Over op de IBAN ROSA software voor de kinderopvang Kenmerk: ROSA_IBAN.doc 2004-2013 MULDATA http://www.muldata.nl info@muldata.nl
Systeem : ROSA over op de IBAN pagina: 2 Hoofdstuk : Inleiding Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Conversie bankrekeningnummers naar IBAN 4 2.1 Stap1: Aanmaken Excel bestand... 5 2.2 Stap2: inlezen Excel bestand... 7 3. Activeren IBAN in ROSA 10 3.1 IBAN schakelaar... 10 3.2 Veranderingen in de relatiekaart... 11 3.2.1 NAW gegevens... 11 3.2.2 Financieel... 11 3.3 Nieuwe stamgegevens... 12 4. Telebankieren 13 4.1 Start telebankieren... 13 4.2 Incasso... 14 4.3 Uitbetalen... 14 5. Financiele export 15 5.1 Wijziging koppeling boekhoudpakket... 15
Systeem : ROSA over op de IBAN pagina: 3 Hoofdstuk : Inleiding 1. Inleiding In dit document wordt uitgelegd hoe u in ROSA kan overgaan op de IBAN. Het daadwerkelijk in gebruik nemen van de IBAN, geschiedt door een schakelaar in ROSA. ROSA toont niet én het oude rekeningnummer én het nieuwe IBAN nummer. Het is óf het oude rekeningnummer en telebankieren met CLIEOP bestanden, óf de nieuwe IBAN nummers en telebankieren met SEPA bestanden. De procedure en eisen rondom de IBAN en incasso s zal veranderen. Als u nog niet of onvoldoende op de hoogte bent van deze wijzigingen, neem dan contact op met uw bank. De volgende onderdelen worden in dit document behandeld: - Conversie bankrekeningnummers naar IBAN. - Activeren IBAN in ROSA. - Aanmaken telebankieropdrachten met nieuwe PAIN formaat. - Gevolgen koppeling boekhoudpakketten. Voordat u begint: Voordat u begint met de invoering van de IBAN, zorg dat u uw Incassant ID bij de hand hebt. Het Incassant ID is een uniek nummer dat uw bank aan u toekend. Deze kunt u dus bij uw bank opvragen. Conversie bankrekeningnummers naar IBAN. U kunt in ROSA eenvoudig alle bankrekeningnummers omzetten (conversie) middels een speciaal ontwikkelde functie in ROSA. Activeren IBAN in ROSA. Via de ROSA Opties kiest u op een gegeven moment om over te gaan op IBAN nummers. Als u telebankiert in ROSA, dan zal ook die nieuwe incasso- en betalingsformaten van toepassing worden. Aanmaken telebankieropdrachten met nieuwe PAIN formaat. Als u telebankiert in ROSA, zal het incasso- en uitbetalingsbestand niet meer het CLIEOP formaat hebben maar het PAIN formaat. Gevolgen koppeling boekhoudpakketten. Als u een financiële koppeling heeft vanuit ROSA naar uw boekhoudpakket, dan zal afhankelijk van het boekhoudpakket, onderdelen zijn aangepast.
Systeem : ROSA over op de IBAN pagina: 4 Hoofdstuk : Conversie bankrekeningnummers naar IBAN 2. Conversie bankrekeningnummers naar IBAN U kunt in ROSA eenvoudig alle bankrekeningnummers omzetten (conversie) middels een speciaal ontwikkelde functie in ROSA. Kies voor menu beheer > IBAN omzetter: Ziet het menu onderdeel IBAN omzetter niet? dan moet u eerst via Toegangsbeheer dit onderdeel aan zetten. Klik in Toegangsbeheer op de groepen, sluit Toegangsbeheer, sluit ROSA, start ROSA en log opnieuw in. Nu moet het menu onderdeel wel te zien zijn. Het volgende scherm wordt getoond. In dit scherm dient u 2 stappen te doorlopen: - Stap1: Aanmaken van een bestand met alle ROSA rekeningnummers - Stap2: Inlezen van een hetzelfde bestand in ROSA, nadat deze door de IbanBicService is aangevuld met IBAN en BIC codes.
