Transcriptie

1 1 van 10 16/12/ :02 Sync SHL versie 8.15 AUTOMATISCHE AANPASSINGEN Na de installatie van de Sync 8.15 wordt na het intikken van het dossiernummer een aantal zaken in het gekozen dossier automatisch aangepast en/of bijgewerkt: Omzetting van het binnenlandse bankrekeningnummer naar IBAN voor klanten en leveranciers met landencode BE, op voorwaarde dat er nog geen IBAN gegevens werden ingevuld (bestaande gegevens worden m.a.w. niet overschreven). De BIC-code wordt gegenereerd en de naam van de bank wordt ingevuld (indien beschikbaar), eveneens op voorwaarde dat er geen eerdere gegevens daaromtrent werden ingevuld. Omzetting van het BTW-nummer naar het KBO-nummer voor klanten en leveranciers met landcode BE, op voorwaarde dat het KBO-nummer nog niet werd ingevuld. De vorige drie punten gelden eveneens voor de dossierparameters. Volgens de landencode wordt de parameter SEPA al dan niet ingesteld per land. OVERZICHT VAN DE WIJZIGINGEN 01. Algemeen - Uitbreiding van 6 naar 7 posities voor de nummering van aan- en verkoopdocumenten 02. Algemeen - Controle op geblokkeerde klanten- en leveranciersrekeneningen en aan- en verkoopdocumenten 03. Verschillende programma's - voorbereidende aanpassingen aan de introductie van SEPA 04. Programma's Klanten- en leveranciersrekeningen - Verschillende aanpassingen 05. Programma Landentabel - Bijkomende opties 06. Programma's Dossiergegevens - Verschillende aanpassingen 07. Programma's Klanten en leveranciersrekeningen - export naar Excel 08. Programma's Invoerprogramma's - Verschillende aanpassingen 09. Programma's Boeken financiële en diverse verrichtingen: groepsverwerking 10. Programma Aanzuiveren Voorschotten en Creditnota's - Toevoeging controle 11. Programma's Import - Verschillende aanpassingen 12. Programma Rekeninguittreksels klanten - Wijzigen referentie 13. Programma Maningen - Verschillende aanpassingen 14. Programma Vervaldagenbalans klanten - Bijkomende selecties 15. Programma Grootboek naar Excel - Bijkomende gegevens 16. Programma BTW-aangifte - Verschillende aanpassingen 17. Programma BTW-listing - Verschillende aanpassingen 18. Programma Intracommunautaire opgave - Verschillende aanpassingen 19. Programma Fiches en opgave Nieuwe velden 20. Programma Fiches en Opgave Optie Belgotax - Verschillende aanpassingen 21. Menu 7 - Analytische budgetten - Voorstel begin- en eindperiode 22. Programma Kostensoorten - selectieve toevoeging/wijziging 23. Programma Nieuw programma: Afpunting analytische rekeningen 24. Menu F - Budgetbeheer Algemene Rekeningen - Verschillende aanpassingen 25. Menu V - Facturatie klanten - Verschillende aanpassingen 1. ALGEMEEN - UITBREIDING VAN 6 NAAR 7 POSITIES VOOR DE NUMMERING VAN DE AAN- EN VERKOOPDOCUMENTEN Voortaan kunnen er tot 7 numerische posities gebruikt worden voor de nummering van de aan- en verkoopdocumenten.

