Handleiding Zarafa web mail Wat vind je in deze handleiding? De meeste mensen zijn wel bekend met het gebruik van web mail. Dat wil zeggen, dat je inlogt via een internet browser in plaats van een mailprogramma opstarten. Het is te vergelijken met bijvoorbeeld Hotmail. Met deze handleiding willen we je in een paar stappen op weg helpen met het gebruik van web mail. 1 De functies in een notendop... 1 2 Overal je mail uitlezen.... 1 3 De eerste keer inloggen... 2 4 Mappenlijst... 3 5 Mis je mail? Check je spam folder!... 3 6 Werken met meerdere mailboxen... 4 6.1 Hoe gaat het in zijn werk?... 4 6.2 Wanneer stuur je nu iets namens jezelf en wanneer namens een kindercentrum?... 4 7 Distributielijsten... 4 8 De prullenbak: geen archief... 5 9 Automatisch uitloggen... 5 10 Het adressenboek en verzendlijsten... 6 11 Meer weten over alle functies van Zarafa webmail?... 7 12 Hulp nodig?... 7 1 De functies in een notendop De mail, die in uiterlijk bijna hetzelfde is als Microsoft Outlook heeft de volgende functies: E-mail Agenda en vergaderverzoeken Contactpersonen Organisatie adressenboek Machtigingen Taken Notities Met de muis slepen om dingen te verplaatsen. Met de rechtermuisknop de extra opties kiezen. 2 Overal je mail uitlezen. Je hoeft geen mailprogramma te installeren. Je kunt overal waar je internet hebt, je mail uitlezen. Zarafa werkt in verschillende internetbrowsers: 1
Heel soms blokkeert een pop up blocker van je internet browser het openen van nieuwe schermen. Als dat gebeurt bij Zarafa, kun je meestal ook aangeven pop ups van deze pagina voortaan wel mogen worden toegestaan. Kom je er toch niet uit, neem dan contact op met de helpdesk. 3 De eerste keer inloggen Ga naar het volgende internetadres: http://mail.triodus.nl Daar kun je met je gebruikersnaam en wachtwoord inloggen. De standaardtaal van Zarafa webmail is Engels. Je kunt in dit scherm ook voor Nederlands kiezen. De volgende keer dat je inlogt, zal automatisch je laatst gekozen taal worden gekozen. 2
4 Mappenlijst Als je bent ingelogd zie je aan de linkerkant de mappenlijst. Deze begint met je persoonlijke folder waarin al je mappen, agenda, contactpersonen etc. zitten. 5 Mis je mail? Check je spam folder! Als de mailserver 1 iets aanziet voor spam, wordt het automatisch verplaatst naar de map Junk-E-mail. We raden je aan eens per week in deze map te kijken. Want soms komt het voor dat een mail onterecht als spam wordt gemarkeerd. Als je dat ziet kun je de mail alsnog selecteren en slepen naar de Inbox. Ook andersom werkt het. Is er een mail binnengekomen die spam is, maar niet opgemerkt door de mailserver? Je kunt met de rechtermuisknop klikken op de mail, en kiezen voor verplaatsen naar ongewenste mail of verplaatsen naar junk mail. Uiteindelijk zal de mailserver deze mail ook gaan herkennen en zelf markeren als spam. 1 Wat is een mailserver? De mailserver van Triodus vangt eerst alle mail op die gericht is aan @triodus.nl. Vervolgens distribueert de mailserver de mail door naar alle persoonlijke e- mailadressen. 3
6 Werken met meerdere mailboxen Als je bent gemachtigd voor de mail van een aantal kindercentra, dan zie je een tweede folder, of zelfs meer folders. In het geval van het voorbeeld ben ik gemachtigd voor de mailbox redactie (let op, dit is een voorbeeld, dit mailadres wordt niet gebruikt). 