Training Iedereen in beeld We gaan met moderne techniek bellen en samenwerken. 1
Die nieuwe techniek heet Je kunt met Skype bellen, maar ook: Online vergaderen Zien wie beschikbaar is Chatten Je scherm delen Onderwerpen 2
Een korte tour om even kennis te maken. Zo ziet Skype eruit op de laptop. Je ziet: Vooral veel contactpersonen 3
Dit ben ik. Mijn beschikbaarheidsstatus. Ik ben momenteel Beschikbaar. Locatie. Contactpersonen. Contactpersonen ordenen 4
Ik kan mijn contactpersonen ordenen op: GROEPEN. Of op de STATUS die ze momenteel hebben Ik kan een contactpersoon ook zoeken op naam. 5
De andere hoofdmenu items Gesprekshistorie. Hier staat alles in: chats, oproepen, vergaderingen, presentaties. 6
Bellen met Skype. Mijn vergaderingen voor vandaag. Deze haalt Skype uit Outlook. 7
Tot slot zitten hier meer opties. Oefening Onderzoek de hoofdmenu items, de indeling van je contactpersonen en zoek een collega op 8
Onderwerpen Communicatiebalk & Contactpersonen toevoegen 9
De communicatiebalk 1. Zoek een persoon via het zoekveld. 2. Beweeg de muis over de foto van de persoon. Communicatiebalk 1. Chatten 2. Bellen 3. Videogesprek 4. Visitekaartje 5. Meer opties De communicatiebalk 1. Zoek een persoon via het zoekveld. 2. Beweeg de muis over de foto van de persoon. Communicatiebalk 1. Chatten 2. Bellen 3. Videogesprek 4. Visitekaartje 5. Meer opties 10
Personen toevoegen aan Favorieten 1. Klik op Meer opties 2. Contactpersoon toevoegen aan Favorieten 3. Contactpersoon toevoegen aan een aparte lijst (groep) Groepen maken 1. Klik op het icoontje rechts. 2. Klik op Een nieuwe groep maken. 3. Geef de nieuwe groep een naam. 11
Oefening Voeg contacten toe als favoriet, creëer een groep en voeg mensen hieraan toe. Onderwerpen 12
Beschikbaarheidsstatus VNOG Beter Bereikbaar Een betere bereikbaarheid vereist inzicht in beschikbaarheid. De beschikbaarheidsstatus. 13
Mijn beschikbaarheidsstatus. Ik ben momenteel Beschikbaar. Klik op de status voor meer status opties. Je kunt hier handmatig je status aanpassen. Beschikbaar Geeft aan dat iemand beschikbaar is voor telefoontjes, chatberichten en e-mails, maar dat die persoon ondertussen wel gewoon bezig is. Bezet Deze status geeft aan dat iemand ergens mee bezig is of een afspraak in zijn of haar agenda heeft staan. Niet storen Iemand wil beslist niet onderbroken worden bij zijn of haar activiteiten. Zo terug Zou je zelf kunnen instellen als je heel even van je werkplek bent en verwacht zo terug te zijn. Afwezig Hier kunnen twee dingen aan de hand zijn: 1. Iemand heeft een tijdje zijn toetsenbord niet aangeraakt, waardoor automatisch de status afwezig wordt ingesteld. 2. Iemand wil aangeven dat hij/zij voorlopig niet achter het bureau zit. 14
Automatische status Soms wordt je status automatisch ingesteld op basis van je Outlook-agenda. Als je een vergadering hebt gepland in Outlook, wordt je status weergegeven als In een vergadering in Skype. Als je een gebeurtenis hebt gepland in je Outlook agenda, zal je status veranderen naar Bezet. Wanneer je een audio- of videogesprek voert in Skype, wordt je status bijgewerkt naar In gesprek. Een Skype-vergadering wordt weergegeven als een Telefonische Vergadering. Afwezigheidsassistent Out-of-office meldingen uit Outlook worden hier ook getoond. Tevens is er dan een paarse pijl bij de foto te zien. 15
Bijzondere statussen Beschikbaar en onderdeel van groepsnummer Als je onderdeel uitmaakt van een groepsnummer (responsgroep), dan kun je gebeld worden via Skype zodra je status is ingesteld op Beschikbaar. Outlook-agenda afspraken als Bezet Afspraken in je Outlook agenda die zijn ingesteld als Weergeven als bezet zorgen ervoor dat je Skype status automatisch verandert naar Bezet. Je bent dan ook niet meer bereikbaar vanuit een groepsnummer. Niet storen De status Niet storen zorgt ervoor dat contactpersonen je niet kunnen bellen of berichten via Skype. Melding van een statuswijziging 16