2 2 van 10 16/12/ :02 2. ALGEMEEN - CONTROLE OP GEBLOKKEERDE KLANTEN- EN LEVERANCIERSREKENINGEN EN AAN- EN VERKOOPDOCUMENTEN Via de memocodes $NN en $STOP (voor de werkwijze: zie Memocodes) kan men klanten- en leveranciersrekeningen, respectievelijk aan- en verkoopdocumenten blokkeren. Dat betekent concreet dat er op een geblokkeerde klant of leverancier niet kan geboekt worden. Wanneer een aan- of verkoopdocument werd geblokkeerd geeft het programma de melding "Het document is geblokkeerd (memocode $STOP). Doorgaan (j/n)? U wordt er m.a.w. aan herinnerd dat het document werd geblokkeerd, maar u kan desgewenst toch het document oproepen voor verdere behandeling (betalen, overboeken,...). Deze controles werden ingebouwd in alle van toepassing zijnde programma's (ook de linkprogramma's). Belangrijk: Noteer dat men steeds een overzicht kan bekomen van de geblokkeerde klanten- of leveranciersrekeningen en/of de geblokkeerde aankoop- en verkoopdocumenten via de rekeninguittreksels klanten (programma 302) of leveranciers (programma 322). Kies uit de verschillende afdrukopties Lijst en tik in de rubriek Memocode Klant resp. Leverancier: $NN. Op die manier worden enkel de uittreksels van de geblokkeerde rekeningen afgedrukt. Wenst u een lijst van alle geblokkeerde documenten, tik dan $STOP in de rubriek Memocode Document. 03. VERSCHILLENDE PROGRAMMA'S - VOORBEREIDENDE AANPASSINGEN AAN DE INTRODUCTIE VAN SEPA De BIC code werd uitgebreid naar 11 karakters in alle betrokken programma's. Het banknummer werd uitgebreid naar 26 karakters in alle betrokken programma's. 04. PROGRAMMA'S KLANTEN- EN LEVERANCIERSREKENINGEN - VERSCHILLENDE AANPASSINGEN Na de invoer van een binnenlands bankrekeningnummer (BBAN) worden via de F3 toets in de rubrieken IBAN en BIC, het IBAN nummer respectievelijk de BIC code automatisch gegenereerd, op voorwaarde dat de landencode BE is. Wanneer het IBAN nummer werd ingevuld is de BIC code verplicht. Via de F8 toets kunnen beide velden leeggemaakt worden. Na het invullen van het BTW-nummer (de klassieke 9 cijfers) wordt het KBO-nummer automatisch gegenereerd. 05. PROGRAMMA LANDENTABEL - BIJKOMENDE OPTIES

3 3 van 10 16/12/ :02 Na de selectie van een landencode kan u via Opties (F2) volgende bijkomende informatie ingeven: Structuur (type): het betreft de structuur van het BTW-nummer van het land. Op basis van die structuur wordt de geldigheid van de BTW-nummers in klanten- en leveranciersrekeningen alsook in de dossierparameters gecontroleerd. Variabele gegevens enkel cijfers: vink aan indien een BTW-nummer enkel uit cijfers bestaat, laat open indien een BTW-nummer een alfanumerische structuur heeft. Checkdigit: primaire controle op het BTW-nummer (Voor België = 32) RSZ-landencode: wordt gebruikt voor de fiches Betalingssysteem SEPA: vink aan indien het SEPA systeem van toepassing is voor het betrokken land, laat open indien SEPA niet van toepassing is. Deze bijkomende gegevens worden eveneens afgedrukt via programma Afdruk codetabellen 06. PROGRAMMA DOSSIERGEGEVENS - VERSCHILLENDE AANPASSINGEN Na de invoer van een binnenlands bankrekeningnummer (BBAN) worden via de F3 toets in de rubrieken IBAN en BIC, het IBAN nummer respectievelijk de BIC code automatisch gegenereerd, op voorwaarde dat de landencode BE is. Wanneer het IBAN nummer werd ingevuld is de BIC code verplicht. Via de F8 toets kunnen beide velden leeggemaakt worden. Na het invullen van het BTW-nummer (de klassieke 9 cijfers) wordt het KBO-nummer automatisch gegenereerd. 07. PROGRAMMA'S KLANTEN EN LEVERANCIERSREKENINGEN - EXPORT NAAR EXCEL Het exportbestand omvat voortaan maximum 10 memocodes. 08. PROGRAMMA'S INVOERPROGRAMMA'S - VERSCHILLENDE AANPASSINGEN Weergave totaalbedrag verkopen/aankopen Bij het oproepen van een bestaand document, wordt het totaalbedrag - dat verborgen

