EXPERT/M CLASSIC HANDLEIDING

Transcriptie

1 EXPERT/M CLASSIC HANDLEIDING

2 Inhoudsopgave Opstarten Expert/M Classic boekhouding... 9 Selectie dossiernummer... 9 Creatie van een nieuw dossier Functietoetsen Basisgegevens Creatie lege bestanden Dossiergegevens Dagboekgegevens Alfacodes dossiers Individuele rekeningen Individueel rekeningplan Algemene rekeningen Standaardboekhoudplan Beginsituatie openstaande documenten Landcodes + BTW-tarieven Muntkoersen Artikels Ingeven van de tekstlijnen Ingeven ventilatie- / landcodes individuele rekeningen Titels fiscale bijlage Wijzigen muntcode individuele rekeningen Ingeven bedragen intrestverhoging Kopiëren gewijzigde velden algemene rekeningen Kopiëren algemene rekeningen Hulpprogramma's Configuratie Expert/M Herindexeren bestanden Blokkeren periodes Consultatie op het scherm Dossiergegevens Dagboekgegevens... 50

3 Individuele rekeningen Algemene rekeningen Historiek openstaande posten / vereffende posten Omzethistorieken klanten/leveranciers Historiek algemene rekeningen Resultatenrekening op scherm / printer Proefbalans op basis van de algemene rekeningen Proefbalans op basis van de historieken Opzoeken bedrag in historieken algemene rekeningen of openstaande posten Historiek algemene rekeningen vreemde valuta Historiek openstaande posten op basis van de referte Lijsten Dossiergegevens Dagboekgegevens Individuele rekeningen Algemene rekeningen Koersen vreemde munten Artikels Titels fiscale bijlage Etiketten (matrixprinter) Etiketten (laserprinter) Lijst tabel bedragen intrestverhoging Creatie / onderhoud batchverwerking Opstarten batchverwerking Vervaldagboek nog te vervallen Vervaldagboek reeds vervallen Vervaldagboeken gecombineerd Rekeninguittreksels Rappels Klanten met toegestuurde rappels Instelling parameters variabele lay-outs Instelling parameters variabele lay-outs... 85

4 Dossiernaam en directory Selectie drukker Historieken Historieken openstaande / vereffende posten Cumulhistorieken klanten / leveranciers Cumulhistorieken klanten / leveranciers + EUR Omzethistorieken klanten / leveranciers Historieken algemene rekeningen (tegenrekening) Historieken algemene rekeningen (aantallen) Historieken algemene rekeningen (vreemde valuta) Afpunten historiek algemene rekeningen Opgave B.L.W.I. ( = Belgisch-Luxemburgs Wisselinstituut). 101 Aankopen De verwerking van aankoopfacturen Automatische diversen Contante aankopen (kasverrichtingen) BTW-winstmargeregeling Overschrijvingen leveranciers Verkopen De verwerking van verkoopfacturen Automatische diversen Contante verkopen (kasverrichtingen) Overschrijvingen klanten Facturatie De werking van de facturatie Ingeven van de tekstlijnen Contante verkopen (kasverrichtingen) Financiële verrichtingen Toekennen van de beginsaldi v.d. financiële rekeningen De verwerking van bank- en kasverrichtingen Automatische diversen Wissels Automatische kasverrichtingen

5 Automatische betaling leveranciers Automatische betaling klanten Bericht van domiciliëring Domiciliëring DOM Configuratie gestructureerde mededeling Conversie dagboeken naar Euro Diverse operaties De verwerking van diversen Standaarddiversen Automatische diversen Automatisch afpunten van de individuele rekeningen Afpunten op basis van de referte Opzoeken afrondingsverschillen openstaande posten Intrastat Wie is onderworpen aan Intrastat? Periodiciteit Integratie Intrastat <-> Expert/m Onderhoud Intrastatgegevens Onderhoud onvolledige lijnen Intrastatgegevens Controlelijst Intrastatgegevens Detaillijst Intrastatgegevens Aangifte Intrastat op papier Aangifte Intrastat op diskette BTW-Intrastatvergelijking per factuur Bijkomende controlelijst i.v.m. correcties BTW BTW-aangifte Elektronische aangifte (EDIVAT) Brief aangevers BTW-omzetvergelijking Lijst onbekende BTW- & banknummers BTW-eindejaarslisting BTW-eindejaarslisting op floppy

6 Lijst klanten zonder BTW-nummer Intracommunautaire opgave Intracommunautaire opgave op floppy Consultatie BTW-aangifte Afdruk BTW-aangifte t.e.m BTW voor Balansen Proefbalans op basis van de algemene rekeningen Proefbalans op basis van de historieken Saldibalans op basis van de algemene rekeningen Saldibalans op basis van de historieken Lijst fiscale bijlage Balans individuele rekeningen Proefbalans op basis v.d. alg. rekn. + eindbalans vorig jaar Saldibalans op basis v.d. alg. rekn. + eindbalans vorig jaar Uitgebreide saldibalans op basis v.d. alg. rekeningen Uitgebreide saldibalans op basis van de historieken Fiscale balans vennootschappen Fiscale balans handelaars Actief-passief-resultatenbalans Jaarrekeningen Ingeven van de jaarrekening: verkort schema Controlelijst verkort schema Verkort schema afdrukken Verkort schema: neerlegging op diskette Verkort schema: detail (in kolommen) Verkort schema: detail (met insprong) Ingeven van de jaarrekening: volledig schema Controlelijst volledig schema Volledig schema afdrukken Volledig schema: neerlegging op diskette Volledig schema: detail (in kolommen) Volledig schema: detail (met insprong)

7 Afschrijvingen Onderhoud investeringselementen Onderhoud tabel investeringsaftrek Lijst creatiegegs. afschrijvingstabellen & investeringsaftrek 365 Consultatie afschrijvingstabel per investering Lijst afschrijvingstabel per algemene rekening Lijst afschrijvingstabel per algemene rekening per investeringselement Lijst investeringsaftrek Toekennen investeringsaftrek Afsluitingen Verschuiven periodes algemene rekeningen Jaarafsluiting Nulstellen saldo huidig jaar individuele rekeningen + verwijderen openstaande posten Verwijderen individuele rekeningen met saldo, omzet en BTW gelijk aan nul Fiches / Koersverschillen in verband met slotkoers drukken Koersverschillen in verband met slotkoers boeken Koersverschillen GRD a.d.h.v. omrekeningskoersen Automatische diversen Correctie facturen reeds begrepen in de omzet Consolidatie dossiers Ratio s Berekenen totalen vaste ratio's Liquiditeit + rentabiliteit + financiering vaste activa Solvabiliteit + cashflow + voorraad Opstellen en berekenen vrije ratio's Drukken vrije ratio's Vergelijking huidig/vorig jaar + relatieve belangrijkheid Communicatie Koppeling met superfisc ven. b

8 Universele koppeling Importeren Aankopen Importeren verkopen Importeren diverse operaties Importeren analytische diverse operaties Importeren individuele rekeningen Importeren analytische rekeningen Dagboekhistorieken Algemeen gebruik Werkwijze Activeren van de dagboekhistorieken Afdruk dagboekhistorieken Export dagboekhistorieken Controlelijst dagboeken - algemene rekeningen Consultatie jarenbestand

9 Opstarten Expert/M Classic boekhouding Als u Expert/M Classic boekhouding opstart, krijgt u het opstartscherm te zien. Paswoord: u geeft uw paswoord in. Datum: de systeemdatum wordt voorgesteld. Selectie dossiernummer Nà het opstarten van Expert/M Classic boekhouding komt de cursor terecht op het veld 'Dossier'. Op dit veld selecteert u een bestaand dossier als volgt: - u tikt het dossiernummer in (maximum 4 numerieke karakters) of - u selecteert het dossier via zijn alfacode (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld 'Alfacode') of - u drukt op de consultatietoets of op * om de reeds bestaande dossiers te raadplegen: via Down, Up, PgDwn en PgUp, gevolgd door, kunt u het juiste dossier selecteren. Wenst u een nieuw dossier te creëren, dan volgt u de werkwijze zoals hierna wordt besproken. Indien u Expert/M Classic boekhouding benut voor 1 enkel dossier, dan kunt u het dossiernummer invullen in de configuratie. Na het opstarten van het pakket wordt het dossiernummer dan automatisch ingevuld (zie handleiding Configuratie Expert/M, veld 'Dossier bedrijf'). Referentiemunt U kunt via de F9-toets wisselen tussen een dossier in referentiemunt BEF (oorspronkelijk dossier) en referentiemunt EUR.

10 Creatie van een nieuw dossier In het hoofdscherm tikt u een nieuw dossiernummer in (maximum 4 numerieke karakters). Na ingave, krijgt u de volgende melding: Het gekozen dossiernummer 'xxxx' bestaat niet! Creatie? Nee ('xxxx' = het dossiernummer) U kiest voor 'Ja' door gebruik te maken van de wisseltoets. Nu komt u terecht in de ingaveschermen van de dossiergegevens (schermen 1 tot en met 4) en de dagboekgegevens (schermen 5 tot en met 9). De bespreking hiervan vindt u terug in de handleiding Invullen van de dossiergegevens en Dagboekgegevens. U komt terecht in een subscherm waar u de dossierdirectory kiest via het scrollsysteem (Down/Up, PgDwn/PgUp). Om een directory te selecteren, drukt u op. Doel: Indien u alle dossiers zou creëren in dezelfde directory, dan bestaat de kans dat het opzoeken van de dossiergegevens iets langer duurt. U bent echter vrij om te bepalen welke dossiers u in welke directory zult creëren, bijvoorbeeld: - rangschikking volgens eindcijfer dossier: - dossier 1, 11, 21, 51, 101,... C:\EXPERT\DOS\D01 - dossier 2, 12, 32, 72, 202,... C:\EXPERT\DOS\D02 - rangschikking volgens soort boekhouding: - dossiers boekjaar = kalenderjaar in 1 directory - dossiers boekjaar kalenderjaar in een andere directory - forfaitaire dossiers in nog een andere directory... Het pakket maakt alle verplichte bestanden aan, verdeeld over twee schermen (dit is afhankelijk van het aantal aangekochte modules!).

11 Functietoetsen Esc : - creatietoets - wisselen van dossier - oproepen van de creatieprogramma s tijdens het boeken. F1 : - stoptoets - aanvaarden van een geboekt document. F2 : - hulptoets - oproepen van de handleiding. Up : - vorig veld. PgUp : - vorig scherm - wijzigen automatische printerinstellingen. Down : - volgend veld. PgDwn : - volgend scherm - af/aanzetten van de automatische printerinstellingen. F7 : - naar rechts scrollen in een afdruk op het scherm. F8 : - consultatietoets - naar links scrollen in een afdruk op het scherm. F9 : - annulatietoets - annuleren van documenten of detaillijnen. F10 : - springtoets - op menuniveau: veranderen van taal. CR : - carriage return = = enter - op menuniveau: algemene informatie. Tab : - wisseltoets bij keuzemogelijkheden - links/rechts springen in een afdruk op het scherm. Ins : - consultatie individuele en algemene rekeningen (opzoeken verschillende selectiecriteria). Onderaan elk scherm worden de actieve functietoetsen per veld voorgesteld.

12 Basisgegevens Onder deze titel kunt u terecht voor het volgende: BASISGEGEVENS = in dit menu kunt u de bestanden die nodig zijn om een boekhouding te kunnen voeren, creëren, wijzigen of verwijderen. bvb. dossiergegevens, klanten, leveranciers, algemene rekeningen,... Creatie lege bestanden 1. Creatie lege bestanden Deze bestanden werden reeds automatisch aangemaakt bij de creatie van een nieuw dossier. Dossiergegevens In dit programma komt u automatisch terecht wanneer u een nieuw dossier creëert. Invullen van de dossiergegevens 2. Dossiergegevens Het zojuist ingegeven dossiernummer wordt voorgesteld. Volgende velden dient u in te vullen: Alfacode (5 - anum) Deze code maakt het mogelijk een dossier op te roepen via zijn roepnaam of alfacode. Naam (25 - anum) U geeft de firmanaam in van het dossier waarvoor u de boekhouding zult bijhouden. Deze naam wordt op elk scherm getoond en op elke listing afgedrukt.

13 Rechtsvorm (10 - anum) U roept de juridische vormen die van toepassing zijn op met de consultatietoets. Via Down en Up plaatst u de lichtbalk op de gewenste rechtsvorm; met bevestigt u uw keuze. Indien u een geldige selectie uitgevoerd heeft aan de hand van deze tabel, dan wordt dit gegeven automatisch ingevuld bij het creëren van de jaarrekening. In dit veld kunt u tevens een variabele omschrijving intikken. Straat (20 - anum) Huisnummer (5 - anum) Busnummer (3 - anum) Postnummer (5 - anum) Woonplaats (25 - anum) Telefoon 1 (16 - anum) Telefoon 2 Telefoon 3 Telefax (16 - anum) (50 - anum) Referentiemunt (3 - alfa) U geeft de munt in waarin de boekhouding gevoerd zal worden. Via de consultatietoets kunt u de reeds bestaande referentiemunten raadplegen. Drukt u op Esc, dan kunt u een nieuwe referentiemunt aanmaken (zie handleiding Muntkoersen). Verwerking in vreemde valuta U bepaalt of u in het dossier met vreemde valuta zult werken, namelijk: - ja = verwerking in vreemde valuta - nee = geen verwerking in vreemde valuta. Muntsituatie U kunt door middel van de Tabtoets de volgende 3 mogelijkheden selecteren. - Vóór 1999: voor de creatie van een dossier waarvan het huidige kalenderjaar zich vóór 1999 bevindt; : voor de creatie van een dossier waarvan het huidige kalenderjaar zich situeert tussen en ; : voor de creatie van een dossier vanaf 1 januari Landcode (2 - alfa) U typt de landcode in van het dossier waarvan de boekhouding bijgehouden zal worden. Deze landcode wordt gekoppeld aan het BTW-nummer met als gevolg dat er steeds een overeenstemming moet zijn tussen deze twee gegevens. Met de consultatietoets kunt u landentabel 2 oproepen (tenzij er maar één land aangemaakt werd). Dit is de landentabel waarmee u werkt en waarin u zelf de door u gebruikte landen dient toe te voegen uit landentabel 1. Landentabel 1 is de tabel die alle landen bevat. In landentabel 2 kunt u met Esc een nieuw land met de bijbehorende BTW-tarieven aanmaken. Drukt u op dit veld op Esc, dan kunt u rechtstreeks een nieuw land met de bijbehorende BTW-tarieven creëren. U komt terecht in een ingavescherm (zie handleiding Landcodes + BTW-tarieven) op het veld 'Landcode' waar u de gewenste landcode ingeeft, ofwel roept u met de consultatietoets landentabel 1 op. In landentabel 1 maakt u uw keuze door de lichtbalk op het gewenste land te plaatsen via het scrollsysteem (Down/Up, PgDwn/PgUp) en u bevestigt uw keuze dan met.

14 Taal Hier bepaalt u via de wisseltoets in welke taal de listings afgedrukt moeten worden, namelijk: - Nederlands - Frans - Engels - Duits Banknummer (30 - num) U geeft het banknummer in indien u gebruik zult maken van de module 'DOM80', 'Overschrijvingen klanten of leveranciers' en 'Betalingen leveranciers via bankdiskette'. Dit veld bevat zodoende de bankrekening van de begunstigde of van de opdrachtgever. Een Belgisch rekeningnummer wordt altijd gecontroleerd op zijn formaat en zijn rekenkundige juistheid. Bij ingave van het banknummer dient u geen leestekens in te geven. Standaard wordt 'onbekend' voorgesteld; via de wisseltoets kunt u dit voorstel wijzigen in 'geen'. BTW-nummer (30 - num) Het BTW-nummer, voorafgegaan door de landcode, wordt steeds vermeld op elke listing met betrekking tot de BTW-wetgeving. Het formaat van alle BTW-nummers van de E.U. wordt gecontroleerd. De landen waarvoor tevens de rekenkundige juistheid van de BTW-nummers gecontroleerd wordt, zijn België, Nederland, Denemarken, het Verenigd Koninkrijk en Italië. Bij ingave van het BTW-nummer dient u noch leestekens, noch de landcode in te geven. Standaard wordt 'onbekend' voorgesteld; via de wisseltoets kunt u dit voorstel wijzigen in 'geen'. BTW-aangifte Standaard wordt 'maand' voorgesteld; via de wisseltoets kunt u dit voorstel wijzigen in 'kwartaal'. BTW-kantoor (6 - num) U geeft hier het nummer in van het BTW-controlekantoor waaronder uw dossier ressorteert. Het nummer van het BTW-kantoor wordt afgedrukt op alle listings met betrekking tot de BTW. Intrastat. invoer Hier duidt u met de wisseltoets aan of u voor de invoer geen Intrastat indient, of u gebruik maakt van het vereenvoudigd schema per maand, het vereenvoudigd schema per kwartaal, het volledig schema per maand of het volledig schema per kwartaal. Intrastat. uitvoer Hier duidt u met de wisseltoets aan of u voor de uitvoer geen Intrastat indient, of u gebruik maakt van het vereenvoudigd schema per maand, het vereenvoudigd schema per kwartaal, het volledig schema per maand of het volledig schema per kwartaal. Nr. vestiging Hier vult u het nummer van de Intrastatvestiging in dat u toegekend is door de Nationale Bank van België. Regio Intrastat Hier kunt u het gebied van bestemmming (voor de aankopen) of het gebied van oorsprong (voor de verkopen) invullen dat standaard wordt voorgesteld bij het invullen van de Intrastatgegevens. U kunt dit veld blanco laten of u kunt volgende waarden invullen: 1 (Vlaams gewest), 2 (Waals gewest) of 3 (Brussels gewest)

15 U komt terecht in scherm 2 en vult verder in: Begindatum eerste boekjaar (8 - num) U geeft de begindatum van het eerste boekjaar in. Einddatum eerste boekjaar (8 - num) U geeft de einddatum van het eerste boekjaar in. Begindatum vorig boekjaar (8 - num) U geeft de begindatum van het vorig boekjaar in. Indien het eerste boekjaar ook het huidig boekjaar is, dan drukt u hier op de annulatietoets. Einddatum vorig boekjaar (8 - num) U geeft de einddatum van het vorig boekjaar in. Indien het eerste boekjaar ook het huidig boekjaar is, dan drukt u hier op de annulatietoets. Begindatum huidig boekjaar (8 - num) U geeft de begindatum van het huidig boekjaar in. Einddatum huidig boekjaar (8 - num) U geeft de einddatum van het huidig boekjaar in. Datum algemene vergadering (8 - num) U geeft de datum van de algemene vergadering in. Huidige boekhoudperiode (2 - num) U bepaalt op dit veld de periode van het boekjaar waarmee de boekhouding opgestart zal worden (max. 99). Van (2 - num) Hier vermeldt u het aantal boekperiodes in het boekjaar, bijvoorbeeld: - 1 van 12 = eerste boekperiode in een gewoon boekjaar - 1 van 18 = eerste boekperiode in een uitzonderlijk lang boekjaar. Boekjaar (4 - num) U geeft het boekjaar in. Standaard wordt het jaartal van de einddatum huidig boekjaar ingevuld. Huidige BTW-periode (2 - num) U geeft hier de corresponderende BTW-periode van het kalenderjaar in, namelijk: - bij een maandaangifte zijn er max. 12 periodes mogelijk - bij een kwartaalaangifte zijn er max. 4 periodes mogelijk.

16 Kalenderjaar (4 - num) U geeft hier het kalenderjaar in van de boekhouding. Standaard wordt het jaartal van de einddatum huidig boekjaar ingevuld. Huidige Intrastatmaand (2 - num) De Intrastatgegevens worden steeds per kalendermaand geregistreerd ( per maand een periodeverschuiving uitvoeren). Voor een Intrastat-kwartaalaangifte worden de juiste maanden automatisch samengesteld, namelijk: - N.I.S.-kwartaalaangifte 1 = N.I.S.-kalendermaanden 1, 2, 3 - N.I.S.-kwartaalaangifte 2 = N.I.S.-kalendermaanden 4, 5, 6 - N.I.S.-kwartaalaangifte 3 = N.I.S.-kalendermaanden 7, 8, 9 - N.I.S.-kwartaalaangifte 4 = N.I.S.-kalendermaanden 10, 11, 12. Met andere woorden: Boekperiode BTW-periode N.I.S.-periode 1. boekjaar = kalenderjaar (01/01 31/12) maandaangifte = januari = juli kwartaalaangifte = januari = juli boekjaar kalenderjaar (01/ ) maandaangifte = juli = januari kwartaalaangifte = juli = januari Aantal historiekjaren (2 - num) Dit is het aantal jaren dat de historieken algemene rekeningen bijgehouden moet worden. Er is een maximum, namelijk 10 jaar (dit wordt standaard voorgesteld) en een minimum, namelijk 2 jaar. Let op: hoe groter de verstekwaarde, hoe groter de vereiste opslagruimte op de harddisk! Indien u een dossier verwerkt met een gebroken boekjaar, selecteert u tenminste 3 jaar! Rechts nullen toevoegen Tijdens het boeken heeft u de mogelijkheid om na ingave van 1, 2 of 3 karakters van de algemene rekening deze rechts te laten opvullen met nullen. Met de wisseltoets kiest u tussen 'Ja' of 'Nee'. Creatie werkbestand toegelaten Een werkbestand wordt benut in de ingavekettingen (namelijk aankoop, verkoop, financieel, kassa en diversen). Het is een bestand waarin de gegevens van de te boeken stukken worden geregistreerd. Een werkbestand kan 2 soorten gegevens bevatten, namelijk: - gegevens die ingebracht zijn, maar nog niet zijn doorgestuurd naar de boekhouding; u kunt deze nog verwijderen of afdrukken of doorsturen naar de boekhouding - gegevens die ingebracht zijn en reeds zijn bijgewerkt; u kunt deze gegevens enkel nog (her)afdrukken.

17 U dient te bepalen hoe de werkbestanden bijgehouden moeten worden, namelijk: ofwel wilt u de werkbestanden na bijwerken van de gegevens periodiek annuleren, waardoor een nieuw werkbestand gecreëerd wordt, met als gevolg dat u bij het ingaan van een volgende periode het dagboek van de voorbije periode niet meer kunt afdrukken, ofwel spaart u de werkbestanden gans het boekjaar, zodat u op gelijk welk ogenblik alle dagboeken van de voorbije en huidige periodes nog eens kunt afdrukken. Dit betekent dat het werkbestand aanzienlijk aangroeit waardoor het een grotere opslagcapaciteit vergt van de harddisk. Mogelijkheden: - ja = creatie werkbestanden toelaten - nee = geen creatie werkbestanden toelaten. Herhalen documentsoort Dit veld is toepasselijk op de aankoop- en verkoopketting. In deze kettingen heeft u volgende mogelijkheden: factuur (= standaarddocument), creditnota, contante factuur,... U kiest voor 'Ja': de laatst geboekte documentsoort wordt voorgesteld bij het boeken van een nieuw document (bvb. na het boeken van een 'factuur' wordt opnieuw 'factuur' voorgesteld, na het boeken van een 'creditnota' wordt opnieuw 'creditnota' voorgesteld,...). U kiest voor 'Nee' (met de wisseltoets): na het boeken van om het even welke documentsoort, wordt het standaarddocument als eerstvolgende voorgesteld. Herhalen referte U kunt tijdens het boeken van documenten in de ingavekettingen de referte van een document die u heeft ingevuld bij de klant of leverancier, automatisch herhalen op het veld 'Omschrijving' van de algemene rekeningen door hier 'Ja' te selecteren met de wisseltoets. Afdruk facturatie Dit veld is van toepassing op de module facturatie. U kiest voor 'Percentage': bij afdruk van de verkoopfacturen wordt het toepasselijke BTW-percentage afgedrukt. U kiest met de wisseltoets voor 'BTW-code': bij afdruk van de verkoopfacturen wordt niet het toepasselijke BTW-percentage afgedrukt maar de BTW-code. Domiciliëring Indien u gebruik wenst te maken van de module domiciliëring, dan kunt u met de wisseltoets 'Ja' kiezen.

18 U komt terecht in scherm 3 waar u de volgende velden invult: Forfaitaire verwerking Hier bepaalt u of op het dossier al dan niet een BTW-forfait toegepast moet worden. U maakt uw keuze met de wisseltoets. Voor meer informatie, zie handleiding van de forfaits. Deze module is optioneel en dus niet inbegrepen in het basispakket Expert/M. Analytische verwerking: Module 1 module 9 U bepaalt per dossier hoeveel analytische modules u wenst toe te passen (max. 9 en afhankelijk van het aantal aangekochte modules). Een uiteenzetting over deze mogelijkheden vindt u terug in de analytische handleiding. Deze module is optioneel en dus niet inbegrepen in het basispakket Expert/M. Budgettaire verwerking U bepaalt met de wisseltoets of u het budgetbeheer wenst toe te passen op het geselecteerde dossier. Voor meer informatie, zie handleiding Budgetbeheer. Deze module is optioneel en dus niet inbegrepen in het basispakket Expert/M. Dossierbeheer Op dit veld kiest u of u al dan niet dossierbeheer wilt toepassen. Voor meer informatie zie handleiding Dossierbeheer. Deze module is optioneel en dus niet inbegrepen in het basispakket Expert/M. Rappels 1 (3 - num) 2 3 Hier bepaalt u na hoeveel dagen - u kiest van 0 tot vervaldag factuur de eerste, tweede en derde rappel afgedrukt moet worden. Let wel: rappel 1 < rappel 2 < rappel 3.

19 Vervaldagen einde maand (3 - num) U kunt 4 verschillende parameters bepalen voor het berekenen van de factuurvervaldagen op basis einde maand. Deze parameters worden telkens voorgesteld bij het creëren van klanten en leveranciers. Mogelijkheden: - 0 tot 999 dagen - let wel: vervaldag 1 < vervaldag 2 < vervaldag 3 < vervaldag 4. Vervaldagen einde factuur (3 - num) U kunt 4 verschillende parameters bepalen voor het berekenen van de factuurvervaldagen op basis einde factuur. Deze parameters worden telkens voorgesteld bij het creëren van klanten en leveranciers. Mogelijkheden: - 0 tot 999 dagen - let wel: vervaldag 1 < vervaldag 2 < vervaldag 3 < vervaldag 4. NOOT Indien u een nieuw dossier creëert, dan komt u na ingavescherm 3 in de schermen (schermen 4 tot en met 8) met betrekking tot de dagboekgegevens (zie handleiding Dagboekgegevens). Vanaf scherm 4 kunt u de creatie beëindigen met de stoptoets en worden alle verplichte rekeningen gecreëerd (zie handleiding Verplichte algemene rekeningen). Wijzigen / verwijderen van de dossiergegevens Wenst u de bestaande dossiergegevens te wijzigen of te verwijderen dan roept u het programma 2. Dossiergegevens opnieuw op en wijzigt u de gewenste velden. Met PgDwn gaat u naar een volgend scherm. Met PgUp keert u terug. Volgende velden kunnen niet gewijzigd worden: Referentiemunt Muntsituatie Landcode Huidige boekhoudperiode Boekjaar Huidige BTW-periode Kalenderjaar Huidige Intrastatmaand Dagboekgegevens 3. Dagboekgegevens Bij de creatie van een dossier worden automatisch defaultdagboeken aangemaakt. Met andere woorden, voor elke ingaveketting (aankopen, verkopen, financiële verrichtingen, diverse operaties en kassa) wordt er één dagboek gecreëerd. U selecteert de juiste ingaveketting via de wisseltoets ofwel door het gebruik van Down/Up. In dit programma kunt u de dagboekgegevens invullen (indien dit nog niet gebeurd was bij de creatie van het dossier). Met de wisseltoets kiest u tussen 'Wijzigen' of 'Verwijderen'. Indien er gegevens in het werkbestand aanwezig zijn, dan kunt u onmogelijk verwijderen. Wijzigen is dan voor bepaalde velden ook uitgesloten. U kunt in ieder scherm van de verschillende dagboeken de ingavetijden (uitgedrukt in honderdsten) en het aantal geboekte documenten huidige periode, huidig en vorig jaar raadplegen.

20 AANKOPEN Dagboeknummer (2 - num) Het defaultdagboek wordt voorgesteld, namelijk dagboeknummer 1. Via de consultatietoets consulteert u de reeds bestaande dagboeken. Wenst u een nieuw dagboek bij te creëren dan tikt u hier het eventueel oplopende nummer in. U kunt max. 99 dagboeken creëren. Libelé (3 - anum) De libelé is het etiket van het dagboek bvb. AN1 en is verplicht in te vullen. Ze wordt op elk dagboek en op elke historiek afgedrukt. Omschrijving libelé (30 - anum) U vult hier de naam van het dagboek in, bvb. Aankoopdagboek 1. Laatst gebruikte bladzijde facturen / creditnota's (4 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze bevat het nummer van de laatst afgedrukte pagina. Laatst gebruikt documentnummer facturen / creditnota's (6 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze houdt het laatst gebruikte documentnummer bij. Opmerking: het is aan te raden om de nummers steeds door het jaartal te laten voorafgaan en per dagboek een aparte nummering toe te passen. Centralisatierekening (6 - num) U verwijst hier naar de centralisatierekening in de boekhouding. Indien onbestaand, drukt u op Esc voor creatie van de algemene rekening. Met de consultatietoets roept u de reeds bestaande algemene rekeningen op. Indien u de algemene rekening wenst op te zoeken door ingave van een karakterrij, dan kiest u voor Ins. Werkt u met meerdere dagboeken, dan kunt u per dagboek een aparte centralisatierekening voorzien, bvb , , ,... Centralisatierekening T.B.W. (6 - num) Dit veld wordt o.a. gebruikt indien u met de module Creatie wissels ( Creatie wissels) werkt. Indien onbestaand, drukt u op Esc voor creatie van de algemene rekening. Met de consultatietoets roept u de reeds bestaande algemene rekeningen op. Indien u de algemene rekening wenst op te zoeken door ingave van een karakterrij, dan kiest u voor Ins. Werkt u met meerdere dagboeken, dan kunt u per dagboek een aparte centralisatierekening voorzien, bvb , , ,... Inkoopregister? Met de wisseltoets maakt u uw keuze. U kiest voor 'Nee': het aankoopdagboek wordt aangemaakt. U kiest voor 'Ja': het aankoopdagboek wordt aangemaakt als inkoopregister; dit register is van toepassing in de BTW op de margeregeling (zie handleiding BTW-winstmarge regeling).

21 VERKOPEN Dagboeknummer (2 - num) Het defaultdagboek wordt voorgesteld, namelijk dagboeknummer 1. Via de consultatietoets roept u de reeds bestaande dagboeken op. Wenst u een nieuw dagboek bij te creëren dan tikt u hier het eventueel oplopende nummer in. U kunt max. 99 dagboeken creëren. Libelé (3 - anum) De libelé is het etiket van het dagboek bvb. VE1 en is verplicht in te vullen. Ze wordt op elk dagboek en op elke historiek afgedrukt. Omschrijving libelé U vult hier de naam van het dagboek in, bvb. Verkoopdagboek 1. Laatst gebruikte bladzijde facturen / creditnota's (4 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze bevat het nummer van de laatst afgedrukte pagina. Laatst gebruikte documentnummer facturen / creditnota's (6 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze houdt het laatst gebruikte documentnummer bij. Opmerking: het is aan te raden om de nummers steeds door het jaartal te laten voorafgaan en per dagboek een aparte nummering toe te passen. Centralisatierekening (6 - num) U verwijst hier naar de centralisatierekening in de boekhouding. Indien onbestaand, drukt u op Esc voor creatie van de algemene rekening. Met de consultatietoets roept u de reeds bestaande algemene rekeningen op. Indien u de algemene rekening wenst op te zoeken door ingave van een karakterrij, dan kiest u voor Ins. Werkt u met meerdere dagboeken dan kunt u per dagboek een aparte centralisatierekening voorzien, bvb , , ,... Centralisatierekening T.I.W. (6 - num) Dit veld wordt o.a. gebruikt indien u met de module Creatie wissels ( Creatie wissels) werkt. Indien onbestaand, drukt u op Esc voor creatie van de algemene rekening. Met de consultatietoets roept u de reeds bestaande algemene rekeningen op. Indien u de algemene rekening wenst op te zoeken door ingave van een karakterrij, dan kiest u voor Ins. Werkt u met meerdere dagboeken, dan kunt u per dagboek een aparte centralisatierekening voorzien, bvb , , ,... FINANCIEEL Dagboeknummer (2 - num) Het defaultdagboek wordt voorgesteld, namelijk dagboeknummer 1. Via de consultatietoets raadpleegt u de reeds bestaande dagboeken. Wenst u een nieuw dagboek bij te creëren dan tikt u hier het eventueel oplopende nummer in. U kunt max. 99 dagboeken creëren. Libelé (3 - anum) De libelé is het etiket van het dagboek bvb. BBL en is verplicht in te vullen. Ze wordt op elk dagboek en op elke historiek afgedrukt. Omschrijving libelé (30 - anum) U vult hier de naam van het dagboek in, bvb. BBL

22 Laatst gebruikte bladzijde huidig / vorig jaar (4 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze bevat het nummer van de laatst afgedrukte pagina. Laatst gebruikt documentnummer huidig / vorig jaar (6 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze houdt het laatst gebruikte uittrekselnummer bij. Centralisatierekening (6 - num) U verwijst hier naar de algemene rekening van de financiële instelling. Indien onbestaand, drukt u op Esc voor creatie van de algemene rekening. Met de consultatietoets roept u de reeds bestaande algemene rekeningen op. Indien u de algemene rekening wenst op te zoeken door ingave van een karakterrij, dan kiest u voor Ins. Werkt u met meerdere dagboeken dan kunt u per dagboek een aparte centralisatierekening voorzien, bvb , , ,... Code munt (3 - anum) U verwijst naar de I.S.O.-muntcode of de numerieke code van de munt die hoort bij de financiële rekening. Via de consultatietoets kunt u de bestaande muntentabel raadplegen. Met Esc kunt u een munt bijcreëren. Dit veld kunt u achteraf niet meer wijzigen. DIVERSEN Dagboeknummer (2 - num) Het defaultdagboek wordt voorgesteld, namelijk dagboeknummer 1. Via de consultatietoets raadpleegt u de reeds bestaande dagboeken. Wenst u een nieuw dagboek bij te creëren dan tikt u hier het eventueel oplopende nummer in. U kunt max. 99 dagboeken creëren. Libelé (3 - anum) De libelé is het etiket van het dagboek bvb. DI1 en is verplicht in te vullen. Ze wordt op elk dagboek en op elke historiek afgedrukt. Omschrijving libelé (30 - anum) U vult hier de naam van het dagboek in, bvb. Diversendagboek 1. Laatst gebruikte bladzijde huidig / vorig jaar (4 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze bevat het nummer van de laatst afgedrukte pagina. Laatst gebruikt documentnummer huidig / vorig jaar (6 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze houdt het laatst gebruikte nummer bij van de diverse post.

23 KASSA Dagboeknummer (2 - num) Het defaultdagboek wordt voorgesteld, namelijk dagboeknummer 1. Via de consultatietoets roept u de reeds bestaande dagboeken op. Wenst u een nieuw dagboek bij te creëren dan tikt u hier het eventueel oplopende nummer in. U kunt max. 99 dagboeken creëren. Libelé (3 - anum) De libelé is het etiket van het dagboek bvb. K01 en is verplicht in te vullen. Ze wordt op elk dagboek en op elke historiek afgedrukt. Omschrijving libelé (30 - anum) U vult hier de naam van het dagboek in, bvb. Kassa. Laatst gebruikte bladzijde huidig / vorig jaar (4 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze bevat het nummer van de laatst afgedrukte pagina. Laatst gebruikt documentnummer huidig / vorig jaar (6 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze houdt het laatst gebruikte uittrekselnummer bij. Centralisatierekening (6 - num) U verwijst hier naar de algemene rekening van de kas. Indien onbestaand, drukt u op Esc voor creatie van de algemene rekening. Met de consultatietoets roept u de reeds bestaande algemene rekeningen op. Indien u de algemene rekening wenst op te zoeken door ingave van een karakterrij, dan kiest u voor Ins. Werkt u met meerdere dagboeken dan kunt u per dagboek een aparte centralisatierekening voorzien, bvb , , ,... Code munt (3 - anum) U verwijst naar de I.S.O.-muntcode of de numerieke code van de munt die hoort bij de financiële rekening. Via de consultatietoets kunt u de bestaande muntentabel raadplegen. Met Esc kunt u een munt bijcreëren. NOOT Gezien het pakket automatisch defaultdagboeken aanmaakt bij het creëren van een nieuw dossier, loopt u geen risico als u dit programma niet verder zou aanvullen. De defaultcreaties gebeuren immers aan de hand van het genormaliseerd rekeningstelsel. Dit programma is ook rechtstreeks op te roepen vanuit de ingavekettingen. (zie handleiding Selecteren van een aankoopdagboek, Selecteren van een verkoopdagboek, Selecteren van een financieel dagboek, Selecteren van een kasdagboek, Selecteren van een diverse postenboek). Alfacodes dossiers 4. Alfacodes dossiers Door middel van deze procedure wordt een gemeenschappelijk bestand DMALF.EXP aangemaakt. Het is een bestand waarin alle alfacodes van de dossiers worden opgeslaan. Dit bestand laat u toe om uw dossiers ook op te roepen via de alfacode in plaats van het dossiernummer. Deze procedure hoeft u eenmalig uit te voeren, bijvoorbeeld nà het creëren van uw eerste dossier. Maakt u meerdere dossiers aan, dan wordt dit bestand automatisch bijgewerkt.

24 Individuele rekeningen Creatie van een individuele rekening 5. Individuele rekeningen Klant - Lever. (1 - alfa) U selecteert het soort individuele rekening dat u wenst te creëren door gebruik te maken van de wisseltoets. Nummer (8 - num) Dit is het identificatienummer van de klant of de leverancier. F7 = het pakket zoekt het eerste vrije nummer vanaf nummer 1. Nummer + F7 = het pakket zoekt het eerste vrije nummer vanaf het opgegeven nummer. Een aansluitende nummering is niet verplicht! Indien u een klant of leverancier wenst op te zoeken, kunt u dit aan de hand van: - de consultatietoets of * : u krijgt een lijst van alle bestaande klanten of leveranciers - Ins: u kunt de klant / leverancier consulteren door het intikken van selectiecriteria (nl. naam, alfacode, straat, postnr., woonplaats, telefoon, telefax, BTW-nummer, banknummer, landcode). Naam (25 - anum) U vult de naam van de individuele rekening in. Alfacode (8 - anum) Dit is de roepnaam van de individuele rekening: ze wordt namelijk gebruikt voor het snel opzoeken van de individuele rekening. Deze code moet niet verplicht beginnen met dezelfde letters als de naam. Landcode (2 - alfa) Op dit veld doet u de selectie van de landcode. Deze landcode wordt gekoppeld aan het BTW-nummer van de individuele rekening, met als gevolg dat er steeds een overeenstemming moet zijn tussen deze twee gegevens. Standaard wordt de landcode uit het dossier voorgesteld. Met de consultatietoets kunt u landentabel 2 oproepen (tenzij er maar één land aangemaakt werd). Dit is de landentabel waarmee u werkt en waarin u zelf de door u gebruikte landen dient toe te voegen uit landentabel 1. Landentabel 1 is de tabel die alle landen bevat. In landentabel 2 kunt u met Esc een nieuw land met de bijbehorende BTW-tarieven aanmaken. Drukt u op dit veld op Esc, dan kunt u rechtstreeks een nieuw land met de bijbehorende BTW-tarieven creëren. U komt terecht in een ingavescherm (zie handleiding Landcodes + BTW-tarieven) op het veld 'Landcode' waar u de gewenste landcode ingeeft ofwel roept u met de consultatietoets landentabel 1 op. In landentabel 1 maakt u uw keuze door de lichtbalk op het gewenste land te plaatsen via het scrollsysteem (Down/Up, PgDwn/ PgUp) en u bevestigt uw keuze dan met. Muntcode (3 - anum) Dit is de munt die bij de klant of de leverancier hoort. Standaard wordt de munt uit het dossier voorgesteld. Indien gekend, typt u de I.S.O.-norm van de munt in (hoofd- of kleine letters). Indien ongekend, kunt u de muntentabel oproepen via de consultatietoets. Met Esc kunt u een nieuwe munt aanmaken (zie handleiding Muntkoersen).

25 Taal (1 - alfa) Deze code is van belang bij het afdrukken van etiketten, rekeninguittreksels, rappels,... Mogelijkheden: - Nederlands - Frans - Engels - Duits. Om één van deze talen te selecteren, gebruikt u de wisseltoets of de consultatietoets. Straat + nr. (25 - anum) Postnummer (8 - anum) Als u het postnummer niet kent dan laat u dit blanco. U kunt dan via de woonplaats het juiste nummer opzoeken. Als u het postnummer wel ingeeft, dan zal de bijbehorende woonplaats voorgesteld worden. Worden meerdere woonplaatsen met hetzelfde postnummer voorgesteld, dan selecteert u de juiste woonplaats door gebruik te maken van de voorgestelde functietoetsen. De selectie beëindigt u dan met. Woonplaats (25 - anum) Als u het postnummer heeft ingevuld, dan wordt de juiste woonplaats voorgesteld. De voorgestelde woonplaats kunt u echter altijd overtikken. Heeft u het postnummer echter blanco gelaten, dan kunt u de woonplaats consulteren op 2 manieren: - zoeken op beginletters: BOR Borgerhout Borsbeek... - zoeken op karakterrij: AVE s Gravenwezel Zaventem... (let wel: hier dienen de aanhalingstekens ingetikt te worden!) Wenst u geen woonplaats in te vullen, dan drukt u op. In de consultatietabel van de postnummers worden alle nummers alfabetisch gerangschikt op basis van de naam van de woonplaats. Indien in de tabel eerst de Franstalige omschrijving wordt voorgesteld, dan kunt u deze aanvaarden. De naam van de woonplaats die uiteindelijk wordt weggeschreven in de individuele rekening wordt geselecteerd aan de hand van de code taal van het dossier. Voorbeeld: u tikt het postnummer 9000 in. In de tabel wordt "Gand" als eerste omschrijving voorgesteld. Indien u in het dossier verwezen heeft naar code taal 'Nederlands', dan wordt "Gent" weggeschreven in de individuele rekening. Telefoon (16 - anum) Fax (16 - anum) (50 - anum) Banknummer (30 - anum) Het banknummer van een klant moet worden ingevuld indien u gebruik zult maken van de module Domiciliëringen. Het banknummer van een leverancier moet worden ingevuld indien u gebruik zult maken van de module Overschrijvingen leveranciers of Betalingen via bankdiskette. Indien de landcode van de individuele rekening op BE staat, wordt het banknummer gecontroleerd op zijn rekenkundige juistheid. Leestekens mag u niet gebruiken! Standaard wordt 'onbekend nummer' voorgesteld; via de wisseltoets kunt u dit voorstel wijzigen in 'geen nummer'. Het banknummer kan niet worden gewijzigd als de code 'domiciliëring' op 'Ja' staat.

26 BTW-plichtig Hier bepaalt u welk BTW-stelsel van toepassing is. Met de wisseltoets krijgt u de verschillende mogelijkheden: - Nee - Ja - Kleine onderneming. BTW-nummer (30 - anum) Het BTW-nummer, voorafgegaan door de landcode, wordt steeds vermeld op elke listing met betrekking tot de BTW-wetgeving. Het formaat van alle BTW-nummers van de E.U. wordt gecontroleerd. De landen waarvoor tevens de rekenkundige juistheid gecontroleerd wordt, zijn België, Nederland, Italië, Denemarken en het Verenigd Koninkrijk. Leestekens mag u niet gebruiken! Standaard wordt 'onbekend nummer' voorgesteld; via de wisseltoets kunt u dit voorstel wijzigen in 'geen nummer'. Het veld 'BTW-nummer' is bepalend of de klantenfiche opgenomen moet worden in de BTW-listing. Code ventilatie (2 - num) U vermeldt de meest voorkomende code, die u nodig heeft voor de BTW-ventilatie tijdens het boeken van aankoop- en verkoopfacturen. De ventilatiecodes kunt u via de consultatietoets oproepen: A. Klanten: Code BTW-vak 00 = Omzet 0 % = Omzet 6 % = Omzet 12 % = Omzet 21 % = Omzet 1 % = Basismarge - 10 = ICL-goederen = ICL-maakloon = ICL-montage = ICL-afstand = ICL-diensten / Export niet-e.g = Medecontractant = Diversen buiten BTW - 70 = ICL-driehoek abc 46 B. Leveranciers: Code BTW-vak 0 = Binnenland + import niet-e.g. 81/82/83 10 = ICV-goederen /82/83 11 = ICV-accijnzen /82/83 20 = Verlegging van heffing niet-e.g /82/83 30 = Onroerende staat /82/83 40 = Diversen buiten BTW - 60 = ICV-diensten + andere medecontractanten /82/83 70 = ICV-driehoek abc /82/83 01 = code 00 + F (vak a) (*) 81/82/83 02 = code 00 + F (vak b) (*) 81/82/83

27 03 = code 00 + F (vak c) (*) 81/82/83 04 = code 00 + F (vak d) (*) 81/82/83 41 = code 40 + F (vak a) (*) - 42 = code 40 + F (vak b) (*) - 43 = code 40 + F (vak c) (*) - 44 = code 40 + F (vak d) (*) - 61 = code 60 + F (vak a) (*) /82/83 62 = code 60 + F (vak b) (*) /82/83 63 = code 60 + F (vak c) (*) /82/83 64 = code 60 + F (vak d) (*) /82/83 (*) De bedragen die geboekt worden aan de hand van deze codes, worden opgenomen in de desbetreffende vakken van de Fiche (zie verder in de handleiding Fiche ). BTW-percentage (4 - num) Op dit veld, dat enkel opgevraagd wordt bij leveranciers, geeft u het meest voorkomende BTW-percentage in. U roept de verschillende mogelijkheden op met de consultatietoets: - 0 % - 6 % - 12 % - 21 % - 1 %. Deze percentages kunnen gewijzigd worden via 1. Basisgegevens, 10. Landcodes + BTW-tarieven (zie verder in de handleiding Landcodes + BTW-tarieven). U kunt ook gebruik maken van de wisseltoets om uw keuze te maken ofwel tikt u het gewenste percentage in. Tegenrekening (6 - num) Bij creatie van een klant vermeldt u hier de meest voorkomende opbrengstenrekening. Bij creatie van een leverancier vermeldt u de meest voorkomende kostenrekening. Met de consultatietoets raadpleegt u het boekhoudplan vanaf de eerste algemene rekening. Wenst u het rekeningstelsel te consulteren vanaf een bepaalde klasse, dan tikt u de klasse in gevolgd door de consultatietoets. Esc is hier ook van toepassing indien u een algemene rekening wenst te creëren of een bestaande rekening wenst te wijzigen. Via Ins kunt u een algemene rekening zoeken op een ingegeven karakterrij: bvb. bij ingave TELE TELEFOON TELEFAX... Historieken U bepaalt op welke manier de historiek van de individuele rekening bijgehouden moet worden. Mogelijkheden: - Facturen + betalingen bijhouden = u krijgt de boekhoudkundige historiek met overzicht van datum, factuurnummer, totaal factuurbedrag en/of respectievelijke betalingen bvb. bij volledige boekhoudingen. - Alle historieken bijhouden = dit is de combinatie van 'Facturen + betalingen bijhouden' en Omzet + BTW + diversen bijhouden bvb. volledige boekhouding waarbij een IC-opgave opgemaakt moet worden. U maakt uw keuze aan de hand van de wisseltoets of de consultatietoets. Vervaldatum

28 U bepaalt per klant of leverancier wanneer de facturen vervallen. De parameters uit het dossierrecord worden hier voorgesteld. Indien u de standaardparameters heeft aanvaard, dan krijgt u door de consultatietoets in te drukken de volgende mogelijkheden: - contant - 30 dagen einde maand - 60 dagen einde maand - 90 dagen einde maand dagen einde maand - 30 dagen einde factuur - 60 dagen einde factuur - 90 dagen einde factuur dagen einde factuur - manueel: in tegenstelling tot de vorige parameters, moet u bij deze, tijdens het boeken van facturen, telkens de vervaldag manueel toekennen. Situatie klant Dit veld wordt enkel opgevraagd bij de creatie / wijziging van een klant. Mogelijkheden: - normaal - dubieus Standaard wordt 'Normaal' voorgesteld. Dit kunt u echter wijzigen in 'Dubieus' door gebruik te maken van de wisseltoets of door de mogelijkheden met de consultatietoets op te roepen en dan te selecteren. Rappels toesturen Dit veld wordt enkel opgevraagd bij de creatie van een klant. U bepaalt nl. of een rappel afgedrukt moet worden voor deze klant indien deze vervallen openstaande facturen heeft. De mogelijkheden zijn: - Ja - Neen. U kunt uw keuze bepalen door de wisseltoets of de consultatietoets te gebruiken. Domiciliëring Dit veld wordt enkel opgevraagd bij de creatie van een klant en bepaalt of de klant zijn openstaande facturen al dan niet zal betalen via domiciliëring. U bepaalt uw keuze met de wisseltoets of via de consultatietoets. Echtgenote van (25 - anum) Dit veld wordt enkel opgevraagd bij de creatie van een leverancier. Dit is een veld dat gebruikt wordt voor het opstellen van de fiche , u kunt hier de naam van de echtgenote invullen. Beroep (25 - anum) Dit veld wordt enkel opgevraagd bij de creatie van een leverancier. Dit is een veld dat gebruikt wordt voor het opstellen van de fiche , u kunt hier het beroep van de leverancier invullen. Indien u in het dossierrecord niet heeft verwezen naar de Intrastatverwerking, dan eindigt het creatieprogramma voor individuele rekeningen nà bovenvermeld ingaveveld. Moet u echter N.I.S.-statistieken bijhouden, dan worden bij het creëren van individuele rekeningen, afkomstig uit een E.U.-lidstaat, volgende ingavevelden opgevraagd:

29 Vervoerswijze Dit veld wordt enkel opgevraagd indien er bij de dossiergegevens bij Intrastat invoer of uitvoer Volledige maand of Volledig kwartaal staat ingevuld (zie ook handleiding Basisgegevens - Invullen van de dossiergegevens). U vermeldt de vermoedelijke vervoerswijze bij ICL of ICV van goederen. Met de consultatietoets kunt u alle mogelijke codes raadplegen. Indien ongekend, aanvaardt u het voorgestelde? (voor meer informatie wordt u verwezen naar hoofdstuk Intrastatverwerking). Aard transactie Met de consultatietoets kunt u alle mogelijke codes raadplegen. Indien ongekend, aanvaardt u het voorgestelde? (voor meer informatie wordt u verwezen naar hoofdstuk Intrastatverwerking). Goederencode (8 - num) Met de consultatietoets kunt u alle mogelijke codes raadplegen. Indien ongekend, aanvaardt u het voorgestelde? (voor meer informatie wordt u verwezen naar hoofdstuk Intrastatverwerking ). Leveringsvoorwaarde Dit veld wordt enkel opgevraagd indien er bij de dossiergegevens bij Intrastat invoer of uitvoer Volledig maand of Volledig kwartaal staat ingevuld (zie ook handleiding: Basisgegevens - Invullen van de dossiergegevens). Met de consultatietoets kunt u alle mogelijke codes raadplegen. Indien ongekend, aanvaardt u het voorgestelde? (voor meer informatie wordt u verwezen naar hoofdstuk Intrastatverwerking).

30 Wijzigen / verwijderen van een individuele rekening Wenst u een bestaande individuele rekening te wijzigen of te verwijderen, dan roept u het programma 5. Individuele rekeningen opnieuw op. Het eigenlijke selecteren van een individuele rekening gebeurt op het veld 'Nummer': - indien gekend, tikt u het individueel rekeningnummer in - u roept de klant of de leverancier op via zijn alfacode; indien er meerdere individuele rekeningen bestaan met dezelfde alfacode dan worden deze klanten / leveranciers voorgesteld in een apart scherm (via de pijltjestoetsen maakt u uw selectie) - tikt u *, dan kunt u de volledige lijst klanten / leveranciers consulteren (via de pijltjestoetsen maakt u uw selectie) - via Ins kunt u eender welke individuele rekening selecteren met volgende selectiecriteria: - naam - telefoon - alfacode - telefax - straat - BTW-nummer - postnummer - banknummer - woonplaats - landcode. Het pakket stelt u voor de volgende keuze: Wijzigen - verwijderen U kiest voor 'Wijzigen': via gaat u naar het veld dat u wenst te corrigeren. Let op: het individueel rekeningnummer en de landcode kunnen niet gewijzigd worden! Na de correctie beëindigt u het programma door middel van de stoptoets. U kiest voor 'Verwijderen' (via de wisseltoets): er wordt een bijkomende bevestiging gevraagd. Belangrijk: een klant of leverancier waarop reeds geboekt is, kunt u niet verwijderen! NOOT In het programma 'Creatie individuele rekeningen' maakt het pakket automatisch een verplichte klant ( ) en een verplichte leverancier ( ) aan. Deze twee individuele rekeningen mag u nooit verwijderen!

31 Individueel rekeningplan 6. Individueel rekeningplan Een individueel rekeningplan wordt gebruikt als u klanten en/of leveranciers wenst te kopiëren vanuit het ene dossier naar een ander dossier. Praktisch: Dossier 25: de boekhouding van deze firma wordt tot op heden bijgehouden onder de wetgeving van een eenmanszaak. Vanaf 1 januari e.k. wordt deze firma omgevormd naar een vennootschap. U verkiest deze boekhouding te registreren in een nieuw dossier, namelijk nummer 250. U staat in dossier 25 en gaat als volgt te werk: Creatie individueel rekeningplan Door middel van deze procedure worden de klanten en/of leveranciers gekopieerd in een tussenbestand, namelijk DMPLA.EXP. Welke rekeningen? Klanten / leveranciers / beiden U maakt uw keuze met de wisseltoets. Bij de keuze 'Klanten' of 'Leveranciers' dient u de velden 'Van - tot individuele rekening' in te vullen. Kopiëren individueel rekeningplan Door middel van deze procedure worden de klanten en/of leveranciers gelezen uit het tussenbestand (DMPLA.EXP) en weggeschreven in het dossier dat u geselecteerd heeft. Welke rekeningen? Klanten / leveranciers / beiden U maakt uw keuze met de wisseltoets. OK? Ja / nee Er wordt een bijkomende bevestiging gevraagd.

32 In bovenvermelde situatie: u selecteert het dossier 250. Vervolgens roept u de procedure voor het kopiëren van de individuele rekeningen op. De klanten en de leveranciers die zich in het tussenbestand bevinden, worden onmiddellijk weggeschreven in het dossier 250. NOOT Indien een individueel rekeningnummer reeds bestaat in het ontvangend dossier, zal dit niet overschreven worden! Algemene rekeningen Creatie van een algemene rekening 7. Algemene rekeningen Algemeen rekeningnummer (6 - num) U tikt het nummer van de algemene rekening in. Aangezien verdere applicaties in het boekhoudpakket gebaseerd zijn op de opbouw van het minimum genormaliseerd rekeningstelsel, dient u volgende regels strikt te volgen: - een algemene rekening bestaat altijd uit 6 karakters - een algemene rekening eindigt op eindcijfer 1 voor niet-opgevraagde bedragen - een algemene rekening eindigt op eindcijfer 8 voor geboekte meerwaarden - een algemene rekening eindigt op eindcijfer 9 voor geboekte afschrijvingen en waarde verminderingen. Relatienummer (6 - num) Dit veld is voorbehouden voor de verplichte algemene rekeningen (zie handleiding Verplichte algemene rekeningen). Omschrijving Nederlands (30 - anum) U tikt de volledige Nederlandstalige omschrijving van de algemene rekening in. Dit veld heeft prioriteit op de andere talen indien in het dossierrecord verwezen werd naar deze taal. Ze biedt u ook de mogelijkheid om balansen meertalig af te drukken. Omschrijving Frans (30 - anum) U tikt de volledige Franstalige omschrijving van de algemene rekening in. Dit veld heeft prioriteit op de andere talen indien in het dossierrecord verwezen werd naar deze taal. Ze biedt u ook de mogelijkheid om balansen meertalig af te drukken. Omschrijving Engels (30 - anum) U tikt de volledige Engelstalige omschrijving van de algemene rekening in. Dit veld heeft prioriteit op de andere talen indien in het dossierrecord verwezen werd naar deze taal. Ze biedt u ook de mogelijkheid om balansen meertalig af te drukken. Omschrijving Duits (30 - anum) U tikt de volledige Duitstalige omschrijving van de algemene rekening in. Dit veld heeft prioriteit op de andere talen indien in het dossierrecord verwezen werd naar deze taal. Ze biedt u ook de mogelijkheid om balansen meertalig af te drukken. Code aard (1 - num) U bepaalt welk soort algemene rekening u creëert met de wisseltoets of u roept een overzicht van de verschillende soorten op met de consultatietoets en u selecteert met Down/Up, namelijk: - 0 = balansrekening (klasse 1 t.e.m. 5) - 3 = uitzonderlijk resultaat (groep ) - 1 = bedrijfsresultaat (groep 60/ /74) - 4 = extra boekhoudkundige rekening - 2 = financieel resultaat (groep ) - 5 = extra boekhoudkundige BTW-rekening. Voor algemene rekeningen van klasse 6 en 7 kunt u vanaf dit veld de ingave beëindigen door op de stoptoets te drukken.

33 Code balans (1 - num) Dit veld wordt enkel opgevraagd bij creatie van een balansrekening. U verwijst hier naar het soort balansrekening met de wisseltoets of door het intikken van het juiste cijfer: - 0 = niet op balans - 1 = actiefrekening - 2 = passiefrekening - 3 = actief/passief naargelang het saldo. Met de consultatietoets kunt u alle mogelijkheden oproepen in een subscherm. U plaatst de lichtbalk aan de hand van Down/Up op de gewenste code en u drukt om te selecteren. Code 3 mag u enkel toewijzen gedurende het boekjaar. Vóór het afdrukken van de eindejaarsbalansen moet u code 1 of 2 toekennen. Code historiek (1 - num) Op welke manier moet de historiek van de algemene rekening bijgehouden worden? U maakt uw keuze met de wisseltoets of u vraagt een overzicht van de bestaande codes met de consultatietoets: - 0 = geen historieken bijhouden - 1 = historieken bijhouden - 2 = historieken per dagboekcentralisatie bijhouden. Bij de dagboekcentralisatie wordt naast de algemene rekeningen met 'code historiek = 2' een sterretje afgedrukt. Vanaf dit veld kunt u op de stoptoets drukken om de ingave te beëindigen: de volgende velden worden automatisch opgevuld met hun standaardwaarden. Code aantal Voor bepaalde algemene rekeningen is het interessant om hoeveelheden / stuks bij te houden. Met de wisseltoets kiest u tussen 'Ja' of 'Nee' Vanaf dit veld kunt u op de stoptoets drukken om de ingave te beëindigen: de volgende velden worden automatisch opgevuld met hun standaardwaarden. Aantal decimalen Indien u in het vorige veld gekozen heeft voor 'Code aantal = Ja', dan komt u op dit veld terecht. De aantallen kunnen met maximaal 2 decimalen bijgehouden worden. Wenst u geen decimalen te registreren, dan vult u 0 (nul) in. % BTW niet-aftr. (3,2 - num) Bij bepaalde algemene rekeningen is het toepasselijk BTW-bedrag niet volledig aftrekbaar. Hier verwijst u dan naar het % dat niet aftrekbaar is. Indien dit veld is ingevuld, gaat het pakket bij gebruik van deze algemene rekening tijdens het boeken van facturen, de opsplitsing BTW aftrekbaar en BTW niet-aftrekbaar voorstellen. Vanaf dit veld kunt u op de stoptoets drukken om de ingave te beëindigen: de volgende velden worden automatisch opgevuld met hun standaardwaarden. Nummer fiscale bijlage (6 - num) Hier refereert u naar de titel van de fiscale bijlage waaronder de algemene rekening opgenomen moet worden (zie ook handleiding Titels fiscale bijlage). % Privé (3,2 - num) Dit veld vult u in indien u werkt met de fiscale bijlage (zie ook handleiding Lijst fiscale bijlage, veld Uitsplitsing privé-zaak ). Vanaf dit veld kunt u op de stoptoets drukken om de ingave te beëindigen: de volgende velden worden automatisch opgevuld met hun standaardwaarden.

34 % Verworpen uitgaven (3,2 - num) Dit veld vult u in indien u de fiscale balans handelaars of vennootschappen gaat afdrukken (zie ook handleiding Fiscale balans vennootschappen en Fiscale balans handelaars). Wijzigen / verwijderen van een algemene rekening Wenst u een bestaande algemene rekening te wijzigen of te verwijderen, dan roept u het programma 'Algemene rekeningen' terug op. Het eigenlijke selecteren van een algemene rekening gebeurt door ingave van zijn toegekend nummer of door het zoeken op karakterrij via Ins of met de consultatietoets. Bij het ingeven van het algemeen rekeningnummer bent u niet verplicht om 6 karakters in te tikken als de code 'rechts nullen toevoegen' op 'ja' staat. Het pakket stelt u voor de volgende keuze: Wijzigen - verwijderen U kiest voor 'Wijzigen': u wijzigt het nodige. U kiest voor 'Verwijderen' (via de wisseltoets): er wordt een bijkomende bevestiging gevraagd. Belangrijk: een algemene rekening waarop reeds geboekt is, kunt u niet verwijderen! Verplichte algemene rekeningen Het pakket werkt met verplichte algemene rekeningen (groep 98 en bijhorende relatienummers). Deze rekeningen worden automatisch aangemaakt bij het creëren van een dossier en mag u niet verwijderen! Indien, om gelijk welke reden, blijkt dat er verplichte rekeningen ontbreken, kunt u deze automatisch laten aanmaken door op Esc te drukken op het veld 'Algemeen rekeningnummer'. Doel van deze rekeningen Ze dienen o.m. om de BTW-aangifte op te maken. De rekening voorziet u van het centralisatiedagboek. Ze voeren centralisaties door naar het opgegeven relatienummer. De volgende algemene rekeningen werden reeds aangemaakt door het pakket bij de creatie van een dossier. Eventueel wijzigt u de omschrijvingen KLANTEN Code balans = TE INNEN WISSELS Code balans = TERUG TE VORDEREN BTW Code balans = LEVERANCIERS Code balans = TE BETALEN WISSELS Code balans = VERSCHULDIGDE BTW Code balans = ONTBREKENDE REKENINGEN Code balans = KREDIETINSTELLINGEN Code balans = KAS Code balans = KORTING CONTANTE BETALING KLANTEN Code aard = BANKKOSTEN ONDERWORPEN AAN BTW Code aard = TOEGESTANE KORTINGEN Code aard = KORTING CONTANTE BETALING LEVERANCIERS Code aard = 2 Opgelet Indien u met vreemde valuta werkt, let er dan op dat u de rekeningen met betrekking tot de voordelige en nadelige koersverschillen en positieve en negatieve afrondingsverschillen creëert (bvb Nadelig koersverschil, Voordelig koersverschil, Negatieve afrondingsverschillen, Positieve afrondingsverschillen). Deze rekeningen dient u in de muntentabel ( 1. Basisgegevens, 11. Muntkoersen) in te vullen!!!

35 Standaardboekhoudplan 8. Standaardboekhoudplan Een standaardboekhoudplan is een rekeningstelsel dat u kunt gebruiken als basis bij het creëren van nieuwe dossiers. U kunt echter ook werken met verschillende standaardboekhoudplannen: voorbeeld een basisplan voor vennootschappen, een basisplan voor eenmanszaken, een basisplan voor forfaitaire dossiers,... Creatie standaardboekhoudplan Deze procedure voert u uit in het dossier waarvan u de algemene rekeningen wenst te kopiëren. Van - tot algemene rekening U vult deze velden in ofwel drukt u op op beide velden zodat alle rekeningen opgenomen worden. Gaat u in de toekomst telkens gebruik maken van hetzelfde standaardboekhoudplan voor alle dossiers, dan voert u deze procedure eenmalig uit. Wenst u gebruik te maken van meerdere standaardboekhoudplannen, dan selecteert u altijd eerst het dossier waarvan u de rekeningen wenst te kopiëren. U voert dan de bovenvermelde procedure eerst uit vooraleer u vervolgt met de tweede procedure. Kopiëren standaardboekhoudplan Deze procedure voert u uit in het dossier waarin de algemene rekeningen terecht moeten komen. OK? ja / nee Een bijkomende bevestiging wordt gevraagd. Met de wisseltoets maakt u uw keuze. Belangrijk: bij deze procedure worden de algemene rekeningen altijd gekopieerd vanuit het tussenbestand DMSTA.EXP. Indien u gebruik wenst te maken van meerdere standaardboekhoudplannen, dan moet u steeds beide procedures uitvoeren! Beginsituatie openstaande documenten Indien u een nieuw dossier creëert waarvan het huidige boekjaar ook het eerste boekjaar is, dan moet u deze procedure niet uitvoeren. Gaat het echter om een bestaande boekhouding dan dient u bij het opstarten van de boekhouding eerst de situatie van de openstaande posten (klanten en leveranciers) in detail in te geven. Creatie openstaande documenten 9. Beginsituatie openstaande documenten Boekhoudjaar: huidig jaar vorig jaar U kiest voor 'huidig jaar' voor de beginsituatie openstaande posten per begin boekjaar. Enkel in uitzonderlijke gevallen kiest u voor 'vorig boekjaar'. Saldo aanpassen? Ja U kiest voor 'Ja' voor de beginsituatie openstaande posten per begin boekjaar. Enkel bij de creatie van wissels kiest u voor 'saldo aanpassen: nee'. U bepaalt uw keuze door gebruik te maken van de wisseltoets of door 'J' of 'N' in te tikken. Individuele rekening U bepaalt met de wisseltoets of u voor een 'klant' of voor een 'leverancier' openstaande posten gaat inbrengen.

36 Nr. (8 - anum) De selectie van een klant of leverancier voert u als volgt uit: - indien gekend, tikt u het nummer van de individuele rekening in - u roept de klant of leverancier op via zijn alfacode: de eerste klant of leverancier, waarvan de alfacode geheel of gedeeltelijk overeenstemt, wordt voorgesteld; aan de hand van het scrollsysteem (Down/Up, PgDwn/PgUp) maakt u uw keuze - indien u de alfacodes wenst te consulteren vanaf de eerste klant of leverancier, tikt u * in of drukt u op de consultatietoets, via het scrollsysteem selecteert u de gewenste individuele rekening - met Ins kunt u de individuele rekening consulteren via het bepalen van selectiecriteria - via Esc kunt u rechtstreeks een klant of leverancier creëren. Soort document U bepaalt met de wisseltoets welk soort document u wenst te creëren: - factuur - creditnota - T.I.W. = te innen wissel (enkel bij selectie klant) - T.B.W. = te betalen wissel (enkel bij selectie leverancier). Documentnummer (6 - num) U refereert aan het factuurnummer van het vorig boekjaar. Code munt (3 - anum) Dit is de munt van het openstaande document. Standaard wordt de munt van de individuele rekening voorgesteld. Indien gekend, typt u de I.S.O.-norm van de munt in (hoofd- of kleine letters). Indien ongekend, kunt u de muntentabel oproepen via de consultatietoets. Met Esc kunt u een nieuwe munt creëren (zie handleiding Muntkoersen). Dit veld is niet toegankelijk indien u in het dossierrecord bepaald heeft dat u geen verwerkingen in vreemde valuta registreert. Periode (2 - num) U refereert hier aan de eerste boekperiode van het nieuwe boekjaar. Koers (6,7 - num) Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u in het vorig veld gerefereerd heeft aan een andere munt dan de standaardmunt van het dossier. De koers uit de muntentabel wordt voorgesteld maar u kunt deze wijzigen. Aan de hand van de hulptoets kunt u de ingebouwde rekenmachine oproepen. Bedrag document (12,2 - num) U vult hier het factuurbedrag (inclusief BTW) in. Bedrag korting (12,2 - num) Dit is het bedrag aan korting contant toepasselijk op de opgegeven factuur. Documentdatum (6 - num) U vult hier de oorspronkelijke factuurdatum in. Vervaldatum (6 - num) Deze datum wordt automatisch voorgesteld aan de hand van code vervaldag uit de klanten- of leveranciersfiche. Indien nodig, kunt u deze datum wijzigen. Referte (12 - anum) Dit is een bijkomende referte die wordt weggeschreven in de klanten- of leveranciersfiche, bijvoorbeeld het factuurnummer bij de leverancier. Dagboeknummer (2 - num) U verwijst naar het nummer van het aankoop- of verkoopdagboek waaronder de factuur gecentraliseerd werd.

37 Afgepunt Hier duidt u aan of het document reeds werd afgepunt. Dit kan indien u bvb. een factuur en een creditnota ingeeft voor dezelde klant / leverancier met hetzelfde bedrag. U kunt dan aanduiden dat die documenten reeds zijn afgepunt (zie ook handleiding Afpunten individuele rekeningen). Code rappel U vult hier in of er reeds een rappel werd afgedrukt voor dit document. U heeft de keuze uit: 0 : geen rappel afgedrukt, 1, 2 of 3 verwijst naar het nummer van de rappel die u voor dat document reeds heeft afgedrukt (zie ook handleiding Rappels). Overschrijving gedrukt U vult hier in of er reeds een overschrijving werd afgedrukt voor het document. Dit is van belang voor de verdere verwerking van het document via Automatisch betalingen leveranciers (zie ook handleiding Automatische betaling leveranciers). Indien u de ingave foutloos heeft ingevoerd, beëindigt u met 'Creatie? Ja'. Merkt u echter een fout in de ingave, dan kunt u hier de ingave ongedaan maken via de wisseltoets. Wanneer u de ingave heeft aanvaard, dan krijgt u Betaling(en) creëren? Nee. Indien in het vorig boekjaar reeds een betaling was geboekt of een voorschot werd geboekt op een factuur, dan drukt u op de wisseltoets om betalingslijnen in te geven. Periode U refereert hier aan de eerste boekperiode waarin de betaling is gebeurd. Datum (6 - num) U vult hier de datum van betaling in. Bedrag (12,2 - num) U vult hier het bedrag van de betaling in. Betaling via Met de wisseltoets selecteert u het dagboek waarin de betaling geboekt werd. - Financieel - Kassa - Diversen Dagboeknummer U verwijst naar het nummer van het financieel, kas -of diversendagboek waaronder de betaling gecentraliseerd werd. Uittrekselnummer U refereert aan het uittrekselnummer van het vorig boekjaar. Omschrijving U kunt nog een bijkomende omschrijving ingeven. Afrondingslijn Hier vult u in of het om een afrondingslijn gaat. Het is mogelijk dat u meerdere betalingslijnen ingeeft voor een bepaald document. Het kan dan gebeuren dat er een verschil is tussen het totaal van de betalingslijnen en het bedrag van het document. U kunt dan een extra betalingslijn ingeven met het bedrag van dat verschil. Dit kan enkel indien het om een document of een betaling in vreemde valuta gaat. Het verschil is dan ook een afrondingsverschil. Overdrachtlijn U bepaalt hier of het om een betaling gaat die in het vorige boekjaar werd verricht.

38 Voorbeeldscherm: wijziging openstaande factuur klant. NOOT Het detail aan openstaande posten per begin boekjaar, dat u heeft ingevoerd met bovenvermeld programma moet uiteindelijk overeenstemmen met de saldi van de algemene rekeningen (Handelsdebiteuren) en (Leveranciers) op de beginbalans. Het is daarom aan te raden dat u nà ingave van alle openstaande posten een controlelijst afdrukt. Dit doet u dan aan de hand van historieken openstaande posten met vermelding van enkel de manuele posten (zie handleiding Openstaande posten, veld Alleen de manuele posten ). Wijzigen / verwijderen openstaande documenten Indien blijkt na controle van de historieken openstaande posten per begin boekjaar, dat deze niet overeenstemmen met de grootboekrekeningen, heeft u 2 opties: Wijzigen verwijderen U kiest voor 'Wijzigen': na inbreng van de identificatiegegevens van de factuur (namelijk klant of leverancier, individueel rekeningnummer, code document, documentnummer en code munt) kunt u volgende velden wijzigen: vervaldatum, referte en periode. U kiest voor 'Verwijderen': de volledige historieklijn wordt verwijderd (na een bijkomende bevestiging) met als gevolg dat u de volledige historieklijn opnieuw moet creëren. Het annuleren van een historieklijn voert u dus uit indien er zich foutieve gegevens bevinden in eender welk veld, uitgezonderd vervaldatum, referte of periode. Landcodes + BTW-tarieven 10. Landcodes + BTW-tarieven Landcode U refereert aan de landcode die u heeft opgegeven in het dossierrecord. Indien de landcode niet afwijkt van de standaard, namelijk BE, dan merkt u dat onze installatiemensen de velden 'Percentages' ingevuld hebben.

39 Met de consultatietoets kunt u landentabel 1 oproepen en het juiste land selecteren via het scrollsysteem. De Belgische BTW-tarieven mag u enkel wijzigen indien dit bevestigd wordt door zowel de BTW-aanschrijvingen als door onze diensten! BTW-tarieven: nee / ja Met de wisseltoets kiest u 'Ja' indien u BTW-tarieven wilt invullen. Indien er reeds BTW-tarieven werden ingegeven op de velden 'Percentages', dan wordt er standaard 'Ja' voorgesteld. Muntkoersen 11. Muntkoersen Referentiemunt De referentiemunt uit het dossierrecord wordt voorgesteld. Met de consultatietoets kunt u het volledige muntenbestand oproepen en raadplegen. Via het scrollsysteem kunt u uw selectie bepalen. U drukt op om uw keuze te bevestigen. Code decimaal Bij EUR dient u dit veld standaard op twee te zetten. U kunt maximaal 2 decimalen bijhouden. Alg. rek. afrondingsverschillen: Neg. Pos. U vult in deze velden de algemene rekeningen in, waarop u de negatieve en de positieve omrekeningsverschillen wilt boeken (bvb. negatief en positief ). Deze afrondingsverschillen ontstaan door de omrekening van de historieklijnen naar de referentiemunt van het dossier. Alg. rek. omrekeningsverschillen: Neg. Pos. Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u in een muntentabel met referentiemunt = EUR werkt. U heeft de mogelijkheid om de omrekeningsverschillen te registreren op afzonderlijke resultatenrekeningen.

40 Vervolgens krijgt u een tabel op het scherm waarin u 99 muntcodes kunt creëren. De munten worden gesorteerd op basis van hun I.S.O.-muntcode. Voor elk dossier waar u vreemde valuta verwerkt, dient u de algemene rekeningen "positieve afrondingsverschillen" en "negatieve afrondinsverschillen" aan te maken alvorens u gaat boeken. U dient voor alle dossiers dezelfde algemene rekeningen afrondingsverschillen te gebruiken!!! Het is de bedoeling dat u alle munten die van toepassing zijn in al uw dossiers in deze tabel creëert. De creatie van een nieuwe munt gebeurt met Ins (met de consultatietoets kunt u het volledige muntenbestand raadplegen). U komt terecht in het volgend scherm: Code U tikt de I.S.O.-standaardafkorting van de munt in (hoofd- of kleine letters). Indien ongekend, kunt u via de consultatietoets het volledige muntenbestand raadplegen. Met de voorgestelde functietoetsen bepaalt u uw selectie. Koers / Pariteit U voert de koers of de pariteit van de geselecteerde munt in. U voert deze telkens in volgens het systeem: Zeker - onzeker. Bvb.: 1 EUR =?? USD, en niet?? USD = 1 EUR. Decimalen Dit zijn het aantal toegelaten decimalen bij gebruik of vermelding van vreemde valuta. Koersverlies Tijdens het boeken van financiële verrichtingen kunnen koersverschillen automatisch weggeboekt worden. In dit veld verwijst u naar de nadelige koersverschillenrekening uit uw rekeningstelsel. U heeft de mogelijkheid om per munt een aparte koersverschillenrekening te creëren, maar dit is absoluut niet verplicht.

41 Koerswinst Tijdens het boeken van financiële verrichtingen kunnen koersverschillen automatisch weggeboekt worden. In dit veld verwijst u naar de voordelige koersverschillenrekening uit uw rekeningstelsel. U heeft de mogelijkheid om per munt een aparte koersverschillenrekening te creëren, maar dit is absoluut niet verplicht. NOOT Indien het boekhoudpakket geïnstalleerd is op meerdere afzonderlijke p.c.'s, dan bent u verplicht om alle p.c.'s van dezelfde muntentabel te voorzien! De volgorde van de munten speelt echter geen rol. Indien u gegevens uitwisselt met een ander kantoor, dan bent u ook verplicht om met dezelfde muntentabellen te werken! Artikels Indien u wenst gebruik te maken van de module facturatie dient u voorafgaandelijk uw artikels te definiëren (zie handleiding Ingeven facturen). 12. Artikels Artikelnummer (5 - num) Dit is het identificatienummer van het artikel. Met de consultatietoets kunt u reeds bestaande artikels / diensten raadplegen. Indien u een artikel 0 (nul) creëert, kunt u tijdens de facturatie zeldzame artikels of diensten groeperen op dit artikel 0! Algemene rekening (6 - num) U bepaalt naar welke algemene rekening het artikel doorgestuurd moet worden. Via de consultatietoets kunt u het rekeningstelsel oproepen en raadplegen. Omschrijving (30 - anum) Dit is de omschrijving van het artikel. BTW-code (2 - num) U bepaalt voor elk artikel wat de toepasselijke BTW-voet is. Indien ongekend, dan drukt u op de consultatietoets. Prijs (16,2 - num) De prijs die u hier vermeldt, zal tijdens de facturatie, bij gebruik van het opgegeven artikel, voorgesteld worden.

42 Voorbeeldscherm: wijzigen / verwijderen van een artikel. Ingeven van de tekstlijnen Via deze procedure gaat u de teksten voorzien die afgedrukt worden op zowel de facturen, de rekeninguittreksels als de rappels. 13. Ingeven van de tekstlijnen Nadat u dit programma heeft opgeroepen, kunt u met de springtoets een subscherm oproepen waarin u rechtstreeks kunt kiezen met de wisseltoets tussen ingave Nederlandse, Franse, Engelse of Duitse teksten. Ofwel maakt u gebruik van PgDwn. Op deze manier overloopt u stap voor stap alle schermen en kunt u alle teksten na elkaar invoeren. 1e scherm: Ingave Nederlandse tekstlijnen Hier gaat u de gegevens definiëren die op elk van de bovenvermelde documenten worden afgedrukt, namelijk: Naam Naam van de firma: wordt in de linkerbovenhoek afgedrukt. Lijn A Dit is een bijkomende omschrijving van het bedrijf: wordt onder de 'naam' afgedrukt. Straat Wordt onder lijn A afgedrukt. Locatie Dit veld dient voor het postnummer en de woonplaats: wordt onder de 'straat' afgedrukt. Lijn B Dit is een vrije inputlijn: wordt onder de 'locatie' afgedrukt. Bvb. telefoon, telefax,... Lijn C Dit is een vrije inputlijn: wordt onder 'lijn B' afgedrukt. Bvb. registratienummer, BTW-nummer,...

43 Lijn D Dit is een vrije inputlijn: wordt onder 'lijn C' afgedrukt. Bvb. nummer bankrekening,... Lijn E Dit is een vrije inputlijn: wordt onder 'lijn D' afgedrukt. Bvb. 2e nummer bankrekening,... Lijn F, G, H en I Dit is de voorziene ruimte voor de verkoopsvoorwaarden. Gezien deze verkoopsvoorwaarden in kleine letterdruk (16.67 cpi) worden afgedrukt, voorziet het pakket 2 inputlijnen per afgedrukte lijn, met andere woorden u tikt de tekst voor lijn F - aan het einde van de inputlijn gaat u het vervolg voor deze lijn intikken op de blanco lijn eronder zonder rekening te houden met spaties of afkappingstekens: de blanco lijn is het onmiddellijk vervolg van de voorgaande lijn. Deze lijnen worden onderaan het document afgedrukt. Na het beëindigen van bovenvermeld scherm, komt u rechtstreeks in scherm 2: 'Ingave Franse tekstlijnen'. Dit scherm dient u ook in te vullen als u in de klanten- of leveranciersfiches verwezen heeft naar code taal Frans. Scherm 3 is het ingavescherm voor de Engelse tekstlijnen. Scherm 4 is het ingavescherm voor de Duitse tekstlijnen. 5e scherm: Ingave tekstlijnen rekeninguittreksels Bij het afdrukken van de rekeninguittreksels worden de lijnen 1 tot en met 8 van het ingavescherm van de tekstlijnen (hiervoor vermeld), altijd afgedrukt in de linkerbovenhoek. De werkelijke tekstlijnen voor de uittreksels dient u hier in te vullen: Lijn A en B Dit zijn vrije tekstlijnen: het uitlijnen ervan gebeurt op dezelfde manier zoals beschreven bij de verkoopsvoorwaarden in het ingavescherm van de tekstlijnen, met andere woorden een blanco lijn is het onmiddellijk vervolg van de voorgaande lijn. Deze lijnen worden boven het overzicht van de vervallen facturen afgedrukt. Lijn C en D Dit zijn ook vrije tekstlijnen en worden onder het overzicht van de openstaande facturen afgedrukt. Dezelfde inputlijnen zijn voorzien voor de Franstalige, Engelstalige en Duitstalige rekeninguittreksels. 7e scherm: Ingave tekstlijnen rappels Bij het afdrukken van de rappels worden de lijnen 1 tot en met 8, van het ingavescherm van de tekstlijnen (hiervoor vermeld), afgedrukt in de linkerbovenhoek. De module rappels voorziet 3 soorten rappels waarvan de teksten volledig naar uw keuze ingevuld kunnen worden. Voor elke taal zijn er 3 ingaveschermen voor de teksten voorzien. Lijn A t.e.m. P Hier vult u uw volledige tekst voor de desbetreffende rappel in. Deze tekst wordt boven het overzicht van de vervallen facturen afgedrukt. Opmerking U heeft ook de mogelijkheid om de lay-out aan te passen aan uw behoefte (zie handleiding Instelling parameters variabele lay-outs).

44 Ingeven ventilatie- / landcodes individuele rekeningen 14. Ingeven ventilatie- / landcodes indiv. rekeningen Wijzigen van de ventilatiecodes Met deze procedure kunt u de ventilatiecodes, ingegeven in de klanten- en leveranciersfiches, automatisch wijzigen. Voorbeeld: het BTW-percentage voor de verkoop van bloemen verandert van 21 % naar 6 %. Om te voorkomen dat u dit per klant moet aanpassen, kunt u deze procedure gebruiken. Klanten / leveranciers Maak uw keuze. Allen / selectie U kunt deze procedure uitvoeren op een beperkte selectie van het individuele rekeningenbestand (van... tot... rekeningnummer). Automatisch / manueel U kiest voor 'automatisch': er wordt 1 ventilatiecode opgevraagd die wordt weggeschreven in alle klanten- of leveranciersfiches. U kiest voor 'manueel': per klant of leverancier kunt u de juiste ventilatiecode invullen. Via de consultatietoets verkrijgt u een overzicht van alle toepasselijke ventilatiecodes. Wijzigen van de landcodes Met deze procedure kunt u de landcodes, ingegeven in de klanten- en of leveranciersfiches, automatisch wijzigen. Belangrijk: deze procedure is enkel functioneel indien er nog geen boekhoudgegevens bestaan voor de opgegeven klanten en leveranciers! De landcode is trouwens een uniek gegeven voor de individuele rekening. Indien u de landcode verandert in een E.G.-land, wordt de code historiek automatisch op 'A' (= Alle historieken) gezet. Klanten / leveranciers Maak uw keuze. Allen / selectie U kunt deze procedure uitvoeren op een beperkte selectie van het individuele rekeningenbestand (van... tot... rekeningnummer). Landcode De landcode uit het dossierrecord wordt voorgesteld. U kunt deze eventueel wijzigen. Met de consultatietoets kunt u de gecreëerde landentabel raadplegen. In deze tabel kunt u met Esc een nieuw land met de bijbehorende BTW-tarieven aanmaken. Titels fiscale bijlage Een fiscale bijlage is een balans waarbij u de titels en de rangschikking van de algemene rekeningen in de lay-out zelf bepaalt. Deze balans kan voor u ook een opsplitsing maken tussen beroeps- en privé-kosten (voor verdere informatie wordt u verwezen naar de handleiding Lijst fiscale bijlage). Het creëren van de titels verricht u in 'Basisgegevens': 15. Titels fiscale bijlage Nr. van de titel (6 - num) Elke titel van de fiscale bijlage dient een nummer toegekend te krijgen. Het is het identificatiegegeven waarnaar u verwijst bij het creëren van de algemene rekeningen (zie handleiding Creatie van een algemene rekening, veld Nummer fiscale bijlage ).

45 Titel (44 - anum) Dit is de omschrijving van de titel. Afdrukcode (1- num) Via deze code bepaalt u de lay-out van de balans. Via de hulptoets krijgt u volgende mogelijkheden te zien: - 0 = geen bladsprong - 1 = bladsprong - 2 = bladsprong bij deze titel ofwel bij de eerstvolgende - 3 = geen bladsprong en de titel altijd afdrukken - 4 = bladsprong en de titel altijd afdrukken - 5 = bladsprong samen met de afdruk van een bijkomende titel die u hier dan definieert. Voorbeeldscherm: wijzigen fiscale titel nr Wijzigen muntcode individuele rekeningen 16. Wijzigen muntcode indiv. rekeningen Met deze procedure kunt u de muntcodes, ingegeven in de klanten- en of leveranciersfiches, automatisch wijzigen. Klanten / Leveranciers/ Beiden U maakt uw keuze Van - tot individuele rekening U vult deze velden in ofwel drukt u op op beide velden zodat alle rekeningen opgenomen worden. Van munt - naar munt Hiermee kunt u de muntcode van de individuele rekeningen wijzigen naar een andere munt. Bvb. wijzigen van de muntcode van BEF naar EUR. Euromunten naar EUR Hiermee kunt u in de individuele rekeningen in 1 keer alle euromunten omzetten naar EUR.

46 Ingeven bedragen intrestverhoging 17. Ingeven bedragen intrestverhoging Bij het afdrukken van rekeninguittreksels en rappels kunt u intresten wegens laattijdige betalingen toekennen. U kunt ook opteren om in plaats van intresten, een vast bedrag (= forfait) toe te passen bij het afdrukken van de rekeninguittreksels of rappels. Een combinatie van beide systemen kunt u ook benutten, namelijk intrestberekeningen met een minimum bedrag uit de opgegeven tabellen. Dit programma laat u toe om de tabellen voor intrestverhogingen te creëren, te wijzigen of te annuleren. Tabelnummer Elke tabel krijgt een nummer toegekend (met een maximum van 99). Met de consultatietoets kunt u de reeds aangemaakte tabellen consulteren. Met de stoptoets verlaat u het programma. Omschrijving Aan elke tabel kunt u een bijkomende omschrijving toekennen (max. 15 alfanumerieke karakters). Drukt u op de annulatietoets, dan kunt u een bestaande tabel annuleren. In dit geval wordt een bijkomende bevestiging opgevraagd. Munt Per muntsoort dient u een bedrag voor de intrestverhoging te definiëren. U tikt de I.S.O.-norm in van de munt die u wenst op te nemen in de tabel (hoofd- of kleine letters). Met de consultatietoets kunt u de muntentabel consulteren. Drukt u op de stoptoets, dan beëindigt u de ingave. Bedrag U tikt het bedrag van de vaste intrestverhoging in. Vervolgens komt de cursor terug op het veld 'Munt'. U vult de tabel verder aan (zoals hierboven omschreven). Drukt u op de stoptoets, dan verschijnt een lichtbalk op de eerste munt in de tabel. U heeft dan de volgende mogelijkheden: - u drukt nogmaals op de stoptoets en beëindigt de creatie van de tabel - door middel van de voorgestelde functietoetsen kunt u doorheen de tabel scrollen om eventueel wijzigingen aan te brengen - wenst u één bepaalde munt uit de tabel te verwijderen, dan drukt u op de annulatietoets - drukt u op Ins, dan kunt u de tabel verder aanvullen. Kopiëren gewijzigde velden algemene rekeningen 18. Kopiëren gewijzigde velden alg. rekeningen Dit programma laat u toe om bepaalde wijzigingen in een rekeningstelsel of in het standaardboekhoudplan door te kopiëren naar andere of alle dossiers. U voert deze procedure uit in het dossier waarin u wijzigingen heeft aangebracht aan de algemene rekeningen. Kopiëren van dossiernr. U geeft hier het dossiernummer in waarin u de wijzigingen aan de algemene rekeningen heeft aangebracht. Referentiemunt dossier U geeft de referentiemunt van het dossier in. Naar - tot dossiernummer

47 U geeft de dossiernummers in waarnaar u de gewijzigde algemene rekeningen wenst door te kopiëren. Vanaf algemeen rekeningnr. - tot algemeen rekeningnr. U geeft hier uw selectie in. Indien u slechts één algemene rekening wenst door te kopiëren, dan geeft u op beide velden hetzelfde rekeningnummer in. Te kopiëren velden: Via de wisseltoets duidt u aan welke velden doorgekopieerd moeten worden. Relatienummer Naam Nederlands Naam Frans Naam Engels Naam Duits Nr. fiscale bijl. Code aard Code balans Code historiek Code aantal % BTW niet aftr. Percent privé % verworpen uitg. Kopiëren (Y/N) U bevestigt de procedure via 'kopiëren: Y'. Kopiëren algemene rekeningen 19. Kopiëren algemene rekeningen Dit programma laat u toe om nieuwe rekeningen door te kopiëren naar andere of alle dossiers. Kopiëren van dossier U dient dit programma op te starten in het dossier waarin u nieuwe algemene rekeningen heeft aangemaakt. Automatisch wordt hier het dossiernummer dan ingevuld. Referentiemunt dossier De referentiemunt van het dossier wordt hier automatisch ingevuld. Naar - tot dossiernummer U geeft de dossiernummers in waarnaar u de nieuwe algemene rekeningen wenst te kopiëren. Vanaf algemeen rekeningnr. - tot algemeen rekeningnr. U geeft hier uw selectie in. Indien u slechts één algemene rekening wenst te kopiëren, dan geeft u op beide velden hetzelfde rekeningnummer in. Kopiëren? ja nee U duidt uw keuze aan met de wisseltoets. Hulpprogramma's 20. Hulpprogramma's Programmanaam: IP Met dit hulpprogramma kunt u een nieuwe printer aanmaken. Op het veld Omschrijving drukt u op de consultatietoets en selecteert u het type printer dat u gebruikt (indien het type printer zich niet in de lijst bevindt, dan selecteert u het type dat het meest overeenstemt met de printer die u gebruikt). Met de annulatietoets kunt u een printer die werd aangemaakt opnieuw verwijderen. Indien u met meerdere printers werkt, kunt u met de F10-toets de volgorde waarin de printers werden aangemaakt, wijzigen.

48 Programmanaam: ONTPINK Dit programma laat u toe om afpuntingen op individuele rekeningen ongedaan te maken (zie handleiding Manueel afpunten individuele rekeningen en Automatisch afpunten individuele rekeningen). De voorwaarde is dat de afpuntingen niet bijgewerkt mogen zijn! Huidig boekjaar / vorig boekjaar U selecteert het boekjaar waarin u de afpuntingen wenst te vernietigen. Configuratie Expert/M 21. Configuratie Expert/M De configuratie is gekoppeld aan het paswoord waarmee u Expert/M opstart. Opvragen datum: ja / nee U kiest voor 'Ja': telkens u Expert/M opstart, wordt een datum gevraagd. U kiest voor 'Nee': bij het opstarten van Expert/M wordt geen datum opgevraagd. Grafische schermen: ja / nee Dit heeft invloed op de grafische schermopmaak van Expert/M. Standaard wordt 'Ja' ingevuld. Speciale symbolen: ja / nee Hier bepaalt u of speciale tekens (bvb. é, è, à) op het scherm worden getoond. Indien u Nee kiest, zullen er gewone tekens staan (e of a). Dossier bedrijf Dit veld is enkel van toepassing indien u het boekhoudpakket toepast voor 1 dossier. Bij opgave van het dossiernummer dient u bij het opstarten van Expert/M geen dossiernummer te selecteren, het wordt automatisch ingevuld. Dossier accountant Indien u hier het dossiernummer van het boekhoud- of accountantskantoor invult, dan kunnen de dossiergegevens van dit dossiernummer benut worden bij het afdrukken van de BTW-aangiften, lijst voorschotten BTW,... (zie ook handleiding Afdrukken van de BTW-aangifte, Brief kwartaalaangevers en Brief maandaangevers). Code versiecheck (0,1,2) Na het inlezen van een nieuwe versie wordt er een gecontrole uitgevoerd van de opstartdirectory. De controle houdt in dat er geen bestanden in de opstartdirectory mogen staan die normaal in de prog- of fak-directory moeten voorkomen. Standaard staat dit op 1. D.w.z. dat na het inlezen van een nieuwe versie de controle uitgevoerd zal worden. Default printernummer Indien u met meerdere printers werkt, kunt u hier aanduiden welke de defaultprinter is. Voorbeeld: bij een netwerk: - printer 1 is gekoppeld aan paswoord 1 - printer 2 is gekoppeld aan paswoord 2. Print directory Dit veld is vooral van toepassing indien u de boekhoudingen van uw verschillende dossiers archiveert op CD-rom. Bij het afdrukken van bepaalde lijsten worden er tijdelijke bestanden op de harde schijf weggeschreven. Hier bepaalt u in welke directory deze bestanden moeten komen. Dit moet ingevuld worden omdat deze niet op de CD-rom weggeschreven kunnen worden. Bvb. C:\windows\temp\ moet altijd eindigen op een backslash (\) Belangrijk: Deze configuratie moet u invullen vooraleer u de archivering op CD-rom uitvoert!

