DIVERSE VERRICHTINGEN

Transcriptie

1 SHL-212/1 Programma: 212 Datum: 22/11/2010 SHL-LINK: Via programma 212 worden diverse verrichtingen vanuit een tekstbestand gelezen en boekhoudkundig verwerkt. Een aantal controles worden uitgevoerd (zie verder: uitgevoerde controles). Het resultaat van de verwerking kan op het scherm of via een controlelijst geraadpleegd worden. Naast diverse verrichtingen, kan men via het programma ook klantenrekeningen, leveranciersrekeningen of grootboekrekeningen aanmaken of aanpassen. WERKING Het gegevensbestand CnnnnLOD.TXT (nnnn is het dossiernummer) moet toegankelijk zijn. Het programma kan rechtstreeks of via jobverwerking uitgevoerd worden. Na de printerkeuze worden de gegevens van het tussenbestand gecontroleerd en boekhoudkundig verwerkt. De boekingsdatum in het gegevensbestand bepaalt in welke lopende verwerkingsperiode geboekt wordt. Verrichtingen met een datum vóór de begindatum van het huidig boekjaar of verder dan de einddatum van de tweede boekingsperiode worden niet opgenomen. Na de verwerking kan men de controlelijst raadplegen via het beeldscherm of via een controlelijst. Het controlebestand kan naar keuze worden verwijderd of bewaard. De niet-verwerkte gegevens blijven in het gegevensbestand bewaard. UITGEVOERDE CONTROLES - Iedere code in het tussenbestand (BTW-code, deviezencode, rekeningcode, enz.) moet voorkomen in SHL - Alle bedragen in het tussenbestand worden eerst afgerond volgens de ingestelde afronding van de dossiermunt in SHL. Vervolgens wordt per document - behalve voor zuiver analytische boekingen - een debet-credit controle uitgevoerd: het debet- en het credittotaal moeten overeenstemmen voor alle boekingen met een zelfde dagboeknummer, stukdatum, stukcode BESTANDSNAMEN GEGEVENSBESTAND Alle gegevens m.b.t. diverse verrichtingen worden ondergebracht in een bestand met naam CnnnnLOD.TXT. nnnn is hierin te vervangen door het nummer van het SHL dossier. CONTROLEBESTAND In het controlebestand CnnnnCOD.TXT (nnnn: het SHL dossiernummer) worden de nietgeboekte verrichtingen aangeduid. VELDFORMATEN NUMERIEKE VELDEN Numerieke velden zijn rechts uitgelijnd. Eventuele onbeduidende posities worden opgevuld met 0 of spaties. Numerieke velden voor bedragen bevatten steeds twee decimalen. Deze bestemd voor hoeveelheden bevatten drie decimalen. Het decimaalteken wordt niet opgenomen. Voor een veld met teken wordt het teken - of + in de uiterst rechtse positie van het veld opgenomen. Een plusteken mag hierbij door een blanco vervangen worden.

2 SHL-212/2 SHL-LINK Voorbeelden , , ALFANUMERIEKE VELDEN Alfanumerieke velden worden links uitgelijnd. Eventuele overblijvende posities worden opgevuld met spaties. DATUMVELDEN Datumvelden bevatten dag, maand en volledig jaartal in 10 posities, bijvoorbeeld: Het scheidingsteken tussen dag, maand en jaar is zonder belang. RECORDSTRUCTUUR In de volgende pagina's wordt de recordstructuur in tabelvorm beschreven. De eerste twee kolommen in de beschrijving tonen respectievelijk de begin- en eindpositie van elk veld in het record. De derde kolom toont het vereiste dataformaat. Dit formaatgegeven begint met 9 voor een numeriek veld, X voor een alfanumeriek veld, of is dd.mm.jjjj voor een datumveld. Het getal tussen haakjes - bij numerieke of alfanumerieke velden - toont het aantal posities. Voorbeeld: 9(2) is een numerieke zone tot 2 cijfers; X(14) is een alfanumerieke zone tot 14 tekens. Tenslotte kan een numeriek formaat eindigen op +, hetgeen beduidt dat er een teken + of - in de laatste positie vereist is. Zie ook de rubriek 'Veldformaten' hierboven.

