dienst hebben, geven aan baat te hebben bij een collectieve faciliteit waar ze toegang hebben tot expertise op het gebied van HRM. Binnen de veranderende bibliotheek is er ook sprake van een veranderend werkgever- en werknemerschap. Een functie binnen de bibliotheek is steeds minder een functie voor het leven. Medewerkers betrokken en uitgedaagd houden vraagt creativiteit en ruimte. Loopbaanontwikkeling, functieverbreding en taakroulatie zijn hierin ondersteunend. Individuele bibliotheken beschikken vaak over onvoldoende mogelijkheden om loopbanen binnen hun bibliotheek te creëren. Ook het aanbieden van voltijdbanen voor specialisten kan een knelpunt vormen. In samenwerking met andere bibliotheken kunnen loopbanen gecreëerd worden of kunnen gezamenlijk voltijdbanen aangeboden worden.
2. Projectdefinitie Vanuit deze ontwikkelingen is er behoefte aan een gezamenlijke aanpak op het gebied van in- dooren uitstroom. Het HR-centruM is een plaats waar de kennis en ervaring op het gebied van HRM, maar ook de vraag en het aanbod van medewerkers van de Brabantse bibliotheken bij elkaar komt. Waar medewerkers met ambitie, deze binnen de Brabantse bibliotheken waar kunnen maken. Het is ook een plek waar medewerkers zich kunnen oriënteren op hun loopbaan en begeleid kunnen worden naar een werkplek buiten de bibliotheek. Waar gezamenlijk geworven kan worden om bepaalde groepen medewerkers (bijv: starters op de arbeidsmarkt en specialisten) te binden aan de bibliotheek, waar opleidingstrajecten voor starters worden ontwikkeld en waar loopbaanmogelijkheden worden gecreëerd voor high potentials, zodat zij behouden blijven voor de sector. Daarnaast is het een kenniscentrum op het gebied van HRM, waar kennisuitwisseling plaatsvindt en georganiseerd wordt en waar kennis gegenereerd wordt middels ontwikkeling en onderzoek. 2.1 Projectdoelstellingen Het HR-centruM heeft een viertal hoofddoelstellingen: 1. Kennisdeling en uitwisseling op het gebied van HRM 2. Het bijeenbrengen van vraag en aanbod op het gebied van in- en doorstroom van medewerkers 3. Advisering op het gebied van in-, door- en uistroom 4. Het onderzoeken en ontwikkelen van activiteiten op het gebied van in-, door en uitstroom. Ad 1 Kennisdeling en uitwisseling In het verlengde van onderzoek en ontwikkeling is het verzamelen en delen van kennis een belangrijke taak van het HR-centruM. Daarom zal het HR-centruM deel uitmaken van het digitale en fysieke kennisplatform dat het netwerk van Brabantse bibliotheken en Cubiss samen opzetten. Het HR-centruM gaat gebruik maken van de ontwikkelde infrastructuur en applicaties van het kenniscentrum, maar zal wel zijn eigen herkenbaarheid hebben. Informatie die beschikbaar is op het kennisplatform zal op een laagdrempelige wijze en op basis van de behoefte van de gebruiker worden aangeleverd. Daarnaast zal fysieke kennisdeling worden gerealiseerd door middel van workshops, seminars en intervisie. Ad 2 Het bijeenbrengen van vraag en aanbod Het bij elkaar brengen van vraag en aanbod van arbeid vindt plaats middels het Virtueel Loopbaan Centrum (VLC). Het Virtueel Loopbaan Centrum (VLC) is een instrument dat ontwikkeld is voor de bibliotheeksector. Het instrument heeft een voorkant, dit is een website (www.werkenindebibliotheek.nl) waar informatie staat over de werken in de bibliotheek en waar vacatures zijn opgenomen. Hier zal een profiel van de Brabantse bibliotheken worden geplaatst. De
