eservice Gebruikershandleiding eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 1
Inhoud Inhoud... 2 Maak een nieuwe gebruiker aan... 3 Registreer een machine... 8 Nieuwe tellerstand doorgeven... 11 Nieuwe bestelling plaatsen... 15 Nieuwe servicevraag melden... 20 Mijn producten... 26 Contact... 28 eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 2
Maak een nieuwe gebruiker aan Om gebruik te maken van de Ricoh eservice applicatie is het eerst nodig dat u zich als nieuwe gebruiker registreert. Voor Ricoh klanten die voor Q3-2013 al actief gebruik maakten van eservice zijn de meeste gegevens automatisch overgenomen. Deze gebruikers zijn allen via email geïnformeerd over hun nieuwe login gegevens. Bij vragen hierover kunt u contact opnemen met Ricoh Customer Service. Voor aanmaken van een nieuwe gebruiker gaat u als volgt te werk: 1. Navigeer naar http:// www.ricoh.nl/eservice 2. Kies voor "Nieuwe gebruiker". 3. Vul het Serienummer van de machine en de Postcode van de betreffende locatie in. Na registratie van de nieuwe gebruiker kun u eventuele overige machines registeren. Klik op "Volgende". eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 3
4. Indien onderstaand bericht verschijnt, kunt u dit bevestigen door te klikken op "Volgende". 5. Vul het onderstaande formulier in met uw gegevens. Velden gemarkeerd met een asterisk (*) dienen verplicht te worden ingevuld. De "Persoonlijke vragen" zijn voor het geval dat u na uw registratie uw wachtwoord bent vergeten. Via beantwoording van deze vragen kunt u dan een nieuw wachtwoord aanvragen. Klik op "Volgende". eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 4
6. Vul het onderstaande formulier in met uw gegevens. Een telefoonnummer is erg handig indien er later problemen mochten zijn met uw account. Voer uw telefoonnummer in volgens het volgende format +31261234567. Klik op "Volgende". eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 5
7. Lees de gebruiksvoorwaarden en bevestig door deze te klikken op "Akkoord". 8. Gefeliciteerd! Uw bent als nieuwe gebruiker geregistreerd en kunt direct gebruik gaan maken van de Ricoh eservice applicatie! Klik op "Voltooien". eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 6
9. U ontvangt een bevestiging van inschrijving na een paar minuten naar de locatie die u opgegeven e-mailadres. eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 7
Registreer een machine De eservice Applicatie biedt u een eenvoudige manier om zelf een machine te registeren waarmee u vervolgens toegang kunt krijgen tot de online services. In het volgende hoofdstuk wordt beschreven hoe dit werkt. Ga als volgt te werk: 1. Log in op het beveiligde gedeelte van de Ricoh eservice applicatie; 2. Kies voor "Registreer een machine". 3. Vul het Serienummer van de machine en de Postcode van de betreffende locatie in. Klik op "Volgende". eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 8
4. Het opgegeven serienummer en de locatie worden in het systeem opgevraagd. Indien de machine wordt weergegeven die u wilt toevoegen, klikt u op "Volgende". 5. In het volgende scherm kunt u kiezen of u een E-mail wil ontvangen ter herinnering voor het doorgeven van nieuwe tellerstanden. Deze E-mail kan ook verstuurd worden naar een alternatief E-mail adres. Voor eenvoudige herkenning van uw machines biedt eservice de mogelijkheid om uw machines te voorzien van een eigen naam te geven. Klik op "Volgende". eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 9
6. De registratie van uw machine op Ricoh eservice is nu voltooid! Klik op "Voltooien". eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 10
Nieuwe tellerstand doorgeven De eservice Applicatie biedt u een eenvoudige manier om zelf tellerstanden van uw machine(s) door te geven. In het volgende hoofdstuk wordt beschreven hoe dit werkt. Ga als volgt te werk: 1. Log in op het beveiligde gedeelte van de Ricoh eservice applicatie en kies voor "Nieuwe tellerstand doorgeven". 2. Open een lijst met beschikbare machines door te klikken op het blokje ( ). eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 11
3. Selecteer de machine waarvoor u tellerstanden wil doorgeven door te klikken op het blokje ( ). Klik op OK. 4. Het betreffende serienummer wordt ingevuld. Klik op Volgende. 5. In het volgende scherm kunt u een nieuwe tellerstand invoeren voor de betreffende teller(s). Indien de geselecteerde machine is voorzien van een kleurenteller dan zal automatisch ook de stand voor deze teller opgevraagd worden. Klik vervolgens op "Volgende". eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 12
6. De opgegeven stand(en) dient u te bevestigen door op knop Ja te drukken. Door op knop Nee te drukken kunt u de betreffende standen corrigeren. Klik vervolgens op "Volgende". 7. Optioneel kunt u nog standen doorgeven voor een andere machine, in dat geval klikt u op Ja, anders klikt u direct op Volgende. eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 13
8. Het doorgeven van de tellerstanden is hiermee voltooid! U kunt het scherm verlaten door te klikken op Voltooien. 9. U ontvangt via E-mail een bevestiging met de doorgegeven standen. eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 14
Nieuwe bestelling plaatsen Via de eservice Applicatie kunt u eenvoudig uw bestelling voor verbruiksartikelen plaatsen. In het volgende hoofdstuk wordt beschreven hoe dit werkt. Ga als volgt te werk: 1. Log in op het beveiligde gedeelte van de Ricoh eservice applicatie en kies voor "Nieuwe bestelling plaatsen". 2. Open een lijst met beschikbare machines door te klikken op het blokje ( ). eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 15