49 Kleuren: ja / nee De kleuren van de ingave-, consultatie-, hulpschermen en de foutboodschappen kunt u naar eigen keuze instellen. Herindexeren bestanden 23. Herindexeren bestanden Indien een bestand beschadigd is, dan kunt u dit programma gebruiken om de indexen te herstellen. Blokkeren periodes 24. Blokkeren periodes Indien u dit programma oproept, krijgt u de volgende boodschap: OPGELET! : Door het blokkeren van de periodes kan men in de overeenkomstige periodes niet meer boeken. Het opheffen van deze blokkering kan enkel gebeuren mits een schriftelijke aanvraag. Het blokkeren van periodes voert u uit indien u beslist, na revisie ervan, dat er geen boekingen meer mogen gebeuren in deze periodes. De gegevens van geblokkeerde periodes kunt u echter altijd consulteren of afdrukken. Het deblokkeren van de periodes kunt u echter niet alleen uitvoeren en dit om het systeem van het blokkeren van de periodes geloofwaardig te houden tegenover de officiële instanties! Om de opheffing van een blokkering te bekomen moet u ons een schriftelijke aanvraag bezorgen. De deblokkering wordt dan nadien telefonisch uitgevoerd. Werkwijze: U bepaalt per huidig / vorig jaar welke boek- en/of BTW-periodes u wenst te blokkeren. Voorbeeldscherm: blokkeren periodes.

50 Consultatie op het scherm 2. Consultatie op het scherm Consulteren is het raadplegen van gegevens op het scherm. De gegevens kunt u via consultatie nooit wijzigen of afdrukken. Dossiergegevens 1. Dossiergegevens Hierin kunt u de bestaande dossiergegevens consulteren. Via PgDwn en PgUp kunt u wisselen tussen consultatieschermen 1, 2 en 3. Voor verdere uitleg van de velden wordt u verwezen naar de handleiding Invullen van de dossiergegevens. Via de stoptoets verlaat u het consultatieprogramma. Dagboekgegevens 2. Dagboekgegevens In dit programma kunt u de bestaande dagboekgegevens consulteren. Dagboeksoort U selecteert de juiste ingaveketting met de wisseltoets of via Down/Up. Dagboeknummer U geeft het juiste dagboeknummer in. Via de consultatietoets kunt u de reeds aangemaakte dagboeken voor de geselecteerde ingaveketting raadplegen. Voor verdere uitleg van de velden wordt u verwezen naar de handleiding Dagboekgegevens.

51 Individuele rekeningen 3. Individuele rekeningen Om de klanten- en leveranciersgegevens te consulteren, gaat u als volgt te werk: Klant - Lever. U selecteert klant of leverancier via de wisseltoets. Nummer Het eigenlijke selecteren van een individuele rekening gebeurt als volgt: - indien gekend, tikt u het individueel rekeningnummer in - u roept de klant of leverancier op via zijn alfacode - via Ins kunt u eender welke individuele rekening selecteren met volgende selectiecriteria: - naam - telefoon - alfacode - telefax - straat - BTW-nummer - postnummer - banknummer - woonplaats - landcode - met * kunt u alle reeds bestaande klanten / leveranciers oproepen. Via PgDwn en PgUp kunt u wisselen tussen consultatieschermen 1, 2 en 3. Op het consultatiescherm 3 vindt u de cumulcijfers van de boekhouding terug: - saldo = openstaand saldo huidig jaar van de klant of leverancier - omzet E.G. = geboekte omzet huidig jaar die opgenomen wordt in de IC-oppgave - omzet andere = alle geboekte omzet huidig jaar, uitgezonderd omzet E.G. - BTW = geboekt bedrag aan BTW in het huidige jaar - afronding = alle geboekte afrondingsverschillen huidig jaar door registraties in vreemde valuta - diversen = alle geboekte diverse bedragen huidig jaar, uitgezonderd bovenvermelde - dezelfde velden met de cijfers van het vorige boekjaar. Wenst u een volgende klant of leverancier te consulteren, dan drukt u op om de eerstvolgende te raadplegen of u drukt op Esc en u herhaalt de bovenvermelde werkwijze. Via de stoptoets verlaat u het programma.

52 Algemene rekeningen 4. Algemene rekeningen Om een algemene rekening te consulteren gaat u als volgt te werk: Algemeen rekeningnummer Indien gekend, tikt u het nummer van de algemene rekening in. U kunt de algemene rekening ook als volgt selecteren: - consultatietoets: het oproepen van alle reeds bestaande rekeningnummers consultatietoets: het oproepen van het rekeningstelsel vanaf klasse consultatietoets: het oproepen van het rekeningstelsel vanaf groep met * kunt u alle reeds bestaande algemene rekeningen oproepen. Via PgDwn en PgUp kunt u wisselen tussen consultatieschermen 1 en 2. Bijkomstig kunt u op scherm 1 de huidige boekperiode en de toegewezen munt raadplegen. De munt wordt enkel ingevuld indien u een centralisatierekening consulteert (bvb , , ). Op het consultatiescherm 2 vindt u de cumulcijfers van de boekhouding terug: - saldo aantal jaar = het saldo van de geboekte aantallen in het huidige boekjaar - saldo aantal jaar-1 = idem maar van het vorige boekjaar - saldo aantal jaar-2 = idem maar van het tweede boekjaar voorheen - saldo aantal jaar-3 = idem maar van het derde boekjaar voorheen - cum. debet periode = geboekte debetbedrag van de huidige periode - cum. credit periode = geboekte creditbedrag van de huidige periode - cum. debet periode-1 = geboekte debetbedrag van de vorige periode - cum. credit periode-1 = geboekte creditbedrag van de vorige periode - cum. debet jaar = geboekte debetbedrag van het huidige jaar - cum. credit jaar = geboekte creditbedrag van het huidige jaar - cum. debet jaar-1 = idem maar van het vorige boekjaar - cum. credit jaar-1 = idem maar van het vorige boekjaar - cum. debet jaar-2 = idem maar van het tweede boekjaar voorheen - cum. credit jaar-2 = idem maar van het tweede boekjaar voorheen - cum. debet jaar-3 = idem maar van het derde boekjaar voorheen - cum. credit jaar-3 = idem maar van het derde boekjaar voorheen. Via de stoptoets verlaat u het programma. Historiek openstaande posten / vereffende posten 5. Historiek openstaande posten Deze historiek toont u een overzicht van alle openstaande en/of vereffende facturen per individuele rekening. Huidig / vorig jaar Via de wisseltoets selecteert u het juiste boekjaar. Klant/ Lev Via de wisseltoets kiest u tussen klant (klant) of leverancier (lev.). Alle / openst. U kiest voor 'alle': u krijgt een overzicht van alle openstaande en vereffende documenten. U kiest voor 'openst.': enkel de openstaande documenten worden getoond op het scherm.

53 Nr. Indien gekend, tikt u het individueel rekeningnummer in. U roept de klant of leverancier op via zijn alfacode - indien meerdere individuele rekeningen bestaan met dezelfde alfacode dan worden deze onder het kader voorgesteld. U kiest dan op het individueel rekeningnummer. Tikt u * in, dan kunt u de volledige lijst met individuele rekeningen consulteren. U selecteert vervolgens op het individueel rekeningnummer. Via Ins kunt u eender welke individuele rekening selecteren via bepaalde selectiecriteria (zie handleiding Individuele rekeningen). Munt U voert een bepaalde munt in: enkel de documenten met deze referentiemunt worden getoond. U doet geen selectie van de munt (dus ): alle documenten - in eender welke munt - worden voorgesteld. Doc. code U bepaalt hier welk soort documenten u wenst te consulteren: - 0 = facturen - 1 = creditnota's - 3 = te innen wissels - 4 = te betalen wissels - = geen bepaalde selectie: alle documenten. Doc. nr. U geeft in: alle documentnummers verschijnen op het consultatiescherm. U geeft een documentnummer in: enkel het opgegeven documentnummer verschijnt. NOOT Naargelang de ingegeven selectie worden de documenten getoond op het scherm. Indien de cursor onderaan het scherm blijft staan, wijst dit erop dat de historiek uit meerdere lijnen bestaat dan momenteel wordt weergegeven. U drukt dan op om de historiek verder te consulteren. U drukt Esc om de consultatie te beëindigen. Indien de cursor terug op het veld 'Nummer' staat, dan wijst dit op het einde van de historiek. Wenst u een volgende individuele rekening te consulteren dan drukt u op op het veld 'Nummer' of u hanteert dezelfde werkwijze als eerder beschreven.

54 Bespreking van de consultatievelden: Identificatie van de individuele rekening(in het kader) De velden 'Naam', 'Straat', 'Postnummer', 'Woonplaats' en 'Telefoonnummer' van de geselecteerde individuele rekening worden weergegeven op het scherm. Saldo (in het kader) Dit is het openstaand saldo van de klant. Omzet (in het kader) Dit is het bedrag aan geboekte omzet voor het huidige kalenderjaar. BTW (in het kader) Dit is het bedrag aan geboekte BTW voor het huidige kalenderjaar. Kolom documentnummer Elk documentnummer wordt voorafgegaan door zijn code (documentsoort). Bvb. F Kolom datum Dit is de geboekte documentdatum. Bvb Kolom bedrag Dit veld bevat het geboekte factuur-, creditnota- of wisselbedrag. Kolom saldo / vereffend Bij een factuur, creditnota of wissel bevat dit bedrag het openstaand saldo van het document. Bij een betalings- of afpuntingslijn verwijst deze kolom naar het geboekte bedrag van de betaling of de afpunting. Kolom MNT Dit veld bevat de muntcode waarin de factuur, creditnota of wissel is geboekt. Kolom korting / omschrijving Bij een factuur of creditnota wordt hier verwezen naar het toegekend bedrag aan korting contante betaling. Bij een betalings- of afpuntingslijn is dit het veld met de bijkomende omschrijving die ingetikt kan worden bij het boeken van financiële of diverse operaties.

55 Kolom lib Bij een betalingslijn wordt hier de libelé van het financieel dagboek weergegeven. Omzethistorieken klanten/leveranciers 6. Omzethistorieken klanten / leveranciers Bij de creatie van individuele rekeningen kunt u bepalen welke historieken van de individuele rekeningen bijgehouden moeten worden. Voor alle individuele rekeningen met code historiek 'Alle historieken bijhouden' kunt u bovenvermelde historieken consulteren. Deze historiek wordt per kalenderjaar bijgehouden. Huidig / vorig jaar Via de wisseltoets selecteert u het juiste kalenderjaar. Klant / leverancier U maakt uw keuze met de wisseltoets. Indiv. rek. nr. Indien gekend, tikt u het individueel rekeningnummer in. U roept de klant of leverancier op via zijn alfacode - indien meerdere individuele rekeningen bestaan met dezelfde alfacode dan worden deze onder het kader voorgesteld. U kiest dan op het individueel rekeningnummer. Tikt u * in, dan kunt u de volledige lijst met individuele rekeningen consulteren. U selecteert vervolgens op het individueel rekeningnummer. Via Ins kunt u eender welke individuele rekening selecteren via bepaalde selectiecriteria (zie handleiding Individuele rekeningen). NOOT Indien u na de selectie van het individueel rekeningnummer een foutboodschap krijgt, namelijk: 'Er bestaan geen historieken voor deze individuele rekening!', dan wijst dit er enkel op dat u bij de creatie niet verwezen heeft naar deze soort historiek. Wenst u deze historiek voor de individuele rekening bij te houden, dan moet u de creatiegegevens van de individuele rekening wijzigen. Let op! Deze wijziging werkt niet met terugwerkende kracht! Van BTW-per / tot BTW-per U bepaalt welke BTW-periode u wenst te consulteren. De gevraagde BTW-periode is hier altijd een kalendermaand aangezien ze ook als basis dient voor het opmaken van de IC-opgave. De consultatievelden zijn de volgende:

56 Voorbeeldscherm: consultatie historiek Belgische klant. Identificatie van de individuele rekening(in het kader) De velden 'Naam', 'Straat', 'Postnummer', 'Woonplaats' en de landcode van de geselecteerde individuele rekening worden weergegeven op het scherm. Saldo (in het kader) Dit is het openstaand saldo van de individuele rekening. Omzet E.G. (in het kader) Dit is het cumulcijfer van de geboekte omzet E.G. van het geselecteerde kalenderjaar. Omzet andere (in het kader) Dit is het cumulcijfer van alle geboekte omzet van het geselecteerde kalenderjaar, uitgezonderd de omzet E.G. BTW (in het kader) Dit is het cumulcijfer van het geboekt bedrag BTW in het geselecteerde kalenderjaar. Het detail van de historiek (onder het kader): Datum Dit veld bevat de boekingsdatum van de factuur of creditnota en de kalendermaand waarin de factuur of creditnota werd geboekt. C Dit veld bevat de code van het document - F = factuur - C = creditnota. Doc. nr. Dit veld bevat het documentnummer van de factuur of creditnota. Omzet E.G. Per factuur of creditnota krijgt u het bedrag aan geboekte omzet E.G., met andere woorden elk bedrag dat: - in de verkoopketting geboekt werd met ventilatiecode: 10 en 70 - in de aankoopketting geboekt werd met ventilatiecode: 10, 11 en 70.

57 Andere omzet Per factuur of creditnota krijgt u het bedrag van de geboekte omzet, uitgezonderd het bedrag van de omzet E.G., met andere woorden elk bedrag dat: - in de verkoopketting geboekt werd met ventilatiecode: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 11, 12, 13, 20 en 30 - in de aankoopketting geboekt werd met ventilatiecode: 00, 20, 30 en 60. BTW Per factuur of creditnota krijgt u het bedrag aan geboekte BTW te zien. Tot. factuur Per factuur of creditnota krijgt u het totaal van het document te zien. Als laatste lijn in de historiek krijgt u nogmaals een cumultotaal per kolom. Voorbeeldscherm: consultatie historiek Franse klant.

58 Historiek algemene rekeningen 7. Historiek algemene rekeningen Via dit programma kunt u het detail van een algemene rekening consulteren op het scherm. De consultatievelden zijn de volgende: Voorbeeldscherm: consultatie historiek algemene rekening Klanten. Huidig jaar / vorig jaar / voorgaande jaren Via de wisseltoets selecteert u het juiste boekjaar. Het aantal jaar dat hier wordt voorgesteld is afhankelijk van de parameter die u heeft ingevuld in de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Aantal historiekjaren ). Alle / Niet afgepunt U kiest voor 'alle': de volledige historiek wordt weergegeven op het scherm. U kiest voor 'niet afgepunt': enkel de niet afgepunte historieklijnen verschijnen op het scherm (zie ook handleiding Afpunten historiek algemene rekeningen). Rekening U vult het nummer in van de algemene rekening die u wenst te consulteren: - u tikt het algemeen rekeningnummer in - u tikt enkel het nummer in van de klasse waartoe de rekening behoort: de eerste algemene rekening uit deze klasse wordt voorgesteld - via wordt dan de eerstvolgende algemene rekening voorgesteld - via Ins zoekt u de algemene rekening op een ingegeven karakterrij. Boekh. Per. van / tot U bepaalt welke boekperiodes van de algemene rekening u wenst te consulteren.

59 NOOT Naargelang de ingegeven selectie worden de historieklijnen getoond op het scherm. Indien de cursor onderaan het scherm blijft staan, wijst dit erop dat de historiek uit meerdere lijnen bestaat, dan momenteel wordt weergegeven. U drukt dan op om de historiek verder te consulteren. U drukt Esc om de consultatie te beëindigen. Indien de cursor terug op het veld 'Rekening' staat, dan wijst dit op het einde van de historiek. Wenst u een volgende algemene rekening te consulteren dan drukt u op op het veld 'Nummer' of u hanteert dezelfde werkwijze als eerder beschreven. Onder het kader: Datum Indien in de creatiegegevens van de geselecteerde rekening geopteerd werd dat alle historieklijnen in detail bijgehouden moeten worden, dan verwijst deze datum naar de datum van het geboekte document (factuur, creditnota, uittreksel of diverse post). Heeft u echter geopteerd voor een historiek per dagboekcentralisatie, dan bevat dit veld de datum van het laatste document in de groep documenten die u heeft laten bijwerken. Bijvoorbeeld: de verkoopfacturen van tot en met worden samen bijgewerkt. De datum die dan getoond wordt, is de boekingsdatum van factuur NOOT Het is aan te raden bij de creatie van de algemene rekeningen te opteren voor de volledige historieken. Ze geven u immers de mogelijkheid om alle gegevens terug te vinden. Uitzonderingen: - de algemene rekeningen die u heeft opgegeven in de aankoop- en verkoopdagboeken als centralisatierekeningen: voor deze rekeningen wordt altijd gecentraliseerd per dagboekcentralisatie - de algemene rekeningen die u heeft opgegeven in de financiële dagboeken: hier wordt altijd gecentraliseerd per uittreksel (de debet- of creditcentralisatie per uittreksel is dus afhankelijk van het aantal debet- of creditbewegingen op het uittreksel) - de algemene rekeningen klasse 9: worden altijd bijgehouden per dagboekcentralisatie! Cd Dit veld verwijst naar het soort document: - F = factuur - C = creditnota. Docnr. Dit is het referentienummer van het geboekte document. De uitleg en noot bij veld 'Datum' is hier ook van toepassing. Dagb. Dit veld bevat de libelé van het dagboek waaruit de historieklijnen afkomstig zijn. Omschrijving Bij de algemene rekeningen met code historiek 'alle historieklijnen bijhouden' bevat dit veld de extra omschrijving die u kunt ingeven tijdens het boeken (zie ook handleiding Boeken van de aankoopfacturen en Boeken van de verkoopfacturen, veld Omschrijving 2 ). Bij de algemene rekeningen met code historiek 'historieklijnen per dagboekcentralisatie' bevat dit veld de automatische omschrijving 'centralisat.'.

60 Aantal Dit veld bevat de eventuele geboekte aantallen / stuks op de algemene rekening. Bedrag Dit is het geboekte bedrag. C Twee mogelijkheden: - D = debet - C = credit. Tegenrek. Indien de historieklijn afkomstig is uit een aankoop- of verkoopdagboek, dan vermeldt dit veld de alfacode van de individuele rekening. Indien de historieklijn afkomstig is uit een financieel dagboek, dan vermeldt dit veld de algemene rekening van de financiële instelling. Dit veld kan ook de algemene rekening bevatten van de wissels, als u gebruik maakt van deze module (zie ook handleiding Wissels). Resultatenrekening op scherm / printer 8. Resultatenrekening op scherm / printer Datum U tikt de referentiedatum in. Huidig jaar / vorig jaar / voorgaande jaren Via de wisseltoets selecteert u het juiste boekjaar. Het aantal jaar dat hier wordt voorgesteld is afhankelijk van de parameter die u heeft ingevuld in de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Aantal historiekjaren ). Huidige periode / vorige periode / geen periode / van - tot periode Naast het resultaat van het geselecteerde boekjaar kunt u ook opteren om bepaalde perioderesultaten te laten uitrekenen. Ze worden naast het jaarresultaat op het scherm of op papier afgedrukt.

61 Vanaf - tot periode Deze velden worden enkel opgevraagd indien u een resultaat van / tot periode heeft geselecteerd. In welke euromunt wilt u de lijst uitdrukken U geeft de gewenste euromunt in. Vervolgens wordt de geselecteerde resultatenrekening op het scherm afgebeeld. Wenst u deze resultatenrekening af te drukken op papier, dan drukt u op Esc. Via de stoptoets verlaat u het programma. Het programma laat u tevens toe om op het scherm de kolom met de periodecijfers aan te passen. Deze aanpassing is extracomptabel en brengt dus geen enkele wijziging aan in de boekhouding. Het spreekt voor zich dat een aanpassing op het scherm een onmiddellijke herberekening van het resultaat met zich brengt. Proefbalans op basis van de algemene rekeningen 9. Proefbalans op basis van de algemene rekeningen Het raadplegen van een balans op basis van de algemene rekeningen voert u uit in volgende situaties: - u wenst een balans met de cijfers van de huidige periode of - u wenst een balans met de cijfers van de vorige periode of - u wenst een balans met de cijfers van het huidig boekjaar of - u wenst een balans met de cijfers van het vorig boekjaar of - u wenst een balans met de cijfers van het boekjaar -2. Wenst u balansen te raadplegen van een specifieke periode - die niet de huidige of vorige periode is - van het huidige of de vorige boekjaren, dan vraagt u, op basis van de historieken, de balansen op. De balans op basis van de algemene rekeningen wordt in detail besproken in het hoofdstuk Balansen (zie handleiding Proefbalans op basis van de algemene rekeningen).

62 Proefbalans op basis van de historieken 10. Proefbalans op basis van de historieken Via deze procedure kunt u balansen raadplegen van 1 bepaalde periode van een boekjaar of kunt u ook balansen raadplegen met cumulcijfers van/tot bepaalde periodes. Deze balans wordt ook in detail besproken in het hoofdstuk Balansen (zie handleiding Proefbalans op basis van de historieken). Opzoeken bedrag in historieken algemene rekeningen of openstaande posten 11. Opzoeken bedrag in historieken algemene rekeningen of openstaande posten In dit programma kunt u zowel in de historieken van de algemene rekeningen als in de historieken facturen en betalingen bedragen opzoeken en selecteren. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is een referentiedatum. Historieken algemene rek. / Historieken openst. posten U bepaalt in welke historieken u het bedrag wenst op te zoeken. 1/ U kiest voor HISTORIEKEN ALGEMENE REKENINGEN Boekhoudkundige / extra boekhoudkundige rekeningen Een aparte selectie is voorzien voor de boekhoudkundige rekeningen (klasse 1 tot en met 7) als voor de extra boekhoudkundige rekeningen (klasse 8 en 9). Huidig jaar / vorig jaar / voorgaande jaren U selecteert het juiste boekjaar. Vanaf alg. rek. nr. / tot alg. rek. nr. U kunt een verfijnde selectie doorvoeren. Wenst u het bedrag te zoeken in de historieken van alle algemene rekeningen, dan drukt u op. Referentiemunt / Vreemde valuta U vult de munt in waarin u het bedrag wenst op te zoeken. Opzoeken van bedrag / tot bedrag U wenst te zoeken op een specifiek bedrag: bvb. van tot U wenst te zoeken op een bedrag met afwijking: bvb. van tot / U kiest voor HISTORIEKEN OPENSTAANDE POSTEN Huidig / vorig jaar Via de wisseltoets selecteert u het juiste boekjaar. Klanten / Leveranciers / Beiden U wenst het bedrag te zoeken in het klantenbestand: u kiest voor Klanten. U wenst het bedrag te zoeken in het leveranciersbestand: u kiest voor Leveranciers. U wenst het bedrag te zoeken in het klanten- en leveranciersbestand: u kiest voor Beiden. Van rek.nr. / tot rek.nr. U kunt een verfijnde selectie doorvoeren. Wenst u het bedrag te zoeken in de historieken van alle individuele rekeningen, dan drukt u op. Indien u bij de vorige selectie Beiden heeft gekozen, zal het programma hier niet stoppen, maar onmiddellijk verder gaan naar het veld Referentiemunt / Vreemde valuta. Referentiemunt / Vreemde valuta U vult de munt in waarin u het bedrag wenst op te zoeken.

63 Opzoeken van bedrag / tot bedrag U wenst te zoeken op een specifiek bedrag: bvb. van 298,71 tot 298,71 U wenst te zoeken op een bedrag met afwijking: bvb. van 297,47 tot 299,95. Historiek algemene rekeningen vreemde valuta 12. Historiek algemene rekeningen vreemde valuta Deze historiek toont u alle lijnen met de oorspronkelijk geboekte munt en koers. Aantallen kunnen wegens plaatsgebrek op het scherm niet geconsulteerd worden.

64 Huidig jaar / vorig jaar / voorgaande jaren U selecteert het juiste boekjaar. Alle / Niet afgepunt U kiest voor 'alle': de volledige historiek wordt weergegeven op scherm. U kiest voor 'niet afgepunt': enkel de niet afgepunte historieklijnen verschijnen op het scherm. Rekening U vult het nummer in van de algemene rekening die u wenst te consulteren: - u tikt het algemeen rekeningnummer in - u tikt enkel het nummer in van de klasse waartoe de rekening behoort: de eerste algemene rekening uit deze klasse wordt voorgesteld; via wordt dan de eerstvolgende algemene rekening voorgesteld - via Ins zoekt u de algemene rekening op door ingave van een karakterrij. Periode van - tot U bepaalt welke boekperiodes van de algemene rekening u wenst te consulteren. Op het einde van de historiek kunt u door een bijkomende een totaaloverzicht per munt raadplegen. Historiek openstaande posten op basis van de referte 13. Historieken openstaande posten op basis van de referte Bij het boeken van een voorschot in de financiële verrichtingen wordt het ingegeven documentnummer ook weggeschreven in het veld 'Referte' van het document. Een uitbreiding van deze 'referteboekhouding' is het consulteren van de openstaande posten klanten en leveranciers op basis van de referte. Dit consultatieprogramma werkt identiek als de consultatie van de openstaande posten ( 2.5.), enkel de velden 'Documentnummer' en 'Referte' zijn verschillend. Voorbeeldscherm consultatie openstaande posten op basis van de referte.

65 Lijsten 3. Lijsten Via dit menu kunt u verscheidene creatiegegevens, vervaldagboeken, etiketten, e.d. afdrukken. Dossiergegevens 1. Dossiergegevens Deze lijst bevat alle gegevens omtrent het geselecteerde dossier (zie handleiding Creatie van een nieuw dossier). Resultaat op: printer / scherm U kiest voor 'printer': de gevraagde lijst wordt afgedrukt op papier. U kiest voor 'scherm': de gevraagde lijst wordt op het scherm getoond: met de voorgestelde functietoetsen scrollt u doorheen de lijst. Datum De opstartdatum wordt voorgesteld, u kunt deze eventueel wijzigen. Dagboekgegevens 2. Dagboekgegevens Resultaat op: printer / scherm U kiest voor 'printer': de gevraagde lijst wordt afgedrukt op papier. U kiest voor 'scherm': de gevraagde lijst wordt op het scherm getoond: met de voorgestelde functietoetsen scrollt u doorheen de lijst. Datum De opstartdatum wordt voorgesteld, u kunt deze eventueel wijzigen.

66 Dagboeksoort: Aankopen Verkopen Financieel Diversen Kassa Alle. Met de wisseltoets of met Down/Up selecteert u het dagboek dat u wenst af te drukken. Van - tot dagboeknummer U geeft het gewenste dagboeknummer in. Via de consultatietoets raadpleegt u de reeds bestaande dagboeken. Ingavetijden / aantal doc. U kunt kiezen per dagboeknummer of per dagboeksoort. Individuele rekeningen 3. Individuele rekeningen Deze printopdracht geeft u een klanten- en/of leverancierslijst met hun respectievelijke coördinaten (zie handleiding Creatie van een individuele rekening). Resultaat op: printer / scherm U kiest voor 'printer': de gevraagde lijst wordt afgedrukt op papier. U kiest voor 'scherm': de gevraagde lijst wordt op het scherm getoond: met de voorgestelde functietoetsen scrollt u doorheen de lijst. Datum Dit is de referentiedatum van de gevraagde lijst. Klanten / leveranciers / beiden Via de wisseltoets maakt u uw keuze. Afdruk per: nummer / alfacode U kiest voor 'nummer': de klanten en/of leveranciers worden afgedrukt op basis van hun individueel rekeningnummer (volgens opgaand nummer). U kunt tevens een beperkte selectie inbouwen. U kiest voor 'alfacode': de klanten en/of leveranciers worden alfabetisch afgedrukt op basis van hun respectievelijke alfacode; een beperkte selectie is hier ook mogelijk. Van / Tot rekening - Van / Tot alfacode U selecteert welke klanten / leveranciers u wenst te consulteren. Afdrukken met codes / zonder codes Afhankelijk van uw keuze wordt het volgende afgedrukt: Afdrukken met codes Afdrukken zonder codes - Nummer klant/leverancier - Nummer klant/leverancier - Alfacode - Alfacode - Naam - Naam - Straat - Straat - Postnummer - Postnummer - Woonplaats - Woonplaats - Telefoon - Telefoon - Telefax - Telefax - Landcode - Landcode - Banknummer - Banknummer - BTW-nummer - BTW-nummer - Tegenrekening - Tegenrekening - Taal - BTW-stelsel

67 - Historiek - Rappel - Munt - Situatie - Vervaldag - Ventilatiecode - Code BTW aankoop - Domiciliëring - Vervoerswijze - Aard transactie - Goederencode - Algemene rekeningen 4. Algemene rekeningen Dit programma laat u toe het rekeningstelsel of het boekhoudplan af te drukken met de bijbehorende verklaring van de codes bovenaan de lijst (zie ook handleiding Creatie van een algemene rekening). Resultaat op: printer / scherm U kiest voor 'printer': de gevraagde lijst wordt afgedrukt op papier. U kiest voor 'scherm': de gevraagde lijst wordt op het scherm getoond: met de voorgestelde functietoetsen scrollt u doorheen de lijst. Datum Dit is de referentiedatum van de gevraagde lijst. Van - tot algemeen rekeningnr. U geeft uw selectie in. Koersen vreemde munten 5. Koersen vreemde munten Via deze opdracht kunt u de muntentabel alfabetisch afdrukken (zie handleiding Muntkoersen). Resultaat op: printer / scherm U kiest voor 'printer': de gevraagde lijst wordt afgedrukt op papier. U kiest voor 'scherm': de gevraagde lijst wordt op het scherm getoond: met de voorgestelde functietoetsen scrollt u doorheen de lijst. Datum Dit is de referentiedatum van de lijst. Referentiemunt U tikt de I.S.O.-norm in van de basismunt waarvan u deze lijst wenst af te drukken (hoofd- of kleine letters).

68 Artikels 6. Artikels Deze lijst is van toepassing indien u de module Facturatie toepast. Ze geeft u een overzicht van alle gecreëerde artikels of diensten (zie handleiding Artikels). Resultaat op: printer / scherm U kiest voor 'printer': de gevraagde lijst wordt afgedrukt op papier. U kiest voor 'scherm': de gevraagde lijst wordt op het scherm getoond: met de voorgestelde functietoetsen scrollt u doorheen de lijst. Datum Dit is de referentiedatum van de gevraagde lijst. Titels fiscale bijlage 7. Titels fiscale bijlage Via dit afdrukprogramma bekomt u een lijst van alle gecreëerde titels fiscale bijlage (zie handleiding Titels fiscale bijlage). Resultaat op: printer / scherm U kiest voor 'printer': de gevraagde lijst wordt afgedrukt op papier. U kiest voor 'scherm': de gevraagde lijst wordt op het scherm getoond: met de voorgestelde functietoetsen scrollt u doorheen de lijst. Datum Dit is de referentiedatum van de gevraagde lijst. Etiketten (matrixprinter) 8. Etiketten (matrixprinter) Deze opdracht voert u uit indien u in het bezit bent van een matrixprinter en u wenst etiketten voor klanten of leveranciers af te drukken. Vereiste formaat etiketten = 3 etiketten naast elkaar waarbij de hoogte 36 mm bedraagt en de breedte 101 mm. Klanten / leveranciers U maakt uw keuze via de wisseltoets. Afdruk per: rekeningnummer / alfacode / postnummer U kiest per 'rekeningnummer': de individuele rekeningen worden numeriek afgedrukt. Een beperkte selectie is mogelijk. U kiest per 'alfacode': de individuele rekeningen worden alfabetisch afgedrukt op basis van hun alfacode. Een beperkte selectie is mogelijk. U kiest voor 'postnummer': u wenst bijvoorbeeld een reeks etiketten af te drukken van een bepaalde streek. Taalcode: alle / Nederlands / Frans / Engels / Duits U kiest voor 'alle': alle individuele rekeningen worden afgedrukt ongeacht hun taalcode. U kiest een taal: enkel de individuele rekeningen met de opgegeven taalcode worden afgedrukt. Aantal exemplaren U kunt meerdere etiketten voor dezelfde individuele rekening laten afdrukken (min. 1). Afdrukken landomschr.: ja / nee U kiest voor 'Ja': het postnummer wordt voorafgegaan door de landcode. U kiest voor 'Nee': de landcode wordt niet vermeld op het etiket.

69 Etiketten (laserprinter) 9. Etiketten (laserprinter) Deze opdracht voert u uit indien u in het bezit bent van een laserprinter en u wenst etiketten voor klanten of leveranciers af te drukken. Vereiste formaat etiketten = 8 rijen met 3 etiketten naast elkaar waarbij de hoogte 35 mm bedraagt en de breedte 70 mm. Klanten / leveranciers U maakt uw keuze via de wisseltoets. Afdruk per: rekeningnummer / alfacode / postnummer U kiest per 'rekeningnummer': de individuele rekeningen worden numeriek afgedrukt. Een beperkte selectie is mogelijk. U kiest per 'alfacode': de individuele rekeningen worden alfabetisch afgedrukt op basis van hun alfacode. Een beperkte selectie is mogelijk. U kiest voor 'postnummer': u wenst bijvoorbeeld een reeks etiketten af te drukken van een bepaalde streek. Taalcode: alle / Nederlands / Frans / Engels / Duits U kiest voor 'alle': alle individuele rekeningen worden afgedrukt ongeacht hun taalcode. U kiest een taal: enkel de individuele rekeningen met de opgegeven taalcode worden afgedrukt. Aantal exemplaren U kunt meerdere etiketten voor dezelfde individuele rekening laten afdrukken (min. 1). Aantal blanco lijnen aan begin van het blad U geeft op hoeveel blanco lijnen genomen moeten worden bij het begin van een nieuw blad. Afdrukken individueel rek. nr.: ja / nee U kiest voor 'Ja': op elk afgedrukt etiket wordt het nummer van de klant of de leverancier afgedrukt. U kiest voor 'Nee': u wenst geen vermelding van het individueel rekeningnummer. Afdrukken landomschrijving: ja / nee U kiest voor 'Ja': het postnummer wordt voorafgegaan door de landcode. U kiest voor 'Nee': de landcode wordt niet vermeld op het etiket. Lijst tabel bedragen intrestverhoging 10. Tabel bedragen intrestverhoging De aangemaakte tabellen met de vaste bedragen voor intrestverhoging kunt u afdrukken door middel van bovenvermelde procedure (zie ook handleiding Ingeven bedragen intrestverhoging).

70 Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze met de wisseltoets. Datum De datum wordt afgedrukt bovenaan de lijst. Van / tot tabelnummer Drukt u tweemaal op, dan worden alle tabellen afgedrukt. U kunt een beperkte selectie opvragen. Creatie / onderhoud batchverwerking 11. Creatie / onderhoud batchverwerking Listings die u periodiek moet afdrukken kunt u in de batchverwerking opnemen, met andere woorden u kunt via 1 printopdracht verscheidene listings afdrukken. Met bovenvermeld programma creëert u de batch of gaat u een bestaande batch wijzigen. Specifieke batch: nee / ja U kiest voor 'Nee': de batch die u aanmaakt is geldig voor meerdere dossiers. U kiest voor 'Ja': de batch die u aanmaakt is enkel geldig voor het dossier waarin u de batchprocedure creëert. Batchnummer Elke batch heeft een specifiek nummer. Reeds bestaande batchprocedures kunt u oproepen via de consultatietoets. Titel Elke batch krijgt een naam toegewezen: bvb. periodebatch, BTW-batch,... Het pakket controleert het bestaan van de opgegeven batch.

71 1/ Indien ongekend, kiest u voor "Aanmaken: Ja". U krijgt het hoofdscherm van Expert/M te zien met vermelding van "creatie batchverwerking". U dient nu elke afdruk (lijsten, historieken, balansen,...) die in de batch opgenomen moet worden, aan te duiden. Bvb. u creëert een "periodebatch" en wenst volgende listings op te nemen: - menu : 4.1. Openstaande posten - menu : Proefbalans op basis van de algemene rekeningen - menu : Saldibalans op basis van de algemene rekeningen - menu : Balans individuele rekeningen. U roept elk specifiek programma op en vult de nodige gegevens in de opgevraagde velden in. Om de creatie van een nieuwe batch te beëindigen drukt u op Down. De cursor komt terug in het creatiescherm van de batchverwerking waarbij alle opgenomen afdrukprogramma's gevisualiseerd worden op het scherm. Via de stoptoets beëindigt u het programma. 2/ Indien u een reeds bestaande batch wenst, kiest u tussen "Wijzigen" of "Verwijderen" U kiest voor "Wijzigen": bij deze selectie heeft u 2 mogelijkheden: - 'toevoegen job': u wenst een afdrukprogramma bij te voegen in de batch. U hanteert de procedure zoals eerder beschreven. - 'delete job': u tikt het jobnummer in dat u wilt annuleren. U kiest voor "Verwijderen": bij deze optie wordt de volledige batch verwijderd! Voorbeeldscherm creatie batchprocedure.

72 Opstarten batchverwerking 12. Opstarten batchverwerking Via deze procedure kunt u alle afdrukprogramma's waarnaar verwezen is in de batchprocedure afdrukken. Specifieke batch: nee / ja U maakt uw keuze via de wisseltoets. Batchnummer U selecteert het batchnummer dat u wenst af te drukken. Drukt u op de consultatietoets, dan kunt u de reeds bestaande batchprocedures raadplegen. Datum Dit is de referentiedatum die op elke gevraagde printing wordt afgedrukt. Titel Deze titel wordt automatisch voorgesteld en kan niet gewijzigd worden. Eurodossiers / Niet Eurodossiers / Beide U maakt uw keuze via de wisseltoets. Van dossier / tot dossier Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u géén specifieke batch heeft opgevraagd. Voorbeeldscherm opstarten batchverwerking. Vervaldagboek nog te vervallen 13. Vervaldagboek nog te vervallen Via deze procedure kunt u een vervaldagboek bekomen (afdrukken of raadplegen op scherm) met vermelding van alle nog niet vervallen documenten (facturen, creditnota's en wissels). Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is de sleuteldatum die bepaalt of een document wel of niet vervallen is. Voorbeeld: de sleuteldatum = 30/06/02. Alle facturen/ creditnota's/ wissels die nog te vervallen zijn vanaf deze datum, worden in de selectie opgenomen.

73 Modificatie van periodes: nee / ja U kiest voor 'Nee': de parameters voor vervaldagen einde factuur uit het dossierrecord worden voorgesteld (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Vervaldagen einde factuur ). U kiest voor 'Ja': 2 mogelijkheden: - 'modificatie periodes': u wijzigt de standaardparameters van de vervaldagen - 'modificatie data': u geeft 4 data in voor het bepalen van de vervaldagen. Keuze munt U kunt kiezen om de afdruk in de originele munt van de factuur af te drukken of in de referentiemunt. Indien u vreemde valuta verwerkt, krijgt u via deze weg een totaal overzicht van de vervallen documenten in de referentiemunt. Detail per factuur gewenst: nee / ja U bepaalt of u een detailoverzicht wenst per document. Totaal per individuele rekening gewenst: nee / ja U maakt uw keuze met de wisseltoets. Klanten / leveranciers / beiden U maakt uw keuze met de wisseltoets. Nummer / alfacode U kiest voor 'nummer': de klanten en/of leveranciers met hun respectievelijk nog te vervallen documenten worden afgedrukt volgens het toegekend individueel rekeningnummer. Een beperkte selectie is mogelijk. U kiest voor 'alfacode': de klanten en/of leveranciers met hun respectievelijk nog te vervallen documenten worden alfabetisch afgedrukt op basis van de alfacode. Een beperkte selectie is mogelijk. Facturen / wissels / beiden U maakt uw keuze met de wisseltoets. Nieuwe bladzijde per rekening Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u gekozen heeft voor resultaat op de printer. U kiest voor 'Ja': elke klant / leverancier wordt afgedrukt op een afzonderlijke pagina. U kiest voor 'Nee': per klant / leverancier wordt er geen nieuwe bladzijde begonnen. Vervaldagboek reeds vervallen 14. Vervaldagboek reeds vervallen Via deze procedure kunt u een vervaldagboek bekomen (afdrukken of raadplegen op scherm) met vermelding van alle reeds vervallen documenten (facturen, creditnota's en wissels). Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is de sleuteldatum die bepaalt of een document wel of niet vervallen is. Voorbeeld: de sleuteldatum = 30/06/02. Alle documenten die vervallen zijn op deze datum, worden in de selectie opgenomen. Modificatie van periodes: nee / ja U kiest voor 'Nee': de parameters voor vervaldagen einde factuur uit het dossierrecord worden voorgesteld (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Vervaldagen einde factuur ). U kiest voor 'Ja': 2 mogelijkheden: - 'modificatie periodes': u wijzigt de standaardparameters van de vervaldagen - 'modificatie data': u geeft 4 data in voor het bepalen van de vervaldagen.

74 Keuze munt U kunt kiezen om de afdruk in de originele munt van de factuur af te drukken of in de referentiemunt. Indien u vreemde valuta verwerkt, krijgt u via deze weg een totaal overzicht van de vervallen documenten in de referentiemunt. Detail per factuur gewenst: nee / ja U bepaalt of u een detailoverzicht wenst per document. Totaal per rekening gewenst: nee / ja U maakt uw keuze met de wisseltoets. Klanten / leveranciers / beiden U maakt uw keuze met de wisseltoets. Nummer / alfacode U kiest voor 'nummer': de klanten en/of leveranciers met hun respectievelijk vervallen documenten worden afgedrukt volgens het toegekend individueel rekeningnummer. Een beperkte selectie is mogelijk. U kiest voor 'alfacode': de klanten en/of leveranciers met hun respectievelijk vervallen documenten worden alfabetisch afgedrukt op basis van de alfacode. Een beperkte selectie is mogelijk. Facturen / wissels / beiden U maakt uw keuze. Procent voor kredietkosten U vult eventueel het percentage kredietkosten voor te late betaling in. Intrest: enkelvoudig / samengesteld U bepaalt hoe de intrestberekening moet gebeuren. Voor de uitleg van de intrestberekening wordt u verwezen naar de handleiding Rekeninguittreksels. Nieuwe bladzijde per rekening Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u gekozen heeft voor resultaat op de printer. U kiest voor 'Ja': elke klant/leverancier wordt afgedrukt op een afzonderlijke pagina. U kiest voor 'Nee': per klant/leverancier wordt er geen nieuwe bladzijde begonnen. Vervaldagboeken gecombineerd 15. Vervaldagboeken gecombineerd Via deze procedure kunt u een vervaldagboek bekomen (afdrukken of raadplegen op scherm) met vermelding van alle nog niet vervallen en van alle reeds vervallen documenten (facturen, creditnota's en wissels). Let op: deze lijst wordt in landscape afgedrukt! Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is de sleuteldatum die bepaalt of een document wel of niet vervallen is. Modificatie van periodes: nee / ja U kiest voor 'Nee': de parameters voor vervaldagen einde factuur uit het dossierrecord worden voorgesteld (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Vervaldagen einde factuur ). U kiest voor 'Ja': 2 mogelijkheden: - 'modificatie periodes': u wijzigt de standaardparameters van de vervaldagen - 'modificatie data': u geeft 4 data in voor het bepalen van de vervaldagen.

75 Keuze munt U kunt kiezen om de afdruk in de originele munt van de factuur af te drukken of in de referentiemunt. Indien u vreemde valuta verwerkt, krijgt u via deze weg een totaal overzicht van de vervallen documenten in de referentiemunt. Detail per factuur gewenst: nee / ja U bepaalt of u een detailoverzicht wenst per document. Totaal per rekening gewenst: nee / ja U maakt uw keuze met de wisseltoets. Klanten / leveranciers / beiden U maakt uw keuze met de wisseltoets. Nummer / alfacode U kiest voor 'nummer': de klanten en/of leveranciers met hun respectievelijk vervallen en nog te vervallen documenten worden afgedrukt volgens het toegekend individueel rekeningnummer. Een beperkte selectie is mogelijk. U kiest voor 'alfacode': de klanten en/of leveranciers met hun respectievelijk vervallen en nog niet vervallen documenten worden alfabetisch afgedrukt op basis van de alfacode. Een beperkte selectie is mogelijk. Facturen / wissels / beiden U maakt uw keuze met de wisseltoets. Nieuwe bladzijde per rekening Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u gekozen heeft voor resultaat op de printer. U kiest voor 'Ja': elke klant/leverancier wordt afgedrukt op een afzonderlijke pagina. U kiest voor 'Nee': per klant/leverancier wordt er geen nieuwe bladzijde begonnen. Rekeninguittreksels 16. Rekeninguittreksels Via deze module kunt u rekeninguittreksels afdrukken. Ze bevatten een overzicht van alle nog te vervallen en/of reeds vervallen documenten. Er is een standaardlay-out voorzien in het pakket. Ze benut de vaste teksten die u heeft ingegeven in het programma Ingeven van de tekstlijnen in het menu 'Basisgegevens' (zie handleiding Ingeven van de tekstlijnen). Indien u een andere dan de standaardlay-out wenst, kunt u diverse aanpassingen aanbrengen (zie handleiding Instelling parameters variabele lay-outs). Datum Dit is de sleuteldatum die bepaalt of een document wel of niet vervallen is. Euromunten / niet-euromunten U maakt uw keuze met de wisseltoets. Uittrekselnummer Dit is het referentienummer van het uittreksel. Indien u meerdere rekeninguittreksels na elkaar wenst af te drukken, dan wordt dit nummer als basis gebruikt (alle uittreksels worden automatisch verder genummerd op basis van het opgegeven nummer). Openstaande rekeningen: vervallen / alle U kiest voor 'vervallen': enkel de vervallen documenten worden opgenomen. U kiest voor 'alle': zowel de vervallen als de nog niet vervallen documenten worden afgedrukt. Intrest bijtellen: nee / ja U kunt op de rekeninguittreksels intresten wegens laattijdige betaling vermelden. Via de wisseltoets maakt u uw keuze.

76 Variabel intrest% / Vast intrest% / Vast bedrag Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u gekozen heeft voor 'intrest bijtellen: ja'. U kiest voor 'variabel intrest%': de intrestverhoging wordt berekend per openstaande post; de intrest is variabel door het feit dat hij berekend wordt aan de hand van het aantal dagen dat het document vervallen is (het verschil tussen de vervaldatum van de openstaande post en de ingegeven spildatum). U kiest voor 'vast intrest%': de intrestverhoging wordt berekend per openstaande post; de intrest wordt berekend op het openstaand bedrag ongeacht het aantal dagen dat het document vervallen is. U kiest voor 'vast bedrag': de openstaande post wordt verhoogd met een vast bedrag (er is dus géén intrestberekening). De verdere uitleg vindt u op de volgende pagina's. Meerdere klanten: nee / ja U kiest voor 'Nee': u tikt het individueel rekeningnummer in van de klant waarvan u een rekeninguittreksel wenst af te drukken. U kiest voor 'Ja': u kunt rekeninguittreksels afdrukken voor meerdere klanten. Klantnummer U geeft hier het gewenste klantnummer in. Afhankelijk van uw keuze worden bepaalde velden wel of niet opgevraagd. Hier volgt een overzicht per soort verhogingssysteem. 1. Variabel intrestpercentage (intrestberek. a.d.h.v. het aantal vervallen dagen) Volgende velden dient u verder aan te vullen: Percentage U geeft het intrestpercentage in. Intrest: enkelvoudig / samengesteld U kiest voor 'enkelvoudig': de intrest per openstaande post wordt als volgt berekend: (openstaand bedrag) x????? x ddddd waarbij:????? = het ingegeven intrestpercentage ddddd = het aantal dagen dat de openstaande post vervallen is, namelijk spildatum verminderd met vervaldatum van de openstaande post. U kiest voor 'samengesteld': de intrest per openstaande wordt als volgt berekend: a/ indien aantal vervallen dagen < 30 dagen Zelfde berekening als enkelvoudige intrest. b/ indien aantal vervallen dagen > 30 dagen Deze berekening wordt in verschillende stappen uitgevoerd, namelijk: b1/ aantal vervallen dagen > 30 dagen basis 1 = [(saldo 0) x????? ] / 360 (saldo 0 = openstaand saldo factuur) 100 (????? = het ingegeven intrest%) basis 1 x 30 = yyy hulpteller 1 = 0 + yyy saldo 1 = saldo 0 + hulpteller 1

77 b2/ resterend aantal vervallen dagen > 30 basis 2 = [(saldo 1) x????? ] / basis 2 x 30 = zzz hulpteller 2 = hulpteller 1 + zzz saldo 2 = saldo 0 + hulpteller 2 Indien het resterend aantal vervallen dagen > 30 dagen, wordt dezelfde berekeningswijze toegepast. b3/ resterend aantal vervallen dagen < 30 basis 3 = [(saldo 2) x????? ] / 360 (saldo 2 = laatste berekening waar het 100 resterend aantal dagen > 30 dagen) basis 3 x resterend aantal dagen = www hulpteller 3 = hulpteller 2 + www saldo 3 = saldo 0 + hulpteller 3. Met minimum bedrag U kiest voor 'Nee': de intrestverhogingen worden berekend zoals geselecteerd. U kiest voor 'Ja': de intrestverhogingen worden toegepast met controle van de ingegeven tabellen voor intrestverhoging, namelijk indien de berekende intrest op de openstaande post lager is dan het bedrag dat u ingevuld heeft in één van de tabellen, dan wordt het bedrag uit de geselecteerde tabel en voor de respectievelijke munteenheid toegepast. Volgens tabelnummer Dit veld wordt enkel opgevraagd indien de intrestberekening moet gebeuren met een minimum bedrag. U verwijst naar het tabelnummer dat voor u van toepassing is. Met de consultatietoets kunt u de bestaande tabellen raadplegen. 2. Vast intrestpercentage (intrestberek. ongeacht het aantal vervallen dagen) Volgende velden dient u verder aan te vullen: Percentage U geeft het intrestpercentage in. Met minimum bedrag: nee / ja U kiest voor 'Nee': de intrestverhogingen worden berekend zoals geselecteerd. U kiest voor 'Ja': de intrestverhogingen worden toegepast met controle van de ingegeven tabellen voor intrestverhoging: namelijk indien de berekende intrest op de openstaande post lager is dan het bedrag dat u ingevuld heeft in één van de tabellen, dan wordt het bedrag uit de geselecteerde tabel en voor de respectievelijke munteenheid toegepast. Volgens tabelnummer Dit veld wordt enkel opgevraagd indien de intrestberekening moet gebeuren met een minimum bedrag. U verwijst naar het tabelnummer dat voor u van toepassing is. Met de consultatietoets kunt u de bestaande tabellen raadplegen.

78 3. Vast bedrag (de verhoging gebeurt niet aan de hand van intrestberekening) De bedragen die u ingegeven heeft in de tabellen voor intrestverhoging ( 1.17.) worden hier toegepast. Volgens tabelnummer Dit veld wordt enkel opgevraagd indien de intrestberekening moet gebeuren met een minimum bedrag. U verwijst naar het tabelnummer dat voor u van toepassing is. Met de consultatietoets kunt u de bestaande tabellen raadplegen. Rappels 17. Rappels Via deze module kunt u 3 soorten rappels afdrukken. Ze bevatten een overzicht van alle vervallen documenten. Er is een standaardlay-out voorzien in het pakket. Ze benut de vaste teksten die u heeft ingegeven in het programma Ingeven van de tekstlijnen in het menu 'Basisgegevens' (zie handleiding Ingeven van de tekstlijnen). Indien u een andere lay-out dan de standaardlay-out wenst, dan kunt u diverse aanpassingen aanbrengen (zie handleiding Instelling parameters variabele lay-outs). NOOT Bij het afdrukken van rappels moet u rekening houden met de volgende 2 factoren: 1. deze module neemt enkel klanten op waarvan de code "Rappel" op "Ja" staat 2. deze module houdt rekening met de data die u ingevuld heeft in het dossierrecord (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, velden Rappel 1, 2, 3 ). Datum Dit is de sleuteldatum die bepaalt of een document wel of niet vervallen is. Euromunten / niet-euromunten U maakt uw keuze met de wisseltoets. Intrest berekenen: nee / ja U kunt op de rappels intresten wegens laattijdige betaling vermelden. U maakt uw keuze met de wisseltoets. Afhankelijk van uw keuze worden bepaalde velden wel of niet opgevraagd. De uitleg omtrent de soorten intrestverhogingen vindt u uitgebreid terug in het hoofdstuk Rekeninguittreksels. Numeriek / alfabetisch U bepaalt op welke manier u de klanten wenst te selecteren: op het individueel rekeningnummer of op de alfacode. Vanaf - tot nummer / alfacode Afhankelijk van uw keuze of u uw selectie wenst te maken op het individueel rekeningnummer of op de alfacode, kunt u hier een beperkte keuze maken. Drukt u op, dan worden alle klanten in aanmerking genomen. Selectie op code situatie U heeft de keuze om de rappels af te drukken gebaseerd op de code situatie die u per klant in zijn fiche heeft ingevuld. Voorbeeld: uw klanten zijn ingedeeld volgens een bepaalde sector. Deze sector heeft u vastgelegd via de code situatie. U kunt de rappels per sector afdrukken door de betreffende code situatie te selecteren.

79 Rappel U heeft de keuze tussen of gecumuleerd. Aan de hand van de data die u ingevuld heeft in het dossierrecord en het rappelnummer ( ) dat u hier opgeeft, worden de klanten geselecteerd waarvoor rappels afgedrukt moeten worden. Indien u gecumuleerd kiest dan worden alle vervallen documenten op één rappel opgenomen, maar u bepaalt zelf welke tekst op de rappel afgedrukt wordt. U heeft hiervoor volgende mogelijkheden: - rappel : alle vervallen documenten worden op de rappel opgenomen; de tekst van respectievelijk rappel 1, rappel 2 of rappel 3 wordt afgedrukt - oudste vervallen factuur: deze rappel omvat alle vervallen documenten; de tekst die afgedrukt wordt, is die waar de oudste vervallen factuur toe behoort Voorbeeld: enkele vervallen facturen vallen onder rappel 2, andere behoren toe aan rappel 1 gecumuleerd volgens oudste vervallen factuur worden alle facturen opgenomen op één rappel met afdruk van de tekst rappel 2 - recentste vervallen factuur via deze keuze is de tekst van de rappel afhankelijk van de meest recentste vervallen factuur; alle vervallen documenten worden opgenomen Voorbeeld: voor uw klant zou zowel rappel 1, 2 als 3 opgemaakt moeten worden gecumuleerd volgens de recentste vervallen factuur worden alle documenten opgenomen op één rappel met de tekst rappel 1. Facturen die reeds afgedrukt zijn op rappel..., terug afdrukken: ja / nee Vervallen facturen die reeds werden opgenomen in een rappel, kunt u nogmaals afdrukken.

80 Klanten met toegestuurde rappels 18. Klanten met toegestuurde rappels Dit programma verleent u een overzicht van alle klanten waarvoor rappels werden afgedrukt. Ze vermeldt tevens het soort rappelnummer dat als laatste werd afgedrukt. Datum Dit is een referentiedatum. Vanaf / tot klantnummer U bepaalt voor welke klanten u deze lijst wenst af te drukken. Drukt u op, dan worden alle klanten in aanmerking genomen. Stoplijst (1 / 2 / 3) U bepaalt hier welke rappelnummers vermeld moeten worden op de lijst, namelijk: - u kiest voor 1: u verkrijgt een overzicht met alle klanten waarvoor rappel 1 werd afgedrukt - u kiest voor 2: u verkrijgt een overzicht met alle klanten waarvoor rappel 1 en 2 werden afgedrukt - u kiest voor 3: u verkrijgt een overzicht met alle klanten waarvoor rappel 1, 2 en 3 werden afgedrukt. Instelling parameters variabele lay-outs 19. Instelling parameters variabele lay-outs Indien de standaardlay-out van het rekeninguittreksel of de rappel niet voldoet aan uw eisen, dan kunt u eigenhandig uw lay-out aanpassen. Dit doet u door zelf de posities, afdrukcodes,... van de parameters te bepalen. Hieronder vindt u de richtlijnen die u dient te volgen. Kopiëren van de standaardlay-out Het bestand met de standaardlay-outs bevindt zich in de prog-directory van Expert/M onder de naam 0000PAR.A13 (voor EUR-dossier). Wanneer u de creatie van de lay-outs opstart, wordt dit bestand automatisch gekopieerd naar de dossierdirectory onder het juiste dossiernummer.

81 Wenst u echter zowel de lay-out van het uittreksel als de rappel te wijzigen, dan is deze procedure enorm tijdrovend. Het kopiëren van de lay-out voert u dan manueel uit op de volgende wijze: 1. MS-DOS: Er wordt verondersteld dat uw programma's van Expert/M op de harde schijf C staan. Indien de programma's zich op een andere harde schijf dan de C bevinden, moet u de "C" vervangen door? (? = de schijf waarop de programma's staan). U staat op C:\EXPERT> en verplaatst zich naar C:\EXPERT\PROG> als volgt: u tikt in: CD PROG daarna tikt u in: COPY 0000PAR.A13 C:\EXPERT\DOS\D??\????PAR.A13 waarbij D?? = directory waar het dossier zich bevindt???? = dossiernummer. U keert terug naar het menu Expert/M als volgt: u tikt in: CD.. en eindigt met: 1 2. XENIX/UNIX: Er wordt verondersteld dat uw programma's van Expert/M op de /usr/expert staan. Indien de programma's zich in een andere user bevinden, moet u de "/usr" vervangen door? (? = de user waar de programma's zich bevinden). U vertrekt onder het menu Expert/M (u staat op /usr/expert) en u verplaatst u naar de /usr/expert/prog als volgt: u tikt in: cd prog u controleert of u wel degelijk in de prog-directory staat, door het intikken van: pwd Vervolgens tikt u de kopie-instructie als volgt in: cp 0000PAR.A13 /usr/expert/dos/d??/????par.a13 waarbij d?? = directory waar het dossier zich bevindt???? = dossiernummer Opmerking: de hoofd- en kleine letters dient u in te geven zoals hierboven vermeld!!! U keert terug naar het menu Expert/M als volgt: u tikt in: cd.. en eindigt met: 1 Het menu Expert/M komt opnieuw tevoorschijn. Overzicht van de mogelijke parameters Rekeninguittreksels A. Hoofding Nr. Naam Lengte 1 Tekstlijn Tekstlijn Tekstlijn Tekstlijn Tekstlijn Tekstlijn Tekstlijn Tekstlijn 8 25

82 9 Naam klant Straat + huisnummer van de klant Postnummer van de klant 8 12 Woonplaats van de klant Klantnummer 8 14 Uittrekselnummer 6 15 Datum van het uittreksel (formaat DD.MM.YY) 8 16 Tekstlijn 1 van het rekeninguittreksel Tekstlijn 2 van het rekeninguittreksel Landcode van de klant 2 19 Extra adreslijn 1 klant via de facturatie senior Extra adreslijn 2 klant via de facturatie senior Extra adreslijn 3 klant via de facturatie senior Telefoonnummer van de klant Faxnummer van de klant Datum van het uittr. (formaat DD.MM.YYYY) t.e.m. 711 Grafische kaderlijnen volgens standaardlay-out 712 t.e.m. 770 Vrije parameters B. Detail Nr. Naam Lengte 101 Documentnummer (6laatste cijfers) Documentdatum (formaat DD.MM.YY) Vervaldatum (formaat DD.MM.YY) Documentbedrag bedrag 105 Vereffend bedrag bedrag 106 Saldo bedrag 107 Aanduiding indien vervallen Intrestbedrag bedrag 109 Muntcode Aanduiding creditnota Referte Documentdatum (formaat DD.MM.YYYY) Vervaldatum (formaat DD.MM.YYYY) Documentnummer (volledig nummer) Origineel bedrag document bedrag 116 Originele muntcode document t.e.m. 786 Grafische kaderlijnen volgens standaardlay-out 787 t.e.m. 840 Vrije parameters C. Slot van pagina's verschillend van de laatste indien gesplitst over meerdere pagina's Nr. Naam Lengte 201 Over te dragen totaal vervallen bedrag 202 Over te dragen totaal niet vervallen bedrag 203 Over te dragen algemeen totaal bedrag 204 Muntcode t.e.m. 862 Grafische kaderlijnen volgens standaardlay-out 863 t.e.m. 910 Vrije parameters D. Slot Nr. Naam Lengte 301 Totaal vervallen bedrag 302 Totaal niet vervallen bedrag

83 303 Totaal niet gedetailleerd bedrag 304 Algemeen totaal bedrag 305 Totaal intrest bedrag 306 Tekstlijn 3 van het rekeninguittreksel Tekstlijn 4 van het rekeninguittreksel Muntcode Algemeen totaal + totaal intrest bedrag 310 Tekst Totaal niet gedetailleerd variabel 311 Muntcode bij totaal niet gedetailleerd t.e.m. 937 Grafische kaderlijnen volgens standaardlay-out 938 t.e.m. 980 Vrije parameters Rappels A. Hoofding Nr. Naam Lengte 1 Tekstlijn Tekstlijn Tekstlijn Tekstlijn Tekstlijn Tekstlijn Tekstlijn Tekstlijn Naam klant Straat + huisnummer van de klant Postnummer van de klant 8 12 Woonplaats van de klant Landcode van de klant 2 14 Extra adreslijn 1 klant via de facturatie senior Extra adreslijn 2 klant via de facturatie senior Extra adreslijn 3 klant via de facturatie senior Klantnummer 8 18 Nummer van de rappel 6 19 Aantal dagen rappel (vanuit het dossierrecord) 3 20 Datum (formaat DD.MM.YY) 8 21 Tekstlijn 1 van de rappel Tekstlijn 2 van de rappel Tekstlijn 3 van de rappel Tekstlijn 4 van de rappel Tekstlijn 5 van de rappel Tekstlijn 6 van de rappel Tekstlijn 7 van de rappel Tekstlijn 8 van de rappel Tekstlijn 9 van de rappel Tekstlijn 10 van de rappel Tekstlijn 11 van de rappel Tekstlijn 12 van de rappel Tekstlijn 13 van de rappel Tekstlijn 14 van de rappel Tekstlijn 15 van de rappel 60

84 36 Telefoonnummer van de klant Faxnummer van de klant BTWnummer van de klant Datum (formaat DD.MM.YYYY) t.e.m. 711 Grafische kaderlijnen volgens standaardlay-out 712 t.e.m. 770 Vrije parameters B. Detail Nr. Naam Lengte 101 Code document Documentnummer (6 laatste cijfers) Documentdatum (formaat DD.MM.YY) Vervaldatum (formaat DD.MM.YY) Documentrbedrag bedrag 106 Vereffend bedrag bedrag 107 Saldo bedrag 108 Intrest bedrag 109 Muntcode Referentie Aanduiding creditnota Documentdatum (formaat DD.MM.YYYY) Vervaldatum (formaat DD.MM.YYYY) Documentnummer (volledig nummer) Origineel bedrag document bedrag 116 Originele muntcode document t.e.m. 782 Grafische kaderlijnen volgens standaardlay-out 783 t.e.m. 840 Vrije parameters C. Slot van pagina's verschillend van de laatste indien gesplitst over meerdere pagina's Nr. Naam Lengte 201 Over te dragen algemeen totaal bedrag 202 Muntcode t.e.m. 856 Grafische kaderlijnen volgens standaardlay-out 857 t.e.m. 910 Vrije parameters D. Slot Nr. Naam Lengte 301 Algemeen totaal bedrag 302 Totaal intrest bedrag 303 Muntcode Algemeen totaal + totaal intrest Tekstlijn 16 van de rappel t.e.m. 926 Grafische kaderlijnen volgens standaardlay-out 927 t.e.m. 980 Vrije parameters E. Overschrijvingsformulieren Nr. Naam Lengte 401 Overschrijving naam klant Overschrijving straat + nummer klant Overschrijving postnummer klant Overschrijving woonplaats klant Overschrijving naam dossier Overschrijving straat + nummer dossier Overschrijving postnummer dossier 5

85 408 Overschrijving woonplaats dossier Overschrijving banknummer dossier Overschrijving bedrag bedrag 411 Overschrijving klantnummer t.e.m. 999 Vrije parameters Instelling parameters variabele lay-outs 19. Instelling parameters variabele lay-outs Ingeven van de parameters 1. Ingeven van de parameters Rekeninguittreksel / rappel Via de wisseltoets selecteert u het juiste document. Er is slechts één lay-out voorzien voor de verschillende rappels. De teksten voor rappel 1, 2 of 3 worden uit de tekstlijnen gehaald (zie handleiding Ingeven van de tekstlijnen). Taal De lay-out van het rekeninguittreksel of de rappel kan 4-talig aangemaakt worden. U maakt uw keuze door opgave van: - N = Nederlandstalig - F = Franstalig - E = Engelstalig - D = Duitstalig. Type Er zijn 2 soorten types: - type 1 = rekeninguittreksel/rappel zonder intrest - type 2 = rekeninguittreksel/rappel met intrest. Max. aantal detaillijnen per blad U geeft op hoeveel detaillijnen er op een document afgedrukt mogen worden. Het slot wordt afgedrukt juist onder de laatste detaillijn (ongeacht het lijnnummer dat u aangeeft bij de slotparameters). Let op: - er zijn max. 30 detaillijnen voor een rekeninguittreksel

86 Een parameter wordt als volgt ingesteld: Parameternummer U geeft het nummer op uit de lijst van de parameters. Wenst u deze lijst te consulteren op het scherm, dan drukt u op de consultatietoets. Volgnummer Een zelfde parameter kan verscheidene malen worden gebruikt op verschillende plaatsen. Per instelling van een zelfde parameternummer geeft u het volgnummer in. Indien u op drukt, wordt standaard het volgnummer 1 voorgesteld. Afdrukken als waarde nul is Deze instelling wordt enkel opgevraagd indien de parameter wordt vertaald in een bedrag. U kiest voor 'Y' = indien het bedrag gelijk is aan nul, wordt dit bedrag = nul afgedrukt. U kiest voor 'N' = indien het bedrag gelijk is aan nul, wordt dit bedrag = nul niet afgedrukt. Naam Indien u een vaste parameter oproept, wordt de naam van de parameter automatisch voorgesteld. Indien u een vrije parameter oproept, dan kunt u de tekst ingeven die gekoppeld moet worden aan deze vrije parameter. Aantal te gebruiken posities Deze instelling wordt enkel opgevraagd bij een vrije parameter. U bepaalt hoeveel karakters voorzien moeten worden voor de opgegeven parameter. Cijfers na de komma afkappen Indien de opgegeven parameter vertaald wordt in een bedrag, dan moet u hier bepalen of het bedrag al dan niet afgerond mag worden. Lengte van de parameter Deze lengte wordt altijd automatisch voorgesteld. Lijn U vermeldt op welke lijn de parameter afgedrukt moet worden.

87 Positie U geeft in op welke horizontale positie de opgegeven parameter moet beginnen. Aantal cpi U vermeldt in welke pitchgrootte de karakters afgedrukt moeten worden, namelijk: 10 cpi 12 cpi 15 cpi 17 cpi. Dubbele hoogte * U bepaalt of de karakters in dubbele hoogte afgedrukt moeten worden. Dubbele breedte * U bepaalt of de karakters in dubbele breedte afgedrukt moeten worden. Onderlijnd * U bepaalt of de karakters onderlijnd moeten worden. Italics * U bepaalt of de karakters in cursief afgedrukt moeten worden. Vet drukken * U bepaalt of de karakters vet afgedrukt moeten worden. * Op voorwaarde dat de printer die u gebruikt deze mogelijkheden voorziet. Modificatie van de parameters 2. Modificatie parameters Dit programma laat u toe om aan de bestaande lay-out van het rekeninguittreksel of de rappel wijzigingen aan te brengen. Rekeninguittreksel / rappel U selecteert de juiste lay-out. Taal U selecteert de taal: N / F / E / D. Type U selecteert het type van de lay-out, namelijk: - 1 = rekeninguittreksel/rappel zonder intrest - 2 = rekeninguittreksel/rappel met intrest. Volgend ingavescherm komt tevoorschijn:

88 Opschuiven naar boven U kunt 1 of meerdere parameters een aantal lijnen naar boven opschuiven. Werkwijze: - van / tot lijnnummer: u geeft op welke lijnnummers verplaatst moeten worden (min. 1 - max. 99) - van / tot positie: u geeft op op welke positie de parameters zich bevinden (min. 1 - max. 99) - modificatie: u geeft op hoeveel lijnen de parameters naar boven verschoven moeten worden. Opschuiven naar beneden U kunt 1 of meerdere parameters een aantal lijnen naar omlaag verplaatsen. Werkwijze: - van / tot lijnnummer: u geeft op welke lijnnummers verplaatst moeten worden (min. 1 - max. 99) - van / tot positie: u geeft op op welke positie de parameters zich bevinden (min. 1 - max. 99) - modificatie: u geeft op hoeveel lijnen de parameters naar beneden verplaatst moeten worden. Opschuiven naar links U kunt 1 of meerdere parameters een aantal posities naar links opschuiven. Werkwijze: - van / tot lijnnummer: u geeft op welke lijnnummers verplaatst moeten worden (min. 1 - max. 99) - van / tot positie: u geeft op op welke positie de parameters zich bevinden (min. 1 - max. 99) - modificatie: u geeft op hoeveel posities de parameters naar links verplaatst moeten worden.

89 Opschuiven naar rechts U kunt 1 of meerdere parameters een aantal posities naar rechts opschuiven. Werkwijze: - van / tot lijnnummer: u geeft op welke lijnnummers verplaatst moeten worden (min. 1 - max. 99) - van / tot positie: u geeft op op welke positie de parameters zich bevinden (min. 1 - max. 99) - modificatie: u geeft op hoeveel posities de parameters naar rechts verplaatst moeten worden. Aanpassen aantal cpi U kunt het aantal cpi wijzigen van 1 of meerdere parameters. U hanteert dezelfde werkwijze als hierboven beschreven maar bij 'modificatie' vult u de nieuwe waarde in van het aantal cpi (10 / 12 / 15 / 17 cpi mogelijk). Aanpassen dubbele hoogte Indien u voor bepaalde parameters de instelling van de dubbele hoogte wenst te wijzigen, dan hanteert u dezelfde werkwijze en vult u bij 'modificatie' Y of N in. Aanpassen dubbele breedte Indien u voor bepaalde parameters de instelling van de dubbele breedte wenst te wijzigen, dan hanteert u dezelfde werkwijze en vult u bij 'modificatie' Y of N in. Aanpassen italics Indien u voor bepaalde parameters de instelling voor het cursief afdrukken wenst te wijzigen, dan hanteert u dezelfde werkwijze en vult u bij 'modificatie' Y of N in. Aanpassen vet Indien u voor bepaalde parameters de instelling voor het vet drukken wenst te wijzigen, dan hanteert u dezelfde werkwijze en vult u bij 'modificatie' Y of N in. Aanpassen onderlijning Indien u voor bepaalde parameters de instelling voor het onderlijnen wenst te wijzigen, dan hanteert u dezelfde werkwijze en vult u bij 'modificatie' Y of N in. Aanpassen druk waarde nul Indien u voor bepaalde parameters de instelling voor het afdrukken van nulbedragen wenst te wijzigen, dan hanteert u dezelfde werkwijze en vult u bij 'modificatie' Y of N in. Aanpassen te gebruiken posities Indien u voor bepaalde parameters het aantal te gebruiken posities wenst te wijzigen, dan hanteert u dezelfde werkwijze en vult u bij 'modificatie' het juiste aantal te gebruiken posities in. Annuleren parameters Indien u meerdere parameters in groep wenst te annuleren, dan hanteert u dezelfde werkwijze en vult u bij 'modificatie' Y in. Lijst parameters variabele lay-outs 3. Lijst parameters Via dit programma kunt u een lijst afdrukken met vermelding van alle gebruikte parameters. Rekeninguittreksel / Rappel U bepaalt de juiste lay-out waarvan u de parameters wenst af te drukken. Taal U maakt de taalkeuze: N / F / E / D. Type U kiest het juiste lay-outtype.

90 Verwijderen parameters per nummer 4. Verwijderen parameters per nummer Dit programma laat u toe één bepaalde parameter te verwijderen en dit door opgave van zijn specifiek parameternummer. Rekeninguittreksel / Rappel U selecteert de juiste lay-out. Taal U maakt de juiste taalkeuze. Type U selecteert het lay-outtype. Parameternummer U tikt het nummer in van de parameter die u wenst te verwijderen. Volgnummer U tikt het volgnummer van de parameter in. Naam De omschrijving van de parameter wordt automatisch ingevuld. Verwijderen: ja / nee U maakt uw selectie. Kopiëren standaard lay-outs 12. Kopiëren standaard lay-outs Via dit programma wordt automatisch de standaardlay-out gekopiëerd naar de dossierdirectory onder het juiste dossiernummer. Kopiëren van een lay-out 13. Kopiëren lay-outs Door middel van dit programma kunt u een lay-out kopiëren naar een ander type of andere taal. Rekeninguittreksel / Rappel U selecteert de juiste lay-out waarvan u wenst te kopiëren. Kopiëren van taal U selecteert de taal van de lay-out waarvan u wenst te kopiëren. De mogelijkheden zijn: N(ederlands), F(rans), E(ngels) en D(uits). Kopiëren van type U selecteert het type van de lay-out waarvan u wenst te kopiëren. Kopiëren naar taal U selecteert de taal van de lay-out waarin de kopie terecht moet komen. De mogelijkheden zijn: N, F, E, D. Kopiëren naar type U selecteert het type van de lay-out waarin de kopie terecht moet komen. Controleafdruk van de lay-out 15. Controleafdruk lay-out Via dit programma kunt u onmiddellijk een afdruk maken van de gecreëerde of gewijzigde lay-out. Rekeninguittreksel / Rappel U selecteert de juiste lay-out. Taal U selecteert de gewenste taal: N / F / E / D. Type U verwijst naar het lay-outtype.

91 Toevoegen van een nieuwe lay-out 18. Toevoegen nieuwe lay-out Dit programma kan aan een bestaand lay-outbestand een nieuwe lay-out toevoegen. Het is echter een procedure die u enkel in uitzonderlijke gevallen moet uitvoeren, namelijk wanneer u een beroep doet op Expert/M N.V. voor het maken van een nieuwe lay-out. De nieuwe lay-out wordt door Expert/M N.V. opgeslagen in een bestand PAR.NEW die dan rechtstreeks ingelezen kan worden door de bovenvermelde procedure. Indien u gebruik moet maken van deze procedure, dan neemt u best eerst contact op met onze helpdesk. Dossiernaam en directory 20. Dossiernaam en directory Via deze procedure kunt u een lijst bekomen van alle dossiers die u verwerkt in Expert/M. Naast het nummer van het dossier worden tevens de dossiernaam en de dossierdirectory afgedrukt. Resultaat op: printer / scherm U kunt de lijst zowel op printer als op scherm bekomen. U maakt uw keuze via de wisseltoets. Dossiernummer vanaf - tot U maakt uw keuze via de wisseltoets. - Dossiernummer - Directory. Van - tot dossier/directory U tikt uw selectie in.

92 Selectie drukker 23. Selectie drukker Via deze procedure kunt u een printer selecteren. Ze geeft tevens een overzicht van alle geïnstalleerde printers. Indien u deze procedure niet uitvoert, dan werkt het pakket automatisch met de defaultprinter ingevuld in de configuratie.

93 Historieken 4. Historieken Via dit menu kunt u verscheidene historieken afdrukken, historieken algemene rekeningen afpunten en de opgave B.L.W.I. (= Belgisch-Luxemburgs Wisselinstituut) afdrukken. Historieken openstaande / vereffende posten 1. historieken openstaande / vereffende posten

94 Deze historiek toont u een overzicht van alle openstaande en/of vereffende documenten per individuele rekening. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum. Huidig / vorig boekjaar Via de wisseltoets selecteert u het juiste boekjaar. Klanten / leveranciers / beiden U kiest voor 'Klanten': alle openstaande posten van de klanten worden afgedrukt. U kiest voor 'Leveranciers': alle openstaande posten van de leveranciers worden afgedrukt. U kiest voor 'Beiden': de openstaande posten van de klanten en de leveranciers worden afgedrukt. Numeriek / alfabetisch U kiest voor 'Numeriek': u selecteert de individuele rekeningen op hun respectievelijk nummer. U kiest voor 'Alfabetisch': u selecteert de individuele rekeningen op hun respectievelijke alfacode. Vanaf - tot rekeningnummer U drukt op : alle individuele rekeningen worden in aanmerking genomen. U kunt ook een beperkte selectie opgeven in de velden 'Van - tot'. Met de consultatietoets kunt u de reeds gecreëerde individuele rekeningen raadplegen. Ins gebruikt u indien u een klant / leverancier wenst te consulteren door het intikken van selectiecriteria (naam, alfacode, straat, postnr., woonplaats, telefoon, telefax, B.T.W.-nummer, banknummer, landcode). Vanaf - tot alfacode U drukt op : alle individuele rekeningen worden in aanmerking genomen. U kunt ook een beperkte selectie opgeven in de velden 'Van - tot'. Detail vorige jaren mee afdrukken: ja / neen U kiest 'Ja': het detail van de historieken van de voorgaande jaren wordt ook afgedrukt. U kiest 'Neen': het detail van de historieken van de voorgaande jaren wordt niet afgedrukt. Vereffende facturen drukken: neen / ja U kiest voor 'Neen': enkel de openstaande documenten worden afgedrukt. U kiest voor 'Ja': naast de openstaande documenten worden ook alle vereffende documenten vermeld (facturen met hun betalingslijnen). Nieuwe bladzijde per rekening: neen / ja U kunt voor elke nieuwe individuele rekening een bladsprong vragen. Enkel overgedragen documenten BEF/EUR: neen / ja Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u uw dossier van BEF heeft omgezet naar EUR. U maakt uw keuze via de wisseltoets. Alleen de manuele posten: neen / ja U selecteert enkel de manuele posten indien u een controlelijst wenst te bekomen van de openstaande posten per begin boekjaar die u manueel heeft ingebracht (zie handleiding Creatie openstaande documenten).

95 Geen selectie / tot en met periode / tot en met documentdatum / tot en met vervaldatum U kiest voor 'geen selectie': alle openstaande posten worden afgedrukt. U kiest voor 'tot en met periode': u kunt openstaande posten afdrukken tot en met een bepaalde boekperiode, bvb. huidige boekperiode = 9; u wenst de openstaande posten van de eerste 6 boekperiodes af te drukken: u selecteert van periode 1 tot en met 6. U kiest voor 'tot en met documentdatum': de openstaande posten worden afgedrukt tot en met de documentdatum die u ingeeft. In deze selectie wordt dus geen rekening gehouden met de boekperiode. U kiest voor 'tot en met vervaldatum': de openstaande posten worden afgedrukt tot en met de vervaldatum die u ingeeft. Indien u de historiek openstaande posten afdrukt op het scherm, dan kunt u doorheen de afdruk scrollen met de functietoetsen afgebeeld onderaan het scherm. Cumulhistorieken klanten / leveranciers 2. Cumulhistorieken klanten / leveranciers Deze historiek toont u een overzicht van alle openstaande en vereffende documenten. Ze worden weergegeven in: - een kolom beweging: debet - credit - een kolom cumul: debet - credit. Openstaande en vereffende posten in vreemde valuta worden apart vermeld. Per individuele rekening krijgt u een eindsaldo per munt. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum. Huidig / vorig boekjaar Via de wisseltoets selecteert u het juiste boekjaar. Klanten / leveranciers / beiden U kiest voor 'Klanten': alle openstaande en vereffende posten van de klanten worden afgedrukt. U kiest voor 'Leveranciers': alle openstaande en vereffende posten van de leveranciers worden afgedrukt. U kiest voor 'Beiden': de openstaande en vereffende posten van de klanten en de leveranciers worden afgedrukt. Numeriek / alfabetisch U kiest voor 'Numeriek': u selecteert de individuele rekeningen op hun respectievelijk nummer. U kiest voor 'Alfabetisch': u selecteert de individuele rekeningen op hun respectievelijke alfacode. Vanaf - tot rekeningnummer U drukt op : alle individuele rekeningen worden in aanmerking genomen. U kunt ook een beperkte selectie opgeven in de velden 'Van - tot'. Met de consultatietoets kunt u de reeds gecreëerde individuele rekeningen raadplegen. Ins gebruikt u indien u een klant / leverancier wenst te consulteren door het intikken van selectiecriteria (naam, alfacode, straat, postnr., woonplaats, telefoon, telefax, B.T.W.-nummer, banknummer, landcode). Vanaf - tot alfacode U drukt op : alle individuele rekeningen worden in aanmerking genomen. U kunt ook een beperkte selectie opgeven in de velden 'Van - tot'.

96 Detail vorige jaren mee afdrukken: ja / nee U kiest 'Ja': het detail van de historieken van de voorgaande jaren wordt ook afgedrukt. U kiest 'Neen': het detail van de historieken van de voorgaande jaren wordt niet afgedrukt. Nieuwe bladzijde per rekening: neen / ja U kunt voor elke nieuwe individuele rekening een bladsprong vragen. Afdrukken per: documentnummer / datum U kiest voor 'documentnummer': de documenten worden afgedrukt op basis van het toegewezen documentnummer (opklimmende nummering). U kiest voor 'datum': u kunt een beperkte selectie vragen door een datumlimiet in te tikken. Cumulhistorieken klanten / leveranciers + EUR 3. Cumulhistorieken klanten / leveranciers + EUR Deze historiek is een uitbreiding van de vorige besproken historiek, namelijk u kunt alle bewegingen volgen van de gebruikte vreemde valuta met hun respectievelijke omrekening naar de referentiemunt van het dossier. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum. Huidig / vorig boekjaar Via de wisseltoets selecteert u het juiste boekjaar. Klanten / leveranciers / beiden U kiest voor 'Klanten': alle openstaande en vereffende posten vreemde valuta van de klanten worden afgedrukt. U kiest voor 'Leveranciers': alle openstaande en vereffende posten vreemde valuta van de leveranciers worden afgedrukt. U kiest voor 'Beiden': de openstaande en vereffende posten vreemde valuta van de klanten en de leveranciers worden afgedrukt. Numeriek / alfabetisch U kiest voor 'Numeriek': u selecteert de individuele rekeningen op hun respectievelijk nummer. U kiest voor 'Alfabetisch': u selecteert de individuele rekeningen op hun respectievelijke alfacode. Vanaf - tot rekeningnummer U drukt op : alle individuele rekeningen worden in aanmerking genomen. U kunt ook een beperkte selectie opgeven in de velden 'Van - tot'. Met de consultatietoets kunt u de reeds gecreëerde individuele rekeningen raadplegen. Ins gebruikt u indien u een klant / leverancier wenst te consulteren door het intikken van selectiecriteria (naam, alfacode, straat, postnr., woonplaats, telefoon, telefax, BTW-nummer, banknummer, landcode). Vanaf - tot alfacode U drukt op : alle individuele rekeningen worden in aanmerking genomen. U kunt ook een beperkte selectie opgeven in de velden 'Van - tot'. Detail vorige jaren mee afdrukken: ja / nee U kiest 'Ja': het detail van de historieken van de voorgaande jaren wordt ook afgedrukt. U kiest 'Neen': het detail van de historieken van de voorgaande jaren wordt niet afgedrukt.

97 Nieuwe bladzijde per rekening: neen / ja U kunt voor elke nieuwe individuele rekening een bladsprong vragen. Afdrukken per: documentnummer / datum U kiest voor 'documentnummer': de documenten worden afgedrukt op basis van het toegewezen documentnummer (opklimmende nummering). U kiest voor 'datum': u kunt een beperkte selectie vragen door een datumlimiet in te tikken. Omzethistorieken klanten / leveranciers 4. Omzethistorieken klanten / leveranciers Deze historiek houdt alle gegevens bij die als basis dienen voor de IC-opgave, namelijk: - BTW-periode - soort document (factuur creditnota) - documentnummer - documentdatum - omzet E.G.-goederen - andere omzet - bedrag diversen - bedrag BTW - afrondingsverschillen - totaal factuurbedrag. Deze historiek wordt enkel bijgehouden als de code historiek in de fiche individuele rekening dit voorziet!!! (zie handleiding Creatie van een individuele rekening, veld Historiek'). Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum. Huidig / vorig kalenderjaar Via de wisseltoets selecteert u het juiste kalenderjaar.

98 Klanten / leveranciers / beiden U kiest voor 'Klanten': de historieken van de klanten worden afgedrukt. U kiest voor 'Leveranciers': de historieken van de leveranciers worden afgedrukt. U kiest voor 'Beiden': de historieken van de klanten en de leveranciers worden afgedrukt. Vanaf - tot rekeningnummer U drukt op : alle individuele rekeningen worden in aanmerking genomen. U kunt ook een beperkte selectie opgeven in de velden 'Van - tot'. Vanaf - tot landcode U kunt de historieken afdrukken van individuele rekeningen behorende tot een bepaald land. Wenst u geen selectie uit te voeren, dan drukt u op. Vanaf - tot periode Gezien de historiek dient als basis voor het opmaken van de IC-opgave, worden de historieklijnen bijgehouden per BTW-periode. Drukt u op, dan worden alle BTW-periodes in aanmerking genomen. Een beperkte selectie is echter ook mogelijk. Detaillijnen afdrukken: nee / ja U kiest voor 'Nee': u wenst enkel een totaal per klant / leverancier. U kiest voor 'Ja': u wenst per klant / leverancier een uitsplitsing van alle documenten. U maakt uw keuze via de wisseltoets. Subtotalen per periode drukken: nee / ja U kunt in de historiek van een individuele rekening een subtotaal laten invoegen per periode. BTW-nummer afdrukken: nee / ja Standaard wordt voor elke individuele rekening haar respectievelijke naam, adres en woonplaats afgedrukt. U kunt echter ook het BTW-nummer mee opnemen. Nieuwe bladzijde per rekening: nee / ja Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u deze historiek afdrukt op de printer. U kunt voor elke nieuwe individuele rekening een bladsprong vragen. Historieken algemene rekeningen (tegenrekening) 5. Algemene rekeningen (tegenrekening) Dit programma laat u toe om de historieken algemene rekeningen of het grootboek af te drukken. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum. Huidig jaar / vorig jaar / voorgaande jaren Via de wisseltoets selecteert u het juiste boekjaar. Het aantal jaren dat hier wordt voorgesteld, is afhankelijk van de parameter die u heeft ingevuld in de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Aantal historiekjaren'). Vanaf - tot rekeningnummer U drukt op : alle algemene rekeningen worden in aanmerking genomen. U kunt ook een beperkte selectie opgeven in de velden 'Vanaf - tot'. Vanaf - tot periode U drukt op : alle historieken tot en met de huidige boekperiode worden afgedrukt. U kunt ook een beperkte selectie opgeven in de velden 'Vanaf - tot'. Subtotalen per periode drukken: neen / ja Indien gewenst, kunt u een periodetotaal invoegen in de historiek.

99 Nieuwe bladzijde per rekening: neen / ja Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u de historieken algemene rekeningen afdrukt op de printer. U kunt voor elke volgende algemene rekening een bladsprong vragen. Alle historieken / niet-afgepunte historieken Indien gewenst, kunt u enkel de niet-afgepunte historieken afdrukken. Historieken algemene rekeningen (aantallen) 6. Algemene rekeningen (aantal) Dit programma is enkel nuttig indien bepaalde algemene rekeningen aantallen registreren. Via deze printopdracht kunt u in de historieken algemene rekeningen ook de aantallen opnemen. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum. Huidig jaar / vorig jaar / voorgaande jaren Via de wisseltoets selecteert u het juiste boekjaar. Het aantal jaren dat hier wordt voorgesteld, is afhankelijk van de parameter die u heeft ingevuld in de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Aantal historiekjaren'). Vanaf - tot rekeningnummer U drukt op : alle algemene rekeningen worden in aanmerking genomen. U kunt ook een beperkte selectie opgeven in de velden 'Vanaf - tot'. Vanaf - tot periode U drukt op : alle historieken tot en met de huidige periode worden afgedrukt. U kunt ook een beperkte selectie opgeven in de velden 'Vanaf - tot'. Alleen rekeningen met aantallen: ja / neen U kiest voor 'Ja': enkel deze algemene rekeningen waarvoor u aantallen registreert, worden in aanmerking genomen. Deze parameter heeft dus prioriteit op de parameter 'Van algemene rekening - tot algemene rekening'. U kiest voor 'Neen': zowel algemene rekeningen zonder aantallen als mèt aantallen worden in de selectie opgenomen. Subtotalen per periode drukken: neen / ja Indien gewenst, kunt u een periodetotaal invoegen in de historiek. Nieuwe bladzijde per rekening: neen / ja Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u de historieken algemene rekeningen afdrukt op de printer. U kunt voor elke volgende algemene rekening een bladsprong vragen. Alle historieken / niet-afgepunte historieken Indien gewenst, kunt u enkel de niet-afgepunte historieken afdrukken. Historieken algemene rekeningen (vreemde valuta) 7. Algemene rekeningen (vreemde valuta) Dit programma toont u per algemene rekening en per document het bedrag in vreemde valuta, de koers en het bedrag in de referentiemunt. Per algemene rekening wordt er een totaal in vreemde valuta en een totaal in de referentiemunt weergegeven. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets.

100 Datum Dit is de referentiedatum. Huidig jaar / vorig jaar / voorgaande jaren Via de wisseltoets selecteert u het juiste boekjaar. Het aantal jaren dat hier wordt voorgesteld, is afhankelijk van de parameter die u heeft ingevuld in de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Aantal historiekjaren'). Vanaf - tot rekeningnummer U drukt op : alle algemene rekeningen worden in aanmerking genomen. U kunt ook een beperkte selectie opgeven in de velden 'Vanaf - tot'. Vanaf - tot periode U drukt op : alle historieken tot en met de huidige boekperiode worden afgedrukt. U kunt ook een beperkte selectie opgeven in de velden 'Vanaf - tot'. Nieuwe bladzijde per rekening: neen / ja Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u de historieken algemene rekeningen afdrukt op de printer. U kunt voor elke volgende algemene rekening een bladsprong vragen. Alle historieken / niet-afgepunte historieken Indien gewenst, kunt u enkel de niet-afgepunte historieken afdrukken. Afpunten historiek algemene rekeningen 8. Afpunten historiek algemene rekeningen Via deze procedure kunt u afpuntingen uitvoeren in de historiek van een algemene rekening. Het afpunten in een algemene rekening kunt u enkel uitvoeren op voorwaarde dat: het saldo van een aantal aangeduide bedragen debet altijd gelijk is aan het saldo van een aantal aangeduide bedragen credit. Huidig / vorig boekjaar U selecteert het juiste boekjaar. NOOT De cursor springt op het veld 'Algemene rekening'. Tevens vindt u onderaan het scherm de volgende melding: "Toets F10: geen weergave van de afgepunte historieklijnen". Via F10 kunt u dus bepalen welke lijnen u wenst te zien op scherm, namelijk door het indrukken van deze toets opteert u om enkel deze lijnen te zien die u nog niet heeft afgepunt. Drukt u nogmaals op F10, dan wordt deze optie afgezet. Algemene rekening U geeft de algemene rekening op die u wenst af te punten. Van - tot periode U selecteert de boekperiodes waarin u de afpunting wenst uit te voeren.