Systeem : ROSA over op de IBAN pagina: 5 Hoofdstuk : Conversie bankrekeningnummers naar IBAN 2.1 Stap1: Aanmaken Excel bestand Het omzetten van een rekeningnummer naar IBAN doet ROSA dus niet zelf. Hiervoor is een speciale website voorhanden: de IbanBicService. Om het bestand te kunnen aanbieden dient u zich eenmalig te registreren als gebruiker. Ga naar http://www.ibanbicservice.nl Kies voor Registeren : Meld je aan als Gebruiker, vul uw gegevens in met opgave van een e-mailadres. Op dit e-mailadres krijgt u een bevestigingse-mail voor het activeren van uw account. Laat ROSA een bestand aanmaken waarin ALLE rekeningnummers zijn opgenomen die in ROSA aanwezig zijn. Standaard heet het bestand rosa_reknrs. Afhankelijk van uw Excel versie zal het bestand gaan heten: rosa_reknrs.xls of rosa_reknrs.xlsx. Kies voor Aanmaken bestand om het bestand te maken.
Systeem : ROSA over op de IBAN pagina: 6 Hoofdstuk : Conversie bankrekeningnummers naar IBAN Log daarna in bij de IbanBicService: Kies voor Login Voor uw gebruikersnaam en wachtwoord in, die u in een e-mail heeft ontvangen. Selecteer het bestand met rekeningnummers dat u met ROSA heeft aangemaakt: Kies daarna voor Bestand versturen.
Systeem : ROSA over op de IBAN pagina: 7 Hoofdstuk : Conversie bankrekeningnummers naar IBAN U krijgt de volgende melding: Wanneer het bestand is aangevuld met IBAN nummers, ontvangt u een e-mailbericht. Na het opnieuw inloggen bij de IbanBicService kunt u het bestand met IBAN nummers downloaden: Kies voor Download bestanden. Het volgende scherm wordt getoond: Klik op bestandsnaam rosa_reknrs.xlsx om het bestand te downloaden. 2.2 Stap2: inlezen Excel bestand Als u het bestand met IBAN en BIC codes heeft gedownload, kunt u met Stap2 het bestand weer inlezen. Voordat u het bestand gaat inlezen, dient u een besluit te nemen over het machtigingskenmerk en mandaat datum. Machtigingskenmerk: Als u telebankiert met ROSA, dient u een besluit te nemen welke Machtigingskenmerk u wilt gaan gebruiken. De nieuwe incasso standaard verplicht iedere incassant te kenmerken met een unieke identificatie. U kunt in ROSA kiezen voor: - Automatisch afleiden op basis van het BSN nummer - Automatisch afleiden op basis van het ROSA relatienummer - Automatisch afleiden op basis van een volgnummer die ROSA aanmaakt. - Automatisch afleiden op basis van het ROSA debiteurnummer, indien leeg, dan relatienummer.
Systeem : ROSA over op de IBAN pagina: 8 Hoofdstuk : Conversie bankrekeningnummers naar IBAN Standaard wordt het Machtigingskenmerk afgeleid van het BSN. Het voordeel hiervan is dat je niet noodzakelijk eerst een relatie moet aanmaken in ROSA, voordat je het Machtigingskenmerk kunt afgeven/opnemen aan de incassant. Als u dit anders wilt, kies dan vanuit Stap2 eerst voor Instellingen en wijzig de Mandaat gegevens: Mandaat datum: Als u telebankiert in ROSA, dan dient u door de nieuwe incasso standaard, van iedere incassant, de mandaat datum vast te leggen. Dit is de datum waarop de incassant haar machtiging heeft ondertekend. Voor de conversie neemt ROSA een mandaat datum aan 1 januari 2013. Alle machtigingen die u al in ROSA heeft vastgelegd, krijgen dan deze datum. Als u dit anders wilt, kies dan vanuit Stap2 eerst voor Instellingen en wijzig de Mandaat gegevens. Om het bestand met IBAN en BIC codes te kunnen verwerken, selecteer het bestand via : Kies daarna voor Inlezen bestand.