3 SHL-212/3 Bestandsnaam: CnnnnLOD.TXT, nnnn is het dossiernummer SHL. BEGIN EINDE FORMAA T INHOUD 1 2 9(2) Record type. Verplichte aanduiding: 00 of blanco 3 4 9(2) Nummer van het diversendagboek in SHL: verplichte aanduiding, tenzij type verrichting 4 (= dagboek 99) of 5; in deze gevallen speelt de inhoud geen rol (zie positie 41). 5 8 X(4) Nullen of spaties X(3) Stukcode. Indien blanco, wordt de standaard stukcode van het diversendagboek toegepast (5) of blanco (4) Stuknummer. Zelf aanduiden, of indien nul: het volgend stuknummer van het dagboek wordt toegepast per groep boekingen binnen hetzelfde dagboek, met dezelfde stukcode en stukdatum dd.mm.jj jj Boekingsdatum. Een blanco boekingsdatum wordt vervangen door de ingestelde verwerkingsdatum in SHL. De boekingsdatum moet binnen het huidig boekjaar en binnen één van de twee verwerkingsperiodes van SHL vallen X(10) Niet van toepassing. Inhoud: willekeurig, bvb. blanco (1) Type verrichting, verplichte aanduiding. 1: boeking naar klantrekening 2: boeking naar leveranciersrekening 3: boeking naar een grootboekrekening, al dan niet met een analytische boeking. 4: diverse analytische verrichting 5: analytische budgetverrichting X(14) Code van de klanten-, leveranciers- of grootboekrekening. Verplichte aanduiding voor de verrichtingen met type 1, 2. Voor een verrichting van type 3 is een blanco grootboekrekening toegelaten indien de analytische plaats en soort worden aangeduid (zie positie 137); in dit geval is de met de analytische rekening gekoppelde grootboekrekening van toepassing (1) Documentsoort. Verplichte aanduiding voor verrichtingen met type 1 of 2: 1 = factuur 2 = creditnota (2) Nummer van het verkoop- of aankoopdagboek van het document. Verplichte aanduiding voor de verrichtingen met type 1 of (7) Documentnummer. Verplichte aanduiding voor de verrichtingen met type 1 of (13)+ Bedrag van de boeking. Verplichte aanduiding. Formaat: 2 decimalen, geen decimaalteken, rechts uitgelijnd met het teken achteraan. Teken: + of blanco voor debetboeking, - voor creditboeking. Het bedrag wordt afgerond volgens de afrondingsgraad van de dossiermunt SHL X(3) Deviezencode of blanco indien geen deviezen van toepassing. De toegepaste code moet voorkomen in de deviezentabel van SHL (13)+ Waarde in deviezen, spaties of nullen indien geen deviezen van toepassing. Formaat: zoals het bedrag in

4 SHL-212/4 SHL-LINK BEGIN EINDE FORMAA T INHOUD de basismunt. Opgelet: de correcte conversieregels respecteren (Euro)! X(3) Hoeveelheidcode, niet voor verrichtingen type 1 en 2, blanco indien niet van toepassing (13)+ Hoeveelheid, niet voor verrichtingen type 1 en 2, nul of blanco indien niet van toepassing. Formaat: 3 decimalen, geen decimaalteken, rechts uitgelijnd met het teken achteraan. Teken: + of blanco voor debetboeking, - voor creditboeking X(18) Referentie, inhoud vrij te kiezen X(5) Blanco of nullen X(10) Analytische plaats indien analytisch dossier en verrichting met type 3, 4 of X(10) Analytische soort indien analytisch dossier en verrichting met type 3, 4 of dd.mm.jj jj Documentdatum: vereist indien verrichting type 1 of 2. Een blanco veld wordt vervangen door de ingestelde verwerkingsdatum SHL X(10) Centralisatierekening van de klanten- of leveranciersrekening (verrichtingen type 1 of 2). En blanco veld wordt vervangen door de centralisatierekening van de rekening in SHL X(1) Blanco X(3) BTW-code. Enkel voor verrichtingen type 3 ( boekingen naar grootboekrekeningen) met BTWverwerking. De BTW-code en aardcode (zie volgend veld) zijn noodzakelijk voor iedere boeking die de BTWaangifte beïnvloedt. 181 X(1) Aard BTW-boeking. Enkel voor verrichtingen type 3 (boekingen naar grootboekrekeningen) met BTWverwerking: a: nettobedrag aankoop, categorie goederen/diensten b: nettobedrag aankoop, categorie kosten c: nettobedrag aankoop, categorie investeringen d: bedrag aftrekbare BTW e: bedrag niet-aftrekbare BTW, categorie goederen/diensten f: bedrag niet-aftrekbare BTW, categorie kosten g: bedrag niet-aftrekbare BTW, categorie investeringen 1: nettobedrag verkoop 2: bedrag verschuldigde BTW, categorie verkopen X(72) Algemene toelichting. Enkel voor verrichtingen type 3 (boekingen naar grootboekrekeningen) X(72) Analytische toelichting. Enkel voor verrichtingen type 3 (boekingen naar grootboekrekeningen) of 5 (analytische boekingen).

