OSIRIS DOCENT - Resultaatinvoer T.b.v. resultaatinvoer door docenten en examinatoren in OSIRIS Versie: 1.2 Datum: 03-12-2015 Status: Definitief OSIRIS DOCENT Resultaatinv 1/19
INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding... 3 1.1 Welke browser te gebruiken?... 3 1.2 Ga naar... 3 1.3 BSc (TOM) en M Sc (en oud BSc) termen vs. OSIRIS termen... 3 1.5 Werking OSIRIS... 4 2. OSIRIS Docent resultaatverwerking Start... 5 3. OSIRIS Docent resultaatverwerking Selecteer toets... 7 4. OSIRIS Docent resultaatverwerking Resultaten invoeren... 8 5. OSIRIS Docent resultaatverwerking Inlezen bestand... 12 6. OSIRIS Docent resultaatverwerking Resultaten ondertekenen... 14 7. OSIRIS Docent resultaatverwerking Ondersteuning bijzondere studentgroepen... 16 7.1 De standaard student... 16 7.2 Hoe herkent u een bijzondere student?... 17 8. OSIRIS Docent resultaatverwerking Vervanging van collega... 19 2/19
1. Inleiding Voor u ligt de handleiding voor het gebruik van OSIRIS Docent Resultaatinvoer. Voor verdere uitleg van de applicatie kunt u voor het FAQ en instructiefilmpjes naar de websit e UT Onderwijssyst em en. 1.1 Welke browser te gebruiken? OSIRIS wordt ondersteund door de volgende browsers: Chrome en Firefox. Internet Explorer wordt niet aangeraden. Wij adviseren, uit veiligheidsoverweging, om het UT ICT wachtwoord NIET op te slaan wanneer de browser hier om vraagt. 1.2 Ga naar In de webapps kunt u kiezen voor de applicatie OSIRIS Docent. Als u in het volgende scherm klikt op inloggen hoeft u niet opnieuw uw gegevens in te vullen. U krijgt toegang tot uw toetsen en studenten in OSIRIS Docent. 1.3 BSc (TOM ) en M Sc (en oud BSc) termen vs. OSIRIS termen In OSIRIS zijn de cursussen en toetsen van oud onderwijs op een ander niveau ingericht dan voor TOM onderwijs. Bij het module onderwijs wordt het resultaat in Osiris bepaald door het invoeren van moduleonderdeel resultaten. Bij het NIET module onderwijs wordt alleen het eindresultaat van het vak ingevoerd. Cijfers voor het TOM onderwijs dienen met 1 decimaal achter de komma verwerkt te worden, Master vakken op een geheel cijfer. In OSIRIS M Sc (en BSc oud) BSc (TOM) Toets Toets Moduleonderdeel Cursus Cursus Module 3/19
1.5 Werking OSIRIS De docent van de cursus registreert de resultaten (status concept- niet zichtbaar voor de student). De examinator stelt de resultaten vast (status definitief-zichtbaar voor de student). Deze rollen staan omschreven op het tabblad Resultaten. Bovenstaand figuur laat zien dat u voor drie cursussen de rol docent heeft en voor twee cursussen examinator. Rol Docent: geautoriseerd voor klaarzetten voor ondertekening (door examinator). Rol Examinator: geautoriseerd om Elektronisch te ondertekenen en daarmee resultaten vast te stellen. In geval van TOM onderwijs: nadat alle resultaten van de toetsen (moduleonderdeel) van een cursus (module) zijn vastgesteld berekent OSIRIS automatisch het cursusresultaat (moduleresultaat). Bent u het als examinator niet eens met het door OSIRIS berekende cursusresultaat (bijvoorbeeld, omdat er compensatieregels gelden die OSIRIS niet kan berekenen) dan kunt u hiervoor een correct ie indienen bij uw Tentamenbureau. Let op: Er zijn resultaten die NIET middels de Osiris docent geregistreerd dienen te w orden. Dat zijn: Afstudeeropdrachten Stagecijfers C5, compensatieregelingen en vrijstellingen Capita Selecta vakken Correcties op reeds vastgestelde resultaten Honourscijfers Alle resultaten behaald voor 1-9-2015 Genoemde cijfers dienen via het tentamenbureau verwerkt te w orden, registreer deze dus NIET in Osiris docent. Pre-master vakken en inhalers oude stijl Hiervoor kunt u de procedure in hoof dstuk 8 nalopen. Vindt u de cursus/toets/student niet terug. Dient u dan het resultaat in via het tentamenbureau. 4/19
