juli 2013 Nieuwsbrief 4 Rijndam ICT-Programma ICT-Programma gaat ook tijdens de vakantie door! Zoals we van een goed project mogen verwachten, loopt ook het ICT-Programma van Rijndam tijdens de vakantiemaanden door. De projectleiders en programmamanager wisselen elkaar af met hun vakanties en de belangrijke zaken worden overgedragen of doorgepland. In deze nieuwsbrief lees je alles over de actuele voortgang van het ICT-Programma en wordt in het bijzonder stilgestaan bij de Implementatie van het Revalidatie EPD en bij de Borging van de HR-applicaties. Als je niet weet wat daarmee wordt bedoeld, dan is dat een goede reden om deze nieuwsbrief snel door te nemen. Lunchbijeenkomsten goed bezocht Thema Projecten Projectleider Technische 1. Optimaliseren infrastructuur Infrastructuur 2. Verbindingen 3. Werkplekken 4. Migratie Ecaris 3.x Gerrit Niestijl 5. Upgrade en opleiden 6. Papierloos werken 7. Documentbeheersysteem 8. Facilitair management systeem 9. Borging applicatiebeheer Ecaris 3.1 In de maand juni hebben 8 lunchbijeenkomsten plaatsgevonden. De opkomst was goed en de toehoorders waren enthousiast over deze nieuwe manier van informatieverstrekking. We hebben dan ook besloten hiermee door te gaan en in de periode na de zomervakantie de overige locaties van Rijndam te bezoeken. Dit betreft: Erasmus, Gorinchem, Sint Franciscus Gasthuis en Roerdomplaan. We zullen de hele tour nogmaals uitvoeren eind december zodat iedereen dan weer de kans krijgt om bijgepraat te worden en vragen te stellen. Kantoorautomatisering Applicatiebeheer Implementatie R-EPD 10. Analyseren R-EPD 11. Inrichten R-EPD 12. Randvoorwaarden R-EPD 13. Uitrol en borging R-EPD Intranet en extranet 14. Website Rijndam 15. Intranet medewerkers 16. Extranet klanten Upgrade e-hr 17. Optimaliseren HRM-systeem Menno Westland 18. Borging HR-applicaties Jan den Biggelaar 19. Implementatie LMS Machteld Straatemeier 20. Gewenste managementinformatie Gerrit Niestijl 21. Digitaal beveiligingsbeleid Proeftuin e-health 22. TeleNu 23. Zorgportaal Rijnmond 24. Breath-controlled apps Aanvullend 25. Upgrade Exact Anke Keijmel Overzicht 25 projecten Hiernaast vind je een overzicht van alle 25 projecten die onderdeel uitmaken van het ICT-Programma 2013-2014. Managementinformatie Beveiligingsbeleid In deze nieuwsbrief gaan we wat dieper in op de projecten 10, 11, 12, 13 en 18.
Het Revalidatie EPD komt eraan! Als alles volgens plan verloopt, wordt in februari 2014 gestart met het gefaseerd invoeren van het Revalidatie EPD. Impact De implementatie van het Revalidatie EPD (R-EPD) is een behoorlijk grote operatie. De overgang naar het R-EPD ligt namelijk niet alleen op het ICTvlak, maar heeft met name ook organisatorische en inhoudelijke impact. De invoering van het R-EPD is bovendien ook aanleiding te starten met het ICF als classificatiesysteem. Werkgroep Om de invoering van het R-EPD zorgvuldig voor te bereiden én de overgang van papier naar digitaal soepel te laten verlopen gaan de komende maanden een viertal werkgroepen hard aan de slag. De werkgroepen worden bemenst met medewerkers van Rijndam en kennen de volgende aandachtsvelden: 1) inrichting R-EPD, 2) werkprocessen, 3) randvoorwaarden en 4) techniek. Adelante versie Rijndam maakt gebruik van de ervaringen van revalidatiecentrum Adelante. Zij hebben het R-EPD, gebaseerd op het ICF, al met succes geïmplementeerd en meer dan 700 behandelaren zijn met het R-EPD aan het werk. Door gebruik te maken van de ervaringen van Adelante bespaart Rijndam veel tijd. Vanzelfsprekend zal wel goed worden beoordeeld in hoeverre de Adelante-versie van het R-EPD volledig passend is voor Rijndam en/of dat hier of daar wat moet worden aangepast. Het uitgangspunt is dat dit kleine aanpassingen moeten zijn omdat het R-EPD zich in grote lijnen al bewezen heeft als geschikte applicatie. Ook binnen Libra Revalidatie werken er inmiddels al zo n 550 behandelaren met het R-EPD. Wat gaat er veranderen De digitale statusvoering en dossiervorming zal voor veel medewerkers een nieuwe ervaring zijn. Medewerkers zullen niet alleen