Notulen VvE Eekenhof, gevestigd te Enschede Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden 26 april 2011, aanvang 19:00 uur. Aanwezig De heer F.W. van Assendelft en/of Mevrouw C.D. Batelaan, De heer P.H. Bos en/of Mevrouw C.M. Bos- Boswinkel, De heer F.J.M. Bossink en/of Mevrouw F.J. Bossink-Sprakel, Mevrouw M. van Dalen - Woningcorporatie Domijn Enschede, De heer W.G. Gerberink en/of Mevrouw J.G. Gerberink-te Borg, De heer J. de Jonge, De heer R. Jongman en/of Mevrouw W. Jongman-Kieneker, Mevrouw H.C. Koiter, De heer H. Kolk en/of Mevrouw T. Kolk-Wesseler, De heer G. Krischel en/of Mevrouw M.J.J. Krischel-Degen, Mevrouw R. Mutter-Subelack, De heer H. Peters en/of Mevrouw W.L.M. Peters-de Liefde, De heer A. Pol en/of Mevrouw J. Pol-Voskuil, De heer H. Rensink en/of Mevrouw T. Rensink-Pruim, De heer W.J. Subelack en/of Mevrouw W.E. Subelack-Drieze, De heer J.H. Thijink en/of Mevrouw K.J. Thijink-van der Vlugt, De heer F.J. Versteegen en/of Mevrouw J.H. Versteegen-Kaspers, De heer H.M. Wennink en/of Mevrouw B.M. Wennink-Kroep, De heer B. Wesseler en/of Mevrouw D. Wesseler-Stell, De heer G. van Wijhe en/of Mevrouw J.A.H. van Wijhe- Kinnaer, De heer B.G. Wilt en/of Mevrouw C.A. Wilt-Bos, De heer K.E. Witvers en/of Mevrouw J.G. Witversvan Schaik Volmacht afgegeven Mevrouw A.M. Reuver-de Koning Afwezig De heer J.W.A. Becking, Mevrouw J.S. Felder, De heer J.H.J. Holties en Mevrouw T. Holties-Boel, De heer B.L. Knottenbelt en Mevrouw C.J.M. Knottenbelt-Spit, Mevrouw M.A.C. Kroep, Mevrouw A.M.A. Lammertsma-Mensing, De heer J.H. Letteboer, De heer C.G. Prins en Mevrouw G. Prins-Bekken, Mevrouw S.D. Smid Overig aanwezig De heer P. Winterman - Stedelijk Wonen BV 1101 Opening De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Er is voldoende quorum aanwezig om rechtsgeldige besluiten te nemen. Mevrouw Felder is aanwezig op de algemene ledenvergadering maar heeft verzuimd de presentielijst te tekenen. 1102 Presentatie Homij duurzaamheidsmaatregelen Helaas kan deze presentatie geen doorgang vinden vanwege het vertrek van de medewerker. Er volgt een nieuwe uitnodiging, waarschijnlijk tweede of derde kwartaal, voor een vergadering waarbij dit onderwerp op de agenda zal staan als enige agendapunt. Actiepunt: 2.1 Presentatie Homij (actie bestuur) 1103 Mededelingen Alvorens wordt gestart met de bespreking van de mededelingen zijn er vanuit het bestuur en beheer nog extra zaken die onder de aandacht worden gebracht. - Rianne Wools is uw projectleider. Vanwege haar zwangerschap is zij niet aanwezig. Peter Winterman neemt haar taken voor deze vergadering tijdelijk over. Bjorn Semmekrot zal de taken tijdens de zwangerschap van Rianne Wools overnemen. Hij maakt binnenkort een afspraak met het bestuur. - Binnen Domijn hebben er ook een aantal wisselingen plaatsgevonden. Annemarie Veneman zal worden vervangen door Marlinda van Dalen. Ze is tevens verantwoordelijk voor alle huurzaken binnen het complex. Zij zal in het vervolg de vergaderingen bezoeken. - Domijn geeft tevens aan dat zij zich terugtrekken uit het bestuur. Het bestuur functioneert op dit moment blz. 1
goed en volledig zelfstandig. Er is geen inzet of ondersteuning meer noodzakelijk. Domijn zal wel, in de persoon van Marlinda van Dalen, aanwezig zijn op de algemene ledenvergaderingen. - De kas van de onderhoudscommissie is gecontroleerd door Eddie Witvers en Jan Letteboer. De kas van de activiteitencommissie is gecontroleerd door Eddie Witvers en Pieter Bos. Ze hebben geen onregelmatigheden ontdekt. - Het schoonmaken en her-inregeling van de WTW is afgerond. Vanuit de leden komt de opmerking over het afzuigsysteem en de WTW installatie. De voorzitter geeft aan dat dit soort zaken niet tot de VvE behoren en dat een ieder dit individueel