4 4 van 10 16/12/ :02 zat achter het bericht - voortaan ook onderaan het scherm afgebeeld zodat u het bericht niet langer hoeft te verslepen. Bijkomende controles Bij de aanmaak van een nieuw verkoop- of aankoopdagboek is er voortaan een betere controle op de verplichte velden zoals de dagboeknaam en het documentennummer. Bij de aanmaak van een nieuwe financieel- of diversen dagboek is er voortaan een betere controle op de verplichte velden zoals de dagboeknaam en de stukcode. 09. PROGRAMMA'S BOEKEN FINANCIËLE EN DIVERSE VERRICHTINGEN: GROEPSVERWERKING Het was in vorige versies van SHL reeds mogelijk om klanten- of leveranciersfacturen gegroepeerd te verwerken (groepsbetaling) maar in de versie 8.15 werd de werkwijze enigszins vereenvoudigd. WERKWIJZE Tik F2 in de rubriek Document links onderaan het scherm. Een nieuw scherm wordt geopend met een overzicht van alle openstaande documenten. Eventueel geblokkeerde documenten worden NIET weergegeven! Selecteer de gewenste documenten met + of maak de selectie ongedaan met -. Naast de geselecteerde documenten verschijnt een *. Het totaal van de selectie wordt afgebeeld. Wanneer er voor één of meerdere facturen een korting contant werd voorzien, dan vermeldt de rubriek Totaal min korting het totaalbedrag van de selectie veminderd met de korting contant op de geselecteerde facturen. Klik OK.

5 5 van 10 16/12/ :02 Vervolgens kan u de selectie lijn per lijn boeken. Handiger is echter de eerste lijn te bevestigen met een*. Op die manier worden alle eerder geselecteerde documenten onmiddellijk geboekt. Ingeval van korting contant wordt het totaalbedrag voorgesteld en kan u dat bedrag onmiddellijk afboeken. 10. PROGRAMMA AANZUIVEREN VOORSCHOTTEN EN CREDITNOTA'S - TOEVOEGING CONTROLE Er werd een controle toegevoegd op de einddatum van lopend boekjaar bij de aanzuivering van de facturen 0 en dat om te vermijden dat er een aanzuiveringslijn factuur 0 komt met een betaaldatum kleiner dan de documentdatum. 11. PROGRAMMA IMPORT - VERSCHILLENDE WIJZIGINGEN 209 IMPORT VERKOPEN Volgende memocodes m.b.t. de import van verkoopdocumenten werden toegevoegd op het niveau van het dossier: $KLANT209: verhindert de wijziging van een bestaande klantenrekening $209TERM: verhindert de wijziging van de betaaltermijn van een bestaande klantenrekening $209BTWR: verhindert de wijziging van het BTW-regime van een bestaande klantenrekening $209BTWN: verhindert de wijziging van het BTW-nummer van een bestaande klantenrekening $209BANK: verhindert de wijziging van het banknummer van een bestaande klantenrekening $209REF: verhindert de wijziging van de referentie van een bestaande klantenrekening $209BETW: verhindert de wijziging van de betaalwijze van een bestaande klantenrekening ALLE IMPORTPROGRAMMA'S Er werd een controle toegevoegd op het balanstype van de centralisatierekening. De controlelijst omvat een melding wanneer in het linkbestand een geblokkeerde klant/leverancier of een geblokkeerd document voorkwam. Na bevestiging worden de respectievelijke linkbestanden CnnnnLNK.TXT, CnnnnLAK.TXT, CnnnnLFI.TXT en CnnnnLOD.TXT leeggemaakt via afzonderlijke programma's. Dat kan nuttig zijn om bv. steeds terugkerende foutieve importgegevens te verwijderen uit de