101 Voorbeeldscherm: afpunting van de algemene rekening interne overboekingen. Lijnnr. < > In dit veld moet u refereren aan de lijnnummers van de bedragen die u wenst af te punten. Alle lijnnummers worden vermeld in de uiterst rechtse kolom op het scherm. Bovendien moet bedrag D = bedrag C of saldo bedrag D = saldo bedrag C. Een lijn die werd aangeduid voor afpunting, krijgt een asterisk (*) toegewezen. Een lijn die u verkeerdelijk heeft afgepunt, kunt u ongedaan maken door heringave van het lijnnummer; de asterisk verdwijnt. Via kunt u doorheen de historiek bladeren. Wenst u de afpunting te beëindigen, dan drukt u op dit veld op Esc. Een controle wordt uitgevoerd of het afgepunt saldo gelijk is aan nul. Indien dit niet het geval is, dan kunt u het programma niet verlaten en moet u verder afpunten of de nodige correcties uitvoeren. Is het afgepunt saldo gelijk aan nul, dan kunt u het programma verlaten met de stoptoets. Opgave B.L.W.I. ( = Belgisch-Luxemburgs Wisselinstituut) 9. Opgave B.L.W.I. Ingevolge de Europese statistische harmonisatie en de toepassing van de richtlijnen van het Internationaal Monetair Fonds werd vanaf 1 januari 1995 de reglementering gewijzigd met betrekking tot het inventariseren van het buitenlands betalingsverkeer. Indien een bedrijf een minimum jaaromzet naar het buitenland van EUR bereikt, wordt dit bedrijf aangeschreven door het B.L.W.I. met de vraag de bovenvermelde opgave maandelijks in te dienen en dit binnen de 15 werkdagen die volgen op het einde van de betrokken maand. De gegevens dienen uitgesplitst te worden naar het land van verblijf van de buitenlandse tegenpartij en naar de aard van de goederentransactie.

102 Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze. Datum Dit is de sleuteldatum van de opgave, met andere woorden aan de hand van de ingevulde datum worden de openstaande posten geselecteerd die betrekking hebben op de ingegeven kalendermaand. Invoer / uitvoer U kiest 'Invoer': de openstaande posten worden geselecteerd uit het bestand van de historieken openstaande posten leveranciers. U kiest 'Uitvoer': de openstaande posten worden geselecteerd uit het bestand van de historieken openstaande posten klanten. Drukken tot en met periode De vorderingen en/of de schulden worden geselecteerd rekening houdend met de periode die u hier opgeeft. De huidige boekperiode wordt standaard voorgesteld, maar deze kan gewijzigd worden.

103 Aankopen 5. Aankopen In dit menu kunt u alle programma's met betrekking tot de aankoopfacturen terugvinden, namelijk het boeken van de aankoopfacturen, de BTW-margeregeling, het drukken van overschrijvingen,... De verwerking van aankoopfacturen Selecteren van een aankoopdagboek Vooraleer u aankoopfacturen registreert, moet u er zich van vergewissen dat u het juiste dagboek geselecteerd heeft. Het selecteren van een dagboek voert u uit in het menu van de aankopen. Wanner de cursor op "Keuze" staat, drukt u op Up. Vervolgens krijgt u een overzicht van de reeds aangemaakte dagboeken (zie handleiding Dagboekgegevens). Via Down/Up/PgDwn/PgUp selecteert u het dagboek dat voor u van toepassing is. Wenst u echter een nieuw dagboek te creëren, dan drukt u op Esc (zie handleiding Dagboekgegevens). Indien u niet wenst te werken met meerdere journalen, dan hoeft u de selectie van een dagboek niet uit te voeren. Het pakket start altijd automatisch het defaultdagboek op (zie handleiding Dagboekgegevens). In het menu van de aankopen wordt het geselecteerde dagboek altijd weergegeven in de titelbalk. Voorbeeldscherm menu aankopen.

104 De verwerking van aankoopfacturen gebeurt aan de hand van een ketting, namelijk: - creatie werkbestand aankopen - ingeven aankopen - controlelijst - aankoopdagboek - bijwerken van de rekeningen. Deze 5 punten worden hierna in detail behandeld. Creatie van een werkbestand aankopen 1. Creatie werkbestand aankopen Een werkbestand wordt benut in de ingavekettingen (namelijk aankoop, verkoop, financieel, kassa en diversen). Het is een bestand waarin de gegevens van de te boeken stukken worden geregistreerd. Een werkbestand kan 2 soorten gegevens bevatten, namelijk: - gegevens die ingebracht zijn, maar nog niet zijn doorgestuurd naar de boekhouding; u kunt deze gegevens nog verwijderen of afdrukken of doorsturen naar de boekhouding - gegevens die ingebracht zijn en reeds zijn bijgewerkt; u kunt deze gegevens enkel nog (her)afdrukken. Indien u de eerste maal aankoopfacturen gaat boeken, dient u de creatie van het werkbestand uit te voeren. Naderhand is deze creatie van het werkbestand afhankelijk van de keuze die u gemaakt heeft in de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Creatie werkbestand toegelaten'), namelijk: - creatie toegelaten - geen creatie toegelaten. Voordeel / nadeel bij creaties van werkbestanden: + Bij een creatie van een werkbestand komt er opnieuw plaats vrij op de harddisk. - Na het creëren van een nieuw werkbestand, kunt u achteraf géén dagboek meer afdrukken van de voorbije periodes. Voordeel / nadeel indien geen creaties van werkbestanden toegelaten zijn: + Op elk tijdstip van het boekjaar kunt u een dagboek afdrukken van de voorbije periodes. - Indien u geen creatie van een nieuw werkbestand toelaat, werkt u gans het boekjaar in hetzelfde werkbestand. Dit werkbestand kan aanzienlijk aangroeien met als gevolg dat het grote opslagcapiciteit vergt op de harddisk. Op welke tijdstippen voert u een creatie werkbestand uit? Het tijdstip van een creatie van een werkbestand is vrij door u te bepalen. Indien u periodiek de aankoopfacturen registreert, dan kunt u een creatie uitvoeren bijvoorbeeld bij het begin van elke nieuwe periode. Bij het creëren van een werkbestand gaat het pakket altijd na of de gegevens in het werkbestand minstens eenmaal zijn afgedrukt en of ze zijn bijgewerkt. Indien 1 van beide voorwaarden niet vervuld is, krijgt u een boodschap die u toelaat de creatie van het werkbestand af te breken (dit doet u dan a.d.h.v. de voorgestelde functietoetsen).

105 Boeken van de aankoopfacturen 2. Ingeven aankopen Voorbeeld ingavescherm aankopen. Boekh. periode De huidige boekhoudperiode van het boekjaar wordt voorgesteld. U drukt op om te bevestigen. Wenst u in de vorige boekhoudperiode te boeken, dan wijzigt u deze teller. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten: dit moet immers gebeuren via de periodeverschuiving. BTW-periode De huidige BTW-periode van het kalenderjaar wordt voorgesteld. U drukt op om te bevestigen. Deze periode verwijst naar de kalendermaand of het kwartaal. Wenst u in de vorige BTW-periode te boeken, dan wijzigt u deze teller. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten: dit gebeurt ook via de periodeverschuiving. Belangrijk Het is enkel toegelaten om in de huidige en vorige BTW-periode te boeken aangezien u enkel de BTW-aangifte van deze 2 periodes kunt laten berekenen en opmaken!

106 N.I.S.-maand De Intrastatgegevens worden steeds per kalendermaand geregistreerd (per maand een periodeverschuiving). Indien u uw Intrastataangifte per kwartaal wenst in te dienen, hanteert u de volgende werkwijze (enkel voor BTW-kwartaalaangevers): - in de dossiergegevens dient het veld 'Intrastat invoer' op 'vereenvoudigd kwartaal' of volledig kwartaal te staan - u boekt de gegevens maandelijks in - bij het afdrukken van de Intrastataangifte zullen de juiste maanden automatisch worden samengesteld voor het gevraagde kwartaal, namelijk: - N.I.S.-kwartaalaangifte 1 = N.I.S.-kalendermaanden 1, 2, 3 - N.I.S.-kwartaalaangifte 2 = N.I.S.-kalendermaanden 4, 5, 6 - N.I.S.-kwartaalaangifte 3 = N.I.S.-kalendermaanden 7, 8, 9 - N.I.S.-kwartaalaangifte 4 = N.I.S.-kalendermaanden 10, 11, 12. F / C U verwijst naar de juiste documentsoort die u wenst te registreren. Mogelijkheden: F = Factuur C = Creditnota F. = Contant betaalde factuur C. = Contant betaalde creditnota. Voor de verwerking van F. en C. wordt u verder verwezen naar de module Automatische kas (zie handleiding Automatische kas aankopen). Documentnummer (9 - num) Het eerstvolgende vrije documentnummer wordt voorgesteld. U kunt de bestaande nummering wijzigen als volgt: u geeft een nieuw nummer in en aanvaardt dit nummer niet via maar met de springtoets, door gebruik te maken van de springtoets worden de volgende documenten automatisch verder genummerd vanaf het opgegeven nummer. Facturen en creditnota's worden opgenomen in aparte dagboeken: dit brengt een aparte nummering met zich mee (een apart klassement voor deze documenten is dan ook aangewezen!). De documentnummers laat u gemakkelijkheidshalve voorafgaan door het boekjaar. Documentdatum (8 - num) De opstartdatum of de datum van het vorige document wordt voorgesteld. U tikt de variabelen in per 2 of 4 karakters, namelijk: - dd : hier wijzigt u enkel de dag - maand en jaar blijven ongewijzigd - ddmm : u wijzigt de dag en de maand - het jaartal blijft ongewijzigd - ddmmjjjj : u wijzigt de volledige datum. Let op: leestekens dient u niet in te vullen. Tegenboeking U heeft geen toegang tot dit veld. Het toont u het saldo van de factuur dat nog moet toegewezen worden. Zolang dit saldo niet op 0 (lees nul) staat, kunt u de factuur/creditnota niet aanvaarden. Leveranc. Op dit veld roept u de leverancier op. Dit kunt u doen op volgende manieren: - indien gekend, tikt u zijn leveranciersnummer in - u roept de leverancier op via zijn alfacode (zie handleiding Creatie van een individuele rekening) - wenst u alle bestaande leveranciers te consulteren, dan drukt u op * of op de consultatietoets

107 - wenst u een nieuwe leverancier te creëren, dan drukt u op Esc. Indien u via de vorige mogelijkheden uw selectie niet kunt uitvoeren, dan kunt u eventueel nog een leverancier opzoeken aan de hand van verschillende andere selectiecriteria, u drukt hiervoor opins op het veld 'Nummer leverancier'. Volgend ingavescherm krijgt u te zien: U springt via op het veld waarin u de selectie wenst uit te voeren, voorbeeld: - u wenst alle leveranciers te zien die wonen in Gent: op veld 'Postnummer' tikt u het nummer 9000 in. Vervolgens worden alle leveranciers met postnummer 9000 getoond op het scherm; u maakt uw selectie via de afgebeelde functietoetsen. - u wenst een leverancier op te zoeken op het volledige of gedeeltelijke BTW-nummer: op het veld 'BTW-nummer' tikt u het nummer in (geheel of gedeeltelijk). De leverancier(s) die voldoet(n) aan het ingegeven BTW-nummer word(t)(en) voorgesteld. - u wenst alle Belgische leveranciers te consulteren: op het veld 'Landcode' tikt u BE in. Alle leveranciers met landcode BE worden voorgesteld. Via de afgebeelde functietoetsen maakt u uw selectie. Na het selecteren van de leverancier worden de volgende gegevens voorgesteld onder de hoofding: straat, postnr., woonplaats, BTW-nummer. Referte (12 - anum) Dit is een bijkomende omschrijving/referte. Hierin kunt u eventueel het factuurnummer van de leverancier vermelden. Deze referte wordt vermeld op de dagboeken alsook in de historieken van de openstaande posten. De referte die u hier ingeeft, wordt herhaald op het veld 'Omschrijving 2' (zie verder), indien u deze optie in de dossiergegevens heeft opgezet. Vervaldatum De vervaldatum wordt automatisch ingevuld aan de hand van de code vervaldag in de leveranciersfiche. Wenst u deze datum te wijzigen, dan drukt u op Up op het veld 'Bedrag'.

108 Bedrag U tikt het totaal factuurbedrag (inclusief BTW) in. Indien u dit bedrag aanvaardt met, dan kunt u de factuur manueel (stap voor stap) boeken. Aanvaardt u het totaal factuurbedrag met PgDwn, dan wordt de factuur automatisch geboekt, namelijk aan de hand van de ventilatiecode, het BTW % ingevuld in de leveranciersfiche en de algemene rekening, en wordt de uitsplitsing uitgevoerd. U beschikt hier over een rekenmachine: u drukt op de hulptoets: mogelijke bewerkingen: - optellen - aftrekken - vermenigvuldigen - delen - procentberekening. Muntcode Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u in de dossiergegevens bepaald heeft dat u ook in vreemde valuta gaat boeken. Zoniet wordt de referentiemunt van het dossier automatisch voorgesteld. Indien u met vreemde valuta werkt, dan wordt hier de referentiemunt van de leverancier voorgesteld; deze kan echter gewijzigd worden. U kunt de voorgestelde munt wijzigen als volgt: - u tikt de I.S.O.-norm van de munt in (hoofd- of kleine letters) - via de consultatietoets kunt u de muntentabel consulteren: via de functietoetsen maakt u uw selectie - met Esc kunt u een munt creëren. Koers Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u met vreemde valuta werkt. De koers van de geselecteerde munt wordt voorgesteld zoals ze zich bevindt in de muntentabel, maar kan steeds worden gewijzigd. Vc Via de ventilatiecode gaat u bepalen of een geboekt bedrag opgenomen moet worden in de BTW-aangifte. Met de consultatietoets kunt u alle mogelijke ventilatiecodes oproepen. De ventilatiecode uit de leveranciersfiche wordt voorgesteld, maar kan worden gewijzigd. De mogelijkheden zijn: Code BTW-vak 00 = Binnenland + import niet-e.g 81/82/83 09 = BTW aftrekbaar = ICV-goederen /82/83 11 = ICV-accijnzen ( ) /82/83 20 = Verlegging van heffing niet-e.g /82/83 30 = Onroerende staat /82/83 40 = Diversen buiten BTW - 50 = Korting contante betaling - 60 = ICV-diensten + andere medecontractanten /82/83 70 = ICV-driehoek abc /82/83 91 = BTW ICV = BTW met verlegging van de heffing = BTW medecontractant / diensten = BTW niet-aftrekbaar (*) 99 = Voorschot in BEF (zie automatische kas) - 01 = code 00 + F (vak a) 81/82/83

109 02 = code 00 + F (vak b) 81/82/83 03 = code 00 + F (vak c) 81/82/83 04 = code 00 + F (vak d) 81/82/83 41 = code 40 + F (vak a) - 42 = code 40 + F (vak b) - 43 = code 40 + F (vak c) - 44 = code 40 + F (vak d) - 61 = code 60 + F (vak a) /82/83 62 = code 60 + F (vak b) /82/83 63 = code 60 + F (vak c) /82/83 64 = code 60 + F (vak d) /82/83 ( ) Voorbeeld code 11 U heeft drank aangekocht uit een E.U.-land. Veertien dagen later krijgt u een factuur met accijnzen van een Belgisch douanekantoor met betrekking tot de aangekochte drank. Deze factuur moet verwerkt worden als een IC-document, maar er moeten geen Intrastatgegevens bijgehouden worden. U dient wel de aftrekbare BTW (code 9) en de verschuldigde BTW (code 91) te boeken voor deze factuur IC-accijnzen. Het is niet toegestaan om een Belgische leverancier te verwerken met code 10, vandaar dat ventilatiecode 11 ingebouwd is. (*) bij gebruik van code 94 kunt u zelf bepalen of u het geboekte bedrag aan BTW niet-aftrekbaar wenst op te nemen in de BTW-aangifte. Opmerking Fiche Vak a = commissies, makelaarslonen, handelsristorno's (eindcijfer 1) Vak b = erelonen, vacatiegelden (eindcijfer 2) Vak c = voordelen van alle aard (eindcijfer 3) Vak d = kosten gedaan voor rekening van de verkrijger (eindcijfer 4). Indien een foutieve ventilatiecode wordt voorgesteld dan kunt u deze ventilatiecode wijzigen en doorsturen naar de leveranciersfiche door de code te aanvaarden met de springtoets. Ventilatiebedrag Op dit veld boekt u de maatstaf van heffing van de factuur. Indien u in de leveranciersfiche verwezen heeft naar een juiste ventilatiecode en code BTW aankoop, dan wordt de juiste maatstaf van heffing voorgesteld. Het voorgestelde bedrag wordt gevisualiseerd met cijfers na de komma; indien u het bedrag aanvaardt, dan wordt het bedrag juist afgerond. Indien u meerdere maatstaven van heffing dient te boeken, dan overtikt u het voorgestelde bedrag met de juiste maatstaf. Drukt u op dit veld op de hulptoets, dan kunt u gebruik maken van de ingebouwde rekenmachine. Bij de verwerking van een forfaitair dossier kunt u de rekenmachine gebruiken als controlemiddel op de te boeken aantallen, namelijk A x B = C waarbij: A = de aantallen B = eenheidsprijs C = ventilatiebedrag. Als u de bewerking in deze volgorde ingeeft, dan worden de aantallen automatisch voorgesteld.

110 D / C De cursor springt over dit veld naar het veld 'Algemene rekening'. In de aankoopketting wordt de code D automatisch voorgesteld. Wenst u deze code echter te wijzigen, dan drukt u op Up zodat de cursor terugkeert naar het veld D/C. Algemene rekening (6 - num) Hier wijst u de algemene rekening toe waarop het ventilatiebedrag geboekt moet worden. Indien u een tegenrekening heeft ingevuld in de leveranciersfiche, dan wordt deze algemene rekening hier voorgesteld. Heeft u echter geen tegenrekening in de leveranciersfiche ingevuld, dan kunt u de in te geven algemene rekening als volgt selecteren: - ingave van het algemene rekeningnummer indien dit gekend is - consultatietoets: consultatie van het volledig rekeningstelsel consultatietoets: consultatie van het rekeningstelsel vanaf klasse consultatietoets: consultatie van het rekeningstelsel vanaf groep Ins: opzoeken van een algemene rekening door ingave van een karakterrij bvb. u tikt de karakterrij TELE in, dan verkrijgt u alle woorden waar deze letters in voorkomen, bijvoorbeeld rekening Telefoon en rekening Telefax. Volgend consultatiescherm krijgt u te zien: Indien de voorgestelde algemene rekening foutief is of u wenst een andere algemene rekening voor te stellen, dan geeft u de juiste algemene rekening in en aanvaardt u deze met de springtoets: deze algemene rekening wordt doorgestuurd naar de leveranciersfiche en zal in de toekomst als algemene rekening voorgesteld worden. Indien u in de dossiergegevens de code 'rechts nullen toevoegen' op 'Ja' heeft gezet, dan bent u niet verplicht om 6 karakters in te vullen. Een nieuwe algemene rekening creëert u via Esc: het creatieprogramma van de algemene rekening wordt opgeroepen. Drukt u op F7, dan kunt u de historieken huidig jaar, vorig jaar of voorgaande jaren

111 consulteren van een bepaalde algemene rekening. Aantal Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u in de creatiegegevens van de geselecteerde algemene rekening geopteerd heeft voor het registreren van aantallen. Aantallen worden altijd geregistreerd als nominale waarden: afhankelijk van de code D of C wordt een aantal aanzien als positief of negatief. Dit houdt in dat u bij het registreren van een factuur of creditnota de aantallen altijd positief inbrengt! Het aantal decimalen dat u kunt intikken, is afhankelijk van de keuze die u gemaakt heeft bij de creatie van de algemene rekening (zie handleiding Creatie van een algemene rekening, veld Aantal decimalen ). Omschrijving 1 De naam van de geselecteerde algemene rekening wordt voorgesteld. Indien u akkoord gaat met deze keuze, dan drukt u hier op als bevestiging. Merkt u echter op dit niveau dat u een onterechte selectie heeft gemaakt, dan drukt u hier op Up zodat de cursor terug op het veld 'Algemene rekening' springt. Omschrijving 2 (15 - anum) Dit is een bijkomende omschrijving die u zelf intikt en die wordt weggeschreven in de historiek van de geselecteerde algemene rekening. Indien in de dossiergegevens 'Herhalen referte' op 'Ja' staat én het veld 'Referte' ingevuld is, dan wordt op dit veld via dezelfde omschrijving ingevuld als op het veld 'Referte'. Indien gewenst, kunt u nog wijzigen. Drukt u * op dit veld, dan verschijnt dezelfde omschrijving als de vorige ingavelijn. Drukt u op de springtoets en heeft u gebruik gemaakt van een algemene rekening uit klasse en klasse 61, dan heeft u de mogelijkheid om de toegewezen bedragen naar andere BTW-vakken (81/82/83) te sturen. M.a.w. u kunt afwijken van de standaard doorsturing. Deze optie is mogelijk bij gebruik van de volgende ventilatiecodes: 00, 10, 11, 20, 30, 60 en 70. Het volgende veld wordt opgevraagd: Basis naar BTW-aangifte? Vak 81 Vak 82 Vak 83 U maakt uw keuze via de wisseltoets. Na dit veld komt de cursor opnieuw terecht op het veld 'Ventilatiecode' en wordt het bedrag van de tegenboeking (te zien in het kader) aangepast. Zolang dit saldo niet gelijk is aan nul, dan kunt u de factuur niet aanvaarden. Indien het document volledig is geboekt, dan aanvaardt u de factuur/creditnota met de stoptoets. Via de annulatietoets kunt u het ingegeven document verwijderen indien u zich bevindt op het veld 'CD'; u krijgt een bijkomende bevestiging, nl. "Document verwijderen? Nee/ja". U maakt uw keuze via de wisseltoets. Heeft u in de dossiergegevens geopteerd voor een Intrastatverwerking (zie hoofdstuk Intrastat ), dan krijgt u na het aanvaarden van de factuur/creditnota volgend ingavescherm te zien:

112 Volgende velden worden opgevraagd: Goederencode (8 - num) In de statistiek van de handel tussen de E.U.-landen wordt gebruik gemaakt van een goederennaamlijst. Deze naamlijst, Gecombineerde Nomenclatuur genoemd, die voor alle E.U.-lidstaten dezelfde is, bestaat uit meer den goederencodes van 8 cijfers met telkens een omschrijving van de inhoud van iedere code. Iedere code van 8 cijfers stemt overeen met een product of een groep producten. Indien u in de leveranciersfiche verwezen heeft naar een goederencode, dan wordt deze code hier voorgesteld. Indien u de goederencode niet heeft ingevuld in de leveranciersfiche, dan wordt een vraagteken (?) voorgesteld. Als u tijdens het boeken van facturen een goederencode niet kunt toewijzen, dan kunt u het vraagteken (?) aanvaarden met de wisseltoets: dit vraagteken wordt aanzien als een ongekend gegeven. In de module Intrastatverwerking kunt u alle ontbrekende gegevens aanvullen (zie hoofdstuk Intrastat). Alle bestaande goederencodes kunt u consulteren door middel van de consultatietoets: een subscherm verschijnt waarin alle hoofdgroepen (eerste 2 karakters van de goederencode) voorgesteld worden. Via de functietoetsen kunt u scrollen doorheen de verschillende hoofdgroepen. Na selectie van een bepaalde hoofdgroep worden alle goederencodes voorgesteld met betrekking tot de geselecteerde hoofdgroep. U maakt opnieuw uw selectie door middel van de functietoetsen. Indien u rechtstreeks een hoofdgroep wenst te consulteren, dan kunt u dit door ingave van de hoofdgroep gevolgd door de consultatietoets bvb. 55 F8. Wordt een goederencode foutief voorgesteld, dan kunt u deze goederencode overtikken door een correcte goederencode en aanvaarden met de springtoets: de goederencode in de leveranciersfiche wordt overschreven door de laatst ingegeven goederencode. Op dit veld kunt u aan de hand van de annulatietoets het document of de statistiek verwijderen. U kiest via de wisseltoets.

113 Lidstaat van herkomst Dit is de lidstaat waar de verzending van de goederen met België als bestemming heeft plaatsgehad, ongeacht of deze verzending al dan niet over het grondgebied van 1 of meerdere landen plaatsvond en of de goederen onderweg al dan niet werden overgeladen. Het spreekt voor zich dat de ingegeven landcode altijd refereert aan een E.U.-lidstaat. Standaard wordt de landcode van de leverancier voorgesteld. Via de consultatietoets kunt u landentabel 2 consulteren. Indien de landcode ongekend is, dan registreert u een vraagteken (?) met de wisseltoets. Aard transactie Het betreft hier de feitelijke handeling of rechtshandeling die ten grondslag ligt aan de aankomst van de goederen of aan het loutere feit dat de goederen de grens overschrijden. Drukt u op de consultatietoets, dan kunt u alle transactiecodes consulteren. Wordt een onjuiste transactiecode voorgesteld, dan kunt u de juiste code intikken en aanvaarden met de springtoets: deze code wordt doorgestuurd naar de leveranciersfiche. Indien de aard van de transactie ongekend is, dan registreert u een vraagteken (?) met de wisseltoets. Waarde De statistische waarde is bij aankomst de aankoopprijs van de goederen met inbegrip van de vervoers- en verzekeringskosten op vreemd grondgebied, exclusief BTW en exclusief accijns. De statistische waarde is dus gelijk aan de grenswaarde, namelijk de waarde van de goederen vermeerderd of verminderd met een deel van de kostprijs van transport, verzekering en andere, op het ogenblik dat ze de Belgische grens overschrijden. Het toevoegen of het aftrekken van de bijkomende kosten hangt af van de leveringsvoorwaarden vermeld op de factuur. Standaard wodt de nettoboekwaarde in de munt van de F of de C voorgesteld. Deze waarde wordt altijd omgerekend naar de basismunt van het dossier. Drukt u op de hulptoets, dan kunt u de ingebouwde rekenmachine benutten. Nettomassa in kg Per goederencode moet de massa (gewicht) van de goederen zonder verpakking in kilogrammen worden vermeld. Dit is een verplicht gegeven dat voor alle goederencodes moet worden uitgesplitst. Een algemeen totaal moet niet opgegeven worden. Indien de nettomassa ongekend is, dan registreert u een vraagteken (?) met de wisseltoets. Aanvullende eenheden Voor bepaalde goederencodes worden aanvullende eenheden opgevraagd. Het gaat hier, voor een aantal producten, om een bijkomende maatstaf (naast de nettomassa) voor het bepalen van de hoeveelheid of het volume van het product. Aan de hand van deze aanvullende eenheden kan in voorkomend geval het ontbrekende gewicht worden geschat. Voorbeeld: u heeft een zending van 100 paar schoenen. U bepaalt het gemiddelde gewicht per eenheid op 1,1 kg per paar. Het geschatte totale gewicht is dan 110 kg (wordt ingevuld bij nettomassa ). De aanvullende eenheden in dit voorbeeld zijn gelijk aan 100. Indien het aantal aanvullende eenheden ongekend is, dan registreert u een vraagteken (?) met de wisseltoets. Wijze vervoer Dit veld wordt enkel opgevraagd bij een volledige Intrastataangifte. In dit veld verwijst u naar de vastgestelde code met de juiste vervoerswijze die overeenstemt met het actieve vervoermiddel waarmee de goederen vermoedelijk het Belgisch grondgebied zijn binnengekomen. Drukt u op de consultatietoets, dan kunt u alle vervoerswijzen consulteren.

114 Wordt een onjuiste vervoerswijze voorgesteld, dan kunt u de juiste vervoerswijze intikken en aanvaarden met de springtoets: dit gegeven wordt zodoende doorgestuurd naar de leveranciersfiche. Indien de vervoerswijze ongekend is, dan registreert u een vraagteken (?) met de wisseltoets. Leveringsvoorwaarde Dit veld wordt enkel opgevraagd bij een volledige Intrastataangifte. In dit veld verwijst u naar de vastgestelde code met de juiste leveringsvoorwaarde. Drukt u op de consultatietoets, dan kunt u alle leveringsvoorwaarden consulteren. Wordt een onjuiste leveringsvoorwaarde voorgesteld, dan kunt u de juiste leveringsvoorwaarde intikken en aanvaarden met de springtoets: dit gegeven wordt zodoende doorgestuurd naar de leveranciersfiche. Indien de leveringsvoorwaarde ongekend is, dan registreert u een vraagteken (?) met de wisseltoets. Regio bestemming Hier vult u het gebied van bestemming in. De mogelijke keuzes zijn: 1 (Vlaams gewest), 2 (Waals gewest) en 3 (Brussels gewest). Deze worden ook getoond indien u op de constultatietoest drukt. Wordt een onjuiste regio voorgesteld, dan kunt u de juiste regio intikken. Indien de regio ongekend is, dan registreert u een vraagteken (?) met de wisseltoets. Na het veld 'Regio bestemming' springt de cursor terug op het veld 'Goederencode'. Ondertussen wordt het saldo 'Totaal te verdelen' aangepast. Zolang dit saldo niet op nul staat, kunt u het document niet afsluiten. Zo nodig herhaalt u bovenstaande stappen totdat alle bedragen aan de juiste goederencodes zijn toegewezen. In bepaalde gevallen kan de Intrastatwaarde afwijken van de nettoboekwaarde. Dit resulteert in een Totaal te verdelen saldo 0 (nul). Het verschil tussen beide kunt u wegwerken met F7. Deze verschillen komen dan tot uiting in de BTW-Intrastatvergelijking per factuur (zie handleiding BTW-Intrastatvergelijking per factuur). Via de functietoetsen PgUp en PgDwn kunt u ook scrollen in de reeds toegewezen goederencodes teneinde correcties te kunnen uitvoeren. Wenst u de ingave van de Intrastat te beëindigen, dan kunt u het document afsluiten met de stoptoets of verwijderen met de annulatietoets, indien u zich bevindt op het veld 'Goederencode'. Kiest u voor 'annulatie' dan wordt een bijkomende vraag gesteld, namelijk: Verwijderen: statistiek document U kiest voor 'Statistiek': enkel de Intrastatgegevens worden verwijderd en het 'Totaal saldo te verdelen' wordt opnieuw ingevuld: u dient de verschillende toewijzingen opnieuw uit te voeren. U kiest voor 'Document': zowel de Intrastatgegevens als de geboekte factuur worden verwijderd. Tips en weetjes bij het boeken van aankoopfacturen Na het verlaten van het ingaveprogramma 'Ingeven aankopen' kunt u overgaan tot het afdrukken van het dagboek en/of bijwerken van de gegevens. Indien u echter het ingaveprogramma opnieuw oproept, waarbij dus geen creatie werkbestand is uitgevoerd, dan krijgt u onderaan het ingavescherm volgende melding: 'Gebruikte records: xxxxxx laatste goed document: yyyyyy verder: nee / ja' waarbij xxxxxx = het aantal gebruikte records vermeld in het aankoopbestand en yyyyyy = het documentnummer van de laatst geboekte factuur. Dit kunt u aanzien als een controlemiddel.

115 Bij het boeken van investeringsfacturen (op algemene rekeningen groep 20/27) wordt na het aanvaarden van elke detaillijn gevraagd of u het investeringselement wenst te creëren. Kiest u 'Nee': dan kunt u onmiddellijk overgaan tot het boeken van een volgend document. Kiest u 'Ja': het creatieprogramma van de afschrijvingstabellen wordt opgeroepen. Voor de verdere uitleg met betrekking tot het creëren of aanmaken van investeringselementen wordt u verder verwezen naar het hoofdstuk van de afschrijvingstabellen (zie hoofdstuk Afschrijvingen). Indien u een creditnota boekt met code 10/20/30/60/70, dan dient u geen BTW-ventilaties te boeken! Voorbeeld U boekt een aankoopfactuur medecontractant => u vult code in. Indien u een creditnota boekt, vult u enkel code 30 in. Controlelijst 3. Controlelijst Deze lijst voert een controle uit op het werkbestand van de aankopen, namelijk het gebruik van de documentnummers wordt nagegaan op ontbrekende of dubbele nummers per periode. Deze procedure is niet verplicht uit te voeren. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum. Van - tot boekhoudperiode U maakt uw selectie. Voorbeeldscherm controlelijst aankopen.

116 Aankoopdagboek 4. Aankoopdagboek Dit programma laat u toe het aankoopdagboek af te drukken of te consulteren op het scherm. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum dagboek Dit is een datum die afgedrukt wordt op elke pagina. De opstartdatum wordt voorgesteld maar kan worden gewijzigd. Bij voorkeur verwijst u altijd naar de einddatum van de boekperiode. U dient géén leestekens in te geven. Na het intikken van de datum zoekt het pakket het eerste document in zijn werkbestand dat nog niet is afgedrukt. Dit documentnummer wordt voorgesteld op het scherm. Voorbeeldscherm afdrukken aankoopdagboek. Vervolgens heeft u 3 mogelijkheden: 1/ Afdrukken gegevens vanaf aangegeven document U bevestigt deze keuze via : het aankoopdagboek wordt afgedrukt vanaf het documentnummer zoals voorgesteld. Indien u de melding krijgt 'Alle aanwezige gegevens werden vroeger reeds afgedrukt' of als u een deeldagboek van de periode wenst af te drukken, dan kiest u voor optie 2 of 3, namelijk: 2/ Afdrukken gegevens van - tot document Via Down of met de wisseltoets komt u op deze keuze. Volgende gegevens worden opgevraagd: Factuur / Creditnota U maakt uw keuze.

117 Vanaf documentnummer Het documentnummer van de eerste factuur in het werkbestand wordt voorgesteld. U kunt dit nummer zo nodig wijzigen Tot en met documentnummer U geeft het laatste documentnummer in waarmee de afdruk van het dagboek moet eindigen. Standaard wordt hetzelfde documentnummer ingevuld zoals u heeft ingetikt bij Vanaf documentnummer. Via PgDwn of PgUp kunt u een volgend of een vorig documentnummer raadplegen. Nieuwe bladzijdeteller Elke pagina van het dagboek krijgt een nummer. U tikt het paginanummer in waarmee de afdruk moet starten. Indien u gekozen heeft voor de afdruk op printer, dan kunt u met de springtoets het bladzijdenummer wegschrijven in creatie dagboeken (zie handleiding Dagboekgegevens). Belangrijk: - bij het afdrukken van het journaal op de printer worden de bladzijdetellers aangepast, indien optie 1 wordt genomen (zie handleiding Dagboekgegevens, aankopen, veld Laatst gebruikte bladzijde facturen/creditnota s). - bij het afdrukken van het journaal op het scherm worden de bladzijdetellers nooit aangepast! 3/ Afdrukken gegevens van - tot periode Via Down of met de wisseltoets komt u op deze keuze. Volgende gegevens worden opgevraagd: Factuur / Creditnota U maakt uw keuze Vanaf boekhoudperiode De boekperiode van het eerste document van het werkbestand wordt voorgesteld maar kan worden gewijzigd. Indien u deze periode wijzigt, moet u refereren aan een periodeteller die kleiner is dan de huidige. Let wel: u kunt enkel nog de gegevens van een vorige periode afdrukken indien u bij het begin van een nieuwe periode géén creatie werkbestand heeft uitgevoerd (zie handleiding Creatie werkbestand aankopen)!!! Tot en met boekhoudperiode U geeft de laatste boekhoudperiode in waarmee de afdruk van het dagboek moet eindigen. Standaard wordt dezelfde boekhoudperiode ingevuld zoals u heeft ingetikt bij Vanaf boekhoudperiode. Nieuwe bladzijdeteller Elke pagina van het dagboek krijgt een nummer. U tikt het paginanummer in waarmee de afdruk moet starten. Indien u gekozen heeft voor de afdruk op printer, dan kunt u met de springtoets het bladzijdenummer wegschrijven in creatie dagboeken (zie handleiding Dagboekgegevens). Belangrijk: - bij het afdrukken van het journaal op de printer worden de bladzijdetellers aangepast, indien optie 1 wordt genomen (zie handleiding Dagboekgegevens, aankopen, veld Laatst gebruikte bladzijde facturen/creditnota s ) - bij afdrukken van het journaal op het scherm worden de bladzijdetellers nooit aangepast! Indien u het afdrukprogramma onterecht heeft opgeroepen, dan verlaat u dit programma via de stoptoets.

118 Bijwerken van de rekeningen 5. Bijwerken van de rekeningen Via deze procedure worden alle geboekte documenten onherroepelijk opgenomen in de boekhouding. Voorbeeldscherm bijwerken van de aankopen. Het pakket zoekt de eerste factuur in het werkbestand die nog niet is bijgewerkt. Volgende vraag wordt gesteld: Bijwerken gegevens vanaf aangegeven document? Nee / Ja U kiest voor 'Nee': u verlaat het programma. U kiest voor 'Ja': alle nog niet-bijgewerkte documenten worden stuk voor stuk voorgesteld en automatisch bijgewerkt. Indien u dit programma oproept en alle aanwezige documenten werden reeds bijgewerkt, dan krijgt u volgende melding: Alle aanwezige documenten werden vroeger reeds bijgewerkt! U verlaat het programma met de stoptoets. Verwijderen van een factuur 7. Verwijderen van een factuur Indien u na de afdruk van het journaal een foutief geboekte factuur/creditnota bemerkt, dan kunt u dit document uit het werkbestand verwijderen via bovenvermelde procedure. Let wel! Indien u een fout opmerkt in een reeds bijgewerkt document, dan kunt u dit document niet meer verwijderen uit het werkbestand. De verbetering gebeurt dan via een correctieboeking!

119 Voorbeeldscherm verwijderen van een factuur/creditnota. Factuur / Creditnota Via de wisseltoets bepaalt u welk soort document u wenst te verwijderen. Vanaf documentnummer U geeft het documentnummer in van het document dat u wenst te verwijderen. Tot documentnummer Indien u 1 enkel document wenst te verwijderen, dan geeft u hetzelfde documentnummer op als in het veld 'Vanaf documentnr.'. Indien u meerdere documenten, met opeenvolgende nummers, wenst te verwijderen dan geeft u het nummer in van het laatste document dat u wenst te verwijderen. Dient u facturen/creditnota's te verwijderen waarvan de documentnummers elkaar niet opvolgen, dan voert u deze procedure uit per foutief document. Automatische diversen 10. Automatische diversen Inleiding Automatische diversen kunnen ontstaan door: 1/ Koersverschillen Koersverschillen vanuit de aankoopketting kunnen automatisch optreden in de volgende situatie: indien u eenzelfde documentnummer, toegewezen aan eenzelfde leverancier, tweemaal benut met twee verschillende koersen op eenzelfde munt. 2/ Overboeking centralisaties Het overboeken van centralisatierekeningen is in de volgende situaties vereist: - indien een aankoopfactuur geboekt wordt met een verschillende centralisatierekening dan het reeds geboekte voorschot voor deze factuur

120 - Indien twee aankoopfacturen met hetzelfde documentnummer op eenzelfde leverancier werden geboekt, dan worden deze facturen bij elkaar opgeteld. Indien deze twee facturen echter op een andere centralisatierekening terecht moeten komen, geeft dit ook aanleiding tot een automatische correctie. De overboeking gebeurt van de centralisatierekening van het eerste document naar de centralisatierekening van het tweede document. Uitvoeren van de procedures Na het oproepen van de procedure krijgt u de ketting automatische diversen op het scherm. U bent verplicht deze ketting volledig af te werken; zoniet kunt u een volgende bijwerking van de aankopen niet opstarten. Deze boekingen worden geboekt in het geselecteerde diversendagboek. Creatie werkbestand diversen 1. Creatie werkbestand diversen U kunt eventueel een creatie van het werkbestand uitvoeren, dit is echter niet verplicht. Boeken automatische diversen 2. Boeken automatische diversen Deze procedure maakt automatisch een diverse post op. Volgende velden worden opgevraagd: Datum De opstartdatum wordt voorgesteld. U kunt deze wijzigen. Uittrekselnummer Het nummer van de eerstvolgende te boeken diverse post wordt voorgesteld, maar kan worden gewijzigd. Boekhoudperiode De huidige boekhouperiode wordt voorgesteld, mar kan worden gewijzigd. BTW-periode De huidige BTW-periode wordt voorgesteld, maar kan worden gewijzigd. Vervolgens worden alle tussenbestanden gecontroleerd en wordt er een diverse post opgemaakt. Zolang het bericht processing op het scherm verschijnt, is de opmaak van de diverse post nog niet beëindigd.

121 Krijgt u bovenvermelde boodschap, dan moet u nu overgaan tot het afdrukken van het dagboek diversen. Dagboek diverse operaties 3. Dagboek diverse operaties Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum. Afdrukken gegevens vanaf aangegeven boekhoudstuk Drukt u hier op, dan wordt de automatische diverse post afgedrukt in een diversendagboek. Afdrukken gegevens van - tot boekhoudstuk Deze procedure kunt u benutten indien u het diversendagboek een tweede maal wenst af te drukken. Afdrukken gegevens van - tot periode U kunt de automatische diverse post afdrukken in een dagboek diversen van een bepaalde periode tot een bepaalde periode. Bijwerken van de rekeningen 4. Bijwerken van de rekeningen Bijwerken gegevens vanaf aangegeven document U kiest voor Nee : u verlaat het programma. U kiest voor Ja : de automatische diverse post wordt bijgewerkt.

122 Contante aankopen (kasverrichtingen) 11. Contante aankopen (kasverricht.) Deze procedure is een onderdeel van de module automatische kas. De automatische kas biedt u de mogelijkheid tot het opmaken van een kasdagboek en dit door het registreren van kasbetaalde facturen (aan- en verkoop) en transferten van en naar kas (finaanciële rekening). De bovenvermelde procedure moet u uitvoeren indien u aankoopfacturen of -creditnota s heeft geregistreerd als gedeeltelijk of volledig contant betaald. Hoe registreert u contant betaalde facturen of creditnota s? U roept het ingaveprogramma 5.2. Ingeven aankopen op. 1. Volledig contant betaalde factuur of creditnota Aan een factuur of creditnota die volledig contant vereffend is, kent u volgende codes toe: F. = contant betaalde factuur C. = contant betaalde creditnota of R. = contant betaalde regularisatie (vanuit inkoopregister). Na het intikken van bovenvermelde code, geeft u een dagboeknummer op (zie handleiding dagboekgegevens). Afhankelijk van het aantal kasdagboeken dat u gecreërd heeft, verwijst u naar het juiste dagboeknummer. Indien u drukt op, dan selecteert u het eerste kasdagboek. De verdere boeking van de factuur of creditnota is identiek aan de procedure beschreven in de handleiding Boeken van de aankoopfacturen.

123 2. Een factuur of creditnota dat gedeeltelijk contant vereffend is = voorschot Een document dat gedeeltelijk contant betaald is, boekt u met de code F of C (dus niet F. of C.). De boeking van de factuur is identiek aan de procedure beschreven in de handleiding Boeken van de aankoopfacturen. Als de factuur volledig is tegengeboekt (het saldo van de tegenboeking staat dus op nul), dan kent u het bedrag van het voorschot toe aan ventilatiecode 99 = voorschot. Na het intikken van deze code verwijst u naar het juiste dagboeknummer en geeft u het bedrag in dat werkelijk betaald werd als voorschot. De registratie van het voorschot brengt géén wijziging aan de tegenboeking! Na het registreren van het voorschot beëindigt u de ingave van het document met de stoptoets. Het doorsturen van de contant betaalde facturen / creditnota s naar de automatische kas Na het bijwerken van de aankoopfacturen wordt een asterisk geplaatst naast de procedure om de gegevens door te sturen naar de automatische kas, namelijk: 11. Contante aankopen (kasverrichtingen) U roept deze procedure op en krijgt volgend scherm te zien: De ketting voor de automatische kas moet u verder afwerken. Voor verdere uitleg wordt u verwezen naar de handleiding Automatische kasverrichtingen.

124 BTW-winstmargeregeling 12. BTW-margeregeling Principe De BTW wordt berekend en opgevraagd op de winstmarge. Dit is het verschil tussen de aankoopprijs en de verkoopprijs en wordt berekend via het vergelijkingsregister. Volgende stappen dienen te gebeuren: - creatie van een inkoopregister - boeken van aankopen die vallen onder de margeregeling - boeken van verkopen die vallen onder de margeregeling - afdruk en bijwerken van het vergelijkingsregister (gewoon vergelijkingsregister of register laatste aangiftetijdvak). Belangrijke opmerking: De BTW-winstmargeregeling in Expert/m Classic is gebaseerd op de BTW-margeregeling voor occasievoertuigen. Creatie van een inkoopregister Voor de uitleg betreffende het creëren van een inkoopregister wordt u verwezen naar de handleiding Dagboekgegevens aankopen, in het veld Inkoopregister kiest u voor Ja! Boeken van aankopen die vallen onder de margeregeling Selecteren van het inkoopregister Nadat u in het menu van de aankopen 12. BTW-margeregeling heeft geselecteerd, moet u het inkoopregister als dagboek oproepen: u drukt op Up als de cursor op Keuze staat. Creatie werkbestand inkoopregister 1. Creatie werkbestand Een werkbestand wordt benut in de ingavekettingen (namelijk aankoop, verkoop, financieel, kassa en diversen). Het is een bestand waarin de gegevens van de te boeken stukken worden geregistreerd. Een werkbestand kan 2 soorten gegevens bevatten, namelijk: - gegevens die ingebracht zijn en reeds zijn bijgewerkt; u kunt deze gegevens nog enkel (her)afdrukken. Indien u de eerste maal aankoopfacturen gaat boeken, dient u de creatie van het werkbestand uit te voeren. Naderhand is deze creatie van het werkbestand afhankelijk van de keuze die u gemaakt heeft in de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Creatie werkbestand toegelaten ), namelijk: - creatie toegelaten - geen creatie toegelaten. Voordeel / nadeel bij creaties van werkbestanden + Bij een creatie van een werkbestand komt er opnieuw plaats vrij op de harddisk. - Na het creëren van een nieuw werkbestand, kunt u achteraf géén dagboek meer afdrukken van de voorbije periodes.

125 Voordeel / nadeel indien geen creaties van werkbestanden toegelaten zijn: + Op elk tijdstip van het boekjaar, kunt u een dagboek afdrukken van de voorbije periodes. - Indien u geen creatie van een nieuw werkbestand toelaat, werkt u gans het boekjaar in hetzelfde werkbestand. Dit werkbestand kan aanzienlijk aangroeien met als gevolg dat het grote opslagcapaciteit vergt op de harddisk. Op welke tijdstippen voert u een creatie werkbestand uit? Het tijdstip van een creatie van een werkbestand is vrij door u te bepalen. Indien u periodiek de aankoopfacturen registreert, dan kunt u een creatie uitvoeren, bijvoorbeeld bij het begin van elke nieuwe periode. Bij het creëren van een werkbestand gaat het pakket altijd na of de gegevens in het werkbestand minstens eenmaal zijn afgedrukt en of ze zijn bijgewerkt. Indien 1 van beide voorwaarden niet vervuld is, krijgt u een boodschap die u toelaat de creatie van het werkbestand af te breken (dit doet u dan a.d.h.v. de voorgestelde functietoetsen). Boeken van de aankoopfacturen stelsel BTW op de winstmarge 2. Ingeven inkoopregister Voorbeeld ingavescherm inkoopregister Boekh. periode De huidige boekhoudperiode van het boekjaar wordt voorgesteld. U drukt op om te bevestigen. U mag zo nodig in een vorige periode boeken. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten: dit moet immers gebeuren via de periodeverschuiving.

126 BTW-periode De huidige BTW-periode van het kalenderjaar wordt voorgesteld. U drukt op om te bevestigen. Deze periode verwijst naar de kalendermaand of het kwartaal. Het is niet toegelaten om in een vorige BTW-periode te boeken. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten: dit gebeurt ook via de periodeverschuiving. Let op: een verschuiving van de BTW-periode voert u enkel uit nà afdrukken en bijwerken van het vergelijkingsregister. N.I.S.-maand De Intrastatgegevens worden steeds per kalendermaad geregistreerd (per maand een periodeverschuiving). Indien u uw Intrastataangifte per kwartaal wenst in te dienen, hanteert u de volgende werkwijze (enkel voor BTW-kwartaalaangevers): - in de dossiergegevens dient het veld Intrastataangifte op kwartaal te staan - u boekt de gegevens maandelijks in - bij het afdrukken van de Intrastataangifte zullen de juiste maanden automatisch worden samengeteld voor het gevraagde kwartaal, namelijk: - N.I.S.-kwartaalaangifte 1 = N.I.S.-kalendermaanden 1, 2, 3 - N.I.S.-kwartaalaangifte 2 = N.I.S.-kalendermaanden 4, 5, 6 - N.I.S.-kwartaalaangifte 3 = N.I.S.-kalendermaanden 7, 8, 9 - N.I.S.-kwartaalaangifte 4 = N.I.S.-kalendermaanden 10, 11, 12. F / C / R U verwijst naar de juiste documentsoort die u wenst te registreren. Mogelijkheden: - F = Factuur - C = Creditnota - R = Regularisatie (zie handleiding Boeken regularisaties) - F. = Contant betaalde factuur - C. = Contant betaalde creditnota - R. = Contant betaalde regularisatie Voor de verwerking van F. - C. en R. wordt u verder verwezen naar de module Automatische kas (zie handleiding Automatische kas aankopen). Documentnummer (9 - num) Het eerstvolgende vrije documentnummer wordt voorgesteld. U kunt de bestaande nummering wijzigen als volgt: u geeft een nieuw nummer in en aanvaardt dit nummer niet via maar met de springtoets; door gebruik te maken van de springtoets worden de volgende documenten automatisch verder genummerd vanaf het opgegeven nummer. Facturen en regularisaties hebben een opeenvolgende nummering en worden in hetzelfde dagboek opgenomen. Creditnota s worden opgenomen in een apart dagboek: dit brengt een aparte nummering met zich mee (een apart klassement voor deze documenten is dan ook aangewezen!). De documentnummers laat u gemakkelijkheidshalve voorafgaan door het boekjaar.

127 Documentdatum (8 - num) De systeem- of opstartdatum of de datum van het vorige document wordt voorgesteld. U tikt de variabelen in per 2 of 4 karakters, namelijk: - dd : hier wijzigt u enkel de dag - maand en jaar blijven ongewijzigd - ddmm : u wijzigt de dag en de maand - het jaartal blijft ongewijzigd - ddmmjjjj : u wijzigt de volledige datum. Let op: leestekens dient u niet in te vullen. Tegenboeking U heeft geen toegang tot dit veld. Het toont u het saldo van de factuur dat nog toegewezen moet worden. Zolang dit saldo niet op 0 (lees nul) staat, kunt u de factuur/creditnota/regularisatie niet aanvaarden. Leverancier Op dit veld roept u de leverancier op. Dit kunt u doen op volgende manieren: - indien gekend, tikt u zijn leveranciersnummer in - u roept de leverancier op via zijn alfacode (zie handleiding Creatie van een individuele rekening) - wenst u alle bestaande leveranciers te consulteren, dan drukt u op * of op de consultatietoets - wenst u een nieuwe leverancier te creëren, dan drukt u op Esc. Indien u via de vorige mogelijkheden uw selectie niet kunt uitvoeren, dan kunt u eventueel de leverancier opzoeken op verschillende andere selectiecriteria, u drukt hiervoor Ins in op het veld Nummer leverancier. U springt via op het veld waarin u de selectie wenst uit te voeren, bijvoorbeeld: - u wenst alle leveranciers te zien die wonen in Gent: op veld Postnummer tikt u het nummer 9000 in. Vervolgens worden alle leveranciers met postnummer 9000 getoond op het scherm; u maakt uw selectie via de afgebeelde functietoetsen; - u wenst en leverancier op te zoeken op het volledig of gedeeltelijk BTW-nummer: op het veld BTW-nummer tikt u het nummer in (geheel of gedeeltelijk). De leverancier(s) die voldoet(n) aan het ingegeven BTW-nummer word(t)(en) voorgesteld; - u wenst alle Belgische leveranciers te consulteren: op het veld Landcode tikt u BE in. Alle leveranciers met landcode BE worden voorgesteld. Via de afgebeelde functietoetsen maakt u uw selectie. Na het selecteren van de leverancier worden de volgende gegevens voorgesteld onder de hoofding: straat, postnr., woonplaats, BTW-nummer. Referte (12 - anum) Dit is een bijkomende omschrijving/referte. Hierin kunt u eventueel verwijzen naar de referte op het aankoopborderel of het documentnummer van de aankoopfactuur. Deze referte wordt vermeld op de dagboeken alsook in de historieken van de openstaande posten. De referte die u hier ingeeft, wordt herhaald op het veld Omschrijving 2 (zie verder), indien u deze optie in de dossiergegevens heeft opgezet. Vervaldatum De vervaldatum wordt automatisch ingevuld aan de hand van de code vervaldag in de leveranciersfiche. Wenst u deze datum te wijzigen, dan drukt u op het veld Bedrag op Up.

128 Bedrag U tikt het totaal factuurbedrag (inclusief BTW) in. Indien u dit bedrag aanvaardt met, dan kunt u de factuur manueel (stap voor stap) boeken. Aanvaardt u het totaal factuurbedrag met PgDown, dan wordt de factuur automatisch geboekt aan de hand van de gegevens in de leveranciersfiche. Een rekenmachine is hier ter beschikking: u drukt op de hulptoets. Muntcode Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u in de dossiergegevens bepaald heeft dat u ook in vreemde valuta gaat boeken. Zoniet wordt de referentiemunt van het dossier automatisch voorgesteld. Indien u niet werkt met vreemde valuta, dan wordt de referentiemunt uit de dossier gegevens automatisch voorgesteld. Indien u met vreemde valuta werkt, dan wordt hier de referentiemunt van de leverancier voorgesteld; deze kan echter gewijzigd worden. U kunt de voorgestelde munt wijzigen als volgt: - u tikt de I.S.O.-norm van de munt in (hoofd- of kleine letters) - met de consultatietoets kunt u de muntentabel oproepen: via de functietoetsen maakt u uw selectie - met Esc kunt u een nieuwe munt creëren. Koers Vc Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u met vreemde valuta werkt. De koers van de geselecteerde munt wordt voorgesteld zoals ze zich bevindt in de muntentabel, maar kan steeds gewijzigd worden. Via de consultatietoets kunt u alle mogelijke ventilatiecodes consulteren. De ventilatiecode uit de leveranciersfiche wordt voorgesteld, maar kan worden gewijzigd. Volgende selecties zijn mogelijk: 00 Aankoop België (aankopen België, EU, en Niet-EU) 80 Beginvoorraad (wordt benut voor de voorraadelementen die ondergebracht wor den in het stelsel van de BTW op de marge, waarbij een vooraftrek van BTW werd gedaan. Het gebruik van deze code impliceert de berekening van een restbelasting!) 9 Te betalen BTW Indien een foutieve ventilatiecode wordt voorgesteld, dan kunt u deze ventilatiecode wijzigen en doorsturen naar de leveranciersfiche door de code te aanvaarden met de springtoets. Ventilatiebedrag Op dit veld boekt u de maatstaf van heffing van de factuur. Drukt u op dit veld op de hulptoets, dan kunt u gebruik maken van de ingebouwde rekenmachine. D / C De cursor springt over dit veld naar het veld Algemene rekening. In het inkoopregister wordt de code D automatisch voorgesteld. Wenst u deze code echter te wijzigen, dan drukt u op Up zodat de cursor terugkeert naar het veld D/C.

129 Algemene rekening (6 - num) Hier wijst u de algemene rekening toe waarop het ventilatiebedrag geboekt moet worden. In het algemeen rekeningstelsel zijn twee verplichte algemene rekeningen ( en ) voorzien die verwijzen naar de algemene rekening Aankopen marge en Verkopen marge (wordt gebruikt voor het vergelijkingsregister). Deze kosten- en opbrengstenrekening moet u nog creëren. Het is echter niet verplicht deze rekeningen te gebruiken. Indien u een tegenrekening heeft ingevuld in de leveranciersfiche, dan wordt deze algemene rekening hier voorgesteld. Heeft u echter geen tegenrekening in de leveranciersfiche ingevuld, dan kunt u de in te geven algemene rekening als volgt selecteren: - ingave van het algemene rekeningnummer indien dit gekend is - consultatietoets: consultatie van het volledig rekeningstelsel consultatietoets: consultatie van het rekeningstelsel vanaf klasse consultatietoets: consultatie van het rekeningstelsel vanaf groep Ins: opzoeken van een algemene rekening door ingave van een karakterrij. Indien de voorgestelde algemene rekening foutief is of u wenst een andere algemene rekening voor te stellen, dan geeft u de juiste algemene rekening in en aanvaardt u deze met de springtoets: deze algemene rekening wordt doorgestuurd naar de leveranciersfiche en zal in de toekomst als algemene rekening voorgesteld worden. Indien u in de dossiergegevens de code rechts nullen toevoegen op Ja heeft gezet, dan bent u niet verplicht om 6 karakters in te vullen. Een nieuwe algemene rekening creëert u via Esc: het creatieprogramma van de algemene rekening wordt opgeroepen. Drukt u op F7, dan kunt u de historieken huidig jaar, vorig jaar of voorgaande jaren consulteren van een bepaalde algemene rekening. Aantal Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u in de creatiegegevens van de geselecteerde algemene rekening geopteerd heeft voor het registreren van aantallen. Aantallen worden altijd geregistreerd als nominale waarden: afhankelijk van de code D of C wordt een aantal aanzien als positief of negatief. Dit houdt in dat u bij het registreren van een factuur of creditnota de aantallen altijd positief inbrengt! Het aantal decimalen dat u kunt intikken, is afhankelijk van de keuze die u gemaakt heeft bij de creatie van de algemene rekening (zie handleiding Creatie van een algemene rekening, veld Aantal decimalen ). Omschrijving 1 De naam van de geselecteerde algemene rekening wordt voorgesteld. Indien u akkoord gaat met deze keuze, dan drukt u hier op als bevestiging. Merkt u echter op dit niveau dat u een onterechte selectie heeft gemaakt, dan drukt u hier op Up zodat de cursor terug op het veld Algemene rekening springt. Omschrijving 2 (15 - anum) Dit is een bijkomende omschrijving die u zelf intikt en die wordt weggeschreven in de historiek van de geselecteerde algemene rekening. Indien in de dossiergegevens Herhalen referte op Ja staat én het veld Referte ingevuld is, dan wordt op dit veld via dezelfde omschrijving ingevuld als op het veld Referte. Indien gewenst, kunt u nog wijzigen. Drukt u * op dit veld, dan verschijnt dezelfde omschrijving als de vorige ingavelijn.

130 Na dit veld komt de cursor opnieuw terecht op het veld van de ventilatiecode en wordt het bedrag van de tegenboeking (te zien in het kader) aangepast. Zolang dit saldo niet gelijk is aan nul, dan kunt u de factuur niet aanvaarden. Indien het document volledig is geboekt, dan aanvaardt u de factuur/creditnota met de stoptoets. Via de annulatietoets kunt u het geboekte document verwijderen indien u zich bevindt op het veld CD ; u krijgt een bijkomende bevestiging, nl. Document verwijderen? Nee/ja. Met de wisseltoets maakt u uw keuze. Belangrijk - Boeken regularisaties Wanneer boekt u een regularisatie R? Het gaat om gevallen waarin een voertuig aangekocht bij een particulier (of gelijkgestelde) en ingeschreven in het inkoopregister, uiteindelijk wederverkocht wordt onder het normale BTWstelsel bvb. verkoop aan een invalide die het verlaagd tarief en teruggave geniet,...). Vermits de verkoop van een occasievoertuig onder het gewone BTW-stelsel in het inkoopregister geschrapt dient te worden, moet u eerst de oorspronkelijke aankoopfactuur in het gewone aankoopdagboek inschrijven! Vooraleer u een regularisatie van een factuur in het inkoopregister registreert, moet de verkoopfactuur geboekt zijn in het verkoopdagboek, omdat tijdens het boeken van de R (regularisatie), het documentnummer van de verkoopfacturen wordt opgevraagd! Een regularisatie is een correctieboeking die automatisch negatief registreert. Volgende velden worden enkel opgevraagd bij documentsoort R = regularisatie Geregulariseerd documentnummer (9 - num) U geeft het oorspronkelijke documentnummer in dat geboekt werd in het inkoopregister. Wenst u de openstaande posten te consulteren, dan drukt u op de consultatietoets. U kunt zich verplaatsen met de pijltjestoetsen en via Enter een document selecteren. Nummer uitgaande factuur (9 - num) U geeft het nummer in van de verkoopfactuur. Wenst u de openstaande posten te consulteren, dan drukt u op de consultatietoets. Het klantnummer wordt opgevraagd. Na ingave van het klantnummer worden de openstaande posten van deze klant voorgesteld. U kunt zich verplaatsen met de pijltjestoetsen en via Enter een document selecteren. Datum (8 - num) In dit veld dient u de datum van de verkoopfactuur te vermelden. De systeem- of opstartdatum of de datum wordt voorgesteld. U tikt de variabelen in per 2 of 4 karakters, namelijk: - dd: hier wijzigt u enkel de dag - maand en jaar blijven ongewijzigd - ddmm: u wijzigt de dag en de maand - het jaartal blijft ongewijzigd - ddmmjjjj: u wijzigt de volledige datum. Let op: leestekens dient u niet in te vullen. De documentdatum wordt automatisch voorgesteld wanneer u een document selecteerde uit de openstaande posten.

131 Nummer inkomend factuur (9 - num) U geeft het nummer in van de aankoopfactuur die geboekt is via het gewone aankoopdagboek. Wenst u de openstaande posten te consulteren, dan drukt u op de consultatietoets. De openstaande posten van de leveranciers waarvoor u de regularisatie boekt, worden voorgesteld. U kunt zich verplaatsen met de pijltjestoetsen en via Enter een document selecteren. Datum inkomende factuur (8 - num) In dit veld dient u de datum van de aankoopfactuur te vermelden. De systeem- of opstartdatum wordt voorgesteld. U tikt de variabelen in per 2 of 4 karakters, namelijk: - dd: hier wijzigt u enkel de dag - maand en jaar blijven ongewijzigd - ddmm: u wijzigt de dag en de maand - het jaartal blijft ongewijzigd - ddmmjjjj: u wijzigt de volledige datum. Let op: leestekens dient u niet in te vullen. De documentdatum wordt automatisch voorgesteld wanneer u een document selecteerde uit de openstaande posten. Controlelijst 3. Controlelijst Deze lijst voert een controle uit op het werkbestand van het inkoopregister, namelijk het gebruik van de documentnummers wordt nagegaan op ontbrekende of dubbele nummers per periode. Deze procedure is niet verplicht uit te voeren. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum. Van / tot boekhoudperiode U geeft uw selectie in. Afdrukken inkoopregister 4. Afdrukken inkoopregister Dit programma laat u toe het inkoopregister af te drukken of te consulteren op het scherm. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum dagboek Dit is de datum die afgedrukt wordt op elke pagina. Bij voorkeur verwijst u altijd naar de einddatum van de boekperiode. De opstartdatum wordt voorgesteld maar kan worden gewijzigd. U dient géén leestekens in te geven. Na het intikken van de datum zoekt het pakket het eerste document in zijn werkbestand dat nog niet is afgedrukt. Dit documentnummer wordt voorgesteld op het scherm. Vervolgens heeft u 3 mogelijkheden: 1/ Afdrukken gegevens vanaf aangegeven document U bevestigt deze keuze via : het inkoopregister wordt afgedrukt vanaf het documentnummer zoals voorgesteld. Indien u de melding krijgt Alle aanwezige gegevens werden reeds vroeger afgedrukt of als u een deeldagboek van de periode wenst af te drukken dan kiest u voor:

132 2/ Afdrukken gegevens van - tot document of 3/ Afdrukken gegevens van - tot periode Via down of met de wisseltoets komt u op deze keuze. Verdere uitleg: zie handleiding Aankoopdagboek, velden Afdrukken gegevens van - tot document en Afdrukken gegevens van - tot periode. Bijwerken van de rekeningen 5. Bijwerken van de rekeningen Via deze procedure worden alle geboekte documenten onherroepelijk doorgestuurd naar de boekhouding. Voorbeeldscherm bijwerken van het inkoopregister. Het pakket zoekt de eerste factuur in het werkbestand die nog niet is bijgewerkt. Volgende vraag wordt gesteld: Bijwerken gegevens vanaf aangegeven document? Nee / Ja U kiest voor Nee : u verlaat het programma. U kiest voor Ja : alle nog niet bijgewerkte documenten worden stuk voor stuk voorgesteld en automatisch bijgewerkt. Indien u dit programma oproept nadat alle documenten reeds bijgewerkt zijn, krijgt u volgende melding: Alle aanwezige documenten werden vroeger reeds bijgewerkt! U verlaat het programma met de stoptoets.

133 Verwijderen van een document 7. Verwijderen van een document Indien u na de afdruk van het inkoopregister een foutief geboekt document opmerkt, dan kunt u dit verwijderen via bovenvermelde procedure. Let wel! Indien u een fout opmerkt in een reeds bijgewerkt document, dan kunt u dit document niet meer verwijderen. De verbetering gebeurt dan via een correctieboeking (creditnota of regularisatie)! Factuur / Creditnota Via de wisseltoets bepaalt u welk soort document u wenst te verwijderen. Let wel! Indien u een Regularisatie wenst te verwijderen, dan doet u dit via de keuze Factuur! Vanaf documentnummer U geeft het documentnummer in van het document dat u wenst te verwijderen. Tot documentnummer Indien u 1 enkel document wenst te verwijderen, dan doet u opgave van hetzelfde documentnummer als bij Vanaf documentnummer. Indien u meerdere documenten, met opeenvolgende nummers, wenst te verwijderen, dan geeft u het nummer in van het laatste document dat u wenst te verwijderen. Dient u facturen/creditnota s te verwijderen waarvan de documentnummers elkaar niet opvolgen, dan voert u deze procedure uit per foutief document. Boeken verkopen die vallen onder de margeregeling Alle verkoopverrichtingen die onder de margeregeling vallen, dienen niet geregistreerd te worden in een afzonderlijk verkoopdagboek. Het bestaand verkoopdagboek kan benut worden. De documenten dienen ingegeven te worden met ventilatiecode 5 = Basis marge (zie handleiding Boeken van de verkoopfacturen).

134 Afdrukken van het vergelijkingsregister (gewoon aangiftetijdvak) 11. Afdrukken vergelijkingsregister Het vergelijkingsregister is een centralisatieregister dat op het einde van elke aangifteperiode toelaat de vergelijking te maken tussen: a) het uitgaand factuurboek: totaal van ventilatiecode 5 = basis marge b) het inkoopregister van de occasievoertuigen onderworpen aan BTW op de marge en om op basis van dit verschil, de marge en bijgevolg de verschuldigde BTW te bepalen. Het verschil tussen het totaalbedrag van de verkopen en het totaal bedrag van de aankopen vormt de globale marge van die periode. Indien het belastbaar verschil (BTW inclusief) positief is, dan wordt dit bedrag als volgt uitgesplitst: belastbaar verschil x 21 = te betalen BTW vak 54 van de BTW-aangifte 121 belastbaar verschil - te betalen BTW = netto belastbaar verschil vak 03. Indien het belastbaar verschil (BTW inclusief) negatief is, wordt dit verschil positief overgedragen in het vergelijkingsregister van de volgende aangifteperiode en dit onder de rubriek Overdracht van het vorige aangiftetijdvak. Het zal dan bij de aankopen van de volgende aangifteperiode gevoegd worden. Deze regel is niet geldig voor het vergelijkingsregister voor het eerste en laatste aangiftetijdvak (zie handleiding Het vergelijkingsregister van het laatste aangiftetijdvak). Om statistische redenen zal het totaalbedrag van de aankopen van het verwerkte tijdvak overgebracht worden naar rooster 00 van de periodieke aangifte. Bij het oproepen van de procedure wordt een waarschuwingsboodschap weergegeven waarbij u aangeraden wordt eerst een back-up te nemen van het dossier. Indien u een back-up bezit, dan drukt u op om verder te gaan. Datum Dit is de referentiedatum van het vergelijkingsregister Afdrukken vergelijkingsregister BTW-periode...?: nee / ja U maakt uw keuze met de wisseltoets. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze met de wisseltoets. Na het beëindigen van de procedure wordt u er attent op gemaakt dat u de bijwerking van het vergelijkingsregister moet uitvoeren via procedure 12. Bijwerken vergelijkingsregister. Bespreking van het vergelijkingsregister (gewoon aangiftetijdvak) In deze rubriek vindt u een overzicht van alle gebruikte verwijzingen in het vergelijkingsregister. (A) (V) Boek voor uitgaande facturen: bedrag van de verkoop met ventilatiecode 05. relatienummer: Basismarge (B) Ontvangstenboek: wordt niet gebruikt. (C) (D) Totaal (A) + (B) Inkoopregister: totaal van: (H) : Inkoop: ventilatiecode (L) : Beginvoorraad: ventilatiecode (O) : CR.N. inkoop: ventilatiecode (W) : Overdracht vorig BTW-aangiftetijdvak (E) Belastbaar verschil = (C - D) (F) Omzetmarge = (E - G) (G) BTW-marge = (E x 21/121)

135 Centralisatie inkoopregister (H) Inkoop: bevat alle cijfers die geboekt worden met ventilatiecode 00. Deze gegevens worden doorgestuurd naar vak 81 van de BTW-aangifte. (L) Beginvoorraad: bevat alle cijfers die geboekt worden met ventilatiecode 80. Deze gegevens worden doorgestuurd naar vak 81 van de BTW-aangifte. (M) Basismarge beginvoorraad: bij gebruik van ventilatiecode 80 Beginvoorraad wordt automatisch een restbelasting berekend. De maatstaf van heffing van deze restbelasting wordt hierin opgenomen en doorgestuurd naar vak 03 van de periodieke BTW-aangifte. (N) BTW marge beginvoorraad: bij gebruik van ventilatiecode 80 Beginvoorraad wordt automatisch een restbelasting berekend. De restbelasting wordt hierin opgenomen en doorgestuurd naar vak 54 van de periodieke BTW-aangifte. (O) Creditnota inkoop: bevat alle cijfers van de creditnota s die geboekt worden met ventilatiecode 00. Deze gegevens worden doorgestuurd naar vak 85 van de BTW-aangifte en worden in mindering gebracht van vak 81. (V) Basismarge: bevat alle cijfers van de verkopen met ventilatiecode 05. Zie ook (A). (W) Overdracht vorig BTW-tijdperk: indien een vergelijkingsregister van een vorige periode eindigt met een negatief belastbaar verschil, dan wordt dit saldo positief opgeslagen in dit veld. BTW-centralisaties Vak 81 : Basis aankoop goederen: bevat de cijfers van : H + L - O Vak 03 : BTW basis 21%: bevat de cijfers van F + M Vak 54 : BTW op verkopen: bevat de cijfers van G + N Vak 85 : Basis creditnota andere aankopen: bevat de cijfers van O Centralisatie boekhouding Aankopen Verschuldigde BTW Deze boeking registreert de boekhoudkundige verwerking van de restbelasting totaal N Verkopen Verschuldigde BTW Deze boeking registreert de boekhoudkundige verwerking van de verschuldigde BTW op de marge bedrag G. Belangrijke opmerking in verband met centralisatie boekhouding Ten einde automatisch correctieboekingen door te voeren, worden 2 verplichte algemene rekeningen gecreëerd, namelijk: Correctie BTW marge relatienummer: Correctie aankoop marge relatienummer: Wenst u andere rekeningen te gebruiken, dan wijzigt u de relatienummers van bovenvermelde verplichte algemene rekeningen en geeft u de door u gebruikte algemene rekeningen in. Deze wijziging brengt u aan in: 1. Basisgegevens 7. Algemene rekeningen

136 Bijwerken van het vergelijkingsregister 12. Bijwerken vergelijkingsregister Opgelet! Deze procedure kan maar 1 maal per periode uitgevoerd worden. Alle gegevens met betrekking tot het aankoopdagboek, het inkoopregister en verkoopdagboek moeten volledig geboekt en bijgewerkt zijn. Het vergelijkingsregister moet u bijwerken teneinde de gegevens van het vergelijkingsregister door te sturen naar de boekhouding. Deze procedure voert u uit vóór het creëren van de BTWaangifte. Datum De datum die u hier ingeeft, wordt weggeschreven in de historieken van de algemene rekening. Bij voorkeur verwijst u altijd naar de einddatum van de boekhoudperiode! Bijwerken vergelijkingsregister BTW-periode...?: nee / ja U kiest voor Nee : u verlaat het programma. U kiest voor Ja : de bijwerking wordt opgestart. Het vergelijkingsregister van het laatste aangiftetijdvak 15. Afdruk register laatste tijdvak Algemeen Sinds 1 januari 1995 is er een verschil tussen de berekeningswijze van de BTW die verschuldigd is voor de laatste aangifteperiode van het jaar en die voor de andere periodes (BTW-aanschrijving nr. 2/95). Algemene regel = de jaarlijkse regularisatie van de verschuldigde BTW dient te gebeuren in de aangifte met betrekking tot het laatste aangiftetijdvak van het jaar (kalenderjaar of boekjaar). Voor Expert/m Classic werd geopteerd voor boekjaar.

137 Concreet: De wederverkoper moet jaarlijks een inventaris opmaken van de voertuigen in stock die aan de margeregeling onderworpen zijn. De totale winstmarge voor de laatste aangifteperiode van het jaar wordt als volgt bepaald: Verkopen occasies margeregeling van het jaar - De reeds aangegeven margeverkoop van het jaar - Verkochte aankopen van het jaar (*) = Margeverkoop van het laatste aangiftetijdvak. (*) De verkochte aankopen worden als volgt bepaald: Beginvoorraad occasies margeregeling + Aankopen occasies margeregeling van het jaar - Eindvoorraad occasies margeregeling = Verkochte aankopen van het jaar. Indien de margeverkoop van het laatste aangiftetijdvak een positief bedrag is, wordt dit als volgt uitgesplitst: belastbaar verschil x 21 = te betalen BTW vak 54 van de BTW-aangifte 121 belastbaar verschil - te betalen BTW = netto belastbaar vershil vak 03. Indien de margeverkoop van het laatste aangiftetijdvak een negatief bedrag is, wordt een overdracht naar een volgend aangiftetijdvak niet toegestaan! Het bedrag van de eindvoorraad per einde jaar wordt echter wel overgedragen naar het eerstvolgende vergelijkingsregister en dit onder de rubriek Overdracht vorig BTW-tijdperk. Afdrukken vergelijkingsregister laatste aangiftetijdvak 15. Afdruk register laatste tijdvak Bij het oproepen van de procedure wordt een waarschuwingsboodschap weergegeven waarbij u wordt aangeraden eerst een back-up te nemen van het dossier. Indien u een back-up bezit, dan drukt u op om verder te gaan. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze met de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum van het vergelijkingsregister. Afdrukken vergelijkingsregister BTW-periode...?: nee / ja U maakt uw keuze met de wisseltoets. Geef uw beginvoorraad in U tikt de beginvoorraad in van de occasievoertuigen. Geeft uw eindvoorraad in U tikt de stockwaarde per einde jaar van de occasievoertuigen in. Na het beëindigen van de procedure wordt u er attent op gemaakt dat u de bijwerking van het vergelijkingsregister moet uitvoeren via procedure: 16. Bijwerken vergelijkingsregister laatste tijdvak Afdrukken van het vergelijkingsregister laatste aangiftetijdvak: Bespreking van het vergelijkingsregister laatste aangiftetijdvak In deze rubriek vindt u een overzicht van alle gebruikte verwijzingen in het vergelijkingsregister voor het laatste aangiftetijdvak.

138 Beginstock De beginstock is gelijk aan de ingegeven eindstock van het vorige jaar. Inkoopregister Het bedrag van alle aankopen occasievoertuigen onder de margeregeling van het jaar wordt als volgt samengesteld: (H) : Inkoop: ventilatiecode (jaarcijfers) + (L) : Beginvoorraad: ventilatiecode (jaarcijfers) - (O) : CR.N. inkoop: ventilatiecode (jaarcijfers) Eindstock Dit is het bedrag dat u manueel heeft ingegeven bij het afdrukken van het register laatste aangiftetijdvak. Verkochte aankopen Dit is het resultaat dat bekomen wordt door volgende formule: Beginstock + Inkoopregister - Eindstock Boek voor uitgaande facturen Dit bedrag wordt samengesteld uit de jaarcijfers van (V) Basismarge Reeds aangegeven marges Dit bedrag bestaat uit de som van: Omzet 21% (jaarcijfers + verwijzing documentnr ) + Verschuldigde BTW (jaarcijfers + verwijzing documentnr ) (E) Belastbaar verschil Dit bedrag wordt samengesteld door: Boek voor uitgaande facturen - Reeds aangegeven marges - Verkochte aankopen (F) Omzet marge laatste aangiftetijdvak = (E - G) (G) BTW-marge = (E x 21/121) Centralisatie inkoopregister Is identiek als besproken bij het gewone vergelijkingsregister (zie handleiding Afdrukken van het vergelijkingsregister (gewoon aangiftetijdvak)). BTW-centralisaties Vak 81: Basis aankoop goederen: bevat de cijfers van: H + I + L - O - P - S Vak 03: BTW basis 21%: bevat de cijfers van F + M (*) Vak 54: BTW op verkopen: bevat de cijfers van G + N (*) Vak 85: Basis creditnota andere aankopen: bevat de cijfers van O (*) Jaarcijfers = de omzet en BTW als gevolg van de jaarlijkse regularisatie. Centralisatie boekhouding Aankopen Verschuldigde BTW Deze boeking registreert de boekhoudkundige verwerking van de restbelasting totaal N Verkopen Verschuldigde BTW Deze boeking registreert de boekhoudkundige verwerking van de te regulariseren verschuldigde BTW op de marge bedrag G.

139 Bijwerken vergelijkingsregister laatste aangiftetijdvak 16. Bijwerken register laatste aangiftetijdvak Het vergelijkingsregister moet u bijwerken teneinde de gegevens van het vergelijkingsregister door te sturen naar de boekhouding. Deze procedure voert u bij voorkeur uit vóór het creëren van de BTW-aangifte. Datum De datum die u hier ingeeft, wordt weggeschreven in de historieken van de algemene rekening. Bij voorkeur verwijst u altijd naar de einddatum van de boekhoudperiode! Bijwerken vergelijkingsregister BTW-periode...?: nee / ja U kiest voor Nee : u verlaat het programma U kiest voor Ja : de bijwerking wordt opgestart. Overschrijvingen leveranciers 16. Overschrijvingen leveranciers Dit programma laat u toe de overschrijvingen van de openstaande aankoopfacturen automatisch te laten afdrukken eventueel rekening houdend met de vervaldag. Het programma baseert zich op het bestand openstaande posten. Daartoe wordt vereist dat de banknummers ingevuld zijn bij de leveranciers (zie handleiding Creatie van een individuele rekening, veld Banknummer ). Keuze per openstaande post: ja / nee U kiest voor Nee : voor elke openstaande aankoopfactuur wordt een overschrijving afgedrukt. U kiest voor Ja : u bepaalt zelf van welke openstaande aankoopfacturen een overschrijving afgedrukt moet worden. Vanaf leverancier Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u keuze per openstaande post heeft gevraagd. U tikt het leveranciersnummer in dat als eerste voorgesteld moet worden. Zonder / met doorslagpapier U kiest voor zonder : luik A en een strookje worden ingevuld. U kiest voor met : enkel luik A wordt ingevuld. Korting contante betaling aftrekken: nee / ja U kiest voor Ja : het openstaande bedrag wordt verminderd met het bedrag aan geboekte korting voor contant (zie handleiding Boeken van de aankoopfacturen). Opdrachtgever drukken: ja / nee U kiest voor Ja : de gegevens van de opdrachtgever worden automatisch afgedrukt. De gegevens (naam, adres, banknummer,...) worden uit de dossiergegevens gehaald. Datum: ja / nee U kiest voor Ja : u geeft vervolgens de vervaldatum in die als basis dient voor het selecteren van de openstaande aankoopfacturen. Proefdruk: ja / nee U kiest voor Ja : aan de hand van deze proefdruk kunt u nagaan of de juiste printerinstelling is geïnstalleerd. Drukken (Y/N) U maakt uw keuze.

140 Verkopen 6. Verkopen In dit menu kunt u alle programma's met betrekking tot de verkoopfacturen terugvinden, namelijk het boeken van de verkoopfacturen, drukken van overschrijvingen,... De verwerking van verkoopfacturen Selecteren van een verkoopdagboek Vooraleer u verkoopfacturen registreert, moet u er zich van vergewissen dat u het juiste dagboek geselecteerd heeft. Het selecteren van een dagboek voert u uit in het menu van de verkopen. Indien de cursor staat op "Keuze", drukt u op Up. Vervolgens krijgt u een overzicht van de reeds aangemaakte dagboeken (zie handleiding Dagboekgegevens). Via Down/Up/PgDwn/PgUp selecteert u het dagboek dat voor u van toepassing is. Wenst u echter een nieuw dagboek te creëren, dan drukt u op Esc (zie handleiding Dagboekgegevens). Indien u niet wenst te werken met meerdere journalen, dan hoeft u de selectie van een dagboek niet uit te voeren. Het pakket start altijd automatisch het defaultdagboek op (zie handleiding Dagboekgegevens). In het menu van de verkopen wordt het geselecteerde dagboek altijd weergegeven in de titelbalk. Voorbeeldscherm menu verkopen.

141 De verwerking van verkoopfacturen gebeurt aan de hand van een ketting, namelijk: - creatie werkbestand verkopen - ingeven verkopen - controlelijst - verkoopdagboek - bijwerken van de rekeningen. Deze 5 punten worden hierna in detail behandeld. Creatie van een werkbestand verkopen 1. Creatie werkbestand verkopen Een werkbestand wordt benut in de ingavekettingen (namelijk aankoop, verkoop, financieel, kassa en diversen). Het is een bestand waarin de gegevens van de te boeken stukken worden geregistreerd. Een werkbestand kan 2 soorten gegevens bevatten, namelijk: - gegevens die ingebracht zijn, maar nog niet zijn doorgestuurd naar de boekhouding; u kunt deze gegevens nog verwijderen of afdrukken of doorsturen naar de boekhouding - gegevens die ingebracht zijn en reeds zijn bijgewerkt; u kunt deze gegevens enkel nog (her)afdrukken. Indien u de eerste maal verkoopfacturen gaat boeken, dient u de creatie van het werkbestand uit te voeren. Naderhand is deze creatie van het werkbestand afhankelijk van de keuze die u gemaakt heeft in de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, 'Creatie werkbestand toegelaten'), namelijk: - creatie toegelaten - geen creatie toegelaten. Voordeel / nadeel bij creaties van werkbestanden: + Bij een creatie van een werkbestand komt er opnieuw plaats vrij op de harddisk. - Na het creëren van een nieuw werkbestand, kunt u achteraf géén dagboek meer afdrukken van de voorbije periodes. Voordeel / nadeel indien geen creaties van werkbestanden toegelaten zijn: + Op elk tijdstip van het boekjaar kunt u een dagboek afdrukken van de voorbije periodes. - Indien u geen creatie van een nieuw werkbestand toelaat, werkt u gans het boekjaar in hetzelfde werkbestand. Dit werkbestand kan aanzienlijk aangroeien met als gevolg dat het grote opslagcapiciteit vergt op de harddisk. Op welke tijdstippen voert u een creatie werkbestand uit? Het tijdstip van een creatie van een werkbestand is vrij door u te bepalen. Indien u periodiek de verkoopfacturen registreert, dan kunt u een creatie uitvoeren bijvoorbeeld bij het begin van elke nieuwe periode. Bij het creëren van een werkbestand gaat het pakket altijd na of de gegevens in het werkbestand minstens eenmaal zijn afgedrukt en of ze zijn bijgewerkt. Indien 1 van beide voorwaarden niet vervuld is, krijgt u een boodschap die u toelaat de creatie van het werkbestand af te breken (dit doet u dan a.d.h.v. de voorgestelde functietoetsen).

142 Boeken van de verkoopfacturen 2. Ingeven verkopen Voorbeeld ingavescherm verkopen. Boekh. periode De huidige boekhoudperiode van het boekjaar wordt voorgesteld. U drukt op om te bevestigen. Wenst u in de vorige boekhoudperiode te boeken, dan wijzigt u deze periode. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten: dit moet immers gebeuren via de periodeverschuiving. BTW-periode De huidige BTW-periode van het kalenderjaar wordt voorgesteld. U drukt op om te bevestigen. Deze periode verwijst naar de kalendermaand of het kwartaal. Wenst u in de vorige BTW-periode te boeken, dan wijzigt u deze periode. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten: dit gebeurt ook via de periodeverschuiving. Belangrijk Het is enkel toegelaten om in de huidige en vorige BTW-periode te boeken aangezien u enkel de BTW-aangifte van deze 2 periodes kunt laten berekenen en opmaken!

143 N.I.S.-maand De Intrastatgegevens worden steeds per kalendermaand geregistreerd (per maand een periodeverschuiving). Indien u uw Intrastataangifte per kwartaal wenst in te dienen, hanteert u de volgende werkwijze (enkel voor BTW-kwartaalaangevers): - in de dossiergegevens dient het veld 'Intrast uitvoer' op 'vereenvoudigd kwartaal' of volledig kwartaal te staan - u boekt de gegevens maandelijks in - bij het afdrukken van de Intrastataangifte zullen de juiste maanden automatisch worden samengesteld voor het gevraagde kwartaal, namelijk: - N.I.S.-kwartaalaangifte 1 = N.I.S.-kalendermaanden 1, 2, 3 - N.I.S.-kwartaalaangifte 2 = N.I.S.-kalendermaanden 4, 5, 6 - N.I.S.-kwartaalaangifte 3 = N.I.S.-kalendermaanden 7, 8, 9 - N.I.S.-kwartaalaangifte 4 = N.I.S.-kalendermaanden 10, 11, 12. F/C U verwijst naar de juiste documentsoort die u wenst te registreren. Mogelijkheden: F = Factuur C = Creditnota F. = Contant betaalde factuur C. = Contant betaalde creditnota. Voor de verwerking van F. en C. wordt u verder verwezen naar de module 'automatische kas' (zie handleiding Automatische kas verkopen). Docnr. (9 - num) Het eerstvolgende vrije documentnummer wordt voorgesteld. U kunt de bestaande nummering wijzigen als volgt: u geeft een nieuw nummer in en aanvaardt dit nummer niet via maar via de springtoets; door gebruik te maken van de springtoets worden de volgende documenten automatisch verder genummerd vanaf het opgegeven nummer. Facturen en creditnota's worden opgenomen in aparte dagboeken: dit brengt een aparte nummering met zich mee (een apart klassement voor deze documenten is dan ook aangewezen!). De documentnummers laat u gemakkelijkheidshalve voorafgaan aan het boekjaar. Datum (8 - num) De opstartdatum of de datum van het vorige document wordt voorgesteld. U tikt de variabelen in per 2 of 4 karakters, namelijk: - dd : hier wijzigt u enkel de dag - maand en jaar blijven ongewijzigd - ddmm : u wijzigt de dag en de maand - het jaartal blijft ongewijzigd - ddmmjjjj : u wijzigt de volledige datum. Let op: leestekens dient u niet in te vullen. Tegenb. Op dit veld heeft u geen toegang. Ze toont u echter het saldo van de factuur dat nog moet toegewezen worden. Zolang dit saldo niet op 0 (lees nul) staat, kunt u de factuur/creditnota niet aanvaarden.

144 Klant Op dit veld roept u de klant op. Dit kunt u doen op volgende manieren: - indien gekend, tikt u zijn klantnummer in - u roept de klant op via zijn alfacode (zie handleiding Creatie van een individuele rekening) - wenst u alle bestaande klanten te consulteren, dan drukt u op * of op de consultatietoets - wenst u een nieuwe klant te creëren, dan drukt u op Esc. Indien u via de vorige mogelijkheden uw selectie niet kunt uitvoeren, dan kunt u eventueel de klant opzoeken a.d.h.v. verschillende andere selectiecriteria, namelijk u drukt op Ins op het veld 'Nummer klant'. Volgend ingavescherm krijgt u te zien: U springt via op het veld waarin u de selectie wenst uit te voeren, bijvoorbeeld: - u wenst alle klanten te zien die wonen in Kortrijk: op veld 'Postnummer' tikt u het nummer 8500 in. Vervolgens worden alle klanten met postnummer 8500 getoond op het scherm; u maakt uw selectie via de afgebeelde functietoetsen. - u wenst een klant op te zoeken op het volledig of gedeeltelijk BTW-nummer: op het veld 'BTW-nummer' tikt u het nummer in (geheel of gedeeltelijk). De klant(en) die voldoet(n) aan het ingegeven BTW-nummer word(t)(en) voorgesteld. - u wenst alle Belgische klanten te consulteren: op het veld 'Landcode' tikt u BE in. Alle klanten met landcode BE worden voorgesteld. Via de afgebeelde functietoetsen maakt u uw selectie. Na het selecteren van de klant worden de volgende gegevens voorgesteld onder de hoofding: straat, postnr., woonplaats, BTW-nummer. Referte (12 - anum) Dit is een bijkomende omschrijving/referte. Deze referte wordt vermeld op de dagboeken alsook in de historieken van de openstaande posten. De referte die u hier ingeeft, wordt herhaald op het veld 'Omschrijving 2' (zie verder), indien u deze optie in de dossiergegevens heeft opgezet.

145 Vervaldatum De vervaldatum wordt automatisch ingevuld aan de hand van de code vervaldag in de klantenfiche. Wenst u deze datum te wijzigen, dan drukt u op het veld 'Bedrag' op Up. Bedrag U tikt het totaal factuurbedrag (inclusief BTW) in. Indien u dit bedrag aanvaardt met, dan kunt u de factuur manueel (stap voor stap) boeken. Aanvaardt u het totaal factuurbedrag met PgDwn, dan wordt de factuur automatisch geboekt, namelijk aan de hand van de gegevens in de klantenfiche wordt de uitsplitsing uitgevoerd. Een rekenmachine is hier ter beschikking: u drukt op de hulptoets: mogelijke bewerkingen: - optellen - delen - aftrekken - procentberekening. - vermenigvuldigen Muntcode Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u in de dossiergegevens bepaald heeft dat u ook in vreemde valuta gaat boeken. Zoniet wordt de referentiemunt van het dossier automatisch voorgesteld. Indien u met vreemde valuta werkt dan wordt hier de referentiemunt van de klant voorgesteld; deze kan echter gewijzigd worden. U kunt de voorgestelde munt wijzigen als volgt: - u tikt de I.S.O.-norm van de munt in (hoofd- of kleine letters) - via de consultatietoets kunt u de muntentabel consulteren: via de functietoetsen maakt u uw selectie - met Esc kunt u een nieuwe munt creëren. Koers Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u met vreemde valuta werkt. De koers van de geselecteerde munt wordt voorgesteld zoals ze zich bevindt in de muntentabel, maar kan steeds gewijzigd worden. Vc Via de ventilatiecode gaat u bepalen of een geboekt bedrag moet opgenomen worden in de BTW-aangifte. Via de consultatietoets kunt u alle mogelijke ventilatiecodes consulteren. De ventilatiecode uit de klantenfiche wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. Code BTW-vak 00 = Omzet 0 % = Omzet 6 % = Omzet 12 % = Omzet 21 % = Omzet 1 % = Basismarge - 9 = Verschuldigde B.T.W = ICL-goederen = ICL-maakloon = ICL-montage = ICL-afstand = ICL-diensten / export niet-e.g = Medecontractant = Diversen buiten B.T.W = Korting voor contante betaling -

146 70 = ICL driehoek a-b-c = Voorschot Kas (zie automatische kas) - Indien een foutieve ventilatiecode wordt voorgesteld, dan kunt u deze ventilatiecode wijzigen en doorsturen naar de klantenfiche door de code te aanvaarden met de springtoets. Ventilatiebedrag Op dit veld boekt u de maatstaf van heffing van de factuur. Indien u in de klantenfiche verwezen heeft naar een juiste ventilatiecode, dan wordt de juiste maatstaf van heffing voorgesteld. Het voorgesteld bedrag wordt gevisualiseerd met cijfers na de komma; indien u het bedrag aanvaardt dan wordt het bedrag juist afgerond. Indien u meerdere maatstaven van heffing dient te boeken, dan overtikt u het voorgesteld bedrag met de juiste maatstaf. Drukt u op dit veld op de hulptoets, dan kunt u gebruik maken van de ingebouwde rekenmachine. D / C De cursor springt over dit veld naar het veld 'Algemene rekening'. In de verkoopketting wordt de code C automatisch voorgesteld. Wenst u deze code echter te wijzigen, dan drukt u op Up zodat de cursor terugkeert naar het veld D/C. Rekening (6 - num) Hier wijst u de algemene rekening toe waarop het ventilatiebedrag moet geboekt worden. Indien u een tegenrekening heeft ingevuld in de klantenfiche, dan wordt deze algemene rekening hier voorgesteld. Heeft u echter geen tegenrekening in de klantenfiche ingevuld, dan kunt u de in te geven algemene rekening als volgt selecteren: - ingave van het algemene rekeningnummer indien dit gekend is - consultatietoets: consultatie van het volledig rekeningstelsel consultatietoets: consultatie van het rekeningstelsel vanaf klasse consultatietoets: consultatie van het rekeningstelsel vanaf groep Ins: opzoeken van een algemene rekening door ingave van een karakterrij bvb. u tikt de karakterrij OMZET in; het volgend consultatiescherm komt dan tevoorschijn:

147 Indien de voorgestelde algemene rekening foutief is of u wenst een andere algemene rekening voor te stellen, dan geeft u de juiste algemene rekening in en aanvaardt deze met de springtoets: deze algemene rekening wordt doorgestuurd naar de klantenfiche en zal in de toekomst als algemene rekening voorgesteld worden. Indien u in de dossiergegevens de code 'rechts nullen toevoegen' op 'Ja' heeft gezet, dan bent u niet verplicht om 6 karakters in te vullen. Een nieuwe algemene rekening creëert u via Esc: het creatieprogramma van de algemene rekening wordt opgeroepen. Drukt u op F7, dan kunt u de historieken van een bepaalde algemene rekening van huidig jaar, vorig jaar of voorgaande jaren consulteren. Aantal Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u in de creatiegegevens van de geselecteerde algemene rekening geopteerd heeft voor het registreren van aantallen. Aantallen worden altijd geregistreerd als nominale waarden: afhankelijk van de code C of D wordt een aantal aanzien als positief of negatief. Dit houdt in dat u bij het registreren van een factuur of creditnota de aantallen altijd positief inbrengt! Het aantal decimalen dat u kunt intikken, is afhankelijk van de keuze die u gemaakt heeft bij de creatie van de algemene rekening (zie handleiding Creatie van een algemene rekening, veld 'Aantal decimalen'). Omschrijving 1 De naam van de geselecteerde algemene rekening wordt voorgesteld. Indien u akkoord gaat met deze keuze, dan drukt u hier op als bevestiging. Merkt u echter op dit niveau dat u een onterechte selectie heeft gemaakt, dan drukt u hier op Up zodat de cursor terugspringt op het veld 'Algemene rekening'.