moet regelen met Domijn. Contactpersoon binnen Domijn is mevrouw Wiggers. - Het huishoudelijke reglement is zoals besloten in de vergadering van 18 oktober 2010 aangepast mbt geluidisolerende laag onder alle vloerbedekking. - Voor het schoonmaken van de ramen en kozijnen en het metselwerk (salpeterzuur) is speciaal schoonmaakmiddel te verkrijgen bij de onderhoudscommissie. - De invorderingsprocedure wordt wederom (gelijke voorwaarden vorig jaar) vastgesteld. - Alle leden hebben afzonderlijk een overzicht ontvangen van het eigen aandeel in het reservefonds. Actiepunt: 3.1 Afspraak maken met bestuur voor kennismaking (actie beheerder) Actiepunt: 3.2 Marlinda van Dalen contactpersoon namens Domijn (actie beheerder) Actiepunt: 3.3 Domijn geen bestuursfunctie meer (actie beheerder) 1104 Vaststellen notulen van de ALV van 22 april 2010 De notulen worden per pagina besproken en vastgesteld. Extra toelichting: In de notulen wordt gesproken over bewoners, dit zijn ook huurders. De notulen van de ALV van 22 april 2010 worden ongewijzigd vastgesteld en ondertekend door de voorzitter. Besluit: Notulen van de ALV van 22 april 2010 worden ongewijzigd vastgesteld. 1105 Bestuurswissel Er zijn geen nieuwe aanmeldingen bij het bestuur binnengekomen. Het bestuur stelt voor om met de overgebleven 5 personen het bestuur te vormen. De leden hebben geen bezwaar en keuren dit voorstel goed. Met speciale dank aan Roelof Jongman voor zijn inzet de afgelopen periode. Vanuit de VvE wordt er een attentie aangeboden. Besluit: Bestuur blijft als bestaand. 1106 Financieel overzicht - financiële rapportage 2010 en balans 31-12-2010: er wordt een toelichting gegeven. De exploitatierekening en balans worden vastgesteld. - bestemming exploitatiesaldo: de vergadering besluit het tegoed van 18.364,13 toe te voegen aan de reserve groot onderhoud. - verklaring kascommissie: de kascommissie heeft de stukken van de vereniging over het boekjaar 2010 gecontroleerd en akkoord bevonden. De complimenten gaan uit aan de medewerkers van Stedelijk Wonen. Na een stroef begin is de samenwerking uitstekend. Het bestuur is uitermate content met de benoeming van de penningmeester en zijn rol in de periodieke financiële controle op de werkzaamheden van zowel de VvE als de beheerder (Stedelijk Wonen). Vanuit de leden komt de vraag op welke naam de rekeningen staat. De heer Winterman, namens Stedelijk Wonen, geeft aan dat alle rekeningen op naam staan van de Vereniging. De beheerder kan alleen namens de VvE betalingen verrichten. Grondslag voor deze betalingen zijn altijd vanuit de ALV, bestuur of vanuit de akte. - decharge bestuurder: de kascommissie stelt de vergadering voor, de bestuurder decharge te verlenen voor het gevoerde beleid over 2010. De vergadering gaat hiermee akkoord. - verkiezing nieuwe kascommissie: de vergadering benoemt de heer Kolk, de heer Subelack en de heer Thijink tot leden van de kascommissie voor het boekjaar 2011. blz. 2
Besluit: De exploitatierekening en balans worden vastgesteld. Besluit: Exploitatieresultaat toevoegen aan reserve groot onderhoud. Besluit: De beheerder wordt decharge verleend. Besluit: De heer Kolk, de heer Subelack en de heer Thijink lid van de kascommissie boekjaar 2011. Actiepunt: 6.1 Exploitatieresultaat toevoegen aan reserve groot onderhoud (actie beheerder) Actiepunt: 6.2 De heer Kolk, de heer Subelack en de heer Thijink lid van de kascommissie boekjaar 2011. 