Melding aanmaken 1. Klik op ( ) van iemand waarvan je een melding wilt krijgen zodra zijn/haar status verandert. 2. Klik op Markeren voor meldingen voor statuswijzigingen 3. Tip: haal de markering na ontvangst van de melding weer weg! Laat ook weten wáár je bent 17
Je locatie instellen 1. Klik op locatie. 2. Typ een naam voor jouw locatie in het venster. Enter. 3. Als je eerder locaties hebt aangemaakt, kun je die kiezen via Mijn aangepaste locaties. Onderwerpen 18
Chatten Chatten 1. Ga met je muis op de foto van diegene met wie je wilt chatten staan en klik vervolgens op het Chat-icoon 19
Chatten 1. Ga met je muis op de foto van diegene met wie je wilt chatten staan en klik vervolgens op het Chat-icoon 2. Typ een bericht. 3. Verzenden via het vliegtuigje. Wat ziet de ander? Er verschijnt rechtsonder een pop-up vergelijkbaar met: 20
Deelnemers toevoegen 1. Klik rechtsboven in een gesprek op het icoon om deelnemers toe te voegen. 2. Voeg vervolgens meer contactpersonen toe aan het gesprek Oefening 1. Stuur een chatbericht naar iemand met status Niet Storen 2. Stel een melding in voor statuswijziging bij iemand met Niet Storen 3. Chat met iemand die Beschikbaar is 4. Chat met een groep door deelnemers toe te voegen 21
Onderwerpen Bellen met Skype 22
Bellen van contacten 1. Selecteer of zoek een contactpersoon 2. Beweeg over de foto van de persoon 3. Klik op het kleine driehoekje Belopties Bellen van contacten Kies uit: Gewoon bellen (088-nummer) Nieuw nummer invoeren Een Skype-oproep Tijdens het bellen Zodra de verbinding wordt gemaakt zie je een foto en opties Chatten tijdens een Skype gesprek 23
Meer mensen uitnodigen tijdens en gesprek 1. Klik op het meer mensen uitnodigen icoontje 2. Selecteer of zoek degene die je bij het gesprek wilt betrekken 3. Klik op het Deelnemers venster om deelnemers te bekijken Een video gesprek starten Klik in het contactenscherm op Video Of klik vanuit het chatscherm op Video Of klik vanuit het gesprekscherm op Video 24
Een gesprek beantwoorden, omleiden of weigeren Een Skype-gesprek beantwoorden Klik op het blauwe telefoon icoon om op te nemen. Via het Opties menu Klik op het mobiele (088) nummer om het gesprek om te leiden. Klik op Beantwoorden via IM om via chat te beantwoorden. Klik op Instellen op Niet storen om het gesprek te weigeren en jouw status te wijzigen naar Niet Storen Klik op Negeren om te weigeren. 25
Oefening Voer een audio en video gesprek en voeg meer mensen toe aan het gesprek Doorverbinden 26
Koud doorverbinden (zonder vooraankondiging) 1. Klik op het gespreksbeheer icoontje in gesprek A 2. Klik op het icoon voor Doorschakelen 3. Kies een contactpersoon om naar door te verbinden Oefening (3 personen) Koud doorverbinden 27
Stap 1. Wachtstand gesprek A Warm doorverbinden (met vooraankondiging) 1. In gesprek A, klik op het gespreksbeheer-icoon en zet het gesprek in de wachtstand Stap 2. Hoofdvenster Skype 2. Keer terug naar het hoofdvenster van Skype voor Bedrijven 3. Zet een nieuw gesprek (B) op met de persoon naar wie je wilt doorverbinden en kondig het gesprek aan Stap 3. Gesprek B Warm doorverbinden (met vooraankondiging) Stap 5. Doorverbinden 1. In gesprek A, klik op het gespreksbeheer-icoon en zet het gesprek in de wachtstand 2. Keer terug naar het hoofdvenster van Skype voor Bedrijven Stap 4. Gesprek A 3. Zet een nieuw gesprek (B) op met de persoon naar wie je wilt doorverbinden en kondig het gesprek aan 4. Keer terug naar gesprek A en klik via het gesprekbeheer-icoon op Doorverbinden 5. Verbind gesprek A door aan gesprek B 28
