Converteren dossiers van Expert/m Classic

Transcriptie

1

2 Inhoudsopgave CONVERTEREN DOSSIER EXPERT/M CLASSIC NAAR EXPERT/M PLUS ALGEMEEN... 4 VOORWAARDEN... 4 TIJDSTIP... 4 WERKWIJZE... 4 FASE 1 : CREATIE NIEUW DOSSIER & OVERNAME BASISGEGEVENS ste Conversie... 5 Export gegevens fase 1 uit Expert/m Classic... 6 Ingave dossiernummer... 7 Selectie export... 7 Import gegevens fase Aandachtspunten bij het importeren Conversie grootboekrekeningen Data vorige jaren Fouten Conversie van de gegevens Grootboekrekeningen Dagboekgegevens Klanten/Leveranciers Adresgegevens individuele rekeningen Afschrijvingen Laatste BTW-aangifte Speciale tekens FASE 2 : IMPORT EXTRA GEGEVENS EXPERT/M CLASSIC Export gegevens fase 2 uit Expert/m Classic Import gegevens fase Eindbalans vorig boekjaar/periodecijfers huidig jaar Periodecijfers vorige jaren Documenten klanten Documenten leveranciers Omzetcijfers klanten & leveranciers Historiekcijfers i.v.m. commissiefiches Historiekcijfers i.v.m. intracommunautaire opgave VERWIJDEREN VAN DE ASCII-BESTANDEN ALGEMENE OPMERKINGEN BIJ HET IMPORTEREN Import Geen overname van grootboekrekeningen ECP-bestand Expert/M Plus 2

3 CONSULTATIE GEGEVENS EXPERT/M CLASSIC HISTORIEKEN GROOTBOEKREKENINGEN DOCUMENTEN KLANTEN/LEVERANCIERS EXTRA GEEN OVERNAMEDOSSIER GESELECTEERD PLAATS VAN HET OVERNAMEDOSSIER GEWIJZIGD Dossierdirectory wijzigt en opstartdirectory blijft dezelfde Opstartdirectory (en dossierdirectory) wijzigen Expert/M Plus 3

4 Converteren dossier Expert/m Classic Algemeen Voorwaarden Om een dossier te kunnen converteren dient u te beschikken over de laatste versie van zowel Expert/m Classic als Expert/M Plus. Tijdstip Het overzetten van een dossier kan eender wanneer gebeuren maar praktisch gezien onderscheiden we 2 tijdstippen: - Begin boekjaar: direct na de jaarverschuiving van de boekhouding - Tijdens het boekjaar: direct na een BTW-periodeverschuiving Het tijdstip van overname zal door het programma zelf gedetecteerd worden. U dient er echter steeds voor te zorgen dat de conversie gebeurt in een periode waarin geen enkele boeking werd geregistreerd. Werkwijze De overname bestaat uit 2 fasen: - fase 1: creatie van een nieuw dossier en overname van basisgegevens (fiches van klanten, leveranciers, grootboekrekeningen, ) - fase 2: overname van extra gegevens (cumulcijfers, openstaande documenten, ) welke eventueel in een later stadium kan gebeuren. Fase 1: creatie nieuw dossier & overname basisgegevens Via het Centraal Dossierbeheer creëert u een nieuw dossier en start u Expert/M Plus op via: Programma s Expert/M Plus Expert/M Plus 4

5 Indien het de eerste keer is dat u dit dossier in Expert/M Plus opent, zal er éénmalig een scherm getoond worden waarin u kunt kiezen voor de conversie vanuit: - Expert/m for Windows - Accoms Windows - Expert/m Classic - Accoms Dos U bent niet verplicht om de dossiergegevens in te vullen. Bij overname worden deze gegevens uit het Expert/m Classic dossier overgenomen. Om de overname van een Expert/m Classic dossier op te starten, klikt u op. 1 ste Conversie Bij de allereerste overname uit Expert/m Classic zal er u gevraagd worden in welke map Expert/m Classic geïnstalleerd werd. Expert/M Plus 5

