Expert/M Plus Converteren dossiers van EUR naar USD www.kluwersoftware.be C-EMPN090201
Inhoudsopgave ALGEMEEN... 2 VOORWAARDEN... 2 BEGRIPPEN... 2 TIJDSTIP... 2 WERKWIJZE... 3 FASE 1: CREATIE NIEUW DOSSIER & OVERNAME BASISGEGEVENS... 3 Selectie van een brondossier (dossier in EUR)... 3 Import gegevens fase 1... 5 Aandachtspunten... 6 FASE 2: IMPORT EXTRA GEGEVENS OMSCHAKELING NAAR USD... 7 Conversie van de gegevens... 8 WERKWIJZE NA DE CONVERSIE VAN HET DOSSIER... 11 OVERZICHT AANGEPASTE PROGRAMMA S... 12 ALGEMEEN PRINCIPE... 12 BTW-AANGIFTE... 12 IC- OPGAVE, BTW-LISTING, INTRASTAT, FICHE 281.50... 12 ELEKTRONISCHE AANGIFTES... 12 Btw-aangifte (Intervat)... 12 IC-opgave (Vatintra)... 12 Btw-listing (Vatlist)... 13 Fiche 281.50 (Belcotax)... 13 1
Voorwaarden Algemeen Om een dossier te kunnen converteren, dient het Expert/M Plus dossier altijd in de laatst beschikbare versie te zijn opgestart en dient u de koers, die vooraf vastgelegd werd bij notariële akte, bij de hand te hebben. Begrippen Eerst worden een aantal begrippen uit de handleiding verklaard. Aktekoers Dit is de koers die in de notariële akte, die voorafgaat aan de omschakeling naar een boekhouding in USD, vastgelegd wordt. Referentiemunt Dit is de basismunt van het dossier waarin alle bedragen in de boekhouding worden uitgedrukt en bijgehouden. Referentiebedrag Dit is een bedrag dat is uitgedrukt in de basismunt (= uitgedrukt in de referentiemunt). Valutamunt Dit is een munt waarin de bedragen van een boekhoudstuk zijn uitgedrukt. Valutabedrag Dit is een bedrag dat is uitgedrukt in de munt van de boeking (= uitgedrukt in de valutamunt). Historische koers Dit is een koers die vermeldt staat in de koersentabel (op dossier- of globaal niveau). Tijdstip Het overzetten van een dossier kan eender wanneer gebeuren maar praktisch gezien onderscheiden we 2 tijdstippen: - begin boekjaar: onmiddellijk na de jaarverschuiving van de boekhouding; - tijdens het boekjaar. Het tijdstip van overname zal door het programma zelf gedetecteerd worden. Bij een overname van een dossier na jaarverschuiving mag er in het nieuwe boekjaar geen enkele boeking bestaan (ook niet van de beginbalans). 2
Werkwijze De overname bestaat uit 2 fasen: 1- fase 1: creatie van een nieuw dossier en overname van basisgegevens (dossiergegevens, fiches individuele rekeningen, klanten- en leveranciersgroepen, grootboekrekeningen, dagboeken, afschrijvingselementen, laatste btw-aangifte, balanstitels, configuraties en variabele lay-outs); 2- fase 2: overname van extra gegevens (cumulcijfers, openstaande documenten, beginbalans, omzet, IC-opgave, fiches 281.50 en Intrastat). De over te nemen gegevens uit fase 2 kunt u eventueel op verschillende tijdstippen uitvoeren. Er dient dus een nieuw dossier gemaakt te worden voor elk dossier dat overgaat naar USD. De dossiercode van het brondossier kunt u best wijzigen naar een dossiercode beginnend met ZZZ of 999 gevolgd door de originele code. Zo staan de geconverteerde (bron)dossiers achteraan in de lijst van dossiers. Het nieuwe dossier wordt best aangemaakt met de originele code zodat er geen vergissingen gebeuren. Fase 1: creatie nieuw dossier & overname basisgegevens Selectie van een brondossier (dossier in EUR) Via het Centraal dossierbeheer creëert u een nieuw dossier en start u Expert/M Plus op via Programma's Expert/M Plus Aangezien het de eerste keer is dat u dit dossier in Expert/M Plus opent, zal er een scherm getoond worden waarin u kunt kiezen voor de conversie uit/naar: - Expert/m for Windows - Accoms Windows - Expert/m Classic - Accoms DOS - Omschakeling naar USD 3