moeten wennen aan het R-EPD zelf, maar ook aan een eenduidige manier van rapporteren en de overgang van een disciplinegerichte manier van registreren naar een procesgerichte registratie. Voordelen Afgaande op de praktijkervaringen van de collega s van Adelante en Libra Revalidatie zullen er veel voordelen worden ervaren met het werken met het R-EPD. Gegevens in het R-EPD hoeven slechts eenmaal te worden geregistreerd. Het voordeel is dat informatie leesbaar, overal beschikbaar en actueel is. Behandelaren kunnen dus plaatsonafhankelijk beschikken over het dossier, mits zij daartoe bevoegd zijn. Daarnaast garandeert een digitaal dossier een zorgvuldige en veilige overdracht van persoonlijke gegevens. De uniforme wijze waarop gegevens in het R-EPD geregistreerd worden, maakt het ook makkelijker om (straks) gegevens te vergelijken en uit te wisselen. De patiënt kan op zijn beurt erop vertrouwen dat alle behandelaren die bij het revalidatieproces betrokken zijn, altijd beschikken over actuele en relevante informatie. Dit levert een compleet en actueel beeld op en komt de zorg aan de patiënt ten goede. Verder hoeft de patiënt maar één keer bepaalde informatie te vertellen. Alle relevante informatie komt in het dossier te staan en blijft daardoor beschikbaar voor het gehele behandelteam. Verwachtingen De basis van het R-EPD is goed en deze wordt met de input van onze behandelaren nog beter gemaakt. Er zullen zeker ook onderdelen zijn die men mist of graag anders opgenomen wil zien. Het R-EPD is een jonge applicatie die nog niet volledig is doorontwikkeld. Het is te vergelijken met een kind dat nog een weg heeft te gaan, maar in de basis al heel veel kan. De komende jaren wordt er landelijk en lokaal nog veel functionaliteit en inhoud aan het R-EPD toegevoegd. Het is belangrijk om dit aspect goed in beeld te houden bij de huidige beoordeling van het R-EPD. Het R-EPD biedt veel mogelijkheden, nu en in de toekomst. Laten we die als Rijndam optimaal benutten.
Handleidingen Raet HR Self Service, verzuimmanager en Square zijn klaar Vanaf 1 juni 2013 staan de gebruikerhandleidingen van de HR applicaties: HR Self Service, Verzuimmanager en Square op intranet voor zowel medewerkers als management. De afgelopen 3 maanden is er in de projectgroep hard gewerkt om alle HR applicaties tot in detail te beschrijven in een gebruikershandleiding. Deze gebruikerhandleidingen zijn rijkelijk voorzien van illustraties zodat je als gebruiker stap voor stap geïnstrueerd wordt aan de hand van wat je op het beeldscherm te zien krijgt als je met de programma s werkt. Een mooi resultaat van het project Borging van HR-applicaties. Kijk eens op intranet onder het kopje HR-handleidingen Raet online naar de lijst van veelgestelde vragen. Hier vind je waarschijnlijk snel een antwoord op jouw vraag. Heb je een vraag, klacht of probleem? Op 1 juni 2013 is het algemeen e-mailadres voor het melden van vragen, klachten en problemen met de HR applicaties raetonline@rijndam.nl gelanceerd. Groot voordeel hiervan is dat melders op één centraal adres hun vraag, klacht of probleem kunnen melden. Vanuit dit mailadres krijgt de melder gericht een antwoord. Voorwaarde is wel dat de vraag niet beantwoord staat in een van de gebruikershandleidingen, anders wordt hiernaar ver- wezen. Tevens worden de aard van de klacht en meldingen geïnventariseerd zodat ook structurele verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. Voor 1 oktober 2013 gaat de naam Raet online verdwijnen en wordt deze gewijzigd in Youforce. Dit is een keuze van de leverancier en valt buiten de invoedsfeer van Rijndam. Op dit moment is de werkgroep borging HRapplicaties alweer bezig om hetgeen nu op intranet staat rondom de verschillende HR applicaties om te zetten naar de nieuwe naamgeving en layout. De functionaliteit van de verschillende programma s blijft voor zover wij nu kunnen beoordelen ongewijzigd. Zodra de omzetting naar Youforce daadwerkelijk een feit is, worden de medewerkers hierover geïnformeerd. En zullen ook de gebruikershandleidingen hierop zijn aangepast.