6 Standaard wordt C:\EXPERT voorgesteld, maar via de knop kunt u dit pad aanpassen. De opstartdirectory die u meegeeft, wordt bijgehouden in het bestand EXPCLASSIC.INI dat zich in de map \Kluwerdata\Finfisc\Office\Global\Epp bevindt. Dit bestand wordt automatisch aangemaakt maar u kunt het eventueel manueel aanpassen via b.v. Notepad. Het bestand bevat standaard de volgende waarden: [Folders] Startdir=C:\expert [DosCommand] Batfile=Epp2.bat De waarde bij Batfile is het commando dat uitgevoerd wordt wanneer u Expert/m Classic wilt opstarten vanuit Expert/M Plus. Epp2.bat wordt automatisch aangemaakt en is een kopie van 2.bat, maar er worden 2 extra regels toegevoegd om de opstartdirectory van Expert current te maken b.v. : c: cd \expert Indien de opstartdirectory niet current is, worden de commando s (runcobol, komma, ) alsook de bestanden DMSPE.EXP enz. niet teruggevonden. Na de opstartdirectory te hebben aangeduid, komt u in het venster Selectie dossier terecht. Export gegevens fase 1 uit Expert/m Classic Hebt u reeds eerder een import opgestart en de opstartdirectory van Expert/m Classic werd m.a.w. al opgegeven, dan komt u onmiddellijk in het venster Selectie dossier terecht. Expert/M Plus 6

7 Vooraleer u gegevens kunt inlezen in Expert/M Plus dienen de gegevens uit het Expert/m Classic dossier geëxporteerd te worden. Deze export voorziet dat deze gegevens in ASCII-bestanden worden opgeslagen. Deze ASCII-bestanden zullen dan op hun beurt ingelezen worden in Expert/M Plus. Met de knop start u Expert/m Classic op om de exportbestanden aan te maken. In het hoofdmenu selecteert u het menupunt 17. Communicatie 5 Expert/M Plus. U kunt deze import ook manueel opstarten door rechtstreeks Expert/m Classic op te starten en naar 17. Communicatie 5 Expert/M Plus te gaan. Ingave dossiernummer Bij het veld Dossier geeft u het dossiernummer in van het dossier waarvoor u de export van gegevens wenst op te starten. Bij het invullen van dit nummer wordt er gecontroleerd in welke situatie het dossier zich bevindt: - Er bestaan geen historieken grootboekrekeningen in het huidige jaar overnamesituatie Begin boekjaar. - Er bestaan reeds historieken in het huidige boekjaar overnamesituatie Tijdens boekjaar. Er mogen geen boekingen/historieken bestaan in de huidige periode. Indien dit toch het geval zou zijn, verschijnt hiervan een melding. Vooraleer u de export opstar,t dienen ALLE BOEKINGEN te zijn bijgewerkt! Selectie export Het veld Export geeft u een aantal mogelijkheden, u selecteert: - Enkel basisgegevens indien u de gegevens voor fase 1 wenst te exporteren. - Enkel extra gegevens indien u de gegevens voor fase 2 wenst te exporteren. - Alle gegevens indien u zowel fase 1 en fase 2 wenst uit te voeren. Expert/M Plus 7

8 Op deze manier kunt u dus eerst opteren om de basisgegevens (klanten, grootboekrekeningen, ) over te zetten en nadat u de eindejaarsverrichtingen in Expert/m Classic geboekt hebt, neemt u de extra gegevens (cijfers) over. Welke keuze u ook maakt, de gegevens worden geëxporteerd naar ASCII-bestanden welke worden bewaard in de dossierdirectory. Deze bestanden krijgen de extensie.pls. De volgende bestanden worden aangemaakt: Dagboekgegevens Grootboekrekeningen Klantengroepen Klanten Leveranciers Afschrijvingen Detaillijnen afschrijvingen Laatste btw-aangifte Gebruikte munten Gebruikte landen Jaar en periodegegevens voor cumulcijfers Cumulhistorieken grootboekrekeningen vorige jaren Eindbalans vorig jaar/periodecijfers huidig jaar Documenten klanten Betalingen klanten Documenten leveranciers Betalingen leveranciers Historieken commissiefiches Omzethistorieken IC-opgave xxxxdgb.pls xxxxal.pls xxxxgrp.pls xxxxkla.pls xxxxlev.pls xxxxafs.pls xxxxdafs.pls xxxxbtw.pls xxxxmnt.pls xxxxlnd.pls xxxxyear.pls xxxxsahi.pls xxxxeb.pls/xxxxpcyf.pls xxxxdkla.pls xxxxbkla.pls xxxxdlev.pls xxxxblev.pls xxxxcom.pls xxxxomz.pls In de opstartdirectory van Expert/m Classic, wordt een bestand aangemaakt waarin allerlei gegevens betreffende het dossier worden bewaard. Dit zogenaamde ECP-bestand (dossiernummer + extensie ECP) bevat eveneens de verwijzing naar de dossierdirectory van het dossier. Zowel bij import als bij consultatie historieken (openstaande posten en grootboekrekeningen) vanuit Expert/M Plus wordt dit bestand steeds gelezen om de link met het oorspronkelijke Expert/m Classic dossier terug te vinden. Het is daarom van belang dat dit bestand nooit wordt verwijderd. Om het exporteren sneller te laten verlopen, kunt u venster van Expert/m Classic best even in full-screen mode zetten (alt + enter). Nadat u de export van de nodige gegevens uitgevoerd hebt, mag u Expert/m Classic afsluiten en vult u in het importscherm van Expert/M Plus het dossiernummer in. Expert/M Plus 8