U bent niet verplicht om de dossiergegevens in te vullen. Bij overname worden deze gegevens uit het brondossier overgenomen. U klikt op om de omschakeling naar USD op te starten. Er verschijnt een nieuw scherm waar u het brondossier in EUR moet aanduiden en waar u de aktekoers dient in te vullen. Indien er een paswoord bestaat voor het brondossier dient u dit paswoord te kennen en in te geven. De aktekoers staat standaard op 1,0000. Indien deze niet gewijzigd wordt, zult u toch eerst nog de vraag krijgen of de aktekoers correct is ingevuld. Dit omdat de aktekoers enkel bij de creatie van het dossier ingegeven kan worden. Bij een correcte aanduiding van het dossierbestand komt u terug in het scherm met de dossiergegevens. De identificatiegegevens van het dossier worden automatisch opgevuld met de dossiergegevens van het brondossier in EUR. Bij het veld Munt zal er uiteraard USD staan i.p.v. EUR. De knoppen van de andere programma's worden vergrijsd zodat u enkel de gegevens van de omschakeling naar USD kunt herzien. Wenst u de andere knoppen weer te activeren, dan klikt u op. Zijn de gegevens die hier vermeld worden correct, dan kunt u met zetten. de import verder 4
Import gegevens fase 1 Vervolgens krijgt u onderstaand scherm te zien waar u de basisgegevens kunt selecteren die u wenst over te nemen. Bovenaan het scherm kunt u zien of het gaat om een overname bij het begin van het boekjaar of tijdens het boekjaar. Fase 1 kunt u enkel uitvoeren op het moment dat u het dossier aanmaakt. U hebt de keuze om volgende gegevens te importeren: - Grootboekrekeningen - Dagboekgegevens - Balanstitels - Configuraties - Klantenfiches en groepen - Leveranciersfiches en groepen - Cijfergegevens van de laatste btw-aangifte - Afschrijvingselementen en tabellen - Lay-outs (opmaak) - Analytische configuratie en rekeningen - Voorraadelementen 5
Volgende gegevens worden steeds overgenomen: - Intrastatgegevens (vestiging, regio, soort aangifte) - Relaties van de btw-aangifte, Belcotax en Intrastat Aandachtspunten Laatste btw-aangifte Bij een overname bij het begin van een boekjaar zal de laatste btw-aangifte mee overgenomen kunnen worden. Deze is niet meer wijzigbaar. De overlopende bedragen zullen wel mee verrekend worden in de eerstvolgende btw-aangifte. Bij een overname tijdens het boekjaar wordt ook de laatst gecreëerde btw-aangifte overgenomen. In tegenstelling tot de overname bij het begin van het boekjaar, is deze aangifte nog wel wijzigbaar. We kunnen 2 verschillende overnamesituaties onderscheiden: 1. Bij het begin van een btw-periode: De laatst overgenomen btw-aangifte (normaal die van de vorige btw-periode) zal worden overgenomen en er zal in de nieuwe periode rekening worden gehouden met de overlopende bedragen. 2. Tijdens een btw-periode: Indien u tijdens een btw-periode overschakelt en u hebt reeds een aangifte voor die periode gecreëerd, zullen de bedragen van die periode overgenomen worden. Deze kunt u consulteren in het USD-dossier. Indien u nadien een herberekening doet of een nieuwe creatie van de btwaangifte voor die periode in het USD-dossier, zullen de overgenomen cijfers overschreven worden met de gegevens van het huidige dossier. D.w.z. dat er enkel rekening gehouden wordt met boekingen in het huidige (USD)dossier en dat de overgenomen cijfers verwijderd zullen worden. In het laatste geval, indien u dus verder boekt in de lopende periode, dient u manueel uw aangifte samen te stellen met de bedragen van de 2 dossiers (bron- en doeldossier). Afschrijvingen De afschrijvingstabellen zullen worden omgerekend naar USD. Dit zal gebeuren a.d.h.v. de ingegeven aktekoers. Zowel de bedragen bovenaan het scherm (aankoopwaarde, af te schrijven waarde, ) als de af te schrijven bedragen onderaan (afschrijvingstabel) zullen worden omgerekend. Voor de afschrijvingstabel zal elke lijn omgerekend worden. Indien er zich een afrondingsverschil voordoet, zal dit verwerkt worden in de laatste lijn (laatste jaar van afschrijving). 6