148 Omschrijving 2 (15 - anum) Dit is een bijkomende omschrijving die u zelf intikt en die wordt weggeschreven in de historiek van de geselecteerde algemene rekening. Indien u in de dossiergegevens 'Herhalen referte' op 'Ja' gezet heeft én het veld 'Referte' is ingevuld, dan wordt op dit veld via dezelfde omschrijving voorgesteld als op het veld 'Referte'. Indien u dat wenst, kunt u wijzigen. Drukt u op * op dit veld, dan wordt de vorige omschrijving automatisch overgenomen. Na dit veld komt de cursor opnieuw terecht op het veld van de ventilatiecode en wordt het bedrag van de tegenboeking (te zien in het kader) aangepast. Zolang dit saldo niet gelijk is aan nul, kunt u de factuur niet aanvaarden. Indien het document volledig is geboekt, dan aanvaardt u de factuur/creditnota met de stoptoets. Via de annulatietoets kunt u het geboekte document verwijderen, indien u zich bevindt op het veld 'CD'. Heeft u in de dossiergegevens geopteerd voor een Intrastatverwerking (zie hoofdstuk Intrastat), dan krijgt u na het aanvaarden van de factuur/creditnota volgend ingavescherm te zien: Volgende velden worden opgevraagd: Goederencode (8 - num) In de statistiek van de handel tussen de E.U.-landen wordt gebruik gemaakt van een Goederennaamlijst. Deze naamlijst, Gecombineerde Nomenclatuur genoemd, die voor alle E.G.-lidstaten dezelfde is, bestaat uit meer dan goederencodes van 8 cijfers met telkens een omschrijving van de inhoud van iedere code. Iedere code van 8 cijfers stemt overeen met een product of een groep producten. Indien u in de klantenfiche verwezen heeft naar een goederencode, dan wordt deze code hier voorgesteld. Indien u de goederencode niet heeft ingevuld in de klantenfiche, dan wordt een vraagteken (?) voorgesteld.

149 Indien u tijdens het boeken van facturen een goederencode niet kunt toewijzen, dan kunt u het vraagteken (?) aanvaarden met de wisseltoets: dit vraagteken wordt aanzien als een ongekend gegeven. In de module Instrastatverwerking kunt u alle ontbrekende gegevens aanvullen (zie hoofdstuk Intrastat). Alle bestaande goederencodes kunt u consulteren door middel van de consultatietoets: een subscherm verschijnt waarin alle hoofdgroepen (eerste 2 karakters van de goederencode) voorgesteld worden. Via de functietoetsen kunt u scrollen doorheen de verschillende hoofdgroepen. Na selectie van een bepaalde hoofdgroep worden alle goederencodes voorgesteld met betrekking tot de geselecteerde hoofdgroep. U maakt terug uw selectie door middel van de functietoetsen. Indien u rechtstreeks een hoofdgroep wenst te consulteren, dan kunt u dit door ingave van de hoofdgroep gevolgd door de consultatietoets bvb. 55 F8. Wordt een goederencode foutief voorgesteld, dan kunt u deze goederencode overtikken door een correcte goederencode en aanvaarden met de springtoets: de goederencode in de klantenfiche wordt overschreven door de laatst ingegeven goederencode. Op dit veld kunt u aan de hand van de annulatietoets het document of de statistiek verwijderen. U kiest via de wisseltoets. Lidstaat van bestemming Dit is de lidstaat waarheen de goederen worden verzonden. Het spreekt voor zich dat de ingegeven landcode altijd refereert aan een E.U.-lidstaat. Standaard wordt de landcode van de klant voorgesteld. Via de consultatietoets kunt u landentabel 2 consulteren. Indien de landcode ongekend is, dan registreert u een vraagteken (?) met de wisseltoets. Aard transactie Het betreft hier de feitelijke handeling of rechtshandeling die ten grondslag ligt aan de verzending van de goederen of aan het loutere feit dat de goederen de grens overschrijden. Drukt u op de consultatietoets, dan kunt u alle transactiecodes consulteren. Wordt een onjuiste transactiecode voorgesteld, dan kunt u de juiste code intikken en aanvaarden met de springtoets: deze code wordt doorgestuurd naar de klantenfiche. Indien de aard van de transactie ongekend is, dan registreert u een vraagteken (?) met de wisseltoets. Waarde De statistische waarde is bij verzending de verkoopprijs van de goederen met inbegrip van de vervoers- en verzekeringskosten op Belgisch grondgebied, exclusief BTW en exclusief accijns. De statistische waarde is dus gelijk aan de grenswaarde, namelijk de waarde van de goederen vermeerderd of verminderd met een deel van de kostprijs van transport, verzekering en andere, op het ogenblik dat ze de Belgische grens overschrijden. Het toevoegen of het aftrekken van de bijkomende kosten hangt af van de leveringsvoorwaarden vermeld op de factuur. Standaard wordt de nettoboekwaarde in de munt van de F of de C voorgesteld. Deze waarde wordt altijd omgerekend naar de basismunt van het dossier. Drukt u op de hulptoets dan kunt u de ingebouwde rekenmachine benutten. Nettomassa in kg Per goederencode moet de massa (gewicht) van de goederen zonder verpakking in kilogrammen worden vermeld. Dit is een verplicht gegeven dat voor alle goederencodes moet worden uitgesplitst. Een algemeen totaal moet niet opgegeven worden. Indien de nettomassa ongekend is, dan registreert u een vraagteken (?) met de wisseltoets.

150 Aant. stat. eenheden Voor bepaalde goederencodes worden aanvullende eenheden opgevraagd. Het gaat hier, voor een aantal producten, om een bijkomende maatstaf (naast de nettomassa) voor het bepalen van de hoeveelheid of het volume van het product. Aan de hand van deze aanvullende eenheden kan in voorkomend geval het ontbrekende gewicht worden geschat. Voorbeeld: u heeft een zending van 100 paar schoenen. U bepaalt het gemiddelde gewicht per eenheid op 1,1 kg per paar. Het geschatte totale gewicht is dan 110 kg (wordt ingevuld bij 'netttomassa'). De aanvullende eenheden in dit voorbeeld zijn gelijk aan 100. Indien het aantal aanvullende eenheden ongekend is, dan registreert u een vraagteken (?) met de wisseltoets. Wijze vervoer In dit veld verwijst u naar de vastgestelde code met de juiste vervoerswijze die overeenstemt met het actieve vervoermiddel waarmee de goederen vermoedelijk het Belgisch grondgebied hebben verlaten. Drukt u op de consultatietoets, dan kunt u alle vervoerswijzen consulteren. Wordt een onjuiste vervoerswijze voorgesteld, dan kunt u de juiste vervoerswijze intikken en aanvaarden met de springtoets: dit gegeven wordt zodoende doorgestuurd naar de klantenfiche. Indien de vervoerswijze ongekend is, dan registreert u een vraagteken (?) met de wisseltoets. Leveringsvoorwaarde Dit veld wordt enkel opgevraagd bij een volledige Intrastataangifte. In dit veld verwijst u naar de vastgestelde code met de juiste leveringsvoorwaarde. Drukt u op de consultatietoets, dan kunt u alle leveringsvoorwaarden consulteren. Wordt een onjuiste leveringsvoorwaarde voorgesteld, dan kunt u de juiste leveringsvoorwaarde intikken en aanvaarden met de springtoets: dit gegeven wordt zodoende doorgestuurd naar de leveranciersfiche. Indien de leveringsvoorwaarde ongekend is, dan registreert u een vraagteken (?) met de wisseltoets. Regio oorsprong Hier vult u het gebied van oorsprong in. De mogelijke keuzes zijn: 1 (Vlaams gewest), 2 (Waals gewest) en 3 (Brussels gewest). Deze worden ook getoond indien u op de constultatietoest drukt. Wordt een onjuiste regio voorgesteld, dan kunt u de juiste regio intikken. Indien de regio ongekend is, dan registreert u een vraagteken (?) met de wisseltoets. Na het veld 'Regio oorsprong' springt de cursor terug op het veld 'Goederencode'. Ondertussen wordt het saldo 'Totaal te verdelen' aangepast. Zolang dit saldo niet op nul staat, kunt u het document niet afsluiten. Zo nodig herhaalt u bovenstaande stappen totdat alle bedragen aan de juiste goederencodes zijn toegewezen. In bepaalde gevallen kan de Intrastatwaarde afwijken van de nettoboekwaarde. Dit resulteert in een 'Totaal te verdelen' saldo 0 (nul). Het verschil tussen beiden kunt u wegwerken met F7. Deze verschillen komen dan tot uiting in de BTW-Intrastvergelijking per factuur (zie handleiding BTW-Intrastatvergelijking per factuur).

151 Via de functietoetsen PgUp en PgDwn kunt u scrollen in de reeds toegewezen goederencodes teneinde correcties te kunnen uitvoeren. Wenst u de ingave van de Intrastat te beëindigen, dan kunt u het document afsluiten met de stoptoets of verwijderen met de annulatietoets, indien u zich bevindt op het veld 'Goederencode'. Kiest u voor 'annulatie' dan wordt een bijkomende vraag gesteld, namelijk: Verwijderen: statistiek of document U kiest voor 'Statistiek': enkel de Intrastatgegevens worden verwijderd en het 'Totaal saldo te verdelen' wordt terug ingevuld: u dient de verschillende toewijzingen terug uit te voeren. U kiest voor 'Document': zowel de Intrastatgegevens als de geboekte factuur worden verwijderd. Tips en weetjes bij het boeken van verkoopfacturen Na het verlaten van het ingaveprogramma 'Ingeven verkopen' kunt u overgaan tot het afdrukken van het dagboek en/of bijwerken van de gegevens. Indien u echter het ingaveprogramma opnieuw oproept, waarbij dus geen creatie werkbestand is uitgevoerd, dan krijgt u onderaan het ingavescherm volgende melding: 'Gebruikte records: xxxxxx laatste goed document: yyyyyy verder: nee / ja ' waarbij xxxxxx = het aantal gebruikte records vermeld in het verkoopbestand en yyyyyy = het documentnummer van de laatst geboekte factuur. Dit kunt u aanzien als een controlemiddel. Bij het aanvaarden van een document (F of C) wordt een automatische BTW-controle uitgevoerd indien er geboekt is op een ventilatiecode die ook een BTW-registratie vereist. Bijvoorbeeld: Deze factuur is rekenkundig juist maar naar de BTW-aangifte toe ontstaat er een afrondingsverschil. U maakt uw keuze met de wisseltoets om het document al dan niet te aanvaarden.

152 Controlelijst 3. Controlelijst Deze lijst voert een controle uit op het werkbestand van de verkopen, namelijk het gebruik van de documentnummers wordt nagegaan op ontbrekende of dubbele nummers per periode. Deze procedure is niet verplicht uit te voeren. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum. Van / tot boekhoudperiode U geeft uw selectie in. Voorbeeldscherm controlelijst verkopen. Verkoopdagboek 4. Verkoopdagboek Dit programma laat u toe het verkoopdagboek af te drukken of te consulteren op het scherm. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum dagboek Dit is een datum die afgedrukt wordt op elke pagina. Bij voorkeur verwijst u altijd naar de einddatum van de boekperiode. De opstartdatum wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. U dient géén leestekens in te geven. Na het intikken van de datum zoekt het pakket het eerste document in zijn werkbestand dat nog niet is afgedrukt. Dit documentnummer wordt voorgesteld op het scherm.

153 Voorbeeldscherm afdrukken verkoopdagboek. Vervolgens heeft u 3 mogelijkheden: 1/ Afdrukken gegevens vanaf aangegeven document U bevestigt deze keuze via : het verkoopdagboek wordt afgedrukt vanaf het documentnummer zoals voorgesteld. Indien u de melding krijgt 'Alle aanwezige gegevens werden reeds afgedrukt' of als u een deeldagboek van de periode wenst af te drukken, dan kiest u voor optie 2 of 3, namelijk: 2/ Afdrukken gegevens van - tot document Via Down of met de wisseltoets komt u op deze keuze. Volgende gegevens worden opgevraagd: Factuur / Creditnota U maakt uw keuze. Vanaf documentnummer Het documentnummer van de eerste factuur in het werkbestand wordt voorgesteld. U kunt dit nummer zo nodig wijzigen. Tot en met documentnummer U geeft het laatste documentnummer in waarmee de afdruk van het dagboek moet eindigen. Standaard wordt hetzelfde documentnummer ingevuld zoals u heeft ingetikt bij 'Vanaf documentnummer'. Via PgDwn of PgUp kunt u een volgend of een vorig documentnummer raadplegen. Nieuwe bladzijdeteller Elke pagina van het dagboek krijgt een nummer. U tikt het paginanummer in waarmee de afdruk moet starten. Indien u gekozen heeft voor de afdruk op printer, dan kunt u met de springtoets het bladzijdenummer wegschrijven in creatie dagboeken (zie handleiding Dagboekgegevens).

154 Belangrijk: - bij het afdrukken van het journaal op de printer worden de bladzijdetellers aangepast, indien optie 1 wordt genomen (zie handleiding Dagboekgegevens, verkopen, veld 'Laatst gebruikte bladzijde facturen/creditnota's') - bij het afdrukken van het journaal op het scherm worden de bladzijdetellers nooit aangepast! 3/ Afdrukken gegevens van - tot periode Via Down of met de wisseltoets komt u op deze keuze. Volgende gegevens worden opgevraagd: Factuur / Creditnota U maakt uw keuze. Vanaf boekhoudperiode De boekperiode van het eerste document van het werkbestand wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. Indien u deze periode wijzigt, moet u refereren aan een periodeteller die kleiner is dan de huidige. Let wel: u kunt enkel nog de gegevens van een vorige periode afdrukken indien u bij het begin van een nieuwe periode géén creatie werkbestand heeft uitgevoerd (zie handleiding Creatie werkbestand verkopen)!!! Tot en met boekhoudperiode U geeft de laatste boekhoudperiode in waarmee de afdruk van het dagboek moet eindigen. Standaard wordt dezelfde boekhoudperiode ingevuld zoals u heeft ingetikt bij 'Vanaf boekhoudperiode'. Nieuwe bladzijdeteller Elke pagina van het dagboek krijgt een nummer. U tikt het paginanummer in waarmee de afdruk moet starten. Indien u gekozen heeft voor de afdruk op printer, dan kunt u met de springtoets het bladzijdenummer wegschrijven in creatie dagboeken (zie handleiding Dagboekgegevens). Belangrijk: - bij het afdrukken van het journaal op de printer worden de bladzijdetellers aangepast, indien optie 1 wordt genomen (zie handleiding Dagboekgegevens, verkopen, veld 'Laatst gebruikte bladzijde facturen/creditnota's'). - bij het afdrukken van het journaal op het scherm worden de bladzijdetellers nooit aangepast! Indien u het afdrukprogramma onterecht heeft opgeroepen, dan verlaat u dit programma via de stoptoets. Bijwerken van de rekeningen 5. Bijwerken van de rekeningen Via deze procedure worden alle geboekte documenten onherroepelijk opgenomen in de boekhouding.

155 Voorbeeldscherm bijwerken van de verkopen. Het pakket zoekt de eerste factuur in het werkbestand die nog niet is bijgewerkt. Volgende vraag wordt gesteld: Bijwerken gegevens vanaf aangegeven document? Nee / Ja U kiest voor 'Nee': u verlaat het programma. U kiest voor 'Ja': alle nog niet bijgewerkte documenten worden stuk voor stuk voorgesteld en automatisch bijgewerkt. Indien u dit programma oproept en alle aanwezige documenten werden reeds bijgewerkt, dan krijgt u volgende melding: Alle aanwezige documenten werden vroeger reeds bijgewerkt! U verlaat het programma met de stoptoets. Verwijderen van een factuur 7. Verwijderen van een factuur Indien u na de afdruk van het journaal een foutief geboekte factuur/creditnota opmerkt, dan kunt u dit document verwijderen via bovenvermelde procedure. Let wel! Indien u een fout opmerkt in een reeds bijgewerkt document, dan kunt u dit document niet meer verwijderen. De verbetering gebeurt dan via een correctieboeking!

156 Voorbeeldscherm verwijderen van een factuur/creditnota. Factuur / Creditnota Via de wisseltoets bepaalt u welk soort document u wenst te verwijderen. Vanaf documentnummer U geeft het documentnummer in van het document dat u wenst te verwijderen. Tot documentnummer Indien u 1 enkel document wenst te verwijderen, dan geeft u hetzelfde documentnummer op als in het veld 'Vanaf documentnr.'. Indien u meerdere documenten, met opeenvolgende nummers, wenst te verwijderen dan geeft u het nummer in van het laatste document dat u wenst te verwijderen. Dient u facturen/creditnota's te verwijderen waarvan de documentnummers elkaar niet opvolgen, dan voert u deze procedure uit per foutief document. Automatische diversen 10. Automatische diversen Inleiding Automatische diversen kunnen ontstaan door: 1/ Koersverschillen Koersverschillen vanuit de verkoopketting kunnen automatisch optreden in de volgende situatie: indien u eenzelfde documentnummer, toegewezen aan eenzelfde klant, tweemaal benut met twee verschillende koersen op eenzelfde munt. 2/ Overboeking centralisaties Het overboeken van centralisatierekeningen is in de volgende situaties vereist: - indien een verkoopfactuur geboekt wordt met een verschillende centralisatierekening dan het reeds geboekte voorschot voor deze factuur

157 - indien twee verkoopfacturen met hetzelfde documentnummer op eenzelfde klant werden geboekt, worden deze facturen bij elkaar opgeteld. Indien deze twee facturen echter op een andere centralisatierekening terecht moeten komen, geeft dit ook aanleiding tot een automatische correctie. De overboeking gebeurt van de centralisatierekening van het eerste document naar de centralisatierekening van het tweede document. Uitvoeren van de procedures Na het oproepen van de procedure krijgt u de ketting 'automatische diversen' op het scherm. Deze ketting dient u volledig verplicht af te werken; zoniet kunt u een volgende bijwerking van de verkopen niet opstarten. Deze boekingen worden geregistreerd in het geselecteerde diversendagboek. Creatie werkbestand diversen 1. Creatie werkbestand diversen U kunt eventueel een creatie van het werkbestand uitvoeren, dit is echter niet verplicht. Boeken automatische diversen 2. Boeken automatische diversen Deze procedure maakt automatisch een diverse post op. Volgende velden worden opgevraagd: Datum U vult de referentiedatum in. Uittrekselnummer Het nummer van de eerstvolgende te boeken diverse post wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. Boekhoudperiode De huidige boekhoudperiode wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. BTW-periode De huidige BTW-periode wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. Vervolgens worden alle tussenbestanden gecontroleerd en wordt er een diverse post opgemaakt. Zolang het bericht 'processing' op het scherm verschijnt, is de opmaak van de diverse post nog niet beëindigd.

158 Krijgt u bovenvermelde boodschap, dan moet u nu overgaan tot het afdrukken van het diversendagboek. Dagboek diverse operaties 3. Dagboek diverse operaties Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum. Afdrukken gegevens vanaf aangegeven boekhoudstuk Drukt u hier op dan wordt de automatische diverse post afgedrukt in een diversendagboek. Afdrukken gegevens van - tot boekhoudstuk Deze procedure kunt u benutten indien u het diversendagboek een tweede maal wenst af te drukken. Afdrukken gegevens van - tot periode U kunt de automatische diverse post afdrukken in een diversendagboek van een bepaalde boekperiode tot een bepaalde periode. Bijwerken van de rekeningen 4. Bijwerken van de rekeningen Bijwerken gegevens vanaf aangegeven document U kiest voor 'Nee': u verlaat het programma. U kiest voor 'Ja': de automatische diverse post wordt bijgewerkt.

159 Contante verkopen (kasverrichtingen) 11. Contante verkopen (kasverricht.) Deze procedure is een onderdeel van de module automatische kas. De 'automatische kas' biedt u de mogelijkheid tot het opmaken van een kasdagboek en dit door het registreren van kasbetaalde facturen (aan- en verkoop) en transferten van en naar kas (financiële rekeningen). De bovenvermelde procedure moet u uitvoeren indien u verkoopfacturen of creditnota's heeft geregistreerd als gedeeltelijk of volledig contant betaald. Hoe registreert u contant betaalde facturen of creditnota's? U roept het ingaveprogramma ' Ingeven verkopen' op. 1. Volledig contant betaalde factuur of creditnota Aan een factuur of creditnota die volledig contant vereffend is, kent u volgende codes toe: F. = contant betaalde factuur C. = contant betaalde creditnota. Na het intikken van bovenvermelde code wordt een dagboeknummer opgevraagd (zie handleiding Dagboekgegevens). Afhankelijk van het aantal kasdagboeken dat u gecreëerd heeft, verwijst u naar het juiste dagboeknummer. Indien u drukt op, dan selecteert u het eerste kasdagboek. De verdere boeking van de factuur of creditnota is identiek zoals beschreven als in de handleiding Boeken van de verkoopfacturen. 2. Een factuur of creditnota die gedeeltelijk contant vereffend is = voorschot Een document dat gedeeltelijk contant betaald is, boekt u met de code F of C (dus niet F. of C.!!!). De boeking van de factuur gebeurt zoals beschreven in de handleiding Boeken van de verkoopfacturen. Als de factuur volledig is tegengeboekt (het saldo van de tegenboeking staat dus op nul), dan kent u het bedrag van het voorschot toe aan de ventilatiecode 99 = voorschot kas.

160 Na het intikken van deze code wijst u opnieuw het juiste dagboeknummer toe en geeft u het bedrag in dat werkelijk betaald werd als voorschot. De registratie van het voorschot brengt géén wijziging aan de tegenboeking!!! Na het registreren van het voorschot beëindigt u de ingave van het document met de stoptoets. Het doorsturen van de contant betaalde facturen/creditnota's naar de automatische kas Na het bijwerken van de verkoopfacturen wordt een asterisk geplaatst naast de procedure om de gegevens door te sturen naar de automatische kas, namelijk: 11. Contante verkopen (kasverrichtingen) U roept deze procedure op en u krijgt volgend scherm te zien: De ketting voor de automatische kas moet u verder afwerken. Voor verdere uitleg wordt u verwezen naar de handleiding Automatische kasverrichtingen. Overschrijvingen klanten 16. Overschrijvingen klanten Dit programma laat u toe de overschrijvingen van de verkoopfacturen, aanwezig in het verkoopwerkbestand, automatisch te laten afdrukken. Indien u deze procedure benut, is het aan te raden om in elke periode een creatie van het werkbestand uit te voeren, gezien alle overschrijvingen van de documenten aanwezig in het verkoopbestand afgedrukt worden. Zonder doorslagpapier / met doorslagpapier U kiest voor 'Zonder doorslagpapier': luik A en een strookje worden ingevuld. U kiest voor 'Met doorslagpapier': enkel luik A wordt ingevuld.

161 Korting contante betaling aftrekken: nee / ja U kiest voor 'Ja': het openstaand bedrag wordt verminderd met het bedrag aan geboekte korting voor contant (zie handleiding Boeken van de verkoopfacturen). Proefdruk: ja / nee U kiest voor 'Ja': aan de hand van deze proefdruk kunt u nagaan of de juiste printerinstelling is geïnstaleerd. Klanten met code domiciliëring op 'Ja', worden niet opgenomen in de selectie.

162 Facturatie 7. Facturatie In dit menu vindt u de programma's terug waarmee u uitgaande facturen (= verkoopfacturen) kunt opmaken. Deze facturen worden automatisch weggeschreven in een verkoopbestand zodat u deze achteraf niet meer dient in te boeken! De werking van de facturatie Procedures die u vooraf dient uit te voeren Het kopiëren van een vooraf ingestelde factuurlay-out Standaard worden in het boekhoudpakket volgende lay-outbestanden voorzien: - 12CPI.JRF : is een lay-out zonder aantallen, 1/8 line spacing, kader in 12cpi - 12CPI-A.JRF : is een lay-out met aantallen, 1/8 line spacing, kader in 12cpi - 12CPI-O.JRF : is een lay-out zonder aantallen met overschrijving, 1/8 line spacing, kader in 12cpi - 12CPI-AO.JRF : is een lay-out met aantallen met overschrijving, 1/8 line spacing, kader in 12cpi - 10CPI.JRF : is een lay-out zonder aantallen 1/6 line spacing, kader in 10cpi - 10CPI-A.JRF : is een lay-out met aantallen 1/6 line spacing, kader in 10cpi Deze bestanden bevinden zich in de directory C:\EXPERT\ PROG> U moet één van deze lay-outs koppelen aan het dossier waarvoor u de facturatie wenst toe te passen. U doet dit als volgt, bijvoorbeeld: - het dossier waarin u de facturatie wenst toe te passen, heeft als nummer 2500 en bevindt zich in de subdirectory C:\EXPERT\DOS\D05. Indien u de directory van het dossier niet kent, drukt u op op het hoofdscherm. Op het infoscherm kunt u onderaan de dossierdirectory aflezen. U verlaat dit scherm door nogmaals op te drukken. - u verlaat Expert/M tot op C:\EXPERT> - u verplaatst zich naar de progdirectory als volgt: CD PROG De cursor bevindt zich nu nà: C:\EXPERT\PROG> - vervolgens tikt u volgende instructie in: COPY 12CPI.JRF C:\EXPERT\DOS\D05\2500FA.A13 variabel te kiezen uit moet altijd FA.A13 zijn! hiervoor vermelde lijst - u krijgt volgende melding: 1 bestand gekopieerd of 1 file copied - u keert terug naar de opstartdirectory van Expert/M als volgt: CD.. - u start Expert/M terug op via: 2 Indien u Expert/M opstart vanuit Windows, tikt u het volgende in: WIN Deze procedure dient u eenmalig uit te voeren voor elk dossier waarvoor u de facturatie wenst te gebruiken! Wenst u een eigen factuurlay-out te koppelen aan uw dossier, stuur dan een mail naar support@ expertm.com. U vermeldt best in de mail uw klantnummer, naam en telefoonnummer. Nadien zal 1 van onze medewerkers u hierover terugbellen. Ingeven van de vaste tekstlijnen voor de factuurlay-out Heeft u een standaardlay-out gekoppeld aan uw dossier, dan moet u als eerstvolgende stap de vaste tekstlijnen van uw factuur invoegen. Deze uitleg bevindt zich in de handleiding Ingeven van de tekstlijnen.

163 Creatie van de artikels Om de facturatie te kunnen benutten, moeten artikels gecreëerd worden. De uitleg omtrent het creëren van artikels bevindt zich ook in de handleiding Artikels. Selecteren van een verkoopdagboek Vooraleer u verkoopfacturen gaat opmaken, moet u er zich van vergewissen dat u het juiste dagboek heeft geselecteerd. Het selecteren van een dagboek voert u uit in het menu van de facturatie. Indien de cursor staat op "Keuze", drukt u op Up. Vervolgens krijgt u een overzicht van de reeds aangemaakte dagboeken (zie handleiding Dagboekgegevens). Via Up of Down selecteert u het dagboek dat voor u van toepassing is. Wenst u echter een nieuw dagboek te creëren, dan drukt u op Esc (zie handleiding Dagboekgegevens). Indien u niet wenst te werken met meerdere verkoopdagboeken, dan hoeft u de selectie van een dagboek niet uit te voeren. Het pakket start altijd automatisch het defaultdagboek op (zie handleiding Dagboekgegevens). In het menu van de facturatie wordt het geselecteerde dagboek altijd weergegeven in de titelbalk. Voorbeeldscherm menu facturatie.

164 De verwerking van verkoopfacturen gebeurt aan de hand van een ketting, namelijk: - creatie werkbestand verkopen - drukken controlefactuur - ingeven facturen - controlelijst - verkoopdagboek - bijwerken van de rekeningen. Deze 6 punten worden hierna in detail behandeld. Creatie van een werkbestand verkopen 1. Creatie werkbestand verkopen Een werkbestand wordt benut in de ingavekettingen (namelijk aankoop, verkoop, financieel, kassa en diversen). Het is een bestand waarin de gegevens van de te boeken stukken worden geregistreerd. Een werkbestand kan 2 soorten gegevens bevatten, namelijk: - gegevens die ingebracht zijn, maar nog niet zijn doorgestuurd naar de boekhouding; u kunt deze gegevens nog verwijderen of afdrukken of doorsturen naar de boekhouding - gegevens die ingebracht zijn en reeds zijn bijgewerkt; u kunt deze gegevens enkel nog (her)afdrukken. Indien u de eerste maal verkoopfacturen gaat opmaken, dient u de creatie van het werkbestand uit te voeren. Naderhand is deze creatie van het werkbestand afhankelijk van de keuze die u gemaakt heeft in de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, 'Creatie werkbestand toegelaten'), namelijk: - creatie toegelaten - geen creatie toegelaten. Voordeel / nadeel bij creaties van werkbestanden: + Bij een creatie van een werkbestand komt er opnieuw plaats vrij op de harddisk. - Na het creëren van een nieuw werkbestand, kunt u achteraf géén dagboek meer afdrukken van de voorbije periodes. Voordeel / nadeel indien geen creaties van werkbestanden toegelaten zijn: + Op elk tijdstip van het boekjaar, kunt u een dagboek afdrukken van de voorbije periodes. - Indien u geen creatie van een nieuw werkbestand toelaat, werkt u gans het boekjaar in hetzelfde werkbestand. Dit werkbestand kan aanzienlijk aangroeien met als gevolg dat het grote opslagcapiciteit vergt op de harddisk. Op welke tijdstippen voert u een creatie werkbestand uit? Het tijdstip van een creatie van een werkbestand is vrij door u te bepalen. Indien u periodiek de verkoopfacturen opmaakt, dan kunt u een creatie uitvoeren bijvoorbeeld bij het begin van elke nieuwe periode. Bij het creëren van een werkbestand gaat het pakket altijd na of de gegevens in het werkbestand minstens eenmaal zijn afgedrukt en of ze zijn bijgewerkt. Indien 1 van beide voorwaarden niet vervuld is, krijgt u een boodschap die u toelaat de creatie van het werkbestand af te breken (dit doet u dan a.d.h.v. de voorgestelde functietoetsen). Drukken van een controlefactuur 2. Drukken controlefactuur Nadat u een factuurlay-out heeft gekoppeld aan het dossier, kunt u via dit programma een controlefactuur afdrukken. Deze controlefactuur laat u zien of de factuur een goede vormgeving heeft.

165 Welke taal wenst u: Nederlands / Frans U maakt uw keuze via de wisseltoets. Ingeven facturen 3. Ingeven facturen Voorbeeld ingavescherm 1 ingeven facturen. Exclusief / inclusief BTW U bepaalt of u tijdens het factureren de bedragen exclusief of inclusief BTW ingeeft. Factuur / ereloonnota Dit veld bepaalt de titel van het document. Saldo klant afdrukken: neen / ja U kiest voor 'Neen': het openstaand saldo van de klant wordt niet afgedrukt. U kiest voor 'Ja': naast het totaal van de factuur wordt het openstaand saldo (= totaal openstaande post + totaal van de factuur) van de klant afgedrukt. Belangrijk De facturatie wordt altijd verwerkt in de huidige boek- en BTW-periode! Datum (8- num) De opstartdatum of de datum van het vorige document wordt voorgesteld. U tikt de variabelen in per 2 karakters, namelijk: - dd : hier wijzigt u enkel de dag - maand en jaar blijven ongewijzigd - ddmm : u wijzigt de dag en de maand - het jaartal blijft ongewijzigd - ddmmjjjj : u wijzigt de volledige datum. Let op: leestekens dient u niet in te vullen.

166 Factuur U verwijst naar de juiste documentsoort die u wenst op te maken. Mogelijkheden: F = factuur CM = creditnota medecontractant FM = factuur medecontractant CE = creditnota export (*1) FE = factuur export (*1) CO = creditnota occasie (*2) FO = factuur occasie (*2) F. = contant betaalde factuur C = creditnota C. = contant betaalde creditnota. (*1): Deze codes zijn niet gekoppeld aan de Intrastatverwerking. (*2): Bij de afdruk van deze documenten wordt de volgende clausule automatisch vermeld: 'Levering onderworpen aan de bijzondere regeling over de marge BTW niet aftrekbaar'. Factnr. (9 - num) Het eerstvolgende vrije documentnummer wordt voorgesteld. U kunt de bestaande nummering wijzigen als volgt: u geeft een nieuw nummer in en aanvaardt dit nummer niet via maar via de springtoets; door gebruik te maken van de springtoets worden de volgende documenten automatisch verder genummerd vanaf het opgegeven nummer. Facturen en creditnota's worden opgenomen in aparte dagboeken: dit brengt een aparte nummering met zich mee (een apart klassement voor deze documenten is dan ook aangewezen!). De documentnummers laat u gemakkelijkheidshalve voorafgaan met het boekjaar. Klantnr. Op dit veld roept u de klant op. Dit kunt u doen op volgende manieren: - indien gekend, tikt u zijn klantnummer in - u roept de klant op via zijn alfacode (zie handleiding Creatie van een individuele rekening, veld 'Alfacode') - wenst u alle bestaande klanten te consulteren, dan drukt u op: * - wenst u een nieuwe klant te creëren, dan drukt u op Esc. Indien u via de vorige mogelijkheden uw selectie niet kunt uitvoeren, dan kunt u eventueel de klant opzoeken aan de hand van verschillende andere selectiecriteria, namelijk u drukt Ins op het veld 'Klantnr.'. U krijgt volgend ingavescherm te zien:

167 U springt via op het veld waarin u de selectie wenst uit te voeren, bijvoorbeeld: u wenst alle klanten te zien die wonen in Brugge: op het veld 'Postnummer' tikt u het nummer 8000 in. Vervolgens worden alle klanten met postnummer 8000 getoond op het scherm; u maakt uw selectie via de afgebeelde functietoetsen. Munt U tikt de I.S.O.-norm in van de munt (hoofd- of kleine letters). Met de consultatietoets kunt u de reeds aangemaakte munten consulteren. Via Esc kunt u een nieuwe munt creëren. Koers De koers uit de muntentabel wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. Vervaldag De vervaldag dient u enkel op te geven bij klanten waarbij u tijdens hun creatie de code vervaldag op 'manueel invullen' heeft ingesteld. De factuurdatum van het document wordt voorgesteld. U tikt de variabelen in per 2 karakters, namelijk: - dd : hier wijzigt u enkel de dag - maand en jaar blijven ongewijzigd - ddmm : u wijzigt de dag en de maand - het jaartal blijft ongewijzigd - ddmmjjjj : u wijzigt de volledige datum. Let op: leestekens dient u niet in te vullen. Volgend scherm krijgt u te zien:

168 Voorbeeld ingavescherm 2 ingeven facturen. Artikelnummer U selecteert het artikel dat u wenst te factureren. De uitleg over de creatie van de artikels vindt u terug in de handleiding Artikels. Drukt u op de hulptoets op dit veld, dan kunt u de volgende mogelijkheden toepassen: - (2) invoegen van subtotalen - (3) invoegen van voorlopige totalen - (4) of (5) invoegen van korte of lange tekstlijnen - (9) of (10) berekening van milieutaksen - (14) berekening van lengte x breedte - (15) berekening van lengte x breedte x hoogte. Drukt u op PgUp, dan kunt u onmiddellijk een korte tekstlijn invullen. Omschrijving Werkt u met vaste artikels, dan wordt deze omschrijving automatisch ingevuld. Werkt u met een vrij artikel (= artikel 0), dan kunt u een variabele omschrijving intikken. Alg. rekening U tikt de opbrengstenrekening in waarop het artikel moet geboekt worden of u aanvaardt de voorgestelde algemene rekening. Aantal Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u werkt met een factuurlay-out die aantallen voorziet. Eenheidsprijs Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u werkt met een factuurlay-out die zowel aantallen als eenheidsprijzen voorziet. Bedrag Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u werkt met een factuurlay-out zonder aantallen.

169 Code BTW U verwijst naar de juiste ventilatiecode: 0 = omzet 0 % 1 = omzet 6 % 2 = omzet 12 % 3 = omzet 21 % 4 = omzet 1 % 40 = diversen na BTW Bij de documenten FE of CE wordt de code 20 (ICL-diensten/export niet-e.g.) voorgesteld. Deze code kunt u indien nodig wijzigen in: 10 = ICL-goederen 11 = ICL-maakloon 12 = ICL-montage 13 = ICL-afstand. Nadat u een artikellijn beëindigd heeft, wordt deze artikellijn boven de titelbalk voorgesteld. Wenst u een lijn te corrigeren, dan kunt u scrollen doorheen de artikellijnen met Up en Down. Onderaan het ingavescherm wordt een lijnteller bijgehouden. Indien u de ingave van de artikels wenst te annuleren, dan drukt u op de annulatietoets. Een bijkomende bevestiging wordt opgevraagd. Indien u de ingave van de artikels wenst te beëindigen, drukt u op de stoptoets. Diversen + Dit veld kunt u benutten om diverse bedragen te factureren die niet van toepassing zijn voor de BTW-berekening (bvb. leeggoed). Indien u in het detail van de factuur een artikel heeft toegewezen aan code 40 (diversen), dan wordt dit veld niet opgevraagd. Hier vult u een bedrag in dat bij het totaal van de factuur moet opgeteld worden. Dit veld is niet van toepassing bij de documenten FE en CE.

170 Diversen - Dit veld kunt u benutten om diverse bedragen te factureren die niet van toepassing zijn voor de BTW-berekening. Indien u in het detail van de factuur een artikel heeft toegewezen aan code 40 (diversen), dan wordt dit veld niet opgevraagd. Hier vult u een bedrag in dat wordt afgetrokken van het totaal van de factuur. Dit veld is niet van toepassing bij de documenten FE en CE. Alg. rekening Dit veld wordt opgevraagd indien u ofwel diversen + of - heeft toegekend. U bepaalt op welke algemene rekening de diversen moeten geboekt worden. Aantal facturen U bepaalt hoeveel exemplaren van de zojuist opgemaakte factuur moeten afgedrukt worden. Controlelijst 4. Controlelijst Deze lijst voert een controle uit op het werkbestand van de verkopen, namelijk het gebruik van de documentnummers wordt nagegaan op ontbrekende of dubbele nummers per periode. Deze procedure is niet verplicht uit te voeren. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum. Verkoopdagboek 5. Verkoopdagboek Dit programma laat u toe het verkoopdagboek af te drukken of te consulteren op het scherm. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets.

171 Datum dagboek Dit is een datum die afgedrukt wordt op elke pagina. Bij voorkeur verwijst u altijd naar de einddatum van de boekperiode. De opstartdatum wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. U dient géén leestekens in te geven. Na het intikken van de datum zoekt het pakket het eerste document in zijn werkbestand dat nog niet is afgedrukt. Dit documentnummer wordt voorgesteld op het scherm. Voorbeeldscherm afdrukken verkoopdagboek. Vervolgens heeft u 3 mogelijkheden: 1/ Afdrukken gegevens vanaf aangegeven document U bevestigt deze keuze via : het verkoopdagboek wordt afgedrukt vanaf het documentnummer zoals voorgesteld. Indien u de melding krijgt 'Alle aanwezige gegevens werden reeds afgedrukt' of als u een deeldagboek van de periode wenst af te drukken dan kiest u voor: 2/ Afdrukken gegevens van - tot document Via Down of met de wisseltoets komt u op deze keuze. Volgende gegevens worden opgevraagd: Factuur / Creditnota U maakt uw keuze. Vanaf documentnummer Het documentnummer van de eerste factuur in het werkbestand wordt voorgesteld. U kunt dit nummer zo nodig wijzigen. Tot en met documentnummer U geeft het laatste documentnummer in waarmee de afdruk van het dagboek moet eindigen. Standaard wordt hetzelfde documentnummer ingevuld zoals u heeft ingetikt bij 'Vanaf documentnummer'. Via PgDwn of PgUp kunt u een volgend of een vorig documentnummer raadplegen.

172 Nieuwe bladzijdeteller Elke pagina van het dagboek krijgt een nummer. U tikt het paginanummer in waarmee de afdruk moet starten. Indien u gekozen heeft voor de afdruk op printer, dan kunt u met de springtoets het bladzijdenummer wegschrijven in creatie dagboeken (zie handleiding Dagboekgegevens). Belangrijk: - bij het afdrukken van het journaal op de printer worden de bladzijdetellers aangepast, indien optie 1 wordt genomen (zie handleiding Dagboekgegevens, verkopen, veld 'Laatst gebruikte bladzijde facturen/creditnota's'). - bij het afdrukken van het journaal op het scherm worden de bladzijdetellers nooit aangepast! 3/ Afdrukken gegevens van - tot periode Via Down of met de wisseltoets komt u op deze keuze. Volgende gegevens worden opgevraagd: Factuur / Creditnota U maakt uw keuze. Vanaf boekhoudperiode De boekperiode van het eerste document van het werkbestand wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. Indien u deze periode wijzigt, moet u refereren aan een periodeteller die kleiner is dan de huidige. Let wel: u kunt enkel nog de gegevens van een vorige periode afdrukken indien u bij het begin van een nieuwe periode géén creatie werkbestand heeft uitgevoerd (zie handleiding Creatie werkbestand verkopen)!!! Tot en met boekhoudperiode U geeft de laatste boekhoudperiode in waarmee de afdruk van het dagboek moet eindigen. Standaard wordt dezelfde boekhoudperiode ingevuld zoals u heeft ingetikt bij 'Vanaf boekhoudperiode'. Nieuwe bladzijdeteller Elke pagina van het dagboek krijgt een nummer. U tikt het paginanummer in waarmee de afdruk moet starten. Indien u gekozen heeft voor de afdruk op printer, dan kunt u met de springtoets het bladzijdenummer wegschrijven in creatie dagboeken (zie handleiding Dagboekgegevens). Belangrijk: - bij het afdrukken van het journaal op de printer worden de bladzijdetellers aangepast, indien optie 1 wordt genomen (zie handleiding Dagboekgegevens, verkopen, veld 'Laatst gebruikte bladzijde facturen/creditnota's'). - bij het afdrukken van het journaal op het scherm worden de bladzijdetellers nooit aangepast! Indien u het afdrukprogramma onterecht heeft opgeroepen, dan verlaat u dit programma via de stoptoets. Bijwerken van de rekeningen 6. Bijwerken van de rekeningen Via deze procedure worden alle geboekte documenten onherroepelijk opgenomen in de boekhouding.

173 Voorbeeldscherm bijwerken van de verkopen. Het pakket zoekt de eerste factuur in het werkbestand die nog niet is bijgewerkt. Volgende vraag wordt gesteld: Bijwerken gegevens vanaf aangegeven document? Nee / Ja U kiest voor 'Nee': u verlaat het programma. U kiest voor 'Ja': alle nog niet bijgewerkte documenten worden stuk voor stuk voorgesteld en automatisch bijgewerkt. Indien u dit programma oproept en alle aanwezige documenten werden reeds bijgewerkt, dan krijgt u volgende melding: Alle aanwezige documenten werden vroeger reeds bijgewerkt! U verlaat het programma met de stoptoets. Verwijderen van een factuur 8. Verwijderen van een factuur Indien u na de afdruk van het journaal een foutief geboekte factuur/creditnota opmerkt, dan kunt u dit document verwijderen via bovenvermelde procedure. Let wel! Indien u een fout merkt in een reeds bijgewerkt document, dan kunt u dit document niet meer verwijderen. De verbetering gebeurt dan via een correctieboeking!

174 Voorbeeldscherm verwijderen van een factuur/creditnota. Factuur / Creditnota Via de wisseltoets bepaalt u welk soort document u wenst te verwijderen. Vanaf documentnummer U geeft het documentnummer in van het document dat u wenst te verwijderen. Tot documentnummer Indien u 1 enkel document wenst te verwijderen, dan doet u opgave van hetzelfde documentnummer als bij 'Vanaf documentnr.'. Indien u meerdere documenten, met opeenvolgende nummers, wenst te verwijderen, dan geeft u het nummer in van het laatste document dat u wenst te verwijderen. Dient u facturen/creditnota's te verwijderen waarvan de documentnummers elkaar niet opvolgen, dan voert u deze procedure uit per foutief document. Ingeven van de tekstlijnen 10. Ingeven van de tekstlijnen Via deze procedure gaat u de teksten voorzien die afgedrukt worden op zowel de facturen, de rekeninguittreksels als de rappels. Ditzelfde programma kunt u ook oproepen via: Basisgegevens Ingeven van de tekstlijnen (Zie ook handleiding Ingeven van de tekstlijnen). Nadat u dit programma heeft opgeroepen, kunt u met de springtoets een subscherm oproepen waarin u rechtstreeks kunt kiezen met de wisseltoets tussen ingave Nederlandse, Franse, Engelse of Duitse teksten. Vervolgens komt u terecht op het veld 'Lijnnummer' waar u het gewenste nummer intikt of u maakt op dit veld gebruik van PgDwn. Op deze manier overloopt u stap voor stap alle schermen en kunt u alle teksten na elkaar invoeren.

175 1e scherm: Ingave Nederlandse tekstlijnen Hier gaat u de gegevens die op elk van de bovenvermelde documenten worden afgedrukt, definiëren, namelijk: Naam Naam van de firma: wordt in de linkerbovenhoek afgedrukt. Lijn A Dit is een bijkomende omschrijving van het bedrijf: wordt onder de 'naam' afgedrukt. Straat Wordt onder lijn A afgedrukt. Locatie Dit veld dient voor het postnummer en de woonplaats: wordt onder de 'straat' afgedrukt. Lijn B Dit is een vrije inputlijn: wordt onder de 'locatie' afgedrukt. Bvb. telefoon, telefax,... Lijn C Dit is een vrije inputlijn: wordt onder 'lijn B' afgedrukt. Bvb. registratienummer, BTW-nummer,... Lijn D Dit is een vrije inputlijn: wordt onder 'lijn C' afgedrukt. Bvb. nummer bankrekening,... Lijn E Dit is een vrije inputlijn: wordt onder 'lijn D' afgedrukt. Bvb. 2e nummer bankrekening,... Lijn F, G, H en I Dit is de voorziene ruimte voor de verkoopsvoorwaarden. Gezien deze verkoopsvoorwaarden in kleine letterdruk (16.67 cpi) worden afgedrukt, voorziet het pakket 2 inputlijnen per afgedrukte lijn, met andere woorden u tikt de tekst voor lijn F - aan het einde van de inputlijn gaat u het vervolg voor deze lijn intikken op de blanco lijn eronder zonder rekening te houden met spaties of afkappingstekens: de blanco lijn is het onmiddellijk vervolg van de voorgaande lijn. Deze lijnen worden onderaan het document afgedrukt. Na het beëindigen van bovenvermeld scherm, komt u rechtstreeks in scherm 2: 'Ingave Franse tekstlijnen'. Dit scherm dient u ook in te vullen als u in de klanten- of leveranciersfiches verwezen heeft naar code taal Frans. Scherm 3 is het ingavescherm voor de Engelse tekstlijnen. Scherm 4 is het ingavescherm voor de Duitse tekstlijnen. 5e scherm: Ingave tekstlijnen rekeninguittreksels Bij het afdrukken van de rekeninguittreksels worden de lijnen 1 tot en met 8 van het ingavescherm van de tekstlijnen (hierboven vermeld), altijd afgedrukt in de linkerbovenhoek. De werkelijke tekstlijnen voor de uittreksels dient u hier in te vullen: Lijn A en B Dit zijn vrije tekstlijnen: het uitlijnen ervan gebeurt op dezelfde manier zoals beschreven bij de verkoopsvoorwaarden in het ingavescherm van de tekstlijnen, met andere woorden een blanco lijn is het onmiddellijk vervolg van de voorgaande lijn. Deze lijnen worden boven het overzicht van de vervallen facturen afgedrukt. Lijn C en D Dit zijn ook vrije tekstlijnen en ze worden onder het overzicht van de openstaande facturen afgedrukt.

176 Dezelfde inputlijnen zijn voorzien voor de Franstalige, Engelstalige en Duitstalige rekeninguittreksels. 7e scherm: Ingave tekstlijnen rappels Bij het afdrukken van de rappels worden de lijnen 1 tot en met 8 van het ingavescherm van de tekstlijnen (hierboven vermeld), afgedrukt in de linkerbovenhoek. De module rappels voorziet 3 soorten rappels waarvan de teksten volledig naar uw keuze kunnen ingevuld worden. Voor elke taal zijn er 3 ingaveschermen voor de teksten voorzien. Lijn A t.e.m. P Hier vult u uw volledige tekst voor de desbetreffende rappel in. Deze tekst wordt boven het overzicht van de vervallen facturen afgedrukt. Contante verkopen (kasverrichtingen) 11. Contante verkopen (kasverricht.) Deze procedure is een onderdeel van de module automatische kas. De 'automatische kas' biedt u de mogelijkheid tot het opmaken van een kasdagboek en dit door het registreren van kasbetaalde facturen (aan- en verkoop) en transferten van en naar kas (financiële rekeningen). De bovenvermelde procedure moet u uitvoeren indien u verkoopfacturen of -creditnota's heeft opgemaakt als gedeeltelijk of volledig contant betaald. Hoe maakt u contant betaalde facturen of creditnota's op? U roept het ingaveprogramma Ingeven facturen op. 1. Volledig contant betaalde factuur of creditnota Aan een factuur of creditnota die volledig contant vereffend is, kent u volgende codes toe: F. = contant betaalde factuur C. = contant betaalde creditnota. Na het intikken van bovenvermelde code wordt een dagboeknummer opgevraagd (zie handleiding Dagboekgegevens).

177 Afhankelijk van het aantal kasdagboeken dat u gecreëerd heeft, verwijst u naar het juiste dagboeknummer. Indien u op drukt, dan selecteert u het eerste kasdagboek. De verdere opmaak van de factuur of creditnota is identiek zoals beschreven in de handleiding Ingeven facturen. 2. Een factuur of creditnota dat gedeeltelijk contant vereffend is = voorschot De opmaak van een dergelijk document is compleet anders te beschouwen, namelijk: u creëert het document met de code F of C ( dus niet F. of C.!!!). De opmaak van de factuur gebeurt identiek als beschreven in de handleiding Ingeven facturen. Nadat u de input van de artikellijnen beëindigd heeft met de stoptoets, geeft u eventuele diversen + of - in. Vervolgens wordt het bedrag aan betaald voorschot opgevraagd indien deze parameter voorzien is op de factuurlay-out (voor meer informatie kan u onze helpdesk contacteren). Het doorsturen van de contant betaalde facturen / creditnota's naar de automatische kas Na het bijwerken van de verkoopfacturen wordt een asterisk geplaatst naast de procedure om de gegevens door te sturen naar de automatische kas, namelijk: 11. Contante verkopen (kasverrichtingen) U roept deze procedure op en krijgt volgend scherm te zien: De ketting voor de automatische kas moet u verder afwerken. Voor verdere uitleg wordt u verwezen naar de handleiding Automatische kasverrichtingen.

178 Financiële verrichtingen 8. Financiële verrichtingen In dit menu vindt u alle programma s inzake bank- en kasverrichtingen terug. Toekennen van de beginsaldi van de financiële rekeningen Vooraleer u financiële verrichtingen registreert, moet u de beginsaldi van de banken en de kas toekennen. Deze toekenning kunt u op 2 manieren uitvoeren, namelijk: 1) u boekt de beginbalans via de diverse operaties OF 2) indien de beginbalans nog niet gekend is, dan boekt u een voorlopige diverse post waarin u de saldi van de banken en de kas toekent. Dit gebeurt ook in de ketting diverse operaties. Indien u later de volledige beginbalans boekt, dan moet u deze voorlopige openingspost opnieuw tegenboeken. De manier waarop u een diverse post moet boeken, wordt uitgelegd in de handleiding Boeken van diverse operaties in het algemeen. De verwerking van bank- en kasverrichtingen Na het oproepen van menupunt Financiële verrichtingen wordt het volgende opgevraagd: Huidig / vorig boekjaar Via de wisseltoets bepaalt u voor welk boekjaar u de financiële verrichtingen wenst in te voeren. Let op! Indien u een dossier verwerkt waarbij het boekjaar niet gelijk loopt met het kalenderjaar worden de jaartallen voorgesteld uit de velden Einde huidig boekjaar en Einde vorig boekjaar. Voorbeeld: huidig boekjaar = 01/07/ /06/2003 vorig boekjaar = 01/07/ /06/2002 U krijgt volgend voorstel te zien = het jaartal van de einddatum huidig boekjaar en 2002 = het jaartal van de einddatum vorig boekjaar. Selecteren van een financieel dagboek Vooraleer u financiële verrichtingen registreert, moet u er zich van vergewissen dat u het juiste dagboek heeft geselecteerd. U krijgt een overzicht van de reeds aangemaakte dagboeken (zie handleiding Dagboekgegevens). Via Up of Down, gevolgd door, selecteert u het dagboek dat voor u van toepassing is. Wenst u een nieuw dagboek te creëren, dan drukt u op Esc (zie handleiding Dagboekgegevens). Indien u niet wenst te werken met meerdere journalen, dan hoeft u de selectie van een dagboek niet uit te voeren. Het pakket start altijd automatisch het defaultdagboek op (zie handleiding Dagboekgegevens). In het menu van de financiële verrichtingen wordt het geselecteerde dagboek altijd in de titelbalk weergegeven.

179 De verwerking van financiële verrichtingen gebeurt aan de hand van een ketting, namelijk: - creatie werkbestand financieel - ingeven financiële verrichtingen - financieel dagboek - bijwerken van de rekeningen. Deze 4 punten worden hierna in detail behandeld. Creatie van een werkbestand financieel 1. Creatie werkbestand financieel Een werkbestand wordt benut in de ingavekettingen (namelijk aankoop, verkoop, financieel, kassa en diversen). Het is een bestand waarin de gegevens van de te boeken stukken worden geregistreerd. Een werkbestand kan 2 soorten gegevens bevatten, namelijk: - gegevens die ingebracht zijn, maar nog niet zijn doorgestuurd naar de boekhouding; u kunt deze gegevens nog verwijderen, afdrukken of doorsturen naar de boekhouding - gegevens die ingebracht zijn en reeds zijn bijgewerkt; u kunt deze gegevens enkel nog (her)afdrukken. Indien u de eerste maal financiële verrichtingen gaat boeken, dient u de creatie van het werkbestand uit te voeren. Naderhand is deze creatie van het werkbestand afhankelijk van de keuze die u gemaakt heeft in de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Creatie werkbestand toegelaten ), namelijk: - creatie toegelaten - geen creatie toegelaten. Op welke tijdstippen voert u een creatie werkbestand uit? Het tijdstip van een creatie van een werkbestand is vrij door u te bepalen. Indien u periodiek de financiële verrichtingen registreert, dan kunt u een creatie uitvoeren, bijvoorbeeld bij het begin van elke nieuwe periode. Bij het creëren van een werkbestand gaat het pakket altijd na of de gegevens in het werkbestand minstens eenmaal zijn afgedrukt en of ze zijn bijgewerkt. Indien 1 van beide voorwaarden niet vervuld is, krijgt u een boodschap die u toelaat de creatie van het werkbestand af te breken (dit doet u dan a.d.h.v. de voorgestelde functietoetsen). Ingeven financiële verrichtingen 2. Ingeven financiële verrichtingen

180 Voorbeeld ingavescherm financiële verrichtingen. Korting contante betaling aftrekken: nee / ja Deze vraag wordt gesteld telkens u het ingaveprogramma opstart. U kiest voor Nee : de openstaande bedragen van de facturen/creditnota s worden bruto voorgesteld, namelijk zonder rekening te houden met eventueel geboekte kortingen voor contant. U kiest voor Ja : de openstaande bedragen van de facturen/creditnota s worden netto voorgesteld, namelijk het openstaand factuurbedrag wordt automatisch verminderd met het bedrag aan geboekte korting voor contant. Korting voor contant: zie ook boeken van aan- en verkoopfacturen: ventilatiecode 50. Boekh. per. De huidige boekhoudperiode van het boekjaar wordt voorgesteld. Wenst u in een vorige boekhoudperiode te boeken, dan wijzigt u deze teller. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten: dit moet immers gebeuren via de periodeverschuiving. BTW-per. De huidige BTW-periode van het kalenderjaar wordt voorgesteld. Deze periode verwijst naar de kalendermaand of het kwartaal. Wenst u in een vorige BTW-periode te boeken, dan wijzigt u deze teller. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten: dit moet immers gebeuren via de periodeverschuiving. Uittreksel (9 - num) Het eerstvolgende vrije uittrekselnummer wordt voorgesteld. Indien nodig, kunt u dit wijzigen. Indien u een nummer intikt, gevolgd door de springtoets, dan worden de volgende documenten verder genummerd vanaf het ingegeven nummer.

181 Datum De opstartdatum of de datum van het vorige document wordt voorgesteld. U tikt de variabelen in per 2 karakters, namelijk: - dd : u wijzigt enkel de dag - de maand en het jaartal blijven ongewijzigd - ddmm : u wijzigt de dag en de maand - het jaartal blijft ongewijzigd - ddmmjjjj : u wijzigt de volledige datum. Let op: leestekens dient u niet in te vullen. Beginsaldo Indien u voor het eerst financiële verrichtingen boekt, dan wordt het saldo, dat gekend is in de boekhouding, voorgesteld. Indien u reeds financiële verrichtingen heeft geregistreerd, dan wordt het saldo uit het werkbestand voorgesteld. Dit saldo kunt u steeds wijzigen. Let op: indien u het saldo op dit niveau wijzigt, gebeurt er geen aanpassing aan het saldo dat gekend is in de boekhouding. Het saldo dat u hier wijzigt, is een hulpteller! Eindsaldo U tikt het eindsaldo van het te boeken uittreksel in. Indien u op het veld K/L of Algemene rekening staat, kunt u via F11 het eindsaldo wijzigen. Drukt u F11 op het veld Eindsaldo, dan wordt automatisch het voortschrijdend saldo overgenomen. Voortschrijdend saldo Dit saldo start oorsponkelijk met hetzelfde bedrag als het bedrag dat u heeft ingevuld bij het beginsaldo. Naarmate de boekingen in het uittreksel vorderen, wordt dit saldo aangepast. Indien u een uittreksel wenst te beëindigen, dan moet dit saldo gelijk zijn aan het eindsaldo. Dit saldo kunt u nooit wijzigen. Hulpteller Dit saldo maakt automatisch het verschil tussen het eindsaldo en het voortschrijdend saldo. Deze hulpteller kunt u ook benutten indien u een controlemiddel wenst bij het afboeken van een globaal bedrag dat moet uitgesplitst worden over verschillende facturen voor eenzelfde klant of leverancier. Dit doet u aan de hand van F12 als de cursor zich bevindt op het veld K/L of Algemene rekening. De cursor komt terecht in de bovenste helft van het ingavescherm: dit is het gedeelte waarin u alle gegevens boekt omtrent verrichtingen die kunnen gekoppeld worden aan de individuele rekeningen. K / L Indien u een verrichting met betrekking tot een klant wilt boeken, dan kiest u met de wisseltoets voor K. Aan de hand van de wisseltoets kiest u voor L indien u een verrichting met betrekking tot een leverancier wilt boeken. U drukt op de stoptoets: u beëindigt het uittreksel. U drukt op de annulatietoets: u annuleert het geboekte uittreksel (een bijkomende bevestiging wordt opgevraagd). U drukt op F11: u wijzigt het eindsaldo. U drukt op F12: u wenst de hulpteller in te stellen. U drukt op de springtoets: u wenst verrichtingen te boeken op algemene rekeningen. Ind. rek. nr. Op dit veld roept u de klant of de leverancier op. Dit kunt u doen op de volgende manieren: - indien gekend, tikt u zijn nummer in - u roept de klant / leverancier op via zijn alfacode - wenst u alle bestaande klanten/leveranciers te consulteren, dan drukt u op * of op de consultatietoets

182 Code - wenst u een nieuwe klant / leverancier te creëren, dan drukt u op Esc - wenst u een klant / leverancier op te zoeken volgens andere selectiecriteria, dan drukt u op Ins - wenst u de historiek van de openstaande + eventueel vereffende facturen te raadplegen, dan drukt u op F7. Kunt u de klant / leverancier niet selecteren aan de hand van bovenvermelde mogelijkheden, dan kunt u nog als volgt te werk gaan: - u drukt op Down: dit benut u als u de naam van de klant / leverancier niet kent maar wel het documentnummer: u verwijst naar Code document, Documentnr., Munt - u drukt op de wisseltoets: dit benut u als u zowel de naam als het documentnummer niet kent. Via deze instructie kunt u een factuur opzoeken op bedrag (zie ook Tips en weetjes bij het boeken van financiële verrichtingen ). U geeft de documentsoort op door gebruik te maken van de wisseltoets of door het overeenkomstige cijfer in te tikken, namelijk: - 0 = factuur - 1 = creditnota - 3 = te innen wissel - 4 = te betalen wissel. Met de consultatietoets kunt u alle openstaande documenten van de betreffende klant / leverancier oproepen. In dit consultatiescherm kunt u het juiste document selecteren aan de hand van Down/Up, gevolgd door. Indien u van een bepaald document in het consultatiescherm een detailoverzicht wenst, dan plaatst u de lichtbalk op de gewenste lijn en drukt u nogmaals op de consultatietoets (= zoomfunctie). Documentnummer U refereert aan het documentnummer dat u wenst af te boeken. Met de consultatietoets kunt u alle openstaande documenten van de betreffende klant / leverancier oproepen. In dit consultatiescherm kunt u het juiste document selecteren aan de hand van Down/Up, gevolgd door. Indien u van een bepaald document in het consultatiescherm een detailoverzicht wenst, dan plaatst u de lichtbalk op de gewenste lijn en drukt u nogmaals op de consultatietoets (= zoomfunctie). Munt De munt van de individuele rekening wordt standaard voorgesteld. Indien u de munt wenst te wijzigen, dan tikt u de I.S.O.-norm in (hoofd- of kleine letters). Met de consultatietoets kunt u de bestaande muntentabel raadplegen. Een nieuwe munt kunt u creëren via Esc. Dagboeknummer Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u een voorschot (= ongekend of geen documentnummer) boekt. U verwijst naar het aan- of verkoopdagboek van het document waarop het voorschot betrekking heeft. Bedrag Het openstaand factuurbedrag wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. Drukt u op de hulptoets, dan heeft u de ingebouwde rekenmachine ter beschikking. Koers Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u een factuur/creditnota afboekt in vreemde valuta. De koers van het document wordt voorgesteld. Indien u deze koers wijzigt in bijvoorbeeld de dagkoers van de bank, dan worden de koersverschillen automatisch geboekt op de algemene rekening die in de muntentabel is ingevuld.

183 D / C Deze code wordt automatisch voorgesteld, namelijk: - bij het afboeken van een factuur op een klant, wordt automatisch C voorgesteld - bij het afboeken van een factuur op een leverancier, wordt automatisch D voorgesteld. De code kunt u, indien nodig, wijzigen. Omschrijving Dit is een bijkomende omschrijving (15 karakters). Ze wordt weggeschreven in de historiek van de openstaande posten. Drukt u *, dan wordt de vorige omschrijving automatisch overgenomen. Indien u een document afboekt waaraan u een referte heeft toegekend in de aankoop- of verkoopketting, wordt deze referte herhaald op het veld Omschrijving (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Herhalen referte ). U neemt de referte over via. De cursor komt automatisch terug op het veld K/L. Vervolgens wordt het onderste gedeelte van het ingavescherm besproken (u wisselt tussen beide ingaveschermen door het gebruik van de springtoets). In de onderste helft registreert u alle verrichtingen die niet gekoppeld worden aan de individuele rekeningen. Alg. reknr. Aantal U doet opgave van de algemene rekening waarop u wenst te registreren. Dit doet u als volgt: - indien gekend, tikt u het algemeen rekeningnummer in (het aantal in te vullen karakters is afhankelijk van de keuze die u gemaakt heeft of u de rechtse nullen wel of niet laat opvullen, zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Rechts nullen toevoegen ) - wenst u het volledige rekeningstelsel te raadplegen, dan drukt u op de consultatietoets - wenst u het rekeningstelsel op te roepen vanaf een bepaalde klasse, dan tikt u de gewenste klasse in, gevolgd door de consultatietoets - wenst u de rekening op te zoeken op naam, dan drukt u op Ins en tikt u de karakterrij in - een nieuwe rekening creëert u met Esc - wenst u de historieken van de algemene rekening te consulteren in het huidige jaar, het vorige jaar of in de voorgaande jaren te consulteren, dan drukt u op F7. U drukt op de stoptoets: u beëindigt het uittreksel. U drukt op de annulatietoets: u annuleert het uittreksel (een bijkomende bevestiging wordt opgevraagd). U drukt op F11: u wijzigt het eindsaldo. U drukt op F12: u wenst de hulpteller in te stellen. U drukt op de springtoets: u wenst verrichtingen te boeken op individuele rekeningen. Dit veld wordt opgevraagd indien u een algemene rekening selecteert waarop aantallen moeten geboekt worden (zie handleiding Creatie van een algemene rekening, veld Code aantal ). Drukt u op de hulptoets, dan kunt u de rekenmachine benutten. U kunt 2 decimalen toekennen aan de aantallen indien u dit voorzien heeft bij de creatie van de geselecteerde algemene rekening. Munt De referentiemunt van het financieel dagboek wordt voorgesteld. De munt wijzigt u door het intikken van de I.S.O.-norm (hoofd- of kleine letters). Met de consultatietoets roept u de door u gecreërde muntentabel op. Een nieuwe munt maakt u aan via Esc.

184 Bedrag U tikt het bedrag in dat toegekend moet worden aan de geselecteerde algemene rekening. Drukt u op de hulptoets, dan heeft u de rekenmachine ter beschikking. Koers Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u een bedrag registreert in vreemde valuta. De koers uit de muntentabel wordt voorgesteld maar kunt u wijzigen. D / C Boekt u op een balansrekening, dan bepaalt u zelf de debet- of creditverrichting. Boekt u op een kostenrekening, dan wordt D automatisch voorgesteld. Boekt u op een opbrengstenrekening, dan wordt C automatisch voorgesteld. Indien u KD of KC intikt, dan wordt de boeking automatisch doorgestuurd naar het werkbestand van de automatische kassa (zie handleiding Automatische kasverrichtingen). Dit is enkel mogelijk indien u registreert op de groep 58. Omschrijving Dit is een bijkomende referte (15 karakters). Ze wordt weggeschreven in de historiek van de algemene rekeningen. Drukt u *, dan wordt de vorige omschrijving automatisch overgenomen. Indien u het uittreksel beëindigt met de stoptoets komt de cursor terecht op het veld van het uittrekselnummer. Het uittrekselnummer wordt automatisch met 1 verhoogd en het beginsaldo wordt aangepast aan het eindsaldo van het vorige geboekte uittreksel. Tips en weetjes bij het boeken van financiële verrichtingen Zolang het voortschrijdend saldo niet gelijk is aan het eindsaldo, kunt u het uittreksel niet aanvaarden. U wijzigt het eindsaldo via F11. Naarmate u verrichtingen boekt op een individuele rekening, zult u merken dat tijdens de consultatie van de openstaande posten vóór bepaalde documentnummers een >-teken staat. Dit is een aanduiding dat deze documenten reeds afgeboekt zijn maar nog niet zijn bijgewerkt. Indien u een bedrag moet registreren dat op meerdere documenten slaat, kunt u de hulpteller activeren (via F12). Na het activeren van deze hulpteller wordt elke verrichting die u boekt in mindering gebracht van dit saldo. Schakelt u de hulpteller in voor een bedrag dat op uw financiële rekening komt (= creditverrichting), dan vult u de hulpteller postief in. Schakelt u de hulpteller in voor een bedrag dat van uw financiële rekening gaat (= debetverrichting), dan vult u de hulpteller negatief in. Indien u een verrichting boekt die betrekking heeft op een individuele rekening maar het individueel rekeningnummer en het documentnummer zijn ongekend, dan kunt u het document opzoeken via zijn bedrag of de openstaande individuele rekening via zijn saldo, waarbij: - bedrag: het op te zoeken bedrag is het openstaand bedrag van 1 bepaald document - saldo: het op te zoeken bedrag is het openstaand saldo van de individuele rekening. Op het veld Ind. rek. nr. drukt u op de wisseltoets. U krijgt een subscherm, waar u met de wisseltoets kiest tussen Bedrag en Saldo. Vervolgens vult u de munt in. Tenslotte bepaalt u of er een zoekmarge moet toegekend worden, namelijk een afwijking in bedrag of procenten te kiezen met de wisseltoets. Dit is bijvoorbeeld van toepassing als er financiële kortingen worden toegekend. De afwijkingsmarge die u opgeeft, wordt in twee richtingen toegepast, bijvoorbeeld: - bedrag betaling = afwijkingsbedrag= 100. alle bedragen die liggen tussen het interval en worden opgezocht. Bij het boeken van een voorschot (= ingave van een ongekend of geen documentnummer) op een individuele rekening, krijgt u steeds de melding voorschot.

185 Het afboeken van facturen in vreemde valuta creëert een automatische boeking van koersverschillen indien u de koers van het document wijzigt. Deze koersverschillen worden steeds geboekt op de kosten- of opbrengstenrekening die u ingevuld heeft in de muntentabel (zie handleiding Muntkoersen). Deze koersverschillen worden per afgeboekte factuur in vreemde valuta in een apart consultatiescherm getoond. Dient u bankkosten onderworpen aan BTW te registreren, dan boekt u deze bankkosten op de algemene rekening die verwezen staat als relatienummer in de verplichte algemene rekening (standaard: ). Het registreren van het BTW-bedrag gebeurt automatisch (21 % op het bedrag dat toegekend wordt aan ). Betalingen, tegoeden of voorschotten aan de BTW-administratie boekt u nooit rechtstreeks op de of Deze verrichtingen dient u steeds te boeken op een R/C BTW. Hoe kunt u correcties aanbrengen in een uittreksel (vóóraleer u dit uittreksel aanvaardt)? - een correctie op dezelfde lijn: u drukt zoveel maal op Up totdat de cursor opnieuw op het juiste veld staat - een correctie op voorgaande lijnen: u drukt zoveel maal op Up totdat de cursor op de juiste lijn staat; indien de correctie dient aangebracht te worden in vorige schermen dan gebruikt u ook PgUp. Nà het aanbrengen van de correctie (altijd de volledige lijn overtikken), drukt u zoveel maal op PgDwn totdat de cursor op een blanco lijn staat. Vervolgens kunt u het uittreksel aanvaarden. Het registreren van een bank in vreemde valuta gebeurt op dezelfde wijze als eerder beschreven. U heeft echter de mogelijkheid om in een bank vreemde valuta documenten te boeken in om het even welke munt. Na de ingave van het documentnummer wordt de koers opgevraagd. Indien u een andere koers ingeeft dan de documentkoers, ontstaat er een koersverschil. Indien u een andere munt ingeeft dan de munt van de bank vreemde valuta, dan wordt er ook een omrekening gevraagd naar de munt van het bankboek vreemde valuta. Financieel dagboek 3. Financieel dagboek Dit programma laat u toe het financieel dagboek af te drukken of te consulteren op het scherm. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum dagboek Dit is een datum die afgedrukt wordt op elke pagina. Bij voorkeur verwijst u altijd naar de einddatum van de boekperiode of laatste uittreksel. De opstartdatum wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. U dient géén leestekens in te geven. Beginsaldo Het saldo (= gekend in de boekhouding) van de financiële rekening wordt voorgesteld, maar dit kunt uwijzigen. Indien u het dagboek afdrukt van een financiële rekening in vreemde valuta, kunt u, indien nodig, ook het saldo vreemde valuta wijzigen. Na het intikken van de datum zoekt het pakket het eerste document in zijn werkbestand dat nog niet is afgedrukt. Dit documentnummer wordt voorgesteld op het scherm.

186 Voorbeeldscherm afdrukken financieel dagboek. Vervolgens heeft u 3 mogelijkheden: 1/ Afdrukken gegevens vanaf aangegeven uittreksel U bevestigt deze keuze via : het financieel dagboek wordt afgedrukt vanaf het uittrekselnummer zoals voorgesteld. Indien u de melding krijgt Alle aanwezige gegevens werden reeds vroeger in een dagboek opgenomen of als u een deeldagboek van de periode wenst af te drukken dan kiest u voor optie 2 of 3: 2/ Afdrukken gegevens van - tot uittreksel Via Down of met de wisseltoets komt u op deze keuze. Volgende gegevens worden opgevraagd: Vanaf uittrekselnummer Het documentnummer van het eerste document in het werkbestand wordt voorgesteld. U kunt dit nummer zo nodig wijzigen. Tot en met uittrekselnummer U geeft het laatste documentnummer in waarmee de afdruk van het dagboek moet eindigen. Standaard wordt hetzelfde documentnummer ingevuld zoals u heeft ingetikt bij Vanaf uittrekselnummer. Via PgDwn of PgUp kunt u een volgend of een vorig documentnummer raadplegen. Nieuwe bladzijdeteller Elke pagina van het dagboek krijgt een nummer. U tikt het paginanummer in waarmee de afdruk moet starten. Indien u gekozen heeft voor de afdruk op printer, dan kunt u met de springtoets het bladzijdenummer wegschrijven in creatie dagboeken (zie handleiding Dagboekgegevens). Belangrijk: - bij het afdrukken van het journaal op de printer worden de bladzijdetellers aangepast, indien optie 1 wordt genomen (zie handleiding Dagboekgegevens, diversen, veld Laatst gebruikte bladzijde huidig/vorig jaar ) - bij het afdrukken van het journaal op het scherm worden de bladzijdetellers nooit aangepast!

187 3/ Afdrukken gegevens van - tot periode Via Down of met de wisseltoets komt u op deze keuze. Volgende gegevens worden opgevraagd: Vanaf boekhoudperiode De boekperiode van het eerste document van het werkbestand wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. Indien u deze periode wijzigt, moet u refereren aan een periodeteller die kleiner is dan de huidige. Let wel: u kunt enkel nog de gegevens van een vorige periode afdrukken indien u bij het begin van een nieuwe periode géén creatie werkbestand heeft uitgevoerd (zie handleiding Creatie werkbestand financieel)!!! Tot en met boekhoudperiode U geeft de laatste boekhoudperiode in waarmee de afdruk van het dagboek moet eindigen. Standaard wordt dezelfde boekhoudperiode ingevuld zoals u heeft ingetikt bij Vanaf boekhoudperiode. Nieuwe bladzijdeteller Elke pagina van het dagboek krijgt een nummer. U tikt het paginanummer in waarmee de afdruk moet starten. Indien u gekozen heeft voor de afdruk op printer, dan kunt u met de springtoets het bladzijdenummer wegschrijven in creatie dagboeken (zie handleiding Dagboekgegevens). Belangrijk: - bij het afdrukken van het journaal op de printer worden de bladzijdetellers aangepast, indien optie 1 wordt genomen (zie handleiding Dagboekgegevens, diversen, veld Laatst gebruikte bladzijde huidig/ vorig jaar ) - bij het afdrukken van het journaal op het scherm worden de bladzijdetellers nooit aangepast! Indien u het afdrukprogramma onterecht heeft opgeroepen, dan verlaat u dit programma via de stoptoets. Bijwerken van de rekeningen 4. Bijwerken van de rekeningen Via deze procedure worden alle geboekte documenten onherroepelijk opgenomen in de boekhouding.

188 Voorbeeldscherm bijwerken van de financiële verrichtingen. Het pakket zoekt het eerste uittreksel in het werkbestand dat nog niet is bijgewerkt. Volgende vraag wordt gesteld: Bijwerken gegevens vanaf aangegeven document? Nee / Ja U kiest voor Nee : u verlaat het programma. U kiest voor Ja : alle nog niet bijgewerkte documenten worden stuk voor stuk voorgesteld en automatisch bijgewerkt. Indien u dit programma oproept en alle aanwezige documenten werden reeds bijgewerkt, dan krijgt u volgende melding: Alle aanwezige documenten werden reeds vroeger bijgewerkt! U verlaat het programma met de stoptoets. Verwijderen van een uittreksel 7. Verwijderen van een uittreksel Indien u na de afdruk van het journaal een foutief geboekt document opmerkt, dan kunt u dit uittreksel verwijderen via bovenvermelde procedure. Let wel! Indien u een fout opmerkt in een reeds bijgewerkt document, dan kunt u dit document niet meer verwijderen. De verbetering gebeurt dan via een correctieboeking!

189 Voorbeeldscherm verwijderen van een uittreksel. Vanaf uittrekselnummer U geeft het documentnummer in van het document dat u wenst te verwijderen. T.e.m. uittrekselnummer Indien u 1 enkel document wenst te verwijderen, dan doet u opgave van hetzelfde documentnummer als bij Vanaf uittrekselnummer. Indien u meerdere documenten, met opeenvolgende nummers, wenst te verwijderen, dan geeft u het nummer in van het laatste document dat u wenst te verwijderen. Dient u uittreksels te verwijderen waarvan de documentnummers elkaar niet opvolgen, dan voert u deze procedure uit per foutief document. Automatische diversen 10. Automatische diversen Inleiding Automatische diversen kunnen ontstaan door: 1/ Koersverschillen Automatische koersverschillen in de financiële ketting kunnen bijvoorbeeld ontstaan bij het registreren van voorschotten in vreemde valuta, verschillende koers op dezelfde individuele rekening. Er kunnen ook automatische koersverschillen ontstaan bij het creëren van wissels in vreemde valuta (zie handleiding Creatie van wissels). 2/ Overboeking centralisaties Het overboeken van centralisatierekeningen is in de volgende situatie vereist: indien een afboeking van een document gekoppeld wordt aan een dagboek met een andere centralisatierekening dan het document waarop het betrekking heeft.

190 Uitvoeren van de procedures Na het oproepen van de procedure krijgt u een ketting op het scherm, namelijk de automatische diversen. Deze ketting dient u verplicht volledig af te werken; zoniet kunt u een volgende bijwerking van de financiële verrichtingen niet opstarten. Creatie werkbestand diversen 1. Creatie werkbestand diversen U kunt eventueel een creatie van het werkbestand uitvoeren, dit is echter niet verplicht. Boeken automatische diversen 2. Boeken automatische diversen Deze procedure maakt automatisch een diverse post op. Volgende velden worden opgevraagd: Datum U vult de referentiedatum in. Uittrekselnummer Het nummer van de eerstvolgende te boeken diverse post wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. Boekhoudperiode De huidige boekhoudperiode wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. BTW-periode De huidige BTW-periode wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. Vervolgens worden alle tussenbestanden gecontroleerd en wordt er een diverse post opgemaakt. Zolang het bericht processing op het scherm verschijnt, is de opmaak van de diverse post nog niet beëindigd. Krijgt u bovenvermelde boodschap, dan moet u nu overgaan tot het afdrukken van het diversendagboek.

191 Dagboek diverse operaties 3. Dagboek diverse operaties Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum. Afdrukken gegevens vanaf aangegeven boekhoudstuk Drukt u hier op, dan wordt de automatische diverse post afgedrukt in een diversendagboek. Afdrukken gegevens van - tot boekhoudstuk Deze procedure kunt u benutten indien u het diversendagboek een tweede maal wenst af te drukken. Afdrukken gegevens van - tot periode U kunt de automatische diverse post afdrukken in een diversendagboek van een bepaalde periode tot een bepaalde periode. Bijwerken van de rekeningen 4. Bijwerken van de rekeningen Bijwerken gegevens vanaf aangegeven document U kiest voor Nee : u verlaat het programma. U kiest voor Ja : de automatische diverse post wordt bijgewerkt. Wissels Dit programma laat u toe om openstaande facturen en/of creditnota s automatisch over te zetten naar te innen of te betalen wissels. Deze procedure creëert ook een automatische overboeking van de algemene rekeningen die als centralisatierekeningen van de aankoop- of verkoopdagboeken gekend zijn (zie handleiding Dagboekgegevens) naar de algemene rekeningen te innen wissels of te betalen wissels, alsook gekend in de creatie van de dagboeken. Creatie van wissels 12. Creatie wissels Datum Dit is de datum die toegekend wordt aan de automatische diverse post. De opstartdatum wordt voorgesteld. U tikt de variabelen in per 2 karakters, namelijk: - dd : u wijzigt enkel de dag - de maand en het jaartal blijven ongewijzigd - ddmm : u wijzigt de dag en de maand - het jaartal blijft ongewijzigd - ddmmjjjj : u wijzigt de volledige datum. Let op: leestekens dient u niet in te vullen. Boekhoudperiode De huidige boekperiode van het boekjaar wordt voorgesteld. Wenst u in een vorige boekperiode te boeken, dan wijzigt u deze teller. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten. Klant / Leverancier U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Individuele rekening Op dit veld roept u de klant of de leverancier op. Dit kunt u doen op de volgende manieren: - indien gekend, tikt u zijn nummer in - u roept de klant / leverancier op via zijn alfacode - wenst u alle bestaande klanten / leveranciers te consulteren, dan drukt op *

192 - wenst u een nieuwe klant / leverancier te creëren, dan drukt u op Esc - via Ins kunt u een uitgebreide consultatie doen. Code munt U tikt de muntcode van de te creëren wissel in (hoofd- of kleine letters). De muntcode van de individuele rekening wordt standaard voorgesteld. Met de consultatietoets kunt u de bestaande muntentabel oproepen. Koers De koers van de geselecteerde munt wordt voorgesteld en kan eventueel gewijzigd worden. Soort document U duidt met de wisseltoets aan welk document u wenst op te nemen: - factuur - creditnota - te innen wissel (indien u een bestaande wissel omzet naar een factuur) (bij selectie klant) - te betalen wissel (indien u een bestaande wissel omzet naar een factuur) (bij selectie leverancier). Nummer U geeft het documentnummer in dat u wenst te creëren als een wissel. Drukt u op de consultatietoets, dan kunt u de openstaande documenten van de geselecteerde klant / leverancier consulteren. Totaal Dit veld is niet toegankelijk. Het is een hulpteller die het totaal bedrag van alle documenten toont die omgezet kunnen worden binnen eenzelfde individuele rekening. De cursor springt terug op het veld Soort document : u kunt meerdere documenten opnemen in een wissel. Wenst u over te gaan naar het wisselnummer, dan drukt u op de stoptoets. Documentnummer U tikt het nieuwe documentnummer in. Documentdatum U geeft de documentdatum in. Vervaldatum U geeft de vervaldatum in van het gecreëerde document. Vervolgens komt de cursor terug op het veld Datum en kunt u nog meerdere wissels creëren. Drukt u op dit veld op de stoptoets, dan wordt een lijst afgedrukt met de creatiegegevens van de wissels alsook de uitgevoerde overboeking. Deze lijst bewaart u als bewijsstuk en kunt u klasseren in het diversendagboek. Heeft u deze procedure voor een bepaalde factuur onterecht uitgevoerd, dan past u dezelfde werkwijze toe maar moet u een wissel opnieuw omzetten naar een factuurnummer. Financiële verwerking van wissels Indien een wissel vereffend wordt, dient u in het financieel dagboek te verwijzen naar de juiste documentcode: - 3 = T.I.W. (te innen wissel) - 4 = T.B.W. (te betalen wissel). Door verwijzing naar deze code worden de documenten afgeboekt van de centralisatierekeningen die gekend zijn in de creatie van het dagboek.

193 Opmerking Indien u met verschillende centralisatierekeningen werkt: bijvoorbeeld: - aankoopdagboek 1 - factuur 1 - centralisatierekeningen leveranciers te betalen wissels aankoopdagboek 2 - factuur 2 - centralisatierekeningen leveranciers te betalen wissels deze facturen kunnen niet naar 1 wissel omgezet worden omdat de centralisatierekeningen leveranciers/wissels niet identiek zijn. Indien u met dezelfde centralisatierekeningen werkt: bijvoorbeeld: - aankoopdagboek 1 - factuur 1 - centralisatierekeningen leveranciers te betalen wissels aankoopdagboek 2 - factuur 2 - centralisatierekeningen leveranciers te betalen wissels deze facturen kunnen wel naar 1 wissel omgezet worden omdat de centralisatierekeningen leveranciers/wissels identiek zijn. Automatische kasverrichtingen 13. Kasverrichtingen Indien u het kasdagboek gedeeltelijk automatisch laat opmaken via het doorsturen van kasbetaalde documenten vanuit de aankoop-, verkoop- en de financiële ketting, dan kunt u bijkomende registraties uitvoeren onder dit menupunt. Wenst u echter dat het kasdagboek niet automatisch wordt opgemaakt, dan registreert u het kasdagboek in de gewone financiële ketting!

194 Selecteren van een kasdagboek Vooraleer u kasverrichtingen registreert, moet u er zich van gewissen dat u het juiste dagboek heeft geselecteerd. Als de cursor op Keuze staat, kunt u het juiste dagboek selecteren door te drukken op Up. Vervolgens krijgt u een overzicht van de reeds aangemaakte dagboeken (zie handleiding Dagboekgegevens). Via Up of Down selecteert u het dagboek dat voor u van toepassing is. Wenst u echter een nieuw dagboek te creëren, dan drukt u op Esc (zie handleiding Dagboekgegevens). Indien u niet wenst te werken met meerdere journalen, dan hoeft u de selectie van een dagboek niet uit te voeren. Het pakket start altijd automatisch het defaultdagboek op (zie handleiding Dagboekgegevens). Creatie werkbestand kassa 1. Creatie werkbestand kassa Een werkbestand wordt benut in de ingavekettingen (namelijk aankoop, verkoop, financieel, kassa en diversen). Het is een bestand waarin de gegevens van de te boeken stukken worden geregistreerd. Een werkbestand kan 2 soorten gegevens bevatten, namelijk: - gegevens die ingebracht zijn, maar nog niet zijn doorgestuurd naar de boekhouding; u kunt deze gegevens nog verwijderen, afdrukken of doorsturen naar de boekhouding - gegevens die ingebracht zijn en reeds zijn bijgewerkt; u kunt deze gegevens enkel nog (her)afdrukken. De eerste maal dat u gegevens registreert voor de automatische kassa dient u een werkbestand te creëren. Naderhand is deze creatie van het werkbestand afhankelijk van de keuze die u gemaakt heeft in de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Creatie werkbestand toegelaten ), namelijk: - creatie toegelaten - geen creatie toegelaten. Ingeven kasverrichtingen 2. Ingeven kasverrichtingen Dit menupunt laat u toe om bijkomende verrichtingen te registreren bvb. gegevens die door vergetelheid niet werden doorgestuurd, afname privé uit kas,... Het ingavescherm voor de automatische kassa is gelijkaardig aan deze van de gewone financiële ketting: Korting contante betaling aftrekken: nee / ja Deze vraag wordt gesteld telkens u het ingaveprogramma opstart. U kiest voor Nee : de openstaande bedragen van de facturen/creditnota s worden bruto voorgesteld, namelijk zonder rekening te houden met eventueel geboekte kortingen voor contant. U kiest voor Ja : de openstaande bedragen van de facturen/creditnota s worden netto voorgesteld, namelijk het openstaand factuurbedrag wordt automatisch verminderd met het bedrag aan geboekte korting voor contant. Korting voor contant: zie ook boeken van aan- en verkoopfacturen: ventilatiecode 50. Boekh. per. De huidige boekhoudperiode van het boekjaar wordt voorgesteld. Wenst u in een vorige boekhoudperiode te boeken, dan wijzigt u deze teller. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten: dit moet immers gebeuren via de periodeverschuiving.

195 BTW-per. De huidige BTW-periode van het kalenderjaar wordt voorgesteld. Deze periode verwijst naar de kalendermaand of het kwartaal. Wenst u in een vorige BTW-periode te boeken, dan wijzigt u deze teller. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten: dit moet immers gebeuren via de periodeverschuiving. Uittreksel (9 - num) Het eerstvolgende vrije uittrekselnummer wordt voorgesteld. Indien nodig, kunt u dit wijzigen. Indien u een nummer intikt, gevolgd door springtoets, dan worden de volgende documenten verder genummerd vanaf het ingegeven nummer. Datum De opstartdatum of de datum van het vorige document wordt voorgesteld. U tikt de variabelen in per 2 karakters, namelijk: - dd : u wijzigt enkel de dag - de maand en het jaartal blijven ongewijzigd - ddmm : u wijzigt de dag en de maand - het jaartal blijft ongewijzigd - ddmmjjjj : u wijzigt de volledige datum. Let op: leestekens dient u niet in te vullen. Beginsaldo Indien u voor het eerst kasverrichtingen gaat boeken, dan wordt het saldo, gekend in de boekhouding, voorgesteld. Indien u reeds kasverrichtingen heeft geregistreerd, dan wordt het saldo uit het werkbestand voorgesteld. Dit saldo kunt u steeds wijzigen. Let op: indien u het saldo op dit niveau wijzigt, gebeurt geen aanpassing aan het saldo gekend in de boekhouding. Het saldo dat u hier wijzigt, is een hulpteller! Eindsaldo U tikt het eindsaldo van het te boeken kasstuk in. Indien u op het veld K/L of Algemene rekening staat, kunt u via F11 het eindsaldo wijzigen. Drukt u F11 op het veld Eindsaldo, dan wordt automatisch het voortschrijdend saldo overgenomen. Voortschrijdend saldo Dit saldo start oorsponkelijk met hetzelfde bedrag als het bedrag dat u heeft ingevuld bij het beginsaldo. Naarmate de boekingen in het kasstuk vorderen, wordt dit saldo aangepast. Indien u een kasstuk wenst te beëindigen, dan moet dit saldo gelijk zijn aan het eindsaldo. Dit saldo kunt u nooit wijzigen. Hulpteller Dit saldo maakt automatisch het verschil tussen het eindsaldo en het voortschrijdend saldo. Deze hulpteller kunt u ook benutten indien u een controlemiddel wenst bij het afboeken van een globaal bedrag dat moet uitgesplitst worden over verschillende facturen voor eenzelfde klant of leverancier. Dit doet u aan de hand van F12 als de cursor zich bevindt op het veld K/L of Algemene rekening. De cursor komt terecht in de bovenste helft van het ingavescherm: dit is het gedeelte waarin u alle gegevens boekt omtrent verrichtingen die kunnen gekoppeld worden aan de individuele rekeningen. K / L U kiest voor K : u boekt een verrichting met betrekking tot een klant. U kiest voor L : u boekt een verrichting met betrekking tot een leverancier. U drukt op de stoptoets: u beëindigt het kasstuk. U drukt op de annulatietoets: u annuleert het geboekte kasstuk (er wordt een bijkomende bevestiging opgevraagd).