9 Indien de gegevens die hier vermeld worden correct zijn, kunt u met de import opstarten. U komt terecht in het scherm met de dossiergegevens. De identificatiegegevens van het dossier worden automatisch opgevuld met de dossiergegevens vanuit Expert/m Classic. De knoppen van de andere pakketten worden vergrijsd zodat u enkel de gegevens van de link met Expert/m Classic kunt herzien. Let er op dat u de correcte einddatum van de eerste boekhoudperiode invult. Wenst u de andere knoppen weer te activeren, dan klikt u op. Import gegevens fase 1 U krijgt vervolgens onderstaand scherm te zien waar u enkele basisgegevens kunt selecteren om over te nemen. Fase 1 kunt u enkel uitvoeren op het moment dat u het dossier aanmaakt. Expert/M Plus 9

10 U hebt de keuze om volgende gegevens te importeren: - Grootboekrekeningen - Dagboekgegevens - Afschrijvingselementen en tabellen - Cijfergegevens van de laatste BTW-aangifte - Leveranciersfiches - Klantenfiches - Klantengroepen (indien er gewerkt wordt met Expert/m Senior Facturatie) Volgende gegevens worden steeds overgenomen: - Intrastatgegevens (vestiging, regio, soort aangifte) - Configuratie aanmaningen Aandachtspunten bij het importeren Conversie grootboekrekeningen Men kan van de gelegenheid gebruik maken om het boekhoudplan aan te passen, door de gegevens van bepaalde grootboekrekeningen te converteren naar nieuwe nummers. Bij het aanvinken van Conversie grootboekrekeningen wordt er een conversietabel opgevraagd. Deze conversietabel kunt u selecteren via indien ze eerder werd aangemaakt. Eventueel maakt u een nieuwe tabel aan met. Bij creatie van een conversietabel wordt het oude nummer en het overeenkomstig nieuwe nummer opgevraagd. Tijdens de conversie worden dan de gegevens (fiches, cumulcijfers, ) van het oude Expert/M Plus 10

11 nummer gekoppeld aan het nieuwe nummer. U dient een conversietabel te bewaren in bestandsvorm met extensie.cnv. De bestandsnaam van de laatst gebruikte conversietabel wordt eveneens bijgehouden in het bestand \Kluwerdata\FinFisc\Office\global\EPP\EXPCLASSIC.INI, zodat deze bij de volgende import automatisch getoond kan worden. De gekozen conversietabel in fase 1 wordt bijgehouden in het dossier van Expert/M Plus. Deze wordt dan automatisch gebruikt in fase 2 (zie verder). De reden hiervoor is dat u op die manier na fase 1 het conversiebestand kunt wijzigen (voor een ander dossier) of verwijderen. Deze wijzigingen kunnen dan niet verkeerdelijk toegepast worden voor fase 2 van het oorspronkelijke dossier. U kunt met deze conversietabel geen rekeningen gaan samenvoegen of opsplitsen.. Voorbeeld : Het over te nemen boekhoudplan bevat de rekeningen tem De conversietabel bevat: Oud nr. Nieuw nr Controle: bestaat in het boekhoudplan maar komt niet voor in kolom Oud nr. er zal geen conversie gebeuren van naar ( blijft ) omdat dit 2 rekeningen zou samenvoegen bestaat in het boekhoudplan én komt voor in kolom Oud nr. conversie van naar bestaat in het boekhoudplan én komt voor in kolom Oud nr. conversie van naar bestaat niet in boekhoudplan conversie van naar Concreet: rekeningen die men tracht samen te voegen of uit te splitsen zullen uiteindelijk niet worden geconverteerd. Conversies naar een onbestaand nummer zijn wel toegelaten. U kunt een conversietabel opstellen in Excel. Met kunt u dan het Excel-bestand inladen. U dient deze conversietabel alsnog op te slaan als een cnv-bestand om het te kunnen gebruiken als conversietabel. Data vorige jaren Tijdens de creatie van het dossier in Expert/M Plus wordt een jarentabel en een tabel voor de afschrijvingsjaren aangemaakt aan de hand van de parameters van het huidige boekjaar. In Expert/m Classic beschikten we helaas niet over zo n tabel. Omdat er eventueel in de vorige jaren een verkort of een verlengd boekjaar voorkwam, kunt u met een jaartabel opvragen. U kunt dan de begin- en einddata van de vorige boekjaren aanpassen. De wijzigingen die u hier doorvoert, worden zowel in de tabel afschrijvingsjaren, als in de gewone boekjarentabel bewaard. Fouten Expert/M Plus 11