6 6 van 10 16/12/ :02 linkbestanden: Programma 2vd = leegmaken linkbestand CnnnnLNK.TXT Programma 2ad = leegmaken linkbestand CnnnnLAK.TXT Programma 2fd = leegmaken linkbestand CnnnnLFI.TXT Programma 2dd = leegmaken linkbestand CnnnnLOD.TXT De IBAN en BIC gegevens worden eveneens geïmporteerd of worden automatisch gegenereerd vertrekkend vanaf een aangeleverd geldig binnenlands bankrekeningnummer. Voor landen voor wie IBAN niet van toepassing is, is het mogelijk om enkel een nationaal bankrekeningnummer te gebruiken met een BIC (SWIFT) code. In alle importprogramma's werd rekening gehouden met de uitbreiding van 6 naar 7 karakters voor de nummering van de aan- en verkoopdocumenten. De bestandsbeschrijvingen kan u hieronder downloaden: Import Verkopen Import Aankopen Import Financiële verrichtingen Import Diverse verrichtingen 12. PROGRAMMA REKENINGUITTREKSELS KLANTEN - WIJZIGEN REFERENTIE Via de consultatie op het scherm van de rekeninguittreksels klanten kan voortaan de referentie van een document gewijzigd worden. 13. PROGRAMMA MANINGEN - VERSCHILLENDE AANPASSINGEN Indien een dossiermemocode $306REF werd voorzien dan wordt de referentie (bv. telefoonnummer) uit het klantenbestand (zie programma Basisbestanden - Klantenbestand) afgedrukt links van het adres van de klant. Opgelet: dat geldt enkel voor Standaardmaningen en Maningen met eigen layout. Voortaan kunnen ook verwijlintresten berekend en afgedrukt worden op de maningen (enkel Eigen layout). Hiertoe volstaat het om volgende dossiermemocodes aan te maken: $306P1: percentage eerste maning, bv. 2,00% $306P2: percentage tweede maning, bv. 2,50% $306P3: percentage derde maning, bv. 3,00% De intresten worden op de maning afgedrukt via volgende veldcodes: ^ekp: bedrag van de intrest per document ^tkp: totaal intrest klant ^t97: percentage intrest maning 1 ^t98: percentage intrest maning 2 ^t99: percentage intrest maning 3 Daarnaast werden volgende nieuwe veldcodes voorzien: ^e16: documenttype en documentnummer (gescheiden door een spatie) ^e17: aanduiding maningstype (1, 2 of! zoals op de standaardmaningen) 14. PROGRAMMA VERVALDAGENBALANS KLANTEN - BIJKOMENDE SELECTIES Het is voortaan mogelijk om de dagboeken en de documentensoorten (facturen, creditnota's, facturen 0) te selecteren alsook de lijst af te drukken met het detail van de documenten. 15. PROGRAMMA GROOTBOEK NAAR EXCEL - BIJKOMENDE GEGEVENS Voortaan worden ook de landcodes van de klanten/leveranciers vermeld, alsook de bedragen in vreemde munt van de tweede periode. 16. PROGRAMMA BTW-AANGIFTE - VERSCHILLENDE AANPASSINGEN Het XML-bestand dat via Intervat wordt overgemaakt aan de administratie vermeldt voortaan ook het dossiernummer en de dossiernaam zodat die opgenomen worden in het ontvangstbewijs dat de administratie terugstuurt. Dit is vooral handig wanneer één aangever verschillende aangiftes doorstuurt. Het XML-bestand draagt volgende naam: CnnnnIVATjjmm.XML. nnnn = dossiernummer jj = jaartal aangifteperiode mm = aangifteperiode Het detail in de standaardlijst vermeldt voortaan ook de landcode van de klant/leverancier. De standaardlijst vermeldt voortaan ook de vakken 71 (te betalen BTW) of 72 (terug te