196 U drukt op F11: u wijzigt het eindsaldo. U drukt op F12: u wenst de hulpteller in te stellen. U drukt op de springtoets: u wenst verrichtingen te boeken op algemene rekeningen. Ind. rek. nr. Op dit veld roept u de klant of de leverancier op. Dit kunt u doen op de volgende manieren: - indien gekend, tikt u zijn nummer in - u roept de klant / leverancier op via zijn alfacode - wenst u alle bestaande klanten / leveranciers te consulteren, dan drukt u op * of op de consultatietoets - wenst u een nieuwe klant / leverancier te creëren, dan drukt u op Esc - wenst u een klant / leverancier op te zoeken volgens andere selectiecriteria, dan drukt u op Ins - wenst u de historiek van de openstaande + eventueel vereffende facturen te raadplegen, dan drukt u op F7. Kunt u de klant / leverancier niet selecteren aan de hand van bovenvermelde mogelijkheden, dan kunt u nog als volgt te werk gaan: - u drukt op Down: dit benut u als u de naam van de klant / leverancier niet kent maar wel het documentnummer: u verwijst naar Code document, Documentnr., Munt - u drukt op de wisseltoets: dit benut u als u zowel de naam als het documentnummer niet kent. Via deze instructie kunt u een factuur opzoeken op bedrag (zie ook Tips en weetjes bij het boeken van financiële verrichtingen ). Code U geeft de documentsoort op door gebruik te maken van de wisseltoets of door het overeenkomstige cijfer in te tikken, namelijk: - 0 = factuur - 1 = creditnota - 3 = te innen wissel - 4 = te betalen wissel. Met de consultatietoets kunt u alle openstaande documenten van de betreffende klant / leverancier oproepen. In dit consultatiescherm kunt u het juiste document selecteren aan de hand van Down/Up, gevolgd door. Indien u van een bepaald document in het consultatiescherm een detailoverzicht wenst, dan plaatst u de lichtbalk op de gewenste lijn en drukt u nogmaals op de consultatietoets (= zoomfunctie). Documentnummer U refereert aan het documentnummer dat u wenst af te boeken. Wenst u de openstaande documenten te consulteren, dan drukt u op de consultatietoets. In dit consultatiescherm kunt u het juiste document selecteren aan de hand van Down/Up, gevolgd door. Indien u van een bepaald document in het consultatiescherm een detailoverzicht wenst, dan plaatst u de lichtbalk op de gewenste lijn en drukt u nogmaals op de consultatietoets (= zoomfunctie). Munt De munt van de individuele rekening wordt standaard voorgesteld. Indien u de munt wenst te wijzigen, dan tikt u de I.S.O.-norm in (hoofd- of kleine letters). Met de consultatietoets kunt u de bestaande muntentabel raadplegen. Een nieuwe munt kunt u creëren via Esc.

197 Dagboeknummer Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u een voorschot (= ongekend of geen documentnummer) boekt. U verwijst naar het aan- of verkoopdagboek van het document waarop het voorschot betrekking heeft. Bedrag Het openstaand factuurbedrag wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. Drukt u op de hulptoets, dan heeft u de rekenmachine ter beschikking. Koers Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u een factuur/creditnota afboekt in vreemde valuta. De koers van het document wordt voorgesteld. Indien u deze koers wijzigt in bijvoorbeeld de dagkoers, dan worden de koersverschillen automatisch geboekt op de algemene rekening uit de muntentabel. D / C Deze code wordt automatisch voorgesteld, namelijk: - bij het afboeken van een factuur op een klant, wordt automatisch C voorgesteld - bij het afboeken van een factuur op een leverancier, wordt automatisch D voorgesteld. De code kunt u, indien nodig, wijzigen. Omschrijving Dit is een bijkomende omschrijving (15 karakters). Ze wordt weggeschreven in de historiek van de openstaande posten. Drukt u *, dan wordt de vorige omschrijving automatisch overgenomen. Indien u document afboekt waaraan u een referte heeft toegekend in de aankoop- of verkoopketting, wordt deze referte herhaald op het veld Omschrijving (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Herhalen referte ). U neemt de referte over via. De cursor komt automatisch terug op het veld K/L. Vervolgens wordt het onderste gedeelte van het ingavescherm besproken (u wisselt tussen beide ingaveschermen door het gebruik van de springtoets). In de onderste helft registreert u alle verrichtingen die niet gekoppeld worden aan de individuele rekeningen. Alg. reknr. U doet opgave van de algemene rekening waarop u wenst te registreren. Dit doet u als volgt: - indien gekend, tikt u het algemeen rekeningnummer in (het aantal in te vullen karakters is afhankelijk van de keuze die u gemaakt heeft of u de rechtse nullen wel of niet laat opvullen, zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Rechts nullen toevoegen ) - wenst u het volledige rekeningstelsel te consulteren, dan drukt u op de consultatietoets - wenst u het rekeningstelsel te consulteren vanaf een bepaalde klasse, dan tikt u de gewenste klasse in, gevolgd door de consultatietoets - wenst u de rekening op te zoeken op naam, dan drukt u op Ins en tikt u de karakterrij in - een nieuwe rekening creëert u met Esc - wenst u de historieken van de algemene rekening in het huidige jaar, het vorige jaar of voorgaande jaren te consulteren, dan drukt u op F7. U drukt op de stoptoets: u beëindigt het uittreksel. U drukt op de annulatietoets: u annuleert het uittreksel (een bijkomende bevestiging wordt opgevraagd). U drukt op F11: u wijzigt het eindsaldo. U drukt op F12: u wenst de hulpteller in te stellen.

198 U drukt op de springtoets: u wenst verrichtingen te boeken op individuele rekeningen. Aantal Dit veld wordt opgevraagd indien u een algemene rekening selecteert waarop aantallen moeten geboekt worden (zie handleiding Creatie van een algemene rekening, veld Code aantal ). Drukt u op de hulptoets, dan kunt u de rekenmachine benutten. U kunt 2 decimalen toekennen aan de aantallen indien u dit voorzien heeft bij de creatie van de geselecteerde algemene rekening. Munt De referentiemunt van het financieel dagboek wordt voorgesteld. De munt wijzigt u door het intikken van de I.S.O.-norm (hoofd- of kleine letters). Met de consultatietoets roept u de door u gecreërde muntentabel op. Een nieuwe munt maakt u aan via Esc. Bedrag U tikt het bedrag in dat toegekend moet worden aan de geselecteerde algemene rekening. Drukt u op de hulptoets, dan heeft u de rekenmachine ter beschikking. Koers Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u een bedrag registreert in vreemde valuta. De koers uit de muntentabel wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. D / C Boekt u op een balansrekening, dan bepaalt u zelf de debet- of creditverrichting. Boekt u op een kostenrekening, dan wordt D automatisch voorgesteld. Boekt u op een opbrengstenrekening, dan wordt C automatisch voorgesteld. Omschrijving Dit is een bijkomende referte (15 karakters). Ze wordt weggeschreven in de historiek van de algemene rekeningen. Drukt u *, dan wordt de vorige omschrijving automatisch overgenomen. Indien u het kasstuk beëindigt met de stoptoets, dan komt de cursor terecht op het veld van het volgende uittrekselnummer. Het uittrekselnummer wordt automatisch met 1 verhoogd en het beginsaldo wordt aangepast aan het eindsaldo van het vorige kasstuk. Automatische kas (aankopen) 3. Automatische kas (aankopen) Indien u in de aankoopketting documenten heeft geregistreerd met F. (lees punt), C. (lees punt) of voorschotten heeft geboekt, dan krijgt u na het inboeken van deze documenten een aanduiding op het scherm dat u de contante aankopen moet doorsturen naar de automatische kas (zie handleiding Contante aankopen - kasverrichtingen). De procedure die u oproept vanuit de aankoopketting is identiek aan deze die nu behandeld wordt in de handleiding.

199 Van aankoopdagboek Dit veld wordt automatisch ingevuld aan de hand van het geselecteerde aankoopdagboek waaruit de kasbetaalde documenten afkomstig zijn. Naar kasdagboek Dit veld wordt automatisch ingevuld aan de hand van het geselecteerde kasdagboek waarin de kasbetaalde documenten moeten opgenomen worden. Financieel rekeningnummer Dit gegeven wordt automatisch ingevuld aan de hand van het geselecteerde kasdagboek. Nr. uittreksel Elk kasstuk krijgt een uittrekselnummer toegekend. Het eerstvolgende nummer wordt voorgesteld. Vervolgens worden alle kasbetaalde documenten vanuit het aankoopdagboek opgenomen in het werkbestand van de automatische kas. Indien u geen creatie werkbestand heeft uitgevoerd in de ketting van de automatische kassa, krijgt u volgende boodschap op het scherm: Financieel werkbestand is niet leeg: verder: nee / ja U kiest voor Nee : u verlaat het programma en u voert eventueel een creatie werkbestand uit. U kiest voor Ja : de gegevens worden opgenomen in het bestaande werkbestand van de automatische kassa. Automatische kas (verkopen) 4. Automatische kas (verkopen) Indien u in de verkoopketting of de facturatie documenten heeft geregistreerd met F. (lees punt), C. (lees punt) of voorschotten heeft geboekt, dan krijgt u na het inboeken van deze documenten een aanduiding op het scherm dat u de contante verkopen moet doorsturen naar de automatische kas (zie handleiding Contante verkopen - kasverrichtingen en Contante verkopen - kasverrichtingen). De procedure die u oproept vanuit de beide kettingen is identiek aan deze die nu behandeld wordt in de handleiding.

200 Van verkoopdagboek Dit veld wordt automatisch ingevuld aan de hand van het geselecteerde verkoopdagboek waaruit de kasbetaalde documenten afkomstig zijn. Naar kasdagboek Dit veld wordt automatisch ingevuld aan de hand van het geselecteerde kasdagboek waarin de kasbetaalde documenten moeten opgenomen worden. Financieel rekeningnummer Dit gegeven wordt automatisch ingevuld aan de hand van het geselecteerde kasdagboek. Nr. uittreksel Elk kasstuk krijgt een uittrekselnummer toegekend. Het eerstvolgende nummer wordt voorgesteld. Vervolgens worden alle kasbetaalde documenten vanuit het verkoopdagboek opgenomen in het werkbestand van de automatische kas. Indien u geen creatie werkbestand heeft uitgevoerd in de ketting van de automatische kassa, krijgt u volgende boodschap op het scherm: Financieel werkbestand is niet leeg: verder: nee / ja U kiest voor Nee : u verlaat het programma en u voert eventueel een creatie werkbestand uit. U kiest voor Ja : de gegevens worden opgenomen in het bestaande werkbestand van de automatische kassa.

201 Automatische kas (financieel) 5. Automatische kas (financieel) Indien u in de financiële ketting transferten heeft geboekt met KD of KC, dan voert u deze procedure uit. Van financieel dagboek Dit veld wordt automatisch ingevuld aan de hand van het geselecteerde financiële dagboek waaruit de transferten afkomstig zijn. Naar kasdagboek Dit veld wordt automatisch ingevuld aan de hand van het geselecteerde kasdagboek waarin de transferten moeten opgenomen worden. Financieel rekeningnummer Dit gegeven wordt automatisch ingevuld aan de hand van het geselecteerde kasdagboek. Nr. uittreksel Elk kasstuk krijgt een uittrekselnummer toegekend. Het eerstvolgende nummer wordt voorgesteld. Vervolgens worden alle transferten vanuit het financieel dagboek opgenomen in het werkbestand van de automatische kas. Indien u geen creatie werkbestand heeft uitgevoerd in de ketting van de automatische kassa, krijgt u volgende boodschap op het scherm: Financieel werkbestand is niet leeg: verder: nee / ja U kiest voor Nee : u verlaat het programma en u voert eventueel een creatie werkbestand uit. U kiest voor Ja : de gegevens worden opgenomen in het bestaande werkbestand van de automatische kassa.

202 Dagboek kasverrichtingen 6. Dagboek kasverrichtingen Dit programma laat u toe het kasdagboek af te drukken of te consulteren op het scherm. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum dagboek Dit is een datum die afgedrukt wordt op elke pagina. Bij voorkeur verwijst u altijd naar de einddatum van de boekperiode of het laatste uittreksel. De opstartdatum wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. U dient géén leestekens in te geven. Beginsaldo Het saldo (= gekend in de boekhouding) van de financiële rekening wordt voorgesteld, maar dit kunt u wijzigen. Indien u het dagboek van een financiële rekening afdrukt in vreemde valuta, kunt u indien nodig ook het saldo vreemde valuta wijzigen. Na het intikken van de datum zoekt het pakket het eerste document in zijn werkbestand dat nog niet is afgedrukt. Dit documentnummer wordt voorgesteld op het scherm. Vervolgens heeft u 3 mogelijkheden: 1/ Afdrukken gegevens vanaf aangegeven uittreksel U bevestigt deze keuze via : het kasdagboek wordt afgedrukt vanaf het documentnummer zoals voorgesteld. Indien u de melding krijgt Alle aanwezige gegevens werden reeds vroeger afgedrukt of als u een deeldagboek van de periode wenst af te drukken, dan kiest u voor optie 2 of 3: 2/ Afdrukken gegevens van - tot uittreksel Via Down of met de wisseltoets komt u op deze keuze. Volgende gegevens worden opgevraagd: Vanaf uittrekselnummer Het nummer van het eerste uittreksel in het werkbestand wordt voorgesteld. U kunt dit nummer eventueel wijzigen. Tot en met uittrekselnummer U geeft het laatste uittrekselnummer in waarmee de afdruk van het dagboek moet eindigen. Standaard wordt hetzelfde uittrekselnummer ingevuld als u heeft ingetikt bij Vanaf uittrekselnummer. Via PgDwn of PgUp kunt u een volgend of een vorig uittrekselnummer raadplegen. Nieuwe bladzijdeteller Elke pagina van het dagboek krijgt een nummer. U tikt het paginanummer in waarmee de afdruk moet starten. Indien u gekozen heeft voor de afdruk op printer, dan kunt u met de springtoets het bladzijdenummer wegschrijven in creatie dagboeken (zie handleiding dagboekgegevens). Belangrijk: - bij het afdrukken van het journaal op de printer worden de bladzijdetellers aangepast, indien optie 1 wordt genomen (zie handleiding Dagboekgegevens, kassa, veld Laatst gebruikte bladzijde huidig/vorig jaar ) - bij het afdrukken van het journaal op het scherm worden de bladzijdetellers nooit aangepast! 3/ Afdrukken gegevens van - tot periode Via Down of met de wisseltoets komt u op deze keuze. Volgende gegevens worden opgevraagd:

203 Vanaf boekhoudperiode De boekperiode van het eerste document van het werkbestand wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. Indien u deze periode wijzigt, moet u refereren aan een periodeteller die kleiner is dan de huidige. Let wel: u kunt enkel nog de gegevens van een vorige periode afdrukken indien u bij het begin van een nieuwe periode géén creatie werkbestand heeft uitgevoerd (zie handleiding Creatie werkbestand kassa)!!! Tot en met boekhoudperiode U geeft de laatste boekhoudperiode in waarmee de afdruk van het dagboek moet eindigen. Standaard wordt dezelfde boekhoudperiode ingevuld zoals u heeft ingetikt bij Vanaf boekhoudperiode. Nieuwe bladzijdeteller Elke pagina van het dagboek krijgt een nummer. U tikt het paginanummer in waarmee de afdruk moet starten. Indien u gekozen heeft voor de afdruk op printer, dan kunt u met de springtoets het bladzijdenummer wegschrijven in creatie dagboeken (zie handleiding Dagboekgegevens). Belangrijk: - bij het afdrukken van het journaal op de printer worden de bladzijdetellers aangepast, indien optie 1 wordt genomen (zie handleiding Dagboekgegevens, kassa, veld Laatst gebruikte bladzijde huidig/vorig jaar ) - bij het afdrukken van het journaal op het scherm worden de bladzijdetellers nooit aangepast! Indien u het afdrukprogramma onterecht heeft opgeroepen, dan verlaat u dit programma via de stoptoets. Bijwerken van de rekeningen 7. Bijwerken van de rekeningen Via deze procedure worden alle geboekte documenten onherroepelijk opgenomen in de boekhouding. Het pakket zoekt het eerste uittreksel in het werkbestand dat nog niet is bijgewerkt. Volgende vraag wordt gesteld: Bijwerken gegevens vanaf aangegeven document? Nee / Ja U kiest voor Nee : u verlaat het programma. U kiest voor Ja : alle nog niet-bijgewerkte documenten worden stuk voor stuk voorgesteld en automatisch bijgewerkt. Indien u dit programma oproept en alle aanwezige documenten werden reeds bijgewerkt, dan krijgt u volgende melding: Alle aanwezige documenten werden reeds vroeger bijgewerkt! U verlaat het programma met de stoptoets. Verwijderen van een uittreksel 9. Verwijderen van een uittreksel Vanaf uittrekselnummer U geeft het documentnummer in van het document dat u wenst te verwijderen. T.e.m. uittrekselnummer Indien u 1 enkel document wenst te verwijderen, dan doet u opgave van hetzelfde documentnummer als bij Vanaf uittrekselnummer. Indien u meerdere documenten, met opeenvolgende nummers, wenst te verwijderen, dan geeft u het nummer in van het laatste document dat u wenst te verwijderen.

204 Dient u uittreksels te verwijderen waarvan de documentnummers elkaar niet opvolgen, dan voert u deze procedure uit per foutief document. Automatische diversen 10. Automatische diversen Inleiding Automatische diversen kunnen ontstaan door: 1/ Koersverschillen Automatische koersverschillen in de financiële ketting kunnen bijvoorbeeld ontstaan bij het registreren van voorschotten in vreemde valuta, verschillende koers op dezelfde individuele rekening. Er kunnen ook automatische koersverschillen ontstaan bij het creëren van wissels in vreemde valuta (zie handleiding Creatie van wissels). 2/ Overboeking centralisaties Het overboeken van centralisatierekeningen is in de volgende situatie vereist: indien een afboeking van een document gekoppeld wordt aan een dagboek met een andere centralisatierekening dan het document waarop het betrekking heeft. Uitvoeren van de procedures Na het oproepen van de procedure krijgt u een ketting op het scherm namelijk de automatische diversen. Deze ketting dient u verplicht volledig af te werken; zoniet dan kunt u een volgende bijwerking van de kasverrichtingen niet opstarten. 1/ Creatie werkbestand diversen 1. Creatie werkbestand diversen U kunt eventueel een creatie van het werkbestand uitvoeren, dit is echter niet verplicht. 2/ Boeken automatische diversen 2. Boeken automatische diversen Deze procedure maakt automatisch een diverse post op. Volgende velden worden opgevraagd: Datum De opstartdatum wordt voorgesteld. U kunt deze wijzigen. Uittrekselnummer Het nummer van de eerstvolgende te boeken diverse post wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. Boekhoudperiode De huidige boekhoudperiode wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. BTW-periode De huidige BTW-periode wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. Vervolgens worden alle tussenbestanden gecontroleerd en wordt er een diverse post opgemaakt. Zolang het bericht processing op het scherm verschijnt, is de opmaak van de diverse post nog niet beëindigd. Krijgt u de boodschap Processing ==> OK... Druk Enter, dan moet u nu overgaan tot het afdrukken van het diversendagboek. 3/ Dagboek diverse operaties 3. Dagboek diverse operaties Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets.

205 Datum Dit is de referentiedatum. Afdrukken gegevens vanaf aangegeven boekhoudstuk Drukt u hier op, dan wordt de automatische diverse post afgedrukt in een diversendagboek. Afdrukken gegevens van - tot boekhoudstuk Deze procedure kunt u benutten indien u het diversendagboek een tweede maal wenst af te drukken. Afdrukken gegevens van - tot periode U kunt de automatische diverse post afdrukken in een diversendagboek van een bepaalde periode tot een bepaalde periode. 4/ Bijwerken van de rekeningen 4. Bijwerken van de rekeningen Bijwerken gegevens vanaf aangegeven document U kiest voor Nee : u verlaat het programma. U kiest voor Ja : de automatische diverse post wordt bijgewerkt. Automatische betaling leveranciers 15. Automatische betaling leveranciers Indien u uw betalingsopdrachten automatisch wenst uit te voeren, kunt u deze procedure toepassen. Dit programma maakt een bestand aan op de harddisk, waarbij: - u dit bestand kunt kopiëren op diskette en afgeven aan uw financiële instelling - u dit bestand doorstuurt via modemverbinding naar uw financiële instelling. Algemeen De vereiste hiervoor is dat het banknummer van de leverancier moet ingevuld zijn in zijn leveranciersfiche (zie handleiding Creatie van een individuele rekening, veld Banknummer ). Dit programma is gelijkaardig aan het ingaveprogramma van de financiële uittreksels. De openstaande posten worden afgeboekt in de boekhouding en in afwachting van het bankuittreksel (= bewijsstuk dat de betalingen zijn uitgevoerd) wordt het globale bedrag van de betalingen geboekt op een transfertrekening. Nadat u het bankuittreksel ontvangen heeft, boekt u de globale betalingsopdracht af van de door u geselecteerde transfertrekening. Werkwijze 8. Financiële verrichtingen Creatie van het financieel dagboek waarin u de automatische betalingen uitvoert De openstaande posten die u betaalt, worden onmiddellijk (na bijwerking financieel) afgepunt in de boekhouding. In afwachting van het definitieve bankuittreksel wordt het globaal bedrag van de betalingen toegekend aan een transfertrekening (door u zelf te bepalen). Dit resulteert in een boekingsstaat in een financieel dagboek. Deze boekingsstaat vereist ook een uittrekselnummer. Vandaar dat u gemakkelijkheidshalve een nieuw financieel dagboek moet creëren dat u telkens moet selecteren vooraleer u de automatische betalingen leveranciers uitvoert. In het menu van de financiële verrichtingen drukt u op Up en selecteert u het huidige boekjaar. Vervolgens drukt u op Esc om het creatieprogramma van de dagboeken op te roepen. U kiest een financieel dagboek. De centralisatierekening van het dagboek moet binnen groep 58 vallen. De libelé is door u vrij in te vullen. In het veld Algemene rekening verwijst u naar de transfertrekening waarop u de betalingen in uitvoering wenst te registreren.

206 TIP! Maak volgend onderscheid in de transfertrekeningen: - subgroep 580: transfertrekening tussen banken en kasdagboeken - subgroep 581: transfertrekeningen voor betalingen in uitvoeringen bvb : uitgevoerde betalingen KBC : uitgevoerde betalingen DEXIA... De overige velden initialiseert u op nul. Selectie financieel dagboek betalingen in uitvoering Telkens u de procedure automatische betaling leveranciers wenst uit te voeren, dient u het juiste jaartal en financieel dagboek (*) te selecteren. (*) financieel dagboek = transfertendagboek specifiek voor betalingen in uitvoering. Creatie werkbestand financieel 1. Creatie werkbestand financieel Nadat u het juiste transfertendagboek heeft geselecteerd, kunt u een creatie van het werkbestand uitvoeren. Automatische betaling leveranciers 15. Automatische betaling leveranciers Banknummer Het banknummer van de opdrachtgever moet van Belgisch formaat zijn. Het banknummer dat u heeft ingevuld in het dossierrecord (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Banknr. ) wordt automatisch voorgesteld. Indien nodig, kunt u het banknummer wijzigen. Financiële instelling Hier kan u de financiële instelling invullen. Met de consultatietoets roept u de lijst met financiële instellingen op. Saldo rekening Hier wordt het saldo van de 58-rekening die dient als centralisatierekening voorgesteld. Dit saldo wordt uit de boekhouding gehaald. U kunt dit saldo niet wijzigen. Hulpteller Het bedrag dat u hier invult is enkel ter informatie. U vult hier het maximum bedrag dat u wenst te besteden in. Elke factuur/creditnota zal van dit bedrag in mindering worden gebracht. Dit bedrag wordt niet naar de boekhouding doorgestuurd. Selectie openstaande posten: Automatisch / Manueel Indien u voor automatisch kiest, worden de openstaande documenten voorgesteld. Indien u voor manueel kiest, moet u zoals in het gewone financiële dagboek de documenten manueel invullen. Bij de keuze manueel wordt er niet meer gestopt op de velden: bevestiging per openstaande post, van leverancier, tot leverancier, tot en met vervaldatum en selectie munten. Bevestiging per openstaande posten U kiest voor Ja : aan de hand van de in te vullen vervaldatum zal het pakket alle openstaande posten voorstellen zodat u per specifieke factuur kunt bepalen of u wenst over te gaan tot de betaling ervan.

207 U kiest voor Nee : het pakket gaat onmiddellijk voor alle openstaande posten de betalingen uitvoeren. Van leverancier Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u een selectie per openstaande post heeft gevraagd. Drukt u op, dan worden alle openstaande posten van alle leveranciers genomen. Wenst u niet alle leveranciers in de selectie op te nemen, dan geeft u het specifieke nummer van de leverancier in. Tot leverancier Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u een beperkte selectie van de openstaande posten wenst te zien. Tot en met vervaldatum U geeft de vervaldag in. Aan de hand van deze vervaldag worden documenten (facturen en creditnota s) wel of niet voorgesteld. Selectie munten Alle EURO-munten: alle documenten in een euromunt worden opgenomen. Specifieke munt: enkel de documenten met die bepaalde munt zullen opgenomen worden. Met de consultatietoest roept u de gecrëerde muntentabel op. Korting cont. betaling aftrekken: nee / ja U kiest voor Nee : de openstaande bedragen van de facturen/creditnota s worden bruto voorgesteld, namelijk zonder rekening te houden met eventueel geboekte kortingen voor contant. U kiest voor Ja : de openstaande bedragen van de facturen/creditnota s worden netto voorgesteld, namelijk het openstaand factuurbedrag wordt automatisch verminderd met het bedrag aan geboekte korting voor contant. Korting voor contant: zie ook het boeken van aan- en vekoopfacturen: ventilatiecode 50. Aanduiding bestand: automatisch Indien u bij bevestigen per openstaande post Nee heeft gekozen, zullen er geen creditnota s opgenomen worden. Indien u Ja heeft gekozen wordt elk document dat binnen de selecties valt voorgesteld. Bij elk document krijgt u de vraag: Betalen : JA / NEE. Indien het banknummer van de leverancier niet is ingevuld, kunt u dit wijzigen via F7. Het banknummer van de leverancier moet een Belgisch formaat zijn.. Aanduiding bestand: manueel Om een document toe te voegen drukt u op de Insert toest. Nr. Lev.: - Op dit veld roept u de leverancier op. Dit kunt u op de volgende manieren doen: - indien gekend, tikt u zijn nummer in - u roept de leverancier op via zijn alfcacode - wenst u alle bestaande leveranciers te consulteren, dan drukt u op * - wenst u een leverancier te creëren, dan drukt u op Esc. Code - U geeft de documentsoort op, namelijk: - 0 = factuur - 1 = creditnota. Belangrijk: een creditnota kan vereffend worden op voorwaarde dat zijn bedrag kleiner is dan eerder afgeboekte facturen (1 creditnota t.o.v. 1 factuur). Doc. nr. U refereert aan het documentnummer dat u wenst af te boeken. Wenst u de openstaande posten te consulteren, dan drukt u op de hulptoets.

208 Bedrag - Het openstaand factuurbedrag wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. - Drukt u op de hulptoets, dan heeft u de rekenmachine ter beschikking. Banknummer Dit veld wordt voorgesteld nadat u het individueel rekeningnummer heeft opgeroepen. U kunt het banknummer invullen of wijzigen. Munt - Dit veld is niet toegankelijk. - Alle automatische betalingen gebeuren in de referentiemunt van het dossier. Dagboeknummer. Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u een voorschot (= ongekend of geen documentnummer) boekt. U verwijst naar het aankoopdagboek waarop het voorschot betrekking heeft. OGM: J/N. Hier bepaalt u of u een gestructureerde mededeling wenst mee te geven. Deze code bestaat uit 12 karakters. (Er is een ingebouwde controle). Omschrijving Indien u tijdens het boeken van de aankoopfacturen een vermelding heeft ingevuld in het veld Referte, dan wordt deze nu voorgesteld. De omschrijving kunt u indien nodig wijzigen. Negatieve facturen kunnen niet aangeduid worden. Creditnota s moeten steeds toegewezen worden aan een factuur: - Indien nog maar 1 factuur werd aangeduid, zal dit factuurnummer worden voorgesteld bij de toewijzing. - Indien het factuurbedrag van de aangeduide factuur niet groot genoeg is, krijgt u een passende melding + eventueel een bijhorende oplossing. Reeds opgenomen lijnen kunnen geen tweede maal opgenomen worden. Indien u op een reeds opgenomen lijn op de consultatietoets drukt, krijgt u meer details over die openstaande post. Via de annulatietoets kunt u een reeds opgenomen lijn verwijderen. Indien u een factuur verwijdert waaraan een creditnota is gekoppeld, wordt deze creditnota ook mee verwijderd. Voorschotten kunnen ook ingegeven worden. Afdrukken tussenbestand Op het ingeavescherm kunt u een tussentotaal van de reeds aangestipte betalingen volgen. Het tussenbestand is een detaillijst van de reeds aangeduide documenten. Bij de automatische selectie wordt de vraag om het tussenbestand af te drukken gesteld bij het beëindigen van de automatische selectie. Indien u zich in het manuele ingavescherm bevindt, kunt u het tussenbestand afdrukken d.m.v. F7. Nadien heeft u de keuze om te stoppen of om het bestand door te sturen. Doorsturen tussenbestand Indien u kiest om het bestand door te sturen, wordt er een bijkomende vraag gesteld: Extensie.FBF toevoegen aan bestandsnaam (voor de bank)? Het bestand dat doorgestuurd wordt, moet extensie FBF bevatten indien er gebruikt gemaakt wordt van Isabel versie 4 om automatische betalingen leveranciers uit te voeren. Nadien komt u in een nieuw scherm terecht waar u volgende velden nog moet invullen: Uittreksel: - Het eerstvolgende vrije uittrekselnummer wordt voorgesteld - Indien nodig, kunt u dit wijzigen.

209 Datum - De opstartdatum of de datum van het vorige document wordt voorgesteld. - U tikt de variabelen in per 2 karakters, namelijk: - dd : u wijzigt enkel de dag - de maand en het jaartal blijven ongewijzigd - ddmm : u wijzigt de dag en de maand - het jaartal blijft ongewijzigd - ddmmjjjj : u wijzigt de volledige datum. - Let op: leestekens dient u niet in te vullen. Uitvoeringsdatum betalingen - U geeft de datum in waarop de betalingen mogen uitgevoerd worden. - De opstartdatum of de datum van het vorige document wordt voorgesteld. Documenten waarvan het banknummer niet is ingevuld (dus onbekend nummer), worden niet opgenomen in de doorsturing. Indien het bankbestand reeds bestaat, bepaalt u of dit bestand overschreven mag worden: - Nee: het reeds bestaande bestand moet u nog doorsturen - Ja: het bestaande bestand werd reeds doorgestuurd naar de bank. Bij het beëindigen van de procedure wordt een lijst met de doorgestuurde betalingsopdrachten afgedrukt; deze bevat steeds nettobedragen (facturen - creditnota s). Indien u nadien het programma opnieuw opstart, krijgt u de melding dat het bestand reeds bestaat en reeds is doorgestuurd naar financieel en ASCII. U heeft dan volgende keuzes: Overschrijven: Hiermee zal het vorige bestand verwijderd worden en een nieuw bestand gecreëerd worden. Opnieuw doorsturen Hier heeft u de keuze of het bestand terug door te sturen naar: ASCII - Financieel - Beide Stoppen. Hiermee verlaat u het programma. Afdrukken financieel dagboek 3. Financieel dagboek Zie handleiding Financieel dagboek. Deze boekingsstaat klasseert u in uw boekhouding. Bijwerken van de rekeningen 4. Bijwerken van de rekeningen Zie handleiding Bijwerken financiële verrichtingen. Kopiëren van de gegevens op diskette De wijze waarop u het aangemaakte bestand moet kopiëren op diskette wordt u uitgelegd aan de hand van een voorbeeld. Veronderstel u verwerkt dossier Het dossier bevindt zich in de subdirectory C:\EXPERT\DOS\D00 (zie handleiding Creatie lege bestanden). U heeft de openstaande posten leveranciers betaald via uw rekening bij Dexia. U verlaat het boekhoudprogramma tot op C:\EXPERT> (onder het menu van Expert/M). Indien u Expert/M opstart vanuit Windows of een ander menu, verlaat u dit tot op de C-prompt en verplaatst u zich naar C:\EXPERT> als volgt: CD EXPERT U tikt in: CD DOS Vervolgens: CD D00

210 Voor uw cursor staat: C:\EXPERT\DOS\D00> U stopt een lege geformatteerde floppy in de floppy-drive. De kopieerinstructie voor het aangemaakte bestand wordt als volgt beschreven: COPY????BYYY A: waarbij???? = het dossiernummer (volgens het voorbeeld : 9000) B = vaste beginletter van het bestand YYY = identificatie van de bank (De verwijzing mag hier weggehaald worden) Volgens het voorbeeld wordt dit vertaald in: COPY 9000B050 A: U krijgt volgende melding op het scherm: 1 bestand gekopieerd U haalt de floppy uit de drive en tikt vervolgens in: CD.. U tikt nogmaals in: CD.. Voor de cursor staat: C:\EXPERT> U keert terug naar menu Expert/M als volgt: 1 U keert terug naar Windows: WIN

211 Automatische betaling klanten 16. Automatische betalingen klanten Dit programma laat u toe om aan de hand van de gecodeerde berichtgeving (CODA) betalingen van klanten automatisch te laten registreren. WERKWIJZE Inlezen bestand U ontvangt hetzij op floppy, hetzij via modem een bestand van uw financiële instelling. Het bestand bevat betalingen van de klanten. Dit bestand dient u in te lezen in de subdirectory van het dossier bvb.: C:\EXPERT\DOS\D?? (?? = dossierdirectory). Keuze van het financieel dagboek In het boekhoudprogramma roept u het menu van de financiële ketting op en selecteert u het juiste financieel dagboek. Configuratie gestructureerde mededeling Aan de hand van de gestructureerde mededeling kunnen de documenten afgepunt worden. U dient eenmalig vooraf te bepalen hoe de gestructureerde mededeling opgesteld is (zie hoofdstuk Configuratie gestructureerde mededeling). Creatie van het werkbestand financieel 1. Creatie werkbestand financieel Nadat u het juiste dagboek heeft geselecteerd, kunt u een creatie van het werkbestand uitvoeren. Automatische betalingen klanten 16. Automatische betalingen klanten Naam bestand U geeft de naam in van het bestand dat u heeft ingelezen in de dossierdirectory. Boekhoudperiode De huidige boekperiode van het boekjaar wordt voorgesteld en kan niet gewijzigd worden. U kunt het bestand enkel in de huidige boekhoudperiode inlezen. BTW-periode De huidige BTW-periode van het kalenderjaar wordt voorgesteld en kan niet gewijzigd worden. U kunt het bestand enkel in de huidige BTW-periode inlezen. Uittreksel Het eerstvolgende vrije uittrekselnummer wordt voorgesteld. Indien nodig, kunt u dit wijzigen. Datum De opstartdatum wordt voorgesteld. U tikt de variabelen in per 2 karakters, namelijk: - dd : u wijzigt enkel de dag - de maand en het jaartal blijven ongewijzigd - ddmm : u wijzigt de dag en de maand - het jaartal blijft ongewijzigd - ddmmjjjj : u wijzigt de volledige datum. Let op: leestekens dient u niet in te vullen.

212 Moet het doorgegeven bedrag gelijk zijn aan het openstaand saldo: met de wisseltoets kunt u selecteren indien het bedrag vermeld in het bestand bij een bepaald document gelijk moet zijn aan het openstaand saldo van het document in de boekhouding. Het bestand wordt vervolgens in het financieel werkbestand ingelezen. Afdrukken financieel dagboek 3. Financieel dagboek U drukt het financieel dagboek af (zie handleiding Financieel dagboek). Bijwerken van de rekeningen 4. Bijwerken van de rekeningen U beëindigt de cyclus door bovenvermelde procedure (zie handleiding Bijwerken financiële verrichtingen). Bericht van domiciliëring 17. Bericht van domiciliëring Door middel van deze procedure kunt u de berichtgevingen van domiciliëringen laten afdrukken. Ze zijn het ondertekend akkoord dat uw klant toestaat dat u zijn openstaande facturen automatisch laat crediteren van zijn bankrekening. Deze procedure kunt u enkel benutten op voorbedrukt listingspapier. Allen / selectie numeriek / selectie alfabetisch Via de tabtoets maakt u uw selectie. U kiest voor allen : een berichtgeving wordt afgedrukt voor alle klanten. U kiest voor selectie numeriek : u selecteert de klanten hun individueel rekeningnummer (in veld: Van rekening - tot rekening ). U kiest voor selectie alfabetisch : u selecteert de klanten via hun alfacode (in veld: Van rekening - tot rekening ). Voorbedrukt: nee / ja De term voorbedrukt wijst op de coördinaten van de begunstigde. U kiest voor Nee : naast de coördinaten van de klanten (opdrachtgevers) worden ook de coördinaten van het geselecteerd dossier (begunstigde) afgedrukt. U kiest voor Ja : de gegevens van de begunstigde staan reeds afgedrukt op de berichten van domiciliëring(deze verkrijgt u van uw financiële instelling). Enkel de gegevens van de klanten (opdrachtgevers) worden afgedrukt. Referte Hier vult u het refertenummer in dat u ontvangen heeft van uw financiële instelling (maximaal 25 alfanumeriek). Drukker ok : nee / ja Nadat de eerste berichtgeving afgedrukt wordt, kunt u indien nodig de printerinstelling aanpassen. Domiciliëring DOM Domiciliëring DOM80 Via een domiciliëring geeft uw klant u het recht om over te gaan tot de automatische betaling van zijn openstaande facturen. Door middel van bovenstaande procedure maakt u een bestand aan op de harddisk dat u kopieert op floppy of doorstuurt via modem en afgeeft/doorstuurt aan/naar uw financiële instelling.

213 De financiële instelling gaat op zijn beurt over tot het automatisch crediteren van de bankrekeningen van de klanten en het debiteren van uw bankrekening. Er zijn bepaalde vereisten vooraleer u deze procedure kunt toepassen: - code domiciliëring in het dossierrecord moet op Ja staan (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens). - het banknummer van het dossier moet ingevuld zijn - in de klantenfiche moet: - het bankrekeningnummer ingevuld zijn - het veld Domiciliëring op Ja staan (zie handleiding Creatie individuele rekening ). - de bedragen van DOM80 worden gehaald uit het verkoopbestand, met andere woorden u mag géén creatie werkbestand in de verkoopketting uitvoeren vooraleer u DOM80 heeft uitgevoerd. WERKWIJZE Keuze van het financieel dagboek In het menu van de financiële ketting selecteert u het juiste dagboek. Het is aan te raden om voor de DOM80 een apart dagboek te creëren. DOM Domiciliëring DOM80 Datum De huidige datum wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. Spildatum U verwijst naar de datum van uitvoering. Identificatie afgever U vult uw identificatienummer in. Drukt u op, dan wordt het BTW-nummer van het geselecteerde dossier automatisch ingevuld. Financ. uittrekselnr. Het eerstvolgende uittrekselnummer van het geselecteerde dagboek wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. Van / tot boekhoudper. Indien in het verkoopbestand facturen aanwezig zijn van meerdere boekhoudperiodes, kunt u een beperkte selectie uitvoeren zodat u voor 1 bepaalde periode DOM80 kunt uitvoeren. Van / tot factuurnummer Binnen de geselecteerde periodes kunt u DOM80 uitvoeren voor een aantal facturen geselecteerd op nummer. Van / tot creditnotanummer Binnen de geselecteerde periodes kunt u DOM80 uitvoeren voor een aantal creditnota s geselecteerd op nummer. Voor welke bank domicilieert u? U geeft het codenummer in van de bank waaraan u het bestand van DOM80 zult afgeven. Drukt u op de consultatietoets, dan krijgt u een overzicht van alle financiële instellingen samen met hun codenummer. Volgnummer bestand op diskette Indien u de DOM80 periodiek uitvoert, is het aan te raden dat u aan elk periodebestand een apart volgnummer toekent (2 numeriek). Inschrijvingsnummer van de drager U kunt hier maximum 10 numerieke karakters ingeven die op het afgifteborderel worden afgedrukt.

214 Bestandsnaam Het bestand dat aangemaakt wordt, krijgt een naam. Drukt u op, dan wordt FLOP?? (?? = volgnummer bestand op diskette) voorgesteld. Verkoopdagboek U geeft het nummer in van het verkoopdagboek waarop de DOM80 betrekking heeft. Indien u het programma voor de DOM80 volledig doorlopen heeft, wordt een afgifteborderel afgedrukt. Deze opdracht tot invordering/terugbetalingen DOM80 geeft u samen met de floppy af aan uw financiële instelling. Afdrukken financieel dagboek 3. Financieel dagboek U drukt het dagboek af. Bijwerken van de rekeningen 4. Bijwerken van de rekeningen U start de bijwerking op. Kopiëren van het bestand domiciliëring Het bestand is reeds aangemaakt op de harddisk. U kunt het aangemaakte bestand kopiëren op floppy als volgt: - u verlaat het boekhoudprogramma tot op het menu Expert/M (C:\EXPERT>) - vervolgens start u de procedure Kopiëren bestand domiciliëring : 21 Dossiernummer U geeft het dossiernummer op waarvoor u het bestand DOM80 heeft aangemaakt. Volgnummer bestand U tikt het volgnummer in van het bestand dat u zojuist aangemaakt heeft. Configuratie gestructureerde mededeling 19. Configuratie gestructureerde mededeling Dit programma is enkel van toepassing op de procedure automatische betaling klanten. Dit programma vraagt de posities op binnen de gestructureerde mededeling: - van / tot positie klantnummer - van / tot positie factuurnummer. Indien de totale lengte van het klantnummer < 8, dan kunt u een aanvulling ingeven. Indien de totale lengte van het documentnummer < 9, dan kunt u ook een aanvulling ingeven. Een gestructureerde mededeling bestaat steeds uit 12 cijfers waarvan de laatste 10 te bepalen zijn in de configuratie en de eerste 2 cijfers steeds het controlegetal zijn. Klantnummer Posities klantnummer van 1 t.e.m. 5. Klantnummer moet worden aangevuld met : 000 (wordt steeds vooraan aangevuld). Indien het klantnummer niet voorkomt in de gestructureerde mededeling, dan dient u bij van - tot postitie 0 in te geven. Factuurnummer Posities documentnummer van 6 t.e.m. 10. Factuurnummer moet worden aangevuld met: 0000 (wordt steeds vooraan aangevuld).

215 Conversie dagboeken naar Euro 22. Conversie dagboeken naar euro Dit toont een submenu met volgende programma s: Conversie financiële dagboeken naar Euro 1. Conversie financiële dagboeken naar Euro U krijgt hier een overzicht van alle financiële dagboeken die kunnen geconverteerd worden naar Euro (= dagboeken met euromunten, met uitzondering van zelf). Hieruit selecteert u een bepaald dagboek. Voor dit dagboek dienen alle uittreksels bijgewerkt te zijn, alsook het saldo van de centralisatierekening ervan moet gelijk zijn aan nul (Door het over te boeken naar een rekening van klasse 58). Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, kunt u het dagboek niet selecteren. Na selectie van een dagboek dat aan de voorwaarden voldoet, worden de gegevens van huidig jaar getoond nl. centralisatierekening, libellé, uittrekselnummer, bladzijdeteller, enz. U bent verplicht om een nieuwe centralisatierekening op te geven. Noot : hier gebeuren dezelfde controles als bij creatie van een nieuw dagboek, nl. controle op dubbel gebruik van eenzelfde centralisatierekening met een andere munt, enz. De muntcode van het dagboek kan uiteraard niet gewijzigd worden, vermits deze automatisch EUR wordt. De nieuwe bladzijdeteller wordt automatisch op nul gesteld. Alle andere waarden blijven behouden, maar kunnen eventueel door de gebruiker aangepast worden. Met de F10 toets kan er steeds afgebroken worden, zodat er geen conversie gebeurt. Met de F1-toets aanvaardt men de ingave en wordt er vervolgens (zoals bij creatie dagboekgegevens) gecontroleerd (op werkbestanden en historieken) of er reeds geboekt is met een andere munt op de centralisatierekening. Tijdens deze controle verschijnt onderaan het bericht :... even geduld a.u.b. Na de controle kan dan eindelijk de eigenlijke conversie gebeuren : - Het oorspronkelijk financieel werkbestand wordt gearchiveerd en een nieuw leeg werkbestand wordt aangemaakt voor het geconverteerde dagboek. - De oorspronkelijke dagboekgegevens (blztellers, enz.) worden eveneens gearchiveerd. Deze gearchiveerde gegevens kunnen in latere instantie nog steeds geconsulteerd worden (zie hoofdstuk Consultatie financiële dagboekgegevens voor conversie). Na het uitvoeren van deze procedure dient u het saldo van de oorspronkelijke centralisatierekening (dat ondertussen op klasse 58 werd overgeboekt), terug te boeken op de nieuwe centralisatierekening. Afdruk financieel dagboek vóór conversie Via deze procedure is het mogelijk om uittreksels van een gearchiveerd werkbestand (opnieuw) af te drukken. (d.w.z. met de oorspronkelijke dagboekgegevens). Consultatie financiële dagboekgegevens vóór conversie Via deze procedure is het mogelijk om de oorspronkelijke dagboekgegevens (centralisatierekening, blztellers, enz.) te consulteren op scherm.

216 Conversie kasdagboeken naar Euro 7. Conversie kasdagboeken naar Euro U krijgt hier een overzicht van alle kasdagboeken die kunnen geconverteerd worden naar Euro (= dagboeken met euromunten, met uitzondering van zelf). Hieruit selecteert u een bepaald dagboek. Voor dit dagboek dienen alle uittreksels bijgewerkt te zijn, alsook het saldo van de centralisatierekening ervan moet gelijk zijn aan nul (door het over te boeken naar een rekening van klasse 58). Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, kunt u het dagboek niet selecteren. Na selectie van een dagboek dat aan de voorwaarden voldoet, worden de gegevens van huidig jaar getoond nl. centralisatierekening, libellé, uittrekselnummer, bladzijdeteller, enz. U bent verplicht om een nieuwe centralisatierekening op te geven. Noot : hier gebeuren dezelfde controles als bij creatie van een nieuw dagboek, nl. controle op dubbel gebruik van eenzelfde centralisatierekening met een andere munt, enz. De muntcode van het dagboek kan uiteraard niet gewijzigd worden, vermits deze automatisch EUR wordt. De nieuwe bladzijdeteller wordt automatisch op nul gesteld. Alle andere waarden blijven behouden, maar kunnen eventueel door de gebruiker aangepast worden. Met de F10 toets kan er steeds afgebroken worden, zodat er geen conversie gebeurt. Met de F1-toets aanvaardt men de ingave en wordt er vervolgens (zoals bij creatie dagboekgegevens) gecontroleerd (op werkbestanden en historieken) of er reeds geboekt is met een andere munt op de centralisatierekening. Tijdens deze controle verschijnt onderaan het bericht :... even geduld a.u.b. Na de controle kan dan eindelijk de eigenlijke conversie gebeuren : - Het oorspronkelijk financieel werkbestand wordt gearchiveerd en een nieuw leeg werkbestand wordt aangemaakt voor het geconverteerde dagboek. - De oorspronkelijke dagboekgegevens (blztellers, enz.) worden eveneens gearchiveerd. Deze gearchiveerde gegevens kunnen in latere instantie nog steeds geconsulteerd worden (zie hoofdstuk Consultatie kasdagboekgegevens voor conversie). Na het uitvoeren van deze procedure dient u het saldo van de oorspronkelijke centralisatierekening (dat ondertussen op klasse 58 werd overgeboekt), terug te boeken op de nieuwe centralisatierekening. Afdruk kasdagboek vóór conversie Via deze procedure is het mogelijk om uittreksels van een gearchiveerd werkbestand (opnieuw) af te drukken (d.w.z. met de oorspronkelijke dagboekgegevens). Consultatie kasdagboekgegevens vóór conversie Via deze procedure is het mogelijk om de oorspronkelijke dagboekgegevens (centralisatierekening, blztellers, enz.) te consulteren op scherm. OPMERKINGEN : - Tijdens de jaarafsluiting worden eveneens de gearchiveerde gegevens doorgeschoven van huidig jaar naar vorig jaar! - Deze procedure is niet verplicht. Indien men wil (en als het tenminste kan), kan men evengoed een nieuw dagboek creëren. - Deze procedure heeft op zich niets te maken met de referentiemunt van een dossier. Ze kan (of moet) in ieder soort dossier gedraaid worden ongeacht de referentiemunt (BEF, EUR, USD,...).

217 - Wanneer een dossier wordt overgezet van BEF naar EUR, worden de gearchiveerde bestanden niet overgenomen naar het EUR dossier. Deze kunnen uiteraard nog geraadpleegd worden via F9 in het BEF-dossier. - Uiteraard kunnen ook via en de analytische dagboeken worden afgedrukt. Zoals bij de gewone afdrukken krijgt men bij analytische dossiers de keuze tussen afdruk algemeen dagboek of analytisch dagboek.

218 Diverse operaties 9. Diverse operaties Na het oproepen van menupunt 9, wordt het diversendagboek huidig jaar onmiddellijk geselecteerd. Drukt u vervolgens op Up, dan kunt u: - het diversendagboek vorig jaar selecteren en/of - een ander diverse dagboeknummer selecteren. Huidig jaar vorig jaar Met de wisseltoets bepaalt u uw keuze, waarbij: - huidig jaar = het jaartal van de einddatum huidig boekjaar in de dossiergegevens - vorig jaar = het jaartal van de einddatum vorig boekjaar in de dossiergegevens. De verwerking van diversen Selecteren van een diverse dagboek Vooraleer u diverse operaties registreert, moet u er zich van vergewissen dat u het juiste dagboek heeft geselecteerd. U krijgt een overzicht van de reeds aangemaakte dagboeken (zie handleiding Dagboekgegevens). Via Up of Down selecteert u het dagboek dat voor u van toepassing is. Wenst u echter een nieuw dagboek te creëren, dan drukt u op Esc (zie handleiding Dagboekgegevens).

219 Indien u niet wenst te werken met meerdere journalen, dan hoeft u de selectie van een dagboek niet uit te voeren. Het pakket start altijd automatisch het defaultdagboek op, namelijk diversendagboek huidig jaar (zie handleiding Dagboekgegevens). In het menu van de diverse verrichtingen wordt het geselecteerde dagboek en boekjaar altijd weergegeven in de titelbalk. De verwerking van diverse operaties gebeurt altijd aan de hand van een ketting, namelijk: - creatie werkbestand diversen - ingeven diverse operaties - dagboek diverse operaties - bijwerken van de rekeningen. Deze 4 punten worden hierna in detail behandeld. Creatie van een werkbestand diversen 1. Creatie werkbestand diversen Een werkbestand wordt benut in de ingavekettingen (namelijk aankoop, verkoop, financieel, kassa en diversen). Het is een bestand waarin de gegevens van de te boeken stukken worden geregistreerd. Een werkbestand kan 2 soorten gegevens bevatten, namelijk: - gegevens die ingebracht zijn, maar nog niet zijn doorgestuurd naar de boekhouding; u kunt deze gegevens nog verwijderen, afdrukken of doorsturen naar de boekhouding - gegevens die ingebracht zijn en reeds zijn bijgewerkt; u kunt deze gegevens enkel nog (her)afdrukken. Indien u de eerste maal diversen boekt, dient u de creatie van het werkbestand uit te voeren. Naderhand is deze creatie van het werkbestand afhankelijk van de keuze die u gemaakt heeft in de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Creatie werkbestand toegelaten ), namelijk: - creatie toegelaten - geen creatie toegelaten. Op welke tijdstippen voert u een creatie werkbestand uit? Het tijdstip van een creatie van een werkbestand is vrij door u te bepalen. Indien u periodiek de diversen registreert, dan kunt u een creatie uitvoeren bijvoorbeeld bij het begin van elke nieuwe periode. Bij het creëren van een werkbestand gaat het pakket altijd na of de gegevens in het werkbestand minstens één maal zijn afgedrukt en of ze zijn bijgewerkt. Indien 1 van beide voorwaarden niet vervuld is, krijgt u een boodschap die u toelaat de creatie van het werkbestand af te breken (dit doet u dan a.d.h.v. de voorgestelde functietoetsen). Boeken van diverse operaties 2. Ingeven diverse operaties

220 Boeken van diverse operaties in het algemeen Voorbeeld ingavescherm diverse operaties. Boekh. per. De huidige boekhoudperiode van het boekjaar wordt voorgesteld. Wenst u in een vorige boekhoudperiode te boeken, dan wijzigt u deze teller. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten: dit moet immers gebeuren via de periodeverschuiving. BTW-per. De huidige BTW-periode van het kalenderjaar wordt voorgesteld. Deze periode verwijst naar de kalendermaand of het kwartaal. Wenst u in een vorige BTW-periode te boeken, dan wijzigt u deze teller. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten: dit moet immers gebeuren via de periodeverschuiving. Boekh. stuk (9 - num) Het eerstvolgende vrije nummer wordt voorgesteld. Indien nodig, kunt u dit wijzigen. Met de springtoets kunt u een nieuwe nummering vastzetten. Datum De opstartdatum of de datum van het vorige document wordt voorgesteld. U tikt de variabelen in per 2 karakters, namelijk: - dd : u wijzigt enkel de dag - de maand en het jaartal blijven ongewijzigd - ddmm : u wijzigt de dag en de maand - het jaartal blijft ongewijzigd - ddmmjjjj : u wijzigt de volledige datum. Let op: leestekens dient u niet in te vullen. Saldo Dit veld is niet toegankelijk. Het is een voortschrijdend saldo dat afhankelijk van de geboekte debet- of creditverrichtingen zal verminderen of verhogen, om uiteindelijk in nul te resulteren. Zolang dit saldo niet gelijk is aan nul, kunt u de diverse post niet aanvaarden.

221 De cursor komt terecht in de onderste helft van het ingavescherm: dit is het gedeelte waarin u alle gegevens boekt omtrent verrichtingen die niet kunnen gekoppeld worden aan de individuele rekeningen. Alg. reknr. U doet opgave van de algemene rekening waarop u wenst te registreren. Dit doet u als volgt: - indien gekend, tikt u het algemeen rekeningnummer in (het aantal in te vullen karakters is afhankelijk van de keuze die u gemaakt heeft of u de rechtse nullen wel of niet laat opvullen, zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Rechts nullen toevoegen ) - wenst u het volledige rekeningstelsel te consulteren, dan drukt u op de consultatietoets - wenst u het rekeningstelsel te consulteren vanaf een bepaalde klasse, dan tikt u de gewenste klasse in en drukt u op de consultatietoets - wenst u de rekening op te zoeken op naam, dan drukt u op Ins en tikt u de karakterrij in - een nieuwe rekening creëert u met Esc - wenst u de historieken van de algemene rekening in het huidig jaar, het vorig jaar of de voorgaande jaren te consulteren, dan drukt u op F7. Aan de hand van de hulptoets kunt u een overname van de eindbalans vorig jaar doen (zie handleiding Automatische overname eindbalans vorig jaar). U drukt op de stoptoets: u beëindigt de diverse verrichting. U drukt op de annulatietoets: u annuleert de diverse verrichting (een bijkomende bevestiging wordt opgevraagd). U drukt op de springtoets: u wenst verrichtingen te boeken op individuele rekeningen. U drukt op de wisseltoets: u kunt een standaarddiverse oproepen. Een overzicht van de bestaande standaarddiversen krijgt u door op de consultatietoets te drukken op het veld Nummer standaarddiverse boeking. De inhoud van de bestaande standaarddiverse krijgt u door met de lichtbalk op een standaarddiverse te staan en dan opnieuw op de consultatietoets te drukken (= zoomfunctie). Voor meer uitleg zie handleiding Standaarddiversen. Aantal Dit veld wordt opgevraagd indien u een algemene rekening selecteert waarop aantallen moeten geboekt worden (zie handleiding Creatie van een algemene rekening, veld Code aantal ). Drukt u op de hulptoets, dan kunt u de rekenmachine benutten. U kunt 2 decimalen toekennen aan de aantallen indien u dit geselecteerd heeft bij de creatie van de algemene rekeningen. Munt De referentiemunt van het dossier wordt voorgesteld. De munt wijzigt u door het intikken van de I.S.O.-norm (hoofd- of kleine letters). Met de consultatietoets roept u de door u gecreëerde muntentabel op. Een nieuwe munt kunt u creëren via Esc. Bedrag U tikt het bedrag in dat toegekend moet worden aan de geselecteerde algemene rekening. Drukt u op de hulptoets, dan heeft u de rekenmachine ter beschikking. Koers Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u een bedrag registreert in vreemde valuta. De koers uit de muntentabel wordt voorgesteld maar kunt u wijzigen. D / C Boekt u op een balansrekening, dan bepaalt u zelf de debet- of creditverrichting. Boekt u op een kostenrekening, dan wordt D automatisch voorgesteld. Boekt u op een opbrengstenrekening, dan wordt C automatisch voorgesteld.

222 Omschrijving Dit is een bijkomende referte (15 karakters). Ze wordt weggeschreven in de historiek van de algemene rekeningen. Drukt u *, dan wordt de vorige omschrijving automatisch overgenomen. De cursor komt automatisch terug op het veld Algemeen rekeningnummer. Vervolgens wordt het bovenste gedeelte van het ingavescherm besproken (u wisselt tussen beide ingaveschermen door het gebruik van de springtoets). In de bovenste helft registreert u alle verrichtingen die gekoppeld worden aan de individuele rekeningen. K / L Indien u een verrichting met betrekking tot een klant wilt boeken, dan kiest u met de wisseltoets voor K. Indien u een verrichting met betrekking tot een klant wilt boeken, dan kiest u met de wisseltoets voor L. Indien u op de stoptoets drukt, beëindigt u het ingeven van de diverse verrichtingen mits het saldo = nul. Drukt u op de annulatietoets, dan annuleert u de geboekte diverse post (een bijkomende bevestiging wordt opgevraagd). Met de springtoets kunt u verrichtingen boeken op algemene rekeningen. Drukt u op de hulptoets, dan kunt u overgaan tot het afpunten van individuele rekeningen (zie handleiding Manueel afpunten individuele rekeningen in de diverse operaties). Ind. reknr. Code Op dit veld roept u de klant of de leverancier op. Dit kunt u op de volgende manieren doen: - indien gekend, tikt u zijn nummer in - u roept de klant / leverancier op via zijn alfacode - wenst u alle bestaande klanten / leveranciers te consulteren, dan drukt u op * of op de consultatietoets - wenst u een nieuwe klant / leverancier te creëren, dan drukt u op Esc - wenst u een klant / leverancier op te zoeken volgens andere selectiecriteria, dan drukt u op Ins - wenst u de historiek van de openstaande + eventueel vereffende documenten te raadplegen, dan drukt u op F7. Kunt u de klant / leverancier niet selecteren aan de hand van bovenvermelde mogelijkheden, dan kunt u nog als volgt te werk gaan: 1/ u drukt op Down: dit benut u als u de naam van de klant / leverancier niet kent, maar wel het documentnummer: u verwijst naar Code document, Documentnr., Munt 2/ u drukt op de wisseltoets: dit benut u als u zowel de naam als het documentnummer niet kent. Via deze instructie kunt u een document opzoeken op zijn bedrag of de openstaande individuele rekening op zijn saldo, waarbij: - bedrag: het op te zoeken bedrag is het openstaand bedrag van 1 bepaald document - saldo: het op te zoeken bedrag is het saldo van de individuele rekening. U kunt ook een afwijkingsmarge opgeven om het bedrag of het saldo op te zoeken. Deze afwijking wordt in meer (positief) en in min (negatief) toegepast. U geeft de documentsoort op door gebruik te maken van de wisseltoets of door het overeenkomstige cijfer in te tikken, namelijk: - 0 = factuur - 3 = te innen wissel - 1 = creditnota - 4 = te betalen wissel.

223 Met de consultatietoets kunt u alle openstaande documenten van de betreffende klant / leverancier oproepen. In dit consultatiescherm kunt u het juiste document selecteren aan de hand van Down/Up, gevolgd door. Indien u van een bepaald document in het consultatiescherm een detailoverzicht wenst, dan plaatst u de lichtbalk op de gewenste lijn en drukt u nogmaals op de consultatietoets (= zoomfunctie). Documentnummer U refereert aan het documentnummer dat u wenst af te boeken. Met de consultatietoets kunt u alle openstaande documenten van de betreffende klant / leverancier oproepen. In dit consultatiescherm kunt u het juiste document selecteren aan de hand van Down/Up, gevolgd door. Indien u van een bepaald document in het consultatiescherm een detailoverzicht wenst, dan plaatst u de lichtbalk op de gewenste lijn en drukt u nogmaals op de consultatietoets (= zoomfunctie). Munt De munt van de individuele rekening wordt standaard voorgesteld. Indien u de munt wenst te wijzigen, dan tikt u de I.S.O.-norm in (hoofd- of kleine letters). Via de consultatietoets raadpleegt u de reeds gecreëerde munten. Met Esc kunt u een nieuwe munt aanmaken. Dagboeknummer Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u een voorschot (= ongekend of geen documentnummer) boekt. U verwijst naar het aan- of verkoopdagboek waarop het voorschot betrekking heeft. Bedrag Het openstaand factuurbedrag wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. Drukt u op de hulptoets, dan heeft u de rekenmachine ter beschikking. Koers Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u een factuur/creditnota afboekt in vreemde valuta. D / C Deze code wordt automatisch voorgesteld, namelijk: - bij het afboeken van een factuur op een klant, wordt automatisch C voorgesteld - bij het afboeken van een factuur op een leverancier, wordt automatisch D voorgesteld. De code kunt u, indien nodig, wijzigen. Omschrijving Dit is een bijkomende omschrijving (15 karakters). Ze wordt weggeschreven in de historiek van de openstaande posten. Drukt u *, dan wordt de vorige omschrijving automatisch overgenomen. Indien u het document beëindigt met de stoptoets, dan komt de cursor terecht op het veld Nummer boekhoudstuk. Het nummer van het boekhoudstuk wordt automatisch met 1 verhoogd. Tips en weetjes bij het boeken van diverse verrichtingen Zolang het saldo van de diverse post niet gelijk is aan nul, kunt u de diverse post niet aanvaarden. Naarmate u verrichtingen boekt op een individuele rekening, zult u merken dat tijdens de consultatie van de openstaande posten aan het begin van bepaalde documentnummers een >-teken staat. Dit is een aanduiding dat deze documenten reeds afgeboekt zijn maar nog niet zijn bijgewerkt. Bij het boeken van een voorschot (ingave van een ongekend documentnummer) op een individuele rekening krijgt u steeds de melding voorschot. Onderaan het scherm dient u het dagboeknummer in te vullen (dit veld komt enkel voor indien er meer dan één dagboek bestaat). Voor een klant verwijst u naar het juiste verkoopdagboeknummer, voor een leverancier naar het juiste aankoopdagboeknummer.

224 Hoe kunt u correcties aanbrengen in een diverse post (vóóraleer u de journaalpost aanvaardt)? - een correctie op dezelfde lijn: u drukt zoveel maal op Up totdat de cursor opnieuw op het juiste veld staat - een correctie op voorgaande lijnen: u drukt zoveel maal op Up totdat de cursor op de juiste lijn staat; indien de correctie dient aangebracht te worden in vorige schermen, dan gebruikt u ook PgUp. Nà het aanbrengen van de correctie (altijd de volledige lijn overtikken), drukt u zoveel maal op PgDwn totdat de cursor op een blanco lijn staat. Vervolgens kunt u het uittreksel aanvaarden. Manueel afpunten individuele rekeningen in de diverse operaties Via deze procedure kunt u afpuntingen uitvoeren waarbij u zelf bepaalt welke documenten afgepunt of afgeboekt moeten worden. U staat op het veld K/L en u drukt op de hulptoets.

225 Klanten leveranciers beiden U bepaalt welke individuele rekeningen u wenst af te punten. Vanaf - tot rekeningnummer Deze velden worden enkel opgevraagd bij Klanten en Leveranciers. Het laat u een beperkte selectie toe. Per boeking bevestigen: ja nee U selecteert Ja : nà het aanvaarden van een afpunting wordt een bijkomende bevestiging gevraagd. U selecteert Nee : er wordt geen bijkomende bevestiging gevraagd. Voorbeeldscherm manueel afpunten individuele rekeningen.

226 Vervolgens worden de openstaande posten van de geselecteerde individuele rekeningen numeriek voorgesteld. De eerste openstaande post wordt opgelicht. U kunt als volgt verder werken: - u drukt op = u duidt de eerste openstaande post aan om af te punten; een bijkomende bevestiging wordt gevraagd indien u dit heeft aangevraagd - u drukt op Down, Up, PgDwn, PgUp = via deze functietoetsen kunt u eender welke historieklijn aanduiden om af te punten; er verschijnt een >-teken voor de lijn - u drukt op de stoptoets = u verlaat de afpuntingen - u drukt op Esc = een volgende individuele rekening wordt voorgesteld - met F7 punt u alle lijnen af. Naarmate u historieklijnen aanduidt om af te punten, wordt het saldo (rechts in de bovenhoek) aangepast. Dit saldo geeft u een duidelijk beeld over de reeds uitgevoerde afpuntingen. Nadat u de afpuntingen verlaten heeft met de stoptoets, komt u terug in het ingaveprogramma van de diverse operaties. De diverse post wordt automatisch aangemaakt. Vervolgens kunt u de diverse post aanvaarden met de stoptoets of verwijderen met de annulatietoets. Indien u een diverse post als gevolg van manuele afpuntingen annuleert, dan moet u het hulpprogramma ONTPINK opstarten. Voor meer inlichtingen zie handleiding Programmanaam: ONTPINK. Automatische overname eindbalans vorig jaar Deze procedure laat u toe om de eindbalans vorig jaar nà resultaatverwerking automatisch over te nemen in het huidige boekjaar. Let op: deze procedure moet u altijd opstarten in het diverse postenboek huidig jaar!!! U staat op het veld Alg. rek. nr. en u drukt op de hulptoets. Vervolgens bepaalt u uw keuze. Er gebeurt een controle op de resultaatverwerking in het vorig boekjaar. Als de balans niet in evenwicht is (A P), dan krijgt u een foutboodschap op het scherm en keert u terug naar het programma voor het ingeven van de diverse operaties. Is de balans van het vorige boekjaar wel in evenwicht, dan krijgt u volgende melding op het scherm:

227 Drukt u op, dan keert u terug in het ingavescherm van de diverse operaties. De diverse post wordt automatisch opgemaakt. Met de stoptoets aanvaardt u de diverse boeking, met de annulatietoets annuleert u de diverse boeking. Dagboek diverse operaties 3. Dagboek diverse operaties Dit programma laat u toe het dagboek van de diverse operaties af te drukken of te consulteren op het scherm. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum dagboek Dit is een datum die afgedrukt wordt op elke pagina. Bij voorkeur verwijst u altijd naar de einddatum van de boekperiode. De opstartdatum wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. U dient géén leestekens in te geven. Na het intikken van de datum zoekt het pakket het eerste document in zijn werkbestand dat nog niet is afgedrukt. Dit documentnummer wordt voorgesteld op het scherm. Voorbeeldscherm afdrukken dagboek diverse operaties. Vervolgens heeft u 3 mogelijkheden: 1/ Afdrukken gegevens vanaf aangegeven boekhoudstuk U bevestigt deze keuze via : het dagboek van de diversen wordt afgedrukt vanaf het documentnummer zoals voorgesteld. Indien u de melding krijgt Alle aanwezige gegevens werden reeds vroeger in een dagboek opgenomen of als u een deeldagboek van de periode wenst af te drukken dan kiest u voor:

228 2/ Afdrukken gegevens van - tot boekhoudstuk Via Down of met de wisseltoets komt u op deze keuze. Volgende gegevens worden opgevraagd: Vanaf boekhoudstuk Het documentnummer van het eerste document in het werkbestand wordt voorgesteld. U kunt dit nummer zo nodig wijzigen. Tot en met boekhoudstuk U geeft het laatste documentnummer in waarmee de afdruk van het dagboek moet eindigen. Standaard wordt hetzelfde documentnummer ingevuld zoals u heeft ingetikt bij Vanaf boekhoudstuk. Via PgDwn of PgUp kunt u een volgend of een vorig documentnummer raadplegen. Nieuwe bladzijdeteller Elke pagina van het dagboek krijgt een nummer. U tikt het paginanummer in waarmee de afdruk moet starten. Indien u gekozen heeft voor de afdruk op printer, dan kunt u met de springtoets het bladzijdenummer wegschrijven in creatie dagboeken (zie handleiding Dagboekgegevens). Belangrijk: - bij het afdrukken van het journaal op de printer worden de bladzijdetellers aangepast, indien de optie 1 wordt genomen (zie handleiding Dagboekgegevens, diversen, veld Laatst gebruikte bladzijde huidig/ vorig jaar ) - bij het afdrukken van het journaal op het scherm worden de bladzijdetellers nooit aangepast! 3/ Afdrukken gegevens van - tot periode Via Down of met de wisseltoets komt u op deze keuze. Volgende gegevens worden opgevraagd: Vanaf boekhoudperiode De boekperiode van het eerste document van het werkbestand wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. Indien u deze periode wijzigt, moet u refereren aan een periodeteller die kleiner is dan de huidige. Let wel: u kunt enkel nog de gegevens van een vorige periode afdrukken indien u bij het begin van een nieuwe periode géén creatie werkbestand heeft uitgevoerd (zie handleiding Creatie werkbestand diversen)!!! Tot en met boekhoudperiode U geeft de laatste boekhoudperiode in waarmee de afdruk van het dagboek moet eindigen. Standaard wordt dezelfde boekhoudperiode ingevuld zoals u heeft ingetikt bij Vanaf boekhoudperiode. Nieuwe bladzijdeteller Elke pagina van het dagboek krijgt een nummer. U tikt het paginanummer in waarmee de afdruk moet starten. Indien u gekozen heeft voor de afdruk op printer, dan kunt u met de springtoets het bladzijdenummer wegschrijven in creatie dagboeken (zie handleiding Dagboekgegevens). Belangrijk: - bij het afdrukken van het journaal op de printer worden de bladzijdetellers aangepast, indien optie 1 wordt genomen (zie handleiding Dagboekgegevens, diversen, veld Laatst gebruikte bladzijde huidig/ vorig jaar ) - bij het afdrukken van het journaal op het scherm worden de bladzijdetellers nooit aangepast! Indien u het afdrukprogramma onterecht heeft opgeroepen, dan verlaat u dit programma via de stoptoets.

229 Bijwerken van de rekeningen 4. Bijwerken van de rekeningen Via deze procedure worden alle geboekte documenten onherroepelijk doorgestuurd naar de boekhouding. Voorbeeldscherm bijwerken van de diverse verrichtingen. Het pakket zoekt het eerste uittreksel in het werkbestand dat nog niet is bijgewerkt. Volgende vraag wordt gesteld: Bijwerken gegevens vanaf aangegeven document? Nee / Ja U kiest voor Nee : u verlaat het programma. U kiest voor Ja : alle nog niet bijgewerkte documenten worden voorgesteld en automatisch bijgewerkt. Indien u dit programma oproept en alle aanwezige documenten werden reeds bijgewerkt, dan krijgt u volgende melding: Alle aanwezige documenten werden reeds vroeger bijgewerkt! U verlaat het programma met de stoptoets. Verwijderen van een document 7. Verwijderen van een document Indien u na de afdruk van het journaal een foutief geboekt document opmerkt, dan kunt u dit uittreksel verwijderen via bovenvermelde procedure. Let wel! Indien u een fout opmerkt in een reeds bijgewerkt document, dan kunt u dit document niet meer verwijderen. De verbetering gebeurt dan via een correctieboeking!

230 Voorbeeldscherm verwijderen van een uittreksel. Vanaf uittrekselnummer U geeft het nummer in van de diverse post die u wenst te verwijderen. T.e.m. uittrekselnummer Indien u 1 enkel document wenst te verwijderen, dan doet u opgave van hetzelfde documentnummer als bij Vanaf uittrekselnummer. Indien u meerdere documenten, met opeenvolgende nummers, wenst te verwijderen, dan geeft u het nummer in van het laatste document dat u wenst te verwijderen. Dient u diverse posten te verwijderen waarvan de documentnummers elkaar niet opvolgen, dan voert u deze procedure uit per foutief document. Standaarddiversen 9. Standaarddiversen Standaarddiversen benut u voor diverse posten die u periodiek moet registreren (denk aan loonstaten, aanzuiveren BTW-rekeningen, maandelijkse afschrijvingen,...). Onder dit menu kunt u het volgende uitvoeren: Creatie standaarddiversen 1. Creatie standaarddiversen

231 Voorbeeldscherm creatie standaarddiversen. Nummer standaarddiverse U geeft aan elke standaarddiverse een nummer. Via F7 kunt u het eerstvolgende vrije nummer oproepen. Met de consultatietoets roept u de lijst van de bestaande standaardboekingen op. De inhoud van deze standaardboekingen consulteert u door nogmaals op de consultatietoets te drukken (= zoomfunctie). Titel Dit is de naam die u toekent aan de diverse post. Alg. rek. nr. U verwijst naar de algemene rekening waarop geboekt moet worden. Dit doet u als volgt: - indien gekend, tikt u het algemeen rekeningnummer in - wenst u het volledige rekeningstelsel te consulteren, dan drukt u op de consultatietoets - wenst u het rekeningstelsel te consulteren vanaf een bepaalde klasse, dan tikt u de gewenste klasse in, gevolgd door de consultatietoets - een nieuwe rekening creëert u met Esc. Met de annulatietoets verwijdert u een algemene rekening uit de standaarddiverse. Via Ins kunt u een algemene rekening tussenvoegen. Drukt u op de stoptoets, dan aanvaardt u de standaarddiverse (enkel actief op de eerste blanco lijn). Munt De referentiemunt van het dossier wordt voorgesteld. U wijzigt de munt door het intikken van de I.S.O.-norm (hoofd-of kleine letters). Met de consultatietoets krijgt u een overzicht van de muntentabel. Een nieuwe munt maakt u aan via Esc. Indien u de munt wenst in te vullen bij het toepassen van de standaarddiverse, kunt u een? plaatsen via de wisseltoets.

232 Bedrag U doet opgave van het bedrag dat gekoppeld moet worden aan de algemene rekening. Indien het bedrag een variabel gegeven is per standaarddiverse, dan drukt u op de wisseltoets zodat op het veld Bedrag een? geplaatst wordt. Drukt u op de hulptoets, dan roept u de rekenmachine op. Aantal Dit veld wordt opgevraagd indien u een algemene rekening selecteert waarvoor aantallen bijgehouden worden. U geeft hier de aantallen in of u plaatst een? via de wisseltoets indien de aantallen variabel zijn. Drukt u op de hulptoets, dan kunt u de rekenmachine benutten. D / C Indien u een kostenrekening selecteert, dan wordt automatisch D (debet) voorgesteld. Indien u een opbrengstenrekening selecteert, dan wordt automatisch C (credit) voorgesteld. Indien u een balansrekening selecteert, dan moet u zelf de debet- of creditverrichting aanduiden. Indien u de debet- of creditverrichting tijdens de creatie van de standaarddiversen niet kunt toekennen, dan drukt u op de wisseltoets om een? te plaatsen. Omschrijving Als aan de geselecteerde algemene rekening een vaste omschrijving (15 karakters) kan gekoppeld worden, dan tikt u deze hier in. Indien u de omschrijving wenst in te geven tijdens het toepassen van de standaarddiverse, drukt u op de wisseltoets om een? te plaatsen. U kunt de vorige omschrijving overnemen via *. Bijvoorbeeld:

233 Lijst standaarddiversen 2. Lijst standaarddiversen Resultaat op: printer / scherm U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum van de lijst. Van - tot nummer standaarddiverse U geeft uw selectie in. Met de consultatietoets kunt u de reeds bestaande standaarddiversen raadplegen. De inhoud van deze standaardboekingen consulteert u aan de hand van de zoomfunctie. Toepassen van standaarddiversen 9. Diverse operaties Via Up selecteert u het diversendagboek. 1. Creatie werkbestand diversen (indien nodig) 2. Ingeven diverse operaties Op het veld Algemeen rekeningnummer drukt u op de wisseltoets. Er wordt een veld Nummer standaarddiverse boeking getoond waar u een standaarddiverse kunt oproepen door het juiste nummer in te geven. Vervolgens stopt de cursor op elk veld waar u een? heeft ingegeven en waar u nu de juiste waarden kunt intikken. Indien u de reeds gecreëerde standaarddiversen wenst te raadplegen, dan drukt u op de consultatietoets op het veld Nummer standaarddiverse boeking.

234 De inhoud van de bestaande standaarddiverse krijgt u door de lichtbalk te plaatsen op uw keuze en dan opnieuw op de consultatietoets te drukken (= zoomfunctie). Met de stoptoets verlaat u de consultatie en keert u terug naar Ingeven diverse operaties. De cursor stopt enkel op de velden waar u bij de creatie van de standaarddiversen? heeft ingevuld. Indien de standaarddiverse post volledig op het scherm is verschenen, aanvaardt u de diverse post met de stoptoets. Met de annulatietoets kunt u het document verwijderen. Een standaarddiverse post kunt u ook verbeteren of aanvullen op de manier zoals eerder beschreven bij het corrigeren van een gewone diverse post. Afdrukken van het dagboek en bijwerken van de rekeningen gebeurt ook op dezelfde manier als bij het gewone diversendagboek.

235 Automatische diversen 10. Automatische diversen Inleiding Automatische diversen kunnen ontstaan door: 1/ Koersverschillen Koersverschillen vanuit de diverse ketting kunnen automatisch optreden in de volgende situatie: indien u eenzelfde documentnummer tweemaal benut met twee verschillende koersen op eenzelfde munt. 2/ Overboeking centralisaties Het overboeken van centralisatierekeningen is in de volgende situatie vereist: indien een afboeking van een document gekoppeld wordt aan een dagboek met een andere centralisatierekening dan het document waarop het betrekking heeft. Uitvoeren van de procedures Na het oproepen van de procedure krijgt u een ketting op het scherm, namelijk de Automatische diversen. Deze ketting dient u volledig verplicht af te werken; zoniet kunt u een volgende bijwerking van de diverse verrichtingen niet opstarten. Creatie werkbestand diversen 1. Creatie werkbestand diversen U kunt eventueel een creatie van het werkbestand uitvoeren, dit is echter niet verplicht. Boeken automatische diversen 2. Boeken automatische diversen Deze procedure gaat automatisch een diverse post opmaken. Volgende velden worden opgevraagd: Datum U vult de referentiedatum in. Uittrekselnummer Het nummer van de eerstvolgende te boeken diverse post wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. Boekhoudperiode De huidige boekhoudperiode wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. BTW-periode De huidige BTW-periode wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. Vervolgens worden alle tussenbestanden gecontroleerd en wordt er een diverse post opgemaakt. Zolang het bericht processing op het scherm verschijnt, is de opmaak van de diverse post nog niet beëindigd.

236 Krijgt u bovenvermelde boodschap, dan moet u nu overgaan tot het afdrukken van het diversendagboek. Dagboek diverse operaties 3. Dagboek diverse operaties Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum. Afdrukken gegevens vanaf aangegeven boekhoudstuk Drukt u hier op, dan wordt de automatische diverse post afgedrukt in een diversendagboek. Afdrukken gegevens van - tot boekhoudstuk Deze procedure kunt u benutten indien u het diversendagboek een tweede maal wenst af te drukken. Afdrukken gegevens van - tot periode U kunt de automatische diverse post afdrukken in een diversendagboek van een bepaalde periode tot een bepaalde periode. Bijwerken van de rekeningen 4. Bijwerken van de rekeningen Bijwerken gegevens vanaf aangegeven document U kiest voor Nee : u verlaat het programma. U kiest voor Ja : de automatische diverse post wordt bijgewerkt.

237 Automatisch afpunten van de individuele rekeningen 11. Automatisch afpunten ind. rek. Tijdens het automatisch afpunten zoekt het pakket, binnen één bepaalde klanten- of leveranciersfiche, specifieke openstaande posten die tegenover elkaar kunnen weggeboekt worden, namelijk: bedrag factuur bedrag creditnota bedrag factuur bedrag voorschot openstaand bedrag korting contante betaling nummer document nummer document met andere munteenheid. Via deze procedure kunt u géén enkele bijkomende manuele afpunting toevoegen (zie handleiding Manueel afpunten individuele rekeningen in de diverse operaties). U selecteert het juiste dagboek en doet eventueel een creatie werkbestand. Vervolgens start u de bovenvermelde procedure op. Uittrekselnummer De automatische afpuntingen worden opgenomen in een diverse post. Het eerstvolgende boekhoudstuknummer wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. Boekhoudperiode De huidige boekhoudperiode van het boekjaar wordt voorgesteld. Wenst u in een vorige boekhoudperiode te boeken, dan wijzigt u deze teller. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten: dit moet immers gebeuren via de periodeverschuiving.

238 BTW-periode De huidige BTW-periode van het kalenderjaar wordt voorgesteld. Deze periode verwijst naar de kalendermaand of het kwartaal. Wenst u in een vorige BTW-periode te boeken, dan wijzigt u deze teller. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten: dit moet immers gebeuren via de periodeverschuiving. Klanten leveranciers beiden U bepaalt welke individuele rekeningen u wenst af te punten. Vanaf - tot rekeningnummer Deze velden worden enkel opgevraagd bij Klanten en Leveranciers. Het laat u een beperkte selectie toe. Per boeking bevestigen: nee ja U kiest Nee : de historieken openstaande posten worden gecontroleerd op afpuntingen, zonder dat u kunt ingrijpen. U kiest Ja : elke automatische afpunting wordt voorgesteld waarbij u kunt bepalen of de afpunting al dan niet mag uitgevoerd worden. Na de laatste afpunting worden de boekingen automatisch opgenomen in een diverse post. Vervolgens krijgt u een verwittiging op het scherm dat u onmiddellijk de ketting diverse operaties verder moet afwerken, namelijk: 9.3. Dagboek diverse operaties 9.4. Bijwerken van de rekeningen

239 Afpunten op basis van de referte 12. Afpunten op basis van de referte Bij het boeken van een voorschot in de financiële verrichtingen wordt het ingegeven documentnummer ook weggeschreven in het veld Referte van het document. Naast het consulteren van de historiek openstaande posten op basis van de referte, kunt u ook afpuntingen uitvoeren op basis van de referte (zie handleiding Consultatie historiek openstaande posten). Deze procedure is qua werking identiek aan het automatisch afpunten van individuele rekeningen (= afpunten op documentnummers), maar baseert zich op het veld referte van de historieken openstaande posten. Voorwaarde: in het veld Referte moet een verwijzing staan van een documentnummer, bestaande uit maximum 6 numerieke karakters!

240 Uittrekselnummer De automatische afpuntingen worden opgenomen in een diverse post. Het eerstvolgende boekhoudstuknummer wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. Boekhoudperiode De huidige boekhoudperiode van het boekjaar wordt voorgesteld. Wenst u in een vorige boekhoudperiode te boeken, dan wijzigt u deze teller. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten: dit moet immers gebeuren via de periodeverschuiving. BTW-periode De huidige BTW-periode van het kalenderjaar wordt voorgesteld. Deze periode verwijst naar de kalendermaand of het kwartaal. Wenst u in een vorige BTW-periode te boeken, dan wijzigt u deze teller. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten: dit moet immers gebeuren via de periodeverschuiving. Klanten leveranciers beiden U bepaalt welke individuele rekeningen u wenst af te punten. Vanaf - tot rekeningnummer Deze velden worden enkel opgevraagd bij Klanten en Leveranciers. Het laat u een beperkte selectie toe. Vanaf - tot referte U kunt een beperkte selectie inbouwen. Drukt u op, dan worden alle velden Referte in aanmerking genomen. Per boeking bevestigen: nee ja U kiest Nee : de historieken openstaande posten worden gecontroleerd op afpuntingen, zonder dat u kunt ingrijpen. U kiest Ja : elke automatische afpunting wordt voorgesteld waarbij u kunt bepalen of de afpunting al dan niet mag uitgevoerd worden.

241 Na de laatste afpunting worden deze automatisch opgenomen in een diverse post. Vervolgens krijgt u een verwittiging op het scherm dat u onmiddellijk de ketting diverse operaties verder moet afwerken, namelijk: 9.3. Dagboek diverse operaties 9.4. Bijwerken van de rekeningen

242 Opzoeken afrondingsverschillen openstaande posten 23. Opzoeken afr. versch. openst. posten Indien u een boekhouding voert in vreemde valuta, kan het zich soms voordoen dat een document in vreemde valuta volledig vereffend is, maar waarvan de waardering naar de referentiemunt van het dossier niet vereffend is. Dit kan zich voordoen bijv. bij facturen die in verschillende deelbetalingen in vreemde valuta met verschillende koersen worden vereffend. Bijvoorbeeld: een factuur van BEF is volledig vereffend, maar staat in een Belgische boekhouding nog open voor 0,01 EUR. Via bovenvermelde procedure worden deze afrondingsverschillen weggewerkt. Uittrekselnummer Het eerstvolgende uittrekselnummer wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. Boekhoudperiode De huidige boekhoudperiode van het boekjaar wordt voorgesteld. Wenst u in een vorige periode te boeken, dan wijzigt u deze teller. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten. Dit moet gebeuren via een periodeverschuiving. BTW-periode De huidige BTW-periode van het kalenderjaar wordt voorgesteld. Deze periode verwijst naar de kalendermaand of het kwartaal. Wenst u in een vorige periode te boeken, dan wijzigt u deze teller. Een periode hoger invullen dan de huidige is niet toegelaten. Dit moet gebeuren via een periodeverschuiving. Datum U geeft de datum in. Klanten leveranciers beiden U bepaalt voor welke individuele rekeningen u afrondingsverschillen wenst op te zoeken.

243 Vanaf - tot rekeningnummer Deze velden worden enkel opgevraagd bij Klanten en Leveranciers. Een beperkte selectie is mogelijk. Per boeking bevestigen: nee ja U kiest Nee : de historiek openstaande posten wordt gecontroleerd op afrondingsverschillen zonder dat er een bijkomende bevestiging gevraagd wordt. U kiest Ja : na het opzoeken van de afrondingsverschillen in de openstaande posten, wordt er een bijkomende bevestiging gevraagd of de boeking al dan niet mag uitgevoerd worden. Na de laatste boeking worden de gegevens opgenomen in een diverse post. U werkt de ketting diversen volledig af (afdrukken en bijwerken).

244 10. Intrastat Intrastat Vóór 1 januari 1993 lieten de grensformaliteiten toe om aan de hand van douanedocumenten en andere administratieve documenten, de statistieken van de buitenlandse handel op te stellen. Het tot stand komen van de interne markt op 1 januari 1993 betekende onder andere het verdwijnen van de grensformaliteiten die aan het goederenvervoer tussen de E.G.-lidstaten verbonden waren. De federale overheid, de Europese Gemeenschap, de internationale organisaties en in de eerste plaats de ondernemingen en hun bedrijfsfederaties blijven evenwel behoefte hebben aan statistische gegevens over de intracommunautaire handel. Er moest bijgevolg een nieuwe methode voor het verzamelen van statistische gegevens worden uitgewerkt = het Intrastatstelsel. Vanaf 01/01/2002 zijn er 2 verschillende aangiftes. Namelijk een vereenvoudigde aangifte en een volledige aangifte. Wie is onderworpen aan Intrastat? Het betreft aangifteplichtigen die aankomsten en verzendingen (met inbegrip van terugzendingen) hebben met andere lidstaten die hoger liggen dan de drempelwaarde per jaar, nl EUR (vereenvoudigde aangifte) of EUR (volledige aangifte). De aangifteplichtigen die voor een bepaalde beweging de drempelwaarde van EUR per jaar niet overschrijden, zijn vrijgesteld van deze stroom. Periodiciteit De referentieperiode is in principe de kalendermaand. De Intrastataangifte dient dus maandelijks te gebeuren. Een onderneming die een trimesteriële BTW-aangifte indient, mag opteren om zijn Intrastataangifte eveneens per kwartaal op te stellen. De Intrastataangifte moet ten laatste de 20e van de maand die volgt op de verslagmaand ingediend worden bij de Nationale Bank van België (N.B.B.). Integratie Intrastat <-> Expert/m In de dossiergegevens duidt u aan of de onderneming waarvan u het dossier verwerkt, een Intrastataangifte moet indienen (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, velden Intrastat invoer: vereenvoudigd maand/kwaartaal, volledig maand/kwartaal en Intrastat uitvoer: vereenvoudigd maand/kwartaal, volledig maand/kwartaal ). Tijdens het boeken van intracommunautaire facturen in de aankoop- en verkoopketting kunt u de gegevens met betrekking tot Intrastat onmiddellijk registreren (zie handleiding Boeken van aankoopfacturen en Boeken van verkoopfacturen). Gegevens met betrekking tot Intrastat die u op het ogenblik van de registratie van de factuur niet kunt invullen, registreert u met een vraagteken (?).

245 De Intrastatgegevens kunt u ook afzonderlijk registreren in de module Intrastatgegevens (zie handleiding Onderhoud Intrastatgegevens en Onderhoud onvolledige lijnen Intrastatgegevens). Onderhoud Intrastatgegevens 1. Onderhoud Intrastatgegevens Dit menupunt benut u als u Intrastatgegevens: - heeft geregistreerd met een vraagteken (?) in de aankoop- en/of verkoopketting (= ontbrekende gegevens verder aanvullen) - wenst te wijzigen - wenst bij te voegen - wenst te annuleren - wenst te consulteren. De Intrastatgegevens worden per kalenderjaar bijgehouden. U selecteert het jaar dat voor u van toepassing is door op het scherm Intrastat op de toets Up ( ) te drukken. Rechtsboven kunt u het jaar wijzigen. Invoer Uitvoer U kiest voor Invoer : dit is statistisch stelsel 19: het stelsel waarin alle goederenbewegingen tussen de E.G.-lidstaten opgenomen worden met als aankomst België. U kiest voor Uitvoer : dit is statistisch stelsel 29: omvat alle goederenbewegingen tussen de E.G.-lidstaten waarbij de verzending gebeurt vanuit België. Maand De huidige N.I.S.-maand wordt voorgesteld. U kunt een vorige maand ingeven. Vooraleer u een hogere maand kunt aanduiden, dient u een periodeverschuiving uit te voeren. Opgelet! Bij een intrastataangifte per kwartaal dient u de intrastatgegevens maandelijks in te brengen. (zie ook punt 3: controlelijst)

246 Volgens goederencode Volgens documentnummer De voorstelling van de Intrastatgegevens is verschillend, afhankelijk van uw keuze: - volgens goederencode: de gegevens worden op het scherm voorgesteld, gesorteerd volgens hun goederencode (in opgaande, numerieke volgorde) - volgens documentnummer: de gegevens worden gesorteerd op basis van het documentnummer. Indien in de aangeduide periode al Intrastatgegevens toegewezen zijn, worden ze op het scherm voorgesteld. In het andere geval kunt u rechtstreeks gegevens invullen. De opgevraagde Intrastatgegevens zijn dezelfde voor de keuze Volgens goederencode als voor de keuze Volgens documentnummer ; de volgorde waarop ze opgevraagd worden is verschillend. Alle velden worden hierna behandeld in de veronderstelling dat u de Intrastatgegevens opvraagt Volgens goederencode. De eerste lijn wordt opgelicht door de lichtbalk. Lijnen met ontbrekende gegevens worden voorafgegaan door een uitroepteken.! of blanco Een uitroepteken duidt aan dat er bepaalde gegevens ontbreken. Indien u de ontbrekende gegevens heeft ingevuld, dan wordt het! niet meer voorgesteld. Als u op Ins drukt, komt de cursor op de eerst vrije lijn terecht waar u Intrastatgegevens kunt toevoegen. Drukt u op de stoptoets, dan komt de cursor terug op de selectie van het statistisch stelsel.