12 Indien er kleinere fouten optreden, zoals b.v. een afschrijvingselement waarvan de grootboekrekening niet bestaat, dan wordt enkel dat element niet overgenomen. Dit wordt na de overname ook vermeld op een tabblad met het overzicht van de niet-overgenomen gegevens. De omschrijvingen van de fouten zijn misschien voor de gebruiker minder duidelijk, maar kunnen zeker interessant zijn voor de helpdesk. Deze lijst met fouten wordt tevens bewaard in een tekstbestand met als benaming dossiernr + PLS.ERR dat zich bevindt in de dossierdirectory van het betreffende Expert/m Classic dossier. (voor fase 2 zie verder is de bestandsnaam gelijk aan dossiernr + PLS2.ERR) Indien er een drastische fout optreedt, wordt de gebruiker hiervan op de hoogte gebracht en wordt het dossier uiteindelijk niet overgenomen. Conversie van de gegevens Tijdens de overname van Expert/m Classic naar Expert/M Plus zijn er natuurlijk een aantal gegevens die niet in het Expert/m Classic dossier of die op een andere manier werden verwerkt. Hieronder volgt dan ook een opsomming van wat er gebeurt met deze niet-toewijsbare of anders verwerkte gegevens tijdens de import. Grootboekrekeningen - Het veld Overdracht beginbalans wordt voor balansrekeningen op Saldo gezet. Alle andere rekeningen worden opgevuld met Geen. - In het veld Type rekening wordt de code Centralisatierekening klanten/leveranciers gekozen voor de centralisatierekeningen klanten/leveranciers (in de dagboeken). - Het veld Investering wordt aangevinkt, indien een grootboekrekening voorkomt bij de afschrijvingselementen. - Het nummer van de Fiscale bijlage wordt opgenomen in Vrij veld 3 zodat de code nog gebruikt kan worden bij het exporteren van gegevens. Dagboekgegevens Aankopen/Verkopen - De aan- en verkooprekening worden opgevuld met de eerste 6- en 7-rekening die wordt gevonden. Indien er geen 6- of 7-rekening bestaat worden respectievelijk de rekeningen en gebruikt. - De rekeningen voor de afrondingen winst en verlies worden overgenomen uit de muntentabel van Expert/m Classic. - De BTW-rekeningen voor facturen en creditnota s worden ingevuld met de relatienummers die gekoppeld werden aan de 989-rekeningen van Expert/m Classic. Financieel en diversendagboek - Het nummer van het dagboek wordt vervangen door de centralisatierekening. - De rekeningen voor koers- en afrondingsverschillen (winst en verlies) worden overgenomen uit de muntentabel van Expert/m Classic. - Bij de verkooprekening voor dagontvangsten wordt de eerste bestaande 7-rekening ingevuld. Indien er geen 7-rekening bestaat wordt de rekening ingevuld. - De rekening voor bankkosten en BTW worden ingevuld op basis van de relatienummers van de 989-rekeningen in Expert/m Classic. - Als voorschotrekeningen worden de centralisatierekeningen van het eerste aankoop- en verkoopdagboek ingevuld. Expert/M Plus 12