1107 Begroting en vaststellen maandbijdrage Er wordt een toelichting gegeven op de begroting 2011. De vergadering besluit de begroting 2011 ongewijzigd vast te stellen. Extra toelichting, in de begroting staat een post genoemd "investering energiebesparing", hiermee wordt bedoeld de mogelijke LED-verlichting. Besluit: De begroting van 2011 wordt ongewijzigd vastgesteld. Actiepunt: 7.1 De begroting van 2011 goedkeuren (actie beheerder) Actiepunt: 7.2 De maandbijdrage wordt niet verhoogd (actie beheeder) 1108 Meerjarenonderhoudsprognose (MJOP) De meerjarenonderhoudsbegroting wordt besproken. Vanuit deze begroting dient er een besluit te worden genomen voor het vervangen van de accu's van de noodverlichting. De vergadering geeft het bestuur mandaat om deze opdracht te verstrekken. Vanuit de leden komt een vraag over de schoonmaak van de kozijnen. De voorzitter geeft aan dat dit niet correct is vermeld in het schema, het moet uit de reservering worden gehaald. Vanuit de leden komt een vraag over brandgevaar in de parkeerkelder. De voorzitter geeft aan dat de brandweer heeft aangegeven dat het niet noodzakelijk is om brandblussers op te hangen. Daarbij brengt dit extra kosten met zich mee. Een sprinklerinstallatie is tevens niet verplicht. Vanuit de leden komt de vraag over een ontruimingsplan. Ook hiervan geldt dat de brandweer heeft aangegeven dat dit niet noodzakelijk is. Het gebouw is nu conform voorschriften brandweer. Besluit: Bestuur heeft mandaat gekregen voor het vervangen van de accu's van de noodverlichting. Actiepunt: 8.1 Opdracht verstrekken voor vervangen accu's noodverlichting (actie bestuur) 1109 Voorstel inspectieteam De vergadering wordt gevraagd om goedkeuring te geven aan het oprichten van een inspectieteam. Dit team zal 1 keer per jaar de staat van onderhoud van de buitenkant het complex en de gemeenschappelijke ruimten inspecteren. Iedereen dient hiervoor toegang te verstrekken aan dit team. Denk bijvoorbeeld aan de inspectie vanaf het balkon. Jaarlijks zal het team de bevindingen melden aan de leden tijdens de vergadering. Het bestuur vraagt om mandaat om eventuele deskundigen te kunnen inhuren. De leden gaan akkoord met als opmerking een maximaal bedrag van 5.000,- (zoals omschreven in de akte). Besluit: Bestuur heeft mandaat gekregen voor het oprichten van een inspectieteam. Actiepunt: 9.1 Oprichten inspectieteam (actie bestuur) 1110 Kosten hang- en sluitwerk Er ontstaat een discussie tussen leden en de vertegenwoordiging van Domijn. Domijn geeft aan niet te willen afwijken van de akte. Dit agendapunt wordt aangehouden. Er volgt nader overleg met Domijn. Reden is dat het in strijd is met het beleid van Domijn. Besluit: Nader overleg tussen Domijn en bestuur van de VvE (actie bestuur). 1111 Negatieve beeldvorming Vanuit de leden is het verzoek gekomen om ongeveer 2 keer per jaar de Eekenhof open te stellen voor blz. 3
bezoekers. Goed voor de beeldvorming van het prachtige gebouw en tevens biedt dit mogelijkheden om de verzoeken te reguleren. Vanuit de vergadering ontstaat er een discussie tussen voorstanders en tegenstanders. Het bestuur neemt de angst voor overmatig vuil en extra kosten weg door de toezegging te doen dat het bestuur met eventuele vrijwilligers zal zorgdragen voor schoon achterlaten. De meerderheid van de vergadering stemt voor en daarmee wordt besloten om maximaal 2 keer per jaar "open huis" te houden. Besluit: Maximaal 2 keer per jaar een "open huis" te houden op musea en monumentendagen 1112 Ontheffing parkeerverbod binnentuin voor eigenaren Er ontstaat onduidelijkheid m.b.t. het voorstel. Na een extra toelichting stemmen de leden in met het advies van het bestuur om tegen dit voorstel te stemmen. Besluit: Parkeerverbod binnentuin voor eigenaren blijft gehandhaafd. 1113 Appartementencomplex te bestemmen voor 50 plussers Vanuit de leden is het voorstel gekomen om de Eekenhof te bestemmen voor 50 plussers. Er ontstaat enige discussie binnen de leden over of het wel of geen zorglabel mag krijgen. De voorzitter vraagt om het in stemming te brengen. De meerderheid stemt tegen. Besluit: Bestemming appartementencomplex blijft gehandhaafd. 