Oefening (3 personen) Warm doorverbinden Bellen via het toetsenblok 29
Bellen via toetsenblok 1. Klik in het hoofdmenu op het toetsenblok-icoon (10 stippen). 2. Gebruik je muis of toetsenbord om een telefoonnummer en in te toetsen klik op Bellen. Gesprekken op de juiste plaats laten binnenkomen 30
Snelle instellingen voor het doorschakelen van gesprekken, bekijken en wijzigen Direct vaststellen dat jouw gesprekken (niet) worden doorgeschakeld Eenvoudig doorschakelnummer instellen Gesprekken op twee plekken tegelijk laten binnenkomen Uitgebreide instellingen voor het doorschakelen Doorschakelen, tegelijk bellen, instellingen onbeantwoorde oproepen Standaard is Tegelijk bellen voor iedereen ingesteld Let op! Als je opneemt met je mobiele telefoon, dan zal Skype aangeven dat je een gemiste oproep hebt. 31
Groepsnummers Als je onderdeel uitmaakt van een groepsnummer (responsgroep), dan kun je gebeld worden via Skype zodra je status is ingesteld op Beschikbaar. Wil je niet gebeld worden vanuit een groepsnummer? Stel dan handmatig je status in op een andere status, bijvoorbeeld Bezet. Je bent dan nog wel persoonlijk bereikbaar, maar niet meer vanuit het groepsnummer. Onderwerpen 32
Samenwerken met een collega Samenwerken 1. Kies met wie je wilt samenwerken en open een chatvenster. 2. Klik op het icoon om inhoud te delen. 3. Klik op Bureaublad presenteren. Wat is een nadeel van het delen van je bureaublad? 33
Samenwerken 1. Maak een PowerPoint document aan en zet die open. 2. Klik op Programma s presenteren 3. Deel nu het venster van de PowerPoint. 4. Ook kun je de besturing overgeven aan de ander. Meer opties 1. Klik vanuit een gespreksvenster op Inhoud delen 2. Van hieruit kun je o.a. bijlagen toevoegen en een whiteboard invoegen 34
Oefening Onderzoek de samenwerkingsmogelijkheden Onderwerpen 35
Een online vergadering inplannen Om online vergaderingen effectief te laten verlopen is het goed om een aantal regels in acht te nemen. Zorg dat je 5 minuten voor een vergadering ingelogd bent. Controleer je microfoon en geluid; voorkom rondzingen en demp je microfoon als je niet spreekt. Spreek niet door elkaar tijdens een vergadering. Zorg dat vooraf duidelijk is wie de voorzitter is, wat de agenda is, de beschikbare tijd, etc 36
Een online vergadering inplannen 1. Open je agenda in Outlook 2. Klik in het lint op Nieuwe items en klik op Skype-vergadering of klik direct op Nieuwe Skype-vergadering Vergaderopties aanpassen 1. Klik in het lint op Opties voor vergadering 37
Machtigingen voor de Skype-vergadering aanpassen 1. Kies voor Een nieuwe vergaderruimte. 2. Pas instellingen aan voor wie moet wachten in de lobby. 3. Stel in wie presentatoren zijn in de vergadering. Alleen presentatoren kunnen inhoud delen en personen toelaten tot de vergadering. Uitnodigingen versturen 1. Voeg de mensen toe die je uit wilt nodigen en het onderwerp, etc. 2. Voeg eventueel nog tekst, bijvoorbeeld de vergaderagenda, toe in het bericht. 3. Klik op Verzenden om de uitnodigingen te versturen 38
Deelnemen aan een Skype vergadering Deelnemen aan een Skype-vergadering 1. Voor aanvang van de Skype-vergadering verschijnt een herinnering. Klik op de knop Online deelnemen. 2. Klik in de uitnodiging op Deelnemen aan Skype-vergadering. 3. Skype opent in het vergaderscherm. 39
Deelnemen aan een Skype-vergadering Skype voor Bedrijven gebruiken: standaard geselecteerd Bel mij op: Skype zal je bellen op een ander nummer om zo deel te nemen aan de vergadering. Niet deelnemen aan audiosessie: Je kunt wel meeluisteren maar zelf niets zeggen Hartelijk dank voor de aandacht en veel succes gewenst 40