13 - Voor de kostenrekening van de afschrijvingen wordt de eerste 63-rekening opgezocht, indien er geen 63-bestaat wordt er standaard met de rekening gewerkt. Klanten/Leveranciers - Voor zowel klanten als leveranciers wordt: o indien het veld Naam leeg is, dit veld opgevuld met het klant- /leveranciersnummer. o de Alfacode, indien ze blanco is, opgevuld met de eerste 10 posities van de naam. - Bij het banknummer van de domiciliëring van de klant wordt de bankrekening van de klant ingevuld. Adresgegevens individuele rekeningen In Expert/m Classic worden straat en huisnummer van de individuele rekeningen in 1 veld opgenomen. In Expert/M Plus zijn dit echter 2 velden. Het exportprogramma zorgt ervoor dat in bepaalde gevallen straat en huisnummer worden gescheiden zodat het in Expert/M Plus in de correcte velden wordt opgenomen. Alles is afhankelijk van de wijze van ingave in Expert/m Classic. Voorbeelden waarbij er opgesplitst zal worden. (^ = 1 spatie) - Franse of Engelse notatie indien er een,^ na het nummer komt 16,^Rue^de^Jambon - Indien het nummer achter de straatnaam staat (met geen, één of meerdere spaties) Koekoekstraat^70 Koekoekstraat70 Koekoekstraat^^^^^^^^^^70 Rue^de^Jambon^7^0 Nummer wordt opgevuld met 7^0 70 Straat blijft leeg, Nummer wordt 70 Voorbeelden waarbij er niet opgesplitst zal worden. - Indien tekst en getallen door elkaar worden gebruikt zonder rekening te houden met bovenstaande regels. 16^Rue^de^Jambon 1^Aprillaan^27 Koekoekstraat^70B Koekoekstraat^70^bus^3 Afschrijvingen Wat betreft de omschrijvingen worden de volgende regels toegepast: - In het veld Alfa komt de letter N gevolgd door het afschrijvingsnummer - In het Memoveld komt in de eerste 25 posities de gewone omschrijving van Expert/m Classic. In de overige posities komt de bijkomende omschrijving, weliswaar afgekapt, omdat deze in Expert/m Classic groter kan zijn dan de rest van het memoveld in Expert/M Plus. Laatste BTW-aangifte De aangifte wordt als definitief beschouwd en is geblokkeerd. De EDIVAT-status wordt op niet opgenomen geplaatst. Speciale tekens Elke speciale letter die overgenomen wordt, wordt door een speciale routine omgezet zodat deze perfect kan worden opgenomen door Expert/M Plus. Expert/M Plus 13

14 Deze speciale karakters zijn: ÇüéâäàåçêëèïîìÄÅÉæÆôöòûùÿ ÖÜ ƒáíóúññ ½¼²±º Expert/M Plus 14

15 Fase 2: Import extra gegevens Expert/m Classic Nadat u fase 1 uitgevoerd hebt, werd het dossier in Expert/M Plus aangemaakt. Op die manier kunt u reeds boeken in Expert/M Plus totdat de gegevens, die u in fase 2 wenst over te nemen, afgewerkt werden in Expert/m Classic. In tegenstelling tot fase 1, kunt u fase 2 meerdere keren opstarten om de verschillende gegevens op andere tijdstippen over te nemen. Zo zult u bijvoorbeeld de openstaande posten van klanten/leveranciers onmiddellijk na fase 1 overnemen terwijl u de eindbalans van vorig jaar pas overneemt als alle eindejaarsverrichtingen werden afgewerkt in Expert/m Classic. U start fase 2 op via: Extra Importeren Kluwer software Extra gegevens Expert/m Classic Export gegevens fase 2 uit Expert/m Classic Hebt u bij fase 1 enkel de basisgegevens geëxporteerd, dan wordt er gevraagd of u de extra gegevens wenst te exporteren. Op die manier wordt automatisch Expert/m Classic opgestart zodat u terug naar 17. Communicatie 5. Expert/M Plus kunt gaan. Bij Export zal er automatisch Extra gegevens verschijnen. Indien er geen gegevens beschikbaar zijn voor een bepaald bestand verschijnt de melding No data i.p.v. Ok en wordt er een leeg.pls-bestand aangemaakt. Expert/M Plus 15