Voortgang overige projecten Optimaliseren infrastructuur Met de koppeling van het nieuwe netwerk aan het oude netwerk, zoals in de vorige nieuwsbrief was te lezen, hebben we een belangrijke mijlpaal behaald en is het tijd voor de volgende stap. Dit betreft de inrichting van de citrix-omgeving. Na inventarisatie van alle bij Rijndam in gebruik zijnde software zijn we gestart met de installatie van de software op de nieuwe servers. De geïnstalleerde pakketten en programma s zullen in samenwerking met een aantal gebruikers worden getest. Tevens worden er momenteel voorbereidingen getroffen voor de migratie naar de nieuwe Exchange-omgeving voor de mail en agenda. Tot slot kunnen we melden dat we bezig zijn met de afronding van een selectieprocedure voor het kiezen van een installateur voor het WiFi netwerk op de locaties. Migratie Ecaris Het factureren van de overloop DBC s is goed op gang gekomen. De Spoor II DBC s worden op dit moment nog niet gefactureerd, maar daarvoor zijn er in elk geval ook geen technische belemmeringen meer. Wat betreft de nazorg bij de migratie van Ecaris staan de komende tijd de volgende acties op stapel: 1. In september gaan we nog een terugkomdag voor de planners organiseren met Majo Peters van de VIR. 2. Enkele kleine maar storende fouten in de 3.1.4 release zijn kortgeleden opgelost door de VIR. 3. Er wordt samen met Dorien Spijkerman gewerkt aan een maatwerkopdracht aan de VIR voor aanpassingen van het zorvraagindexscherm. 4. Er wordt binnenkort een herinstallatie van de report-server uitgevoerd om een probleem met een van de lijsten op te lossen. De software wordt dan geïnstalleerd op een virtuele Windows server die deel uitmaakt van het nieuwe netwerk. Upgrade kantoorautomatisering Het project kantoorautomatisering ligt goed op koers. Voor de upgrade van Windows XP naar Windows 7 en Office 2003 naar Office 2010 is de werkgroep bezig met het testen van de verschillende programma s op het nieuwe netwerk. Voor de opleiding van medewerkers heeft de werkgroep inmiddels diverse aanbieders van opleidingen ontvangen en presentaties van hen bekeken. De werkgroep maakt een advies voor de Stuurgroep ICT over hoe de opleiding het beste kan worden uitgevoerd en welk bedrijf wordt geadviseerd om hierin te ondersteunen. Het is belangrijk dat de opleiding plaatsvindt vlak voor of zelfs tijdens de overgang naar de nieuwe werkomgeving. Omdat de vakantieperiode hier tussen zit, zal dit waarschijnlijk vanaf begin september gaan plaatsvinden. De werkgroep papierloos werken stimuleren komt op korte termijn voor het eerst bijeen. Zij zal een advies maken over hoe in Rijndam het papierloos werken geïntroduceerd kan worden en hoe we met z n allen zoveel mogelijk papierloos kunnen gaan werken en vergaderen. Borging applicaties Over dit project is nog niet zoveel te melden op dit moment omdat het nog niet is gestart. Wel is gekeken of de projectgroep niet uit- gebreid moet worden met iemand van de afdeling Control en de manager ICT. Hierover volgt later meer nieuws. Revalidatie EPD Het project verloopt volgens planning. De werkplannen van de 4 werkgroepen zijn goedgekeurd door de Stuurgroep ICT. De werkgroepen kunnen met hun opdracht starten zodra de werkgroepleden zijn vrijgemaakt. Het verzoek hiertoe is uitgezet bij het management. Op 28 juni heeft de medische staf de workshop ICF als classificatiesysteem gevolgd. De R-EPD projectgroep was hierbij aanwezig en heeft veel ervan opgestoken. De VIR heeft op 3 juli een volledige ingerichte en geteste R-EPDomgeving (ontwikkel- en test omgeving) opgeleverd. Dit is een exacte kopie van de Adelante versie 2.3. Op 4 juli is de projectgroep samen met Michael Bergen, Karlijn van Beek en Marcus Wijffels op werkbezoek geweest bij Adelante voor een oriëntatie op hun R-EPD. Nieuwe website Rijndam Zoals jullie hebben kunnen zien is de eerste versie van de nieuwe website van Rijndam live. De komende tijd zal deze verder gevuld worden en zullen kingen van collega s en patiënten verder opmer- verwerkt worden. Schroom dus niet om te laten weten wat je ervan vindt. Opmerkingen kunnen gemaild worden naar communicatie@rijndam.nl. Meer informatie over de functionaliteiten van de website ontvang je de komende periode via de flits.