Fase 2: Import extra gegevens omschakeling naar USD Nadat fase 1 is uitgevoerd, is het dossier in Expert/M Plus aangemaakt. Op die manier kunt u reeds boeken in Expert/M Plus tot de gegevens, die u in fase 2 wenst over te nemen, afgewerkt zijn in het brondossier. In tegenstelling tot fase 1, kunt u fase 2 meerdere keren opstarten om de verschillende gegevens op andere tijdstippen over te nemen. Zo zult u bijvoorbeeld de openstaande posten van klanten/leveranciers onmiddellijk na fase 1 overnemen terwijl u de eindbalans van vorig jaar pas overneemt als alle eindejaarsverrichtingen werden afgewerkt in het brondossier. Vooraleer u aan Fase 2 kunt beginnen, moet u zeker alle USD bedragen in het brondossier herwaarderen tegen de aktekoers d.m.v. het programma Slotkoersen (Extra, Diversen, Slotkoersen). U start Fase 2 op via Extra Importeren Kluwer software Extra gegevens omschakeling naar USD Bovenaan het scherm kunt u zien of het gaat om een overname bij het begin van het boekjaar of tijdens het boekjaar. Ook wordt hier de ingegeven aktekoers getoond (deze is niet wijzigbaar). 7
Bij het opstarten van dit programma worden wel de nodige controles uitgevoerd. - Indien de overname tijdens het boekjaar gebeurt, wordt er gecontroleerd of de btw- en boekhoudperiode hoger of gelijk is aan de periode in het brondossier; - Indien de overname gebeurt in het begin van het boekjaar moet er een diversendagboek bestaan van het type Beginbalans. Indien niet aan deze voorwaarden voldaan werd, zal dit gemeld worden. - Bij het starten van de import van Intrastat als u niet in de juiste periode staat; - Bij het starten van de import van Beginbalans als er nog geen dagboek Beginbalans bestaat. Met kunt u de overname van de geselecteerde extra gegevens starten. U kunt Fase 2 meerdere keren opstarten tot alle extra gegevens werden aangevinkt. Eens een bepaald gegeven correct werd overgenomen, wordt het vergrijsd zodat u het de volgende keer niet meer kunt aanduiden. Conversie van de gegevens Tijdens de overname zijn er een aantal gegevens die omgerekend moeten worden naar USD. Hieronder volgt een opsomming van alle gegevens die overgenomen kunnen worden en een stukje uitleg i.v.m. de omrekening naar USD. Beginbalans Bij een overname tijdens het boekjaar dient u zelf de beginbalans in te geven. Hiervoor kunt u de Saldibalans grootboekrekeningen omgerekend in vreemde valuta van het brondossier als basis nemen U neemt deze balans dan met munt USD en als koers geeft u de aktekoers in. Op die manier kunt u vrij snel de beginbalans in USD ingeven in het nieuwe dossier. De financiële centralisatierekeningen (centralisatierekeningen die gekoppeld zijn aan een financieel dagboek) geeft u in met hun eigenlijke munt (d.w.z. in het veld Bedrag valuta geeft u het saldo in de munt van het dagboek in, in het veld Bedrag vult u de tegenwaarde van uw saldo in USD in). Bij de overname bij het begin van het boekjaar kan de beginbalans automatisch worden overgenomen. De cijfers van de eindbalans (saldi van