achterkant van het VLC bestaat uit een database waar sollicitanten worden doorgelinkt naar de betreffende bibliotheken en waar een bestand van potentiële kandidaten beschikbaar is. Deelnemende bibliotheken autoriseren het HR-centruM tot inzage in vacatures en kandidaten om vraag en aanbod van kandidaten te optimaliseren. Ad. 3 Advisering Advisering wordt als een belangrijk onderdeel van het HR-centruM gezien. Adviesvragen komen binnen bij het HR-centruM. Het is uitdrukkelijk de bedoeling dat we gebruik maken van de kennis die beschikbaar is binnen de Brabantse bibliotheken ( dit is dus breder dan de adviseurs van Cubiss). Ad 4. Ontwikkeling en onderzoek: Het HR-centruM als expertisecentrum op het gebied van in-, door en uitstroom voor de Brabantse bibliotheken, doet onderzoek naar ontwikkelingen op het gebied van HRM en ontwikkelt instrumenten, werkwijzen, beleidsvoorbeelden die de Brabantse bibliotheken ondersteunen bij hun eigen personeelsbeleid. Ook onderhoudt het HR-centruM de afstemming met landelijke ontwikkelingen en heeft een agenderende en beïnvloedende rol richting het landelijke HRM-beleid. Het Hr-centruM bevat een sociaal laboratorium voor innovatieve projecten die als pilot uitgevoerd en geëvalueerd worden. De uitkomsten van ontwikkeling en onderzoek wordt beschikbaar gesteld voor alle bibliotheken. Het zal worden gepubliceerd op het virtuele kenniscentrum en/of in artikelen of het zal in de vorm van workshops en conferenties gedeeld worden met de Brabantse bibliotheken. Voor 2010 zijn de volgende prestatie-indicatoren gedefinieerd: 1. In 2010 hebben 15 bibliotheken gebruik gemaakt van minimaal 1 dienst van het HR-centruM. 2. In 2010 zijn minimaal 2 pilots uitgezet via het sociaal laboratorium. 3. In 2010 worden minimaal 2 interactieve workshops georganiseerd rondom een actueel thema. 4. In 2010 bewaakt het HR-centruM de afstemming met de landelijke ontwikkelingen op HRMgebieden zal zich inspannen een positie te verwerven om een agenderende en beïnvloedende rol richting het landelijke HRM-beleid te krijgen. Hoofddoelstelling Subdoelstelling indicator Resultaat in 2012 Acties 1 Kennisplatform wordt Aantal bezoekers van Minimaal 2500 Actueel houden van frequent geraadpleegd kennisplatform bezoekers per jaar het kennisaanbod op door gebruikers raadplegen het de website kennisplatform van Opleveren het HR-centruM procedures en formats Waardering De informatie wordt Kennisaanbod sluit kennisplatform door door gebruikers als aan bij wensen van bezoekers praktisch en gebruikers ( evaluatie in 2012) bruikbaar gewaardeerd.
Vacatures van de Brabantse bibliotheken worden gemeld. Toename van de mobiliteit Gevarieerd aanbod van kandidaten Gezamenlijk werven van trainees/stagiaires Uitwisseling binnen en buiten de branche % van het totaal Alle vacatures van aantal vacatures van de Brabantse de Brabantse bibliotheken worden bibliotheken gemeld % vacatures De mobiliteit binnen opgevuld met de Brabantse bibl. is kandidaten uit 15% Brabantse bibl. Aantal inschrijvingen Een actueel bestand van kandidaten in met potentiële databank kandidaten Aantal wervingsacties Minimaal 1 gezamenlijke wervingsactie met (op-/begeleidingstraject) Aantal uitwisselingen Relaties gelegd voor uitwisseling met andere sectoren Ophalen vacatures bij bibliotheken Actueel houden vacatures Vacatures onder de aandacht brengen van medewerkers Brab. Bibl. Werven kandidaten evt. in combinatie met loopbaanadvies Initiëren en vormgeven gezamenlijke werving Contacten leggen met andere mobiliteitscentra Individueel advies (loopbaanadvies/ E- Aantal adviesaanvragen coaching) Organisatieadvies ( Aantal juridisch, organisatie- adviesaanvragen outplacement) 2 Sociaal laboratorium Aantal experimenten die zijn uitgevoerd 3 Aantal georganiseerde Minimaal 2 x per jaar bijeenkomsten ( wordt een intervisie/workshop) interactieve