Nieuwe Encyclopedie van Fryslân: Handleiding redacteuren Werken in de Digitale Werkomgeving (DW)
Inhoudsopgave 1 Introductie... 3 1.1 Lemmata... 3 2 Werken met de digitale werkomgeving... 4 3 Lemma delen met auteur... 8 4 Bewerken lemma... 10 5 Indienen/terugsturen lemma... 11 6 Opmerking toevoegen... 11 7 Knippen en plakken vanuit Word... 12 8 Stappenplan werken in de DW ten behoeve van de deelveldredactie... 13 Pagina 2 van 1
1. Introductie Dit document beschrijft het gebruik van het invoersysteem voor de Nieuwe Encyclopedie van Fryslân vanuit het perspectief van de redacteur. De redacteur is verantwoordelijk voor zijn deelveld en bepaalt binnen zijn thema wie er mag werken aan een lemma. Tevens bepaalt hij de status van een lemma ( nog niet af, klaar voor hoofdredacteur ). Het systeem is opgebouwd binnen de encyclopedie folder, rondom thema folders en lemma pagina s. De thema s worden door de hoofdredacteur toegewezen aan één of meer redacteuren; de redacteur is vervolgens verantwoordelijk voor alle lemmata binnen dit thema. De werkelijke kern van het systeem wordt gevormd door de lemmata zelf, de uiteindelijke inhoud van de encyclopedie. 1.1 Lemmata Binnen een thema kunnen verschillende lemma typen worden gemaakt en bewerkt. De basis wordt gevormd door het type Overig, maar het is mogelijk gebruik te maken van meer specifieke typen, zoals Plaats, Gebeurtenis en Persoon. Met deze specifieke typen kan extra informatie worden meegegeven, bijvoorbeeld de coördinaten van een geografische plaats. Een lemma bestaat uit minstens een hoofdtekst, maar er kunnen meerdere paragrafen worden toegevoegd aan een lemma. Ook kan een highlight worden toegevoegd, die bij een uiteindelijke publicatie bijvoorbeeld in een apart kader kan worden weergegeven ( figuur 1). Een lemma doorloopt een aantal stappen vanaf het moment dat het is ingevoerd in het systeem. De achtereenvolgende stappen zijn: Bewerken De auteur schrijft een lemma in de digitale werkomgeving en stuurt dit voor akkoord door naar de betreffende deelveldredacteur. Dit geschiedt door te klikken op indienen bij de redactie; Bij redactie Het lemma is door de auteur ter beoordeling ingediend. Een redacteur kan het lemma redigeren, terugsturen naar de auteur met eventuele opmerkingen, of ter beoordeling indienen bij de hoofdredactie; Bij hoofdredactie Het lemma is goedgekeurd door de redacteur van het deelveld, en is ter beoordeling door de hoofdredactie. De hoofdredactie kan het lemma goedkeuren voor publicatie, of terugsturen naar de redacteur met eventuele opmerkingen; Intern gepubliceerd Het lemma is klaar voor publicatie. De redacteur kan een lemma, wanneer deze door de auteur is ingediend bij de redacteur, naar de hoofdredactie sturen, of terug sturen naar de auteur. Pagina 3 van 12
Figuur 1: Een omschrijving (paragraaf) en/of highlight toevoegen 2. Werken met de digitale werkomgeving Om te kunnen werken met de digitale werkomgeving (DW), moet er eerst worden ingelogd. Elke gebruiker krijgt hiertoe een gebruikersnaam en een wachtwoord toebedeeld. Na inloggen verschijnt het startscherm, (figuur 2). Uiteraard kunt u uw wachtwoord later wijzigen. Wanneer u uw wachtwoord wilt wijzigen stuur dan een mail naar i.devries@tresoar.nl. Vermeld in de mail uw naam en de opmerking dat u uw wachtwoord wilt wijzingen. Vervolgens zult u een mail ontvangen die een link bevat waarmee u een nieuw wachtwoord aan kunt maken. Via de link Encyclopedie van Fryslân kom je vervolgens in de encyclopedie zelf terecht. U ziet het thema waarvoor u verantwoordelijk bent (figuur 3). Het gekozen thema in het voorbeeld in figuur 3 is Geschiedenis, waarbinnen een aantal voorbeeldlemmata zijn weergegeven. Pagina 4 van 12