2. OSIRIS Docent resultaatverwerking Start 9 7 2 1 4 3 5 8 6 Hierboven ziet u het beginscherm van het tabblad Resultaten. U komt hier door bovenin het menu op de button Resultaten te klikken. Op dit scherm selecteert u de cursus w aar u resultaten voor w ilt vastleggen. Hierbij gaat u als volgt te werk: 1. Kies het collegejaar; standaard is hier het huidige collegejaar gevuld. 2. Kies namens w ie u resultaten wilt vastleggen; het kan zijn dat u de vervanger bent van een collega-docent. Standaard staat hier uw eigen naam. Voert u resultaten in namens een collega, dan zal de collega de docent bij het resultaat zijn. Uw naam is dan uitsluitend zichtbaar bij het resultaat als persoon die het resultaat heeft ingevoerd. Voor TOM onderwijs geldt dat de module coördinator standaard de vervanger is van alle docenten van de module. 3. Opt ioneel: geef een zoekterm op om de lijst met cursussen te beperken; u ziet uitsluitend cursussen w aar u aan gekoppeld bent. Mocht deze lijst toch erg lang zijn, dan kunt u met een zoekterm de lijst met cursussen beperken. 4. Opt ioneel: bepaal met het vinkje of u uitsluitend cursussen wilt zien w aar op dit moment resultaten voor kunnen w orden ingevoerd; standaard staat dit vinkje aan aangezien u hier vooral komt om resultaten in te voeren. Mocht u van een oude cursus willen terugzien w at u eerder heeft ingevoerd, dan kunt u het vinkje tijdelijk even uitzetten zodat u ook die oude cursussen ziet. 5. Kies de cursus door op de cursuscode te klikken; hierdoor komt u in een scherm w aar u kunt kiezen voor w elke toets u een resultaat wilt vastleggen. Bent u examinator dan kunt u op dat scherm ook kiezen om een cursusresultaat in te voeren. 6. Ter inf o: mocht u vragen hebben m.b.t. Osiris docent kunt u contact opnemen met de helpdesk. 7. Ter inf o: u heeft inzicht in historie per cursus en student; er zijn twee tabbladen beschikbaar voor het inzien van de resultaat historie op niveau van cursus of student. 8. Let op: hier ziet u w elke rol u heeft voor de betreffende cursus. Bent u voor deze cursus GEEN examinator, dan de resultaten NIET elektronisch ondertekenen. Geef de examinator een seintje wanneer u de resultaten verzonden heeft. 9. Present ielijst: onder het tabblad Overzichten kunt u een presentielijst opvragen voor de toets. a. Selecteer vervolgens de juiste faculteit waarvoor u het rapport wilt opvragen b. Selecteer: Deelnemers toets per cursus. 5/19
9 9a 9b 10. Vermeld nu het cursusnummer en collegejaar van de toets. a. Selecteer onder het Tabblad Toets de juiste Toets. Door op het te klikken kunt u de juiste toets selecteren. Onthoud voor welk toetsnummer u de deelnemerslijst wilt opvragen. De toetsnaam staat niet omschreven. b. Klik vervolgens op de knop uitvoeren: de presentielijst wordt gegenereerd in het door u geselecteerde formaat. 10b 10a 10 6/19