workshop georganiseerd rondom een actueel thema. De bijeenkomsten worden Aansluiten bij goed bezocht ( +/- 25 behoeften en zorg deelnemers) en voor kwaliteit gewaardeerd. Mogelijkheid voor bibliotheken geboden om personeel onderling uit te wisselen Minimaal 15 per jaar Minimaal 15 per jaar Minimaal 2 sociale experimenten zijn uitgevoerd bij een basisbibliotheek Organiseren workshops samen met de Brabantse bibliotheken Waardering van de bijeenkomsten is minimaal een 7 bij 10 puntsschaal of 4 bij 5 puntschaal Protocollen /initiatieven ontwikkelen voor interne uitwisseling Uitwerken en vermarkten adviestrajecten bij medewerkers Adviesfunctie uitbouwen en resultaten delen Inventariseren wensen en benaderen mogelijke partijen Aanvragen subsidie via ESF Goed bezochte interactieve bijeenkomsten organiseren ( workshops/intervisie) De bijeenkomsten worden goed bezocht ( +/- 25 deelnemers) en gewaardeerd.
4 Arbeidsmarktonderzoek Aantal verrichte onderzoeken Op basis van arbeidsmarktvraagstukken uitvoeren van een arbeidsmarktonderzoek Inventariseren behoeften 2.2 Projectafbakening Het HR-centruM is één van de projecten van de commissie HRM en Bedrijfsvoering en wordt mogelijk één van de netwerktaken van het netwerk van Brabantse bibliotheken. Het is van belang af te bakenen welke werkzaamheden zullen worden verricht vanuit het HR-centruM en welke werkzaamheden zullen worden verricht op vraag van en voor rekening van de individuele bibliotheken. Daarnaast is er evenwel overlap mogelijk met landelijke activiteiten op het gebied van HRM evenals activiteiten die voortvloeien uit de overige projecten van de commissie HRM en Bedrijfsvoering. Een activiteit behoort tot het HR-centruM als, Het gericht is op in-, door- en uitstroom ( de keuze voor thema s van workshops/intervisiebijeenkomsten zijn gericht op het vergroten van employability of mobiliteit) Het ontwikkelde format of de gevraagde procedure relevant is voor alle Brabantse bibliotheken en per omgaande ter beschikking wordt gesteld van alle Brabantse bibliotheken Het gevraagde advies gericht is op in-, door en uitstroom en per vraag niet meer dan een dagdeel investering vraagt van een adviseur/coach. Indien een adviesvraag meer omvattend is zal voor de overige tijdsinvestering een bijdrage gevraagd worden van de betreffende bibliotheek, dit gaat middels een opdrachtbevestiging. Vooralsnog is er geen beperking aan het aantal adviesaanvragen per bibliotheek. Op basis van de ervaringen tot 2012, wordt bepaald wat het maximale aantal adviesuren per bibliotheek per jaar wordt en op welke wijze de adviesuren geregistreerd worden, bijv. d.m.v. het gebruik van een strippenkaart. Indien blijkt dat een adviesvraag relevant is voor alle bibliotheken en de kennis gedeeld kan worden, kan de coördinator van het HR-centruM overwegen om de volledige adviestijd te vergoeden uit het budget van het HR-centruM, indien het adviesbudget dit toelaat. Individuele adviesvragen van medewerkers op het gebied van loopbaan- en E-coaching wordt in beginsel altijd gehonoreerd. Een loopbaanbegeleidingstraject bestaat maximaal uit 8 bijeenkomsten van 1,5 uur. Indien een loopbaantraject omvangrijker is, zal voor de overige sessies een offerte worden opgesteld. Een medewerker kan eenmaal per 4 jaar gebruik maken van loopbaanbegeleiding. Voor E- coaching geldt dat de tijdsinvestering van een adviseur maximaal 4 uur per gecoachte bedraagt. Op het gebied van onderzoek en ontwikkeling worden jaarlijks de speerpunten bepaald door de coördinator van het HR-centruM. De speerpunten worden vastgelegd in het jaarplan, dat wordt vastgesteld door de commissie HRM en Bedrijfsvoering.