klasse 1 t/m 5) van het vorige boekjaar worden geboekt in het eerste diversendagboek van het type Beginbalans. Ze zullen worden overgenomen in periode 0. De eindbalans van het brondossier dient in evenwicht te zijn om de overname te kunnen uitvoeren! Omrekening: Voor de omrekening van de eindbalans zal gebruik gemaakt worden van de aktekoers. De saldi van de verschillende rekeningen op basis van de referentiebedragen in EUR zullen worden omgerekend naar saldi in USD. Uitzondering zijn de financiële centralisatierekeningen (centralisatierekeningen die gekoppeld zijn aan een financieel dagboek). Hier kunnen we volgende situatie onderscheiden: - Dagboek in USD Het saldo in valuta wordt overgenomen als saldo in referentiemunt. - Dagboek in munt verschillend van USD Het saldo in referentiemunt (bv. EUR of GBP) wordt omgerekend naar een saldo in referentiemunt (USD) op basis van de aktekoers. Het saldo in valuta (bv. EUR of GBP) blijft voor deze rekening(en) behouden. Indien er een afrondingsverschil ontstaat wordt er een rekening opgevraagd waarop dit verschil geboekt kan worden. Omdat de beginbalans wordt geboekt in een dagboek van het type Beginbalans dient u hier een rekening in te vullen van de klasse 1 t/m 5. De gegevens zijn niet gecentraliseerd en de code afgedrukt staat aan. 8
Cumulcijfers De cijfers (saldo per periode van klasse 1 t/m 7) worden in hun respectievelijke boekhoudperiodes van vorige boek- en cumuljaren geboekt in het eerste standaard diversendagboek. Omrekening: De oorspronkelijke bedragen in EUR worden omgerekend op basis van de aktekoers. Deze zijn niet gecentraliseerd en de code afgedrukt wordt automatisch opgezet tijdens overname. Er worden geen eenheden (aantallen) mee overgenomen. Tijdens het overnemen van deze cijfers worden ook de respectievelijke boekhoudperiodes van die historische jaren gecreëerd. Openstaande documenten klanten De openstaande posten van de klanten worden overgenomen in de beginsituatie. Indien er na de overname toch nog wijzigingen gebeuren in het brondossier, kunt u deze openstaande posten eventueel nog wijzigen via Ingave, Beginsituatie, Beginsituatie klanten. Omrekening: Voor de omrekening van de openstaande documenten klanten zal gebruik gemaakt worden van de aktekoers. Volgende situaties kunnen we onderscheiden: - Documenten in USD Het openstaand valutabedrag wordt overgenomen als referentiebedrag. De koers van het document wordt gelijkgesteld aan 1. - Documenten in EUR Het openstaand valutabedrag in EUR blijft en het referentiebedrag in EUR wordt herberekend naar USD aan de hand van de ingegeven aktekoers. De koers van het document wordt gelijkgesteld aan de aktekoers. - Documenten in een andere munt (niet USD of EUR) Het openstaand valutabedrag blijft en het referentiebedrag in EUR wordt herberekend naar USD aan de hand van de ingegeven aktekoers. De koers van het document wordt opnieuw berekend t.o.v. de USD. Openstaande documenten leveranciers De openstaande posten van de leveranciers worden overgenomen in de beginsituatie. Indien er na de overname toch nog wijzigingen gebeuren in het brondossier, kunt u deze openstaande posten eventueel nog wijzigen via Ingave, Beginsituatie, Beginsituatie leveranciers. Omrekening: Voor de omrekening van de openstaande documenten leveranciers zal gebruik gemaakt worden van de aktekoers. Volgende situaties kunnen we onderscheiden: - Documenten in USD: Het openstaand valutabedrag wordt overgenomen als referentiebedrag. De koers van het document wordt gelijkgesteld aan 1. - Documenten in EUR: Het openstaand valutabedrag in EUR blijft en het referentiebedrag in EUR wordt herberekend naar USD aan de hand van de ingegeven aktekoers. De koers van het document wordt gelijkgesteld aan de aktekoers. 9