247 Land van herkomst (enkel bij statistisch stelsel 19 = invoer) Dit is de lidstaat waar de verzending van de goederen met België als bestemming heeft plaatsgehad, ongeacht of deze verzending al of niet over het grondgebied van één of meerdere landen plaatsvond en of de goederen onderweg al of niet werden overgeladen. Via de consultatietoets kunt u landentabel 2 raadplegen. Indien het land van herkomst niet gekend is, drukt u op de wisseltoets, waardoor een vraagteken (= ongekend) ingevuld wordt. Land van bestemming (enkel bij statistisch stelsel 29) Dit is de lidstaat waarheen de goederen worden verzonden. Het spreekt voor zich dat de ingegeven landcode altijd refereert aan een E.G.-lidstaat. Via de consultatietoets kunt u landentabel 2 raadplegen. Als u op dit ogenblik de lidstaat van bestemming niet kent, vult u door middel van de wisseltoets een vraagteken in. Vervoer Wordt enkel opgevraagd indien u werkt met een volledige aangifte. Bij een vereenvoudigde aangifte dient dit veld niet ingevuld te worden. In dit veld verwijst u naar de vastgestelde code met de juiste vervoerswijze die overeenstemt met het actieve vervoermiddel waarmee de goederen vermoedelijk het Belgisch grondgebied hebben verlaten (stelsel 29) of zijn binnengekomen (stelsel 19). Drukt u op de consultatietoets, dan kunt u alle vervoerswijzen raadplegen. Via de wisseltoets kunt u aanduiden dat de vervoerswijze ongekend is. Aard transactie Het betreft hier de feitelijke handeling of rechtshandeling die ten grondslag ligt aan de aankomst (stelsel 19) of de verzending (stelsel 29) van de goederen of aan het loutere feit dat de goederen de grens overschrijden. Drukt u op de consultatietoets, dan kunt u alle transactiecodes raadplegen. Via de wisseltoets vult u een vraagteken in, waardoor u aanduidt dat de aard van de transactie ongekend is. Opmerkingen: - aard transactie 2 (terugzending van goederen) verwijst altijd naar een creditnota (zie ook documentcode). Goederencode In de statistiek van de handel tussen de E.G.-landen wordt gebruik gemaakt van een Goederennaamlijst. Deze naamlijst - Gecombineerde Nomenclatuur genoemd - die voor alle E.G.-lidstaten dezelfde is, bestaat uit meer dan goederencodes van 8 cijfers met telkens een omschrijving van de inhoud van iedere code. Alle bestaande goederencodes kunt u consulteren door middel van de consultatietoets: een subscherm verschijnt waarin alle hoofdgroepen (eerste 2 karakters van de goederencode) voorgesteld worden. Via de functietoetsen kunt u scrollen doorheen de verschillende hoofdgroepen. Na selectie van een bepaalde hoofdgroep worden alle goederencodes voorgesteld met betrekking tot de geselecteerde hoofdgroep. U maakt opnieuw uw selectie door middel van de functietoetsen. Indien u rechtstreeks een hoofdgroep wenst te consulteren, dan kunt u dit door ingave van de hoofdgroep gevolgd door de consultatietoets. Als u de goederencode niet kent, drukt u op de wisseltoets, waardoor een vraagteken (= ongekende goederencode) ingevuld wordt. Documentcode Nummer Code: u bepaalt het soort document: - F = factuur - C = creditnota.

248 Nummer: u geeft het nummer van de factuur of creditnota in. Eenmaal het nummer weggeschreven is (manueel of vanuit de aankoop- en verkoopketting), kan het niet meer gewijzigd worden. Factuurwaarde De factuurwaarde is exclusief BTW en accijnzen. Nettomassa in kg Per goederencode moet de massa (gewicht) van de goederen zonder verpakking in gehele kilogrammen worden vermeld. Dit is een verplicht gegeven dat voor alle goederencodes moet worden uitgesplitst. Een algemeen totaal moet niet opgegeven worden. Indien de nettomassa in kg ongekend is, kunt u via de wisseltoets een vraagteken ingeven. Nadien kunt u de ontbrekende gegevens aanvullen. Aanvullende eenheden Voor bepaalde goederencodes worden aanvullende eenheden opgevraagd. Het gaat hier, voor een aantal producten, om een bijkomende maatstaf (naast de nettomassa) voor het bepalen van de hoeveelheid of het volume van het product. Aan de hand van deze aanvullende eenheden kan in voorkomend geval het ontbrekende gewicht worden ingeschat. Voorbeeld: u heeft een zending van 100 paar schoenen. U bepaalt het gemiddelde gewicht per eenheid op 1,1 kg per paar. Het geschatte totale gewicht is dan 110 kg (wordt ingevuld bij nettomassa). De aanvullende eenheden in dit voorbeeld zijn gelijk aan 100. Als aanvullende eenheden opgevraagd worden, kunt u met de consultatietoets een subscherm oproepen waarin opgegeven wordt welk soort eenheden u dient op te geven (bvb. stuks, m 2, paar,...). Als u drukt op dit subscherm kunt u de eenheden invullen. U kunt de inhoud openlaten door een vraagteken te plaatsen aan de hand van de wisseltoets. Deze ongekende eenheden kunt u nadien aanvullen. Leveringsvoorwaarden Dit zijn de leveringsvoorwaarden die uit de verkoopovereenkomst voortvloeien. M.a.w. de incoterms. De mogelijke leveringsvoorwaarden zijn: EXW FCA FAS FOB CFR CIF CPT DAF DES DEQ DDU DDP XXX : Af fabriek : Vrachtvrij vervoerder : Franco langszij schip : Vrij aan boord : Kostprijs en vracht : Kostprijs, verzekering en vracht : Vrachtvrij inclusief verzekering ot een genoemde aankomstplaats : Franco grens : Franco af schip : Franco af kade : Franco exclusief rechten : Franco inclusief rechten : Andere leveringsvoorwaarden Drukt u op de consultatietoets, dan kunt u alle leveringsvoorwaarden raadplegen. Via de wisseltoets vult u een vraagteken in, waardoor u aanduidt dat de leveringsvoorwaarde ongekend is.

249 Regio Hier moet het gebied van bestemming (bij de aankopen) en het gebied van de oorsprong (bij de verkopen) opgegeven worden. De mogelijke regio s zijn: 1 = Vlaams gewest 2 = Waals gewest 3 = Brussels gewest Drukt u op de consultatietoets, dan kunt u alle regio s raadplegen. Via de wisseltoets vult u een vraagteken in, waardoor u aanduidt dat de regio ongekend is. TOEPASSINGEN 1. Wijzigen van een lijn U verschuift de lichtbalk via Down, PgDwn, Up of PgUp tot op de lijn die u wenst te wijzigen. Met overloopt u veld per veld en u wijzigt waar nodig. U dient de volledige lijn af te werken. Als alle ontbrekende gegevens aangevuld zijn, verdwijnt het uitroepteken. 2. Verwijderen van een lijn Om een bestaande lijn te verwijderen, drukt u op het eerste veld van de lijn (blanco of!) op de annulatietoets. U krijgt de melding: Annuleren: nee of ja?. 3. Toevoegen van een nieuwe lijn Op het eerste veld van een lijn drukt u op Ins, waardoor de cursor op de eerste blanco lijn komt. U voegt de nieuwe lijn(en) toe. U verlaat het toevoegen van lijnen met de stoptoets; de ingegeven lijnen worden weggeschreven. Zolang u niet op de stoptoets gedrukt heeft, kunt u enkel scrollen binnen de lijnen die u toegevoegd heeft. 4. Overige functies Met de consultatietoets kunt u de toegelaten ingavewaarden raadplegen. Een onbekend gegeven duidt u aan door middel van de wisseltoets; er wordt dan een vraagteken op het veld geplaatst. U verlaat het programma met de stoptoets. INGEBOUWDE CONTROLES Documentcode, documentnummer en factuurwaarde moeten steeds ingevuld worden. Voor de goederencodes met facultatief gewicht is het toegestaan dat de nettomassa in kg = 0. Op de aangifte wordt dan ook 0 (= nul) gedrukt (geen blanco).

250 Vereenvoudigingsregel De goederencode is een vereenvoudigingsmaatregel voor het aangeven van zeer kleine goederenbewegingen. Het gebruik van de goederencode wordt toegestaan voor de aangifte van goederenbewegingen indien de volgende 2 voorwaarden allebei vervuld zijn: 1) De waarde van de transactie/goederenbeweging is minder dan 100,00 EUR. 2) Het totaal van de waarden van de goederenbewegingen onder code is minder dan 5% van de totale waarde van de aangifte. Wanneer u de code gebruikt, moet u naast de waarde ook de lidstaat van herkomst/ bestemming en het gewest van oorsprong/bestemming opnemen in de aangifte. De aangifte van de andere variabelen is facultatief. Het gebruik van code is vrijblijvend, u bent m.a.w. niet verplicht om de code te gebruiken voor transacties onder de 100,00 EUR. Opmerking m.b.t. het samenvoegen van transacties: ook alle transacties met code waarvan de lidstaat van bestemming/herkomst en het gewest identiek zijn, moeten worden samengeteld bij globalisatie. De waarde onder code zal na globalisatie in de meeste gevallen dan ook groter zijn dan 100,00 EUR wat geen probleem vormt zolang deze waarde minder is dan 5% van de totale waarde van deze aangifte. Behandeling creditnota s en correctielijnen In sommige gevallen, welke hieronder beschreven worden, moeten creditnota s aangegeven worden onder de speciale goederencode In deze gevallen volstaat het om het land van uw handelspartner en de waarde (als een positief bedrag) aan te geven. De variabelen transactiecode, nettomassa, aanvullende eenheden, gewest, incoterms en vervoer zijn facultatief. Terugzendingen van goederen Alle inkomende en uitgaande creditnota s m.b.t. een terugzending van goederen moeten worden aangegeven in de Intrastat-aangifte, en dit ongeacht men Intrastat-aangifteplichtig is voor één of beide goederenstromen. Aangifteplichtig voor beide goederenstromen Indien u aangifteplichtig bent voor beide goederenstromen, neemt u de terugzending op als een op zichzelf staande transactie met de transactiecode 2 op de aangifte die de werkelijke goederenbeweging beschrijft, d.w.z.: - een terugzending van goederen na een aankomst (= verzending) wordt aangegeven op de aangifte van de verzendingen met transactiecode 2; - een terugzending van goederen na een verzending (= aankomst) wordt aangegeven op de aangifte van de aankomsten met transactiecode 2. Aangifteplichtig voor één goederenstroom Indien u enkel aangifteplichtig bent voor aankomsten, dan: - wordt een terugzending van goederen na een aankomst (= verzending) aangegeven op de aangifte van de aankomsten met code ; - wordt een terugzending van goederen na een verzending (= aankomst) aangegeven op de aangifte van de aankomsten met transactiecode 2.

251 Indien u enkel aangifteplichtig bent voor verzendingen, dan: - wordt een terugzending van goederen na een verzending (= aankomst) aangegeven op de aangifte van de verzendingen met code ; - wordt een terugzending van goederen na een aankomst (= verzending) aangegeven op de aangifte van de verzendingen met transactiecode 2. Creditnota s m.b.t. kortingen of bonussen Kortingen, bonussen,... m.b.t. intracommunautaire handel, toegekend na het opsturen van de factuur, moeten worden opgenomen in de Intrastat-aangifte. U geeft deze financiële transactie aan in de stroom waarop die betrekking heeft, in de maand waarin u de financiële transactie boekt: - kortingen op intracommunautaire verwervingen moeten worden aangegeven in de aangifte voor de aankomsten onder de code ; - kortingen op intracommunautaire leveringen moeten worden aangegeven in de aangifte voor de verzendingen onder de code Verbetering van een fout in de factuur Indien het een creditnota betreft m.b.t. een facturatiefout en de Intrastat-aangifte, waarin de betrokken transactie is aangegeven, is reeds ingediend, dan moet u nagaan of de creditnota de ,00 EUR overschrijdt en/of de creditnota het gewicht of de aanvullende eenheden van de initiële transactie wijzigt met meer dan 20%. - Indien ja, dan moet u de NBB een verbetering van de betrokken transactie opsturen; - Indien neen, dan moet u deze inkomende [uitgaande] creditnota aangeven onder de speciale goederencode in uw Intrastat-aangifte voor aankomsten [verzendingen]. Onderhoud onvolledige lijnen Intrastatgegevens 2. Onderhoud onvolledige lijnen Intrastatgegevens Via dit programma worden de lijnen voorgesteld waarbij ontbrekende gegevens aanwezig zijn. Deze lijnen kunt u volgens de door u aangeduide selecties (invoer, uitvoer, volgens goederencode, volgens documentnummer) oproepen en aanvullen. Alle uitleg omtrent de selecties en in te vullen gegevens vindt u terug bij het programma (zie handleiding Onderhoud Intrastatgegevens).

252 Controlelijst Intrastatgegevens 3. Controlelijst Intrastatgegevens Dit programma voert op de aanwezige Intrastatgegevens een aantal controles uit. De lijnen waarin er fouten teruggevonden zijn, worden in een lijst opgenomen. Indien er geen fouten gevonden zijn, wordt dit eveneens op de lijst vermeld. Via deze controlelijst kunt u gemakkelijk en snel de foutieve lijnen overlopen. De gegevens van een foutieve lijn worden volledig weergegeven. Aan het begin van iedere lijn worden de respectievelijke foutcodes vermeld. U kunt de fouten verbeteren in het programma Onderhoud Intrastatgegevens. Een Intrastataangifte kan pas opgemaakt worden als er geen fouten meer gevonden zijn. De volgende controles worden uitgevoerd: 1 = een goederencode moet 8 karakters lang zijn 2 = onvolledige lijn (? in 1 of meerdere lijnen) 3 = de totale waarde is negatief of gelijk aan nul 4 = de totale netto massa is negatief of gelijk aan nul 5 = het totaal van de aanvullende eenheden is negatief of gelijk aan nul. Resultaat op: printer scherm Via de wisseltoets duidt u aan of de lijst op de printer of op het scherm moet afgedrukt worden. Datum Dit is de referentiedatum die bovenaan de lijst afgedrukt wordt. De opstartdatum wordt voorgesteld. U kunt die aanvaarden of wijzigen (ddmmjj).

253 Maand / Kwartaal De huidige Intrastatmaand / huidig Intrastatkwartaal wordt voorgesteld. U kunt wijzigen door een vorige Intrastatmaand / Intrastatkwartaal in te geven. Voor een kwartaalaangifte worden automatisch de juiste maanden samengesteld voor het gevraagde kwartaal, namelijk: - maand 3 (maart) komt overeen met kwartaal 1 - maand 6 (juni) komt overeen met kwartaal 2 - maand 9 (september) komt overeen met kwartaal 3 - maand 12 (december) komt overeen met kwartaal 4. Invoer (19) uitvoer (29) Beide Door middel van de wisseltoets bepaalt u het statistisch stelsel waarvoor u de controlelijst opvraagt. Na deze keuze wordt de lijst afgedrukt. Detaillijst Intrastatgegevens 4. Detaillijst Intrastatgegevens Op een detaillijst worden alle Intrastatgegevens van de geselecteerde periode in detail weergegeven. In tegenstelling tot de Intrastataangifte worden de lijnen waarbij alle gegevens gelijk zijn niet samengevoegd (zelfde lidstaten, vervoerswijze, aard transactie, goederencode, leveringsvoorwaarden, regio). U beschikt met andere woorden door deze lijst over een volledig gedetailleerd overzicht van de ingegeven Intrastatgegevens. Indien correctielijnen voorkomen, worden die onmiddellijk onder de betreffende Intrastatlijn weergegeven met de vermelding van een asterisk. Resultaat op: printer scherm Via de wisseltoets duidt u aan of u de detaillijst op de printer of op het scherm wilt afdrukken. Datum Dit is de referentiedatum die bovenaan de lijst afgedrukt wordt. De opstartdatum wordt voorgesteld. U kunt deze datum aanvaarden of wijzigen (ddmmjj). Maand / Kwartaal De hoogste N.I.S.-maand/kwartaal van het geselecteerde jaar wordt voorgesteld. U kunt een vorige maand/kwartaal ingeven; vooraleer u een hogere maand/kwaraal kunt ingeven, dient u eerst een periodeverschuiving uit te voeren. Invoer (stelsel 19) uitvoer (stelsel 29) Beiden U bepaalt door middel van de wisseltoets van welk statistisch stelsel u een detaillijst wilt afdrukken; na deze selectie start de afdruk. Aangifte Intrastat op papier 6. Aangifte Intrastat Zodra alle gegevens met betrekking tot de Intrastatperiode ingegeven zijn en er geen fouten meer op de controlelijst voorkomen, kan de Intrastataangifte opgevraagd worden. Als er toch nog fouten gevonden worden, kan de aangifte nog niet afgedrukt worden en komt de volgende melding op het scherm: Er zijn foutieve gegevens aanwezig!! Fouten afdrukken via controlelijst. Resultaat op: printer scherm U kunt de aangifte afdrukken op de printer of op het scherm. Met de wisseltoets bepaalt u uw keuze. Invoer (stelsel 19) uitvoer (stelsel 29) U bepaalt door middel van de wisseltoets van welk statistisch stelsel u een aangifte wilt afdrukken.

254 Maand / Kwartaal U bepaalt de maand of het kwartaal waarvan u de Intrastatgegevens wenst af te drukken; de huidige maand of huidig kwartaal wordt telkens voorgesteld. Het actieve kalenderjaar wordt voorgesteld. Correctieaangifte: ja nee U kiest voor Ja indien eventuele toevoegingen of correcties aangebracht werden na de eerste afdruk. Vervolgens krijgt u nog een subscherm waar u volgende gegevens dient in te vullen: Aangever - Contactpersoon - Mededeling Hier geeft u de persoon op die eventueel gecontacteerd kan worden door de N.B.B. om bijkomende inlichtingen te verlenen. De gegevens die u ingevuld heeft, blijven behouden, maar kunnen gewijzigd worden. Gegevens omtrent derde aangever Deze velden vult u in als er beroep gedaan wordt op een derde aangever om de statistieken op te maken. Alle gegevens die u invult, blijven behouden, maar kunnen altijd gewijzigd worden: Naam Straat + nummer Postcode Gemeente Contactpersoon Tel. + toestel Faxnummer Landcode BTW-nummer Aangifte Intrastat op diskette 7. Elektronische aangifte Intrastat Datum U geeft de datum in waarop u de aangifte op diskette opmaakt. Diskette U bepaalt uw keuze door middel van de wisseltoets. Invoer (stelsel 19) uitvoer (stelsel 29) U bepaalt door middel van de wisseltoets welk statistisch stelsel u wilt opnemen. Maand / Kwartaal De huidige maand/kwartaal van het aangeduide jaar wordt voorgesteld. U kunt wijzigen door een vorige maand/kwartaal in te geven. Correctieaangifte: ja nee U kiest voor Ja indien eventuele toevoegingen of correcties aangebracht werden na de eerste afdruk. Vervolgens verschijnt een subscherm waar volgende gegevens dienen ingevuld te worden, indien er beroep gedaan wordt op een derde aangever om de statistieken in te vullen: Derde aangever Postcode Landcode BTW-nummer Overzicht aangemaakte bestanden afdrukken? ja nee (Dit is een overzicht van de aangiftes die bij het uitvoeren van COPNIS op diskette worden geplaatst). Kopiëren van de NIS-aangifte op diskette In de opstartdirectory c:\expert (of directory waarmee u Expert/m opstart) dient u copnis.bat in te tikken. Met deze bat-file worden de NIS-aangiftes automatisch gekopieerd op diskette.

255 Versturen van de NIS-aangifte via Bij selectie krijgt u de melding welk bestand u dient te versturen en waar u het bestand kunt terugvinden. Het NIS-bestand kunt u vervolgens invoegen in de die u naar de N.B.B. verstuurt. BTW-Intrastatvergelijking per factuur 9. BTW-Intrastatvergelijking per factuur Dit is de vergelijking tussen het bedrag van de IC-goederen volgens de BTW-aangifte en het bedrag factuurwaarde aangegeven in de Intrastataangifte. Volgende gegevens worden opgevraagd: Resultaat op: printer scherm U maakt uw keuze met de wisseltoets. Van - tot periode / Van - tot kwartaal U geeft de BTW-periode in waarbij de afdruk moet beginnen en eindigen. Drukt u op, dan worden alle BTW-periodes in aanmerking genomen. Invoer Uitvoer Beiden U selecteert Invoer = volgende gegevens worden in aanmerking genomen: statistisch stelsel 19 (met uitzondering van creditnota s stelsel 19 met aard transactie = 2) en creditnota s stelsel 29 met aard transactie = 2 vak van de BTW-aangifte U selecteert Uitvoer = volgende gegevens worden in aanmerking genomen: statistisch stelsel 29 (met uitzondering van creditnota s stelsel 29 met aard transactie = 2) en creditnota s stelsel 19 met aard transactie = 2 vak van de BTW-aangifte U selecteert Beiden = volgende gegevens worden in aanmerking genomen: - statistisch stelsel 29 (met uitzondering van creditnota s stelsel 29 met aard transactie = 2) en creditnota s stelsel 19 met aard transactie = 2 vak van de BTW-aangifte - statistisch stelsel 19 (met uitzondering van creditnota s stelsel 19 met aard transactie = 2) en creditnota s stelsel 29 met aard transactie = 2 vak van de BTW-aangifte.

256 Bijkomende controlelijst i.v.m. correcties 12. Bijkomende controlelijst i.v.m.correcties Deze lijst geeft het detail weer van de eventuele fouten i.v.m. toegewezen correcties, bvb. de waarde van de correcties is hoger dan de waarde van het origineel document. Resultaat op: printer scherm U maakt uw keuze met de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum die bovenaan de lijst afgedrukt wordt. De opstartdatum wordt voorgesteld. U kunt deze datum aanvaarden of wijzigen (ddmmjj). Maand / Kwartaal De hoogste N.I.S.-maand/kwartaal van het geselecteerde jaar wordt voorgesteld. U kunt een vorige maand/kwartaal ingeven; vooraleer u een hogere maand/kwartaal kunt ingeven, dient u eerst een periodeverschuiving uit te voeren. Invoer (stelsel 19) uitvoer (stelsel 29) Beiden U bepaalt door middel van de wisseltoets van welk statistisch stelsel u een detaillijst wilt afdrukken; na deze selectie start de afdruk.

257 BTW 11. BTW In dit menu kunt u terecht voor alle programma's met betrekking tot uw BTW-administratie. De programma s i.v.m. de BTW-aangiftes van vóór 1999 werden in een nieuw onderliggend menuscherm geplaatst: 24. BTW vóór De afdruk van de aangifte vanaf 1999 t.e.m is verplaatst van 2. naar 14. Afdruk BTWaangifte t.e.m Via 2. Afdruk BTW-aangifte vanaf 2003 kunt u de BTW-aangiften afdrukken a.d.h.v. het nieuwe formulier. Opgelet: De aangiften van december of van het 4 kwartaal 2002 dient u nog af te drukken via punt 14. Afdruk BTW-aangifte t.e.m BTW-aangifte Het opmaken van een BTW-aangifte gebeurt in 2 stappen, namelijk: 1. creatie BTW-aangifte 2. afdrukken van de BTW-aangifte. Creatie BTW-aangifte 1. Creatie BTW-aangifte

258 Aangifte op het scherm Volgende gegevens worden opgevraagd: scherm 1 Dossiernummer Het dossiernummer wordt voorgesteld, maar kan eventueel gewijzigd worden naar een ander nummer. Het ingavescherm toont eveneens of het gaat om een maand- of kwartaalaangifte. BTW-periode Via de wisseltoets kunt u enkel de huidige BTW-periode of de vorige BTW-periode kiezen. Munt Standaard wordt de referentiemunt van het dossier ingevuld. Aanvraag om terugbetaling: nee/ja U maakt uw keuze via de wisseltoets. Aanvraag van betalingsformulieren: nee/ja U maakt uw keuze via de wisseltoets. Andere herzieningen: nee / ja U kiest voor 'Nee': de cursor springt onmiddellijk naar het veld 'Vorig saldo verschuldigd'. U kiest voor 'Ja': volgende velden kunnen ingevuld worden: a) ontoereikende heffingen: dit is het bedrag van de aanvullende verschuldigde BTW die de aangever heeft vastgesteld zonder enige tussenkomst van de controlediensten (bijvoorbeeld handelingen die vergeten werden aan te geven, vergissingen van het tarief of van de maatstaf van heffing,...) b) te verkrijgen teruggave: dit is het bedrag waarvoor de aangever teruggave kan verkrijgen én waarvoor hij niet gehouden is een creditnota uit te reiken c1) / c2) herziening verschuldigd/aftrek: dit is het bedrag verschuldigde of aftrekbare BTW ingevolge gedane herzieningen door de aangever zelf d1) / d2) regularisatie verschuldigd/aftrekbaar: dit gebeurt ingevolge administratieve beslissingen.

259 Betaling voor de eerste 2 maanden Dit veld wordt enkel opgevraagd voor een BTW-kwartaalaangifte. De aangevers die gehouden zijn tot het indienen van een kwartaalaangifte moeten uiterlijk de 20 ste van de tweede en de derde maand van ieder kalenderkwartaal een voorschot storten. De som van deze twee voorschotten dient u hier in te vullen. In dit veld wordt het bedrag automatisch voorgesteld (aan de hand van de vorige aangifte), namelijk: Vak 71 (deze breuk wordt eerst afgerond naar boven!) x 2 3 Indien de aangever géén voorschotten heeft betaald voor het desbetreffende kwartaal, dan kunt u dit veld op nul brengen in het tweede ingavescherm. Vorig saldo verschuldigd In deze rubriek vermeldt u het BTW-bedrag (vermeerderd met intresten en eventuele geldboetes) waarvan de opeisbaarheid blijkt uit vorige aangiften. U kunt dit manueel invullen. Vorig saldo aftrekbaar In deze rubriek vermeldt u het bedrag dat door de staat nog verschuldigd is en dat als zodanig vermeld staat in rubriek D van de 'eindafrekening' van de aangifte betreffende het vorige tijdvak. U kunt dit manueel invullen. Over te dragen vakken 81) 82) 83) 86) 87) Indien de opgegeven vakken een negatief saldo zouden bevatten, worden ze met bedrag 0 vermeld. Het negatief bedrag wordt overgedragen naar een volgende aangifteperiode en wordt in deze rubriek voorgesteld. Is het geboekte bedrag in de volgende maand of kwartaal van de BTWaangifte opnieuw positief, wordt eerst het negatief bedrag uit de vorige aangifteperiode aangezuiverd. Het resterende bedrag wordt vermeld in het correcte vak van de BTW-aangifte van de huidige aangifteperiode. Op het tweede scherm kunt u de BTW-aangifte volledig raadplegen en indien nodig, bepaalde velden wijzigen.

260 Scherm 2 Op scherm 2 wordt de BTW-aangifte met zijn respectievelijke vakken voorgesteld. De bedragen die voorgesteld worden, zijn samengesteld uit enerzijds de bedragen geboekt op de algemene rekeningen (extracomptabele groep 98) en anderzijds de bedragen ingevuld op het eerste ingavescherm van de BTW-aangifte. Indien nodig kunt u bepaalde wijzigingen aanbrengen zoals: - het nulstellen van de betaalde voorschotten (bij een kwartaalaangifte) - het wijzigen van het bedrag 'voorschot maand november/december' (*) -... (*) = voorschot maand november/december (enkel bij maandaangiften): - in de aangifte met betrekking tot november wordt het bedrag van vak 71 alsook automatisch opgenomen in rubriek B van de aangifte - in de aangifte met betrekking tot december wordt het bedrag dat in de aangifte met betrekking tot november was ingevuld in rubriek B van de 'eindafrekening' automatisch in mindering gebracht in rubriek C van de 'eindafrekening'. Door middel van de functietoetsen kunt u de desbetreffende velden wijzigen. Is de aangifte juist, dan drukt u op de stoptoets. Na de creatie van de aangifte kunt u deze afdrukken. Logische controles BTW-aangifte Sedert 1993 voert de BTW-administratie een automatische controle uit van elke BTW-aangifte op grond van logische controles. Deze logische controles zijn ingebouwd in het pakket. Indien er zich logische fouten bevinden in de aangifte, dan merkt u op het tweede ingavescherm de melding: 'Er is een verschil in de BTW-aangifte!!! Druk F8 voor detail'

261 Drukt u op de consultatietoets, dan worden de logische fouten gemeld en kunt u de oorsprong van de fouten opsporen aan de hand van uw historieken algemene rekeningen (groep 98). De ingebouwde controles zijn: Controle nr. 1 rooster 01 en/of 02 en/of 03 rooster 54 Als een bedrag wordt vermeld in het (de) rooster(s) 01 en/of 02 en/of 03 dan moet in het rooster 54 eveneens een bedrag worden vermeld. Controle nr. 2 rooster 54 rooster 01 en/of 02 en/of 03 Als een bedrag wordt vermeld in het rooster 54, dan moet in het (de) rooster(s) 01 en/of 02 en/of 03 eveneens een bedrag worden vermeld. Controle nr. 3 rooster 86 rooster 55 Als in het rooster 86 een bedrag is opgenomen, dan moet u een bedrag hebben in rooster 55. Deze controle gaat niet op wanneer het bedrag vermeld in het rooster 86 enkel betrekking heeft op: intracommunautaire verwervingen van goederen en daarmee gelijkgestelde handelingen die van de BTW zijn vrijgesteld intracommunautaire verwervingen van goederen onder de voorwaarden van artikel 25quinquies, 3, derde lid, van het BTW-Wetboek (betreft de aangiften van tussenpersoon B in de vereenvoudigde regeling driehoeksverkeer ABC) Controle nr. 4 rooster 87 rooster 56 en/of 57 Als een bedrag wordt vermeld in het rooster 87, dan moet in het (de) rooster(s) 56 en/of 57 eveneens een bedrag worden vermeld. Controle nr. 5 rooster 65 en 66 Deze roosters mogen voorlopig niet worden ingevuld. Controle nr. 6 rooster 91 Geen enkel bedrag mag worden vermeld in het rooster 91 van een andere aangifte dan de maandaangifte met betrekking tot de handelingen van de maand december. Controle nr. 7 rooster 01 x 6% + rooster 02 x 12% + rooster 03 x 21% = rooster 54 Deze controle wordt verricht met een veiligheidsmarge van 61,97 EUR. Controle nr. 8 rooster 55 (rooster 84 + rooster 86) x 21% Deze controle wordt verricht met een veiligheidsmarge van 61,97 EUR. Wanneer het bedrag vermeld in rooster 86 echter rekening houdt met creditnota s ontvangen tijdens een periode die voorafgaat aan het betrokken aangiftetijdvak, kan het zijn dat de controle niet opgaat. Controle nr. 9 (rooster 56 + rooster 57) (rooster 85 + rooster 87) x 21% Deze controle wordt verricht met een veiligheidsmarge van 61,97 EUR. Wanneer het bedrag vermeld in rooster 87 echter rekening houdt met creditnota s ontvangen tijdens een periode die voorafgaat aan het betrokken aangiftetijdvak, kan het zijn dat de controle niet opgaat.

262 Controle nr. 10 rooster 59 (rooster 81 + rooster 82 + rooster 83 + rooster 84 + rooster 85) Het kan zijn dat deze controle niet opgaat wanneer de maatstaf van heffing met betrekking tot inkomende handelingen reeds geheel of gedeeltelijk in voorgaande aangiften werd opgenomen (bvb. invoeren van goederen, leasingovereenkomsten, enz.). Controle nr. 11 rooster 63 rooster 85 x 21% Deze controle wordt verricht met een veiligheidsmarge van 61,97 EUR. Wanneer bepaalde ontvangen creditnota s uitsluitend betrekking hebben op het bedrag van de BTW (bvb. vergissing in BTW-tarief) kan het zijn dat de controle niet opgaat. Controle nr. 12 rooster 64 (rooster 49 x 21%) Deze controle wordt verricht met een veiligheidsmarge van 61,97 EUR. Wanneer bepaalde uitgereikte creditnota s uitsluitend betrekking hebben op het bedrag van de BTW (bvb. vergissing in BTW-tarief) kan het zijn dat de controle niet opgaat. Wijzigen / verwijderen van een BTW-aangifte U mag enkel manuele wijzigingen aanbrengen in de BTW-aangifte ( Creatie BTWaangifte - scherm 1/2) op de desbetreffende BTW-roosters die niet samengesteld worden door de algemene rekeningen van groep 98 (zie ook verder in de handleiding Relatie verplichte rekeningen BTW-aangifte). Andere correcties dient u aan te brengen in de kettingen (aankoop, verkoop of financieel) waar de fout ontstaan is. U moet de ketting steeds volledig afwerken (ingave bijwerken). Na het boeken van de correcties dient u de BTW-aangifte opnieuw te laten berekenen, namelijk: Creatie BTW-aangifte Indien u dit programma nogmaals opvraagt nadat u de BTW-aangifte reeds heeft afgedrukt, dan gebeurt een onmiddellijke herberekening van de gegevens. Indien u dit programma opnieuw vraagt, zonder de BTW-aangifte te hebben afgedrukt, moet u kiezen tussen:

263 Wijzigen / verwijderen U kiest voor 'wijzigen': u brengt wijzigingen aan in de roosters van de aangifte die niet samengesteld worden aan de hand van de extracomptabele rekeningen van groep 98. U kiest voor 'verwijderen': u heeft een correctie geboekt in de aankoop-, verkoop- of financiële ketting waardoor één of meerdere rooster(s) van de aangifte gewijzigd worden u verwijdert de BTW-aangifte zodat een nieuwe aangifte automatisch berekend wordt. Relatie verplichte rekeningen BTW-aangifte Vak Rek. nr. Relatienr. Omschrijving Ventilatiecode BTW-aangifte (A)ankopen (V)erkopen (I)nkoopregister Kader III. Uitgaande handelingen van de aangever (omzet) A BTW basis 0 % 0 (V) - 0/10/80 (I) A BTW basis 6 % 1 (V) A BTW basis 1 % (1/6 van de basis wordt opgenomen) 4 (V) A BTW basis 12 % 2 (V) A BTW basis 21 % 3 (V) B Basis medecontractant verkoop 30 (V) C Basis intracommunautaire leveringen goederen (ICL-goederen) C Basis export ICL-diensten 10/12/13/70 (V) 11/20 (V) D Basis CN ICL goederen (betrekking handelingen vak 46) CN + 10/12/13/70 (V) D Basis CN verkoop (betrekking handelingen letters A/B/ en vak 47) CN + 0/1/2/3/4/11/20/30 (V) Kader IV. Verschuldigde belasting en aftrekbare belasting voor de aangifteperiode A Verschuldigde BTW verkopen vakken 1/2/3 A Verschuldigde BTW intracommunautaire verwervingen A Verschuldigde BTW medecontractant + ICV-diensten A Verschuldigde BTW verlegging van heffing 9 (V) 91 (A) 93 (A) 92 (A) B Aftrekbare BTW 9 (A) C. a) Manuele ingave Andere herz. a ontoereikende heffingen creatie BTW-aangifte C. b) Manuele ingave Andere herz. b te verkrijgen teruggave creatie BTW-aangifte C. c)1 Manuele ingave Andere herz. c1 herziening verschuldigd creatie BTW-aangifte C. c)2 Manuele ingave Andere herz. c2 herziening aftrek creatie BTW-aangifte C. d)1 Manuele ingave Andere herz. d1 regularisatie verschuldigd creatie BTW-aangifte C. d)2 Manuele ingave Andere herz. d2 regularisatie aftrekbaar creatie BTW-aangifte

264 C. 61 Tot. van a) + c)1 + d)1 C. 62 Tot. van b) + c)2 + d)2 C BTW CN aankopen CN + 9 (A) C BTW CN verkopen (op vak 49) CN + 9 (V) E. 71 wordt berekend Aan de staat verschuldigde BTW E. 72 wordt berekend Door de staat verschuldigde BTW Kader V. Inkomende handelingen - bedragen exclusief B.T.W. A Basis aankoop goederen (rek , rek. zelf toegewezen) 0/10/20/30/60/70/94 CN (A) A Basis aankoop diensten (rek en [, rek. zelf toegewezen) 0/10/20/30/60/70/94 CN (A) A Basis aankoop investeringen (rek tot 27...) 0/10/20/30/60/70/94 CN (A) B Basis CN ICV (op vak 86) CN + 10/70 (A) B Basis CN andere aankopen (op vakken 81/82/83/87/88) CN + 0/20/30/60 (A) C Basis aankoop ICV (A) C Basis aankoop onroerende staat 30 (A) Basis aankoop andere onroerende staat en ICV-diensten + verlegging van heffing 20/60 (A) Kader VI. Eindafrekening A.Saldo van de aangifteperiode Wordt berekend B. Voorschot dec. verschuldigd in aangifte november Wordt berekend in de maandaangifte van november C. Voorschot dec. voldaan in aangifte november Wordt berekend in de maandaangifte van december D. Betaald voorschot kwartaalaangevers Wordt berekend per kwartaal (manueel aanpasbaar bij creatie BTW-aangifte) E. Saldo van vorige aangifteperiode Manueel ingeven creatie BTW-aangifte F. Eindresultaat Wordt berekend Opmerking: code 40 (aan- of verkopen) wordt nooit op de BTW-aangifte ingevuld! * of de relatierekening van de rekening

265 Afdrukken van de BTW-aangifte 2. Afdruk BTW-aangifte vanaf 2003 Na het berekenen van de BTW-aangifte (11.1. Creatie BTW-aangifte) kunt u deze afdrukken via bovenvermeld programma. Vanaf 2003 zullen alle geautomatiseerde BTW-aangiften (die niet electronisch worden ingediend) behandeld worden bij wijze van scanning. De Administratie heeft hiervoor een nieuw model ontworpen, dat op identieke wijze afgedrukt dient te worden. (zie ook: Om deze nieuwe formulieren af te drukken, zal er gebruik worden gemaakt van de printersturingen van Windows en niet meer van MS-DOS. Datum Dit is de datum die op de aangifte zal worden afgedrukt. De huidige datum wordt voorgesteld. U kunt deze nog wijzigen. Soort aangifte U heeft hier de keuze uit Maand, Kwartaal of Beide. Van dossier - tot dossier Hier bepaalt u van welke dossiers u de aangifte wenst af te drukken Periode U heeft de keuze om de aangifte van de huidige of de vorige periode af te drukken. Afdrukken Aangifte + eindafrekening/enkel aangifte/enkel eindafrekening U bepaalt welke gegevens afgedrukt moeten worden.. Let op: van de eindafrekening wordt nog maar 1 exemplaar afgedrukt en dit volgens het printersysteem dat u tot nu toe altijd gewoon was. Deze afrekening dient enkel voor intern gebruik en mag niet worden meegestuurd met de BTW-aangifte.

266 Standaardgegevens voor de ondertekenaar(s) nemen? Ja / Nee Hier dient u de naam, hoedanigheid en het telefoonnummer van de ondertekenaar(s) in te vullen. Indien u voor Ja heeft gekozen, gelden deze gegevens voor alle dossiers binnen uw selectie. Na ingave van deze gegevens zal de tekst... processing dossier xxxx voor elk geselecteerd dossier onderaan op het scherm verschijnen. Bij keuze Nee dient u de gegevens dossier per dossier in te vullen. Tussen het opvragen van deze gegevens door verschijnt de tekst... processing dossier xxxx telkens op het scherm. Noot: de allereerste keer zullen de standaardgegevens of de gegevens per dossier steeds blank zijn. Wanneer u het programma de volgende keren opstart, zullen steeds de gegevens van de vorige keer voorgesteld worden. U kunt deze dan aanvaarden met de Enter-toets of eventueel wijzigen. Tijdens het verschijnen van de melding... processing dossier xxxx worden de respectievelijke eindafrekeningen afgedrukt (indien u ervoor gekozen heeft om deze mee af te drukken). De eindafrekening wordt nog steeds afgedrukt volgens het systeem dat u tot op heden gewoon was. Tenslotte verschijnt de tekst... printing heel even op het scherm en wordt het dialoogvenster van de printer op het bureaublad van Windows getoond. Via dit dialoogvenster van de printer kan u bepalen op welke printer u wenst af te drukken. U kan eveneens het aantal exemplaren van de BTW-aangifte, die moeten afgedrukt worden wijzigen (Number of copies). Nadien klikt u op OK om de afdruk van de werkelijke aangifte te starten of op Cancel (Annuleren) om de afdruk eventueel te annuleren. Opmerking Indien u volmacht heeft om de aangifte van uw klant in te dienen, dan moet u in de configuratie van Expert/m verwijzen naar uw eigen dossiernummer. Na het invullen van deze gegevens worden uw dossiergegevens vermeld op de BTW-aangiften ter hoogte van naam en hoedanigheid van de ondertekenaars. Het invullen van de configuratie doet u in: 1. Basisgegevens 21. Configuratie Expert/m U drukt op totdat u op het veld 'dossier accountant' komt. U refereert naar uw dossiernummer. Met de stoptoets verlaat u het programma en kunt u de aangiften afdrukken.

267 Elektronische aangifte (EDIVAT) 3. Elektronische aangifte (EDIVAT) Vereisten voor EDIVAT-verwerking in Expert/m Versie of hoger van Expert/m Boekhouding moet reeds geïnstalleerd zijn. - U moet eerst een toelating krijgen van de BTW-Administratie om te kunnen deelnemen aan het EDIVAT-project. Meer informatie over het EDIVAT-project kunt u terugvinden onder de rubriek Elektronische aangifte op de website van het Ministerie van Financiën ( Verder moet u toegang hebben tot een X-400 netwerk. Gezien de eisen die gesteld worden op het vlak van de veiligheid, is het tot op heden onmogelijk om de elektronische BTW-aangifte via Internet te versturen. Hiervoor dient u gebruik te maken van een X-400 netwerk. Een X-400 netwerk is een beveiligd netwerk. In België bestaan er verschillende dergelijke netwerken, die allemaal bruikbaar zijn voor het indienen van elektronische BTW-aangiftes. De meest gekende netwerken zijn het X-400 netwerk van Belgacom, het Isabel-netwerk, GEIS, IBM, De Administratie heeft in dit verband geen enkele voorkeur. De elektronische aangifte wordt naar een mailbox op het X-400 netwerk gestuurd. Dit adres wordt door de Administratie aan u meegedeeld. Algemeenheden In eerste instantie zult u een testfase moeten ondergaan. Tijdens deze testfase moeten de BTWaangiftes op papier verder worden opgestuurd naar het bevoegde kantoor. De elektronische versie van diezelfde aangiftes wordt verstuurd naar de mailbox en zal worden vergeleken met de BTWaangiftes op papier die worden gecodeerd in het betrokken BTW-controlekantoor. Alle berichten worden opgesteld in EDIFACT-formaat (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport). Het betreft hier een internationale standaard die een ruim gebruik kent, vooral in de industrie (o.a. elektronische facturering). (Noot: EDIVAT staat voor Electronic Data Interchange en VAT verwijst naar de Engelstalige afkorting van BTW). Het systeem is op een dergelijke manier ontworpen dat het voor de indiener van elektronische BTW-aangiftes mogelijk is om tot maximaal 999 aangiftes tegelijkertijd door te sturen. Deze individuele aangiftes worden in 1 elektronische enveloppe gestoken en als bijlage (attachment) aan de mail verstuurd. Per mail kan er slechts 1 bijlage bijgevoegd worden. Indien deze regel niet wordt nageleefd, dan wordt de volledige zending verworpen. Het onderwerp van de mail moet steeds VATDECLARATION zijn (het bijlagebestand wordt ook wel interchange of zending genoemd). Per periode kunnen meerdere zendingen ingediend worden. Let wel dat een aangifte maar 1 maal per periode ingediend kan worden. De Administratie controleert deze zending zowel inhoudelijk als op syntaxfouten. Het resultaat van deze controle wordt zo spoedig mogelijk door de Administratie teruggestuurd in een ontvangstbericht. Dit gebeurt zeker binnen de 2 werkdagen na ontvangst van de zending. Dit ontvangstbericht zal door Expert/m gecontroleerd worden of de aangiftes al dan niet aanvaard werden. De EDIVAT-gegevens gelden voor alle dossiers (met een Belgische BTW-aangifte). Dit maakt dat u de EDIVAT-programma s kunt opstarten ongeacht welk dossier u op dat moment heeft geselecteerd.

268 Opgelet Vooraleer u een aangifte van een dossier kunt opnemen via de EDIVAT-programma s, moet u uiteraard eerst voor dat dossier een BTW-aangifte gecreëerd hebben via Creatie BTW-aangifte. Gedetailleerd overzicht Een nieuw menupunt Elektronische aangifte (EDIVAT) werd toegevoegd met volgende onderliggende programma s: Configuratie EDIVAT Vooraleer u gebruik kunt maken van deze programma s, moet eerst menupunt 12 Configuratie EDIVAT opgestart worden:

269 Volgnummer eerstvolgende verzending In de configuratie houden we het volgnummer van de eerstvolgende zending bij. Bij de creatie van een zending wordt dit nummer voorgesteld. Dit nummer wordt automatisch met 1 verhoogd na creatie van een zending. Belangrijke opmerking: Iedere zending bevat een volgnummer (5 pos. numeriek). Dit is een sequentieel volgnummer, m.a.w. de bestanden van verzending moeten een opeenvolgende nummering bevatten. De eerste zending heeft volgnummer 00001, de volgende zending 00002, enz. Dubbel gebruik van volgnummers of het door elkaar gebruiken is dus verboden. Directory Hier moet de directory opgegeven worden waarin alle bestanden omtrent EDIVAT opgeslagen dienen te worden (zendingen, ontvangstberichten, e.d.). Het invullen van deze directory heeft 2 doeleinden: a) Expert/m moet weten waar de nodige zendingen opgeslagen moeten worden, alsook waar de ontvangstberichten gevonden kunnen worden om geïnterpreteerd te worden. b) U bent verplicht de zendingen en ontvangstberichten te archiveren. Door al deze bestanden in 1 directory te centraliseren is het gemakkelijker om een back-up te maken. Deze directory noemen we verder de EDIVAT-directory. Belangrijke opmerkingen: - Wanneer u in de configuratie de EDIVAT-directory wijzigt, dient u tevens de inhoud van de oorspronkelijke directory door te kopiëren naar de gewijzigde! Zoniet gaat de link met de vorige zendingen, enz. verloren. - Het programma maakt de EDIVAT-directory automatisch aan indien deze nog niet bestaat (een cobolfoutcode 3003 op VATDOS.EXP bij het opstarten van een van de EDIVAT-programma s wijst erop dat de automatische creatie van de directory om technische redenen niet uitgevoerd werd. U dient in dit geval de EDIVAT-directory manueel aan te maken!). BTW-nummer verzender Dit BTW-nummer zal verder steeds voorgesteld worden bij het aanmaken van een zending. Code mandataris 1, 2 en 3 Er kunnen maximaal 3 personen gemachtigd zijn om een elektronische BTW-aangifte op te sturen. Elk van deze personen heeft een code mandataris. U verschaft vooraf deze codes aan de BTW-administratie. Deze code zal door de BTW-administratie worden gebruikt om het mandaat van de verzender na te gaan. De code bevat een alfanumerieke waarde van maximum 14 karakters lang. Contactpersoon, telefoonnummer en fax Bij elke zending kunt u een contactpersoon, telefoon en faxnummer opgeven. Deze gegevens worden steeds voorgesteld bij het aanmaken van een zending. Geheime code Hier hoeft u voorlopig niets in te vullen. Dit veld werd reeds voorzien voor toekomstige doeleinden. Nr. technische bijlage U vult hier het versienummer in van de technische bijlage. Tijdens het aanmaken van deze handleiding was deze gelijk aan 1.0 (één punt nul). Bij een eventuele wijziging van dit nummer, zult u hiervan op de hoogte gebracht worden. Testfase Ja is testfase, Nee is operationele fase.

270 Creatie bestand verzending 1. Creatie bestand verzending Kalenderjaar Hier geeft u het kalenderjaar op waarvoor u aangiftes wilt indienen. Maand en/of Kwartaal Per zending kunnen zowel maand- als kwartaalaangiftes gelijktijdig verzonden worden. Bij maandaangiftes die niet gelijklopen met het einde van een kwartaal (maanden 1,2,4,5,7,8,10 en 11) is het niet mogelijk om een kwartaal op te geven (automatisch wordt hier nul ingevuld). Indien u enkel kwartaalaangiftes wilt indienen, vult u bij maand nul in en vice versa. Het programma controleert tevens of het einde van een kwartaal overeenstemt met de juiste maand (kwartaal 1 = maand 3, 2 = 6, enz.). Datum opmaak Er wordt gecontroleerd of de periode vroeger is dan de datum van opmaak. U kunt geen aangifte opmaken van een periode die nog niet afgesloten is (bvb. voor aangifte van januari kan nooit 31/01 ingegeven worden, dit moet dus minimum 01/02 zijn). Opgelet: Deze datum dient niet om te bepalen of een aangifte tijdig werd ingediend. Na ontvangst en syntaxcontrole bij de BTW-administratie zal elke zending d.m.v. software een datumstempel krijgen. Deze datum komt overeen met de datum van verzending die door de netwerkprovider meegegeven wordt op niveau van de X-400-boodschap en stemt overeen met het ogenblik waarop de boodschap in de mailbox van de BTW-administratie wordt geplaatst. Het is uiteindelijk deze datum die wordt gebruikt om het tijdstip te bepalen waarop een aangifte werd ingediend. Uur opmaak Uren en minuten dienen hier ingegeven te worden (standaard wordt de systeemtijd voorgesteld). Munt Tot en met kalenderjaar 2001 is BEF of EUR mogelijk. Vanaf 2002 wordt dit veld niet meer opgevraagd (enkel nog EUR mogelijk).

271 Dossiers(s) Hier kunt u op 2 manieren de op te nemen dossiers opsommen: ofwel door manuele ingave, ofwel door een door u vooraf bepaalde opsomming. Via de Tab-toets kunt u de manier van ingave kiezen. a) manuele ingave: u krijgt de mogelijkheid om 10 verschillende dossierreeksen in te geven. In bovenstaand voorbeeld worden volgende dossiers opgevraagd: 1, 37 tot en met 45, 1009 en 2280 tot en met Met F1 verlaat u het ingavescherm dossierreeksen. Na het verdwijnen van het ingavescherm voor dossierreeksen worden de verschillende reeksen voorgesteld gescheiden door komma s. Een reeks van meerdere dossiers wordt vervolgens weer gescheiden door een streepje -. b) vooraf bepaald: u geeft hier het nummer in van een vooraf bepaalde dossierreeks. Deze reeksen kunt u creëren via punt : Onderhoud dossierreeksen (of van hier uit rechtstreeks met de Escape-toets). Een meer gedetailleerde uitleg hierover komt later in deze handleiding nog aan bod. Een overzicht van de reeds bestaande nummers kunt u raadplegen via de consultatietoets (F8). BTW-nummer verzender Wordt voorgesteld vanuit Configuratie EDIVAT. Code mandataris Hier geeft u 1 van de drie codes op die u via geconfigureerd heeft. De code hier moet volledig overeenstemmen met 1 van die drie. Opmerking: Elke wijziging van een mandaat zal binnen de 24 uur aan de BTW-administratie meegedeeld moeten worden, samen met het tijdstip waarop deze wijziging ingaat. Contactpersoon, telefoon en faxnummer Hier kunt u eventueel een contactpersoon, telefoon en faxnummer van uw kantoor opgeven (standaard worden de gegevens voorgesteld ingegeven via ).

272 Volgnummer U geeft hier het sequentieel volgnummer van de zending op. Standaard wordt het volgnummer voorgesteld vanuit Opmerkingen: - Via de consultatietoets (F8) kunt u overal waar een volgnummer opgevraagd wordt een overzicht krijgen van de reeds bestaande zendingen. - Het kan gebeuren dat bij een vorige zending - om welke reden ook - geen enkel dossier werd opgenomen in het bestand voor verzending ofwel dat u gewoon een zending opnieuw wilt aanmaken om er bijvoorbeeld nog enkele dossiers aan toe te voegen. Daar u moet werken met een opeenvolgende nummering, bent u verplicht om opnieuw het vorige volgnummer te gebruiken. Wat gebeurt er indien u een nummer opgeeft waarvoor reeds een zending bestaat? U kunt opteren om het nummer opnieuw te gebruiken, maar dan worden de gegevens van de oorspronkelijke zending volledig verwijderd. Indien u hier voor de keuze Nee opteert, moet u een ander nummer opgeven. Het pakket controleert niet op mogelijke hiaten in de nummering. Bestandsnaam U geeft hier de naam op van het bestand dat als attachment zal dienen voor verzending. Dit bestand komt terecht in de EDIVAT-directory. De naam van dit bestand mag u volledig vrij kiezen (let wel dat de extensie van het bestand steeds.edi moet zijn), doch om structurele redenen wordt dit afgeraden. Indien u de voorgestelde naam gebruikt, weet u steeds welk bestand bij welk volgnummer hoort (de voorgestelde naam bestaat uit de letters VAT + het volgnummer). Nadat u alle gegevens heeft ingegeven, start de verwerking (= creatie van het bestand). Een overzicht van de opgenomen en/of geweigerde aangiftes kunt u consulteren via het volgende menupunt:

273 Overzicht opgenomen/geweigerde aangiftes in bestand verzending 2. Overzicht opgenomen/geweigerde aangiftes in bestand verzending Na het aanmaken van een bestand voor verzending dient u steeds te controleren of alles correct is verlopen. Dit kunt u doen door hier het volgnummer op te geven waarvoor u een controle wilt uitvoeren. Via de consultatietoets (F8) kunt u overal waar een volgnummer opgevraagd wordt een overzicht krijgen van de reeds bestaande zendingen. Bij de opsomming van de niet opgenomen aangiftes wordt naast het betreffende dossier ook de reden vermeld van niet-opname. Enkele voorbeelden hiervan kunnen zijn: Referentiemunt van het dossier is niet gelijk aan BEF of EUR - Landcode dossier niet gelijk aan BE - Dossier heeft geen of foutief BTW-nummer - Aangifte is maandelijks. Er werd enkel voor kwartaalaangiftes gekozen - Aangifte is per kwartaal. Er werd enkel voor maandaangiftes gekozen - Er werd reeds een dossier behandeld met hetzelfde BTW-nummer - Geen aangiftegegevens gevonden voor dit dossier - Dossier werd reeds eerder opgenomen in een bestand voor deze periode - Aangifte werd in een andere munt gecreëerd. Wanneer de door u gewenste dossiers allemaal opgenomen zijn in het bestand kunt u vervolgens het bestand als bijlage doorsturen naar de BTW-administratie via het X-400 netwerk. Opmerking: wanneer een aangifte opgenomen wordt in het bestand, wordt dit aangeduid in de BTW-historieken voor de gekozen periode. Op deze manier kunnen er geen dubbele aangiftes worden opgestuurd tijdens een zelfde periode. Via het hulpprogramma ( 1.20.) EDIVATAF kunt u deze aanduiding ongedaan maken. Voorbeeld: u wilt een bepaalde zending opnieuw aanmaken omdat u een aantal extra dossiers wilt toevoegen. Via de lijst krijgt u een overzicht van de opgenomen aangiftes in het bestand. Via het hulpprogramma EDIVATAF selecteert u de dossiers en geeft u de periode(s) op waarvan u de aanduiding wenst ongedaan te maken. Conversie ontvangstbericht 3. Conversie ontvangstbericht Binnen de twee werkdagen ontvangt u van de BTW-administratie een ontvangstbericht. De vorm van dit ontvangstbericht kan verschillen al naargelang de provider van uw X-400 netwerk. Mogelijkheden zijn: - U ontvangt een mail met in bijlage het bericht in bestandsvorm. - U ontvangt het bericht in tekstvorm. In dit geval dient u de tekst volledig te selecteren en deze vervolgens op te slaan (opslaan als/save as). Kunt u de tekst niet rechtstreeks opslaan, dan heeft u eventueel nog de mogelijkheid om de geselecteerde tekst te kopiëren en dit vervolgens op te slaan via Kladblok (Notepad).

274 Belangrijk: Het ontvangstbericht moet in bestandsvorm bewaard worden in de EDIVAT-directory. De naam van dit bestand is vrij te kiezen (max. 8 karakters + max. 3 voor de extensie), maar mag nooit gelijk zijn aan REC gevolgd door 5 cijfers + extensie.edi. De BTW-administratie verplicht u namelijk om alle ontvangstberichten te archiveren in het formaat dat u van de BTW-administratie ontvangt. Het overschrijven van een reeds bestaand bericht kan niet door Expert/m gedetecteerd worden, omdat dit om eenvoudige reden via het besturingssysteem moet gebeuren. Tip: gebruik als naam bvb. de datum van het ontvangstbericht (zoals verder vermeld). Indien u het ontvangstbericht niet in bestandsvorm kunt opslaan, dient u contact op te nemen met de provider van uw X-400 netwerk. Na het manueel opslaan van het ontvangstbericht dient u het programma op te starten. Hier geeft u de door u gekozen naam van het bestand op. Vervolgens wordt dit bestand geconverteerd naar een nieuw bestand (REC + volgnummer.edi) dat door Expert/m gelezen kan worden. Via het converteren van het ontvangstbericht kan het volgnummer van de zending gedetecteerd worden. Op dit scherm kunt u zien dat het ontvangstbericht werd bewaard met de naam Dit bestand werd vervolgens geconverteerd (naar REC00001.EDI). Het uiteindelijke resultaat van het ontvangstbericht kunt u consulteren via het volgende menupunt:

275 Overzicht opgenomen/geweigerde aangiftes door de Administratie 4. Overzicht opgenomen/geweigerde aangiftes door de Administratie Dit programma geeft een overzicht van de aanvaarde en niet aanvaarde aangiftes. Historiek verzonden en ontvangen berichten 5. Historiek verzonden en ontvangen berichten Via dit menupunt kunt u een overzicht krijgen van alle verzonden en ontvangen berichten voor de opgegeven volgnummerreeks (van tot volgnummer). Per volgnummer ziet u telkens welke dossiers al dan niet werden opgenomen in het bestand voor verzending en/of deze al dan niet werden aanvaard door de BTW-administratie. Onderhoud dossierreeksen 11. Onderhoud dossierreeksen Wanneer u meer dan 10 dossierreeksen wenst op te sommen, of wanneer u vindt dat het opsommen van de dossiers telkens een omslachtige job is, dan kunt u via dit programma de opsomming van dossiers aan een bepaald nummer koppelen. Bij creatie van een bestand voor verzending hoeft u enkel nog maar het nummer op te geven van de vooraf bepaalde dossierreeks. Reeksnummer U geeft hier een nummer op dat u aan de reeks wilt koppelen (1 t.e.m. 999 mogelijk). Via de F8-toets kunt u reeds bestaande reeksen raadplegen. Omschrijving U kunt hier de reeks omschrijven.

276 Dossiernummers Hier kunt u de gewenste dossiernummers opsommen. Tussen elk dossier dient u een komma in te geven. Opeenvolgende dossiernummers kunt u ingeven door tussen het eerste en het laatste dossiernummer van de rij een minteken in te geven. In het schermvoorbeeld hierboven worden in reeks 4 volgende dossiers opgenomen: 1 tot en met 10, 24, 260 tot en met 284 en tenslotte dossier Via de F8-toets kunt u de bestaande dossiers consulteren. Let wel dat het bestand met de alfacodes hiervoor up-to-date moet zijn. Dit kunt u controleren via 1.4. Basisgegevens Alfacodes dossiers. Tijdens de ingave kunt u met de toetsen Up en Down (of Enter) de cursor naar voor en achter bewegen. U kunt een dossier uit de opsomming halen door het dossiernummer te vervangen door spaties. Via de PgUp- en PgDwntoets gaat u respectievelijk naar het begin en naar het einde van de opsomming. Via de F1-toets verlaat u de opsomming. Het programma controleert en herstelt vervolgens de opsomming op eventuele fouten. Wanneer u bijvoorbeeld dossiernummer 412 driemaal heeft ingegeven, zal dit nummer uiteindelijk toch maar 1 maal opgenomen worden. Heeft u bijvoorbeeld ingegeven, dan zal enkel dossier 124 opgenomen worden. Wenst u nadien nog dossiernummers tussen te voegen, dan kunt u dit doen, door achteraan de opsomming de bij te voegen nummers in te tikken. Wanneer u de volgende keer de reeks opnieuw opvraagt, zult u zien dat de bijgevoegde nummers er automatisch tussen werden gevoegd. Brief aangevers 4. Brief aangevers Indien u de BTW-aangifte opmaakt voor uw klant, kunt u door middel van deze procedure een standaardbrief afdrukken met vermelding van hun te betalen voorschotten aan BTW voor de komende kwartaalaangifte of hun te betalen saldo aan BTW voor de huidige maandaangifte. Deze brief kunt u dan opsturen naar uw klant samen met een duplicaat van de BTW-aangifte. Voor u deze procedure uitvoert, moet u vooraf twee vaste gegevens instellen, namelijk: 1) configuratie Expert/m: dossier accountant Indien u de brief voor de kwartaalaangevers wenst af te drukken, dan moet u in de configuratie van Expert/m verwijzen naar uw eigen dossiernummer. Het invullen van de configuratie doet u in: 1. Basisgegevens 21. Configuratie Expert/m U drukt op tot u op het veld 'Dossier accountant' komt. U refereert aan uw dossiernummer. Met de stoptoets verlaat u het programma en kunt u de aangiftes afdrukken. 2) ingeven van de tekstlijnen in het dossier van de accountant De brief voor kwartaalaangevers voorziet een standaardlay-out. De adresgegevens van het boekhoud- of accountantskantoor worden afgedrukt in de linkerbovenhoek (verzender). In het dossier van de accountant tikt u uw coördinaten (naam, adres, woonplaats, telefoon,... ) in, namelijk: 1. Basisgegevens 13. Ingeven van de tekstlijnen U voorziet de gegevens van 'ingavescherm tekstlijnen' in de taalcodes van uw klanten. (Bijkomende uitleg: zie handleiding Ingeven van de tekstlijnen).

277 BTW-omzetvergelijking 5. BTW-omzetvergelijking Dit is een lijst met enerzijds aangegeven omzet volgens de BTW-aangiften en anderzijds de geboekte omzet volgens de boekhouding. Indien u de BTW-omzetvergelijking wenst af te drukken voor een dossier met een gebroken boekjaar moeten de historieken van de grootboekrekeningen tenminste voor 3 jaar bijgehouden worden (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Aantal historiekjaren ). Resultaat op: printer scherm U bepaalt uw keuze met de tabtoets. Huidig / Vorig BTW-jaar Hier selecteert u of u de BTW-omzetvergelijking wenst af te drukken van huidig of vorig BTWjaar. Datum Dit is de datum waarop de lijst betrekking heeft. Vanaf / to BTW-periode U geeft op welke BTW-periodes opgenomen moeten worden in de BTW-omzetvergelijking. Boekhoudperiodes per: maand kwartaal Aan de hand van de dossiergegevens wordt hier automatisch maand of kwartaal ingevuld. Vanaf / tot overeenkomstige boekhoudperiode U geeft op welke boekperiodes overeenkomen met de opgegeven BTW-periodes.

278 Lijst onbekende BTW- & banknummers 6. Lijst onbekende BTW & banknr. Aan de hand van deze lijst kunt u ontbrekende/dubbele BTW-nummers/banknummers voor klanten/leveranciers opsporen (met het oog op de afdruk van de intracommunautaire opgave, BTW-eindejaarslistings, domiciliëringen klanten, betalingen leveranciers via bankdiskette,... ). Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze met de wisseltoets. Datum De opstartdatum wordt voorgesteld. U kunt die eventueel wijzigen. BTW- / banknummers U kiest via de wisseltoets. Klanten Leveranciers U kiest voor 'klanten': alle onbekende en dubbele BTW- en/of banknummers van de klanten worden afgedrukt. U kiest voor 'leveranciers': alle onbekende en dubbele BTW- en/of banknummers van de leveranciers worden afgedrukt. U bepaalt uw keuze via de wisseltoets. Minimum omzet Klanten of leveranciers met een omzet lager dan u in dit veld opgeeft, worden niet afgedrukt. Huidig jaar / vorig jaar Met de wisseltoets kiest u voor huidig of vorig jaar. BTW-eindejaarslisting 7. BTW-eindejaarslisting Iedere belastingplichtige is gehouden vóór 31 maart van elk jaar (of in de loop van het jaar waarin hij zijn activiteit stopzet) op het controlekantoor van de BTW waarvan hij afhangt, de opgave in te dienen van de voor de BTW in België geïdentificeerde afnemersbelastingplichtigen. Via ondervermelde procedure kunt u deze opgave afdrukken op papier.

279 Resultaat op: printer / scherm U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Datum De opstartdatum wordt voorgesteld. U kunt die eventueel wijzigen. U heeft nu de keuze tussen: Van - tot dossier / per dossier U kiest voor: Van - tot dossier Deze keuze voert u enkel uit indien de boekhoudjaren van de dossiers gelijk zijn aan het kalenderjaar. U bepaalt welke dossiers in de selectie moeten opgenomen worden. Kalenderjaar U geeft het gewenste kalenderjaar in. Minimum omzet Klanten met een omzet lager dan het bedrag dat u hier opgeeft, komen niet op de lijst voor. Drukken volgens: BTW-nummer / alfacode U bepaalt de sortering met de wisseltoets. Indien gelijke BTW-nummers voorkomen (bvb. een klant werd 2 maal gecreëerd), dan worden die bij de sortering volgens 'BTW-nummer' samengeteld. Opmerking Indien u in de selectie 'van - tot dossier' refereert aan een dossier met gebroken boekjaar, dan krijgt u de volgende melding: 'Volgende dossiers werden niet verwerkt (boekjaar <> 31/12)!'

280 OF u kiest voor: Per dossier Deze keuze voert u uit indien het boekhoudjaar van het desbetreffende dossier niet gelijk is aan het kalenderjaar of als u maar één dossier verwerkt in het boekhoudpakket. U geeft het dossier in waarvoor u een BTW-eindejaarslisting wilt afdrukken. Kalenderjaar U geeft het gewenste kalenderjaar in. Minimum omzet Klanten die een omzet hebben die lager is dan het bedrag dat u hier opgeeft, komen niet op de lijst voor. Drukken volgens: BTW-nummer / alfacode U bepaalt de sortering met de wisseltoets. Indien gelijke BTW-nummers voorkomen (bvb. een klant werd 2 maal gecreëerd), dan worden die bij de sortering volgens 'BTW-nummer' samengeteld. BTW-eindejaarslisting op floppy 8. BTW-eindejaarslisting floppy Naast het afdrukken van de BTW-eindejaarslisting kunt u deze listing ook indienen op floppy. Hier gaat het altijd om een sortering op BTW-nummer (dezelfde nummers worden samengeteld). U heeft de keuze tussen: Van - tot dossier / per dossier van - tot dossier Deze keuze voert u enkel uit indien de boekhoudjaren van de dossiers gelijk zijn aan het kalenderjaar. U bepaalt welke dossiers in de selectie moeten opgenomen worden.

281 Indien u meerdere dossiers in de selectie opneemt, wordt er gevraagd of u een bevestiging per dossier wilt. Kalenderjaar U geeft het gewenste kalenderjaar in. Minimum omzet Klanten met een omzet lager dan het bedrag dat u hier opgeeft, komen niet op de lijst voor. Daarna worden de gegevens (naam, adres, postnummer, woonplaats, contactpersoon, telefoonnummer) opgevraagd van de persoon die de floppydisk opmaakt. Vervolgens krijgt u een scherm waarbij u kiest of u al dan niet de verantwoordelijkheid draagt met betrekking tot de gegevens die de magneetdrager bevat. U maakt uw keuze met de wisseltoets. Er wordt een begeleidingsnota afgedrukt, die samen met de floppy naar de BTW-administratie wordt opgestuurd.

282 OF u kiest voor: Per dossier Deze keuze voert u uit indien het boekhoudjaar van het desbetreffende dossier niet gelijk is aan het kalenderjaar of als u maar één dossier verwerkt in het boekhoudpakket. U geeft het dossier in waarvoor u een BTW-eindejaarslisting wilt kopiëren. Kalenderjaar U geeft het gewenste kalenderjaar in. Minimum omzet Klanten die een omzet hebben die lager is dan het bedrag dat u hier opgeeft, komen niet op de lijst voor. Er wordt een begeleidingsnota afgedrukt, die samen met de floppy naar de BTW-administratie wordt opgestuurd. Hoe kopieert u de BTW-eindejaarslisting op floppy (MS-DOS)? U selecteert een dossier (bvb. 1121) en u begeeft zich naar: BTW-eindejaarslisting op floppy Indien u meerdere BTW-eindejaarslistings op floppy wenst te plaatsen, dan vraagt u de selectie 'VAN - TOT DOSSIERS' (bvb. van dossier 2300 tot 2390). U volgt de verdere instructies op het scherm. Na het beëindigen van deze procedure wordt een bestand aangemaakt op de harddisk: XXXXBTW, waarbij XXXX = het dossiernummer waarin u de procedure heeft opgestart! (Voorbeeld: de BTW-eindejaarslistings van dossiers 2300 en 2390 zitten in het bestand 1121BTW). U gaat terug tot op het hoofdscherm (nog steeds dossier 1121) en u drukt op.

283 Vervolgens ziet u het Infoscherm van Expert/m. Onderaan dit scherm kunt u de directory aflezen waarin het XXXXBTW is weggeschreven: bvb. 'Dossierdirectory: C:\EXPERT\DOS\D01'. U drukt op om dit Infoscherm te verlaten. U verlaat het programma via de stoptoets. U vertrekt van de opstartdirectory van Expert/m: voor de cursor staat: C:\EXPERT> u staat onder het menu van Expert/m indien u Expert/m opstart vanuit Windows of een ander menu, verlaat u dit tot op de C-prompt en u verplaatst zich naar C:\EXPERT> als volgt: CD EXPERT U tikt in: CD DOS U tikt in: CD D?? waarbij?? = het juiste directorynummer dat u afgelezen heeft van het Infoscherm van Expert/m. U stopt een geformatteerde floppy in de A- of B-drive en tikt volgende instructie: COPY????BTW A: of COPY????BTW B: waarbij???? = het dossiernummer waarin u de procedure heeft opgestart. U krijgt volgende melding: '1 bestand gekopieerd' of '1 file copied'. U haalt de floppy uit de drive en tikt in: CD.. U herhaalt: CD.. U komt terug op C:\EXPERT>: 1 : u keert terug naar Menu Expert/m WIN : u keert terug naar Windows. Volgende zaken moeten meegegeven worden bij de floppy voor de BTW-administratie: - Formaat van floppy: voor MS-Dos (1,2 MB of 1,44 MB) - Gebruikte code: ASCII - Gebruikte software: RM/COBOL 85 Hoe kopieert u de BTW-eindejaarslisting op floppy (UNIX)? U selecteert een dossier (bvb. 1121) en u begeeft zich naar: BTW-eindejaarslisting op floppy Indien u meerdere BTW-eindejaarslistings op floppy wenst te plaatsen, dan vraagt u de selectie 'VAN - TOT DOSSIERS' (bvb. van dossier 2300 tot 2390). U volgt de verdere instructies op het scherm. Na het beëindigen van deze procedure wordt een bestand aangemaakt op de harddisk: XXXXBTW, waarbij XXXX = het dossiernummer waarin u de procedure heeft opgestart! (Voorbeeld: de BTW-eindejaarslistings van dossiers 2300 en 2390 zitten in het bestand 1121BTW). U gaat terug tot op het hoofdscherm (nog steeds dossier 1121) en u drukt op. Vervolgens ziet u het Infoscherm van Expert/m. Onderaan dit scherm kunt u de directory aflezen waarin het XXXXBTW is weggeschreven: bvb. 'Dossierdirectory: /usr/expert/dos/d01'. U drukt op om dit Infoscherm te verlaten. U kopieert het XXXXBTW-bestand als volgt: U verlaat het programma en vertrekt onder het Menu Expert/m: u staat op /usr/expert. U verplaatst zich naar de directory van het dossier als volgt: cd dos U tikt in: cd d?? waarbij?? = de juiste directory die u afgelezen heeft in het Infoscherm van Expert/m.

284 U stopt een MS-DOS geformatteerde floppy in de drive en tikt één van de volgende instructies in, afhankelijk van het soort floppy's dat u gebruikt: (3,5" HD) doscp -r /usr/expert/dos/d??/xxxxbtw /dev/fd0135ds18:xxxxbtw OF (5,25"HD) doscp -r /usr/expert/dos/d??/xxxxbtw /dev/fd096ds15:xxxxbtw waarbij?? = de juiste directory die u afgelezen heeft in het Infoscherm van Expert/m en waarbij XXXX = het dossiernummer waarin u de procedure heeft uitgevoerd. Indien u de bestanden kopieert naar een floppy in de B-floppydiskdrive, dan vervangt u in de kopieerinstructie 'fd0' door 'fd1'. BELANGRIJKE OPMERKING!!! Het gebruik van hoofd- en kleine letters dient u in te geven zoals hierboven vermeld!!! Na het kopiëren, keert u terug naar Menu Expert/M als volgt: cd.. cd.. 1 Volgende zaken moeten meegegeven worden bij de floppy voor de BTW-administratie: - Formaat van floppy: voor Xenix / Unix computers zijn er verschillende formaten mogelijk. (zie tabel die bij de BTW-administratie kan verkregen worden) - Gebruikte code: ASCII - Gebruikte software: RM / COBOL 85 Lijst klanten zonder BTW-nummer 9. Lijst klanten zonder BTW-nummer Op deze lijst worden alle klanten vermeld waarvan het veld BTW-nummer in de klantenfiche op 'Geen BTW-nummer' staat. Datum De opstartdatum wordt voorgesteld. Indien u dat wenst, kunt u deze wijzigen.

285 Intracommunautaire opgave 10. Intracommunautaire opgave Dit is een lijst waarbij de BTW-belastingsplichtige een aangifte opmaakt van de door hem gedane intracommunautaire leveringen van goederen en de daarmee gelijkgestelde handelingen tijdens het verstreken kalenderkwartaal. Deze opgave wordt afgedrukt in landscape en wordt aanvaard door de BTW-administratie. Resultaat op: printer / scherm U bepaalt hier of u een afdruk wilt op scherm of op printer. Datum Dit is de datum die afgedrukt wordt. Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van het kwartaal. De opstartdatum wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. Bij het ingeven van een nieuwe datum, dient u géén leestekens in te geven. Huidig / vorig jaar U bepaalt voor welk kalenderjaar u een lijst wenst af te drukken. Kwartaal U geeft in voor welk kwartaal u een lijst wenst af te drukken. Correctielijnen toevoegen: nee / ja U kiest voor 'Nee': de intracommunautaire opgave wordt afgedrukt. U kiest voor 'Ja': dit wil zeggen dat u een fout wenst te corrigeren met betrekking tot een vorige periode. Er verschijnt een scherm waarin u de klant opgeeft waarvoor de correctie moet geregistreerd worden. U heeft de mogelijkheid om 50 correctielijnen in te brengen. Indien het een correctie is in verband met een foutief BTW-nummer, dan moet dit nummer eerst in de individuele fiche ingegeven worden. De correctielijnen worden achteraan de kwartaalaangifte afgedrukt. Volgende velden worden opgevraagd indien u correctielijnen wilt toevoegen:

286 Klantnummer U tikt het klantnummer in. Indien ongekend, kunt u de klant uitgebreid opzoeken met Ins. Drukt u op de stoptoets, dan wordt de opgave afgedrukt. Bedrag U geeft het bedrag van de correctie in. ICL-driehoek U maakt uw keuze via de wisseltoets. Kwartaal U geeft het kwartaal op waarin de fout zich voorgedaan heeft. Jaartal U geeft het jaartal op waarin de fout zich voorgedaan heeft. Na het invoeren van de correctielijnen wordt een bijkomende bevestiging gevraagd: Lijn toevoegen: ja / nee U kiest voor 'Ja': u voert de correctie door. U kiest voor 'Nee': u wenst de correctie niet aan te brengen. Intracommunautaire opgave op floppy 11. Intracommunautaire opgave floppy Volgende gegevens worden opgevraagd: Van dossier tot dossier U geeft uw selectie in. 1) Indien u één dossier selecteert, krijgt u volgende velden: Kalenderjaar U bepaalt voor welk kalenderjaar u een intracommunautaire opgave wilt. Kwartaal U vult het kwartaal in waarvoor u de gegevens wilt afdrukken.

287 Vervolgens worden de gegevens opgevraagd m.b.t. de persoon die de floppydisk opmaakt. De gegevens die u invult, worden behouden, maar kunnen altijd gewijzigd worden. Nadat u deze gegevens ingevuld heeft, kunt u volgend veld selecteren: Correctielijnen toevoegen: nee / ja U kiest voor 'Nee': u wenst geen correcties aan te brengen. U kiest voor 'Ja': dit wil zeggen dat u een fout wenst te corrigeren met betrekking tot een vorige periode. Er verschijnt een scherm waarin u de klant opgeeft waarvoor de correctie moet geregistreerd worden. U heeft de mogelijkheid om 50 correctielijnen in te brengen. Indien het een correctie is in verband met een foutief BTW-nummer, dan moet dit nummer eerst in de individuele fiche ingegeven worden. 2) Indien u meerdere dossiers selecteert, krijgt u volgende velden: Kalenderjaar U bepaalt voor welk kalenderjaar u een intracommunautaire opgave wilt. Kwartaal U vult het kwartaal in waarvoor u de gegevens wilt afdrukken. Vervolgens worden de gegevens opgevraagd m.b.t. de persoon die de floppydisk opmaakt. De gegevens die u invult, worden behouden, maar kunnen altijd gewijzigd worden. Correctielijnen per dossier opvragen: nee / ja U kiest voor 'Nee': u wenst geen correcties aan te brengen. U kiest voor 'Ja': per dossier wordt er gevraagd of er correctielijnen moeten toegevoegd worden. Indien u 'Ja' kiest wil dit zeggen dat u een fout wenst te corrigeren met betrekking tot een vorige periode. Er verschijnt een scherm waarin u de klant opgeeft waarvoor de correctie moet geregistreerd worden. U heeft de mogelijkheid om 50 correctielijnen in te brengen. Indien het een correctie is in verband met een foutief BTW-nummer, dan moet dit nummer eerst in de individuele fiche ingegeven worden. Na het toevoegen van de correctielijnen, krijgt u de volledige handleiding op het scherm om de IC-opgave te kopiëren op floppy. Bij het oproepen van deze procedure gaat het pakket een begeleidende brief afdrukken. Deze brief moet meegestuurd worden met de diskette naar de BTW-administratie.

288 Consultatie BTW-aangifte 12. Consultatie BTW-aangifte Elke BTW-aangifte die u afdrukt, wordt opgeslagen in een historiekbestand. Dit houdt in dat u alle BTW-aangiften kunt consulteren van de voorbije periodes en dit voor een maximum van 10 jaar. Let op! Nadat u voor een dossier een aangifte op het scherm heeft geconsulteerd, kunt u deze nu ook via de Esc-toets afdrukken. Deze afdruk biedt u een overzicht van alle vakken en een verkorte eindafrekening. Dit alles op 1 pagina. Een BTW-aangifte wordt opgeslagen als hij afgedrukt is, met andere woorden indien u een aangifte afdrukt en achteraf nog wijzigingen aanbrengt, dan wordt de oorspronkelijke historiek van deze aangifte overschreven door de gewijzigde afdruk! In dit programma kunt u niets wijzigen, enkel consulteren!

289 Dossiernummer U tikt het dossiernummer in waarvan u de BTW-aangifte(n) wenst te consulteren. ( ) U doet opgave van de BTW-periode waarvan u de aangifte wenst te consulteren. U drukt op de consultatietoets: via deze weg kunt u een aangifte consulteren van vorige kalenderjaren. U drukt op Down: de volgende aangifte wordt voorgesteld. U drukt op Up: de vorige aangifte wordt voorgesteld. U drukt op de stoptoets: u verlaat het programma. Afdruk BTW-aangifte t.e.m Afdruk BTW-aangifte t.e.m De afdruk van de BTW-aangiftes vanaf 1999 t.e.m werd verplaatst van 2. afdruk BTWaangifte naar 14. Afdruk BTW-aangifte t.e.m

290 Datum Dit is de datum die op de aangifte zal worden afgedrukt. De huidige datum wordt voorgesteld. U kunt deze nog wijzigen. Soort aangifte U heeft hier de keuze uit Maand, Kwartaal of Beide. Van dossier - Tot dossier Hier bepaalt u van welke dossiers u de aangifte wenst af te drukken. Periode U heeft de keuze om de aangifte van de huidige of de vorige periode af te drukken. Afdrukken: Aangifte + eindafrekening / Enkel aangifte / Enkel eindafrekening. U bepaalt welke gegevens afgedrukt moeten worden. Aantal exemplaren U bepaalt zelf hoeveel exemplaren u van de aangifte wenst af te drukken. Standaard worden 2 exemplaren voorgesteld. BTW voor BTW voor 1999 De programma s i.v.m. de BTW aangiften van voor 1999 werden in een nieuw onderliggend menuscherm geplaatst namelijk 24. BTW voor Creatie BTW-aangifte 1. Creatie BTW-aangifte

291 Volgende gegevens worden opgevraagd : Dossiernummer Het dossiernummer wordt voorgesteld, maar kan eventueel gewijzigd worden naar een ander nummer. Tevens wordt op het ingavescherm getoond of het gaat om een maand- of kwartaalaangifte.

292 Datum De einddatum van de huidige BTW- periode wordt voorgesteld. Wenst u de aangifte te berekenen of op te roepen van de vorige periode, dan wijzigt u de datum, namelijk u geeft de einddatum van de vorige BTW-periode in. Andere herzieningen : nee/ja u kiest voor Nee : de cursor springt onmiddellijk naar het veld vorig saldo verschuldigd u kiest voor Ja : volgende velden kunnen ingevuld worden : a/ ontoereikende heffingen : dit is het bedrag van de aanvullende verschuldigde BTW die de aangever heeft vastgesteld zonder enige tussenkomst van de controlediensten (bijvoorbeeld handelingen die vergeten werden aan te geven, vergissingen van het tarief of van de maatstaf van heffing,...) b/ te verkrijgen teruggave : dit is het bedrag waarvoor de aangever teruggave kan verkrijgen en waarvoor hij niet gehouden is een creditnota uit te reiken c1)/c2) herziening verschuldigd/aftrek : dit is het bedrag verschuldigde of aftrekbare BTW ingevolge gedane herzieningen door de aangever zelf d1)/d2) regularisatie verschuldigd/aftrekbaar : dit gebeurt ingevolge administratieve beslissingen. Betaling voor de eerste 2 maanden : Dit veld wordt enkel opgevraagd voor een BTW- kwartaalaangifte. De aangevers die gehouden zijn tot het indienen van een kwartaalaangifte moeten uiterlijk de 20 ste van de tweede en de derde maand van ieder kalenderkwartaal een voorschot storten. De som van deze twee voorschotten dient u hier in te vullen. In dit veld wordt het bedrag automatisch voorgesteld (aan de hand van de vorige aangifte), namelijk : (vak 71/3)(deze breuk wordt eerst afgerond naar boven!) x 2 Indien de aangever géén voorschotten heeft betaald voor het desbetreffende kwartaal, dan kunt u dit veld op nul brengen in het tweede ingavescherm. Vorig saldo verschuldigd : In deze rubriek vermeldt u het BTW-bedrag (vermeerderd met intresten en eventuele geldboetes) waarvan de opeisbaarheid blijkt uit vorige aangiften. U kunt dit manueel invullen. Vorig saldo aftrekbaar : In deze rubriek vermeldt u het bedrag dat door de staat nog verschuldigd is en dat als zodanig vermeld staat in rubriek F van de eindafrekening van de aangifte betreffende het vorige tijdvak. U kunt dit manueel invullen. Over te dragen vakken : 81) 82) 83) 86) 87) 88) Indien de opgegeven vakken een negatief saldo zouden bevatten, worden ze met bedrag 0 op de BTW-aangifte vermeld. Het negatief bedrag wordt overgedragen naar een volgende aangifteperiode en wordt in deze rubriek voorgesteld. Is het geboekte bedrag in de volgende maand- of kwartaal van de BTW-aangifte opnieuw positief, wordt eerst het negatief bedrag uit de vorige aangifteperiode aangezuiverd. Het resterende bedrag wordt vermeld in het correcte vak van de BTW-aangifte van de huidige aangifteperiode.

293 Op het tweede scherm kunt u de BTW-aangifte volledig raadplegen en indien nodig, bepaalde velden wijzigen. Op scherm 2 wordt de BTW-aangifte met zijn respectievelijke vakken voorgesteld. De bedragen die voorgesteld worden, zijn samengesteld uit enerzijds de bedragen geboekt op rekeningen (extracomptabele groep 98) en anderzijds de bedragen ingevuld op het eerste ingavescherm van de BTW-aangifte. Indien nodig kunt u bepaalde wijzigingen aanbrengen zoals : - het nulstellen van de betaalde voorschotten (bij een kwartaalaangifte) - het wijzigen van het bedrag voorschot maand november/december (*). (*) = voorschot maand november/december (enkel bij maandaangiften) : - in de aangifte met betrekking tot november wordt het bedrag van vak 71 alsook automatisch opgenomen in rubriek B van de aangifte - in de aangifte met betrekking tot december wordt het bedrag dat in de aangifte met betrekking tot november was ingevuld in rubriek B van de eindafrekening automatisch in mindering gebracht in rubriek C van de eindafrekening. Door middel van de functietoetsen kunt u desbetreffende velden wijzigen. Is de aangifte juist, dan drukt u op de de stoptoets. Na de creatie van de aangifte kunt u deze afdrukken. Wijzigen/ verwijderen van een BTW-aangifte U mag enkel manuele wijzigingen aanbrengen in de BTW aangifte (24.1 Creatie BTW-aangifte scherm ½) op de desbetreffende BTW-roosters die niet samengesteld worden door de algemene rekeningen van groep 98. Andere correcties dient u aan te brengen in de kettingen (aankoop, verkoop of financieel) waar de fout ontstaan is. U moet de ketting steeds volledig afwerken (ingave <->bijwerken). Na het boeken van de correcties dient u de BTW-aangifte opnieuw te laten berekenen, namelijk : 24.1 Creatie BTW-aangifte

294 Indien u dit programma nogmaals opvraagt, nadat u de BTW-aangifte reeds heeft afgedrukt, dan gebeurt een onmiddellijke herberekening van de gegevens. Indien u dit programma opnieuw opvraagt, zonder de BTW-aangifte te hebben afgedrukt, moet u kiezen tussen : Wijzigen/Verwijderen U kiest voor wijzigen : u brengt wijzigingen aan in de roosters van de aangifte die niet samengesteld worden aan de hand van de extracomptabele rekeningen van groep 98. U kiest voor verwijderen : u heeft een correctie geboekt in de aankoop-, verkoop- of financiële ketting waardoor één of meerdere rooster(s) van de aangifte gewijzigd worden <->u verwijdert de BTW-aangifte zodat een nieuwe aangifte automatisch berekend wordt. Afdrukken van de BTW-aangifte 2. Afdruk BTW-aangifte

295 Maand/Kwartaal/Beide U maakt met de wisseltoets uw keuze. U kiest voor beide indien u de BTW-aangifte wenst af te drukken van meerdere dossiers. Van- tot dossiernummer Hier bepaalt u van welke dossiers u de aangifte wenst af te drukken. Periode U heeft de keuze om de aangifte van de huidige of de vorige periode af te drukken. Brief aangevers 4. Brief aangevers Indien u de BTW-aangifte opmaakt voor uw klant, kunt u door middel van deze procedure een standaardbrief afdrukken met vermelding van hun te betalen voorschotten aan BTW voor de komende kwartaalaangifte of hun te betalen saldo aan BTW voor de huidige maandaangifte. Deze brief kunt u dan opsturen naar uw klant samen met een duplicaat van de BTW-aangifte. Voor u deze procedure uitvoert, moet u vooraf twee vaste gegevens instellen, namelijk : 1/ configuratie Expert/m : dossier accountant Indien u de brief voor de kwartaalaangevers wenst af te drukken, dan moet u in de configuratie van Expert/m verwijzen naar uw eigen dossiernummer. Het invullen van de configuratie doet u in : 1. Basisgegevens 21. Configuratie Expert/m nv U drukt op enter tot u op het veld Dossier accountant komt. U refereert aan uw dossiernummer. Met de stoptoets verlaat u het programma en kunt u de aangiftes afdrukken. 2/ ingeven van de tekstlijnen in het dossier van de accountant De brief voor kwartaalaangevers voorziet een standaardlay-out. De adresgegevens van het boekhoud- of accountantskantoor worden afgedrukt in de linkerbovenhoek (verzender).

296 In het dossier van de accountant tikt u uw coördinaten (naam, adres, woonplaats, telefoon,...) in, namelijk : 1. Basisgegevens 13. Ingeven van de tekstlijnen U voorziet de gegevens van ingavescherm tekstlijnen in de taalcodes van uw klanten. (Bijkomende uitleg : zie handleiding Ingeven van de tekstlijnen). Vervolgens keert u terug naar 24. BTW voor Brief aangevers Kwartaal/maand U heeft hier de keuze uit Kwartaal, Maand. Dossier accountant Dit veld wordt automatisch ingevuld indien u de configuratie heeft ingevuld. Van- tot dossiernummer Hier bepaalt u van welke dossiers u de aangifte wenst af te drukken. Aantal exemplaren U geeft het aantal gewenste exemplaren in. Ok : ja/nee Dit is een bijkomende bevestiging. Met de wisseltoets selecteert u ja of nee. BTW-eindejaarslisting 7. BTW-eindejaarslisting Iedere belastingplichtige is gehouden vóór 31 maart van elk jaar (of in de loop van het jaar waarin hij zijn activiteit stopzet) op het controlekantoor van de BTW waarvan hij afhangt, de opgave in te dienen, voor de BTW, in België, geïdentificeerde afnemersbelastingplichtigen. Via ondervermelde procedure kunt u deze opgave afdrukken op papier. Resultaat op : printer of scherm U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Datum

297 De opstartdatum wordt voorgesteld. U kunt die eventueel wijzigen. U heeft nu de keuze tussen : Van- tot dossier of per dossier U kiest voor : Van- tot dossier Deze keuze voert u enkel uit indien de boekhoudjaren van de dossiers gelijk zijn aan het kalenderjaar. U bepaalt welke dossiers in de selectie moeten opgenomen worden Kalenderjaar U geeft het gewenste kalenderjaar in. Minimum omzet Klanten met een omzet lager dan het bedrag dat u hier opgeeft, komen niet in de lijst voor. Drukken volgens : BTW-nummer of alfacode U bepaalt de sortering met de wisseltoets. Indien gelijke BTW-nummers voorkomen (bvb. een klant werd 2 maal gecreëerd), dan worden die bij de sortering volgens BTW-nummer samengeteld. Opmerking: Indien u in de selectie van- tot dossier refereert aan een dossier met gebroken boekjaar, dan krijgt u de volgende melding : Volgende dossiers werden niet verwerkt (boekjaar <> 31/12)!

298 OF U kiest voor : Per dossier Deze keuze voert u uit indien het boekhoudjaar van het desbetreffende dossier niet gelijk is aan het kalenderjaar of als u maar één dossier verwerkt in het boekhoudpakket; U geeft het dossier in waarvoor u een BTW-eindejaarslisting wilt afdrukken. Kalenderjaar U geeft het gewenste kalenderjaar in. Minimum omzet Klanten die een omzet hebben die lager is dan het bedrag dat u hier opgeeft, komen niet op de lijst voor. Drukken volgens : BTW-nummer of alfacode U bepaalt de sortering met de wisseltoets. Indien gelijke BTW-nummers voorkomen (bvb. een klant werd 2 maal gecreëerd), dan worden die bij de sortering volgens BTW-nummer samengeteld. BTW-eindejaarslisting op floppy 8. BTW eindejaarslisting op floppy Naast het afdrukken van de BTW-eindejaarslisting kunt u deze listing ook indienen op floppy. Hier gaat het altijd om een sortering op BTW-nummer (dezelfde nummers worden samengeteld). U heeft de keuze tussen: Van- tot dossier of per dossier

299 Van- tot dossier Deze keuze voert u enkel uit indien de boekhoudjaren van de dossiers gelijk zijn aan het kalenderjaar. U bepaalt welke dossiers in de selectie opgenomen moeten worden. Indien u meerdere dossiers in de selectie opneemt, wordt er gevraagd of u een bevestiging per dossier wilt. Kalenderjaar U geeft het gewenste kalenderjaar in. Minimum omzet Klanten met een omzet lager dan het bedrag dat u hier opgeeft, komen niet op de lijst voor. Er wordt een begeleidingsnota afgedrukt, die samen met de floppy naar de BTW-administratie wordt opgestuurd. OF U kiest voor : Per dossier Deze keuze voert u uit indien het boekhoudjaar van het desbetreffende dossier niet gelijk is aan het kalenderjaar of als u maar één dossier verwerkt in het boekhoudpakket. U geeft het dossier in waarvoor u een BTW-eindejaarslisting wilt kopiëren. Kalenderjaar U geeft het gewenste kalenderjaar in. Minimum omzet Klanten die een omzet hebben die lager is dan het bedrag dat u hier opgeeft, komen niet op de lijst voor.