Indien er sprake is van budgettaire beperkingen en/of indien er sprake is van een zeer onevenwichtige spreiding van adviestijd over de deelnemende bibliotheken, houdt de coördinator zich het recht voor van bovengenoemde bepalingen af te wijken. 2.3 Projectproducten Onderstaande projectproducten zijn geformuleerd op basis van interactieve bijeenkomsten met leidinggevenden, P&O medewerkers en leden van de ondernemingsraden en personeelsvertegenwoordigingen van de Brabantse bibliotheken. Ontwikkeling en Onderzoek: Het ontwikkelen van een traineeschap voor HBO-ers Opzetten en ontwikkelen van formats voor stagebeleid/stages Arbeidsmarktonderzoek Het initiëren en begeleiden en volgen van sociale experimenten en innovaties (sociaal laboratorium) Advisering: Juridische ondersteuning bij arbeidsvraagstukken Loopbaanadvisering E-coaching Re-integratiebegeleiding/outplacement Vraag en aanbod van personeel: Inrichten en up to date houden van virtueel loopbaancentrum Opzetten kennisbank Inzichtelijk en toegankelijk maken opleidingsaanbod (opleidingsmarktplaats/digitale opleidingsadviseur) Gezamenlijk werven van stagiaires Gezamenlijk werven van HBO-ers Aansluiten bij andere mobiliteitscentra Kenniscentrum: Digitaal beschikbaar stellen van formats/procedures en regelingen op het gebied van in-, door- en uitstroom ( stage/ werving en selectie/ persoonlijke ontwikkelgesprekken ) Het organiseren van actuele thema workshops ( 2 maal per jaar) Het organiseren van bijeenkomsten voor verschillende doelgroepen, zoals OR-en en P&O verantwoordelijken
2.4 Risico s Het grootste risico dat het HR-centruM loopt, is dat het onvoldoende geraadpleegd zal worden door de bibliotheken. Een aantal factoren zijn essentieel om het gebruik van HR-centruM te bevorderen: Naamsbekendheid door middel van acties en publicaties, uitgewerkt in een marketingplan Het HR-centruM heeft toegevoegde waarde voor de medewerkers van de bibliotheek Het actief verwerven van vacatures, adviesvragen Een afgeleid risico hiervan kan zijn dat het HR-centruM vooral een instrument wordt van het management en niet gebruikt wordt door medewerkers zelf Een ander risico is gelegen in de afbakening tussen de publieke dienstverlening vanuit het HRcentruM en private HRM advisering door Cubiss. In individuele situaties zal steeds de afweging gemaakt worden tussen het individuele bibliotheekbelang en het algemene belang, waarbij gestreefd naar een coulante oplossing voor elk verzoek. Uitgangspunt hierbij is het vergroten van de naamsbekendheid van het HR-centruM. Op basis van de ervaringen van de eerste jaren zal een afspraak gemaakt worden voor een eenduidige kadering van beide vormen van dienstverlening. Waarschijnlijkheid Omvang mogelijke schade Prioriteit Gewenste acties Risico 1 Aannemelijk Hoog Hoog Goede personele bezetting/continue activiteit/ marketingacties Risico 2 Groot Hoog Hoog Campagne en activiteiten gericht op medewerkers Inzetten OR-en en pvt s als ambassadeur. Risico 3 Gemiddeld Gemiddeld Gemiddeld Komen tot een duidelijke afbakening van de dienstverlening van het HR-centruM en HRMadvies van Cubiss Tabel 1 Risicoanalyse 2.5 Randvoorwaarden Zowel van de kant van Cubiss en het BNB als vanuit de deelnemende bibliotheken zijn bepaalde randvoorwaarden nodig om het HR-centruM succesvol te laten zijn. 2.5.1 Cubiss/ Brabantse Netwerk Bibliotheek Het HR-centruM heeft voldoende faciliteiten nodig om te kunnen opereren. Een eigen gezicht, herkenbaarheid op de website, nieuwsbrieven en portals, zodat het gemakkelijk bereikbaar is en er adviesvragen gesteld kunnen worden. Om het HR-centruM succesvol te laten zijn heeft het eveneens voldoende personele bezetting en financiële middelen nodig om (promotionele) activiteiten te organiseren.
