Pagina 1 van 8 Vooruitbetalingen/aanbetalingen verwerken in de facturering Voor het verwerken van vooruit- en/of aanbetalingen in de facturering dient u velden aan te maken in de verkoopsjabloon. Open het menu Onderhoud, Verkoopsjablonen. Maak een Nieuw verkoopsjabloon en geef deze een duidelijke Omschrijving. Ga naar het tabblad Extra hoofdingaven en maak twee hoofdingaven aan. Dubbelklik in het grijze vlak om een regel toe te voegen. Noem de eerste hoofdingave Aanbetaling, of Vooruitbetaling. Kies bij Soort Bedrag. Bij Masker en Lengte hoeft u niets in te vullen. Dubbelklik in het grijze vlak om een tweede regel toe te voegen. Noem deze Datum aanbetaling of vooruitbetaling. Kies bij Soort Datum. Bij Masker en Lengte hoeft u niets in te vullen. Afbeelding kader Extra hoofdingaven menu Onderhoud, Verkoopsjablonen (opmaak) Druk op Opslaan en vervolgens op de knop Opmaak kopiëren. Kopieer in ieder geval de opmaak voor een verkoopfactuur naar deze sjabloon en eventueel die van een bevestiging (vanaf SnelStart!Nota 6). Afbeelding kader Opmaak menu Onderhoud, Verkoopsjablonen (opmaak)
Pagina 2 van 8 Aanpassen factuurvoet: De aangemaakte hoofdingaven gaan we plaatsen onder in de voet van de factuur. Hiervoor gaan we eerst ruimte creëren en de velden rechts van de voet naar boven verplaatsen. Selecteer de Soort Verkoopfactuur in het kader Opmaak. Druk op Opmaak Wijzigen en maak het voetgedeelte van de factuur zichtbaar. Klik (met uw linkermuisknop) in een leeg gedeelte van de voet van de factuur. Boven de voet verschijnt nu een blokje. Plaats de muisaanwijzer hierboven zodat er een pijl verschijnt. Druk de linker muistoets in en sleep de lijn naar boven. De voet is nu vergroot. Selecteer het grote kader (door op het meest linkse groene blokje te klikken). Er komen zes blokjes rond het kader. Maak het kader groter: Plaats de muisaanwijzer boven het middelste blokje aan de bovenrand zodat er een pijl verschijnt. Druk de linker muistoets in en sleep het blokje omhoog. Zet de muisaanwijzer linksboven de tekst Excl. BTW voor korting, trek (met uw linkermuisknop ingedrukt) een kader om deze velden (t/m de onderste vetgedrukte velden) heen. Verplaats de geselecteerde velden in één keer door één van de geselecteerde velden met de muis omhoog te slepen. Verplaats het veld fldteksttebetalen naar onderen om ruimte te krijgen voor 2 nieuwe regels voor de aanbetaling. Sleep een Zet dit veld links voor het veld fldtotaalbedrag. Plaats onder dit veld een tweede (Gereedschap) in het vrijgekomen gedeelte en type hierin de tekst Totaal Incl. BTW., type hierin de tekst Aanbetaling, of Vooruitbetaling. Plaats daarachter vanuit het gereedschapsvenster(lijst met Hoofdvelden) het veld extdatum aanbetaling (of extdatum vooruitbetaling). Plaats daarachter, onder de andere bedragen het veld extaanbetaling.
Pagina 3 van 8 Sleep een uit het gereedschapsvenster op een plaats in het vrijgekomen gedeelte. Dubbelklik in het formuleveld om de Formule eigenschappen te openen. Afbeelding Formule eigenschappen Plaats in het gele vlak de volgende formule:[hoofd].[fldtotaalbedrag]-[hoofd].[extaanbetaling] (of [Hoofd].[fldTotaalBedrag]-[Hoofd].[extVooruitbetaling]). Ter informatie: De tussen blokhaken vermelde velden kunt u ook uit het kader Velden: halen door op het betreffende veld in de lijst te selecteren. Klik op Ok om de formule op te slaan. Zet de formule achter het veld fldteksttebetalen. Tip! Bepaal de positie aan de hand van de veldeigenschappen van de overige velden. De opmaak van de factuurvoet ziet als volgt uit: Sluit het opmaakvenster en sla de wijzigingen op.