300 Er wordt een begeleidingsnota afgedrukt, die samen met de floppy naar de BTW-administratie wordt opgestuurd. Intracommunautaire opgave 10. Intracommunautaire opgave Dit is een lijst waarbij de BTW-belastingplichtige een aangifte opmaakt van de door hem gedane intracommunautaire leveringen van goederen en de daarmee gelijkgestelde handelingen tijdens het verstreken kalenderkwartaal. Deze opgave wordt afgedrukt in landscape en wordt aanvaard door de BTW-administratie.

301 Resultaat op : printer of op scherm U bepaalt hier of u een afdruk wilt op scherm of op printer Datum Dit is de datum die afgedrukt wordt. Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van het kwartaal. De opstartdatum wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. Bij het ingeven van een nieuwe datum, dient u géén leestekens in te geven. Huidig/vorig jaar U bepaalt of u een lijst van huidig of vorig kalenderjaar wenst af te drukken. Kwartaal U tikt in voor welk kwartaal u een lijst wenst af te drukken. Correctielijnen toevoegen : nee of ja U kiest voor Nee : de intracommunautaire opgave wordt afgedrukt. U kiest voor Ja : dit wil zeggen dat u een fout wenst te corrigeren met betrekking tot een vorige periode. Er verschijnt een scherm waarin u de klant opgeeft waarvoor de correctie moet geregistreerd worden. U heeft de mogelijkheid om 50 correctielijnen in te brengen. Indien het een correctie is in verband met een foutief BTW-nummer, dan moet dit nummer eerst in de individuele fiche ingegeven worden. De correctielijnen worden achteraan de kwartaalaangifte afgedrukt. Volgende velden worden opgevraagd indien u correctielijnen wilt toevoegen : Klantnummer U tikt het klantnummer in. Indien ongekend, kunt u de klant uitgebreid opzoeken met Ins. Drukt u op de stoptoets, dan wordt de opgave afgedrukt. Bedrag U geeft het bedrag van de correctie in. ICL-driehoek U maakt uw keuze via de wisseltoets. Kwartaal U geeft het kwartaal op waarin de fout zich heeft voorgedaan. Jaartal U geeft het jaartal op waarin de fout zich heeft voorgedaan.

302 Na het invoeren van de correctielijnen wordt een bijkomende bevestiging gevraagd : Lijn toevoegen : ja of nee U kiest voor Ja : u voert de correctie door. U kiest voor Nee : u wenst de correctie niet aan te brengen. Intracommunautaire opgave op floppy 11. IC-opgave op floppy Volgende gegevens worden opgevraagd : Van- tot dossier U geeft uw selectie in. 1/ Indien u één dossier selecteert, krijgt u volgende velden: Kalenderjaar U bepaalt voor welk kalenderjaar u een intracommunautaire opgave wilt. Kwartaal U vult het kwartaal in waarvoor u de gegevens wilt afdrukken. Vervolgens worden de gegevens opgevraagd m.b.t. de persoon die de floppydisk opmaakt. De gegevens die u invult, worden behouden, maar kunnen altijd gewijzigd worden. Nadat u deze gegevens ingevuld heeft, kunt u volgend scherm selecteren : Correctielijnen toevoegen : nee of ja U kiest voor Nee : u wenst geen correcties aan te brengen. U kiest voor Ja : dit wil zeggen dat u een fout wenst te corrigeren met betrekking tot een vorige periode. Er verschijnt een scherm waarin u de klant opgeeft waarvoor de correctie moet geregistreerd worden. U heeft de mogelijkheid om 50 correctielijnen in te brengen. Indien het een correctie is in verband met een foutief BTW-nummer, dan moet dit nummer eerst in de individuele fiche ingegeven worden.

303 2/ Indien u meerdere dossiers selecteert, krijgt u volgende velden: Kalenderjaar U bepaalt voor welk kalenderjaar u een intracommunautaire opgave wilt. Kwartaal U vult het kwartaal in waarvoor u de gegevens wilt afdrukken. Vervolgens worden de gegevens opgevraagd m.b.t. de persoon die de floppydisk opmaakt. De gegevens die u invult, worden behouden, maar kunnen altijd gewijzigd worden. Correctielijnen per dossier opvragen : nee of ja U kiest voor Nee : u wenst geen correcties aan te brengen. U kiest voor Ja : per dossier wordt er gevraagd of er correctielijnen moeten toegevoegd worden. Indien u Ja kiest wil dit zeggen dat u een fout wenst te corrigeren met betrekking tot een vorige periode. Er verschijnt een scherm waarin u de klant opgeeft waarvoor de correctie moet geregistreerd worden. U heeft de mogelijkheid om 50 correctielijnen in te brengen. Indien het een correctie is in verband met een foutief BTW-nummer, dan moet dit nummer eerst in de individuele fiche ingegeven worden. Na het toevoegen van de correctielijnen, krijgt u de volledige handleiding op het scherm om de IC-opgave te kopiëren op floppy. Bij het oproepen van deze procedure gaat het pakket een begeleidende brief afdrukken. Deze brief moet meegestuurd worden met de diskette naar de BTW-administratie.

304 Consultatie BTW aangifte 12. Consultatie BTW aangifte Elke BTW-aangifte die u afdrukt, wordt opgeslagen in een historiekbestand. Dit houdt in dat u alle BTW-aangiften kunt consulteren van de voorbije periodes en dit voor een maximum van 10 jaar. Nadat u voor een dossier een aangifte ophet scherm heeft geconsulteerd, kunt u deze nu ook via de escapetoets afdrukken. Deze afdruk biedt u een overzicht van alle vakken en een verkorte eindafrekening. Dit alles op 1 pagina. Een BTW-aangifte wordt opgeslagen als hij afgedrukt is, met andere woorden indien u een aangifte afdrukt en achteraf nog wijzigingen aanbrengt, dan wordt de oorspronkelijke historiek van deze aangifte overschreven door de gewijzigde afdruk! In dit programma kunt u niets wijzigen, enkel consulteren! Dossiernummer U tikt het dossiernummer in waarvan u de BTW-aangifte(n) wenst te consulteren U doet opgave van de BTW-periode waarvan u de aangifte wenst te consulteren. U drukt op de consultatietoets : via deze weg kunt u een aangifte consulteren van vorige kalenderjaren. U drukt op Down : de volgende aangifte wordt voorgesteld U drukt op Up : de vorige aangifte wordt voorgesteld U drukt op de stoptoets : u verlaat het programma.

305 Balansen 12. Balansen Al deze programma s kunt u printen of visualiseren op het scherm. Proefbalans op basis van de algemene rekeningen 1. Proefbalans op basis van de algemene rekeningen Deze balans toont u zowel een overzicht van alle debet- als alle creditverrichtingen op de algemene rekeningen.

306 Volgende velden worden opgevraagd: Printer / scherm U maakt uw keuze met de wisseltoets. Datum U refereert hier aan de datum waarop de balans betrekking heeft. Taal afdruk: Nederlands Frans Engels Duits Indien u het rekeningstelsel meertalig heeft gecreëerd (zie handleiding Creatie algemene rekeningen, velden Omschrijving Nederlands/Frans/Engels/Duits ), kunt u de balans afdrukken in verscheidene talen. Met de wisseltoets selecteert u de gewenste taal. Volledige balans / selectie per rekeningnummer U kiest voor volledige balans : u wenst de volledige balans af te drukken. U kiest voor selectie per rekeningnummer : u geeft op welke rekeningnummers u in de selectie wenst op te nemen. Vanaf - tot rekeningnummer Dit veld krijgt u enkel indien u voor selectie per rekeningnummer gekozen heeft. Huidige periode / vorige periode huidig jaar / jaar-1 / jaar-2 U kunt de balans afdrukken voor de huidige of vorige periode ofwel voor huidig of vorig jaar of jaar-2. U maakt uw keuze met de wisseltoets. Indien u de balans met betrekking tot andere periodes wenst af te drukken, dan valt u terug op de balans op basis van de historieken. Totalen na wijziging van cijfer: Hier vermeldt u op welk niveau u subtotalen wenst. Voorbeeld: na * 1 = dit wil zeggen als klasse 1 wijzigt in 2, als klasse 2 wijzigt in 3,... * 2 = dit wil zeggen als groep 10 wijzigt in 11, als groep 11 wijzigt in 12,... Aantallen drukken: nee ja Indien u aantallen boekt op de algemene rekeningen, kunt u die eventueel mee laten afdrukken. Nulrekeningen drukken: nee ja U kunt de rekeningen met een saldo = 0 ook mee afdrukken.

307 In welke euro-munt wilt u de lijst uitdrukken U geeft de gewenste munt in of via de consultatietoets kunt u de gewenste euro-munt selecteren. Proefbalans op basis van de historieken 2. Proefbalans op basis van de historieken Dit is een gelijkaardige balans als 1. Proefbalans op basis van de algemene rekeningen, maar volgens deze methode kunt u balansen afdrukken over elke periode (zowel huidige als vorige) en dit van maximum 10 boekjaren (afhankelijk van de code historiek in de dossiergegevens). Printer / scherm U maakt uw keuze met de wisseltoets. Datum U refereert hier aan de datum waarop de balans betrekking heeft. Taal afdruk: Nederlands Frans Engels Duits Indien u het rekeningstelsel meertalig heeft gecreëerd (zie handleiding Creatie algemene rekeningen, velden Omschrijving Nederlands/Frans/Engels/Duits ), kunt u de balans afdrukken in verscheidene talen. Met de wisseltoets selecteert u de gewenste taal. Huidig jaar / vorig jaar / voorgaande jaren U kiest voor welk jaar u de proefbalans wilt opvragen. Kiest u voor voorgaande jaren dan krijgt u een subscherm waarin u het desbetreffende boekjaar aanduidt. Volledige balans / selectie per rekeningnummer U kiest voor volledige balans : u wenst de volledige balans af te drukken. U kiest voor selectie per rekeningnummer : u geeft op welke rekeningnummers u in de selectie wenst op te nemen. Vanaf - tot rekeningnummer Dit veld krijgt u enkel indien u voor selectie per rekeningnummer gekozen heeft.

308 Vanaf - tot periode U vult in voor welke periode(-s) u de balans wilt afdrukken, bijvoorbeeld van periode 1 tot 1 of van periode 1 tot 6 of van periode 6 tot 12 of... Totalen na wijziging van cijfer: Hier vermeldt u op welk niveau u subtotalen wenst. Voorbeeld: na * 1 = dit wil zeggen als klasse 1 wijzigt in 2, als klasse 2 wijzigt in 3,... * 2 = dit wil zeggen als groep 10 wijzigt in 11, als groep 11 wijzigt in 12,... Aantallen drukken: nee ja Indien u aantallen boekt op de algemene rekeningen, kunt u die eventueel mee laten afdrukken. Vreemde valuta drukken: nee ja Indien u in vreemde valuta geboekt heeft, kunt u het bedrag in vreemde valuta eventueel mee laten afdrukken. In welke euro-munt wilt u de lijst uitdrukken U geeft de gewenste munt in of via de consultatietoets kunt u de gewenste euro-munt selecteren. Saldibalans op basis van de algemene rekeningen 3. Saldibalans op basis van de algemene rekeningen Deze balans toont u enkel het saldo van elke rekening (dus geen overzicht debet-credit). De balansrekeningen en de resultatenrekeningen worden in aparte kolommen afgedrukt. Printer / scherm U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Datum U refereert hier aan de datum waarop de balans betrekking heeft. Taal afdruk: Nederlands Frans Engels Duits Indien u het rekeningstelsel meertalig heeft gecreëerd (zie handleiding Creatie algemene rekeningen, velden Omschrijving Nederlands/Frans/Engels/Duits ), kunt u de balans afdrukken in verscheidene talen. Met de wisseltoets selecteert u de gewenste taal.

309 Volledige balans / selectie per rekeningnummer U kiest voor volledige balans : u wenst de volledige balans af te drukken. U kiest voor selectie per rekeningnummer : u geeft op welke rekeningnummers u in de selectie wenst op te nemen. Vanaf - tot rekeningnummer Dit veld krijgt u enkel indien u voor selectie per rekeningnummer gekozen heeft. Huidige periode / vorige periode huidig jaar / jaar-1 / jaar-2 U kunt de balans afdrukken voor de huidige of vorige periode ofwel voor huidig of vorig jaar of jaar-2. U maakt uw keuze met de wisseltoets. Indien u de balans met betrekking tot andere periodes wenst af te drukken, dan valt u terug op de balans op basis van de historieken. Totalen na wijziging van cijfer: Hier vermeldt u op welk niveau u subtotalen wenst. Voorbeeld: na * 0 = geen subtotalen * 1 = dit wil zeggen als klasse 1 wijzigt in 2, als klasse 2 wijzigt in 3,... * 2 = dit wil zeggen als groep 10 wijzigt in 11, als groep 11 wijzigt in 12,... Aantallen drukken: nee ja Indien u aantallen boekt op de algemene rekeningen, kunt u die eventueel mee laten afdrukken. Nulrekeningen drukken: nee ja U kunt de rekeningen met een saldo = 0 laten afdrukken. In welke euro-munt wilt u de lijst uitdrukken U geeft de gewenste munt in of via de consultatietoets kunt u de gewenste euro-munt selecteren. Saldibalans op basis van de historieken 4. Saldibalans op basis van de historieken Dit is een gelijkaardige balans als 3. Saldibalans op basis van de algemene rekeningen, maar volgens deze methode kunt u balansen afdrukken over elke periode (zowel huidige als vorige) en dit van maximum 10 boekjaren (afhankelijk van de code historiek in de dossiergegevens).

310 Printer / scherm U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Datum U refereert hier aan de datum waarop de balans betrekking heeft. Taal afdruk: Nederlands Frans Engels Duits Indien u het rekeningstelsel meertalig heeft gecreëerd (zie handleiding Creatie algemene rekeningen, velden Omschrijving Nederlands/Frans/Engels/Duits ), kunt u de balans afdrukken in verscheidene talen. Met de wisseltoets selecteert u de gewenste taal. Huidig jaar / vorig jaar / voorgaande jaren U kiest voor welk jaar u de saldibalans wilt opvragen. Volledige balans / selectie per rekeningnummer U kiest voor volledige balans : u wenst de volledige balans af te drukken. U kiest voor selectie per rekeningnummer : u geeft op welke rekeningnummers u in de selectie wenst op te nemen. Vanaf - tot rekeningnummer Dit veld krijgt u enkel indien u voor selectie per rekeningnummer gekozen heeft. Vanaf - tot periode U vult in voor welke periode(-s) u de balans wilt afdrukken, bijvoorbeeld van periode 1 tot 1 of van periode 1 tot 6 of van periode 6 tot 12 of... Totalen na wijziging van cijfer: Hier vermeldt u op welk niveau u subtotalen wenst. Voorbeeld: na * 0 = geen subtotalen * 1 = dit wil zeggen als klasse 1 wijzigt in 2, als klasse 2 wijzigt in 3,... * 2 = dit wil zeggen als groep 10 wijzigt in 11, als groep 11 wijzigt in 12,... Aantallen drukken: nee ja Indien u aantallen boekt op de algemene rekeningen, kunt u die eventueel mee laten afdrukken. Vreemde valuta drukken: nee ja Indien u in vreemde valuta geboekt heeft, kunt u het bedrag in vreemde valuta eventueel mee laten afdrukken. In welke munt wilt u de lijst uitdrukken U geeft de gewenste munt in of via de consultatietoets kunt u de gewenste euro-munt selecteren. Lijst fiscale bijlage 5. Lijst fiscale bijlage Een fiscale bijlage is een balans waarin u zelf de titels en de rangschikking van de rekeningen bepaalt. Bovendien kunt u een opsplitsing maken tussen beroeps- en privékosten. Voorbeeld: Een firma werkt met vertegenwoordigers. U wenst een beeld te krijgen van de autokosten per vertegenwoordiger en hun aandeel privé. Elke vertegenwoordiger moet 20 % van de autokosten dragen, aangezien ze de auto ook voor privédoeleinden gebruiken. Zoals reeds aangehaald in de boekhouding moet u in de algemene rekeningen ( 1.7. Algemene rekeningen) verwijzen naar een titel fiscale bijlage (zie handleiding Creatie algemene rekeningen, veld Nummer fiscale bijlage ). Het creëren van de titels gebeurt in: 1. Basisgegevens 15. Titels fiscale bijlage (Zie handleiding Titels fiscale bijlage).

311 Volgende velden worden opgevraagd: Printer / scherm U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Datum U refereert hier aan de einddatum van de gewenste periode. Huidig boekjaar / vorig boekjaar U kiest met de wisseltoets tussen huidig of vorig boekjaar. Periode vanaf - tot U kunt de fiscale bijlage over 1 of meerdere boekhoudperiodes afdrukken. Vanaf - tot rekeningnummer U maakt uw selectie. Nulrekeningen drukken: neen ja De rekeningen met een saldo gelijk aan nul kunnen ook afgedrukt worden. Uitsplitsing privé - zaak: neen ja U kiest voor Neen : er moet geen uitsplitsing van de kosten gebeuren. U kiest voor Ja : het pakket valt terug op het privépercentage van de algemene rekeningen (zie creatie algemene rekeningen) om de berekening uit te voeren. Nummer titel mee drukken: neen ja U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Balans individuele rekeningen 6. Balans individuele rekeningen Deze balans toont u de saldi van de klanten / leveranciers per boekjaar. De omzetcijfers volgen steeds het kalenderjaar.

312 Printer / scherm U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Datum Dit is de datum waarop de balans betrekking heeft. Huidig vorig jaar U maakt uw keuze met de wisseltoets. Klanten leveranciers beiden U kiest met de wisseltoets. (Bij selectie beiden wordt vanaf - tot rekeningnummer niet opgevraagd.) Numeriek alfabetisch U kiest voor numeriek: de klanten en/of leveranciers worden afgedrukt op basis van hun individueel rekeningnummer (volgens opgaand nummer). U kunt tevens een selectie inbouwen. U kiest voor alfacode: de klanten en/of leveranciers worden alfabetisch afgedrukt op basis van hun alfacode. Een selectie is hier ook mogelijk. Vanaf - tot rekeningnummer Indien u op drukt, dan worden alle rekeningnummers opgenomen. Saldo - omzet - BTW drukken / saldo drukken U kiest voor saldo - omzet - BTW drukken : de balans toont volgende gegevens: openstaand saldo in de boekhouding, omzet E.G., omzet andere, BTW en geboekte bedragen diversen. U kiest voor saldo drukken : de balans toont enkel het openstaand saldo van de klanten / leveranciers in de boekhouding. Nulrekeningen drukken: neen ja U kiest voor Neen : u wenst de rekeningen met saldo/omzet/btw = 0 niet af te drukken. U kiest voor Ja : u wilt de rekeningen met saldo/omzet/btw = 0 afdrukken. Adres drukken: neen ja Het adres per klant of leverancier kan eventueel mee afgedrukt worden.

313 Proefbalans op basis van de algemene rekeningen + eindbalans vorig jaar 7. Proefbalans op basis van de algemene rekeningen + eindbalans vorig jaar Dit is een proefbalans waarbij de cijfers van de balansrekeningen van het voorgaande boekjaar geteld worden bij deze van het gevraagde boekjaar. Deze balans kunt u enkel afdrukken indien de resultaatverwerking reeds geboekt is in het vorige boekjaar, maar waarbij de beginbalans in het huidige boekjaar nog niet is geregistreerd! Praktisch Het nieuwe boekjaar heeft u reeds gestart, maar de beginbalans is nog niet geboekt. Via deze weg kunt u een balans afdrukken die u een correct beeld toont. Volgende velden worden opgevraagd: Resultaat op: printer / scherm U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Datum U refereert hier aan de datum waarop de balans betrekking heeft. Taal afdruk: Nederlands Frans Engels Duits Indien u het rekeningstelsel meertalig heeft gecreëerd (zie handleiding Creatie algemene rekeningen, velden Omschrijving Nederlands, Frans, Engels, Duits ), kunt u de balans laten afdrukken in verscheidene talen. Met de wisseltoets selecteert u de gewenste taal. Volledige balans selectie per rekeningnummer U kiest voor volledige balans : u wenst de volledige balans af te drukken. U kiest voor selectie per rekeningnummer : u geeft op welke rekeningnummers u in de selectie wenst op te nemen. Vanaf - tot rekeningnummer Dit veld krijgt u enkel indien u voor selectie per rekeningnummer gekozen heeft. Huidig jaar / jaar-1 / jaar-2 U kunt de balans afdrukken voor huidig of vorig jaar of jaar-2. U maakt uw keuze met de wisseltoets. Totalen na wijziging van cijfer: Hier vermeldt u op welk niveau u subtotalen wenst. Voorbeeld: na * 1 = dit wil zeggen als klasse 1 wijzigt in 2, als klasse 2 wijzigt in 3,... * 2 = dit wil zeggen als groep 10 wijzigt in 11, als groep 11 wijzigt in 12,... Aantallen drukken: nee ja Indien u aantallen boekt op de algemene rekeningen, kunt u die eventueel mee laten afdrukken. Nulrekeningen drukken: nee ja U kunt de rekeningen met een saldo = 0 ook mee laten afdrukken. In welke euro-munt wilt u de lijst uitdrukken U geeft de gewenste munt in of via de consultatietoets kunt u de gewenste euro-munt selecteren. Saldibalans op basis van de algemene rekeningen + eindbalans vorig jaar 8. Saldibalans op basis van de algemene rekeningen + eindbalans vorig jaar Dit is een saldibalans waarbij de cijfers van de balansrekeningen van het voorgaande boekjaar geteld worden bij deze van het gevraagde boekjaar. Deze balans kunt u enkel afdrukken indien de resultaatverwerking reeds geboekt is in het vorige boekjaar, maar waarbij de beginbalans in het huidige boekjaar nog niet is geregistreerd!

314 Praktisch Het nieuwe boekjaar heeft u reeds gestart, maar de beginbalans is nog niet geboekt. Via deze weg kunt u een balans afdrukken die een correct beeld toont. Volgende velden worden opgevraagd: Printer / scherm U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Datum U refereert hier aan de datum waarop de balans betrekking heeft. Taal afdruk: Nederlands Frans Engels Duits Indien u het rekeningstelsel meertalig heeft gecreëerd (zie handleiding Creatie algemene rekeningen, velden Omschrijving Nederlands, Frans, Engels, Duits ), kunt u de balans laten afdrukken in verscheidene talen. Met de wisseltoets selecteert u de gewenste taal. Volledige balans / selectie per rekeningnummer U kiest voor volledige balans : u wenst de volledige balans af te drukken. U kiest voor selectie per rekeningnummer : u geeft op welke rekeningnummers u in de selectie wenst op te nemen. Vanaf - tot rekeningnummer Dit veld krijgt u enkel indien u voor selectie per rekeningnummer gekozen heeft. Huidig jaar / jaar-1 / jaar-2 U kunt de balans afdrukken voor huidig of vorig jaar of jaar-2. U maakt uw keuze met de wisseltoets. Totalen na wijziging van cijfer: Hier vermeldt u op welk niveau u subtotalen wenst. Voorbeeld: na * 0 = geen subtotalen * 1 = dit wil zeggen als klasse 1 wijzigt in 2, als klasse 2 wijzigt in 3,... * 2 = dit wil zeggen als groep 10 wijzigt in 11, als groep 11 wijzigt in 12,... Aantallen drukken: nee ja Indien u aantallen boekt op de algemene rekeningen, kunt u die eventueel mee laten afdrukken. Nulrekeningen drukken: nee ja U kunt de rekeningen met een saldo = 0 ook mee laten afdrukken. In welke euro-munt wilt u de lijst uitdrukken U geeft de gewenste munt in of via de consultatietoets kunt u de gewenste euro-munt selecteren. Uitgebreide saldibalans op basis van de algemene rekeningen 9. Uitgebreide saldibalans op basis van de algemene rekeningen Deze balans is gebaseerd op hetzelfde principe als de proef- en saldibalans op basis van de algemene rekeningen. De volgende rubrieken worden afgedrukt: balans, exploitatierekening, algemene kosten/ diverse opbrengsten en financiële opbrengsten. Het pakket gaat altijd na of de resultaatverwerking gebeurd is.

315 Volgende gegevens worden opgevraagd: Printer / scherm U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Datum U refereert hier aan de einddatum van de gevraagde selectie. Taal afdruk: Nederlands Frans Engels Duits Indien u het rekeningstelsel meertalig heeft gecreëerd (zie handleiding Creatie algemene rekeningen, velden Omschrijving Nederlands, Frans, Engels, Duits ), kunt u de balans laten afdrukken in verscheidene talen. U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Huidige periode / vorige periode huidig jaar / jaar-1 / jaar-2 Deze balans kunt u afdrukken op huidige of vorige periode ofwel kiest u tussen huidig of vorig jaar of jaar-2. Met de wisseltoets bepaalt u uw keuze. In welke euro-munt wilt u de lijst uitdrukken U geeft de gewenste munt in of via de consultatietoets kunt u de gewenste euro-munt selecteren. Uitgebreide saldibalans op basis van de historieken 10. Uitgebreide saldibalans op basis van de historieken Dit programma laat toe om een balans (of een gedeeltelijke) af te drukken van / tot periode in huidig jaar of in vorige jaren (maximum 10 boekjaren, afhankelijk van de code historiek in de dossiergegevens).

316 Volgende gegevens worden opgevraagd: Printer / scherm U maakt uw keuze met de wisseltoets. Datum U refereert hier aan de einddatum van de gevraagde selectie. Taal afdruk: Nederlands Frans Engels Duits Indien u het rekeningstelsel meertalig heeft gecreëerd (zie handleiding Creatie algemene rekeningen, velden Omschrijving Nederlands, Frans, Engels, Duits ), kunt u de balans laten afdrukken in verscheidene talen. U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Huidig jaar / vorig jaar / voorgaande jaren U kunt de balans afdrukken voor huidig of vorig jaar of voorgaande jaren. U maakt uw keuze met de wisseltoets. Kiest u voor voorgaande jaren dan krijgt u een subscherm waarin u het desbetreffende boekjaar aanduidt. Van - tot periode U vult in voor welke periode u de balans wenst af te drukken. In welke euro-munt wilt u de lijst uitdrukken U geeft de gewenste munt in of via de consultatietoets kunt u de gewenste euro-munt selecteren.

317 Fiscale balans vennootschappen 11. Fiscale balans vennootschappen Printer / scherm U maakt uw keuze met de wisseltoets. Datum U refereert aan de datum waarop de balans betrekking heeft. Afdrukken uur: nee ja U kunt het uur van afdruk vermelden op de balans. U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Huidig vorig jaar Met de wisseltoets kiest u voor welk boekjaar u de balans wenst af te drukken. Resultaatverwerking (kl ) opnemen in balans: ja nee U kiest voor Ja : uw resultaatverwerking is reeds geboekt zodat de balans start met een rubriek bedrijfseconomisch resultaat na belastingen gelijk aan nul. U kiest voor Nee : indien uw resultaatverwerking reeds geboekt zou zijn, kunt u deze balans afdrukken met de boekhoudcijfers, zonder rekening te houden met de resultaatverwerking. Aantal exemplaren In dit veld bepaalt u hoeveel exemplaren u wenst af te drukken. In een tweede ingavescherm kunt u het volgende bijvoegen of wijzigen: Andere verworpen uitgaven In deze rubriek worden alle algemene rekeningen waarin een percentage verworpen uitgaven is ingevuld, voorgesteld met hun respectievelijk saldo in de boekhouding. Het % verworpen uitgaven wordt per algemene rekening voorgesteld, maar u kunt dit altijd wijzigen. Met verplaatst u zich naar het veld subtotaal. De berekening van de verworpen uitgaven gebeurt automatisch. Drukt u op het veld Subtotaal PgDwn, dan gaat u verder met de volgende rubriek.

318 Extra lijnen andere verworpen uitgaven (manueel ingeven) Deze rubriek vult u in indien u verworpen uitgaven wenst op te nemen zonder te refereren aan een algemene rekening. U kunt een variabele omschrijving intikken. Drukt u op PgUp, dan roept u de vorige rubriek terug op. Met PgDwn komt u op veld subtotaal. Op veld subtotaal drukt u op PgDwn, dan wordt de volgende rubriek opgevraagd. Tantièmes en dividenden U doet opgave van het bedrag. U drukt op om verder te gaan. Extra lijnen tantièmes en dividenden (manueel ingeven) Deze rubriek vult u in indien u tantièmes en dividenden wenst op te nemen zonder te refereren aan een algemene rekening. U kunt een variabele omschrijving intikken. Drukt u op PgUp, dan roept u de vorige rubriek terug op. Drukt u op PgDwn, dan wordt de volgende rubriek opgevraagd. Vrijgesteld bedrag (manueel ingeven) U kunt een vrijgesteld bedrag aan tantièmes en dividenden ingeven. U drukt op om verder te gaan. Niet-belastbare bestanddelen (manueel ingeven) Deze rubriek vult u in indien u niet-belastbare bestanddelen wenst op te nemen zonder te refereren aan een algemene rekening. U kunt een variabele omschrijving intikken. Drukt u op PgUp, dan roept u de vorige rubriek opnieuw op. Drukt u op PgDwn, dan kunt u verder gaan en komt u rechts onderaan het scherm terecht. Vervolgens drukt u of PgDwn. Saldo van de nog aftrekbare vorige verliezen U doet opgave van het bedrag of u drukt op om verder te gaan. Investeringsaftrek U doet opgave van het bedrag of u drukt op om verder te gaan. Extra lijnen andere mogelijke aftrekkingen (manueel ingeven) Deze rubriek vult u in indien u andere mogelijke aftrekkingen wenst op te nemen zonder te refereren aan een algemene rekening. U kunt een variabele omschrijving intikken. Drukt u op PgUp, dan roept u de vorige rubriek opnieuw op. Drukt u op PgDwn, dan kunt u verder gaan. Correcties op de reserves: toekenningen U doet opgave van het bedrag of u drukt op om verder te gaan. Extra lijnen correcties op de reserves (manueel ingeven) Deze rubriek vult u in indien u andere correcties op de reserves wenst op te nemen zonder te refereren aan een algemene rekening. U kunt een variabele omschrijving intikken. Drukt u op PgUp, dan roept u de vorige rubriek opnieuw op. Drukt u op PgDwn, dan kunt u verder gaan en komt u rechts onderaan het scherm terecht. Vervolgens drukt u. Te betalen belasting Belasting in schijven Standaard worden de percentages per schijf voorgesteld, maar deze kunnen steeds gewijzigd worden. Drukt u op, dan gaat u verder. Belasting op het gehele bedrag Standaard wordt een percentage voorgesteld, maar dit kan steeds gewijzigd worden. Drukt u op, dan wordt een berekening uitgevoerd. De te betalen belastingen worden berekend aan de hand van de ingegeven parameters. Vervolgens selecteert u met de wisseltoets welke belastingsberekening voor u van toepassing is.

319 Fiscale balans handelaars 12. Fiscale balans handelaars Printer / scherm U maakt uw keuze met de wisseltoets. Datum U refereert aan de datum waarop de balans betrekking heeft. Afdrukken uur: nee ja U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. U kunt het uur van afdruk vermelden op de balans. Huidig vorig jaar Met de wisseltoets kiest u voor welk boekjaar u de balans wenst af te drukken. Titel afdruk De titel van de fiscale balans handelaars is variabel door u in te geven. Aantal exemplaren In dit veld bepaalt u hoeveel exemplaren u wenst af te drukken. U komt nu terecht in een volgend ingavescherm. Verkopen (70xxxx) Het bedrag van de rubriek verkopen wordt samengesteld aan de hand van groep 70. Indien u dit bedrag aanvaardt, dan wordt op de balans de rubriek verkopen in detail afgedrukt, namelijk u krijgt een overzicht van alle omzetrekeningen met hun respectievelijk saldo, die samen het totaal van de rubriek vormen. Indien u dit bedrag wijzigt, dan wordt het gewijzigde bedrag afgedrukt onder de rubriek verkopen. Een detail van de rubriek wordt niet afgedrukt, gezien het totaal van de rubriek niet overeenstemt met de gegevens uit de boekhouding. Werken in uitvoering (begin) U kunt het bedrag van de werken in uitvoering (begin) intikken of verder gaan met. Werken in uitvoering (einde) U kunt het bedrag van de werken in uitvoering (einde) intikken of verder gaan met.

320 Beginvoorraden U geeft het bedrag in van de beginvoorraden indien u de voorraadwijziging nog niet heeft geboekt. Met gaat u verder. Eindvoorraden U geeft het bedrag in van de eindvoorraden indien u de voorraadwijziging nog niet heeft geboekt. Met gaat u verder. Afschrijvingen (630xxx) Het bedrag van deze rubriek wordt samengesteld aan de hand van subgroep 630. Indien u dit bedrag aanvaardt, dan wordt op de balans de rubriek afschrijvingen in detail afgedrukt, namelijk u krijgt een overzicht van alle subrekeningen van subgroep 630 met hun respectievelijk saldo, die samen het totaal van de rubriek vormen. Indien u dit bedrag wijzigt, dan wordt het gewijzigde bedrag afgedrukt onder de rubriek afschrijvingen. Een detail van de rubriek wordt niet afgedrukt, gezien het totaal van de rubriek niet overeenstemt met degegevens in de boekhouding. Met of PgDwn gaat u verder. Diverse opbrengsten (74xxxx) Het bedrag van deze rubriek wordt samengesteld aan de hand van de rekeningen van groep 74. Indien u dit bedrag aanvaardt, dan wordt op de balans de rubriek diverse opbrengsten in detail afgedrukt, namelijk u krijgt een overzicht van alle subrekeningen van groep 74 met hun respectievelijk saldo, die samen het totaal van de rubriek vormen. Indien u dit bedrag wijzigt, dan wordt het gewijzigde bedrag afgedrukt onder de rubriek diverse opbrengsten. Een detail van de rubriek wordt niet afgedrukt, gezien het totaal van de rubriek niet overeenstemt met de gegevens in de boekhouding. Extra rekeningen diverse opbrengsten (manueel ingeven) Deze rubriek vult u in indien u extra toevoegingen wenst aan te brengen aan de rubriek van de diverse opbrengsten. De toevoegingen kunt u op 2 manieren aanbrengen, namelijk: 1/ u verwijst naar een bestaande algemene rekening van de groep 74: de omschrijving wordt automatisch voorgesteld en het saldo van de opgegeven rekening wordt voorgesteld maar kan gewijzigd worden. 2/ u verwijst niet naar een algemene rekening: u kunt een variabele omschrijving en saldo intikken. U gaat verder met of PgDwn. Sociale bijdrage zelfstandigen (manueel ingeven) Op de eerste regel wordt standaard de algemene rekening (bezoldigingen bestuurders) voorgesteld. Indien deze algemene rekening bestaat, dan wordt het saldo voorgesteld maar dit kan gewijzigd worden. Indien deze algemene rekening niet bestaat, dan kunt u er een variabel bedrag aan toekennen. De volgende lijnen kunt u vrij benutten, namelijk: - u verwijst al dan niet naar een algemene rekening - indien u geen specifieke algemene rekening oproept, dan kunt u een variabele omschrijving en saldo toekennen. Alle gegevens worden in detail afgedrukt. U gaat verder met of PgDwn. De volgende rubrieken worden opgenomen in de afdruk: Rubriek aankopen (60xxxx uitgezonderd ) Deze rubriek wordt automatisch opgenomen in de afdruk. Rubriek kosten Deze rubriek wordt automatisch opgenomen in de afdruk op voorwaarde dat de kosten gekoppeld zijn aan de fiscale bijlage.

321 (zie handleiding Creatie algemene rekeningen, veld Nr. fisc. bijlage ). Ze geeft ook een automatische berekening van het percentage privé en verworpen uitgaven. Rubriek algemene rekeningen die niet voorkomen in de balans Aansluitend op de balans wordt een extra bijlage afgedrukt met een overzicht van de algemene rekeningen die niet werden opgenomen in de balans. Actief-passief-resultatenbalans 13. Actief-passief-resultatenbalans De actief-passief-resultatenbalans is gebaseerd op de jaarrekening (ze bevat dezelfde rubrieken). Printer / scherm U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Datum U verwijst naar de datum waarop de balans betrekking heeft. Huidig jaar Huidig + vorig jaar vorig jaar Met de wisseltoets kiest u voor welk boekjaar/boekjaren u de balans wenst af te drukken. Voorlopig resultaat in de balans opnemen: nee ja Indien de resultaatverwerking nog niet geboekt is, dan kunt u opteren om het voorlopig resultaat op te nemen in de balans. Dit heeft als gevolg dat de balans in evenwicht is (Actief = Passief). Het voorlopig resultaat wordt opgenomen in de passiva onder de rubriek voorlopige winst/verlies van het boekjaar. In welke euro-munt wilt u de lijst uitdrukken U geeft de gewenste munt in of via de consultatietoets kunt u de gewenste euro-munt selecteren.

322 Jaarrekeningen 13. Jaarrekeningen In Expert/m kunt u zowel verkorte als volledige jaarrekeningen ingeven en afdrukken. Tevens vindt u er de respectievelijke controlelijsten voor de Nationale Bank van België bij. Werkwijze Als u de jaarrekeningen opvraagt, gebeurt het volgende: er wordt een fotokopie van de toestand van de algemene rekeningen gemaakt. Dan worden deze gegevens gerangschikt en gegroepeerd zoals de jaarrekening het oplegt. Pas na deze berekening kunt u de jaarrekening printen. Dit heeft een belangrijk gevolg, bijvoorbeeld: Na het printen merkt u dat er nog een correctie of een eindejaarsboeking moet uitgevoerd worden. Deze boekt u via de diverse operaties en laat u ook bijwerken. U moet een herberekening vragen van de jaarrekening, vooraleer u die opnieuw laat afdrukken. Doet u dit niet, dan krijgt u opnieuw de jaarrekening met de situatie van vóór de correctie (de jaarrekening wordt immers altijd afgedrukt vanuit de fotokopie van de toestand van de algemene rekeningen).

323 Ingeven van de jaarrekening: verkort schema 1. Verkort schema ingeven Het begrip ingeven is tweezijdig, namelijk: - ofwel laat u het pakket de gegevens halen uit de saldi van de algemene rekeningen om de jaarrekening in te vullen - ofwel geeft u de jaarrekening manueel in op het scherm. Jaar + jaar-1 / jaar-1 + jaar-2 U bepaalt welke twee jaren moeten weergegeven worden. Vervolgens begint het pakket met zijn berekening en opmaak van de jaarrekening. Indien het pakket ondervindt dat er reeds eerder een berekening gebeurd is voor de geselecteerde jaren, dan krijgt u de volgende vraag: Als het pakket bij het oproepen van Verkort schema ingeven ondervindt dat er reeds gegevens aanwezig zijn, dan krijgt u de volgende melding: Mogen de bestaande gegevens worden vernietigd: neen ja gedeeltelijk U kiest voor Neen : er gebeurt geen herberekening en u krijgt de jaarrekening te zien zoals u ze de laatste keer heeft laten berekenen. U kiest voor Ja : de fotokopie verdwijnt en het pakket doet een volledige herberekening van de jaarrekening. Dit wordt voornamelijk toegepast na het boeken van correcties op de jaarrekening. U kiest voor Gedeeltelijk : u krijgt het volgend scherm te zien:

324 - voor bepaalde VKT s is het mogelijk de variabele gegevens (= gegevens die u manueel moet invullen omdat ze niet uit de boekhouding kunnen gehaald worden) te behouden, terwijl andere gegevens volledig vernietigd worden. - u bepaalt via de wisseltoets welke gegevens herberekend moeten worden. Na een volledige of gedeeltelijke berekening krijgt u VKT1 te zien.

325 Via PgUp, PgDwn, Up en Down kunt u de jaarrekening volledig doorbladeren. Met de springtoets gaat u onmiddellijk naar de door u opgegeven VKT (zie onderstaand scherm). Met de stoptoets verlaat u het programma. Bespreking van de schermen: VKT1 - blz. 1 Naam De naam van het dossier wordt automatisch voorgesteld aan de hand van de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Naam ). De voorgestelde naam kunt u wijzigen. Straat De straatnaam wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Straat ). Huisnr. Het huisnummer wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Huisnr. ). Busnr. Het busnummer wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Busnr. ). Postcode De postcode wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Postnr. ). Gemeente De gemeente wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Woonplaats ). B.T.W.-nr. of nationaal nummer Het BTW-nummer van het geselecteerde dossier wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld BTW-nr. ). Indien u een wijziging aanbrengt, wordt het nummer steeds gecontroleerd.

326 VKT1 - blz. 2 Code juridische vorm Elke juridische vorm heeft zijn specifieke code. Met de consultatietoets kunt u de van toepassing zijnde juridische vormen raadplegen. Via Down en Up plaatst u de lichtbalk op de keuze die u wenst te maken. Met bevestigt u uw keuze. Juridische vorm De naam van de juridische vorm wordt automatisch ingevuld aan de hand van de geselecteerde code. Code type register Elk type register heeft zijn specifieke code. Met de consultatietoets kunt u de bestaande codes voor het soort type register raadplegen. Code gemeenteregister Via de consultatietoets kunt u de code raadplegen van de gemeente waarin het type register werd toegekend. Griffie te Dit veld wordt automatisch ingevuld. Registernummer U tikt het registernummer in. Vermoedelijke neerleggingsdatum U tikt de datum in waarvan u veronderstelt dat de jaarrekening neergelegd zal worden. Formaat = ddmmjjjj. U dient geen leestekens in te tikken. Datum neerlegging oprichtingsakte U tikt de datum in waarop de oprichtingsakte werd neergelegd. Formaat = ddmmjjjj. U dient geen leestekens in te tikken. Datum algemene vergadering U tikt de datum van de algemene vergadering in waarbij de jaarrekening werd goedgekeurd. De datum van de algemene vergadering wordt voorgesteld vanuit de dossiergegevens, maar kan gewijzigd worden (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Datum algemene vergadering ). Formaat = ddmmjjjj. U dient geen leestekens in te tikken. Begindatum boekjaar Einddatum boekjaar Als gevolg van de geselecteerde jaarrekening (jaar + jaar-1 of jaar-1 + jaar-2) worden de data automatisch ingevuld aan de hand van de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, velden Begindatum/Einddatum huidig boekjaar ). Formaat = ddmmjjjj. U dient geen leestekens in te tikken. Begindatum vorig boekjaar Einddatum vorig boekjaar Als gevolg van de geselecteerde jaarrekening (jaar + jaar-1 of jaar-1 + jaar-2) worden de data automatisch ingevuld aan de hand van de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, velden Begindatum/Einddatum vorig boekjaar ). Formaat = ddmmjjjj. U dient geen leestekens in te tikken.

327 VKT1 - blz. 3 Betreft het de eerste neerlegging van de jaarrekening: ja / nee Indien u Ja selecteert, dan moeten begin- en einddatum van het vorig boekjaar gelijk zijn aan nul of gelijk zijn aan begin- en einddatum huidig boekjaar. De bedragen vorig boekjaar = die welke openbaar werden gemaakt: ja / nee Dit gegeven wordt enkel opgevraagd indien het niet de eerste neerlegging van de jaarrekening betreft. Heeft de onderneming gedurende het boekjaar een andere onderneming opgeslorpt of het geheel of een gedeelte van haar activiteiten afgestoten: ja / nee Betreft het een verbeterde neerlegging voor een reeds EERDER door de NBB AANVAARDE jaarrekening voor hetzelfde boekjaar: ja / nee Is de neerlegging door een derde partij verricht: ja / nee Indien de neerlegging door een derde partij is verricht, moet het telefoonnummer niet worden vermeld. Naam contactpersoon Voornaam contactpersoon Telefoonnr. contactpersoon Deze velden (behalve het telefoonnummer) worden enkel ingevuld indien de neerlegging van de jaarrekening gebeurd is door een derde partij. Naam of benaming derde Indien de neerlegging gebeurt door een derde partij, moet u de volledige naam of benaming opgeven. BTW - of nationaal nummer van derde U tikt het nummer in van de derde partij. Derde neerleggende partij is een: rechtspersoon / natuurlijk persoon VKT1 - blz. 4 Bestuurders, zaakvoerders en commissarissen: modificatie / creatie U kiest voor Creatie U bepaalt of de bestuurder, zaakvoerder of commissaris een natuurlijk persoon of rechtspersoon is. Afhankelijk van uw keuze worden volgende velden opgevraagd: Keuze RECHTSPERSOON BTW - of nationaal nummer Benaming Straat Nr. Bus Postcode Gemeente Landcode Land consultatietoets = overzicht landentabel 1 Code functie Functie consultatietoets = overzicht van de bestaande functies Begindatum mandaat Einddatum mandaat

328 Wordt deze vertegenwoordigd: ja / nee Indien u Ja gekozen heeft, vult u de volgende velden in: Naam Voornaam Straat Nr. Bus Postcode Gemeente Landcode Land consultatietoets = overzicht landentabel 1 Keuze NATUURLIJK PERSOON Naam Voornaam Straat Huisnr. Busnr. Postcode Gemeente Landcode Land consultatietoets = overzicht landentabel 1 Beroep Code functie Functie consultatietoets = overzicht van de bestaande functies Indien het mandaat niet het volledige boekjaar dekt U dient de begin- en einddatum van het mandaat in te vullen. Indien er meer dan 3 bestuurders, zaakvoerders en/of commissarissen zijn, worden deze bij afdruk van de jaarrekening opgenomen in VKT17. U kiest voor Modificatie De bestaande bestuurders, zaakvoerders en/of commissarissen worden voorgesteld. Lijnen voorafgegaan met een! (uitroepteken), wijzen erop dat de bestuurder, zaakvoerder en/of commissaris een rechtspersoon is. Met de voorgestelde functietoetsen selecteert u de lijn die u wenst te wijzigen. Indien u wijzigingen heeft aangebracht, moet u aansluitend bevestigen dat de wijzigingen mogen weggeschreven worden. VKT1 - blz. 5 Totaal aantal neergelegde bladen Nummers van de niet-neergelegde, gestandaardiseerde bladen U geeft op welke VKT s niet neergelegd worden. Naam 1 / hoedanigheid 1 Naam 2 / hoedanigheid 2

329 VKT1 BIS - blz. 6 Werd een verificatie- of correctietaak betreffende de jaarrekening opgedragen aan een externe accountant of aan een bedrijfsrevisor: ja / nee Mogen de gegevens in verband met de externe accountants of bedrijfsrevisoren worden gekopieerd vanuit een ander dossier: ja / nee Indien u voor Ja kiest, moet u aansluitend refereren aan het dossier (waaruit de gegevens gekopieerd moeten worden) en de juiste jaarrekening selecteren (jaar + jaar-1 of jaar-1 + jaar-2). VKT1 BIS - blz. 7 Externe accountants of bedrijfsrevisoren: modificatie / creatie U kiest voor Creatie U bepaalt of de accountant of de bedrijfsrevisor een natuurlijk persoon of een rechtspersoon is. Afhankelijk van uw keuze worden de volgende velden opgevraagd: Keuze RECHTSPERSOON BTW - of nationaal nummer Benaming Straat Nr. Bus Postcode Gemeente Landcode Land consultatietoets = overzicht landentabel 1 Lidmaatschapsnr. Code functie Functie consultatietoets = overzicht van de bestaande functies Taken: - voeren van de boekhouding: ja / nee - opstellen van de jaarrekening: ja / nee - verifiëren van de jaarrekening: ja / nee - verbeteren van de jaarrekening: ja / nee Begindatum mandaat Einddatum mandaat Wordt deze vertegenwoordigd: ja / nee Indien u Ja gekozen heeft, vult u de volgende velden in: Naam Voornaam Straat Nr. Bus Postcode Gemeente Landcode consultatietoets = Land overzicht landentabel 1 Lidmaatschapsnr.

330 Keuze NATUURLIJK PERSOON Naam Voornaam Beroep Straat Nr. Bus Postcode Gemeente Landcode Land consultatietoets = overzicht landentabel 1 Code functie Functie consultatietoets = overzicht van de bestaande functies Lidmaatschapsnummer Aard opdracht: - voeren van de boekhouding: ja / nee - opstellen van de jaarrekening: ja / nee - verifiëren van de jaarrekening: ja / nee - verbeteren van de jaarrekening: ja / nee Indien het mandaat niet het volledige boekjaar dekt U dient de begin- en einddatum van het mandaat in te vullen. U kiest voor Modificatie De bestaande accountants of revisoren worden voorgesteld. Lijnen voorafgegaan met een! (uitroepteken), wijzen erop dat de accountant of revisor een rechtspersoon is. Met de voorgestelde functietoetsen selecteert u de lijn die u wenst te wijzigen. Indien u wijzigingen heeft aangebracht, moet u aansluitend bevestigen dat de wijzigingen mogen weggeschreven worden. VKT2 - blz = Activa Alle rubrieken worden automatisch ingevuld (in huidig en vorig boekjaar). Met kunt u elke rubriek doorlopen en indien nodig aanpassingen aanbrengen. De rubrieken die een totaal saldo tonen, kunnen niet gewijzigd worden, namelijk indien u een bedrag wijzigt, dan wordt het totaal automatisch aangepast. Met de springtoets kunt u eender welke VKT opvragen. Indien er zich een verschil bevindt tussen de activa en de passiva, dan wordt dit gemeld door een foutboodschap, namelijk! F8!. Indien u de consultatietoets indrukt, krijgt u het verschil te zien en het boekjaar waarin het zich situeert. Mogelijke oorzaken van de verschillen: - ofwel is de resultaatverwerking nog niet geboekt - ofwel heeft u gebruik gemaakt van algemene rekeningen die niet voorzien zijn in het genormaliseerd rekeningstelsel - ofwel zijn er afrondingsverschillen. VKT3 - blz = Passiva Alle rubrieken worden automatisch ingevuld (in huidig en vorig boekjaar). Met kunt u elke rubriek doorlopen en indien nodig aanpassingen aanbrengen. De rubrieken die een totaal saldo tonen, kunnen niet gewijzigd worden, namelijk indien u een bedrag wijzigt, dan wordt het totaal automatisch aangepast. Met de springtoets kunt u eender welke VKT opvragen.

331 Indien er zich een verschil bevindt tussen de activa en de passiva, dan wordt dit gemeld door een foutboodschap, namelijk! F8!. Indien u de consultatietoets indrukt, krijgt u het verschil te zien en het boekjaar waarin het zich situeert. Mogelijke oorzaken van de verschillen: - ofwel is de resultaatverwerking nog niet geboekt - ofwel heeft u gebruik gemaakt van algemene rekeningen die niet voorzien zijn in het genormaliseerd rekeningstelsel - ofwel zijn er afrondingsverschillen. VKT4 - blz = Resultatenrekening Alle rubrieken worden automatisch ingevuld (in huidig en vorig boekjaar). Met kunt u elke rubriek doorlopen en indien nodig aanpassingen aanbrengen. De rubrieken die een totaal saldo tonen, kunnen niet gewijzigd worden, namelijk indien u een bedrag wijzigt, dan wordt het totaal automatisch aangepast. Met de springtoets kunt u eender welke VKT opvragen. VKT5 - blz = Resultaatverwerking Alle rubrieken worden automatisch ingevuld (in huidig en vorig boekjaar). Met kunt u elke rubriek doorlopen en indien nodig aanpassingen aanbrengen. De rubrieken die een totaal saldo tonen, kunnen niet gewijzigd worden, namelijk indien u een bedrag wijzigt, dan wordt het totaal automatisch aangepast. Met de springtoets kunt u eender welke VKT opvragen. VKT6 - blz = Staat van de vaste activa ( I ) Er zijn 2 voorwaarden voor een correcte berekening van deze toelichting, namelijk: 1/ gebruik van de algemene rekeningen: de laatste positie van de algemene rekeningen moet eindigen op: 0 voor de aanschaffingswaarde 1 voor de niet-opgevraagde bedragen 8 voor de meerwaarden 9 voor de waardeverminderingen of afschrijvingen. 2/ gegevens vorig boekjaar: de cijfers van de algemene rekeningen van de vaste activa moeten in het vorig boekjaar bestaan. Indien dit niet het geval is, kan het pakket onmogelijk de mutaties tijdens het boekjaar berekenen. Hiervoor wordt een verschil gemaakt tussen het saldo van het vorig jaar en het huidig jaar. Indien het verschil positief is, wordt het bedrag van de mutatie in het vak geboekt opgenomen. Indien het verschil negatief is, worden de vakken overdrachten / teruggenomen / afgeboekt ingevuld. De andere vakken zoals verworven van derden en overgeboekt van een post naar een andere moeten manueel ingevuld worden. VKT7 - blz = Deelnemingen en maatschappelijke rechten in andere ondernemingen ( II A ) = Ondernemingen waarvoor de onderneming onbeperkt aansprakelijk is in haar hoedanigheid van onbeperkt aansprakelijk vennoot of lid ( II B ) De gegevens die u hier moet invullen, registreert u op dezelfde manier als de gegevens in VKT1 BIS (via Creatie / Modificatie ). De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm.

332 VKT8 - blz = Staat van het kapitaal ( III ) De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. De gegevens die uit de boekhouding te halen zijn, worden automatisch ingevuld, maar kunnen steeds gewijzigd worden. VKT9 - blz = Voorzieningen voor risico s en kosten ( IV ) = Staat van de schulden ( V ) De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VKT10 - blz = Personeel en personeelskosten ( VI ) = Financiële resultaten ( VII ) = Rechten en verplichtingen niet opgenomen in de balans ( VIII ) De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VKT11 - blz = Betrekkingen met verbonden ondernemingen ( IX ) = Financiële betrekkingen ( X ) De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VKT12 - blz = Sociale balans De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VKT13 - blz = Vervolg sociale balans De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VKT14 - blz = Samenvatting van de waarderingsregels De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VKT15 - blz = Vervolg samenvatting van de waarderingsregels De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VKT16 - blz = Vervolg samenvatting van de waarderingsregels De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VKT17 - blz. 62 = Diverse (invoer van vrije tekst) Op VKT17 kunt u bijvoorbeeld het verslag van de algemene vergadering ingeven. VKT17 wordt tevens benut als vervolg van VKT1 als blijkt dat er meer dan 3 bestuurders, vennoten of commissarissen zijn. DIVERSE WEETJES OMTRENT DE VERKORTE JAARREKENING Manueel ingeven van de jaarrekening Zoals reeds eerder aangehaald, kunt u ofwel de jaarrekening opmaken aan de hand van de gegevens uit de boekhouding, ofwel de jaarrekening manueel invullen. Het manueel invullen van de jaarrekening heeft echter teveel minpunten, namelijk: - de kans op tikfouten of cijferinversies is groter - de kans op verlies van ingebrachte gegevens (bij de procedure: Mogen bestaande gegevens vernietigd worden? ).

333 Indien u dus de jaarrekening wenst op te maken van een dossier dat u niet verwerkt op Expert/m, dan gaat u als volgt te werk: 1) u creëert een nieuw dossier 2) u voorziet het dossier van een correct rekeningstelsel 3) u boekt 2 diverse operaties (en u werkt de volledige ketting af), namelijk: - in het huidig boekjaar boekt u de eindbalans in met de cijfers die terecht moeten komen in de kolom Boekjaar in de jaarrekening - in het vorig boekjaar (diversen vorig jaar) boekt u de eindbalans in met de cijfers die terecht moeten komen in de kolom Vorig boekjaar in de jaarrekening 4) u berekent de jaarrekening ( 13.1.) 5) u brengt de nodige verdere toelichtingen aan. Indien u de jaarrekening wenst op te maken van een dossier waarvoor u de boekhouding van het eerste jaar heeft opgestart op Expert/m (voordien heeft u dus de boekhouding niet verwerkt via Expert/m), dan boekt u de eindbalans vorig boekjaar alsook in de diverse operaties vorig jaar. Bij het berekenen van de jaarrekening worden zodoende de 2 kolommen (met de boekhoudcijfers) reeds ingevuld. De taal waarin de jaarrekening opgesteld wordt. De taal, aangeduid in de dossiergegevens, is determinerend voor de taal van de jaarrekening. Bij het berekenen van het verkort schema wordt de taalcode van het dossier weggeschreven in het bestand dat wordt gebruikt voor de neerlegging van de jaarrekening. Als de jaarrekening in een verkeerde taal opgesteld is, moeten de variabele gegevens van het eerste blad opnieuw berekend worden en moeten de standaardcodes aangepast worden (code bestuurder,...). Manuele aanvullingen. In de toelichting zijn er bepaalde vakken waar u uitleg moet geven of rekeningen moet uitsplitsen. Indien er niet voldoende plaats is voorzien, worden er automatisch bijlagen met automatische verwijzingen aangemaakt. Gebruikte tekens. In principe moeten alle bedragen positief vermeld worden, behalve: - omschrijvingen met een (-) teken: deze moeten negatief staan - omschrijvingen met een (+) of (-) teken: deze kunnen zowel positief als negatief staan. De negatieve bedragen worden tussen haakjes geplaatst. Controlelijst verkort schema 2. Controlelijst verkort schema Vóór u de jaarrekening gaat afdrukken, is het aan te raden om bovenvermeld programma uit te voeren. Deze lijst omvat alle controles (verplichte en bijkomende) die ook uitgevoerd worden door de N.B.B. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze met de wisseltoets. Datum Hier vult u de referentiedatum van de lijst in. Jaar + jaar-1 Jaar-1 + jaar-2 U maakt uw keuze met de wisseltoets. Controle op: Alle rubrieken Gedeelte U maakt uw keuze met de wisseltoets. Indien u kiest om de controles gedeeltelijk uit te voeren, kunt u per controle via de wisseltoets bepalen of u ze wenst uit te voeren. De volgende controles werden ingebouwd:

334 - De tekens - Het balanstotaal - De resultatenrekening - De toelichting - VKT 1 - VKT 7 - De sociale balans - Bijkomende controles. OPMERKINGEN Alvorens de jaarrekening af te drukken of via diskette neer te leggen moet u de controlelijst afdrukken. Alleen als er geen foutmeldingen op de algemene controles zijn, kunt u zonder probleem de jaarrekening neerleggen. Op 24 april 1997 werd in een fax aan de Nationale Bank van België de vraag gesteld wat het gevolg was indien niet voldaan werd aan een controlevergelijking met betrekking tot de sociale balans. Het antwoord van de N.B.B.: Tot nog toe zijn alle controlevergelijkingen die betrekking hebben op de sociale balans, bijkomende controles, met andere woorden controles die niet behoren tot de lijst van (verplichte) controles waaraan elke jaarrekening moet voldoen en die gepubliceerd is in het Belgisch Staatsblad. Bijkomende controles zijn waarschijnlijkheidscontroles. Indien u vaststelt dat aan een bijkomende controle niet wordt voldaan terwijl alle opgegeven informatie correct is en conform de wettelijke bepalingen, kan de jaarrekening zonder het doorvoeren van aanpassingen neergelegd worden. Een jaarrekening, neergelegd op diskette die foutmeldingen bevat tegen bijkomende controles, wordt aanvaard. Verkort schema afdrukken 3. Verkort schema drukken De jaarrekening kunt u afdrukken nadat u de berekening heeft voltooid.

335 Jaar + jaar-1 jaar-1 + jaar-2 U kiest de jaarrekening die voor u van toepassing is. Indien u een jaarrekening selecteert waarvan u géén berekening ( 13.1.) heeft uitgevoerd, krijgt u een foutboodschap. Facultatieve omzet afdrukken: ja nee U kiest voor Ja : code 70 in de resultatenrekening wordt ingevuld. U kiest voor Nee : code 70 wordt niet ingevuld. Instellen van de printer: automatisch manueel U kiest voor automatisch : de printerinstellingen voor de jaarrekening worden automatisch doorgestuurd door het pakket. U kiest voor manueel : per VKT vult u zelf de printerinstelling in. Volledige afdruk gedeeltelijk U kiest voor volledige afdruk : de jaarrekening wordt volledig afgedrukt. U kiest voor gedeeltelijk : u kunt zelf bepalen welke bladen van de jaarrekening moeten afgedrukt worden. U krijgt het volgend scherm te zien: Verkort schema: neerlegging op diskette 4. Verkort: neerlegging op diskette Jaar + jaar-1 jaar-1 + jaar-2 U kiest de jaarrekening die voor u van toepassing is. Facultatieve omzet invullen: ja nee U kiest voor Ja : code 70 in de resultatenrekening wordt ingevuld. U kiest voor Nee : code 70 wordt niet opgenomen in de resultatenrekening. Het bestand wordt nu aangemaakt. Het eigenlijke kopiëren op floppy wordt u uitgelegd op het bijkomend informatiescherm:

336 Verkort schema: detail (in kolommen) 5. Verkort: detail (in kolommen) Dit is een balans na winstverdeling met een overzicht van alle rubrieken die voorkomen op de jaarrekening. Binnen de opgegeven rubrieken worden alle gebruikte algemene rekeningen afgedrukt met hun respectievelijk saldo. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze met de wisseltoets.

337 Datum Dit is de referentiedatum van de gevraagde selectie. Dossiernummer afdrukken: ja nee U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Registergegevens U kunt hier eventueel registergegevens invullen. Huidig jaar / jaar + jaar-1 / vorig jaar / jaar-1 + jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Indien u voor jaar-1 + jaar-2 gekozen heeft, dient u de begin- en einddatum van jaar-2 in te vullen. De computer gaat na of de resultaatverdeling geboekt is. Indien dit niet gebeurd is, meldt het pakket het bedrag aan te verwerken resultaat van het gevraagde boekjaar. In welke euro-munt wilt u de lijst uitdrukken U geeft de gewenste munt in. Afdrukken: ja nee Er wordt een bijkomende bevestiging gevraagd. Verkort schema: detail (met insprong) 6. Verkort: detail (met insprong) Dit is een balans na winstverdeling met een overzicht van alle rubrieken die voorkomen op de jaarrekening. Binnen de opgegeven rubrieken worden alle gebruikte algemene rekeningen afgedrukt met hun respectievelijk saldo. Deze balans onderscheidt zich van de vorige ( 13.5.) in de lay-out. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze met de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum van de gevraagde selectie.

338 Dossiernummer afdrukken: ja nee U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Registergegevens U kunt hier eventueel registergegevens invullen. Huidig jaar / jaar + jaar-1 / vorig jaar / jaar-1 + jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Indien u voor jaar-1 + jaar-2 gekozen heeft, dient u de begin- en einddatum van jaar-2 in te vullen. De computer gaat na of de resultaatverdeling geboekt is. Indien dit niet gebeurd is, meldt het pakket het bedrag aan te verwerken resultaat van het gevraagde boekjaar. In welke euro-munt wilt u de lijst uitdrukken U geeft de gewenste munt in. Afdrukken: ja nee Er wordt een bijkomende bevestiging gevraagd. Ingeven van de jaarrekening: volledig schema 13. Volledig schema ingeven Het begrip ingeven is tweezijdig, namelijk: - ofwel laat u het pakket de gegevens halen uit de saldi van de algemene rekeningen om de jaarrekening in te vullen - ofwel geeft u de jaarrekening manueel in op het scherm. Jaar + jaar-1 / jaar-1 + jaar-2 U bepaalt welke twee jaren moeten weergegeven worden. Vervolgens begint het pakket met zijn berekening en opmaak van de jaarrekening. Indien het pakket ondervindt dat er reeds eerder een berekening gebeurd is voor het huidige jaar en jaar-1, dan krijgt u volgende vraag: Als het pakket bij het oproepen van Volledig schema ingeven ondervindt dat er reeds gegevens aanwezig zijn, dan krijgt u de volgende melding:

339 Mogen de bestaande gegevens worden vernietigd: neen ja gedeeltelijk U kiest voor Neen : er gebeurt geen herberekening en u krijgt de jaarrekening te zien zoals u ze de eerste keer heeft laten afdrukken. U kiest voor Ja : de fotokopie verdwijnt en het pakket doet een volledige herberekening van de jaarrekening. Dit wordt voornamelijk toegepast na het boeken van correcties op de jaarrekening. U kiest voor gedeeltelijk : u krijgt het volgend scherm te zien: - voor bepaalde VOL s is het mogelijk de variabele gegevens (= gegevens die u manueel moet invullen omdat ze niet uit de boekhouding kunnen gehaald worden) te behouden, terwijl andere gegevens vernietigd worden. - u bepaalt via de wisseltoets welke gegevens herberekend moeten worden.

340 Na een volledige of gedeeltelijke berekening krijgt u VOL1 te zien. Via PgUp, PgDwn, Up en Down kunt u de jaarrekening volledig doorbladeren. Met de springtoets gaat u onmiddellijk naar de door u opgegeven VOL (zie onderstaand scherm). Met de stoptoets verlaat u het programma.

341 Indien u bijvoorbeeld kiest voor VOL7 - VOL24 (toelichting), dan krijgt u het volgend scherm te zien: Bespreking van de schermen: VOL1 - blz. 1 Naam De naam van het dossier wordt automatisch voorgesteld aan de hand van de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Naam ). De voorgestelde naam kunt u wijzigen. Straat De straatnaam wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Straat ). Huisnr. Het huisnummer wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Huisnr. ). Busnr. Het busnummer wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Busnr. ). Postcode De postcode wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Postnr. ). Gemeente De gemeente wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Woonplaats ). BTW-nr. of nationaal nummer Het BTW-nummer van het geselecteerde dossier wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld BTW-nr. ). Indien u een wijziging aanbrengt, wordt het nummer steeds gecontroleerd.

342 VOL1 - blz. 2 Code juridische vorm Elke juridische vorm heeft zijn specifieke code. Met de consultatietoets kunt u de van toepassing zijnde juridische vormen raadplegen. Via Down en Up plaatst u de lichtbalk op de keuze die u wenst te maken. Met bevestigt u uw keuze. Juridische vorm De naam van de juridische vorm wordt automatisch ingevuld aan de hand van de geselecteerde code. Code type register Elk type register heeft zijn specifieke code. Met de consultatietoets kunt u de bestaande codes voor het soort type register raadplegen. Code gemeenteregister Via de consultatietoets kunt u de code raadplegen van de gemeente waarin het type register werd toegekend. Griffie te Dit veld wordt automatisch ingevuld. Registernummer U tikt het registernummer in. Vermoedelijke neerleggingsdatum U tikt de datum in waarvan u veronderstelt dat de jaarrekening neergelegd zal worden. Formaat = ddmmjjjj. U dient geen leestekens in te tikken. Datum neerlegging oprichtingsakte U tikt de datum in waarop de oprichtingsakte werd neergelegd. Formaat = ddmmjjjj. U dient geen leestekens in te tikken. Datum algemene vergadering U tikt de datum van de algemene vergadering in waarbij de jaarrekening werd goedgekeurd. De datum van de algemene vergadering wordt voorgesteld vanuit de dossiergegevens, maar kan gewijzigd worden (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld datum algemene vergadering ). Formaat = ddmmjjjj. U dient geen leestekens in te tikken. Begindatum boekjaar Einddatum boekjaar Als gevolg van de geselecteerde jaarrekening (jaar + jaar-1 of jaar-1 + jaar-2) worden de data automatisch ingevuld aan de hand van de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, velden Begindatum/Einddatum huidig boekjaar ). Formaat = ddmmjjjj. U dient geen leestekens in te tikken. Begindatum vorig boekjaar Einddatum vorig boekjaar Als gevolg van de geselecteerde jaarrekening (jaar + jaar-1 of jaar-1 + jaar-2) worden de data automatisch ingevuld aan de hand van de dossiergegevens (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, velden Begindatum/Einddatum vorig boekjaar ). Formaat = ddmmjjjj. U dient geen leestekens in te tikken.

343 VOL1 - blz. 3 Betreft het de eerste neerlegging van de jaarrekening: ja / nee Indien u Ja selecteert, dan moeten begin- en einddatum van het vorig boekjaar gelijk zijn aan nul of gelijk zijn aan begin- en einddatum huidig boekjaar. De bedragen vorig boekjaar = die welke openbaar werden gemaakt: ja / nee Dit gegeven wordt enkel opgevraagd indien het niet de eerste neerlegging van de jaarrekening betreft. Heeft de onderneming gedurende het boekjaar een andere onderneming opgeslorpt of het geheel of een gedeelte van haar activiteiten afgestoten: ja / nee Betreft het een verbeterde neerlegging voor een reeds EERDER door de N.B.B. AANVAARDE jaarrekening voor hetzelfde boekjaar: ja / nee Is de neerlegging door een derde partij verricht: ja / nee Indien de neerlegging door een derde partij is verricht, moet het telefoonnummer niet worden vermeld. Naam contactpersoon Voornaam contactpersoon Telefoonnr. contactpersoon Deze velden (behalve het telefoonnummer) worden enkel ingevuld indien de neerlegging van de jaarrekening gebeurd is door een derde partij. Naam of benaming derde Indien de neerlegging gebeurt door een derde partij, moet u de volledige naam of benaming opgeven. BTW - of nationaal nummer van derde U tikt het nummer in van de derde partij. Derde neerleggende partij is een: rechtspersoon / natuurlijk persoon VOL1 - blz. 4 Bestuurders, zaakvoerders en commissarissen: modificatie / creatie U kiest voor Creatie U bepaalt of de bestuurder, zaakvoerder of commissaris een natuurlijk persoon of rechtspersoon is. Afhankelijk van uw keuze worden volgende velden opgevraagd: Keuze RECHTSPERSOON BTW - of nationaal nummer Benaming Straat Nr. Bus Postcode Gemeente Landcode Land consultatietoets = overzicht landentabel 1 Code functie Functie consultatietoets = overzicht van de bestaande functies Begindatum mandaat Einddatum mandaat Wordt deze vertegenwoordigd: ja / nee Indien u Ja gekozen heeft, vult u de volgende velden in: Naam Voornaam Straat Nr. Bus

344 Keuze NATUURLIJK PERSOON Naam Voornaam Straat Huisnr. Busnr. Postcode Gemeente Landcode Land consultatietoets = overzicht landentabel 1 Beroep Code functie Functie consultatietoets = overzicht van de bestaande functies Indien het mandaat niet het volledige boekjaar dekt U dient de begin-en einddatum van het mandaat in te vullen. Postcode Gemeente Landcode consultatietoets = Land overzicht landentabel 1 Indien er meer dan 3 bestuurders, zaakvoerders en/of commissarissen zijn, worden deze bij afdruk van de jaarrekening opgenomen in VOL25. U kiest voor Modificatie De bestaande bestuurders, zaakvoerders en/of commissarissen worden voorgesteld. Lijnen voorafgegaan met een! (uitroepteken), wijzen erop dat de bestuurder, zaakvoerder en/of commissaris een rechtspersoon is. Met de voorgestelde functietoetsen selecteert u de lijn die u wenst te wijzigen. Indien u wijzigingen heeft aangebracht, moet u aansluitend bevestigen dat de wijzigingen mogen weggeschreven worden. VOL1 - blz. 5 Totaal aantal neergelegde bladen Nummers van de niet neergelegde, gestandaardiseerde bladen U geeft op welke VOL s niet neergelegd worden. Naam 1 / hoedanigheid 1 Naam 2 / hoedanigheid 2 Zijn bijgevoegd bij deze jaarrekening Het verslag van de commissarissen: nee / ja. Het jaarverslag: nee / ja.

345 VOL1 BIS - blz. 6 Werd een verificatie- of correctietaak betreffende de jaarrekening opgedragen aan een externe accountant of aan een bedrijfsrevisor, die niet de commissaris is: ja / nee Mogen de gegevens in verband met de externe accountants of bedrijfsrevisoren worden gekopieerd vanuit een ander dossier: ja / nee Indien u voor Ja kiest, moet u aansluitend refereren aan het dossier (waaruit de gegevens gekopieerd moeten worden) en de juiste jaarrekening selecteren (jaar + jaar-1 of jaar-1 + jaar-2). VOL1 BIS - blz. 7 Externe accountants of bedrijfsrevisoren: modificatie / creatie U kiest voor Creatie U bepaalt of de accountant of de bedrijfsrevisor een natuurlijk persoon of een rechtspersoon is. Afhankelijk van uw keuze worden de volgende velden opgevraagd: Keuze RECHTSPERSOON BTW - of nationaal nummer Benaming Straat Nr. Bus Postcode Gemeente Landcode Land consultatietoets = overzicht landentabel 1 Lidmaatschapsnr. Code functie Functie consultatietoets = overzicht van de bestaande functies Taken: - voeren van de boekhouding: ja / nee - opstellen van de jaarrekening: ja / nee - verifiëren van de jaarrekening: ja / nee - verbeteren van de jaarrekening: ja / nee Begindatum mandaat Einddatum mandaat Wordt deze vertegenwoordigd: ja / nee Indien u Ja gekozen heeft, vult u de volgende velden in: Naam Voornaam Straat Nr. Bus Postcode Gemeente Landcode consultatietoets = Land overzicht landentabel 1 Lidmaatschapsnr.

346 Keuze NATUURLIJK PERSOON Naam Voornaam Beroep Straat Nr. Bus Postcode Gemeente Landcode Land consultatietoets = overzicht landentabel 1 Code functie Functie consultatietoets = overzicht van de bestaande functies Lidmaatschapsnummer Aard opdracht: - voeren van de boekhouding: ja / nee - opstellen van de jaarrekening: ja / nee - verifiëren van de jaarrekening: ja / nee - verbeteren van de jaarrekening: ja / nee Indien het mandaat niet het volledige boekjaar dekt U dient de begin- en einddatum van het mandaat in te vullen. U kiest voor Modificatie De bestaande accountants of revisoren worden voorgesteld. Lijnen voorafgegaan met een! (uitroepteken), wijzen erop dat de accountant of revisor een rechtspersoon is. Met de voorgestelde functietoetsen selecteert u de lijn die u wenst te wijzigen. Indien u wijzigingen heeft aangebracht, moet u aansluitend bevestigen dat de wijzigingen mogen weggeschreven worden. VOL2 - blz = Activa Alle rubrieken worden automatisch ingevuld (in huidig en vorig boekjaar). Met kunt u elke rubriek doorlopen en indien nodig aanpassingen aanbrengen. De rubrieken die een totaal saldo tonen, kunnen niet gewijzigd worden, namelijk indien u een bedrag wijzigt dan wordt het totaal automatisch aangepast. Met de springtoets kunt u eender welke VOL opvragen. Indien er zich een verschil bevindt tussen de activa en de passiva, dan wordt dit gemeld door een foutboodschap, namelijk! F8!. Indien u de consultatietoets indrukt, krijgt u het verschil te zien en het boekjaar waarin het zich situeert. Mogelijke oorzaken van de verschillen: - ofwel is de resultaatverwerking nog niet geboekt - ofwel heeft u gebruik gemaakt van algemene rekeningen die niet voorzien zijn in het genormaliseerd rekeningstelsel - ofwel zijn er afrondingsverschillen. VOL3 - blz = Passiva Alle rubrieken worden automatisch ingevuld (in huidig en vorig boekjaar). Met kunt u elke rubriek doorlopen en indien nodig aanpassingen aanbrengen. De rubrieken die een totaal saldo tonen, kunnen niet gewijzigd worden, namelijk indien u een bedrag wijzigt, dan wordt het totaal automatisch aangepast. Met de springtoets kunt u eender welke VOL opvragen.

347 Indien er zich een verschil bevindt tussen de activa en de passiva, dan wordt dit gemeld door een foutboodschap, namelijk! F8!. Indien u de consultatietoets indrukt, krijgt u het verschil te zien en het boekjaar waarin het zich situeert. Mogelijke oorzaken van de verschillen: - ofwel is de resultaatverwerking nog niet geboekt - ofwel heeft u gebruik gemaakt van algemene rekeningen die niet voorzien zijn in het genormaliseerd rekeningstelsel - ofwel zijn er afrondingsverschillen. VOL4 - blz = Resultatenrekening in staffelvorm VOL5 - blz = Vervolg resultatenrekening in staffelvorm Alle rubrieken worden automatisch ingevuld (in huidig en vorig boekjaar). Met kunt u elke rubriek doorlopen en indien nodig aanpassingen aanbrengen. De rubrieken die een totaal saldo tonen, kunnen niet gewijzigd worden, namelijk indien u een bedrag wijzigt, dan wordt het totaal automatisch aangepast. Met de springtoets kunt u eender welke VOL opvragen. VOL4 BIS - blz = Resultatenrekening in scontrovorm VOL5 BIS - blz = Vervolg resultatenrekening in scontrovorm Alle rubrieken worden automatisch ingevuld (in huidig en vorig boekjaar). Met kunt u elke rubriek doorlopen en indien nodig aanpassingen aanbrengen. De rubrieken die een totaal saldo tonen, kunnen niet gewijzigd worden, namelijk indien u een bedrag wijzigt, dan wordt het totaal automatisch aangepast. Met de springtoets kunt u eender welke VOL opvragen. VOL6 - blz = Resultaatverwerking Alle rubrieken worden automatisch ingevuld (in huidig en vorig boekjaar). Met kunt u elke rubriek doorlopen en indien nodig aanpassingen aanbrengen. De rubrieken die een totaal saldo tonen, kunnen niet gewijzigd worden, namelijk indien u een bedrag wijzigt, dan wordt het totaal automatisch aangepast. Met de springtoets kunt u eender welke VOL opvragen. VOL6 - blz. 29 = Toelichting I. Staat van de oprichtingskosten Er zijn 2 voorwaarden voor een correcte berekening van deze toelichting, namelijk: 1/ gebruik van de algemene rekeningen: de laatste positie van de algemene rekeningen moet eindigen op: 0 voor de aanschaffingswaarde 1 voor de niet opgevraagde bedragen 8 voor de meerwaarden 9 voor de waardeverminderingen of afschrijvingen. 2/ gegevens vorig boekjaar: de cijfers van de algemene rekeningen van de vaste activa moeten in het vorig boekjaar bestaan. Indien dit niet het geval is, kan het pakket onmogelijk de mutaties tijdens het boekjaar berekenen. Hiervoor wordt een verschil gemaakt tussen het saldo van het vorig jaar en het huidig jaar. Indien het verschil positief is, wordt het bedrag van de mutatie in het vak geboekt opgenomen. Indien het verschil negatief is, worden de vakken overdrachten / teruggenomen / afgeboekt ingevuld. De andere vakken zoals verworven van derden en overgeboekt van een post naar een andere moeten manueel ingevuld worden.

348 VOL7 - blz = Toelichting II. Staat van de immateriële vaste activa Er zijn 2 voorwaarden voor een correcte berekening van deze toelichting, namelijk: 1/ gebruik van de algemene rekeningen: de laatste positie van de algemene rekeningen moet eindigen op: 0 voor de aanschaffingswaarde 1 voor de niet opgevraagde bedragen 8 voor de meerwaarden 9 voor de waardeverminderingen of afschrijvingen. 2/ gegevens vorig boekjaar: de cijfers van de algemene rekeningen van de vaste activa moeten in het vorig boekjaar bestaan. Indien dit niet het geval is, kan het pakket onmogelijk de mutaties tijdens het boekjaar berekenen. Hiervoor wordt een verschil gemaakt tussen het saldo van het vorig jaar en het huidig jaar. Indien het verschil positief is, wordt het bedrag van de mutatie in het vak geboekt opgenomen. Indien het verschil negatief is, worden de vakken overdrachten / teruggenomen / afgeboekt ingevuld. De andere vakken zoals verworven van derden en overgeboekt van een post naar een andere moeten manueel ingevuld worden. VOL8 - blz = Toelichting III. Staat van de materiële vaste activa Er zijn 2 voorwaarden voor een correcte berekening van deze toelichting, namelijk: 1/ gebruik van de algemene rekeningen: de laatste positie van de algemene rekeningen moet eindigen op: 0 voor de aanschaffingswaarde 1 voor de niet opgevraagde bedragen 8 voor de meerwaarden 9 voor de waardeverminderingen of afschrijvingen. 2/ gegevens vorig boekjaar: de cijfers van de algemene rekeningen van de vaste activa moeten in het vorig boekjaar bestaan. Indien dit niet het geval is, kan het pakket onmogelijk de mutaties tijdens het boekjaar berekenen. Hiervoor wordt een verschil gemaakt tussen het saldo van het vorig jaar en het huidig jaar. Indien het verschil positief is, wordt het bedrag van de mutatie in het vak geboekt opgenomen. Indien het verschil negatief is, worden de vakken overdrachten / teruggenomen / afgeboekt ingevuld. De andere vakken zoals verworven van derden en overgeboekt van een post naar een andere moeten manueel ingevuld worden. VOL9 - blz = Toelichting IV. Staat van de financiële vaste activa Er zijn 2 voorwaarden voor een correcte berekening van deze toelichting, namelijk: 1/ gebruik van de algemene rekeningen: de laatste positie van de algemene rekeningen moet eindigen op: 0 voor de aanschaffingswaarde 1 voor de niet opgevraagde bedragen 8 voor de meerwaarden 9 voor de waardeverminderingen of afschrijvingen. 2/ gegevens vorig boekjaar: de cijfers van de algemene rekeningen van de vaste activa moeten in het vorig boekjaar bestaan. Indien dit niet het geval is, kan het pakket onmogelijk de mutaties tijdens het boekjaar berekenen. Hiervoor wordt een verschil gemaakt tussen het saldo van het vorig jaar en het huidig jaar. Indien het verschil positief is, wordt het bedrag van de mutatie in het vak geboekt opgenomen. Indien het verschil negatief is, worden de vakken overdrachten / teruggenomen / afgeboekt ingevuld. De andere vakken zoals verworven van derden en overgeboekt van een post naar een andere moeten manueel ingevuld worden.

349 VOL10 - blz. 45 = Toelichting V. A Deelnemingen en maatschappelijke rechten in andere ondernemingen De gegevens die u hier moet invullen, registreert u op dezelfde manier als de gegevens in VOL1 BIS (via Creatie / Modificatie ). De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VOL11 - blz. 46 = Toelichting V. B Ondernemingen waarvoor de onderneming onbeperkt aansprakelijk is in haar hoedanigheid van onbeperkt aansprakelijk vennoot of lid De gegevens die u hier moet invullen, registreert u op dezelfde manier als de gegevens in VOL1 BIS (via Creatie / Modificatie ). De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VOL12 - blz = Toelichting VI. Geldbeleggingen: overige beleggingen = Toelichting VII. Overlopende rekeningen = Toelichting VIII. Staat van het kapitaal De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. De gegevens die uit de boekhouding te halen zijn, worden automatisch ingevuld, maar kunnen steeds gewijzigd worden. VOL13 - blz = Toelichting VIII. Vervolg staat van het kapitaal = Toelichting IX. Voorzieningen voor risico s en kosten De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VOL14 - blz = Toelichting X. Staat van de schulden De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VOL15 - blz = Toelichting XI. Overlopende rekeningen = Toelichting XII. Bedrijfsresultaten De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VOL16 - blz = Toelichting XIII. Financiële resultaten = Toelichting XIV. Uitzonderlijke resultaten = Toelichting XV. Belastingen op het resultaat De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VOL17 - blz = Vervolg toelichting XV. Belastingen op het resultaat = Toelichting XVI. BTW + belastingen ten laste = Toelichting XVII. Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VOL18 - blz = Vervolg toelichting XVII. Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm.

350 VOL19 - blz = Vervolg toelichting XVII. Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen = Toelichting XVIII. Betrekkingen met verbonden ondernemingen en met ondernemingen waarmee een deelnemingsverhouding bestaat = Toelichting XIX. Financiële betrekkingen De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VOL20 - blz = Toelichting XVIII. Betrekkingen met verbonden ondernemingen en met ondernemingen waarmee een deelnemingsverhouding bestaat De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VOL21 - blz = Verklaring met betrekking tot de geconsolideerde jaarrekening De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VOL22 - blz = Sociale balans De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VOL23 - blz = Vervolg sociale balans De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VOL24 - blz = Vervolg sociale balans De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. VOL25 - blz = Hier kan u de waarderingregels invullen zoals ze in het verkort schema gebruikt worden. VOL25 - blz = Verslag van de commissarissen = Jaarverslag = Andere vrije tekst Het verslag van de commissarissen en het jaarverslag worden opgevraagd. Ze worden enkel afgedrukt indien u in VOL1 - blz. 5 bepaald heeft dat het verslag bijgevoegd wordt bij de jaarrekening. VOL25 kunt u benutten als een soort tekstverwerker. De beschikbare functietoetsen worden gevisualiseerd op het scherm. DIVERSE WEETJES OMTRENT DE VOLLEDIGE JAARREKENING Manueel ingeven van de jaarrekening Zoals reeds eerder aangehaald, kunt u ofwel de jaarrekening opmaken aan de hand van de gegevens uit de boekhouding, ofwel de jaarrekening manueel invullen. Het manueel invullen van de jaarrekening heeft echter teveel minpunten, namelijk: - de kans op tikfouten of cijferinversies is groter - de kans op verlies van ingebrachte gegevens (bij de procedure: Mogen bestaande gegevens vernietigd worden? ). Indien u dus de jaarrekening wenst op te maken van een dossier dat u niet verwerkt op Expert/m, dan gaat u als volgt te werk: 1) u creëert een nieuw dossier 2) u voorziet het dossier van een correct rekeningstelsel 3) u boekt 2 diverse operaties (en u werkt de volledige ketting af), namelijk: - in het huidig boekjaar boekt u de eindbalans in met de cijfers die terecht moeten komen in de kolom Boekjaar in de jaarrekening - in het vorig boekjaar (diversen vorig jaar) boekt u de eindbalans in met de cijfers

351 die terecht moeten komen in de kolom vorig boekjaar in de jaarrekening 4) u berekent de jaarrekening ( ) 5) u brengt de nodige verdere toelichtingen aan. Indien u de jaarrekening wenst op te maken van een dossier waarvoor u de boekhouding van het eerste jaar opgestart heeft op Expert/m (voordien heeft u dus de boekhouding niet verwerkt via Expert/m), dan boekt u de eindbalans vorig boekjaar alsook in de diverse operaties vorig jaar in. Bij het berekenen van de jaarrekening worden zodoende de 2 kolommen (met de boekhoudcijfers) reeds ingevuld. De taal waarin de jaarrekening opgesteld wordt. De taal, aangeduid in de dossiergegevens, is determinerend voor de taal van de jaarrekening. Bij het berekenen van het verkort schema wordt de taalcode van het dossier weggeschreven in het bestand dat wordt gebruikt voor de neerlegging van de jaarrekening. Als de jaarrekening in een verkeerde taal opgesteld is, moeten de variabele gegevens van het eerste blad opnieuw berekend worden en moeten de standaardcodes aangepast worden (code bestuurder,...). Manuele aanvullingen. In de toelichting zijn er bepaalde vakken waar u uitleg moet geven of rekeningen moet uitsplitsen. Indien er niet voldoende plaats is voorzien, worden er automatisch bijlagen met automatische verwijzingen aangemaakt. Gebruikte tekens. In principe moeten alle bedragen positief vermeld worden, behalve: - omschrijvingen met een (-) teken: deze moeten negatief staan - omschrijvingen met een (+) of (-) teken: deze kunnen zowel positief als negatief staan. De negatieve bedragen worden tussen haakjes geplaatst. Controlelijst volledig schema 14. Controlelijst volledig schema Vóór u de jaarrekening gaat afdrukken, is het aan te raden om bovenvermeld programma uit te voeren. Deze lijst omvat alle controles (verplichte en bijkomende) die ook uitgevoerd worden door de N.B.B. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze met de wisseltoets. Datum Hier vult u de referentiedatum van de lijst in. Jaar + jaar-1 Jaar-1 + jaar-2 U maakt uw keuze met de wisseltoets. Controle op: Alle rubrieken Gedeelte U maakt uw keuze met de wisseltoets. Indien u kiest om de controles gedeeltelijk uit te voeren, kunt u per controle via de wisseltoets bepalen of u ze wenst uit te voeren. De volgende controles werden ingebouwd: - De tekens - Het balanstotaal - De resultatenrekening - De toelichting - VOL 1 - VKT 10 - De sociale balans - Bijkomende controles

352 OPMERKINGEN Alvorens de jaarrekening af te drukken of via diskette neer te leggen moet u de controlelijst afdrukken. Alleen als er geen foutmeldingen op de algemene controles zijn, kunt u zonder probleem de jaarrekening neerleggen. Op 24 april 1997 werd in een fax aan de Nationale Bank van België de vraag gesteld wat het gevolg was indien niet voldaan werd aan een controlevergelijking met betrekking tot de sociale balans. Het antwoord van de N.B.B.: Tot nog toe zijn alle controlevergelijkingen die betrekking hebben op de sociale balans, bijkomende controles, met andere woorden controles die niet behoren tot de lijst van (verplichte) controles waaraan elke jaarrekening moet voldoen en die gepubliceerd is in het Belgisch Staatsblad. Bijkomende controles zijn waarschijnlijkheidscontroles. Indien u vaststelt dat aan een bijkomende controle niet wordt voldaan terwijl alle opgegeven informatie correct is en conform de wettelijke bepalingen, kan de jaarrekening zonder het doorvoeren van aanpassingen neergelegd worden. Een jaarrekening, neergelegd op diskette die foutmeldingen bevat tegen bijkomende controles, wordt aanvaard. Volledig schema afdrukken 15. Volledig schema drukken De jaarrekening kunt u afdrukken nadat u de berekening heeft voltooid. Jaar + jaar-1 jaar-1 + jaar-2 U kiest de jaarrekening die voor u van toepassing is. Indien u een jaarrekening selecteert waarvan u géén berekening ( ) heeft uitgevoerd, krijgt u een foutboodschap. Instellen van de printer: automatisch manueel U kiest voor automatisch : de printerinstellingen voor de jaarrekening worden automatisch doorgestuurd door het pakket. U kiest voor manueel : per VOL vult u zelf de printerinstelling in.

353 Volledige afdruk gedeeltelijk U kiest voor volledige afdruk : de jaarrekening wordt volledig afgedrukt. U kiest voor gedeeltelijk : u kunt zelf bepalen welke bladen van de jaarrekening moeten afgedrukt worden. U krijgt het volgend scherm te zien: Volledig schema: neerlegging op diskette 16. Volledig: neerlegging op diskette Jaar + jaar-1 jaar-1 + jaar-2 U kiest de jaarrekening die voor u van toepassing is. Het bestand wordt nu aangemaakt. Het eigenlijke kopiëren op floppy wordt u uitgelegd op het bijkomend informatiescherm:

354 Volledig schema: detail (in kolommen) 17. Volledig: detail (in kolommen) Dit is een balans na winstverdeling met een overzicht van alle rubrieken die voorkomen op de jaarrekening. Binnen de opgegeven rubrieken worden alle gebruikte algemene rekeningen afgedrukt met hun respectievelijk saldo. Resultaat op: printer / scherm U bepaalt uw keuze via de wisseltoets.

355 Datum Dit is de referentiedatum van de gevraagde selectie. Dossiernummer afdrukken: ja nee U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Registergegevens U kunt hier eventueel registergegevens invullen. Huidig jaar / jaar + jaar-1 / vorig jaar / jaar-1 + jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Indien u voor jaar-1 + jaar-2 gekozen heeft, dient u de begin- en einddatum van jaar-2 in te vullen. De computer gaat na of de resultaatverdeling geboekt is. Indien dit niet gebeurd is, meldt het pakket het bedrag aan te verwerken resultaat van het gevraagde boekjaar. In welke euro-munt wilt u de lijst uitdrukken U geeft de gewenste munt in. Afdrukken: ja nee Er wordt een bijkomende bevestiging gevraagd. Volledig schema: detail (met insprong) 18. Volledig: detail (met insprong) Dit is een balans na winstverdeling met een overzicht van alle rubrieken die voorkomen op de jaarrekening. Binnen de opgegeven rubrieken worden alle gebruikte algemene rekeningen afgedrukt met hun respectievelijk saldo. Deze balans onderscheidt zich van de vorige ( ) in de lay-out. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze met de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum van de gevraagde selectie.

356 Dossiernummer afdrukken: ja nee U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Registergegevens U kunt hier eventueel registergegevens invullen. Huidig jaar / jaar + jaar-1 / vorig jaar / jaar-1 + jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Indien u voor jaar-1 + jaar-2 gekozen heeft, dient u de begin- en einddatum van jaar-2 in te vullen. De computer gaat na of de resultaatverdeling geboekt is. Indien dit niet gebeurd is, meldt het pakket het bedrag aan te verwerken resultaat van het gevraagde boekjaar. In welke euro-munt wilt u de lijst uitdrukken U geeft de gewenste munt in. Afdrukken: ja nee Er wordt een bijkomende bevestiging gevraagd. Jaarrapport 19. Jaarrapport Het jaarrapport is een interne balans die elke hoofdgroep van de balans en resultatenrekening weergeeft. Eveneens krijgt u een overzicht van de verwerking van de resultaten. Resultaat op: printer / scherm U maakt uw keuze met de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum van de gevraagde selectie. Dossiernummer afdrukken: ja nee U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Registergegevens U kunt hier eventueel registergegevens invullen.