lemmata. Op de overzichtspagina van het voorbeeld thema in figuur 4 is te zien wat de status is van de verschillende lemmata die onder de verantwoordelijkheid van de redacteur vallen. Te zien is dat het lemma Robles, Caspar de de status bewerken heeft en dus nog door de auteur onder handen is, terwijl het lemma blokhuis de status Bij redactie heeft. Dit houdt in dat dit lemma klaar is voor redactie; het lemma verschijnt ook in het werklijstje van de ingelogde redacteur rechts-bovenin. Via de links kan de redacteur vervolgens naar het lemma zelf toe navigeren, om het lemma te beoordelen en eventueel te bewerken of de status te wijzigen. Wanneer een thema te veel lemmata bevat om in één keer te tonen (de normale situatie) verschijnt in plaats van het lijstje een zoekfunctie, waarmee kan worden gezocht naar specifieke Figuur 2: Start pagina na inloggen Pagina 5 van 12
Figuur 3: Overzichtspagina van de encyclopedie Figuur 4: Overzichtspagina van het thema Geschiedenis Pagina 6 van 12
Figuur 5: Detailpagina van een lemma De detail pagina van een lemma biedt de redacteur de gelegenheid om een lemma te bekijken, te bewerken, toe te wijzen aan een auteur en de status te veranderen (bijvoorbeeld een lemma in te dienen bij de hoofdredacteur). De verschillende opties zijn terug te vinden in de werkbalk in het voorbeeld (2.). Rechts in het scherm (1) is te zien wat het huidige aantal woorden is van het lemma. Pagina 7 van 12
3. Lemma delen met auteur Het is mogelijk dat u geen gebruik maakt van deze optie, omdat u de lemmata al bij diverse auteurs hebt ondergebracht. U kunt uw auteurs echter wel vragen in de DW te werken. Het bespaart u in ieder geval veel kopieer- en plakwerk! Is de auteur bereid in de DW werken, dan moet Inge de Vries (i.devries@tresoar.nl) naam, adresgegevens + emailadres van de betreffende auteur(s) van u ontvangen (per email). Zij zorgt er dan voor dat de auteurs toegang krijgen tot de DW. Tegelijkertijd ontvangen zij van Inge een op hen toegeschreven stappenplan. Let op: deze actie is alleen beschikbaar wanneer een lemma de status bewerken of bij redactie heeft. Wanneer u een lemma wilt toewijzen(delen) met een auteur gaat u als volgt te werk. Lemma delen met auteur 1. Klik op het lemma dat u wilt delen met een auteur. 2. Klik op de Delen link in de blauwe werkbalk van het systeem. 3. Zoek door middel van de zoekfunctie, aangegeven door de pijl in figuur 6. de naam van de auteur op. De zoekresultaten verschijnen in het lijstje onder de zoekfunctie. 4. Selecteer de gewenste auteur door het vakje Auteur(Lemma) bij deze naam aan te vinken. 5. Klik op de Bewaren knop onderaan de pagina om de wijziging op te slaan. 6. Ga naar het thema(deelveld) waarin het betreffende lemma zit. 7. Klik weer op de Delen link. 8. Zoek de naam van de auteur op en vink het vakje Bekijken bij deze naam aan. 9. Klik weer op de Bewaren knop onderaan de pagina. 10. De auteur is nu in staat het lemma te bekijken en te bewerken. Pagina 8 van 12
Figuur 6: Toewijzen (delen) van een lemma Pagina 9 van 12
4. Bewerken lemma Een redacteur kan een lemma rechtstreeks bewerken, bijvoorbeeld bij kleine wijzigingen, mits het lemma de status Bewerken of Bij redactie heeft. Via de Bewerken link in de werkbalk komt de redacteur in het bewerken scherm terecht dat is weergegeven in figuur 7. Verschillende velden kunnen worden ingevoerd. De teksten kunnen worden aangepast met de Word -achtige editor aangegeven door de pijl. Met de knop Bewaren onderaan de pagina worden de wijzigingen bewaard. Let op: een lemma kan bestaan uit meerdere tekstvelden! Deze zijn afzonderlijk te bewerken en verschijnen binnen de navigatiebalk aan de linkerkant van het scherm onder het lemma. Via deze link kunnen onderliggende teksten worden geselecteerd en bekeken/bewerkt. Figuur 7: Bewerken van een lemma Pagina 10 van 12