16 Import gegevens fase 2 Onmiddellijk na het afsluiten van Expert/m Classic wordt het importprogramma opgestart. Bij het opstarten van dit programma worden wel de nodige controles uitgevoerd: - Indien de overname gebeurt tijdens het boekjaar wordt er gecontroleerd: o Of de BTW- en boekhoudperiode hoger of gelijk is aan de periode in Expert/m Classic, o Of er een diversendagboek bestaat van het type Afsluitboekingen. - Indien de overname gebeurt in het begin van het boekjaar moet er een diversendagboek bestaan van het type Beginbalans. Indien aan deze voorwaarden niet voldaan werd, zal dit gemeld worden: - voor het openen van het scherm wat betreft de periodecontroles - bij het starten van de import van Periodecijfers huidig jaar/eindbalans wat betreft de controle van de dagboeken. Met kunt u Expert/m Classic opstarten om alsnog de extra gegevens te exporteren indien de geëxporteerde gegevens (tijdstip van export wordt vermeld) niet meer accuraat zijn. Men kan fase 2 meerdere malen opstarten totdat alle extra gegevens werden aangevinkt. Eens een bepaald gegeven werd overgenomen, kan men het de volgende keer niet meer aanduiden. Indien bij de export bepaalde gegevens de vermelding No data verkregen, zal deze optie bij het importeren vergrijsd zijn. Deze reeds geïmporteerde gegevens worden bijgehouden in het ECP-bestand. Volgende gegevens kunnen overgenomen worden : Eindbalans vorig boekjaar/periodecijfers huidig jaar o Overname begin boekjaar: eindbalans vorig boekjaar Expert/M Plus 16

17 De cijfers (saldo s van klasse 1 t/m5) worden in boekhoudperiode 0 van het huidig boekjaar geboekt in het eerste diversendagboek van het type Beginbalans. De gegevens zijn niet gecentraliseerd en code afdruk staat af. Er worden geen eenheden (aantallen) mee overgenomen. o Overname tijdens boekjaar: periodecijfers huidig jaar De cijfers (cumul debet en cumul credit per periode van klasse 1 t/m 7) worden in hun respectievelijke boekhoudperiodes van het huidig boekjaar geboekt in het eerste diversendagboek van het type Afsluitboekingen. De gegevens zijn niet gecentraliseerd en code afdruk staat af. Er worden geen eenheden (aantallen) mee overgenomen. Periodecijfers vorige jaren De cijfers (cumul debet en cumul credit per periode van klasse 1 t/m 7) worden geboekt in het eerste standaard diversendagboek. Deze zijn automatisch gecentraliseerd en de code afgedrukt wordt ook automatisch opgezet tijdens overname. Er worden geen eenheden (aantallen) mee overgenomen. Tijdens het overnemen van deze cijfers worden ook de respectievelijke boekhoudperiodes gecreëerd, maar dan enkel diegene waarvoor er werkelijk cijfers bestaan. Documenten klanten De openstaande posten van de klanten worden overgenomen in de beginsituatie. Indien er na de overname toch nog wijzigingen gebeuren in Expert/m Classic, kunt u deze openstaande posten eventueel nog wijzigen via Ingave Beginsituatie Beginsituatie klanten. Documenten leveranciers De openstaande posten van de leveranciers worden overgenomen in de beginsituatie. Indien er na de overname toch nog wijzigingen gebeuren in Expert/m Classic, kunt u deze openstaande posten eventueel nog wijzigen via Ingave Beginsituatie Beginsituatie leveranciers. Indien het een overname tijdens het kalenderjaar betreft, kunnen volgende gegevens betreffende het lopende kalenderjaar eveneens overgenomen worden: Omzetcijfers klanten & leveranciers Deze omzetcijfers komen uit de individuele rekening van Expert/m Classic en worden ingevuld in het programma Ingave Beginsituatie Correcties omzet klanten/leveranciers. Deze cijfers kunnen eventueel manueel gewijzigd worden. Historiekcijfers i.v.m. commissiefiches Deze cijfers worden opgenomen onder Afsluitingen Fiches Correcties fiches en kunnen eventueel gewijzigd of aangevuld worden. Historiekcijfers i.v.m. intracommunautaire opgave Expert/M Plus 17

18 Cijfers van de intracommunautaire opgave komen terecht onder BTW IC-opgave Correcties IC-opgave en kunnen eventueel gewijzigd of aangevuld worden. Verwijderen van de ASCII-bestanden Nadat u alle extra gegevens van fase 2 geïmporteerd hebt, zal de vraag gesteld worden of u de exportbestanden (*.PLS) wilt verwijderen. Deze zijn na het importeren overbodig waardoor u ze zonder enig probleem kunt verwijderen om schijfruimte te besparen. Of u de gegevens verwijdert hebt of niet, indien u op een later tijdstip opnieuw naar Extra Importeren Kluwer software Extra gegevens Expert/m Classic gaat, zal de melding verschijnen dat alle gegevens eerder werden opgenomen. Expert/M Plus 18