7 7 van 10 16/12/ :02 vorderen BTW). 17. PROGRAMMA BTW-LISTING - VERSCHILLENDE AANPASSINGEN Het XML-bestand dat via Intervat wordt overgemaakt aan de administratie vermeldt voortaan ook het dossiernummer en de dossiernaam zodat die opgenomen worden in het ontvangstbewijs dat de administratie terugstuurt. Dit is vooral handig wanneer één aangever verschillende listings doorstuurt. Het XML-bestand draagt volgende naam: CnnnnLISTjjjj.XML. nnnn = dossiernummer jjjj = jaar BTW listing Bij de afdruk van het intern document wordt de eventueel ingestelde printer uit prngbl (combinatie gebruiker/programma 405/printer) voorgesteld. 18. PROGRAMMA INTRACOMMUNAUTAIRE OPGAVE - VERSCHILLENDE AANPASSINGEN Het XML-bestand dat via Intervat wordt overgemaakt aan de administratie vermeldt voortaan ook het dossiernummer en de dossiernaam zodat die opgenomen worden in het ontvangstbewijs dat de administratie terugstuurt. Dit is vooral handig wanneer één aangever verschillende opgaves doorstuurt. Het XML-bestand draagt volgende naam: CnnnnICOMjjmm.XML. nnnn = dossiernummer jj = jaartal aangifteperiode mm = aangifteperiode Bij de afdruk van het intern document wordt de eventueel ingestelde printer uit prngbl (combinatie gebruiker/programma415/printer) voorgesteld. Wanneer in eenzelfde periode voor een klant een factuur en een creditnota voor hetzelfde bedrag werd uitgereikt, dan werd de klant in de opgave vermeld zonder bedrag (saldo = 0). De opgave werd bijgevolg geweigerd. Voortaan wordt de klant in een dergelijk geval twee maal vermeld: voor het bedrag van de factuur en voor het bedrag van de creditnota. Wanneer het programma opgestart wordt met de gebruikerscode root, dan worden de klanten zonder BTW-nummer niet opgenomen. Wanneer het programma opgestart wordt met de gebruikerscode rootb, dan worden de klanten met BTW-nummer niet opgenomen. 19. PROGRAMMA FICHES EN OPGAVE NIEUWE VELDEN Er werd een nieuw veld natuurlijk persoon/rechtspersoon toegevoegd alsook het veld voornaam fysiek persoon. Deze velden worden ingevuld via de memocode in de leveranciersfiche. 20. PROGRAMMA FICHES EN OPGAVE OPTIE BELGOTAX - VERSCHILLENDE AANPASSINGEN Voortaan wordt de systeemdatum voorgesteld als aanmaakdatum Er werd een controle toegevoegd waarbij de aanmaakdatum verder moet liggen dan de einddatum van het kalenderjaar waarop de fiches betrekking hebben. Er werd een controle toegevoegd waarbij het volgnummer zending groter moet zijn dan MENU 7 - ANALYTISCHE BUDGETTEN - VOORSTEL BEGIN- EN EINDPERIODE Programma's A: na de ingave van het budgetjaar worden de begin- en eindperiode van het budgetjaar voorgesteld. 22. PROGRAMMA KOSTENSOORTEN - SELECTIEVE TOEVOEGING/WIJZIGING Elke nieuwe kostensoort of gewijzigde kostensoort kan voortaan selectief worden toegevoegd aan de kostenplaatsen. Na bevestiging van toevoeging aan de kostenplaatsen wordt een tweede scherm getoond waar u de selectie kan ingeven.

8 8 van 10 16/12/ : PROGRAMMA NIEUW PROGRAMMA: AFPUNTING ANALYTISCHE REKENINGEN Dit nieuwe programma laat toe om boekingen op kostensoorten per kostenplaats af te punten. WERKWIJZE Afpunting plaats/soort Selecteer de gewenste kostenplaats en kostensoort. Via F3 wordt de lijst van de bestaande kostenplaatsen/kostensoort getoond. Via Esc verlaat u het programma. Code afpunting De afpuntingscode (tot 4 alfanumerische tekens) groepeert de geselecteerde verrichtingen en kan gebruikt worden om de afpunting ongedaan te maken. Via Esc gaat u terug naar de rubriek kostensoort. Begindatum Stel desgewenst een begindatum voor de verrichtingen in. Saldo afpunting Het saldo van de af te punten bedragen wordt permanent afgebeeld. Indien bij het verlaten van de afpunting het saldo niet gelijk is aan nul wordt een bevestiging gevraagd de afpunting te verlaten zonder evenwicht D/C. Na de ingave van de afpuntingscode worden de eerste verrichtingen op de analytische rekening afgebeeld. Onderaan het scherm wordt de geselecteerde boekingslijn afgebeeld.