3. OSIRIS Docent resultaatverwerking Selecteer toets 2 1 3 4 5 6 Hierboven ziet u het tweede scherm onder het Tabblad Resultaten. Op het vorige scherm heeft u de cursus gekozen w aar u resultaten voor wilt vastleggen. Op bovenstaand scherm gaat u als volgt te werk: 1. Ter inf o: Bekijk de cursusinformatie uit de onderwijscatalogus door op de i te klikken; een pop-up verschijnt w aar u de cursusinformatie kunt bekijken. 2. Ter inf o: Het tabblad cursusresultaten biedt enkel informatie. Te allen tijde w orden alle resultaten op toetsniveau geregistreerd en vastgelegd (voor TOM onderwijs zijn dit de moduleonderdelen, voor master onderwijs is dit het eindcijfer van de toets). OSIRIS berekent op basis van alle toetsresultaten van de cursus een geldend resultaat. Bent u het als examinator niet eens met het door OSIRIS berekende cursusresultaat (bijvoorbeeld, omdat er compensatieregels gelden die OSIRIS niet kan berekenen) dan kunt u hiervoor een correct ie indienen bij uw Tentamenbureau. 3. Opt ioneel: Laat alle toetsen zien of alleen de toetsen waarvoor op dit moment resultaten ingevoerd kunnen w orden; Standaard staat dit vinkje aan. In voorkomende gevallen kan het handig zijn om het vinkje uit te zetten en een toets aan te klikken w aar op dit moment geen resultaten voor kunnen w orden ingevoerd. Een voorbeeld is de situatie dat u wilt terugzien w at u voor een toets uit een voorgaand blok heeft ingevoerd. 4. Ter info: per toets wordt er inzicht gegeven in het verloop van de resultaat invoer; ter informatie w orden hier een aantal cijfers getoond. Zo kunt u zien hoeveel studenten voor de toets staan ingeschreven en voor hoeveel er al een resultaat is ingevoerd. In de kolommen verzonden, ondertekend en vastgesteld wordt informatie over de laatste stappen uit het vastleggingsproces getoond. Resultaten die de status vastgest eld hebben zijn zichtbaar voor studenten. 5. Klik op de toets w aar u resultaten voor wilt vastleggen; In de kolom toetsdatum staat een periode of een toetsdatum. Als de exacte toetsdatum niet bekend is staat de periode er, is de toetsdatum in OSIRIS vastgelegd dan staat er een exacte toetsdatum. Door hier op te klikken gaat u naar het scherm w aar u de resultaten kunt vastleggen. Let er op dat toetsen in voorkomende gevallen meerdere gelegenheden kunnen hebben (zie daarvoor de volgende kolom). 6. Ter info: een aantal rapporten is voor u beschikbaar gemaakt. Door er op te klikken wordt het rapport geopend voor de cursus die u in het vorige scherm gekozen heeft. 7/19
4 Osiris Docent resultaatverwerking Resultaten invoeren De toets is geselecteerd. Er zijn nu twee manieren om de resultaten in te voeren. In dit hoofdstuk wordt de handmatige manier van invoeren verwerkt. In het volgende hoofdstuk wordt beschreven hoe de resultaten ingelezen kunnen w orden. Er is ook een f ilm pje beschikbaar ter ondersteuning. Voor handmatige invoer gaat u als volgt te w erk: 1. Ter inf o; de pagina start met meta data over de geselecteerde toets. Hier kunt u nog een keer controleren of de juiste toets geselecteerd is. 2. Opt ioneel: het is mogelijk studenten te tonen per studentgroep. Verder is dit blok voor de UT niet relevant en kan genegeerd w orden. a. Ter inf o: de volgende velden zullen in ieder geval geen resultaten opleveren omdat deze functionaliteiten niet door de UT gebruikt w orden in OSIRIS: gebouw, zaal, werkvormgroep. 3. Opt ioneel: het zal niet vaak voorkomen, maar wanneer voor alle studenten in de groep hetzelfde resultaat geregistreerd dient te w orden, kan dat middels het veld vul resultaat met de volgende w aarde. Vervolgens vult u de toetsdatum en klikt u op kopieer. Door deze actie zal bij alle studenten, voor dezelfde toetsdatum, hetzelfde resultaat geregistreerd w orden. Het is vervolgens nog mogelijk om de resultaten te wijzigen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als bijna alle studenten een V moeten krijgen en enkele toch een NVD. 4. Vul de toetsdatum in. Vergeet u dit, dan zal OSIRIS vragen deze alsnog in te vullen om verder te kunnen in het proces. 