Pagina 4 van 8 Een verkooporder met een aanbetaling invoeren: Ga naar menu Programma, Verkopen en maak een nieuwe (test) verkooporder aan met het nieuwe sjabloon. Vul in het kader Extra velden het aanbetaalde bedrag en de datum van aanbetaling in. Druk de factuur af, met de knop. De voet van de factuur ziet er als volgt uit: Ter informatie: U kunt de (test)factuur verwijderen zolang er geen nieuwe facturen worden gemaakt.
Pagina 5 van 8 Het financieel verwerken van aanbetalingen: Vooruit- of aanbetalingen op de factuur worden niet in de boekhouding verwerkt. Na facturering zal het volledige bedrag als openstaande post wordt weergegeven. Wanneer de aanbetaling per kas of bank wordt ontvangen, kunt u dit in het betreffende dagboek boeken als deelbetaling op de openstaande nota. Ga naar menu Programma, Boekhouden. Open het betreffende dagboek Kas, of Bank. Kies voor Nieuwe boeking, of selecteer de betreffende journaalpost van de aanbetaling. Zoek via Factuur (F4...) de betreffende openstaande post en kies voor Plaats de factuur (het volledig openstaande bedrag wordt geplaatst). Druk onder Verschil op de knop Plaatsen (het bedrag in de creditkolom van de boekingsregel wordt aangepast in het ontvangen bedrag). Druk op Opslaan. afbeelding Boekhoudvenster deelbetaling in Dagboek Bank
Pagina 6 van 8 De aanbetaling wordt als volgt weergegeven: Afbeelding menu Overzicht, Klanten, Openstaande verkoopfacturen Desgewenst voet in orderbevestiging aanpassen (SnelStart!Nota 6) Indien een aanbetaling vereist is, kunt u in de voet van de orderbevestiging ook het veld voor het aan te betalen bedrag plaatsen. De orderbevestiging kan er na aanpassing bijvoorbeeld als volgt uitzien: Afbeelding afdrukvoorbeeld van een Orderbevestiging
Pagina 7 van 8 Het financieel verwerken van de aanbetaling op een orderbevestiging (SnelStart!Boek 3): Vanaf versie 10 is het mogelijk om bankbetalingen te matchen op ordernummer en/of betalingskenmerk. Deze nieuwe functionaliteit is ideaal voor gebruikers die hun SnelStart programma gekoppeld hebben aan bijvoorbeeld webshopsoftware. Bij het invoeren van verkooporders kan een betalingskenmerk opgegeven worden, die door SnelStart wordt gebruikt voor het matchen van de (ingelezen) bankmutaties. Afbeelding Verkoopvenster, kader Algemeen (vanaf SnelStart!Nota 5)
Pagina 8 van 8 Wanneer het aanbetaalde bedrag per kas of bank wordt ontvangen, kunt u de ontvangst in het betreffende dagboek koppelen het betreffende ordernummer en/of betalingskenmerk. Ga naar menu Programma, Boekhouden. Open het betreffende dagboek Kas, of Bank. Kies voor Nieuwe boeking, of selecteer de betreffende journaalpost van de aanbetaling. Zoek via Order/Factuur (F4...) de betreffende openstaande post en kies voor Plaats de order/factuur (het volledig openstaande bedrag wordt geplaatst). Druk onder Verschil op de knop Plaatsen (het bedrag in de creditkolom van de boekingsregel wordt aangepast in het ontvangen bedrag). Druk op Opslaan. Afbeelding van de aanbetaling in menu Programma, Boekhouden Nadat de order gefactureerd is zal de openstaande post er als volgt uitzien: Afbeelding menu Overzicht, Openstaande verkoopfacturen