9 9 van 10 16/12/ :02 Er zijn volgende mogelijkheden: "j" afpunting van de gekozen boekingslijn "e" om de afpunting van de analytische rekening te beëindigen. Indien het saldo verschillend is van nul volgt de gevraagd of u de afpunting al dan niet wilt verlaten zonder evenwicht D/C "-" oproepen vorige boekingslijn "+" oproepen volgende boekingslijn "?" consultatie van de boekingslijn met de gekozen afpuntingscode "." consultatie vanaf de eerste boekingslijn " " (spatie) om naar een volgende boekingslijn te gaan "<" consultatie van de niet afgepunte boekingen ">" consultatie van alle afgepunte boekingen "!" volledige consultatie van de analytische rekening "D" verwijderen van de gekozen afpuntingscode "a" verwijderen van de afpunting enkel voor deze lijn "n" voor directe positionering in het overzicht. Het programma vraagt eerst de datum en het auditnummer van de gewenste boekingslijn "0-9" 1 = ga naar de volgende lijn, 2 = ga 2 lijnen verder, 3 = ga 3 lijnen verder,... 0 = steeds het volledige scherm Via de optie "A" kan de afpunting ook automatisch verlopen: 1 = afpunten indien de bedragen D/C gelijk zijn 2 = afpunten indien de bedragen D/C gelijk zijn alsook de omschrijving van de boeking 3 = afpunten indien de bedragen D/C gelijk zijn alsook de algemene rekening waaraan de kostensoort gekoppeld is 4 = alle boekingslijnen afpunten indien het saldo van de analytische rekening gelijk is aan nul 24. MENU F - BUDGETBEHEER ALGEMENE REKENINGEN - VERSCHILLENDE AANPASSINGEN Programma's F21 - F28: na de ingave van het budgetjaar worden de begin- en eindperiode van het budgetjaar voorgesteld. Programma F23 - Interne plannen budget: de export naar Excel kan voortaan gebeuren met of zonder detail van de algemene rekeningen.

10 10 van 10 16/12/ :02 Programma F24 - Budgetanalyse 132: de budgetanalyse kan voortaan geëxporteerd worden naar Excel. Programma F28 - Gerealiseerd plus Budgetten: bij de export naar Excel wordt het maximum aantal maanden bepaald waarbij een rekenblad kan bekomen worden met maximum 12 maanden, respectievelijk maximum 24 maanden. In het rekenblad wordt geen totaallijn meer weergegeven. 25. MENU V - FACTURATIE KLANTEN - VERSCHILLENDE AANPASSINGEN Nieuwe veldcodes Volgende veldcodes werden toegevoegd voor Europese overschrijvingen (in het geval u aan een factuur een overschrijvingsformulier hecht): ^ba0k: IBAN begunstigde met spaties ^ba0l: BIC begunstigde met spaties ^ba21: naam begunstigde met spaties ^ba22: straat begunstigde met spaties ^ba23: adres begunstigde met spaties ^bb21: naam opdrachtgever met spaties ^bb22: straat opdrachtgever met spaties ^bb23: adres opdrachtgever met spaties Volgende bestaande veldcodes werden aangepast: ^b0k: indien geen ondernemingsnummer werd ingevuld in de klantenfiche dan wordt de landcode en het BTW-nummer weerhouden. ^b21: indien geen optioneel adres werd ingevuld in de klantenfiche dan wordt de juridische vorm en de klantennaam weerhouden. Documenten in stadium 25 Via het programma V02 - Raadplegen Documenten is het mogelijk om documenten in stadium 25 (gestuurd naar externe boekhouding) over te zetten naar stadium 30 (geboekt in de interne boekhouding). Selecteer Opties (F2) Tik in de rubriek Stadium van en in de rubriek Stadium tot Klik OK (F10) Ga naar de documentenlijn waarvan u het stadium wilt wijzigen en tik F8