- Documenten in een andere munt (niet USD of EUR): Het openstaand valutabedrag blijft en het referentiebedrag in EUR wordt herberekend naar USD aan de hand van de ingegeven aktekoers. De koers van het document wordt opnieuw berekend t.o.v. de USD. IC-opgave De gegevens van de intracommunautaire opgave komen terecht onder Btw, IC-opgave, Correcties ICopgave en kunnen eventueel gewijzigd of aangevuld worden. Enkel gegevens van het huidige aangiftekwartaal zullen worden overgenomen. Om de cijfers te kunnen overnemen zal er in het brondossier een fictieve IC-opgave worden samengesteld voor het huidige aangiftekwartaal. Deze gegevens zullen dan overgenomen worden naar het USD-dossier. De cijfergegevens worden in EUR overgenomen. Omzetcijfers klanten De omzetcijfers van de klanten komen terecht onder Ingave, Beginsituatie, Correcties omzet klanten en kunnen eventueel gewijzigd of aangevuld worden. Enkel gegevens van het huidige kalenderjaar zullen worden overgenomen. Om de cijfers te kunnen overnemen zal er in het brondossier een fictieve btw-listing worden samengesteld (met minimum omzet : 0,00) voor het huidige kalenderjaar. Deze gegevens zullen dan overgenomen worden naar het USD-dossier. De cijfergegevens worden in EUR overgenomen. Op het scherm van de Correcties omzet klanten wordt er in een USD-dossier verschijnt nu de volgende melding: Opgelet: de bedragen moeten ingegeven worden in EUR! Fiche 281.50 De cijfers van de fiches 281.50 komen terecht onder Afsluitingen, Fiches, Correcties fiches 281.50 en kunnen eventueel gewijzigd of aangevuld worden. Enkel gegevens van het huidige kalenderjaar zullen worden overgenomen. Om de cijfers te kunnen overnemen zal er in het brondossier een fictieve aangifte worden samengesteld (met minimum omzet : 0,00) voor het huidige kalenderjaar. Deze gegevens zullen dan overgenomen worden naar het USD-dossier. De cijfergegevens worden in EUR overgenomen. Op het scherm van de Correcties fiche 281.50 in een USD-dossier verschijnt nu de volgende melding: Opgelet: de bedragen moeten ingegeven worden in EUR! Intrastat De gegevens van de Intrastat komen terecht onder Btw, Intrastat, Ingave correcties invoer/uitvoer en kunnen eventueel gewijzigd of aangevuld worden. Enkel gegevens van de huidige aangifteperiode zullen worden overgenomen. Omrekening: Voor de omrekening van de documenten voor de Intrastat zal gebruik gemaakt worden van de aktekoers. Volgende situaties kunnen we onderscheiden: - Documenten in USD: Het openstaand valutabedrag wordt overgenomen als referentiebedrag. De koers van het document wordt gelijkgesteld aan 1. 10
- Documenten in EUR: Het openstaand valutabedrag in EUR blijft en het referentiebedrag in EUR wordt herberekend naar USD aan de hand van de ingegeven aktekoers. De koers van het document wordt gelijkgesteld aan de aktekoers. - Documenten in een andere munt (niet USD of EUR): Het openstaand valutabedrag blijft en het referentiebedrag in EUR wordt herberekend naar USD aan de hand van de ingegeven aktekoers. De koers van het document wordt opnieuw berekend t.o.v. de USD. Werkwijze na de conversie van het dossier Bij een conversie in het midden van een boekjaar wordt in het doeldossier standaard de eerste periode van het huidig boekjaar aangemaakt. U dient dus nog de nodige periodeverschuivingen uit te voeren, tot u opnieuw in de gewenste periode terechtkomt. Let er verder op dat u nog steeds een koers USD t.o.v. EUR zal moeten ingeven in de koersentabel (op globaal of op dossierniveau). U dient deze te noteren als X USD = 1 EUR. Voorbeeld 1: koers ingegeven op dossierniveau: Voorbeeld 2: koers ingegeven op globaal niveau: 11