1114 Metingen luchtkwaliteit van de aanvoerende lucht Een aantal bewoners twijfelt er aan of de aangevoerde lucht wel voldoet aan de kwaliteit die gewenst is. Deze meting is volgens het bestuur nog niet uitgevoerd. Deze meting kan een eind maken aan de onzekerheid over de kwaliteit, er zijn en blijven nog steeds veel klachten. De vergadering besluit unaniem om dit uit te voeren. In de volgende vergadering worden de resultaten besproken. Besluit: Metingen luchtkwaliteit van de aanvoerende lucht laten uitvoeren. Besluit: Bespreken resultaten metingen luchtkwaliteit van de aanvoerende lucht in de volgende ALV. Actiepunt: 14.1 Metingen luchtkwaliteit van de aanvoerende lucht laten uitvoeren (actie bestuur). Actiepunt: 14.2 Agenderen volgende ALV resultaten metingen luchtkwaliteit van de aanvoerende lucht (actie beheerder) 1115 Aanschaf materialen t.b.v. onderhoudscommissie De commissie heeft een verzoek ingediend om een waterstofzuiger en een compressor aan te schaffen. Vanuit de leden ontstaat een discussie over de werkzaamheden van de onderhoudscommissie. De fa. Verheijen kan deze werkzaamheden ook uitvoeren. Om te bepalen of dit een investering is die terug verdiend kan worden zal het bestuur een offerte aanvragen voor deze werkzaamheden bij het schoonmaakbedrijf. Het bestuur krijgt mandaat te kiezen voor de goedkoopste oplossing. Besluit: Bestuur heeft mandaat gekregen voor het opvragen van een offerte voor schoonmaakwerkzaamheden. Actiepunt: 15.1 Opvragen offerte voor schoonmaakwerkzaamheden (actie bestuur) 1116 Rondvraag en sluiting Rondvraag: - In verband met veiligheid en eventuele vernielingen komt het verzoek voor het plaatsen van camera's. Een indicatie vanuit de leden bedroeg 500, -. De heer Winterman geeft aan dit geen reëel bedrag is, een dergelijke voorziening kost snel 1.500, - De vergadering besluit om het bestuur mandaat te geven voor het aanschaffen van camera's en opname apparatuur. Er zal een reglement worden opgesteld hoe om te gaan met de beelden. Stedelijk Wonen zal een voorstel doen voor dit reglement. - Er komt een verzoek om op een vast tijdstip te gaan Jeu de Boules spelen. De activiteitencommissie zegt toe om activiteiten te gaan organiseren met als doel meer gebruik te maken van de faciliteiten. blz. 4
- Gedeelte van de vloerbedekking is niet meer goed. Dit is nog een opleverpunt. Bestuur gaat nogmaals in gesprek met Domijn. - Er komen klachten over de schoonmaak. Het bestuur zal contact opnemen met het schoonmaakbedrijf. - Problemen (lekkage) in de parkeerkelder worden opgelost. Te pas heeft de muren geïnjecteerd. Het bestuur zal eea goed in de gaten houden. - Door het gebruik van verkeerde lampen in de bergingen slaan de zekeringen er door. Verzoek bestuur is om indien er een lamp kapot is dit te melden bij de technische commissie, zij verstrekken goede lampen die geen problemen opleveren. - Bloembakken. De voorzitter zal nogmaals Te Pas aanspreken over het herstel zoals afgesproken. - Vanuit de leden komt een vraag of in de lift een slot kan worden aangebracht waarin het alleen mogelijk is om met een sleutel de lift naar de kelder te krijgen. Het bestuur had inmiddels het besluit genomen om vanuit de hal van de parkeerkelder de deur met een sleutel openen. Dit i.v.m. veiligheidsoverwegingen. - Na de vergadering wordt er gesproken over het stroomgebruik in de eigen schuren. Hiervan worden geen notulen gemaakt. De voorzitter dankt alle aanwezigen voor hun inzet en sluit de vergadering. Besluit: Bestuur heeft mandaat gekregen voor het aanschaffen van camera's en opname apparatuur. Actiepunt: 16.1 Aanschaffen camera's en opname apparatuur (actie bestuur) Actiepunt: 16.2 Gesprek voeren met Domijn over vloerbedekking (actie bestuur) Actiepunt: 16.3 Gesprek met de schoonmaakbedrijf over schoonmaak (actie bestuur) Actiepunt: 16.4 Gesprek met Te Pas over herstel bloembakken (actie bestuur) Vastgesteld op de vergadering van....................... voorzitter beheerder................................................................................. blz. 5