6.1 Hoe gaat het in zijn werk? Als je een nieuw mailbericht schrijft, dan zie je dat je niet alleen een Aan, CC en BCC veld hebt, maar bovenin ook een veld Van. Als dit veld leeg is, stuur dan wordt als afzender altijd je persoonlijke e-mailadres weergegeven. Klik je op de balk naast Van, dan kun je ook de aan jou toegekende centrum mailboxen zien. Als je een mail beantwoord is het ook heel makkelijk. Bij beantwoording staat het veld Van standaard op het adres waar het aan is gerust. Kortom: Beantwoord je een mail die direct aan jou gericht is, dan staat er zoals hierboven is beschreven niets. Dat is ok. Hij wordt dan namens jouw eigen mailadres verstuurd. Beantwoord je een mail uit een mailbox van een kindercentrum, dan staat standaard het adres van het kindercentrum al in de balk. Wil je bij uitzondering toch dat veranderen, klik dan op het pijltje rechts van de balk. 6.2 Wanneer stuur je nu iets namens jezelf en wanneer namens een kindercentrum? Het is soms even wennen en het vraagt wat discipline. Op De Gracht werken afdelingen al jaren zo met elkaar samen. Denk maar aan mailadressen van crediteuren, de helpdesk en facilitaire zaken. Als je een mail op stelt, en je twijfelt? Je kunt de volgende richtlijnen aanhouden: Berichten naar afdelingen die op locatieniveau ondersteunen? (Denk aan facilitaire zaken, huisvesting, vaak ook de helpdesk en de crediteurenadministratie.) Deze mail je vanuit de centrum mail. Gaat het om vertrouwelijke informatie? Vaak gaat het hier om communicatie met p&o, bsoen regiomanagers, assistenten en leidinggevenden. Deze mail je vanuit je persoonlijke mailbox. 7 Distributielijsten 4
Distributielijsten zijn verzamelingen van e-mailadressen. Je gebruikt ze om groepen in een keer aan te schrijven. Je kunt zelf distributielijsten aanmaken. Dat doe je zo: 8 De prullenbak: geen archief Let op, als je iets weggooit uit een gedeelde folder, dan verdwijnt het in de persoonlijke prullenbak. Collega s met wie je de folder deelt, kunnen dat mailtje niet meer bekijken. Daarnaast worden alle prullenbak regelmatig automatisch geleegd. Dus nog een keer: gebruik een prullenbak niet als archief! 9 Automatisch uitloggen Als je vergeet ergens uit te loggen, doet Zarafa webmail dat automatisch voor je na 45 minuten inactiviteit. Om het nog veiliger te maken kun je een kortere tijd instellen. Dat doe je zo: 5
Ga recht onderin naar opties, en bij voorkeuren kun je een andere tijd instellen: 10 Het adressenboek en verzendlijsten Hieronder zie je een afbeelding van het Triodus adressenboek. Nu staan alle mailadressen van De Gracht er in en de mailadressen van (assistent) locatie- en clustermanagers en kindercentra die de nieuwe mail al gebruiken. Omdat we nog bezig zijn om de mail voor de kindercentra en de (assistent) locatie- en clustermanagers over te zetten of zelfs nieuw aan te maken, zal het nog een paar weken duren voordat iedereen er in staat. Als iedereen er in staat, gaan we de verzendlijsten maken. Verzendlijsten staan altijd dikgedrukt in het adressenboek. Als je op de eigenschappen klikt, zie je wie er allemaal op de lijst staan. Je kunt dus op die manier voortaan heel eenvoudig alle BSO of DO locaties mailen, of alleen de (assistent) locatie- en clustermanagers. De lijsten zijn nu nog leeg, maar zullen worden gevuld nadat iedereen is overgezet naar de nieuwe mail. 6
11 Meer weten over alle functies van Zarafa webmail? Dan verwijs ik je naar hoofdstuk twee van de officiële Zarafa handleiding, deze kun je downloaden vanaf: http://mail.triodus.nl/handleiding/zarafa.pdf 12 Hulp nodig? Jeroen en Robin bemannen de helpdesk. Dus heb je tijdens het gebruiken van de nieuwe mail nog vragen? Stel ze aan Jeroen en Robin. Zij zijn bereikbaar via helpdesk@triodus.nl en 070-3120092. Let op: Het bedrijf JMS ook wel bekend bij sommigen als JOS, kan jullie hier niet mee helpen. Hoe gaat de helpdesk jullie voortaan helpen? Als het nodig is, kunnen Jeroen en Robin sinds kort jullie computers op afstand overnemen. Uiteraard zal er hulp op locatie moeten komen als er geen internet is. Wanneer er hulp op locatie nodig is, en Jeroen en Robin zijn beide niet beschikbaar, pas dan zal JMS worden ingeschakeld. Heb je nog aanvullingen of mis je iets in deze handleiding? Mail het dan naar helpdesk@triodus.nl en we zullen de inzendingen beoordelen en waar nodig de handleiding aanpassen. 7