Overzicht aangepaste programma s Het is wel toegelaten om een boekhouding te voeren in USD, maar er zijn nog altijd een aantal aangiftes (lijsten) die in EUR ingediend moeten worden. Hieronder kunt u een overzicht vinden van deze aangiftes met voor elke aangifte een korte uitleg i.v.m. het samenstellen van de aangifte en de omrekening naar EUR. Algemeen principe Als algemeen principe voor de rapportering geldt dat de valutabedragen die in EUR zijn ingegeven behouden blijven en niet opnieuw worden teruggerekend op basis van de referentiebedragen in USD. Voor het omrekenen van alle andere valutabedragen wordt het referentiebedrag uitgedrukt in USD omgerekend naar EUR op basis van de historische koers ingegeven op dossier- of globaal niveau. Om de koers te bepalen wordt de documentdatum in aanmerking genomen voor aan- en verkopen en diversen. Voor financieel de datum van het uittreksel. Voor boekingen waarvan de boekingsdatum buiten de rapporteringperiode valt, wordt ofwel de koers van de eerste dag of laatste dag genomen afhankelijk of de boekingsdatum voor of na de aangifteperiode valt. Btw-aangifte Het samenstellen van de bedragen gebeurt volgens het algemene principe. De verdere afhandeling gebeurt zoals een aangifte in een EUR-dossier. Op het consultatiescherm met het detail van de roosters (dubbelklikken op een rooster) zijn er enkele kolommen toegevoegd. A.d.h.v. deze kolommen kunt u zien of het om een document in EUR gaat of om een document, met een andere munt, dat werd omgerekend naar EUR. IC- opgave, Btw-listing, Intrastat, Fiche 281.50 Het samenstellen van de bedragen gebeurt volgens het algemene principe. Elektronische aangiftes Btw-aangifte (Intervat) Om ook van USD-dossiers aangiftes te kunnen indienen, werd de controle i.v.m. de dossiermunt aangepast. Voorheen kon er enkel een elektronische indiening gebeuren van een dossier met referentiemunt EUR. Nu is het mogelijk om een elektronische indiening te doen van dossiers met referentiemunt EUR of USD. IC-opgave (Vatintra) Om ook van USD-dossiers aangiftes te kunnen indienen, werd de controle i.v.m. de dossiermunt aangepast. Voorheen kon er enkel een elektronische indiening gebeuren van een dossier met referentiemunt EUR. Nu is het mogelijk om een elektronische indiening te doen van dossiers met referentiemunt EUR of USD. 12
Btw-listing (Vatlist) Om ook van USD-dossiers aangiftes te kunnen indienen, werd de controle i.v.m. de dossiermunt aangepast. Voorheen kon er enkel een elektronische indiening gebeuren van een dossier met referentiemunt EUR. Nu is het mogelijk om een elektronische indiening te doen van dossiers met referentiemunt EUR of USD. Voor dossiers van het type Kleine ondernemingen wordt de jaaromzet berekend a.d.h.v. het saldo van de klasse 70. Deze jaaromzet dient ook in EUR ingediend te worden. Het samenstellen van het saldo gebeurt volgens het algemene principe. Fiche 281.50 (Belcotax) Om ook van USD-dossiers aangiftes te kunnen indienen, werd de controle i.v.m. de dossiermunt aangepast. Voorheen kon er enkel een elektronische indiening gebeuren van een dossier met referentiemunt EUR. Nu is het mogelijk om een elektronische indiening te doen van dossiers met referentiemunt EUR of USD. 13