5. Vul de resultaten van de studenten in. 6. Sla de resultaten op door op opslaan te klikken. 7. Correct ie: Resultaten die opgeslagen zijn (maar nog niet elektronisch ondertekend) kunnen nog gewijzigd w orden. Het is mogelijk om cijfers aan te passen door het resultaat te wijzigen en nogmaals op opslaan te klikken. De docent- en examinator rol hebben deze functionaliteit. a. Als alle resultaten door de docent zijn ingevoerd en klaargezet voor ondertekening is de examinator in staat om correcties door te voeren door op de knop corrigeer te klikken. b. De # geeft aan dat het cijfer een gecorrigeerd resultaat betreft. Als u klikt op kunt u de historie zien van het cijfer voor deze student, hier wordt het oorspronkelijke cijfer en het gecorrigeerde cijfer tevens w eergegeven. 8/19
7 7a 7b c. Nadat resultaten zijn vastgesteld dienen eventuele correcties verwerkt te w orden via het Tentamenbureau. 9/19
8. Klik na het opslaan op volgende. Hiermee kom je op het tabblad Result at en bevest igen. Ben je: a. Docent: klik dan op klaarzetten voor ondertekening. Hiermee w orden de resultaten voor de examinator beschikbaar gesteld om te controleren en vast te stellen. b. Examinator: Klik op elektronisch ondertekenen voor het vaststellen van de resultaten. 9. Wanneer resultaten opgeslagen zijn kunt u via de i de historie van het resultaat inzien. 10. Wanneer resultaten opgeslagen zijn en u wilt het scherm verlaten vraagt OSIRIS of de 8b 8a 8 resultaten gereed zijn voor bevestiging. a. Zo ja, dan kan de examinator de resultaten elektronisch ondertekenen. b. Zo nee, dan w orden de resultaten opgeslagen en kunt u op een later moment verder met invoeren/registreren. 11. Ter info: meerdere resultaatschalen: het is mogelijk om bij enkele resultaten naast numerieke resultaten (max. 1 decimaal) de volgende twee resultaten te registreren: a. NVD: niet voldaan b. V: voldaan 12. Staat een student niet op de lijst neem dan contact op met het Tentamenbureau. 9 10/19
10 11 11/19
5. OSIRIS Docent resultaatverwerking Inlezen bestand 1 4 Naast de handmatige invoer van resultaten kan dit ook middels het inlezen van een resultaatlijst. Hiervoor kan een eigen lijst van de docent gebruikt w orden, mits de 1 e twee kolommen hierin bestaan uit studentnummer (zonder S ) gevolgd door een kolom met de resultaten. Verder heeft OSIRIS niets nodig, ook geen achternamen. Ter ondersteuning is hiervoor ook een f ilm pje beschikbaar. 1. Het is middels de lijst aanmaken bestand mogelijk een bestand aan te maken in OSIRIS. 2. OSIRIS heeft 2 eisen aan het in te lezen bestand. In de 1 e kolom staan studentnummers (zonder S ) in de 2 e kolom de resultaten van de betreffende student. De overige kolommen kunnen w el gevuld zijn, maar hier doet OSIRIS niets mee. Verder zijn er de volgende aandachtspunten: a. Zorg dat er geen codes/berekeningen in de cel staan, maar enkel een nummer. Vooral bij het kopiëren van resultaten van de ene naar de andere Excel lijst w il er nog w el eens een berekening mee gekopieerd w orden. b. Hanteer de juiste resultaatschaal (in de meeste gevallen resultaten met 1 decimaal). 3. Het bestand met resultaten dient in.txt (tab gescheiden tab delimited) opgeslagen te w orden t.b.v. het inlezen van het bestand. Op de inleespagina zelf wordt de gebruiker hier ook op geattendeerd. 