5 SHL-212/5 CONTROLEBESTAND Bestandsnaam: CnnnnCOD.TXT, nnnn is het dossiernummer SHL. Het controlebestand bevat informatie over de geweigerde documenten en is als volgt opgebouwd 1 2 9(2) Weigeringscode (verschillende van nul) : 2: ongeldig verrichtingstype (1 tot en met 5 zijn toegestaan) 3: ongeldige boekingsdatum. De boekingsdatum moet binnen het boekjaar en de lopende verwerkingsperiodes vallen. 4: ongeldige klantenrekening 5: ongeldige leveranciersrekening 6: ongeldige grootboekrekening 7: ongeldige factuur klant/leverancier 8: ongeldig diversendagboek 10: ongeldige deviezencode 11: ongeldige analytische rekening 12: ongeldige BTW-code 13: ongeldige landcode 14: ongeldig BTW-nummer 15: ongeldige betalingscode 16: het stuk is niet in evenwicht 17: ongeldige interne rekening of jaarrekening 18: de centralisatierekening stemt niet overeen met deze van het document 3 4 9(2) Dagboeknummer 5 8 jjpp Periodenummer 9 11 X(3) Stukcode (9) Stuknummer dd.mm.jjjj Boekingsdatum X(10) Volgens de weigeringscode: 2: verrichtingstype 3: boekingsdatum. 4: klantcode 5: leverancierscode 6: code grootboekrekening 7: documentnummer 8: dagboeknummer 10: deviezencode 11: code analytische rekening 12: BTW-code 13: landcode 14: BTW-nummer 15: betalingscode 16: het resterend saldo 17: code interne rekening 18: centralisatierekening

6 SHL-212/6 SHL-LINK WIJZIGEN OF AANPASSEN VAN KLANTEN- OF LEVERANCIERSREKENINGEN Via programma 212 kunnen eveneens klanten- of leveranciersrekeningen aangemaakt of aangepast worden (2) Recordtype. Verplichte aanduiding: 1 voor een klantrekening, 2 voor een leveranciersrekening 3 16 X(14) Rekeningcode. Verplichte aanduiding X(15) Willekeurig, bvb. blanco X(4) Bedrijfsvorm X(30) Naam. Verplichte aanduiding X(25) Straat, nummer X(7) Postcode X(20) Woonplaats X(3) Landcode. De landcode moet voorkomen in de SHL landentabel X(3) Deviezencode. Enkel indien opvolging van de klantrekening in vreemde munt vereist is. De deviezencode moet voorkomen in de SHL deviezentabel Taalcode. 1: Nederlands 2: Frans 3: Engels 4: Duits Een blanco of ongeldige taalcode wordt automatisch vervangen door de taalcode van het SHL dossier. De taalcode is o.m. van belang voor de maningen BTW-regime. 0: BTW-plichtig 2: vrijgesteld 3: export/import (buiten EU) 4: Intracom 5: particulier 6: medecontractant X(18) BTW-nummer. Er wordt een controle uitgevoerd in combinatie met de landcode. Zie ook de documentatie bij programma SHL-101. Belgische BTW-nummers: 9 cijfers zonder scheidingstekens X(3) Code betalingswijze. Deze code moet voorkomen in de SHL-tabel van de betalingwijzen (5) Betalingstermijn. De eerste drie cijfers bepalen de termijn in dagen, de twee volgende cijfers de aanvangsdatum. Aanvangsdatum 00 vertegenwoordigt de factuurdatum, 99 beduidt 'einde maand'. Tussenliggende waarden komen overeen met de n-de dag van de maand (zie ook programma 101). Voorbeelden 1000 = 10 dagen factuurdatum 0099 = einde maand 0015 = 15de dag van de maand X(22) Bankrekeningnummer. Belgische rekeningnummers: 12 cijfers zonder liggende