19 Algemene opmerkingen bij het importeren Import De verwerking van de gegevens tijdens de import in fase 1 gebeurt niet hetzelfde als fase 2. In fase 1 worden alle gegevens in 1 transactie geïmporteerd. Dit houdt in dat, indien er iets mis loopt waardoor het programma niet verder kan, de ganse import als nietig wordt beschouwd. M.a.w. u dient in dat geval de hele import opnieuw uit te voeren. In fase 2 daarentegen wordt elke import als een afzonderlijke transactie afgewerkt waardoor u, indien er iets mis loopt, enkel de import die bezig was opnieuw zult moeten uitvoeren. Met iets mis lopen, bedoelen we dan bijvoorbeeld bij stroomuitval, de harde schijf die haar maximum capaciteit bereikt heeft, M.a.w. niet dat de algemene rekening van een bepaald afschrijvingselement niet bestaat want dat wordt vermeld op het scherm en in het error-log. (XXXXPLS.ERR en XXXXPLS2.ERR waarbij XXXX het dossiernummer is) Geen overname van grootboekrekeningen Indien u beslist hebt om in fase 1 geen grootboekrekeningen te importeren, dan hebt u ook de dagboeken en afschrijvingen niet kunnen importeren. De bedoeling hiervan kan zijn dat u een nieuw boekhoudplan wilt gebruiken voor de dossiers die u converteert maar toch de klanten/leveranciers en hun openstaande posten kunt overnemen. Aangezien uw dossier met een volledig nieuw boekhoudplan begint, zou u in fase 2 in principe ook geen historische gegevens (periodecijfers) kunnen overnemen. Daarom werd in fase 2 toch de mogelijkheid voorzien om de historische gegevens over te nemen op basis van een conversietabel. Deze conversietabel gebruikt u dan om de gegevens van het oude boekhoudplan over te zetten naar de nieuwe grootboekrekeningen. Alle regels van toepassing op het gebruik van een conversietabel gelden ook in fase 2. ECP-bestand Bij het exporteren van de gegevens via 17. Communicatie 5. Expert/M Plus wordt er in de opstartdirectory een ECP-bestand voorzien waarin de nodige gegevens/verwijzingen betreffende het dossier worden bewaard. Zowel bij import als bij consultatie historieken (openstaande posten en grootboekrekeningen) vanuit Expert/M Plus wordt dit bestand steeds gelezen om de link met het oorspronkelijke Expert/m Classic dossier terug te vinden. Het is daarom van belang dat dit bestand nooit wordt verwijderd. Dit bestand wordt aangemaakt of aangevuld afhankelijk van de keuze die u maakt bij het exporteren. Hieronder volgt een overzicht: - Fase 1 (+ev. fase2): het ECP-bestand wordt aangemaakt indien het bestand niet bestaat. - Import Basisgegevens : er wordt aangevuld welke gegevens werden geïmporteerd, - Fase 2: het ECP-bestand wordt aangevuld met de creatiedatum. - Import Extra gegevens : het bestand wordt aangevuld met welke selecties werden voltooid. Expert/M Plus 19

20 Consultatie gegevens Expert/m Classic Eenmaal het dossier overgenomen in Expert/M Plus dient u voor het raadplegen van de historieken van grootboekrekeningen en documenten klanten/leveranciers niet Expert/m Classic te openen. Er werd een mogelijkheid voorzien om deze gegevens rechtstreeks vanuit Expert/M Plus te raadplegen. Op die manier hoeft u niet te wisselen tussen verschillende programma s en blijft u over de vertrouwde functies en weergaven van Expert/M Plus beschikken. Historieken grootboekrekeningen U kunt de historieken van de grootboekrekeningen uit Expert/m Classic raadplegen via: Consultatie Expert/m Classic Historieken grootboekrekeningen In de rechterbovenhoek wordt reeds het dossiernummer van het Expert/m Classic dossier afgebeeld. Indien u deze consultatie nog nooit hebt uitgevoerd of indien de gegevens die in Expert/m Classic zitten, gewijzigd zijn sinds uw laatste consultatie, dan dient u eerst de correcte gegevens te exporteren uit het Expert/m Classic dossier. Gemakkelijkheidhalve werd de knop voorzien om Expert/m Classic op te starten. U opent vervolgens het dossier in Expert/m Classic en gaat naar 17. Communicatie 6. Historiek alg. rek. Expert/M Plus. Expert/M Plus 20

21 Nadat u het dossier geselecteerd hebt, hebt u de keuze om Vorig + huidig boekjaar of Alle bestaande boekjaren te exporteren. Het aantal historiekjaren dat u bewaart, staat vermeld onder 1. Basisgegevens 2. Dossiergegevens op pagina 2 in het midden van het scherm. Als de export beëindigd werd, kunt u Expert/m Classic afsluiten. Met vraagt u de historieken op van alle boekjaren die geëxporteerd werden. Expert/M Plus 21