Systeem : ROSA over op de IBAN pagina: 9 Hoofdstuk : Activeren IBAN in ROSA ROSA zal het bestand gaan inlezen, het resultaat ziet u direct in het scherm. Na het inlezen toont ROSA het resultaat: Als er regels niet succesvol zijn verwerkt (in het bovenstaande voorbeeld zijn dat er 25) dan vermeldt ROSA de reden. Mogelijke redenen voor niet succesvolle verwerking, kunnen zijn: - Geen IBAN aanwezig: de IbanBicService is soms niet in staat om het rekeningnummer om te zetten naar een IBAN nummer - BIC code onbekend: de BIC code bestaat niet in ROSA. BIC codes kunt u invullen/aanvullen via menu Stamgegevens > Banken - Kan sepacode niet afleiden: het machtigingskenmerk kan niet worden afgeleid, als er geen BSN nummer aanwezig is. Als u alleen de NOK regels wilt zien, wijzig dan het filter van alle regels naar foute regels U kunt de NOK regels zelf herstellen in ROSA. Bewaar de foute regels eventueel in een Excel document, door de regels te exporteren naar een foutbestand (klik met rechter muistoets in de lijst): Als u wenst, kunt u meerdere keren het Excel bestand met IBAN rekeningnummers inlezen.
Systeem : ROSA over op de IBAN pagina: 10 Hoofdstuk : Activeren IBAN in ROSA 3. Activeren IBAN in ROSA 3.1 IBAN schakelaar Het daadwerkelijk in gebruik nemen van de IBAN, geschiedt door de IBAN schakelaar in ROSA. ROSA toont niet én het oude rekeningnummer én het nieuwe IBAN nummer. Het is óf het oude rekeningnummer en telebankieren met CLIEOP bestanden, óf de nieuwe IBAN nummers en telebankieren met SEPA bestanden. Om met IBAN aan de slag te gaan, ga naar menu Beheer > Opties > Financieel > Financieel 1. Wijzig Over op de IBAN van NEE naar JA. Ook kunt u hier het machtigingskenmerk instellen/wijzigen. Deze keuze heeft u, als het goed is, al gemaakt tijdens het inlezen van het conversie bestand met IBAN en BIC codes. De knop Controleer kunt u gebruiken als u bijv. van keuze wisselt, en zal alle relaties controleren op vulling van het machtigingskenmerk en deze eventueel aanpassen.
Systeem : ROSA over op de IBAN pagina: 11 Hoofdstuk : Activeren IBAN in ROSA 3.2 Veranderingen in de relatiekaart Als u over gaat op de IBAN, zal de relatiekaart veranderen op NAW gegevens en financieel 3.2.1 NAW gegevens De NAW gegevens in de ROSA relatiekaart zal wijzigen naar: Per relatie dient het land te worden ingevuld. De conversie zorgt standaard voor een vulling van landen, die zijn terug te vinden onder menu Stamgegevens, én iedere relatie zal landcode NL krijgen. 3.2.2 Financieel Het financiele gedeelte in de ROSA relatiekaart zal wijzigen naar: Bankrekeningnr: Het IBAN bankrekeningnummer Uitbreiding telebankier machtiging: Herhaling of Eerste keer. Als u een nieuwe relatie aanmaakt, zal deze standaard staan op Eerste keer. Na het uitvoeren van een incasso, zal deze automatisch worden omgezet naar Herhaling Toelichting: De procedure rondom SEPA incasso s zal anders gaan verlopen dan bij CLIEOP incasso s. Relaties die voor de eerste keer worden geincasseerd, moeten expliciet als eerste keer worden gekenmerkt. De doorlooptijd van een incasso door de bank zal voor eerste keer incassanten langer zijn dan voor herhalende incassanten. Verplichte velden: Als u instelt, machtiging=ja, dan zal ROSA het machtigingskenmerk automatisch aanmaken, én dienen de volgende velden zijn ingevuld: banknaam, bankrekeningnr en datum machtiging.