7 SHL-212/7 streepjes X(10) Code van de centralisatierekening. Een blanco code wordt automatisch vervangen door de standaardrekening Klanten in SHL X(10) Code van de tegenboekingsrekening. Een blanco code wordt automatisch vervangen door de standaardrekening Verkopen in SHL. Voor een analytisch dossier kan men dit veld met de code voor de analytische plaats invullen X(10) Voor een analytisch dossier kan men in dit veld de code van de analytische soort invullen als verdere verfijning van de analytische tegenboeking Aard van de tegenboeking 0: grootboekrekening 1: analytische rekening X(12) Referentie. Vrij te kiezen X(20) RPR X(44) IBAN X(11) BIC

8 SHL-212/8 SHL-LINK WIJZIGEN OF AANPASSEN VAN GROOTBOEKREKENINGEN Via programma 212 kunnen grootboekrekeningen aangemaakt of aangepast worden (2) Recordtype. Verplichte aanduiding: X(10) Rekeningcode. Verplichte aanduiding X(30) Rekeningnaam. Verplichte aanduiding (1) Rekeningaard. Verplichte aanduiding: 1: opbrengstenrekening 2: kostenrekening Goederen-Diensten 3: algemene kostenrekening 4: investeringsrekening 5: financiële rekening 6: uitgavenrekening met BTW-verwerking 7: inkomstenrekening met BTW-verwerking 8: afschrijvingsrekening 9: extracomptabele rekening 0: onbepaalde rekening (1) Balanstype. Verplichte aanduiding: 0: balansrekening Aktief 1: balansrekening Passief 2: balansrekening Aktief/Passief 3: resultatenrekening Opbrengsten 4: resultatenrekening Kosten X(3) Deviezencode. Enkel indien de grootboekrekening in vreemde munt wordt gevolgd. De deviezencode moet voorkomen in de SHL deviezentabel X(3) BTW-code. De BTW-code die standaard tijdens het boeken wordt voorgesteld. Indien ingevuld, moet de code voorkomen in de SHL BTWcodetabel (3) Percentage niet-aftrekbare BTW bedrijf (3) Percentage niet-aftrekbare BTW privé X(10) Interne rekeningcode plan A. Indien ingevuld, moet de code voorkomen in het intern plan A X(10) Interne rekeningcode plan B. Indien ingevuld, moet de code voorkomen in het intern plan B X(10) Interne rekeningcode plan C. Indien ingevuld, moet de code voorkomen in het intern plan C X(5) Toelichtingengroep. Door het aanduiden van een groep kunnen de toelichtingen gesorteerd worden afgedrukt in SHL X(6) Blanco X(3) Eenheidscode. Een eenheidscode geeft aanleiding tot het opvragen van een hoeveelheid tijdens het boeken (1) Historiekopvolging. 0 of blanco: neen 1: ja (1) Toegankelijkheid. 0 of blanco: toegankelijk 1: ontoegankelijk Ontoegankelijke grootboekrekeningen kunnen niet handmatig geboekt worden (centralisatierekeningen, BTWrekeningen e.d.) X(10) Code jaarrekening. Van belang voor het correct afdrukken van de jaarrekening in SHL. Indien

9 SHL-212/9 ingevuld, moet de code voorkomen in het plan van de jaarrekeningen in SHL (1) Herwaardering. Enkel van toepassing indien deviezenopvolging van de rekening is voorzien en men beschikt over de herwaarderingsmodule. 0 of blanco: niet herwaarderen 1: herwaarderen (1) Analytische verwerking. Enkel van toepassing voor een analytisch SHL dossier. 0 of blanco: geen verplichte analytische boeking 1: verplicht analytisch boeken