22 Documenten klanten/leveranciers U kunt de documenten van de klanten/leveranciers uit Expert/m Classic consulteren via: Consultatie Expert/m Classic Documenten klanten/leveranciers In de rechterbovenhoek wordt reeds het dossiernummer van het Expert/m Classic dossier afgebeeld. Indien u deze consultatie nog nooit hebt uitgevoerd of indien de gegevens die u in Expert/m Classic hebt, gewijzigd zijn sinds uw laatste consultatie, dan dient u eerst de correcte gegevens te exporteren uit het Expert/m Classic dossier. Gemakkelijkheidhalve werd de knop voorzien om Expert/m Classic op te starten. U opent vervolgens het dossier in Expert/m Classic en gaat naar: 17. Communicatie Expert/M Plus 22

23 7. Openstaande posten Expert/M Plus. Nadat u het dossier geselecteerd hebt, hebt u de keuze om Klanten, Leveranciers of Beiden te exporteren. U beschikt in Expert/m Classic enkel over de openstaande posten van het huidige en het vorige boekjaar. Beide jaren worden geëxporteerd. Als de export beëindigd werd, kunt u Expert/m Classic afsluiten. Met geëxporteerd werden. vraagt u dan de openstaande posten op van de boekjaren die Expert/M Plus 23

24 Extra Geen overnamedossier geselecteerd Indien een blanco dossier werd aangemaakt m.a.w. er werd zonder een overname uit Expert/m Classic gewerkt, dan kunt u op een later tijdstip toch nog een Expert/m Classic dossier koppelen aan het Expert/M Plus dossier. U vindt de mogelijkheid om het Expert/m Classic dossier aan te duiden door op te klikken onder: Ingave Basisgegevens Dossier De verdere koppeling tussen de beide programma s gebeurt op dezelfde wijze als eerder besproken. Door een dossier op deze manier te koppelen, kunt u toch nog de consultaties uitvoeren van Expert/m Classic terwijl u in Expert/M Plus blijft. Bij het aanduiden van het dossier wordt de switch in het ECP-bestand opgezet zodat u bij fase 2 alsnog de historische gegevens van huidig en vorige jaren kunt importeren. Wanneer u in fase 2 de historieken effectief gaat overnemen, dient u er zeker van te zijn dat alle dagboekgegevens correct zijn en dat alle grootboekrekeningen identiek zijn aan die in Expert/m Classic (eventueel d.m.v. de conversietabel). Er wordt geen controle gedaan op de aanwezigheid van alle en juiste grootboekrekeningen! Plaats van het overnamedossier gewijzigd Indien u het dossier van directory hebt gewijzigd, zijn er twee mogelijkheden: Dossierdirectory wijzigt en opstartdirectory blijft dezelfde In het geval dat het dossier wordt verplaatst binnen de directorystructuur van Expert/m Classic (b.v. van D09 naar D01) of het dossier wordt in een andere directory gezet maar de opstartdirectory van Expert/m Classic blijft dezelfde, gaat u naar: Ingave Basisgegevens Dossier Daar wordt het pad naar het oorspronkelijke Expert/m Classic dossier alsook het bestand van de dossiergegevens afgebeeld. U klikt op zodat u in het dialoogscherm naar de directory kunt bladeren waar u het dossier geplaatst hebt. U duidt het xxxxdo.a13 bestand aan zodat de nieuwe directory wordt ingevuld in de dossiergegevens. Expert/M Plus 24

25 Opstartdirectory (en dossierdirectory) wijzigen Omdat de opstartdirectory van Expert/m Classic enkel wordt opgevraagd tijdens de eerste maal dat u een conversie van een Expert/m Classic dossier uitvoert, moet u deze opstartdirectory aanpassen binnen de dossiergegevens. Ingave Basisgegevens Dossier Door de toetsencombinatie ALT + F8 te gebruiken, krijgt u opnieuw de mogelijkheid om de opstartdirectory aan te duiden. Indien u niet enkel de opstartdirectory maar ook de dossierdirectory van de dossiers gewijzigd hebt, moet u voor elk dossier met de dossierdirectory opnieuw aanduiden. Door deze aanpassingen bent u zeker dat u ook later nog de consultatie van Expert/m Classic kunt uitvoeren. Expert/M Plus 25