Systeem : ROSA over op de IBAN pagina: 12 Hoofdstuk : Activeren IBAN in ROSA 3.3 Nieuwe stamgegevens Door de invoering van de IBAN is ROSA uitgebreid met de volgende stamgegevens: Landen: Voor iedere relatie dient het land van inwoning te worden ingevoerd. ROSA maakt standaard landcode aan zodra u de conversie met IBAN en BIC codes uitvoert. De Landen kunt u daarna zelf onderhouden via menu Stamgegevens. Banken: De gegevens van een bank, via menu Stamgegevens, zijn uitgebreid met een bankcode en BIC code: ROSA probeert tijdens de conversie van IBAN en BIC codes, uw bankgegevens aan te vullen, en zal de meest voorkomende banken automatisch toevoegen.
Systeem : ROSA over op de IBAN pagina: 13 Hoofdstuk : Telebankieren 4. Telebankieren 4.1 Start telebankieren Als u het scherm telebankieren start, kan ROSA een melding geven dat niet alle gegevens volledig zijn ingevoerd voor het kunnen uitvoeren van een incasso/uitbetaling : Deze melding is informatief. Als deze wijzigingen niet doorvoert, zullen alleen deze relaties niet meegaan in een incasso/uitbetaling opdracht. Om snel te kunnen achterhalen bij welke relaties wel of geen gegevens zijn ingevuld, toon de lijst met verzorgers en voeg kolommen in het overzicht toe, met betrekking tot SEPA:
Systeem : ROSA over op de IBAN pagina: 14 Hoofdstuk : Telebankieren 4.2 Incasso Als u incasseert met ROSA, wijzigt de procedure in ROSA vrijwel niet. Om een incasso of uitbetaling te kunnen doen via uw bank, dient u een contract met de bank af tesluiten. U krijgt van de bank een Incassant ID. Dit nummer kunt u invoeren bij de bedrijfsgegevens onder menu Organisatie: Bereik: De enige toevoeging is het bereik, waarbij u expliciet een incasso bestand kunt maken voor relaties met machtiging eerste incasso, relaties met machtiging herhalende incasso of beide machtigingen eerste+herhalende relaties in één bestand. Bestandsnaam: De toevoeging van het bestand MOET zijn.xml Het bestand dat ROSA nu aanmaakt is geen CLIEOP formaat maar een PAIN formaat. 4.3 Uitbetalen Als u uitbetaalt met ROSA, wijzigt de procedure in ROSA niet. Bestandsnaam: De enige verandering is de bestandsnaam dat een toevoeging.xml moet hebben. Het bestand dat ROSA nu aanmaakt is geen CLIEOP formaat maar een PAIN formaat.
Systeem : ROSA over op de IBAN pagina: 15 Hoofdstuk : Financiele export 5. Financiele export 5.1 Wijziging koppeling boekhoudpakket Als u een ROSA heeft gekoppeld met uw boekhoudpakket via de Financiele Export, dan zijn de volgende wijzigingen doorgevoerd: Exporteren Debiteuren/crediteuren: Het bankrekeningnummer is nu het IBAN nummer. Wij hebben contact opgenomen met de verschillende leveranciers van de boekhoudpakketten die door ROSA worden ondersteund. Niet iedereen is al voorbereid op de IBAN. De wijzigingen die wij tot nu toe hebben ontvangen, is recht toe recht aan, vervang het oude rekeningnummer met de nieuwe IBAN. Mochten er andere wijzigingen bij u bekend zijn, geef deze aan ons door, dan zullen wij ROSA hier op aanpassen.