Besluitenlijst Actiepuntenlijst VvE Eekenhof, gevestigd te Enschede Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden 26 april 2011, aanvang 19:00 uur. 14.1 Metingen luchtkwaliteit van de aanvoerende lucht laten uitvoeren (actie bestuur). Status: 4.1 Notulen Vastgelegd van de ALV van 22 april 2010 worden ongewijzigd vastgesteld. 14.2 Agenderen volgende ALV resultaten metingen luchtkwaliteit van de aanvoerende lucht (actie beheerder) 5.1 Bestuur blijft als bestaand. Behandeld door: Accountmanager (Rianne Wools) 6.1 De exploitatierekening en balans worden vastgesteld. 15.1 Opvragen offerte voor schoonmaakwerkzaamheden (actie bestuur) 6.2 16.1 Exploitatieresultaat Aanschaffen camera's toevoegen en opname aan apparatuur reserve groot (actie onderhoud. bestuur) 6.3 16.2 De Gesprek beheerder voeren wordt met decharge Domijn over verleend. vloerbedekking (actie bestuur) 6.4 16.3 De Gesprek heer Kolk, met de schoonmaakbedrijf heer Subelack en de over heer schoonmaak Thijink lid van (actie de kascommissie bestuur) boekjaar 2011. 7.1 16.4 De Gesprek begroting met van Te Pas 2011 over wordt herstel ongewijzigd bloembakken vastgesteld. (actie bestuur) 8.1 2.1 Presentatie Bestuur heeft Homij mandaat (actie gekregen bestuur) voor het vervangen van de accu's van de noodverlichting. 9.1 3.1 Afspraak Bestuur heeft maken mandaat met bestuur gekregen voor voor kennismaking het oprichten (actie van beheerder) een inspectieteam. Behandeld door: Bjorn Semmekrot (medewerker kantoor) 10.1Nader overleg tussen Domijn en bestuur van de VvE (actie bestuur). 8.1 Opdracht verstrekken voor vervangen accu's noodverlichting (actie bestuur) 11.1Maximaal 9.1 Oprichten inspectieteam 2 keer per jaar (actie een "open bestuur) huis" te houden op musea en monumentendagen 12.1Parkeerverbod 3.2 Marlinda van Dalen binnentuin contactpersoon voor eigenaren namens blijft Domijn gehandhaafd. (actie beheerder) Status: Afgehandeld Afgehandeld op: 18 mei 2011 Behandeld 13.1Bestemming door: Verzending appartementencomplex uitnodigingen vergadering blijft gehandhaafd. (Marion Meijer) 3.3 Domijn geen bestuursfunctie meer (actie beheerder) Status: Afgehandeld Afgehandeld op: 18 mei 2011 14.1Metingen luchtkwaliteit van de aanvoerende lucht laten uitvoeren. Behandeld door: Verzending uitnodigingen vergadering (Marion Meijer) 6.1 Exploitatieresultaat toevoegen aan reserve groot onderhoud (actie beheerder) Status: 14.2Bespreken Afgehandeld resultaten Afgehandeld metingen op: luchtkwaliteit 20 mei 2011van de aanvoerende lucht in de volgende ALV. Behandeld door: Medewerker financiele administratie (Marloes Giesen-Kers) 15.1 6.2 De Bestuur heer Kolk, heeft de mandaat heer Subelack gekregen en voor de heer het opvragen Thijink lid van een de kascommissie offerte voor boekjaar 2011. Status: schoonmaakwerkzaamheden. Afgehandeld Afgehandeld op: 18 mei 2011 Behandeld door: Verzending uitnodigingen vergadering (Marion Meijer) 16.1Bestuur 7.1 De begroting heeft van mandaat 2011 goedkeuren gekregen voor (actie het beheerder) aanschaffen van camera's en opname apparatuur. Status: Afgehandeld Afgehandeld op: 20 mei 2011 Behandeld door: Medewerker financiele administratie (Marloes Giesen-Kers) 7.2 De maandbijdrage wordt niet verhoogd (actie beheeder) Status: Afgehandeld Afgehandeld op: 20 mei 2011 Behandeld door: Medewerker financiele administratie (Marloes Giesen-Kers) blz. 67