5. Indienen/terugsturen lemma Een lemma doorloopt verschillende stappen in het publicatieproces. Een redacteur kan, wanneer een lemma is ingediend, de status van een lemma wijzigen. Dit houdt in feite in dat een redacteur een lemma kan indienen bij de hoofdredacteur, of kan terugsturen naar de auteur. Het menu rechts- bovenin biedt deze mogelijkheden. (Zie figuur 8, nummer 1) 6. Opmerking toevoegen Het is mogelijk om onder elk lemma voor zowel een auteur als een redacteur een opmerking(en) te plaatsen. (Zie figuur 8, nummer 2) Opmerking: Een geplaatste opmerking kan niet meer verwijderd worden. Opmerkingen die door een redacteur of redacteuren bij een lemma zijn geplaatst kunnen ook gelezen worden door de auteur die toegang heeft tot dat lemma. Figuur 8: Wijzigen van de status van een lemma/opmerking toevoegen Pagina 11 van 12
7. Knippen en plakken vanuit Word N.B. Deze functionaliteit wordt niet expliciet ondersteund Het is mogelijk om Wordtekst te kopiëren en deze te plakken in het bewerkscherm van een lemma. Het kopiëren van Wordtekst gaat als volgt: 1. Selecteer de tekst in Word die u wilt kopiëren. 2. Vervolgens klikt u op de rechtermuisknop en kiest dan voor kopiëren. 3. U kunt de tekst daarna plakken door met uw rechtermuisknop op plakken te klikken op de plaats in het bewerkscherm waar u de gekopieerde tekst wilt plaatsen. Gekopieerde tekst vanuit Word brengt code met zich mee wat automatisch opgeschoond zal worden zodra u de tekst plakt. Er blijft dus schone tekst over, maar opmaak zoals vet en cursief blijft behouden. * * Echter bestaat de kans dat uw tekst niet volledig wordt opgeschoond waardoor de tekst niet op de juiste manier wordt getoond. Mocht dit het geval zijn dan kunt u dat aangeven bij Klazien Schroor. De tekst zal vervolgens gecorrigeerd worden. Wanneer de tekst is gecorrigeerd zult u daarvan bericht ontvangen. Let op: In sommige gevallen zal de tekst die u in het bewerkscherm heeft gezet meer witregels tonen dan u in de Wordtekst had. Het is daarom belangrijk om te weten dat in het bewerkscherm de knop enter een witregel geeft. Wanneer u geen witregel wilt maar alleen een nieuwe regel klikt u op shift+enter. Pagina 12 van 12
8. Stappenplan werken in de DW ten behoeve van de deelveldredactie Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Ga naar http://nef.tresoar.nl:8080/nef Log in door rechts bovenin op Inloggen te klikken, vul daarna gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Inloggen. (Let op: inloggegevens zijn hoofdlettergevoelig) Klik op de knop Encyclopedie van Fryslân, bovenin het scherm. Links in beeld verschijnt het deelveld waarvan u redacteur bent. Klik op het deelveld. Maak een lemma aan door op de knop Nieuw item toevoegen te klikken. Maak daar een keuze tussen overig (een standaard lemma), gebeurtenis, persoon of plaats. U kunt uw teksten schrijven en daarna op bewaren klikken. Wanneer u denkt dat een lemma klaar is voor de hoofdredacteur kunt u deze indienen. Klik eerst weer op het lemma dat u in wilt dienen en vervolgens op de knop status: In behandeling redactie. Heeft u het lemma zelf geschreven, dan staat er (status: Intern concept.) Klik dan op Naar eindredactie. Heeft u het lemma zelf geschreven klik dan eerst op indienen en vervolgens nog eens op Naar eindredactie. Voor een uitgebreide uitleg over bewerken van een lemma, aanmaken van een paragraaf, opmerkingen toevoegen, kopiëren en plakken van tekst enz. kunt u de handleiding voor redacteuren raadplegen. Tip: Maak een snelkoppeling naar de Encyclopedie van Fryslân op uw bureaublad. Ga naar uw bureaublad. Klik op uw rechtermuisknop, klik op nieuw en dan op snelkoppeling. Er verschijnt een scherm waarin gevraagd wordt om de locatie van het item. Vul hier het adres van de Encyclopedie van Fryslân in (http://nef.tresoar.nl:8080/nef) en klik op volgende. U kunt natuurlijk ook de website onder uw favorieten opslaan. Pagina 13 van 12