3. Selecteer de machine waarvoor u artikelen wenst te bestellen door te klikken op het blokje ( ). Klik op OK. 4. Het betreffende serienummer wordt ingevuld. Klik op Volgende. 5. Het opgegeven serienummer en de locatie worden in het systeem opgevraagd. Indien de machine wordt weergegeven waarvoor u artikelen wenst te bestellen, klikt u op "Volgende". eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 16
6. Open een lijst met beschikbare artikelen voor het betreffende product door te klikken op het blokje ( ). 7. Selecteer het gewenste artikel door te klikken op het blokje ( ). Klik op OK. 8. Het betreffende artikelnummer wordt ingevuld. Klik op Volgende. eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 17
9. Voor een verbruiksartikel dat binnen uw service overeenkomst valt kan alleen de standaard hoeveelheid besteld worden. Klik op Volgende. 10. Voer het gewenste afleveradres in en bevestig door te klikken op "Volgende." Velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplichte velden. eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 18
11. Uw bestelling is nu doorgevoerd en zal door het Ricoh service team in behandeling worden genomen. 12. U ontvangt via E-mail een bevestiging met de details van uw bestelling. eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 19
Nieuwe servicevraag melden Uw service vraag (Service Request) is eenvoudig te melden via de eservice Applicatie. In het volgende hoofdstuk wordt beschreven hoe dit werkt. Ga als volgt te werk: 1. Log in op het beveiligde gedeelte van de Ricoh eservice applicatie en kies voor "Nieuwe servicevraag melden". 2. Open een lijst met beschikbare machines door te klikken op het blokje ( ). eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 20
3. Selecteer de machine waarvoor u een servicevraag wil doorgeven door te klikken op het blokje ( ). Klik op OK. 4. Het betreffende serienummer wordt ingevuld. Klik op Volgende. 5. Het opgegeven serienummer en de locatie worden in het systeem opgevraagd. Indien de machine wordt weergegeven waarvoor u een servicevraag wilt melden, klikt u op "Volgende". eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 21
6. Selecteer de juiste keuze uit de diverse type servicevragen. 7. In het volgende scherm kunt u een meer gedetailleerde beschrijving opgeven van uw servicevraag. Belangrijk is dat Ricoh beschikt over de juiste contactgegevens (naam en telefoonnummer) zodat voor het betreffende probleem van tevoren contact kan worden opgenomen door onze technici. Klik op Volgende. eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 22
8. Bij het eerste keer gebruiken van eservice dient U de reguliere openingstijden op te geven. Zie de instructies op het scherm voor het juiste formaat van de uren. Uitzonderingen (b.v. woensdagmiddag gesloten) kunt u op een volgend scherm doorgeven. Klik op Volgende. 9. Indien er geen uitzonderingen zijn op uw reguliere openingstijden klikt u op "Volgende". eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 23
10. Voordat uw servicevraag doorgezet zal worden, krijgt u ter controle nog een overzicht van alle opgegeven informatie. Indien deze correct is, klikt u op "Volgende". 11. Uw servicevraag zal verzonden worden naar Ricoh en daar in behandeling worden genomen. eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 24
12. U ontvangt via E-mail een bevestiging met de details van uw servicevraag. eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 25
Mijn producten Via eservice kunt u eenvoudig een overzicht krijgen van alle producten die aan uw login zijn gekoppeld. Per serienummer wordt vervolgens een compleet overzicht getoond. Ga als volgt te werk: 1. Log in op het beveiligde gedeelte van de Ricoh eservice applicatie en kies voor "Mijn producten". 2. Een totaaloverzicht van al uw producten gekoppeld aan uw login worden zichtbaar. In dit scherm heeft u de optie om een product te verwijderen, dit gaat via knop Verwijderen. Druk op de knop Wijzig indien u de aanvullende product informatie wil opgeven. eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 26
Iedere product kunt u via dit scherm voorzien van: - een backup e-mail adres (iedere email wordt vervolgens ook naar dit adres gestuurd); - een eigen machinenaam (voor eenvoudige terugvinden van de juiste machine); - Algemene opmerkingen; - Tellerstand e-mail herinneringen (indien deze selectie is geactiveerd zal u via email i.p.v. via tellerstandkaartjes herinnerd worden aan het tijdig doorgeven om u tellerstanden). 3. Door het selecteren van het gewenste serienummer in het productenoverzicht krijgt u per product een totaal overzicht van recente tellerstanden, servicevragen en bestellingen. Per Servicevraag en Bestelling kun u vervolgens verdere details opvragen. eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 27
Contact Voor eservice gerelateerde vragen en/of opmerkingen zijn wij als volgt bereikbaar: Ricoh Nederland: Vragen over contracted supplies en/of algemene vragen: Tel.: (073) 645 1333 of E-mail: eservicebeheer@ricoh.nl Vragen over non contracted supplies (o.a. papier): Tel.: (073) 645 19 19 of E-mail: papersupplies@ricoh.nl Vragen over tellerstanden: Tel.: (073) 645 14 99 of E-mail: meterbilling.nl@ricoh.nl eservice Gebruikershandleiding v1.0 Pagina 28