Factureren obv calculatie 3.0 De meeste facturen zult u binnen iboss maken op basis van een calculatie. Dit kunnen verschillende calculaties zijn: - Online calculatie, gemaakt via AudaPadWeb/online berekenen - Geimporteerde normcalculatie vanuit e-calc of Dispatch - Universeel calculatie Het kan voorkomen dat een dossier meerdere calculaties bevat, bijvoorbeeld omdat er eerst een online calculatie is gemaakt die vervolgens in Dispatch is gewijzigd waarop de nieuwe calculatie is geimporteerd naar iboss. U moet in die gevallen kijken welke calculatie de juiste is voor de factuur die u wilt gaan maken. In de kwadrantweergave ziet u in het 4e kwadrant links onderin de klantgegevens. Hier controleert u of deze juist en op de juiste manier gevuld zijn. Er kunnen een aantal situaties van toepassing zijn waarbij belangrijk is dat de klant altijd degene is die de auto brengt: De verzekerde krijgt een factuur - > bij klant staat de verzekerde Voertuig komt via de dealer, dealer krijgt korting -> bij klant staat de dealer, de verzekerde krijgt de factuur en daarom vult u de verzekerde bij afwijkend factuuradres, omdat de dealer korting krijgt vult u de dealer nogaals in bij creditfactuuradres. De dealer kan ook een eigen auto brengen en daar korting voor krijgen -> de dealer wordt gevuld bij klant en bij creditfactuuradres, afwijkend factuuradres blijft leeg. In de zeldzame gevallen waarbij de dealer geen korting zou krijgen hoeft u vanzelfsprekend het creditfactuuradres niet te vullen. Het is belangrijk dat de dealer bij de klant gevuld staan omdat hier de tarieven mee bepaald worden. Zie ook handleiding - indirecte tarieven -. Wanneer u zich ervan overtuigd heeft dat de calculatie en klantgegevens correct zijn kun u op het tabblad facturen klikken. U ziet nu in het 4e kwadrant linksonderin de factuur analyse. Hier ziet u of een klant een standaard korting krijgt. Als er korting van toepassing is dan moet u nu kiezen of u een aparte debet- en creditfactuur gaat maken of een factuur inclusief korting. In dit voorbeeld ziet u alle opties, vaak zullen niet alle opties zichtbaar zijn omdat alleen die opties zichtbaar zijn die relevant zijn voor het betreffende dossier. Is er alleen een online calculatie, dan ziet u de regels voor de geïmporteerde en universeelcalculatie niet. U kunt kiezen voor het maken van een factuur op basis van een calculatie door op het oranje bolletje te klikken. U heeft hierbij de keuze voor het maken van een debetfactuur, een factuur inclusief korting, een creditfactuur of een offerte. Stel dat u een debetfactuur wilt maken op basis van de onlinecalculatie dan kiest u voor dit bolletje:
U komt nu in het scherm waarin u de factuur maakt. In dit scherm staat het soort factuur standaard op schadeherstel. U kunt hier ook kiezen voor Vervangend vervoer, Meerwerk of Bekeuring. Voor deze varianten zijn aparte beschikbaar.
We gaan hier verder met een factuur op basis van een calculatie. U kiest voor de factuurdatum, dit is standaard de datum "vandaag" maar u kunt hier ook voor een andere datum kiezen. (bijvoorbeeld als de factuur nog op de vorige maand gefactureerd moet worden). In de maand januari zal automatisch een factuurnummer uit de reeks van het vorige jaar worden gegenereerd als gekozen wordt voor een datum in december van dat vorige jaar. (hiervoor komt een extra keuze voor het jaartal beschikbaar) Na 1 februari zal het jaartal niet meer zichtbaar zijn en kan er alleen nog in het lopende jaar worden gefactureerd. Door op het kalendertje te klikken kunt u eenvoudig een andere datum kiezen. Vervolgens vult u de factuuromschrijving. Dit kan door zelf een tekst te typen in het veld of door te klikken op het bolletje achter factuuromschrijving. Dit opent een pop-up met de door u zelf aangemaakte standaard teksten (menu/instellingen/standaard werkzaamheden) U kunt hier kiezen voor één of meerdere standaardteksten en vervolgens klikt u op opslaan. Voor het gebruik van de werkordertekst als factuuromschrijving zullen wij spoedig met een aanpassing komen.
Indien gewenst kunt u vervolgens nog factuurregels toevoegen door te kiezen voor een van de door u zelf aangemaakt standaard factuurregels. Als u in het dossier een klant gevuld heeft dan zal deze klant automatisch geselecteerd staan als factuuradres. Heeft u aan deze klant een standaard korting toegekend dan zal dat hier ook zichtbaar zijn. U maakt dan na de debetfactuur nog een creditfactuur. Zie verder de handleiding korting geven. Ook heeft u de mogelijkheid om in het 2e tabblad nog losse factuurregels toe te voegen. (U kunt het beste eerst de klant selecteren voordat u losse regels toevoegt omdat u dan vanuit het tabblad losse regels direct kunt kiezen voor genereer factuur.).
Wilt u aan een andere klant factureren dan kun
t u die zelf kiezen in het klantenzoekmenu. Nadat u alle regels heeft gevuld en gecontroleerd heeft of de factuur naar het juiste factuuradres gaat klikt u rechtsonderin op "genereer factuur". U komt vervolgens terug in de kwadrantweergave. Door op de factuur te klikken opent in het 4e kwadrant linksonderin het scherm met de afzonderlijke factuurregels. Hier kunt u door middel van het +je eventueel nog handmatig regels toevoegen of wanneer u een specifieke regel aanklikt de regel aanpassen. Met het updateknopje komt u in een scherm waar u de mogelijkheid heeft de factuursoort, factuurdatum, factuuromschrijving aan te passen of een andere klant te selecteren.
Let op! U mag het factuurnummer niet wijzigen! (wij zullen deze mogelijkheid z.s.m. blokkeren) Wanneer de factuur correct is kunt u de factuur printen in door middel van de knopjes in het 3e kwadrant rechts onderin. Kies het grijze knopje voor "zonder opmaak" om te printen op eigen briefpapier of het oranje knopje als u een digitale factuur met uw eigen logo wilt genereren.
Wilt u nadat de factuur is gemaakt nog iets toevoegen dan kunt u dat doen door opnieuw te kiezen voor het oranje bolletje onder "debet" en in het scherm te kiezen voor de optie "toevoegen aan factuur #nummer. In het uitzonderlijke geval dat u een factuur hebt gemaakt die helemaal niet correct blijkt te zijn dan kunt u eenvoudig opnieuw beginnen en kiezen voor "overschrijven op". Let op! wanneer u kiest voor overschrijven bent u de factuur die u overschrijft helemaal kwijt!