2.5.2 Brabantse bibliotheken Van de Brabantse bibliotheken wordt gevraagd om vacatures beschikbaar te stellen, een link van het HR-centruM te plaatsen op hun intranet, het HR-centruM te autoriseren voor hun deel van het VLC, eigen medewerkers te informeren over de mogelijkheden van het VLC, deel te nemen aan pilots, experimenten en gezamenlijke wervingsacties. Eigen ideeën, suggesties en ervaringen in te brengen in het kenniscentrum. Uitgangspunt is om aan de slag te gaan met die bibliotheken die bereid zijn hieraan mee te werken en op deze wijze andere bibliotheken te verleiden om mee te doen. 3. Projectorganisatie 3.1 Project Organisatiestructuur Provincie Noord-Brabant Voorzitter commissie HRM/bedrijfsvoering Programmaleider commissie Figuur 1 - Organisatiestructuur 3.2 Profiel van de stuurgroep/commissie HRM De stuurgroep bestaat uit de commissie HRM en Bedrijfsvoering (commissie Trampoline) vanuit het Netwerk Brabantse Bibliotheken en Cubiss. De stuurgroep bestaat uit een aantal directeuren en leden van het management van Brabantse bibliotheken en adviseurs van Cubiss die betrokken zijn bij het thema HRM en bedrijfsvoering.
3.3 Project rollen en verantwoordelijkheden Beslisniveau Stuurgroep Opdrachtgever Algemene verantwoordelijkheid Specifieke verantwoordelijkheden en taken Eindverantwoordelijke voor het project Voorzitter stuurgroep Verantwoordelijk voor het bewaken van alle aspecten van het project met betrekking tot Autoriseren van resources voor de uitvoering van het project presteren en resultaat Goedkeuring van het Project Eind Rapport Afstemming met de staande organisatie Behouden van focus op de Business Case Bewaken en beheersen van projectrisico s Ervoor zorgen dat het project levensvatbaar blijft Ervoor zorgen dat het project binnen de strategie van de staande organisatie blijft Beslisniveau Algemene verantwoordelijkheid Uitvoering Coördinator Eindverantwoordelijke voor de dagelijkse leiding van het project en er voor zorgen dat het project de benodigde producten oplevert van de vastgestelde kwaliteit en binnen de randvoorwaarden van kosten en doorlooptijd Specifieke verantwoordelijkheden en taken Plannen opstellen en voor de plannen goedkeuring verkrijgen van de opdrachtgever/ MT Rapportages voor de opdrachtgever/ MT opstellen Algemene bewaking van voortgang en gebruik van resources; indien nodig corrigerende maatregelen initiëren. Contact houden en afstemmen met de opdrachtgever/ MT om ervoor te zorgen dat het een kwalitatief goed project blijft Het team leiden: sturen, motiveren Ervoor zorgen dat kwaliteitscontroles van het werk van een team worden gepland en correct worden uitgevoerd Rol in het HR-centruMt Opdrachtgever Coördinator Medewerker Adviseurs Klankbordgroep Wie? Netwerk van Brabanste bibliotheken Marie-José Frederiks, adviseur HRM Mieke Kelderman, medewerkster projectondersteuning Annemieke Wiercx adviseur O&O Nicolette Schaapsmeerders adviseur Juridisch Esther Ekkel, manager publieke dienstverlening bibliotheek Uden HR-platforM ( overleg Brabantse HRM-adviseurs)
