Jaarlijkse afsluiting Woord vooraf. Deze handleiding is gericht aan de afdelingen die zelf instaan voor het voeren ven de boekhouding van hun afdeling De jaarlijks afsluiting vangt aan, onmiddellijk nadat het vierde kwartaal van het boekjaar is afgesloten. Het vormt de basis voor tal van werkzaamheden waarvoor elk van hun een deadline door de overheid is opgelegd. Deze werkzaamheden zijn vrij uitgebreid en vragen soms bijkomende toelichting of documenten. De opeenvolgende stappen die gebaseerd zijn op de jaarafsluiting zijn: Omschrijving Uiterlijke datum Patrimonium aangifte 31/03 Jaarlijkse BTW Klantenlisting 31/03 Fiscale fiches priesters (casueel) en vijwilligers 31/03 Voorlopige balans bestemd voor de raad van Datum vastgelegd per VPW (april-mei) bestuur Definitieve balans ter goedkeuring aan de Datum vastgelegd per VPW (mei-juni) Algemene Vergadering Neerlegging jaarrekening 30 dagen na Algemene Vergadering Aangifte roerende voorheffing 15 dagen na Algemene Vergadering Rechtspersonenbelasting Einde september Alvorens te kunnen consolideren, moeten er een reeks controles uitgevoerd worden. Hoe meer controles door de afdelingen uitgevoerd worden, hoe groter de kans dat de deadlines gehouden worden. Minder werk voor het boekhoudkantoor betekent ook minder kosten.
Checklist Overloop onderstaande checklist en plaats een vinkje achteraan als het betrokken punt uitgevoerd is. Je vindt voor elk van de punten verderop een meer gedetailleerde uitleg. # Topic Omschrijving Check 1 Voorraad Werd de voorraad op 31/12 opgemaakt? 2 Voorraad boeking Afboeking vorig boekjaar en opname nieuwe voorraad 3 OMZET / BTW Nazicht Omzet en BTW aangifte via de Lijst overeenstemming OMZET BTW 4 Financiële rekeningen Werden alle bankuittreksels geboekt. Klopt het saldo met het laatste uittreksel op 31/12? 5 Kas Ingeval er een kas is, werden alle verrichtingen geboekt? Kasblad ondertekenen 6 Fiches Diocesane Overeenstemming saldo 31/12 met boekhouding Solidariteit 7 Boekhoudrekeningen Is het saldo van de rekening 5800xx op nul? 8 Boekhoudrekeningen Is het saldo van de wachtrekening 49900xx op nul? 9 Klanten en Check openstaande posten klanten en leveranciers leveranciers 10 Vaste Activa Werd voor elke nieuwe investering een investeringsfiche opgemaakt? Nazicht van de controlelijst vaste activa 11 Vergoedingen aan vrijwilligers 12 Overlopende rekeningen Ingeval je de (transit) vergoedingen aan vrijwilligers registreert volgens de analytische methode, controleer dan of er voor alle vrijwilligers een analytische code toegekend werd. Ingeval je facturen van het boekjaar ontvangt nadat het 4de kwartaal afgesloten is, boek deze dan in de overlopende rekeningen 13 Resultaat Wil je een algemene controle op alle ontvangsten en uitgaven, druk dan een historiek van de algemene rekeningen af. Onderaan vind je een saldo. Debetsaldo = Verlies, Creditsaldo = Winst 14 BTW Klantenlisting Controleer of alle gegevens correct zijn voor het opmaken van de geconsolideerde BTW Klantenlisting Jaarlijkse afsluiting - 25/12/2017 pagina 2
Gedetailleerde uitleg #1. Voorraad Maak een overzicht van alle artikels die in voorraad zijn zoals het voorbeeld hieronder Leeggoed maakt deel uit van de voorraad (zowel de volle flessen en vaten als lege) Artikel Aantal Aankoopprijs Totaal E.P. Leeggoed Totaal leeggoed Coca-Cola 25cl 28 0,45 12,60 0,25 7,00 Maes-Pils 35 0,65 22,75 0,25 8,75 Totaal 35,35 15,75 #2. Voorraad Boeking in diversen: Ga naar menu Invoeren > Diverse posten en kies het dagboek DIVPOS. Als datum vul je 31/12 in Boeking Debet Credit 1. Terugname vorig boekjaar 609400 Goederen vorig boekjaar 48,35 609400 Leeggoed vorig boekjaar 14,50 340000 Goederen vorig boekjaar 48,35 416100 Leeggoed vorig boekjaar 14,50 1. Voorraad huidig boekjaar 340000 Goederen huidig boekjaar 35,35 416100 Leeggoed huidig boekjaar 15,75 609400 Goederen huidig boekjaar 35,35 609400 Leeggoed huidig boekjaar 15,75 Jaarlijkse afsluiting - 25/12/2017 pagina 3