4. M et de link inlezen bestand kan het bestand ingelezen w orden. Wanneer de in OSIRIS aangemaakte lijst ook gebruikt wordt voor het inlezen is de gebruiker er zeker van dat alle gegevens in de juiste volgorde in het overzicht staan voor inlezen. 5. Na het inlezen van het bestand geeft OSIRIS aan of er resultaten te veel of weinig in zitten. De volgende meldingen w orden dan gegeven: a. Als er studenten niet bekend zijn ga dan verder met hoofdstuk onderst euning bijzondere st udent groepen. b. In geval van Student staat niet ingeschreven kan de student verwezen w orden naar het tentamenbureau. Docenten kunnen studenten niet zelf toevoegen aan toetsen, dit kan enkel in de OSIRIS Backoffice. 6. Via het mutatieverslag is een overzicht te verkrijgen van de ingelezen gegevens inclusief de foutmeldingen die geboden w orden. 12/19
2 3 6 5 13/19
6. OSIRIS Docent resultaatverwerking Resultaten ondertekenen Nadat door de docenten en/of examinator resultaten zijn opgeslagen en verzonden hebben deze in OSIRIS de status concept (de resultaten zijn dan niet zichtbaar voor de student en zijn niet geldig.) De examinator controleert de ingevoerde resultaten en bevestigt deze door het invoeren van zijn wachtwoord (elektronische ondertekening) waarna de resultaten de status definitief krijgen (en zichtbaar zijn voor de student). Onderteken alleen result aten waarvoor u de rol Examinator heeft! Rol Docent: geautoriseerd voor klaarzetten voor ondertekening (door examinator) en handmatig ondertekenen (voor het tentamenbureau). Rol Examinator: geautoriseerd om Elektronisch te ondertekenen en daarmee resultaten vast te stellen. Resultaten met de status definitief zijn zichtbaar voor studenten en alleen te corrigeren via het tentamenbureau. 1 1. Na inloggen in OSIRIS docent staat op de startpagina een overzicht van de afspraken en actiepunten. Hier wordt de gebruiker erop gewezen dat er resultaten klaar staan voor ondertekening. Klik op de link ondertekenen om deze actie uit te voeren. 2. Het is ook mogelijk dat een examinator direct na het invoeren van de resultaten deze elektronisch ondertekent. Klik hiervoor na het opslaan van de resultaten op resultaten ondertekenen. 3. Op het tabblad ondertekenen staan alle toetsen waarvoor resultaten klaar staan voor ondertekening. 4. Vink aan w elke toetsen u wilt ondertekenen. 5. Klik op elektronisch ondertekenen. 6. Geef hier uw wachtwoord van uw ICT account, m-nummer op en klik op ondertekenen. De UT hanteert het single sign on principe, maar specifiek voor het ondertekenen moet er om veiligheidsredenen nogmaals ingelogd w orden. Let op: bij vaststellen resultaten: als je in het verzendscherm bent en je navigeert terug naar het vorige scherm heeft OSIRIS de resultaten al w el opgeslagen maar niet vastgesteld. Dit dient nog steeds te gebeuren. 7. Na ondertekenen verschijnt een statusrapport als bevestiging dat de resultaten zijn ondertekend. 2 14/19
3 5 4 6 7 7 15/19
7. OSIRIS Docent resultaatverwerking Ondersteuning bijzondere studentgroepen Eén van de pijnpunten in de huidige OSIRIS inrichting is de administratieve ondersteuning van de bijzondere groepen studenten in relatie tot het TOM onderwijs. Wat binnen scope ligt is: hoe gaan w e in OSIRIS Docent om met al deze bijzondere studentgroepen en het registreren van hun resultaten. Om deze processen uit te w erken is het eerst zaak om de reguliere student te beschrijven en een overzicht te bieden van de vele bijzondere studentgroepen. 