357 Afdrukken op basis van: algemene rekeningen Indien u kiest voor algemene rekeningen, dan bekomt u dit veld: Huidig jaar jaar-1 jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Indien u voor jaar-2 gekozen heeft, dient u de begin- en einddatum van jaar-2 in te vullen. OF Afdrukken op basis van: historieken algemene rekeningen Indien u kiest voor historieken algemene rekeningen, dan bekomt u dit veld: Huidig jaar jaar-1 voorgaande jaren U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Indien u voor voorgaande jaren gekozen heeft, dient u de begin- en einddatum in te vullen. Van - tot periode U vult de periodes in waarvan u een afdruk wenst. De computer gaat na of de resultaatverdeling geboekt is. Indien dit niet gebeurd is, meldt het pakket het bedrag aan te verwerken resultaat van het gevraagde boekjaar. In welke euro-munt wilt u de lijst uitdrukken U geeft de gewenste munt in. Afdrukken: ja nee Er wordt een bijkomende bevestiging gevraagd.

358 Afschrijvingen 14. Afschrijvingen U hebt 2 mogelijkheden om afschrijvingselementen in te geven namelijk: - ofwel roept u rechtstreeks het creatieprogramma van de investeringselementen op tijdens het boeken van investeringsfacturen via de aankoopketting - ofwel creëert u de investeringselementen via het menu 14. Afschrijvingen.

359 Onderhoud investeringselementen 1. Onderhoud investeringselementen Nummer investeringselement Dit wordt automatisch ingevuld. U kunt de bestaande nummering wijzigen door een nummer in te geven gevolgd door de springtoets. Het volgende investeringselement wordt automatisch verder genummerd aan de hand van de nieuwe nummering. Volgende velden dient u in te vullen: Algemeen rekeningnummer Hier geeft u de algemene rekening in waaraan u de investering wenst te koppelen. Met de consultatietoets kunt u de reeds bestaande algemene rekeningen oproepen. Indien u een algemene rekening wenst op te zoeken aan de hand van de letters die in de omschrijving van die algemene rekening voorkomen, dan drukt u op Ins. Om een nieuwe algemene rekening te creëren, gebruikt u Esc. Het algemeen rekeningnummer wordt voorgesteld indien u het element rechtstreeks vanuit de aankoopketting creëert. Datum aankoop Hier vermeldt u de factuurdatum van de investering. De aankoopdatum wordt automatisch voorgesteld indien u het element rechtstreeks vanuit de aankoopketting creëert. Aantal maanden 1ste jaar U vermeldt het aantal maanden dat de investering het eerste jaar mag afgeschreven worden. Soort document: factuur / creditnota U kiest aan de hand van de wisseltoets het soort document. Ook dit gegevens wordt automatisch voorgesteld indien u het element rechtstreeks vanuit de aankoopketting creëert.

360 Documentnummer U vult het nummer van de factuur/creditnota in. Het documentnummer wordt automatisch voorgesteld indien u het element rechtstreeks vanuit de aankoopketting creëert. Omschrijving U kunt een bijkomende uitleg over de investering intikken. De omschrijving wordt automatisch voorgesteld indien u het element rechtstreeks vanuit de aankoopketting creëert en waarbij u in het veld 'Bijkomende omschrijving' van de algemene rekening een tekst heeft ingevuld. Afschrijvingsduur: in jaren / in procenten U maakt uw keuze via de wisseltoets. Aantal Koos u in het vorig veld voor 'in jaren', dan vult u hier in over hoeveel jaren u wenst af te schrijven. Bij de keuze 'in procenten' in het vorig veld, tikt u hier het afschrijvingspercentage in. Afschrijvingsmethode: lineair / degr./lin. U bepaalt op welke wijze de investeringen moeten afgeschreven worden -lineair of degressief/lineairdoor middel van de wisseltoets. Investeringsaftrek: nee / eenmalig / gespreid Met de wisseltoets bepaalt u uw keuze. Aanslagjaar Dit veld wordt enkel opgevraagd indien investeringsaftrek toegepast wordt. U vult het jaartal van de aankoop van het investeringselement in. Via Esc komt u in de creatie van de tabel investeringsaftrek terecht. Met de consultatietoets kunt u de jaren raadplegen waarvoor de percentages ingevuld zijn. (zie Onderhoud tabel investeringsaftrek). Totaal af te schrijven U geeft het bedrag in dat u wenst af te schrijven. Met de hulptoets kunt u gebruik maken van de ingebouwde rekenmachine. Indien u het element rechtstreeks aanmaakt vanuit de aankoopketting, dan wordt de aanschaffingswaarde van het investeringselement automatisch voorgesteld. Totale aankoopwaarde Hier wordt hetzelfde bedrag voorgesteld als in het vorig veld. Indien deze waarde zou afwijken, vult u hier het juiste bedrag in. U kunt door middel van de hulptoets de ingebouwde rekenmachine gebruiken. Restwaarde Dit veld is enkel in te vullen indien het totaal af te schrijven bedrag niet gelijk is aan de totale aankoopwaarde. Indien u bij de afschrijvingsduur 0,00 heeft ingevuld, dan wordt in dit veld hetzelfde bedrag van de totale aankoopwaarde voorgesteld. De ingebouwde rekenmachine kunt u oproepen aan de hand van de hulptoets.

361 De afschrijvingstabel wordt vervolgens opgemaakt en op het scherm voorgesteld: U kunt eventueel afwijkingen ingeven, namelijk: Afwijking? nee / ja U kiest voor 'Nee': de cursor springt naar de volgende vraag. U kiest voor 'Ja': elke lijn uit de afschrijvingstabel kunt u als volgt wijzigen: op lijn 1 = 'jaar van aanschaffing' - De cursor staat op het veld 'Huidige afschrijving'; indien nodig kunt u het afschrijvingsbedrag wijzigen. Een wijziging aan het bedrag brengt onmiddellijk een herberekening van de afschrijvingstabel tot stand. - Wenst u het jaar van aanschaffing te wijzigen, dan drukt u op F7 en vult u het juiste jaartal in; er ontstaat een onmiddellijke aanpassing van de tabel. op de volgende lijnen - via gaat u naar een volgende lijn - via Up gaat u een lijn terug - met de stoptoets beëindigt u de afwijkingsmodule. Creatie bijkomende omschrijving? nee / ja U kiest voor Nee de cursor gaat onmiddellijk verder naar het volgende om een nieuw investeringselement te creëren. U kiest voor Ja : hier bestaat de mogelijkheid om 12 extra lijnen tekst (omschrijving) in te geven.

362 HOE WIJZIGT / VERWIJDERT / ARCHIVEERT / DESARCHIVEERT U EEN BESTAAND INVESTERINGSELEMENT? U geeft het juiste afschrijvingsnummer in. De creatiegegevens worden voorgesteld. U heeft 3 mogelijkheden: Wijzigen / verwijderen / archiveren Met de wisseltoets bepaalt u uw keuze. U kiest 'wijzigen': u brengt de wijzigingen aan. Indien u op het eerste scherm na uw correcties met de stoptoets het programma wilt verlaten, dan dient u nog een bijkomende bevestiging te geven. U kiest 'verwijderen': de volledige creatie van het investeringselement wordt geannuleerd (na een bijkomende bevestiging). U kiest 'archiveren': dit is het opslaan van een element zonder dat het nog kan geprint worden (de consultatie blijft altijd mogelijk!). Deze procedure wordt meestal uitgevoerd na de verkoop van een vast actief. Er wordt een bijkomende bevestiging gevraagd. U kunt een investeringselement desarchiveren door het gearchiveerde investeringselement nog eens op te roepen; u krijgt dan de melding: "Dit element is gearchiveerd! Desarchiveren?" Met de wisseltoets kiest u tussen 'Ja' en 'Nee'.

363 BELANGRIJKE OPMERKING U kunt gegevens doorsturen vanuit de boekhouding naar de afschrijvingstabellen, maar niet omgekeerd!!! Dus tijdens het boeken van aankoopfacturen, kunt u rechtstreeks investeringselementen aanmaken. Alle gegevens die het pakket kan halen uit de boeking van de factuur, zullen worden voorgesteld op het scherm van de creatie van het element. Zijn er bepaalde gegevens die u niet onmiddellijk kunt invullen (bijvoorbeeld de afschrijvingsduur), dan gaat u toch verder met de creatie van het afschrijvingselement. Reden: op het eind van het boekjaar kunt u de reeds aangemaakte tabellen nog wijzigen (bvb. het afschrijvingsbedrag moet verhoogd of verlaagd worden) of eventueel nog investeringselementen creëren. Als controle trekt u de lijsten met de afschrijvingstabellen voor het boekjaar. Eenmaal de afschrijvingstabellen correct zijn, kunt u aan de hand van die gegevens de journaalpost voor de afschrijvingen zelf opmaken via de standdaarddiversen (zie handleiding Standaarddiversen).

364 Onderhoud tabel investeringsaftrek 2. Onderhoud tabel investeringsaftrek In dit programma kunt u per jaar de percentages van de gespreide en éénmalige investeringsaftrek ingeven. Aanslagjaar Met de consultatietoets kunt u de bestaande jaartallen met hun percentages raadplegen. Percentage éénmalige aftrek U geeft hier het juiste percentage van de éénmalige aftrek in dat van toepassing is in het geselecteerde aanslagjaar. Percentage gespreide aftrek U geeft hier het juiste percentage van de gespreide aftrek in dat van toepassing is in het geselecteerde aanslagjaar.

365 Lijst creatiegegevens afschrijvingstabellen en investeringsaftrek 3. Lijst investeringselementen / investeringsaftrek Dit is een lijst met alle creatiegegevens per investeringselement. U kunt hier eventueel de gegevens met betrekking tot de investeringsaftrek mee opvragen. Resultaat op: printer / scherm U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Datum Dit is de referentiedatum van de gevraagde selectie. Van - tot investeringselement U kunt een selectie maken. Drukt u op, dan worden alle investeringselementen afgedrukt. Datum laatste wijziging drukken? ja / nee U kiest met de wisseltoets. Gegevens investeringsaftrek drukken? ja / nee U kiest met de wisseltoets: - 'Ja': de gegevens met betrekking tot de investeringsaftrek worden mee opgenomen in de lijst. - 'Nee': de creatiegegevens met betrekking tot de investeringsaftrek worden niet opgenomen in de lijst.

366 Consultatie afschrijvingstabel per investering 4. Consultatie afschrijvingstabel per investeringselement Via deze procedure kunt u een afschrijvingstabel consulteren op het scherm. Afschrijvingsnummer U vult het nummer in van het investeringselement dat u wenst te consulteren. Met de consultatietoets kunt u een overzicht krijgen van alle bestaande investeringselementen. Boekjaar Het jaartal van de opstartdatum wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. U selecteert het boekjaar waarvan u het investeringselement wenst te consulteren. Historiek afschrijving vorige jaren: ja / nee U kiest voor 'Ja' indien u ook een overzicht wenst van de vorige boekjaren. U kiest voor 'Nee': het aantal periodes van het boekjaar dat u wilt consulteren, wordt gevraagd.

367 Lijst afschrijvingstabel per algemene rekening 5. Lijst afschrijvingstabel per algemene rekening Via dit programma kunt u per algemene rekening een afschrijvingstabel bekomen. Resultaat op: printer / scherm Met de wisseltoets maakt u uw keuze. Datum U kiest bij voorkeur de einddatum van het boekjaar of de boekperiode. Vanaf - tot algemene rekening Drukt u op, dan worden alle rekeningen opgenomen. Ofwel kunt u selecteren vanaf welke rekening tot welke rekening u een tabel wenst af te drukken. Boekjaar Het jaartal van de opstartdatum wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. U selecteert het boekjaar waarvan u het investeringselement wenst te consulteren. Coëfficiënt aantal maanden / lengte boekjaar U geeft in hoeveel periodes van het boekjaar u wenst af te drukken. Afdrukken afschrijving (jjjj = boekjaar) = 0: ja / nee U kiest voor 'Ja': investeringselementen waarvan de boekwaarde gelijk is aan nul in het geselecteerde boekjaar, worden opgenomen in de selectie. U kiest voor 'Nee': investeringselementen waarvan de boekwaarde gelijk is aan nul in het geselecteerde boekjaar, worden niet opgenomen in de selectie. Nieuwe bladzijde per algemene rekening: nee / ja U bepaalt of er een bladsprong moet gebeuren bij het overgaan naar een volgende algemene rekening. U maakt uw keuze met de wisseltoets.

368 Lijst afschrijvingstabel per algemene rekening per investeringselement 6. Lijst per algemene rekening per investeringselement Dit is een meer uitgebreide versie van de vorige lijst, namelijk per algemene rekening krijgt u een tabel per investeringselement. Resultaat op: printer / scherm Met de wisseltoets maakt u uw keuze. Datum U kiest bij voorkeur de einddatum van het boekjaar of de boekperiode. Vanaf - tot algemene rekening Drukt u op, dan worden alle rekeningen opgenomen. Boekjaar Ofwel kunt u selecteren vanaf welke algemene rekening tot welke algemene rekening u een tabel wenst af te drukken. Het jaartal van de opstartdatum wordt voorgesteld, maar kan gewijzigd worden. U selecteert het boekjaar waarvan u het investeringselement wenst te consulteren. Drukken historiek afschrijving vorige jaren: ja / nee Indien u een overzicht wilt van de vorige boekjaren, dan kiest u voor 'Ja'. Wilt u enkel het opgegeven boekjaar zien, dan kiest u voor 'Nee'. Coëfficiënt aantal maanden / lengte boekjaar U geeft in hoeveel periodes van het boekjaar vermeld moeten worden. Drukken totalen per algemene rekening: ja / nee U kiest 'Ja' indien u een subtotaal per algemene rekening wenst. Drukken bijkomende omschrijvingen: ja / nee Indien u tijdens de creaties van de investeringselementen bijkomende omschrijvingen heeft toegekend, kunt u deze mee opnemen in de selectie.

369 Nieuwe bladzijde per afschrijvingsnummer: nee / ja Met de wisseltoets maakt u uw keuze. Nieuwe bladzijde per algemene rekening: nee / ja Met de wisseltoets maakt u uw keuze. Lijst investeringsaftrek 7. Lijst investeringsaftrek Deze lijst geeft in detail de berekening van de investeringsaftrek weer. Resultaat op: printer / scherm Met de wisseltoets maakt u uw keuze. Datum Dit is de referentiedatum van de investeringsaftrek. Investeringsaftrek: éénmalige / vereenvoudigde gespreide U kiest voor 'éénmalige': deze lijst neemt enkel de investeringselementen op waaraan "éénmalige investeringsaftrek" is toegekend en waarbij het geselecteerde boekjaar = het jaar van aanschaffing is. Het bedrag aan investeringsaftrek wordt berekend op de aanschaffingswaarde van het investeringselement. U kiest voor 'vereenvoudigde gespreide': deze lijst neemt alle investeringselementen op waaraan "vereenvoudigde gespreide aftrek" is toegekend en waaruit blijkt dat het investeringselement nog niet volledig is afgeschreven voor het geselecteerde boekjaar. Het bedrag aan investeringsaftrek wordt berekend op de afschrijvingen van het geselecteerde boekjaar. De lijst wordt opgesplitst in twee stukken, namelijk: 1) de berekening van de investeringsaftrek vorige boekjaren met een synthese en

370 2) de berekening van de investeringsaftrek huidig boekjaar. Boekjaar U selecteert het boekjaar waarvoor u de investeringsaftrek wenst te berekenen. Toekennen investeringsaftrek 8. Toekennen investeringsaftrek Aan de hand van de afschrijvingstabellen kunt u de investeringsaftrek laten berekenen. De gegevens met betrekking tot de investeringsaftrek kunt u afzonderlijk invullen via bovenvermeld programma. Nadat u dit menupunt heeft opgeroepen, kiest u tussen: Creatie / wijzigen U selecteert met de wisseltoets. 1/ Creatie Indien u de creatiemodule selecteert, gebeurt er het volgende: er wordt een controle uitgevoerd waarbij vastgesteld wordt of er investeringselementen aanwezig zijn in het bestand waarvoor nog geen gegevens van investeringsaftrek zijn ingevuld (bij creatie van het investeringselement heeft u investeringsaftrek = Nee geselecteerd). Deze investeringselementen worden automatisch voorgesteld (in numerieke volgorde). De cursor komt automatisch terecht op het veld 'Investeringsaftrek'. Investeringsaftrek: nee / éénmalig / gespreid Met de wisseltoets kunt u uw keuze maken. U kiest 'Nee': het investeringselement wordt niet opgenomen in de lijst voor de berekening van de investeringsaftrek. Een volgend investeringselement wordt onmiddellijk voorgesteld. U kiest 'éénmalig' of 'gespreid': u bepaalt welk soort investeringsaftrek van toepassing is op het investeringselement. Aanslagjaar Dit veld wordt enkel opgevraagd indien er investeringsaftrek toegepast wordt. U vult het jaartal van de aankoop van het investeringselement in. Via Esc komt u in de creatie van de tabel investeringsaftrek terecht. Met de consultatietoets kunt u de jaren raadplegen waarvoor de percentages ingevuld zijn.

371 Na ingave van deze gegevens wordt onmiddellijk een volgend investeringselement voorgesteld waarvoor nog geen gegevens met betrekking tot de investeringsaftrek bestaan. Het programma wordt automatisch verlaten indien u alle investeringselementen waarvoor nog geen investeringsaftrek bestaat, heeft overlopen. Indien u echter vroeger de 'Creatie' wenst te verlaten, kunt u op de stoptoets drukken. 2/ Wijzigen U selecteert 'wijzigen' indien u gegevens met betrekking tot de investeringsaftrek wenst aan te passen. Enkel investeringselementen met reeds bestaande gegevens betreffende de investeringsaftrek kunnen opgeroepen worden! De investeringselementen worden één voor één voorgesteld in numerieke volgorde. De cursor komt automatisch terecht op het veld 'Investeringsaftrek' waar u de nodige correcties kunt aanbrengen. Investeringsaftrek: nee / eenmalig / gespreid Met de wisseltoets kunt u uw keuze maken. U kiest 'Nee': het investeringselement wordt niet opgenomen in de lijst voor de berekening van de investeringsaftrek. Een volgend investeringselement wordt onmiddellijk voorgesteld. U kiest 'eenmalig' of 'gespreid': u bepaalt welk soort investeringsaftrek van toepassing is op het investeringselement. Aanslagjaar Dit veld wordt enkel opgevraagd indien er investeringsaftrek toegepast wordt. U vult het jaartal van de aankoop van het investeringselement in. Via Esc komt u in de creatie van de tabel investeringsaftrek terecht. Met de consultatietoets kunt u de jaren raadplegen waarvoor de percentages ingevuld zijn. Indien u een investeringselement aangepast heeft, wordt het volgende automatisch voorgesteld. Nadat alle investeringselementen met investeringsaftrek voorgesteld werden, wordt het programma automatisch verlaten. Met de stoptoets kunt u het 'wijzigen' reeds verlaten zonder alle betreffende investeringselementen te moeten overlopen.

372 15. Afsluitingen Afsluitingen Verschuiven periodes algemene rekeningen 1. Verschuiven periodes algemene rekeningen In Expert/m wordt er GEEN periodeafsluiting uitgevoerd, maar wel een periodeverschuiving. Dit houdt in dat het mogelijk blijft om in vorige periodes te boeken! Let op: voor de BTW-periode kunt u enkel boeken in huidige en vorige periode! Deze procedure moet u altijd uitvoeren als u in een volgende boek- en/of BTW-periode en/of N.I.S.- maand wilt boeken. Het is dus niet verplicht om zowel boek-, BTW-periode en N.I.S.-maand te verschuiven. Bijvoorbeeld: een dossier met een kwartaalaangifte dat maandelijks verwerkt wordt en dat statistieken moet afleveren. Hier vraagt u elke maand een verschuiving van de boekperiode en van de statistieken. Om het kwartaal verschuift u dan de BTW-periode.

373 Volgend scherm krijgt u te zien: Periode BTW verschuiven van - naar: nee ja U maakt uw selectie met de wisseltoets. Periode boekhouding verschuiven van - naar: nee U maakt uw selectie met de wisseltoets. Maand statistiek verschuiven van - naar: nee ja U maakt uw selectie met de wisseltoets. ja Jaarafsluiting 2. Jaarafsluiting Na het oproepen van deze procedure krijgt u de volgende waarschuwing: Gelieve eerst een back-up van dit dossier te nemen alvorens u de jaarafsluiting uitvoert!!! Controleer of alle werkbestanden bijgewerkt zijn! Een jaarafsluiting voert u uit nadat de BTW-administratie van de laatste periode van het boekjaar afgewerkt is. Voorbeeld Uw boekjaar loopt vanaf 01/01 tot 31/12. U heeft een BTW-maandaangifte en moet Intrastat bijhouden. Als uw BTW- en Intrastataangifte voor de maand december is opgemaakt, voert u de volledige jaarafsluiting uit. Moeten kas en/of bank nog geboekt worden, dan kunt u deze nog verwerken in het vorig jaar. De eindejaarsboekingen zult u dan uitvoeren in diversen vorig jaar.

374 Wat gebeurt er met de openstaande facturen en de algemene rekeningen? De openstaande facturen worden door de jaarafsluiting overgeheveld naar het volgend boekjaar; de volledige historiek blijft behouden in het vorig boekjaar. Boekt u nog financieel/diversen vorig jaar op individuele rekeningen, dan registreert het pakket in beide boekjaren, namelijk: een openstaande post die overgezet is naar het volgende boekjaar maar die afgeboekt wordt in financieel of diversen vorig jaar, zal automatisch verdwijnen in het huidige jaar en als betaalde factuur blijven in het vorige jaar. De algemene rekeningen worden NIET overgezet! U start het nieuwe boekjaar opnieuw door een diverse post te boeken waarin u de beginsaldi van de financiële instellingen toekent (zie handleiding Toekennen van de beginsaldi van de financiële rekeningen). Alle eindejaarsverrichtingen boekt u dan in diversen vorig jaar. Is de eindbalans van het vorig boekjaar af, dan kunt u deze automatisch laten overnemen door ingeven diverse operaties op te roepen (zie handleiding Automatische overname eindbalans vorig jaar). De diverse post financieel moet u dan opnieuw tegenboeken. De procedures voor de jaarafsluiting kunnen opgesplitst worden in: 1/ JAARAFSLUITING BIJ BOEKJAAR = KALENDERJAAR 2/ JAARAFSLUITING BIJ BOEKJAAR KALENDERJAAR. Let op: vooraleer u aan de eerste jaarafsluiting begint, selecteert u in het dossier het aantal jaar waarvoor u de historieken van de grootboekrekeningen wilt bijhouden. Bij een gebroken boekjaar kiest u minstens 3 jaar (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld Aantal historiekjaren ). BELANGRIJK! Nà de jaarafsluiting kunt u nog alle eindejaarslijsten afdrukken, zoals: - balansen algemene rekeningen - balansen individuele rekeningen - BTW-eindejaarslisting - Intrastataangifte - IC-opgave - fiche fiche historieken algemene rekeningen - historieken openstaande posten - historieken individuele rekeningen...

375 Jaarafsluiting indien boekjaar = kalenderjaar Afsluiten: boekhouding + BTW / enkel boekhouding / enkel BTW Er zijn hier 3 mogelijkheden die na elkaar op het scherm staan. Met de wisseltoets kunt u de verschillende mogelijkheden overlopen. Boekhouding + BTW : deze keuze voert u uit per 31 december voor een boekhouding die gelijkloopt met het kalenderjaar. Enkel boekhouding : deze keuze voert u uit op het einde van het boekjaar voor een boekhouding die NIET gelijkloopt met het kalenderjaar. Enkel BTW : deze keuze voert u uit per 31 december voor een boekhouding die NIET gelijkloopt met het kalenderjaar. U kiest voor: Afsluiten: Boekhouding + BTW Volgende bevestiging wordt gevraagd: Huidig boekjaar = van??/??/???? tot??/??/????! Afsluiten? nee / ja Met de wisseltoets bepaalt u uw keuze. U kiest voor Nee : u verlaat automatisch het programma. U kiest voor Ja : de afsluiting wordt uitgevoerd.

376 Door deze procedure uit te voeren, gebeurt het volgende: A/ in het bestand dossiergegevens: - periodes boekhouding, BTW en statistiek worden terug op 1 gebracht - verschuiven data huidig boekjaar naar vorig boekjaar - de data van huidig boekjaar worden met 1 jaar verhoogd - de velden boekjaar en Kalenderjaar worden met 1 jaar verhoogd. B/ in het bestand algemene rekeningen: - verschuiven saldi jaar-2 jaar-3 jaar-1 jaar-2 jaar jaar-1 - nulstellen saldi jaar, periode en periode-1. C/ in het bestand individuele rekeningen: - verschuiven van saldo, omzet E.G., omzet andere, BTW, commissie en diversen naar vorig jaar - nulstellen van omzet E.G., omzet andere, BTW, commissie en diversen voor het huidig jaar. D/ in het bestand dagboekgegevens: - verschuiven van de ingavetijden en het aantal documenten betreffende alle kettingen naar vorig jaar - verschuiven van de documentnummers en bladzijdetellers betreffende de financiële, diverse en kasverrichtingen naar vorig jaar - op nulstellen van de hierboven vernoemde tijden, aantallen, documentnummers en bladzijdetellers voor het (nieuw) huidig jaar. E/ in de bestanden historieken: Volgende bestanden worden verschoven naar bestand vorig jaar: - openstaande posten individuele rekeningen - historiek algemene rekeningen (*) - omzet historiek individuele rekeningen (IC-opgave) - historiek Intrastat - aansluitend worden de nieuwe bestanden gecreëerd - vervolgens gebeurt de overname openstaande posten naar huidig jaar. (*) Afhankelijk van de code historiek in de dossiergegevens worden de historieken van vorige jaren verder verschoven.

377 F/ in de werkbestanden: - werkbestanden aan- en verkopen: indien de code werkbestand van het dossier staat op: - Ja (= creatie toegelaten): verwijderen van deze bestanden en de onmiddellijke creatie ervan - Nee (= creatie niet toegelaten): hernoemen van deze bestanden naar vorig jaar + creatie leeg werkbestand, voorbeeld 0001AN01.B13 wordt 0001AN01.VJ - verschuiven van de werkbestanden financieel, diversen en kas naar vorig jaar + creatie lege werkbestanden huidig jaar. BELANGRIJK Na een jaarafsluiting voert u nog volgende controles uit: A/ Consultatie van de dossiergegevens: - boek-, BTW- en N.I.S.-periode moeten op 1 staan - alle data moeten met 1 jaar vermeerderd zijn - de velden Boekjaar en Kalenderjaar zijn eveneens met 1 jaar verhoogd. B/ Consultatie van de dagboekgegevens: Documentnummers en bladzijdetellers betreffende de kettingen van het huidig jaar moeten verschoven zijn naar vorig jaar. C/ Consultatie van de historieken algemene rekeningen aan de hand van balansen: - in het huidig jaar mag nergens nog detail als saldo te vinden zijn - in het vorig jaar moet het volledige detail en saldo te zien zijn. D/ Consultatie historieken openstaande posten: - in het huidig jaar moet het saldo te zien zijn samen met het detail aan openstaande facturen - in het huidig jaar moeten de velden Omzet en BTW op nul gesteld zijn - in het vorige jaar moeten alle facturen (betaalde en niet-betaalde) alsook de velden Saldo, Omzet en BTW te zien zijn. E/ Consultatie omzethistorieken individuele rekeningen: In het huidig jaar mag geen enkele factuur te vinden zijn; alle facturen moeten in het vorig boekjaar zitten.

378 Jaarafsluiting indien boekjaar kalenderjaar Voorbeeld: het boekjaar loopt van 01/07 tot 30/06. Verrichtingen uit te voeren op 31/12 Op het einde van het kalenderjaar moet u ALTIJD een BTW-jaarafsluiting uitvoeren!!! Afsluiten: boekhouding + BTW / enkel boekhouding / Enkel BTW Er zijn hier 3 mogelijkheden die na elkaar op het scherm staan. Met de wisseltoets kunt u de verschillende mogelijkheden overlopen. Boekhouding + BTW : deze keuze voert u uit per 31 december voor een boekhouding die gelijkloopt met het kalenderjaar. Enkel boekhouding : deze keuze voert u uit op het einde van het boekjaar voor een boekhouding die NIET gelijkloopt met het kalenderjaar. Enkel BTW : deze keuze voert u uit per 31 december voor een boekhouding die NIET gelijkloopt met het kalenderjaar. Op 31/12 kiest u voor: Afsluiten: enkel BTW Volgende bevestiging wordt gevraagd: Boekperiode verschuiven van - naar? nee / ja Met de wisseltoets kunt u uw keuze maken. U kiest Nee : de BTW-jaarafsluiting wordt uitgevoerd zonder de boekhoudperiode te verschuiven. Indien u onterecht Nee heeft aanvaard, kunt u aansluitend op de BTW-jaar afsluiting de periodeverschuiving van de boekhoudperiode uitvoeren via Verschuiven periodes algemene rekeningen. U kiest Ja : de BTW-jaarafsluiting wordt uitgevoerd en de boekhoudperiode wordt verschoven.

379 Door deze procedure uit te voeren, gebeurt het volgende: A/ in het bestand dossiergegevens: - periode BTW en N.I.S. worden op 1 geplaatst - periode boekhouding wordt met 1 verhoogd indien daarvoor geopteerd werd - het veld Kalenderjaar wordt met 1 verhoogd. B/ in het bestand algemene rekeningen: - alle saldi van de rekeningen klasse 9 (BTW-rekeningen) worden als volgt verschoven: jaar-2 jaar-3 jaar-1 jaar-2 jaar jaar-1 + nulstellen van de cijfers voor het huidig jaar, de huidige periode en periode-1 - alle rekeningen klasse 1 tot en met 7: - verschuiven van saldo periode naar periode-1 - nulstellen van saldo huidige periode (indien de boekhoudperiode ook verschoven wordt). C/ in het bestand individuele rekeningen: - verschuiven van omzet E.G., omzet andere, BTW, commissie en diversen naar vorig jaar (dus uitgezonderd het veld Saldo ) - nulstellen van omzet E.G., omzet andere, BTW, commissie en diversen voor het huidig jaar. D/ in de bestanden historieken: - volgende bestanden worden verschoven naar vorig jaar: historieken individuele rekeningen + Intrastat - gevolgd door een creatie van de lege bestanden voor het huidig jaar. BELANGRIJK Na een jaarafsluiting op 31/12 voert u volgende controles uit: A/ Consultatie van de dossiergegevens: - BTW- en N.I.S.-periode moeten op 1 staan - boekperiode wordt met 1 verhoogd indien u daarvoor geopteerd heeft - het veld Kalenderjaar wordt eveneens met 1 verhoogd.

380 B/ Consultatie van de historieken algemene rekeningen: Vermits enkel de BTW-jaarafsluiting is uitgevoerd, moeten alle historieken algemene rekeningen nog een volledig detail EN saldo vertonen in huidig jaar. C/ Consultatie historieken openstaande posten: Deze historieken moeten zowel alle vereffende als niet-vereffende facturen vertonen in het huidig jaar. De velden Omzet en BTW moeten echter op nul staan. D/ Consultatie omzethistorieken individuele rekeningen: Deze historieken mogen in het huidig jaar geen enkele factuur vertonen, maar wel het openstaand saldo (u heeft immers het kalenderjaar afgesloten). Het detail aan facturen vindt u terug in het vorig jaar. Verrichtingen uit te voeren op 30/06 30/06 is de einddatum van uw boekjaar. U dient dus enkel een jaarafsluiting van de boekhouding uit te voeren. De BTW-jaarafsluiting heeft u reeds op 31/12 uitgevoerd (zie handleiding Verrichtingen uit te voeren op 31/12). Afsluiten: boekhouding + BTW / enkel boekhouding / enkel BTW U heeft hier 3 mogelijkheden die na elkaar op het scherm staan. Met de wisseltoets kunt u de verschillende mogelijkheden overlopen. Boekhouding + BTW : deze keuze voert u uit per 31 december voor een boekhouding die gelijkloopt met het kalenderjaar. Enkel boekhouding : deze keuze voert u uit op het einde van het boekjaar voor een boekhouding die NIET gelijkloopt met het kalenderjaar. Enkel BTW : deze keuze voert u uit per 31 december voor een boekhouding die NIET gelijkloopt met het kalenderjaar.

381 Op 30/06 kiest u voor: Afsluiten: enkel boekhouding Volgende bevestigingen worden opgevraagd: Huidig boekjaar = van 01/07/?? tot 30/06/??! Afsluiten: nee / ja Met de wisseltoets maakt u uw keuze. U kiest voor Nee : de cursor springt terug naar het vorig veld. U kiest voor Ja : de afsluiting wordt uitgevoerd en de boekhoudperiode komt opnieuw op 1. BTW-periode verschuiven van - naar? nee / ja U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. U kiest voor Nee : de BTW-periode wordt niet verschoven. Indien u onterecht Nee heeft aanvaard, kunt u aansluitend op de afsluiting van de boekhouding de periodeverschuiving van de BTW-periode uitvoeren via Verschuiven periodes algemene rekeningen. U kiest voor Ja : de BTW-periode wordt verschoven. N.I.S.-maand verschuiven van - naar? nee / ja U kiest met de wisseltoets tussen Ja en Nee. U kiest voor Nee : de N.I.S.-maand wordt niet verschoven. Indien u onterecht Nee heeft aanvaard, kunt u aansluitend op de BTW-jaarafsluiting de periodeverschuiving op N.I.S.-maand uitvoeren via Verschuiven periodes algemene rekeningen. U kiest voor Ja : de N.I.S.-maand wordt verschoven. Door deze procedure uit te voeren, gebeurt het volgende: A/ in het bestand dossiergegevens: - periode boekhouding wordt op 1 geplaatst - periode BTW en N.I.S. worden met 1 verhoogd indien daarvoor geopteerd werd - het veld Boekjaar wordt met 1 verhoogd. B/ in het bestand algemene rekeningen - alle saldi van de rekeningen van klasse 1 tot en met 7 worden als volgt verschoven: jaar-2 jaar-3 jaar-1 jaar-2 jaar jaar-1 + nulstellen van de cijfers voor het huidig jaar, de huidige periode en periode-1 - alle rekeningen klasse 9: - verschuiven van saldo periode naar periode-1 - nulstellen van saldo huidige periode. C/ in het bestand individuele rekeningen: - het saldo wordt verschoven van huidig jaar naar vorig jaar, maar wordt ook behouden in het huidig jaar - de velden Omzet en BTW blijven ongewijzigd in het huidig jaar. D/ in het bestand dagboekgegevens: Verschuiven en nulstellen van de documentnummers, data, ingavetijden en aantal documenten. E/ in de bestanden historieken: Volgende bestanden worden verschoven naar vorig jaar: - openstaande posten individuele rekeningen - historieken algemene rekeningen (*) - gevolgd door creatie lege bestanden - overname van de openstaande posten in het huidig jaar. (*) Afhankelijk van de code historiek in de dossiergegevens worden de historieken van vorige jaren verder verschoven.

382 F/ in de werkbestanden: - werkbestanden aan- en verkopen: indien de code werkbestand van het dossier staat op: - Ja (= creatie toegelaten): verwijderen van deze bestanden en de onmiddellijke creatie ervan - Nee (= creatie niet toegelaten): hernoemen van deze bestanden naar vorig jaar + creatie leeg werkbestand, voorbeeld 0001AN01.B13 wordt 0001AN01.VJ - verschuiven van de werkbestanden financieel, diversen en kas naar vorig jaar + creatie lege werkbestanden huidig jaar. BELANGRIJK Na een jaarafsluiting op 30/06 voert u volgende controles uit: A/ Consultatie van de dossiergegevens: - de boekperiode moet opnieuw op 1 staan - de BTW- en N.I.S.-periode moeten met 1 vermeerderd zijn - het veld Boekjaar wordt met 1 verhoogd. B/ Consultatie van de dagboekgegevens: Documentnummers en bladzijdetellers betreffende de kettingen van het huidig jaar moeten verschoven zijn naar vorig jaar. C/ Consultatie van de historieken algemene rekeningen aan de hand van balansen: In het huidig jaar mag nergens nog een detail als saldo te vinden zijn. In het vorige jaar moet een volledige detail EN saldo terug te vinden zijn. D/ Consultatie historieken openstaande posten: In het huidig jaar moeten saldo, omzet en BTW van de individuele rekeningen te zien zijn, samen met de niet-vereffende facturen. In het vorig jaar moeten zowel de vereffende en niet-vereffende facturen, omzet en BTW te vinden zijn. E/ Consultatie historieken individuele rekeningen: De historieken huidig jaar moeten nog alle facturen van het lopend kalenderjaar tonen samen met het saldo, omzet en BTW Nulstellen saldo huidig jaar individuele rekeningen + verwijderen openstaande posten 3. Nulstellen saldo huidig jaar ind. rek. + verwijderen openst. posten In dossiers waar de historieken openstaande posten en de saldi niet moeten overgedragen worden, voert u deze procedure uit nà de jaarafsluiting. Deze procedure wordt bijvoorbeeld toegepast in een enkelvoudige boekhouding.

383 Klanten leveranciers beide U kiest met de wisseltoets welke individuele rekeningen u wenst op nul te stellen. Van - tot individuele rekening U kunt een selectie ingeven. Per rekening bevestigen? nee / ja Met de wisseltoets maakt u uw keuze. U kiest Nee : er wordt geen bijkomende bevestiging opgevraagd. U kiest Ja : er wordt een bijkomende bevestiging gevraagd per individuele rekening om deze al dan niet op nul te stellen. Nulstellen? ja / nee Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u in het vorig veld voor Ja gekozen heeft. Met de wisseltoets maakt u uw keuze. U kiest Nee : er wordt niets uitgevoerd. U kiest Ja : alle saldi van de individuele rekeningen worden op nul gesteld en de openstaande posten in het huidig jaar worden vernietigd. Verwijderen individuele rekeningen met saldo, omzet en BTW gelijk aan nul 4. Verwijderen individuele rekeningen met (saldo + omzet + BTW) = NUL Deze procedure is optioneel uit te voeren! Via deze procedure worden alle klanten en/of leveranciers met een saldo + omzet + BTW = nul in huidig en vorig jaar, verwijderd uit het individueel rekeningenbestand.

384 Klanten leveranciers beide U kiest met de wisseltoets welke individuele rekeningen u wenst te verwijderen. Van - tot individuele rekening U kunt een selectie ingeven. Per rekening bevestigen? nee / ja Met de wisseltoets verandert u tussen Ja en Nee. U kiest Nee : de procedure wordt uitgevoerd zonder dat u kunt ingrijpen. U kiest Ja : elke individuele rekening die voldoet aan de opgegeven voorwaarde wordt voorgesteld. U kunt dan eventueel opteren om bepaalde individuele rekeningen niet te verwijderen. Afdrukken? nee / ja Met de wisseltoets verandert u tussen Ja en Nee. U kiest Nee : de procedure wordt uitgevoerd zonder afdruk. U kiest Ja : indien de procedure beëindigd is, krijgt u een overzicht op papier van alle individuele rekeningen die verwijderd zijn.

385 Fiches / Fiches / U kunt vanuit de aankoopketting de commissiefiches / automatisch invullen door gebruik te maken van de juiste ventilatiecodes (zie handleiding Boeken van de aankoopfacturen, veld Code ventilatie ). In dit submenu kunt u ook terecht voor: - creatie of wijzigen van gegevens - afdruk historieken - afdruk fiches. Creatie / wijzigen fiches Creatie - wijzigen fiches Via deze procedure kunt u een fiche verder aanvullen of wijzigen. Huidig jaar vorig jaar U vult het nummer in van de leverancier voor wie u commissies wenst te registreren. Met de consultatietoets kunt u de bestaande leveranciers raadplegen. Indien u een nieuwe leverancier wenst te creëren, drukt u op Esc. Via Ins kunt u leveranciers consulteren op bepaalde selectiecriteria. Naam Dit veld wordt automatisch ingevuld. Factuur creditnota U selecteert via de wisseltoets. Documentnummer U tikt het documentnummer in.

386 F Vak A = commissies, makelaarslonen, handelsristorno s. Vak B = erelonen en vacatiegelden. Vak C = voordelen van alle aard. Vak D = kosten gedaan voor rekening van de verkrijger. Vereffend U geeft het bedrag in dat reeds betaald is in het geselecteerde kalenderjaar voor het ingegeven document. Indien u gegevens wenst te wijzigen of te verwijderen, dan geeft u het betreffende leveranciersnummer en documentnummer in. De keuzes wijzigen/verwijderen verschijnen op het scherm. U selecteert uw keuze via de wisseltoets. Historiek fiches Historiek fiches Deze historiek geeft u een detailoverzicht van alle bedragen die opgenomen worden in de fiches. Resultaat op: printer scherm Met de wisseltoets bepaalt u uw keuze. Datum U geeft de datum in die op de lijst moet afgedrukt worden. Huidig jaar vorig jaar U selecteert het kalenderjaar waarvoor u de fiches wenst af te drukken. Afdruk per: nummer alfacode U kiest voor nummer : de leveranciers worden numeriek gesorteerd. U kiest voor alfacode : de leveranciers worden alfabetisch gesorteerd. Van - tot rekening / van - tot alfacode U kunt een selectie ingeven. Betalingen drukken: nee ja Indien u kiest voor Ja, wordt het bedrag vereffend per document vermeld. Afdruk fiches Afdruk fiches De fiches worden afgedrukt op voorbedrukt listingpapier. Jaartal U selecteert het kalenderjaar waarvoor u de fiches wenst af te drukken. Betalingen opnemen: nee ja Indien u kiest voor Ja, wordt het bedrag vereffend ingevuld op de fiche. Minimum bedrag U geeft het minimum bedrag in. Land: Binnenland Buitenland U selecteert met de wisseltoets.

387 Afdruk fiches Afdruk fiches Met bovenvermelde procedure kunt u de globale fiche afdrukken. De fiches worden afgedrukt op voorbedrukt listingpapier. Jaartal U selecteert het kalenderjaar waarvoor u de fiches wenst af te drukken. Minimum bedrag U geeft het minimum bedrag in. Land: Binnenland Buitenland U selecteert met de wisseltoets. Koersverschillen in verband met slotkoers drukken 6. Koersverschillen in verband met slotkoers drukken Dit is een procedure die juist vóór de jaarafsluiting moet gedraaid worden. Ze heeft tot doel een lijst af te drukken met een overzicht van alle openstaande facturen in vreemde valuta, herrekend aan de slotkoers. Let op: dit is een zuivere afdruk, met andere woorden het pakket meldt de omrekening, maar deze moet nog boekhoudkundig verwerkt worden!!! Dossier Vermeldt in welk dossier u aan het werken bent. Datum U geeft de einddatum van het boekjaar in. Welke individuele rekeningen? Klanten + leveranciers/klanten/leveranciers U bepaalt op welke individuele rekening in vreemde valuta de slotkoersen moeten berekend worden. Alg. rek. herwaarderen? nee ja Indien u algemene rekeningen verwerkt in vreemde valuta (denk aan bankrekeningen), kunt u hiervoor ook de omrekening vragen.

388 Vervolgens krijgt u een overzicht op het scherm van alle munten uit de muntentabel. Voor elke munt dient u een slotkoers in te geven. Op het einde van de ingave drukt u op de stoptoets. U krijgt volgende melding: Zijn deze slotkoersen juist? Ja Nee Indien u kiest voor Nee, komt u terug op het ingavescherm van de slotkoersen terecht en kunt u de foutieve slotkoersen verbeteren. Indien u kiest voor Ja, dan komen de ingegeven slotkoersen in aanmerking voor de berekening. Deze slotkoersen afdrukken? Ja Nee U maakt uw keuze via de wisseltoets Vervolgens krijgt u een volledig overzicht (op papier) van alle openstaande posten in vreemde valuta en eventueel de algemene rekeningen herrekend aan de slotkoersen.

389 Koersverschillen in verband met slotkoers boeken 7. Koersverschillen in verband met slotkoers boeken Deze procedure is gelijkaardig aan de vorige, maar onderscheidt zich door het feit dat de openstaande posten vreemde valuta onherroepelijk worden geherwaardeerd aan de ingegeven slotkoersen. Dit wordt u ook gemeld op het scherm. U bepaalt of u verder wilt of niet. Het bijwerken van de slotkoersen baseert zich op het bestand openstaande posten huidig jaar! Alle dagboeken moeten dus bijgewerkt zijn tot en met de huidige periode. U voert deze procedure dus ook uit vóór de jaarafsluiting. Dossier U vermeldt in welk dossier u aan het werken bent. Datum U geeft de einddatum van het boekjaar in. Welke individuele rekeningen? Klanten + leveranciers / Klanten / Leveranciers U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Alg. rek. herwaarderen? nee ja Indien u algemene rekeningen verwerkt in vreemde valuta (denk aan bankrekeningen), kunt u hiervoor ook de omrekening vragen. Vervolgens krijgt u een overzicht op het scherm van alle munten uit de muntentabel. Voor elke munt dient u een slotkoers in te geven. Op het einde van de ingave drukt u op de stoptoets.

390 U krijgt volgende melding: Zijn deze slotkoersen juist? Ja Nee Indien u kiest voor nee, komt u terug op het ingavescherm van de slotkoersen en kunt u de foutieve slotkoersen verbeteren. Indien u kiest voor ja, dan komen de ingegeven slotkoersen in aanmerking voor de berekening. Deze slotkoersen afdrukken? Ja Nee U maakt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u een volledig overzicht (op papier) van alle openstaande posten in vreemde valuta en eventueel de algemene rekeningen herrekend aan de slotkoersen. BELANGRIJK!!! De openstaande posten vreemde valuta zijn nu geherwaardeerd aan de ingegeven slotkoersen. Nu moet u de automatische diversen uitvoeren ( Automatische diversen) en de volledige ketting afwerken, zoniet ontstaan er verschillen tussen het detail van de openstaande posten en de centralisatierekeningen! (zie handleiding Automatische diversen)

391 Koersverschillen Griekse drachme a.d.h.v. omrekeningskoersen 9. Koersverschillen Griekse drachme a.d.h.v. omrekeningskoersen Vanaf 01/01/2001 werd de Griekse drachme als euromunt ingevoerd. Bij deze procedure worden de openstaande posten en bankrekeningen in Griekse drachme onherroepelijk geherwaardeerd aan de slotkoers 340,75- per 31/12/2000. Het bijwerken van de slotkoers baseert zich op het bestand openstaande posten huidig jaar. Alle dagboeken moeten dus bijgewerkt zijn tot en met de huidige periode. U voert deze procedure dus ook uit vóór de jaarafsluiting. Dossier U vermeldt in welk dossier u aan het werken bent. Datum U geeft de datum in. Welke individuele rekeningen? Klanten + leveranciers / Klanten / Leveranciers U maakt uw keuze via de wisseltoets. Algemene rekeningen herwaarderen? Ja Nee Indien u algemene rekeningen verwerkt in vreemde valuta (denk aan bankrekeningen), kunt u hiervoor ook de omrekening vragen. Verder? Ja Nee U maakt uw keuze via de wisseltoets. Na het draaien van de slotkoers krijgt u een overzicht van alle geherwaardeerde openstaande posten en algemene rekeningen met hun respectievelijke omrekeningsverschillen. Via Automatische diversen kunt u de berekende omrekeningsverschillen laten bijwerken. (Zie handleiding Automatische diversen) Let op! Indien u dit niet uitvoert, zult u deze omrekeningsverschillen ook niet terugvinden in uw boekhouding.

392 Automatische diversen 10. Automatische diversen Dit programma is reeds besproken geweest in de hoofdstukken Aankopen, Verkopen, Financiële verrichtingen en Diverse operaties (zie handleiding en Automatische diversen). Bij het oproepen van dit programma krijgt u een scherm te zien dat gelijkaardig is aan de diverse operaties huidig jaar. De bedoeling is dat u de ketting volledig uitvoert, namelijk: 1. eventueel keuze dagboek met Up 2. eventueel creatie werkbestand diversen 3. boeken automatische diversen 4. dagboek diverse operaties 5. bijwerken van de rekeningen. Wanneer komen automatische diversen voor? A. Koersverschillen 1) In de aankoopketting: indien u eenzelfde documentnummer, toegewezen aan eenzelfde leverancier, tweemaal benut met twee verschillende koersen op eenzelfde munt. 2) In de verkoopketting: indien u eenzelfde documentnummer, toegewezen aan eenzelfde klant, tweemaal benut met twee verschillende koersen op eenzelfde munt. 3) In de financiële ketting: automatische koersverschillen in de financiële ketting kunnen bijvoorbeeld ontstaan bij het registreren van voorschotten in vreemde valuta, verschillende koers op dezelfde individuele rekening; er kunnen ook automatische koersverschillen ontstaan bij het creëren van wissels in vreemde valuta (zie handleiding Creatie van wissels). 4) In de diverse ketting: indien u eenzelfde documentnummer tweemaal benut met twee verschillende koersen op eenzelfde munt. B. Overboeken centralisatierekeningen 1) In de aankoopketting: - indien een aankoopfactuur geboekt wordt met een verschillende centralisatierekening dan het reeds geboekte voorschot voor deze factuur - indien twee aankoopfacturen met hetzelfde documentnummer op eenzelfde leverancier werden geboekt, worden deze facturen bij elkaar opgeteld. Indien deze facturen echter op een andere centralisatierekening moeten terechtkomen, geeft dit ook aanleiding tot een automatische correctie. De overboeking gebeurt van de centralisatierekening van het eerste document naar de centralisatierekening van het tweede document. 2) In de verkoopketting: - indien een verkoopfactuur geboekt wordt met een verschillende centralisatierekening dan het reeds geboekte voorschot voor deze factuur - indien twee verkoopfacturen met hetzelfde documentnummer op eenzelfde klant werden geboekt, worden deze facturen bij elkaar opgeteld. Indien deze facturen echter op een andere centralisatierekening moeten terechtkomen, geeft dit ook aanleiding tot een automatische correctie. De overboeking gebeurt van de centralisatierekening van het eerste document naar de centralisatierekening van het tweede document.

393 3) In de financiële ketting: indien een afboeking van een document gekoppeld wordt aan een dagboek met een andere centralisatierekening dan het document waarop het betrekking heeft. 4) In de diverse ketting: indien een afboeking van een document gekoppeld wordt aan een dagboek met een andere centralisatierekening dan het document waarop het betrekking heeft. Let op! Als u tijdens de bijwerking van een ketting de melding krijgt dat er automatische diversen aanwezig zijn, moet u deze ketting eerst volledig afwerken, vooraleer u kunt bijwerken!!!

394 Correctie facturen reeds begrepen in de omzet 11. Correctie facturen reeds begrepen in omzet Deze module is zeer interessant voor die dossiers waar er contante ontvangsten en uitgeschreven facturen zijn. Voorbeeld: een pompstation heeft contante ontvangsten waarvoor op het einde van de maand voor bepaalde klanten een factuur moet opgemaakt worden. Het is dus mogelijk deze dubbele boekingen automatisch te corrigeren, indien u de omzet van de facturen boekt op vooraf gecreëerde rekeningen, namelijk: = Omzet 0 % = Omzet 6 % = Omzet 12 % = Omzet 21 %. Werkwijze 1. Boeken van de verkoopfacturen (die reeds begrepen zijn in de contante ontvangsten) op de bovenvermelde omzetrekeningen (+ bijwerken). 2. Boeken van de contante ontvangsten (+ bijwerken) op de gewone omzetrekeningen. 3. Op het eind van de periode voert u Correctie facturen reeds begrepen in de omzet. U krijgt een scherm te zien waarbij de volledige ketting moet afgewerkt worden, namelijk: - creatie werkbestand verkopen - boeken van de correcties: deze journaalpost wordt automatisch opgemaakt. U geeft enkel de datum en het documentnummer van de correctiefactuur in. - printen van het dagboek - bijwerken van de rekeningen. Als u de boekhouding nu consulteert, ziet u dat de omzet die op groep 73 geboekt was, in mindering is gebracht van de globale omzet.

395 Consolidatie dossiers 12. Consolidatie dossiers Dit programma laat u toe de cijfers van verschillende dossiers over te zetten naar een nieuw dossier. Met andere woorden indien u consolidatie wilt uitvoeren, dient u eerst een nieuw dossier te creëren waar uiteindelijk de cumulcijfers van verschillende dossiers onder de vorm van historieken of balansen kunnen geconsulteerd of afgedrukt worden. Werkwijze 1. Eventueel nieuw dossier creëren (= het ontvangend dossier). 2. Consolidatie uitvoeren ( ). Let op! Dit moet wel in het ontvangend dossier uitgevoerd worden. Dossiernummer waarin de gegevens van andere dossiers moeten worden bijgevoegd Het dossiernummer wordt automatisch voorgesteld. De periodes van dit dossier staan niet op 99, mogen deze periodes en de periodes van de algemene rekeningen op 99 gezet worden: ja nee In het ontvangend dossier moeten de boek- en BTW-periode op 99 staan zodat er geen conflict kan ontstaan met de periodes die doorgestuurd worden van de verzonden dossiers. Bijvoegen U komt eerst nog op het veld Datum : dit is de referentiedatum die weggeschreven wordt in het historiekenbestand van het ontvangend dossier. U geeft alle zendende dossiers op. Voor elk zendend dossier kunt u bepalen welke periodes van het huidig of vorig jaar overgezet moeten worden. Aansluitend bepaalt u in welke periodes van het huidig jaar van het ontvangend dossier de gegevens moeten terechtkomen. Na de ingave van de zendende dossiers, drukt u op de stoptoets. Er wordt een bijkomende bevestiging gevraagd of de consolidatie opgestart mag worden.

396 Bij het wegschrijven van de historieklijnen van de algemene rekeningen in het ontvangend dossier, worden de dossiernummers van de zendende dossiers vermeld in de laatste 4 karakters van het veld Omschrijving. Annuleren (= onconsolideren) U komt eerst nog op het veld Datum : dit is de referentiedatum. U geeft de nummers in van de zendende dossiers die verwijderd moeten worden uit het ontvangend dossier. De periodeverwijzing heeft betrekking op de periodes in het ontvangend dossier. Bij het annuleren zoekt het pakket de overeenkomst tussen de 4 posities van het opgegeven dossier en de 4 eindposities van het veld Omschrijving in de historieklijnen. Datum U vult hier de referentiedatum in. Verwerking starten: ja nee Een bijkomende bevestiging wordt opgevraagd.

397 Ratio s 16. Ratio's De module ratio's biedt u de mogelijkheid om per dossier een financiële analyse uit te voeren. Berekenen totalen vaste ratio's 1. Berekenen totalen vaste ratio's Vooraleer u de ratio's kunt afdrukken of raadplegen op het scherm, moet u de berekening vragen. Er wordt een fotokopie gemaakt van de toestand van de algemene rekeningen om vervolgens de nodige rangschikking per ratio te laten uitvoeren.

398 Liquiditeit + rentabiliteit + financiering vaste activa 2. Liquiditeit + rentabiliteit + financiering vaste activa Elk menupunt wordt hierna in detail besproken. Liquiditeit in de ruime zin (= current ratio) 1. Liquiditeit in de ruime zin (current ratio) Deze ratio geeft een eerste evaluatie van de mate waarin de onderneming het hoofd kan bieden aan haar schulden op korte termijn. Datum Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van de boekperiode. Huidig jaar vorig jaar jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u de ratio op het scherm. Indien u deze wenst af te drukken, dan drukt u op Esc. U kunt ook wijzigingen aanbrengen op het scherm, met de onmiddellijke herberekening van de ratio, zonder iets te wijzigen in de boekhouding!

399 Liquiditeit in de enge zin (= quick ratio) 2. Liquiditeit in de enge zin (quick ratio) Deze ratio geeft in principe dezelfde verhouding weer als de liquiditeit in ruime zin, met dit verschil dat de voorraad grondstoffen, handelsgoederen,... NIET in de teller zijn opgenomen. Er wordt in deze ratio derhalve van uitgegaan dat de voorraad niet steeds op korte termijn in kasmiddelen kan worden omgezet, onder meer omdat de onderneming toch steeds een minimum voorraad heeft. Datum Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van de boekperiode. Huidig jaar vorig jaar jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u de ratio op het scherm. Indien u deze wenst af te drukken, dan drukt u op Esc. U kunt ook wijzigingen aanbrengen op het scherm, met de onmiddellijke herberekening van de ratio, zonder iets te wijzigen in de boekhouding!

400 Het aantal dagen klantenkrediet 3. Het aantal dagen klantenkrediet Dit krediet verwijst naar de gemiddelde tijdsduur die nodig is om de vorderingen te innen. Datum Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van de boekperiode. Huidig jaar vorig jaar jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u de ratio op het scherm. Indien u deze wenst af te drukken, dan drukt u op Esc. U kunt ook wijzigingen aanbrengen op het scherm, met de onmiddellijke herberekening van de ratio, zonder iets te wijzigen in de boekhouding!

401 Het aantal dagen leverancierskrediet 4. Het aantal dagen leverancierskrediet Dit krediet verwijst naar de gemiddelde tijdsduur die verloopt tussen het aangaan van de schulden en de betaling ervan. Datum Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van de boekperiode. Huidig jaar vorig jaar jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u de ratio op het scherm. Indien u deze wenst af te drukken, dan drukt u op Esc. U kunt ook wijzigingen aanbrengen op het scherm, met de onmiddellijke herberekening van de ratio, zonder iets te wijzigen in de boekhouding!

402 Brutoverkoopmarge 5. Brutoverkoopmarge Dit is een uitdrukking van de commerciële rentabiliteit, die geen rekening houdt met de nietkaskosten. Datum Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van de boekperiode. Huidig jaar vorig jaar jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u de ratio op het scherm. Indien u deze wenst af te drukken, dan drukt u op Esc. U kunt ook wijzigingen aanbrengen op het scherm, met de onmiddellijke herberekening van de ratio, zonder iets te wijzigen in de boekhouding!

403 Nettoverkoopmarge 6. Nettoverkoopmarge Deze marge is een uitdrukking van de commerciële rentabiliteit, evenwel na aftrek van de nietkaskosten. Datum Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van de boekperiode. Huidig jaar vorig jaar jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u de ratio op het scherm. Indien u deze wenst af te drukken, dan drukt u op Esc. U kunt ook wijzigingen aanbrengen op het scherm, met de onmiddellijke herberekening van de ratio, zonder iets te wijzigen in de boekhouding!

404 Nettorentabiliteittotaalvermogen vóór financiële kosten en belasting 7. Nettorentabiliteit totaal vermogen vóór financiële kosten en belasting De nettorentabiliteit van het totaal vermogen geeft een beeld van de winstgevendheid van de onderneming vóór belasting en vergoeding van het eigen en vreemd vermogen. Datum Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van de boekperiode. Huidig jaar vorig jaar jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u de ratio op het scherm. Indien u deze wenst af te drukken, dan drukt u op Esc. U kunt ook wijzigingen aanbrengen op het scherm, met de onmiddellijke herberekening van de ratio, zonder iets te wijzigen in de boekhouding!

405 Nettorentabiliteit eigen vermogen na belasting 8. Nettorentabiliteit eigen vermogen na belasting Deze ratio geeft een uitdrukking van de rentabiliteit van de boekwaarde van het eigen vermogen waarover de onderneming beschikt. Datum Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van de boekperiode. Huidig jaar vorig jaar jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u de ratio op het scherm. Indien u deze wenst af te drukken, dan drukt u op Esc. U kunt ook wijzigingen aanbrengen op het scherm, met de onmiddellijke herberekening van de ratio, zonder iets te wijzigen in de boekhouding!

406 Financiering van de vastliggende activa 9. Financiering van de vastliggende activa Deze ratio duidt aan in welke mate de vastliggende activa gefinancieerd werden met eigen middelen en met schulden op lange termijn. Datum Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van de boekperiode. Huidig jaar vorig jaar jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u de ratio op het scherm. Indien u deze wenst af te drukken, dan drukt u op Esc. U kunt ook wijzigingen aanbrengen op het scherm, met de onmiddellijke herberekening van de ratio, zonder iets te wijzigen in de boekhouding!

407

408 Solvabiliteit + cashflow + voorraad 3. Solvabiliteit + cashflow + voorraad Elk menupunt wordt hierna in detail besproken.

409 Eigen vermogen ten opzichte van het totaal vermogen 1. Eigen vermogen t.o.v. het totaal vermogen Deze ratio meet de financiële autonomie van de onderneming (= verhouding van het eigen vermogen ten opzichte van het totaal vermogen). Datum Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van de boekperiode. Huidig jaar vorig jaar jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u de ratio op het scherm. Indien u deze wenst af te drukken, dan drukt u op Esc. U kunt ook wijzigingen aanbrengen op het scherm, met de onmiddellijke herberekening van de ratio, zonder iets te wijzigen in de boekhouding!

410 De globale cashflow 2. De globale cashflow De cashflow geeft het totaal bedrag van de kasmiddelen waarover de onderneming theoretisch over het boekjaar zou beschikken. Datum Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van de boekperiode. Huidig jaar vorig jaar jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u de ratio op het scherm. Indien u deze wenst af te drukken, dan drukt u op Esc. U kunt ook wijzigingen aanbrengen op het scherm, met de onmiddellijke herberekening van de ratio, zonder iets te wijzigen in de boekhouding!

411 Dekking van het vreemd vermogen door de cashflow 3. Dekking van het vreemd vermogen door de cashflow Deze ratio geeft aan in welke mate de onderneming haar schulden kan aflossen, indien er geen andere winstbestemming zou plaatsvinden. De berekening van deze ratio is slechts zinvol indien de cashflow positief is. Datum Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van de boekperiode. Huidig jaar vorig jaar jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u de ratio op het scherm. Indien u deze wenst af te drukken, dan drukt u op Esc. U kunt ook wijzigingen aanbrengen op het scherm, met de onmiddellijke herberekening van de ratio, zonder iets te wijzigen in de boekhouding!

412 Dekking van het vreemd vermogen > 1 jaar door de cashflow 4. Dekking van het vreemd vermogen > 1 jaar door de cashflow Indien het nettowerkkapitaal positief is, kunt u de cashflow beschouwen als het aflossingspotentieel van de voornaamste schulden op lange termijn. Datum Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van de boekperiode. Huidig jaar vorig jaar jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u de ratio op het scherm. Indien u deze wenst af te drukken, dan drukt u op Esc. U kunt ook wijzigingen aanbrengen op het scherm, met de onmiddellijke herberekening van de ratio, zonder iets te wijzigen in de boekhouding!

413 Rotatie van de voorraden en bestellingen in uitvoering 5. Rotatie van de voorraden en bestellingen in uitvoering De voorraadrotatie geeft een indicatie over de liquiditeitsgraad van de voorraden en over de efficiëntie van de aanwending van de erin geïnvesteerde middelen. Datum Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van de boekperiode. Huidig jaar vorig jaar jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u de ratio op het scherm. Indien u deze wenst af te drukken, dan drukt u op Esc. U kunt ook wijzigingen aanbrengen op het scherm, met de onmiddellijke herberekening van de ratio, zonder iets te wijzigen in de boekhouding!

414 Rotatie van de voorraad handelsgoederen, grondstoffen en hulpstoffen 6. Rotatie van de voorraad handelsgoederen, grondstoffen en hulpstoffen Dit is een beperktere vorm van de vorige ratio ( ), namelijk er wordt enkel rekening gehouden met de goederen geleverd door derden. Datum Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van de boekperiode. Huidig jaar vorig jaar jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u de ratio op het scherm. Indien u deze wenst af te drukken, dan drukt u op Esc. U kunt ook wijzigingen aanbrengen op het scherm, met de onmiddellijke herberekening van de ratio, zonder iets te wijzigen in de boekhouding!

415 Rotatie van de goederen in bewerking, gereed product en bestellingen 7. Rotatie van de goederen in bewerking, gereed product en bestellingen Dit is een beperktere vorm van de vorige ratio ( ), namelijk er wordt enkel rekening gehouden met de goederen in bewerking, gereed product en bestellingen. Datum Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van de boekperiode. Huidig jaar vorig jaar jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u de ratio op het scherm. Indien u deze wenst af te drukken, dan drukt u op Esc. U kunt ook wijzigingen aanbrengen op het scherm, met de onmiddellijke herberekening van de ratio, zonder iets te wijzigen in de boekhouding!

416 Omloopsnelheid van de voorraden 8. Omloopsnelheid van de voorraden Er worden 360 dagen per jaar tegenover de vorige ratio's (met betrekking tot de voorraden) geplaatst. Datum Bij voorkeur verwijst u naar de einddatum van de boekperiode. Huidig jaar vorig jaar jaar-2 U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Vervolgens krijgt u de ratio op het scherm. Indien u deze wenst af te drukken, dan drukt u op Esc. U kunt ook wijzigingen aanbrengen op het scherm, met de onmiddellijke herberekening van de ratio, zonder iets te wijzigen in de boekhouding!

417 Opstellen en berekenen vrije ratio's 5. Opstellen + berekenen vrije ratio's In Expert/m kunt u ook zelf ratio's opmaken. Dit zijn de vrije ratio's waarin u zelf de componenten van de teller en de noemer opgeeft. Datum Dit is de referentiedatum. Ratio nummer Elke ratio krijgt een nummer. Begin - Eindmarge teller Hier doet u opgave van alle algemene rekeningen die u wenst op te nemen in de teller. Heeft u de teller ingevuld, dan drukt u op de springtoets om de noemer in te vullen. Begin - Eindmarge noemer Hier doet u opgave van alle algemene rekeningen die u wenst op te nemen. Het opslaan van deze ratio doet u via Esc en NIET via de stoptoets.

418 Drukken vrije ratio's 6. Drukken vrije ratio's Datum U geeft de datum in die u wenst. Ratio nummer U geeft het ratio nummer in dat u wenst af te drukken. Huidig jaar jaar-1 jaar-2 U bepaalt het jaar waarin de ratio moet opgemaakt worden. Vervolgens krijgt u een blanco scherm. U geeft de titelnaam van deze ratio in. De cursor stopt op de eerste positie van de eerste lijn met rechts de vermelding van het bedrag. De eerste positie per lijn bepaalt het teken van het bedrag. Dit bedrag is het resultaat van de ingegeven marge bij het opstellen van de vrije ratio. Op deze eerste positie dient u '-' of '+' in te geven. Het min- of plusteken bepaalt hoe u het bedrag wenst te verwerken. Voorbeeld: bedrag teller = ,00 (marge /704000), u geeft als teken '-' in. Dan zal het bedrag als 3 700,00 (positief) verwerkt worden. Vanaf de tweede positie kunt u na het toekennen van het teken een vrije omschrijving per lijn ingeven. U dient per lijn het teken en de omschrijving toe te kennen. De berekening van de noemer berust op dezelfde werkwijze. OPMERKING Het (+) of (-) teken staat dus in verband met het teken van het bedrag, namelijk (-) (-) = (+) Als het pakket een negatief bedrag voorstelt, dan kunt u dit wijzigen naar een positief bedrag door op F2 te drukken, met andere woorden F2 = x (-1). Het afdrukken van deze ratio gebeurt door te drukken op Esc. Heeft u de teller ingevuld, dan drukt u op de springtoets om de noemer in te vullen.

419 Vergelijking huidig/vorig jaar + relatieve belangrijkheid 8. Vergelijking huidig/vorig jaar + relatieve belangrijkheid Dit is een lijst waarin u het volgende ziet: - de vergelijking per algemene rekening huidig/vorig jaar onder de vorm van een ratio - de relatieve belangrijkheid (= het % van een kost/opbrengst in de totale kost/opbrengst) van huidig/vorig boekjaar. Resultaat op: printer scherm U bepaalt uw keuze met de wisseltoets. Huidig jaar jaar-1 jaar-2 Met de wisseltoets selecteert u uw keuze. Datum U geeft de datum op die op de lijst moet vermeld staan. Vanaf - tot periode U kiest voor welke periode u de lijst wenst af te drukken. Interpretatie van de listing Veld ratio = saldo HUIDIG JAAR x 100 saldo VORIG JAAR Als saldo huidig jaar = saldo vorig jaar ratio = 100 Is saldo huidig jaar > saldo vorig jaar ratio > 100 Is saldo huidig jaar < saldo vorig jaar ratio < 100 Als saldo huidig of vorig jaar = 0 ratio =

420 Communicatie 17. Communicatie Via deze module kunt u gegevens vanuit de boekhouding exporteren en importeren naar/van andere paketten. Koppeling met superfisc ven. b. Vooraleer de communicatie tussen Expert/m en Superfisc kan uitgevoerd worden, moet u voorafgaandelijk in Superfisc wat voorbereidend werk verrichten, namelijk: 1) DOSSIER CREEREN U start Superfisc op. Op het veld 'dossiernummer' drukt u op Up = Beheer vennootschapsfiches (Let op: u kent hetzelfde dossiernummer toe als in Expert/m!!!). Vervolgens drukt u op de hulptoets = Toevoegen: - veld 'Relatienaam' = zeker invullen - veld 'Boekhouding' en 'Bestand' moeten blanco blijven!!! 2) RELATIEBEHEER Doel: - rekeningnummers uit Expert/m koppelen aan de velden uit de aangifte, zodat de balans automatisch kan ingelezen worden in de ven. b. - rekeningnummers koppelen aan een aantal vaste journaalposten om de resultaten van de ven. b. automatisch in Expert/m te registreren.

421 Procedures: - u drukt op de stoptoets = Boekhouding - u kiest voor Relatiebeheer:- toevoegen - relatie aangifte - relatie terugkoppeling aangifte. 3) MENU EXPERT/M Onder Menu Expert/m voert u de volgende procedures uit: - de cursor staat achter C:\EXPERT>, u typt in: CD PROG - u typt in: COPY 2.FIS C:\EXPERT\2.BAT - alsook: COPY LINKFISC.FIS C:\EXPERT\LINKFISC.BAT - vervolgens: CD.. De cursor staat opnieuw na C:\EXPERT> 4) COMMUNICATIE EXPERT/M MET SUPERFISC 2. Koppeling met superfisc ven. b. U krijgt volgend scherm te zien: Let op! Lees aandachtig dit scherm: de keuze van het boekjaar bepaalt automatisch welk aanslagjaar van ven. b. moet opgestart worden! Na het uitvoeren van bepaalde simulaties totdat een mogelijke optimalisatie bereikt is, mag u NIET vergeten de aangifte te bewaren vooraleer terug te keren naar Expert/m. Via de springtoets verlaat u Superfisc ven. b.

422 5) EXPERT/M WORDT AUTOMATISCH TERUG OPGESTART U vraagt Diverse operaties op. Let op: u moet het juiste dagboek kiezen (afhankelijk van het boekjaar en het aanslagjaar)!!! 1. Creatie werkbestand 14. Link diverse operaties Superfisc 3. Dagboek diverse operaties 4. Bijwerken van de rekeningen Universele koppeling 3. Universele koppeling Via de universele koppeling kunt u de gegevens van de hoofdbestanden vanuit Expert/m doorsturen naar een DBASE III+ -file of een A.S.C.I.I.-file. Alvorens u de gegevens kan doorsturen dient u de structuur van de lay-out te bepalen. Opmerking: het is niet mogelijk om gegevens uit verschillende basisbestanden naar één exportbestand te linken.

423 Werkwijze: Creatie lay-out link 1. Creatie lay-out link Via 'Creatie lay-out link' kunt u voor alle hoofdbestanden van Expert/m een lay-out vastleggen om de inhoud van deze bestanden over te zetten naar A.S.C.I.I.-formaat of naar DBASE III+ - formaat. De structuur van het exportbestand kunt u zelf bepalen. U selecteert per basisbestand welke velden u wenst te gebruiken in de lay-out voor de link. Zodoende kunt u enkel de door u gekozen velden in het exportbestand opnemen. Nr. U geeft het nummer van de lay-out in. Met de hulptoets kunt u algemene informatie verkrijgen. U kunt de bestaande lay-outs consulteren met de consultatietoets. Oms U geeft een omschrijving op. Met Up en Down kunt u wisselen tussen de basisbestanden op het scherm. Na de keuze van het basisbestand krijgt u een overzicht met de velden die kunnen opgenomen worden. Het programma zal bij ieder geselecteerd veld automatisch een veldnaam voorstellen die in het exportbestand zal gebruikt worden. Deze veldnaam kunt u aanpassen. De veldnaam mag niet beginnen met een cijfer en mag geen tussenliggende spaties en ook geen speciale tekens bevatten zoals bijvoorbeeld :? / - " & ( è!. De veldgrootte van de numerieke en alfanumerieke velden kan aangepast worden.

424 Linkse kolom Met de hulptoets kunt u algemene informatie verkrijgen. Met Up en Down kunt u wisselen tussen de velden. U wisselt tussen de linkse en rechtse kolom door middel van de wisseltoets. Uw selectie bevestigt u met ; er verschijnt dan een naast de geselecteerde tekst. Rechtse kolom Met hulptoets kunt u algemene informatie verkrijgen. Met Up en Down kunt u wisselen tussen de velden. U wisselt tussen de linkse en rechtse kolom door middel van de wisseltoets. U verwijdert een veld door op de annulatietoets te drukken. Nadat u een lay-out heeft samengesteld, kunt u de gegevens vanuit Expert/m doorsturen naar een DBF- of A.S.C.I.I.-file.

425 Doorsturen naar.dbf 2. Doorsturen naar.dbf DBF-bestanden kunnen ingelezen worden in diverse paketten, bijvoorbeeld: Excel, Access, Lotus,... Eurodossier / niet Eurodossiers / Beide U maakt uw keuze via de wisseltoets. Lay-outtype U geeft het gepaste lay-outtype in. Met de hulptoets kunt u algemene informatie verkrijgen. Via de consultatietoets kunt u de bestaande lay-outs consulteren. Directory U geeft de directory in waar het outputbestand moet komen (MOET eindigen met \!!!). Naam bestand Hier vult u de naam in dat het DBASE-bestand moet krijgen. Afhankelijk van de gevraagde basisbestanden kunt u kiezen welke gegevens opgenomen moeten worden, zoals jaartallen, periodes, van - tot rekening,...

426 Doorsturen naar A.S.C.I.I. 3. Doorsturen naar A.S.C.I.I. A.S.C.I.I.-bestanden kunnen ingelezen worden in diverse paketten, bijvoorbeeld Symphony, Uniplex, Word,... Eurodossiers / niet Eurodossiers / Beide U maakt uw keuze via de wisseltoets. Lay-outtype U geeft het gepaste lay-outtype in. Met de hulptoets kunt u algemene informatie verkrijgen. Via de consultatietoets kunt u de bestaande lay-outs consulteren. Directory U geeft de directory in waar het outputbestand moet komen (MOET eindigen met \!!!). Naam bestand Hier vult u de naam in dat het bestand moet krijgen. Scheidingsteken tussen 2 velden: nee ja U maakt uw keuze met de wisseltoets. Een separator (scheidings-) teken is nodig wanneer u het A.S.C.I.I.-bestand wilt gebruiken als inputbestand voor bijvoorbeeld Symphony, Uniplex,... Scheidingsteken Indien u in het vorig veld voor 'Ja' gekozen heeft, dan vult u hier het scheidingsteken in. Afhankelijk van de gevraagde basisbestanden kunt u kiezen welke gegevens opgenomen moeten worden, zoals jaartallen, periodes, van - tot rekening,...

427 Creatie batch universele link 5. Creatie batch universele link Met dit programma kunt u een batch aanmaken met de lay-outs die later kunnen doorgestuurd worden naar DBF- of A.S.C.I.I.-bestanden. Batchnr. U geeft het nummer in van de batch die u wenst aan te maken. Met de consultatietoets kunt u de reeds bestaande batchnummers raadplegen. Naam U tikt de naam in die u aan de batch wilt toekennen. Lay-out Met de consultatietoets raadpleegt u de reeds bestaande lay-outs. Via de annulatietoets kunt u een lay-out verwijderen uit de batch. Na het ingeven van het lay-outnummer, wordt er een subscherm getoond en de volgende velden worden opgevraagd: Directory U geeft de directory in waar het outputbestand moet komen (MOET eindigen met \!!!). Output Hier geeft u de gewenste naam van het bestand in. De extensie.dbf of.txt wordt er automatisch aan toegevoegd en dient u dus niet in te geven. Dossier Dit veld staat reeds ingevuld. Doorsturen naar.dbf of A.S.C.I.I. (A/D) U kiest of u de Expert/m-bestanden wilt doorsturen naar een DBASE- of een A.S.C.I.I.- bestand. U tikt een A in voor A.S.C.I.I. en een D voor DBASE.

428 Scheidingsteken tussen 2 velden: nee ja U maakt uw keuze met de wisseltoets. Een separator (scheidings-) teken is nodig wanneer u het A.S.C.I.I.-bestand wilt gebruiken als inputbestand voor bijvoorbeeld Symphony, Uniplex, Scheidingsteken Indien u in het vorig veld voor 'ja' gekozen heeft, dan vult u hier het scheidingsteken in. Afhankelijk van de gevraagde bestanden kunt u kiezen welke gegevens opgenomen moeten worden, zoals jaartallen, periodes, van - tot rekening, Uitvoeren batch universele link 6. Uitvoeren batch universele link Batchnummer U geeft het nummer in van de batch die u wenst door te sturen. Met de consultatietoets kunt u de reeds bestaande batchnummers raadplegen. Verwerking starten: nee ja U kiest met de wisseltoets. Selectie drukker 23. Selectie drukker Via deze procedure kunt u een printer selecteren. Ze geeft tevens een overzicht van alle geïnstalleerde printers. Indien u deze procedure niet uitvoert, dan werkt het pakket automatisch met de defaultprinter ingevuld in de configuratie.

429 Importeren Aankopen 13. Aankopen Via dit menupunt kunt u aankopen geboekt in een externe applicatie importeren in Expert/m. Naam ASCII-bestand Het externe ASCII-bestand heeft als naam AANASC.TXT Dit bestand dient in de opstartdirectory van Expert/m te staan. Deze directory is meestal X:\EXPERT waarbij X de schijfaanduiding is. Van - tot dossier U heeft hier het/de nummer(s) in van het/de dossier(s) waarin de gegevens ingelezen moeten worden. Van - tot dagboeknummer U bepaalt hier in welk(e) dagboek(en) de gegevens moeten komen. In één ASCII-bestand kunnen facturen zitten voor meerdere dossiers en/of voor meerdere dagboeken. Alle documenten worden gecontroleerd op hun rekenkundige en logische juistheid. Wanneer een bepaald document niet kan opgenomen worden, zal het programma verder gaan met het volgende document. De documenten die niet kunnen opgenomen worden, staan vermeld in een log-file. In deze logfile zal de reden vermeld worden waarom een document niet is opgenomen. De naam van deze log-file is AANASC.LOG en is terug te vinden onder de directory X:\EXPERT waarbij X de schijfaanduiding is. Bij de volgende import zal er u gevraagd worden of het huidige log-file verwijderd mag worden of niet.

430 Importeren verkopen 14. Verkopen Via dit menupunt kunt u verkopen geboekt in een externe applicatie importeren in Expert/m. Naam ASCII-bestand Het externe ASCII-bestand heeft als naam VERASC.TXT Dit bestand dient in de opstartdirectory van Expert/m te staan. Deze directory is meestal X:\EXPERT waarbij X de schijfaanduiding is. Van - tot dossier U geeft hier het/de nummer(s) in van het/de dossier(s) waarin de gegevens moeten ingelezen worden. Van - tot dagboeknummer U bepaalt hier in welk(e) dagboek(en) de gegevens moeten komen. In één ASCII-bestand kunnen facturen zitten voor meerdere dossiers en/of voor meerdere dagboeken. Alle documenten worden gecontroleerd op hun rekenkundige en logische juistheid. Wanneer een bepaald document niet kan opgenomen worden, zal het programma verder gaan met het volgende document. De documenten die niet kunnen opgenomen worden, staan vermeld in een log-file. In deze logfile zal de reden vermeld worden waarom een document niet is opgenomen. De naam van deze log-file is VERASC.LOG en is terug te vinden onder de directory X:\EXPERT waarbij X de schijfaanduiding is. Bij de volgende import zal er u gevraagd worden of het huidige log-file verwijderd mag worden of niet.

431 Importeren diverse operaties 16 Diverse operaties Via dit menupunt kunt u diverse operaties geboekt in een externe applicatie importeren in Expert/m. Naam ASCII-bestand Het externe ASCII-bestand heeft als naam DIVASC.TXT Dit bestand dient in de opstartdirectory van Expert/m te staan. Deze directory is meestal X:\EXPERT waarbij X de schijfaanduiding is. Van - tot dossier U geeft hier het/de nummer(s) in van het/de dossier(s) waarin de gegevens moeten ingelezen worden. Van - tot dagboeknummer U bepaalt hier in welk(e) dagboek(en) de gegevens moeten komen. In één ASCII-bestand kunnen facturen zitten voor meerdere dossiers en/of voor meerdere dagboeken. Alle documenten worden gecontroleerd op hun rekenkundige en logische juistheid. Wanneer een bepaald document niet kan opgenomen worden, zal het programma verder gaan met het volgende document. De documenten die niet kunnen opgenomen worden, staan vermeld in een log-file. In deze logfile zal de reden vermeld worden waarom een document niet is opgenomen. De naam van deze log-file is DIVASC.LOG en is terug te vinden onder de directory X:\EXPERT waarbij X de schijfaanduiding is. Bij de volgende import zal er u gevraagd worden of het huidige log-file verwijderd mag worden of niet.

432 Importeren analytische diverse operaties 17. Analytische diverse operaties Via dit menupunt kunt u analytische diverse operaties geboekt in een externe applicatie importeren in Expert/m. Naam ASCII-bestand Het externe ASCII-bestand heeft als naam ADIVBOEK.TXT Dit bestand dient in de opstartdirectory van Expert/m te staan. Deze directory is meestal X:\EXPERT waarbij X de schijfaanduiding is. Van - tot dossier U geeft hier het/de nummer(s) in van het/de dossier(s) waarin de gegevens moeten ingelezen worden. Van - tot dagboeknummer U bepaalt hier in welk(e) dagboek(en) de gegevens moeten komen. Van - tot module U kiest hier in welk(e) module(s) de gegevens ingelezen moeten worden. In één ASCII-bestand kunnen facturen zitten voor meerdere dossiers en/of voor meerdere dagboeken. Alle documenten worden gecontroleerd op hun rekenkundige en logische juistheid. Wanneer een bepaald document niet kan opgenomen worden, zal het programma verder gaan met het volgende document. De documenten die niet kunnen opgenomen worden, staan vermeld in een log-file. In deze logfile zal de reden vermeld worden waarom een document niet is opgenomen. De naam van deze log-file is ADIVBOEK.LOG en is terug te vinden onder de directory X:\EXPERT waarbij X de schijfaanduiding is. Bij de volgende import zal er u gevraagd worden of het huidige log-file verwijderd mag worden of niet.

433 Importeren individuele rekeningen 19. Individuele rekeningen Via die menupunt kunt u individuele rekeningen aangemaakt in een externe applicatie importeren. Het externe ASCII-bestand heeft als naam INDBOEK.TXT Dit bestand dient in de opstartdirectory van Expert/M te staan. Deze directory is meestal X:\EXPERT waarbij X de schijfaanduiding is. Vanaf dosnr - tot dosnr U bepaalt hier in welk(e) dossier(s) de individuele rekeningen geïmporteerd moeten worden. In één ASCII-bestand kunnen gegevens zitten voor meerdere dossiers. Indien een dossier uit het ASCII-bestand niet wordt teruggevonden in Expert/M, dan wordt in het ASCII-bestand naar de gegevens voor het volgende dossier gezocht Wanneer een individuele rekening nog niet bestaat in Expert/M, zal deze worden aangemaakt. Indien ze reeds bestaat, worden enkel de gegevens die zijn ingevuld in het ASCII-bestand overschreven, de andere velden blijven behouden en worden dus niet overschreven. De documenten die niet kunnen opgenomen worden, staan vermeld in een log-file. In deze logfile zal de reden vermeld worden waarom een document niet is opgenomen. De naam van deze log-file is INDBOEK.LOG en is terug te vinden onder de directory X:\EXPERT waarbij X de schijfaanduiding is. Bij de volgende import zal er u gevraagd worden of het huidige log-file verwijderd mag worden of niet.

434 Importeren analytische rekeningen 20. Analytische rekeningen Via dit menupunt kunt u analytische rekeningen aangemaakt in een externe applicatie in Expert/m importeren. Naam Ascii-file Het externe ASCII-bestand heeft als naam ANABOEK.TXT Dit bestand dient in de opstartdirectory van Expert/m te staan. Deze directory is meestal X:\EXPERT waarbij X de schijfaanduiding is. Van - tot dossier U geeft hier het/de dossiernummer(s) in, waarin de analytische rekeningen geïmporteerd moeten worden. In één ASCII-bestand kunnen gegevens zitten voor meerdere dossiers. Wanneer een analytische rekening nog niet bestaat in Expert/M, zal deze worden aangemaakt. Indien ze reeds bestond, worden enkel de gewijzigde velden overgenomen De documenten die niet kunnen opgenomen worden, staan vermeld in een log-file. In deze logfile zal de reden vermeld worden waarom een document niet is opgenomen. De naam van deze log-file is ANABOEK.LOG en is terug te vinden onder de directory X:\EXPERT waarbij X de schijfaanduiding is. Bij de volgende import zal er u gevraagd worden of het huidige log-file verwijderd mag worden of niet.

435 18. Dagboekhistorieken Dagboekhistorieken Algemeen gebruik Om aan de wetgeving te voldoen werd er een nieuw programma voorzien, namelijk dagboekhistorieken. Op basis van deze dagboeken kunt u uw volledige boekhouding controleren. (De optelling van alle verrichtingen geeft het uiteindelijke resultaat). Dit systeem heeft ook nog een ander voordeel: De werkbestanden dienen niet meer gebruikt te worden als historiekbestanden. Aan de hand van het nieuwe historiekbestand kunt u nu ten alle tijde de (bijgewerkte) dagboeken afdrukken, ongeacht u een nieuwe creatie van het werkbestand heeft uitgevoerd. Werkwijze Tijdens alle bijwerkingen worden de journalen doorgestuurd naar het historiekbestand. Per boekjaar wordt er één bestand aangemaakt. De bestandsnaam begint steeds met het dossiernummer gevolgd door een X. De volgende drie posities worden door Expert/m steeds default voorgesteld als een A gevolgd door het afsluitjaar van het boekhoudjaar (2 posities). Wanneer we te maken hebben met een verkort boekjaar bvb. van 1/1/2001 t.e.m. 29/2/2002 en van 1/3/2002 t.e.m. 31/12/2002 dan krijgen we voor het eerste boekjaar in het voorbeeld: dossiernr. + XA00 en voor het tweede: dossiernr. + XB00. Men kan zo tot maximum 5 boekjaren binnen één kalenderjaar gaan, dus tot en met letter E. Tenslotte krijgt ook ieder bestand de extensie A13. Bvb. dossier 127 dat steeds afsluit op 31/12 wordt voor 2001: 0127XA01.A13 en voor 2002 wordt dat 0127XA02.A13.

436 Activeren van de dagboekhistorieken Bij de creatie van een nieuw dossier worden voortaan ook dagboekhistorieken bijgehouden. Voor bestaande dossiers zal het systeem van de dagboekhistorieken worden geactiveerd vanaf de eerstvolgende jaarafsluiting (vanaf versie 13.50) van de boekhouding. Afdruk dagboekhistorieken 1. Afdruk dagboekhistorieken Met dit programma kunt u de reeds bijgewerkte dagboeken opnieuw afdrukken. Belangrijke opmerking: Analytische dagboeken kunnen niet meer afgedrukt worden! Deze gegevens worden niet bijgehouden in de dagboekhistorieken! Deze kunnen eventueel opgevraagd worden via de analytische historieken. Boekjaar Hier geeft u het boekjaar in waarvan u het dagboek wenst af te drukken. Standaard wordt huidig boekjaar voorgesteld. Dagboeksoort U kiest hier van welk dagboek u de historieken wenst af te drukken. Dagboeknummer U geeft het nummer van het gekozen dagboek in. Van - tot boekhoudperiode U geeft de selectie van de gewenste periode in. Soort document U kunt hier met de wisseltoets weergeven of u facturen, creditnota s wenst af te drukken. Van - tot documentnummer Indien u op enter drukt, krijgt u de selectie van 1 tot , anders typt u de gewenste selectie in.

437 Resultaat op printer of scherm Wenst u het resultaat op papier of op scherm. Datum van het dagboek Automatisch wordt de opstartdatum van Expert/m voorgesteld, u kunt deze wijzigen. Export dagboekhistorieken 2. Export dagboekhistorieken (ASCII) Met dit programma kunt u de gegevens uit het historiekbestand exporteren naar een ASCII-bestand. Boekjaar Hier geeft u het boekjaar in waarvan u het dagboek wenst af te drukken. Standaard wordt huidig boekjaar voorgesteld. Dagboeksoort U kiest hier van welk dagboek u de historieken wenst af te drukken. Dagboeknummer U geeft het nummer van het gekozen dagboek in. Van - tot boekhoudperiode U geeft de selectie van de gewenste periode in. Soort document U kunt hier met de wisseltoets weergeven of u facturen, creditnota s of beide wenst te exporteren. Van - tot documentnummer Indien u op enter drukt, krijgt u de selectie van 1 tot , anders typt u de gewenste selectie in. Directory ascii-bestand U geeft de directory in waar het bestand weggeschreven moet worden. Deze directory moet reeds bestaan, het programma zal er automatisch een backslash (\) achter plaatsen indien er geen staat.

438 Naam ascii-bestand U geeft de naam van het bestand in. Scheidingsteken tussen velden: ja nee U maakt uw keuze via de wisseltoets. Scheidingsteken Indien u op de vorige vraag Ja geantwoord heeft, kunt u hier een scheidingsteken ingeven. Opgelet: indien u als scheidingsteken een komma gebruikt worden ook de bedragen met decimalen uit elkaar geplaatst. Controlelijst dagboeken - algemene rekeningen 3. Controlelijst dagboeken - algemene rekeningen Deze lijst drukt de (eventuele) verschillen af tussen de historiek algemene rekeningen, de dagboekhistorieken en de algemene rekeningenfiches. Resultaat op printer of scherm U maakt uw keuze via de wisseltoets. Boekjaar U kunt via de wisseltoets huidig of vorig boekjaar selecteren. Van - tot boekhoudperiode U geeft hier de te controleren periodes in. Van - tot algemene rekening U geeft de te controleren algemene rekeningen in, standaard wordt van tot voorgesteld. Indien er een verschil is, wordt het volgende afgedrukt: De algemene rekening + naam waar het verschil zich voordoet met vervolgens drie kolommen: - kolom 1: historiek algemene rekening - kolom 2: dagboekhistoriek - kolom 3: algemene rekeningenfiche.

439 In deze kolommen worden de bedragen afgedrukt (over 3 lijnen: debetbedrag, creditbedrag en saldo) vanuit de overeenkomstige bestanden. Dit zijn cumulbedragen a.d.h.v. de geselecteerde boekhoudperiodes. Wanneer het systeem van de dagboekhistorieken nog niet geactiveerd is, wordt in de tweede kolom niets afgedrukt. U kunt deze lijst dan wel gebruiken om eventuele verschillen te detecteren tussen de historieken en de algemene rekeningen. In de derde kolom kunnen alleen maar bedragen worden afgedrukt indien het gaat om één van volgende selecties: Vorig jaar + alle periodes: = 1 t.e.m. maximum aantal periodes uit dossiergegevens Huidig jaar: huidige en/of vorige periode of alle periodes. Consultatie jarenbestand 12. Consultatie jarenbestand Het doel van dit jarenbestand is in eerste instantie het bijhouden van de bestandsnamen van de dagboekhistorieken per boekhoudjaar. Via een scrollsysteem kunt u de velden van het jarenbestand overlopen. De jaren worden in omgekeerd chronologische volgorde voorgesteld, wat wil zeggen dat huidig boekjaar steeds eerst komt. Omschrijving boekjaar 8 alfanumerieke karakters. Standaard wordt hierin het boekjaar ingezet. Indien u deze omschrijving wenst te wijzigen, kunt u contact opnemen met onze helpdesk op het nummer 0909/ Begin en einddatum boekjaar Naamgeving historiekenbestand Noot: Tijdens de jaarafsluiting van de boekhouding wordt in het jarenbestand automatisch een jaar bij aangemaakt voor het nieuwe boekjaar, alsook de creatie van een nieuw historiekenbestand.