#3 Controleer of de aangegeven omzet overeenstemt met de geboekte omzet Eén van de belangrijkste punten die de BTW administratie nauwgezet in het oog houdt, is het nazicht of alle uitgaande facturen opgenomen zijn in de BTW aangifte. Indien dit niet het geval is, dan is dit een aanwijzing dat er ontduiking van belasting is en dan is het risico groot dan een diepgaande controle uitgevoerd wordt. Deze controle kan pas uitgevoerd worden nadat het vorige punt geen anomalieën meer weergeeft. Menu Dossier > Afdrukken Kies de flap BTW/Admin. en daarin Lijst overeenstemming OMZET BTW Kies de gewenste periode van tot Kies onderaan Afdrukken of Bekijken op scherm Deze lijst moet in de achterste kolom steeds nul geven. Indien dit niet het geval is, dan wordt de reden van het verschil in detail weergegeven op de volgende bladzijden. Ingeval er dan toch nog fouten overblijven, dan zal het boekhoudkantoor de correcties moeten uitvoeren. Jaarlijkse afsluiting - 25/12/2017 pagina 4
#4 #5 en #6. Financiële rekeningen Maken deel uit van verplichte inventaris: Copie bankuittreksels met saldo 31/12 = balans Copie uittreksel Diocesane Solidariteit Bankattest beleggingen Ondertekend kasblad Ga naar menu 'Dossier > Afdrukken' Kies in de flap Boekhouding: Actuele balans algemene rekening Selecteer vervolgens in Overzicht o Van 510000 o Tot 57. Het boekhoudnummer van de kas Verwijder het vinkje Met de saldo =0 Klik vervolgens op Afdrukken of Bekijken op scherm Kijk na of je voor elk van de posten een document hebt dat overeenstemt met het saldo. Herhaal met selectie van de rekeningen voor de Diocesane Solidariteit: Van 174000 tot 174999 Van 416400 tot 416999 Jaarlijkse afsluiting - 25/12/2017 pagina 5
#7 Is het saldo van de rekening 5800xx op nul? Ga naar menu Bestand > Algemene rekeningen en kies de rekening 5800xx Kies Alle in het vakje Selectie rechts bovenaan. Je kan de bedragen die in Debet en in Credit overeenstemmen aanvinken. Winbooks zal u vragen of je deze boekingen wil matchen. Bevestig indien je akkoord bent. Indien je nu rechtsboven het vinkje bij Met gematchte boekingen wegneemt, dan zie je onderaan het saldo dat nog moet geregulariseerd worden. #8 Is het saldo van de rekening 4900xx op nul? Volg dezelfde werkwijze als hierboven maar dan met de referentie 4900xx Jaarlijkse afsluiting - 25/12/2017 pagina 6
#9 Check openstaande posten klanten en leveranciers Menu 'Dossier > Afdrukken' Kies in de flap 'Beheer' o ofwel Historiek klanten o ofwel Historiek Leveranciers Selecteer eveneens Enkel de openstaande posten Klik vervolgens op Afdrukken of Bekijken op scherm Ingeval er betalingen voor facturen zijn die niet afgepunt werden, dan kan je op dezelfde manier te werk gaan als voor de rekeningen 5800xx oen 4900xx, maar dan via de klantenfiche of leveranciersfiche. Jaarlijkse afsluiting - 25/12/2017 pagina 7
#10. Vaste Activa Controleer of elke nieuwe investering een investeringsfiche aangemaakt werd. Ga naar het menu Dossier > Afdrukken. Kies de flap Vaste Activa en selecteer Controlelijst van de vaste activa Klik vervolgens op Afdrukken of Bekijken op scherm Het resultaat geeft een lijst met alle activa en afschrijvingen per boekhoudrekening. Het totaal in de kolom Fiche vaste activa moet overeenstemmen met het saldo in de balans (kolom Boekhouding ). Ingeval er een verschil is wordt dii aangegeven in de laatste kolom. Indien dit niet op nul staat, dan moeten de fiche narekenen worden. Jaarlijkse afsluiting - 25/12/2017 pagina 8
#11 Nazicht (transit) vergoedingen voor vrijwilligers. Enkel voor de afdelingen die de vergoedingen aan vrijwilligers via analytische codes toewijzen: Het totaal van de analytische opsplitsing van de vergoeding aan vrijwilligers moet overeenstemmen met de balans. Dit kan soms verschillend geven indien vergeten wordt om de analytische toewijzing aan te brengen of wanneer het bedrag van de betaling in de financiële rekening aangepast wordt. Menu Dossier > Afdrukken Kies de flap Analytisch en daarin Analytische controlelijst Kies Selectie Oblaties (soms Vrijwilligers ) Kies de gewenste periode van tot Kies onderaan Afdrukken of Bekijken op scherm Ingeval je voor andere analytische plannen gekozen hebt, dan kan je dezelfde werkwijze toepassen voor elk van deze plannen. Te kiezen bovenaan in Overzicht Jaarlijkse afsluiting - 25/12/2017 pagina 9