Rol in het project Wie? Verantwoordelijkheden Opdrachtgever Stuurgroep Projectleider Projectadviseurs Marie-José Frederiks Adviseur HRM/Juridisch Coördinatie, afstemming, ontwikkeling en uitvoering Ontwikkeling en advisering Adviseur Opleiding en ontwikkeling Personeelsadviseur of MT lid bibliotheken Ontwikkeling opzet en uitvoering Marketing, uitvoering en advisering Klankbordgroep Personeelsfunctionarissen en management bibliotheken Tabel 2 Projectverantwoordelijkheden 4. Plan van aanpak 4.1 Fasering Het HR-centruM zal gelijktijdig met het kennisplatform van start gaan in het voorjaar van 2010. Het jaar 2009 is vooral gebruikt om draagvlak te creëren, behoeften te peilen van zowel het management als de medewerkers en de randvoorwaarden te scheppen voor het HR-centruM. Ook zullen een aantal producten en diensten gereed zijn voor gebruik. Het jaar 2010 staat in het teken van de promotie en quick wins. Dat jaar wordt ingezet op de bekendheid van het HR-centruM en het vergroten van deelname van zowel bibliotheken als individuele medewerkers. In het eerste jaar ligt het accent op acquisitie en werving en in het aanbieden van dienstverlening die laagdrempelig is en gemakkelijk is te realiseren. In 2010 hebben 15 bibliotheken gebruik gemaakt van minimaal 1 dienst van het HR-centruM, daarnaast zijn minimaal 2 pilots uitgezet via het sociaal laboratorium en worden minimaal 2 interactieve workshops georganiseerd rondom een actueel thema. Daarnaast bewaakt het HR-centruM de afstemming met de landelijke ontwikkelingen op HRM-gebied en zal zich inspannen een positie te verwerven om een agenderende en beïnvloedende rol richting het landelijke HRM-beleid te krijgen. In de loop van het jaar wordt de aanzet gemaakt tot het ontwikkelen van meer ambitieuze producten en diensten. In 2011 zullen meer activiteiten plaatsvinden die gericht zijn op de arbeidsmarkt of in samenwerking met andere sectoren. Ook zullen producten en diensten verder ontwikkeld worden die vragen om meer committment /ambitie van de deelnemende bibliotheken. In 2012 maakt 90% van de Brabantse bibliotheken op enigerlei wijze gebruik van het HR-centruM en zal een evaluatie plaatsvinden ten aanzien van de geformuleerde doelstellingen. Op basis van deze evaluatie wordt bepaalde of en op welke wijze het HR-centruM een reguliere netwerkactiviteit zal worden.
5. Kosten 5.1 Personele kosten in 2010 Activiteit Taken Inzet in dagen Dagtarief Totaal Kennisdeling Ontwikkelen en uitvoeren van 2 workshops 9 760 6.840 en -uitwisseling Ontwikkelen formats 10 760 7.600 Advies Loopbaanadvies en E-coaching ( 25 * 5 uur) 16 760 12.160 Adviesvragen van bibliotheken (16 * 4 uur) 8 760 6.080 VLC Bijhouden vraag en aanbod 35 760 26.600 Ontwikkeling en onderzoek Coördinatie Administratieve ondersteuning Sociaal Laboratorium 1 Arbeidsmarktonderzoek 30 20 760 760 Plannen, afstemmen en verantwoorden activiteiten 26 760 Bijstellen en opstellen jaarplannen 5 760 22.800 15.200 19.760 3.800 Ondersteuning activiteiten 27 456 12.312 TOTAAL 186 133.152 Tabel 4 - Personele kosten 5.2 Overige kosten in 2010 Activiteit Middelen Kosten in Toelichting Kennisdeling en uitwisseling Faciliteiten workshops Ontwikkelen applicaties Promotie 3000 15.000 2.000 Zaalhuur /koffie/thee Ontwikkeling digitale instrumenten Teasers flyers Advisering Promotie 2.500 VLC Promotie 2.500 Posters gimmicks Onderzoek en ontwikkeling Tabel 5 - Overige kosten (out-of-pocket 1 Er bestaat de mogelijkheid subsidie te ontvangen via het ESF