Keuze LMS De criteria waaraan een leermanagementsysteem (LMS) moet voldoen zijn door de projectgroep op een rij gezet. Nu is de fase aangebroken waarin de projectgroep zich oriënteert op een aantal systemen die aan deze criteria voldoen. Om een realistisch beeld te krijgen hoe de systemen in de praktijk werken en te leren van de ervaringen van anderen worden instellingen bezocht die al werken met een LMS. Vanuit verschillende invalshoeken worden deze systemen bekeken, zoals: hoe gebruiksvriendelijk is het?, is het mogelijk om alle cursusinformatie zichtbaar te maken voor alle medewerkers?, kun je je gemakkelijk aanmelden voor een cursus? en zo zijn er nog vele andere vragen. Het gaat er uiteindelijk om dat Rijndam een praktisch systeem aanschaft waarmee, zowel deelnemers, managers, trainers als de cursusadministratie goed uit de voeten kan. Optimalisering HRM-systeem Een kijkje nemen bij de buren, dat doet de projectgroep op dit moment. Drie ziekenhuizen zijn bezocht en twee zijn er nog te gaan. Het bekijken van HRM-systemen bij andere organisaties heeft een enorme meerwaarde. We horen vrij objectief de voor- en nadelen van de systemen. Dit zorgt ervoor dat we een nog beter beeld krijgen van de HRM-systemen. Op dit moment zijn naast Raet de volgende HRM-systemen nog bij ons in beeld: AFAS, Unit 4 en DBS Visma. Op 12 en 19 juli hebben deze vier partijen een presentatie gegeven over hun HRM-systeem aan de projectgroep. Op dit moment start de projectgroep ook met het opstellen van het offerteverzoek. Hiermee nodigen we de partijen uit om te offreren. Ze krijgen hiervoor een aantal weken de tijd. Begin augustus zijn uiterlijk alle offertes binnen waarna er half augustus een keuze wordt gemaakt voor een HRM-systeem. Dit wordt vervolgens in de vorm van een advies voorgelegd aan de Stuurgroep ICT. Het is een leuke maar ook spannende periode voor de projectgroep. Documenten op Intranet Alle documenten die in het kader van het ICT-programma worden gemaakt en ter besluitvorming worden voorgelegd aan de Stuurgroep ICT, verschijnen na vaststelling ook op intranet. Daar kun je vrijwel alles over het ICT-Programma terugvinden. Kijk er gerust eens rond. Mochten er vragen zijn dan horen we het graag. Bereid je voor Zoals al diverse malen gemeld gaat Rijndam na de zomer over op Office 2010 en Windows 7. Alle medewerkers zullen hiervoor worden geschoold. Maar het kan zeker geen kwaad om je hierin al te verdiepen in de zomermaanden. Velen van jullie hebben thuis een pc staan met deze programmatuur erop. Probeer zo mogelijk alvast zelf wat wegwijs te worden in Windows 7 en het Officeprogramma dat je vaak gebruikt, zoals Word 2010 of Excel 2010. In augustus zal meer informatie volgen over het opleidingsprogramma dat vanuit Rijndam wordt aangeboden. Hoe verder je zelf al bent gekomen, hoe beter het is voor de bestendiging van je vaardigheden. Meer weten? Heb je naar aanleiding van deze nieuwsbrief vragen of wil je meer weten over het ICT-Programma 2013-2014 bij Rijndam? Stuur dan een e-mail naar ictprogramma@rijndam.nl. Via dit e-mailadres kun je ook zaken melden die je wilt meegeven aan de projectleiders. Je ontvangt iedere maand deze nieuwsbrief. Houd ook het intranet in de gaten voor meer informatie over het ICT-Programma. Colofon Rijndam revalidatiecentrum Westersingel 300 3015 LJ Rotterdam Telefoon 010 241 24 12 E info@rijndam.nl I www.rijndam.nl Tekst en redactie Robert van Schijndel, Projectleiders Coördinatie en eindredactie Robert van Schijndel Fotografie Dreamstime, istock Vormgeving John Dupuis