Het resultaat is een lijst met anomalieën indien die er zijn. Het detail wordt opgesplitst per dagboek en daarin vind je commentaar per boekingsnummer. Corrigeer indien nodig, en bekijk opnieuw het rapport om zeker te zijn dat niets over hoofd gezien is Jaarlijkse afsluiting - 25/12/2017 pagina 10
#12 Overlopende rekeningen #12.0 Algemeen Alle ontvangsten en uitgaven moeten toegewezen worden in het boekjaar waarop ze betrekking hebben Hiervoor worden de zogenoemde Overlopende rekeningen gebruikt: #12.1 Bankintresten: 404000 Te innen opbrengsten voor nog op te maken uitgaande facturen 444000 Te ontvangen facturen (vanwege leveranciers) 490000 Over te dragen kosten 491000 Verkregen opbrengsten 492000 Toe te rekenen kosten 493000 Over te dragen opbrengsten Bankintresten ontvangen in Januari maar toegewezen aan vorig boekjaar: #12.2 Parochiebladen In het jaar waarin ze toegewezen moeten worden Debet: 491000 - Verkregen opbrengsten (Netto intrest) Debet: 640006 Roerende voorheffing Debet: 640002 zegelrecht Credit: 75 - Bankintresten (Bruto intrest + getrouwheidspremie) In het jaar waarin ze op de bankrekening gestort wordt: Als een storting (+) op de bank met al tegenrekening 491000 Ontvangsten abonnementen in najaar lopend boekjaar Methode 1 Geboekt op debet van de bankrekening credit van 745010 Parochiebladen Bij einde van het boekjaar overdragen naar Debet van 745010 - Parochiebladen credit 493000 (Over te dragen opbrengsten) Methode 2 Of bij ontvangst op de bankrekening Rechtstreeks op 493000 (Over te dragen opbrengsten) Bij opening nieuw boekjaar Parochiebladen overboeken naar opbrengsten Debet 493000 (Over te dragen opbrengsten) Credit 745010 (Parochiebladen) Jaarlijkse afsluiting - 25/12/2017 pagina 11
#12.3 Verzekeringen Verzekeringspremie betaald in huidig boekjaar maar bestemd voor volgend boekjaar In het jaar waarin ze betaald is: Als normale bankverrichting (-) met tegenrekening: 490000 )- Over te dragen kosten In het jaar waarop ze betrekking heeft Debet: 614 Respectievelijke kostenrekening Credit: 490000 Over te dragen kosten Indien in de loop van het jaar: Prorateren! Oblaties van December geboekt in Januari In december In Januari Debet 491000 Verkregen opbrengsten Credit 746. Omhalingen Als een normale bankverrichting (+) met tegenpost 491000 Verkregen opbrengsten Jaarlijkse afsluiting - 25/12/2017 pagina 12
#12.4 Inkomende facturen Facturen van leveranciers ontvangen in volgend boekjaar In jaar waarin de kosten toegewezen worden Debet: Eigenlijke kostenrekening (Deel exclusief BTW) Credit: 444000 Te ontvangen facturen (Deel exclusief BTW) In het jaar waarin de factuur ontvangen wordt: Boeken als een normale factuur maar met als tegenrekening 444000. Verloopt quasi automatisch via Winbooks Bij ontvangst van de factuur in het jaar van ontvangst: Boeken zoals gewoonlijk maar op rekening 444000. Bij opslaan wordt nieuw scherm aangeboden voor de automatische boeking in 2014 Tevens wordt de rekening gesaldeerd Jaarlijkse afsluiting - 25/12/2017 pagina 13
#13 Resultaat Algemene controle op alle ontvangsten en uitgaven. Menu Dossier > Afdrukken Kies de flap Boekhouding en daarin Historieken algemene rekeningen per periode Kies Selectie van 60 tot 793000 Kies de gewenste periode van tot Kies onderaan Afdrukken of Bekijken op scherm Deze lijst laat toe om te controleren of alle boekingen op de juiste rekening aangebracht zijn. Op de laatste bladzijde vind je totalen. Rechtsonder vindt je het totaal van de inkomsten, min de uitgaven. Is het totaal = credit ( C ), dan is er een winst; is het totaal = debet ( D ), dan is er verlies. Jaarlijkse afsluiting - 25/12/2017 pagina 14
#14 Jaarlijkse BTW Klantenlisting Verplichting om jaarlijks opgave te doen van alle verkopen aan ondernemingen met BTW verplichtingen. Tegen uiterlijk 31/03 van elk jaar Menu Dossier > Afdrukken Kies de flap Admin. Documenten en daarin Jaarlijkse btw-listing en selecteer het boekjaat Kies onderaan Afdrukken of Bekijken op scherm Dit geeft eventueel een foutenlijst ingeval er anomalieën vastgesteld worden. In de voorlaatste kolom wordt weergegeven welke fout gevonden werd. Los het probleem op via de kantenfiche. Jaarlijkse afsluiting - 25/12/2017 pagina 15