7.1 De standaard student Binnen dit project herkennen w e de volgende reguliere student(en): Student die het onderwijs van zijn/haar examenprogramma volgt zonder wijzigingen hierin en binnen de nominale periode: het onderwijs w at hij/zij geniet is het aangeboden examenprogramma van de opleiding waarin geen individuele wijzigingen gewenst zijn door de student. En de student volgt het onderwijs nominaal (3 jaar). Naast de hierboven genoemde studenten zijn er nog vele studentgroepen waarvoor ook de resultaten verwerkt kunnen w orden middels OSIRIS Docent. De vele verschillende groepen studenten kunnen teruggebracht w orden tot 3 categorieën. Hiervoor is vooral gekeken naar de administratieve impact die een categorie heeft. De volgende 3 categorieën w orden onderkend: 1. Studenten die delen van modules volgen en de module niet in zijn geheel gaan afronden 2. Studenten die alle onderdelen van een module volgen, maar hiervoor op voorhand langer de tijd krijgen 3. Studenten die delen van modules mogen herkansen buiten de standaard voorgeschreven periode (bv in een nieuw collegejaar) Het registreren van resultaten voor deze studenten wordt deels gefaciliteerd middels OSIRIS Docent. 16/19
7.2 Hoe herkent u een bijzondere student? Wanneer u een resultaat in uw lijst heeft staan van een student die in OSIRIS niet ingeschreven is op de betreffende toets vragen w e u de volgende procedure te volgen: Proces bijzondere studentgroepen Docent Examinator TB Student ontbreekt onder de toets (moduleonderdee l) in OSIRIS. Rond de procedure voor de bulk van de groep af. Ga terug naar de start van het 1 tabblad resultaatinvoer. Controleer of 2 het betreffende onderdeel als losse cursus tussen de modules vermeld staat. NEE 4 Zoek de individuele student op met studentnummer Staat deze ingeschreven op betreffende toets onder een ander cursuscode? 5 NEE TB registreert het resultaat en zet het klaar voor ondertekening door examinator. JA JA 3 Selecteer deze cursus en de enige toets hiervan en ga verder met de resultaat verwerking (kan met zelfde Excellijst) Registreer het resultaat via de 6 student ingang. (kan met zelfde Excellijst) Ondertekenen resultaten (status is definitief, zichtbaar voor student) Phase 1. Ga terug naar het tabblad resultaatinvoer. 2. Controleer of het betreffende moduleonderdeel als losse cursus tussen de modules vermeld staat. 3. Selecteer deze cursus en de enige toets hiervan en ga verder met de resultaat verwerking (kan met dezelfde Excellijst). 4. Zoek op individueel studentnummer 5. Controleer of op naam van de student een toetsinschrijving staat overeenkomend met het moduleonderdeel en selecteer deze. 6. Registreer het resultaat van de student. Einde 17/19
1 4 3 2 4 Studentgroepen w orden door de UT niet gebruikt i.r.t. resultaatverw erking! 6 5 18/19
8. OSIRIS Docent resultaatverwerking Vervanging van collega Het is mogelijk dat een docent (om w at voor reden dan ook) al dan niet tijdelijk uitvalt. In dit geval is het handig dat een collega het werk kan overnemen en zo ook de resultaten in naam van de uitgevallen collega kan registreren. In OSIRIS wordt in ieder geval de examinator toegevoegd als vervanger voor alle docenten die betrokken zijn bij de cursus en/of module waarvoor de examinator verantwoordelijk is. Hierdoor kan de examinator te allen tijde bijspringen w aar nodig. 1 En 1 2 3 1. Bij het registreren van resultaten per toets en/of student wordt eerst gevraagd namens w ie de resultaten verwerkt w orden. 2. Er wordt vastgelegd namens w ie resultaten zijn ingevoerd, opgeslagen en verzonden. 3. Onder in beeld staat te allen tijde w ie ingelogd is en namens w ie er op het moment resultaten geregistreerd w orden. 19/19