De Vlaamse Waterweg nv Functiebeschrijving: jurist expert aankoop Voor ontvangst Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening
1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. De Vlaamse Waterweg is een organisatie die bedrijfseconomisch of ondernemingsgericht denkt en handelt en als een onderneming functioneert. 1.2. Hoofdactiviteit dienst Het Team Bevoorrading is één van de teams binnen de dienst Facilitair Management. Facilitair Management stuurt organisatiebrede processen aan op vlak van de Bevoorradingsketen (Supply Chain), Faciliteiten (Facility), Gebouwenonderhoud (Building&Maintenance), Contractbeheer, Leveranciersmanagement. De activiteiten zijn cross-divisioneel georganiseerd waardoor schaalvoordelen (concentreren, vereenvoudigen, uniformiseren) en kennisvoordelen (bundelen van kennis en expertise) worden gerealiseerd. Klantgerichtheid en dienstverlening, flexibiliteit en proactiviteit, ondersteuning en adviesverlening, efficiëntie en best practice zijn hierbij kernbegrippen. Facilitair Management bestaat uit 3 teams: Bevoorrading Het team beheert de volledige goederenstroom: aankopen (tactisch en operationeel), magazijnbeheer en wagenparkbeheer. Service Bestaat uit de subteams service verlening, schoonmaak en catering en onthaal en documentbeheer. Gebouwen Bestaat uit de subteams gebouwenbeheer, nutsvoorzieningen, energiebeheer, milieuzorg en ten slotte service verlening. 1.3. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? hoofd bevoorrading / 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt /
leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: / 2. Doel van de functie Interne klanten (juridisch) bijstaan via het optimaliseren en uitvoeren van specifieke dienstverlening die verband houdt met aankoop teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden Context: rekening houdend met het beleid van het functioneel domein (beleid geformuleerd door de Vlaamse overheid en de entiteit) en in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. 3. Resultaatgebieden Behoefteanalyse Resultaat Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Voorbeelden van activiteiten Uitvoeren van een marktanalyse + Request For Information en opvolgen van ontwikkelingen en tendensen op de markt Behoeften aan efficiënte aankoopprocessen in kaart brengen en opportuniteiten/voorstellen bespreken met het hoofd bevoorrading Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Dienstverlening uitbouwen en optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en optimaliseren van de dienstverlening op het vlak van aankoop teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het hoofd bevoorrading Voorstellen doen inzake de wijze van aankoop (type en te volgen procedure) en bespreken van de dienstverlening met het hoofd bevoorrading Uitwerken en optimaliseren proces en instrumenten voor tactische aankopen Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, Bestekken opmaken in samenwerking met de klant, op zodanige wijze dat de kosten voor de organisatie geminimaliseerd en het aantal bestekken gereduceerd worden
Opvolging van de bestekken: van publicatie tot en met gunning (bijvoorbeeld: bekendmaken, onderhandelen met leveranciers, analyseren van offertes, Samenstellen en/of deelnamen aan beoordelingscommissie, gunningsbeslissing opmaken, Opnemen van een coördinerende rol bij dienst/afdelingsoverschrijdende aankopen Bijdragen aan de opmaak van de jaarplannen voor de aankoop Fungeren als back-up voor de collega-aankoper Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief klanten adviseren vanuit het aankoopdomeindomein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Uitwerken van procedures, werkinstructies en richtlijnen voor de aankoop van goederen en diensten Innovatieve ideeën ontwikkelen Ontwikkelen van databanken, concepten voor aankoop beheer Uniformiseren van bestekken en behandeling van aankoopdossiers binnen DVW Opstellen van categorieplannen in samenwerking met de interne klant Up to date houden van de categorieplannen Meewerken aan contract- en leveranciersmanagement Leveranciersmanagement opzetten Uitvoeren van benchmarks Fungeren als kenniscentrum overheidsopdrachten inzake leveringen en diensten Ondersteuning bieden aan en inspelen op specifieke vragen van het management in verband met aankoop Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Klanten adviseren over interpretatie van regelgeving Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van correcte toepassingen van wettelijke en reglementaire bepalingen, procedures, normen, Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor management rapportering
Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Kennisdelen Begeleidt collega s vakinhoudelijk. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt / jurist-expert Feedback vragen aan klanten Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Projecten plannen, coördineren en leiden Deelnemen aan cross functionele projectgroepen Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden Het opvolgen van de werkzaamheden Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied Opgedane kennis documenteren en centraal ter beschikking stellen voor de collega s Overlegmomenten aanwenden om belangrijke en/of interessante thema s i.v.m. (regelgeving) aankoop te delen 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 Oordeelsvorming niveau 1 Communiceren niveau 2 Initiatief niveau 1 Analyseren - niveau 2 Klantgerichtheid niveau 1
Verantwoordelijkheid nemen - Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Communiceren - Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 2 Verzorgt de interactie Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, ) Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, ) Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) Analyseren - Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming - Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 1 Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Komt tot een synthese van de verzamelde informatie Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Initiatief - Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc)
Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Klantgerichtheid - Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening 4.2. Vaktechnische competenties Bij aanwerving: - In het bezit zijn van rijbewijs B - Zeer goede kennis van de wet op de overheidsopdrachten - Goede kennis van basis PC-toepassingen (Excel, word, internet, ) - Goede kennis van Frans en Engels Op korte termijn te verwerven bij indiensttreding: - Goede kennis van het ERP-systeem - Goede kennis van de e-procurement toepassingen en e-delta - Goede kennis van de organisatie - Kennis van de interne processen 5. Andere functierelevante informatie Naleven van alle geldende veiligheidsvoorschriften en procedures die van toepassing zijn voor de functie. De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van jouw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat er van je verwacht wordt dat je de taken uitvoert die in de lijn liggen van je functie.