17-11-2015 Duo-opdracht P&O Casus 1 - Vacature Felix Hendriks & Koen de Mooij TIMELET S.C.
Inleiding In dit document staat beschreven hoe wij de vacature zouden invullen van de eerste casus van de OVA P&O. Allereerst leest u de situatieanalyse, gevolgd door een opsomming van alle (alternatieve) mogelijkheden. Vervolgens staan per mogelijke oplossing de voor- en nadelen beschreven. Als laatste wordt er in de conclusie een keuze gemaakt tussen een van de alternatieven (of een combinatie hiervan), waarin onderbouwd wordt hoe wij tot dit oordeel zijn gekomen. Veel plezier met het lezen van ons verslag! 1
Inhoudsopgave Inleiding... 1 Situatieanalyse... 3 Opsomming van alternatieve mogelijkheden... 4 1. Henk door laten schuiven met ondersteuning van Gied in een coachende rol.... 4 2. Headhunter inschakelen... 4 3. Detacheringsbedrijf inschakelen.... 4 4. Uitzendkracht.... 5 5. Werving en selectie bureau inschakelen... 5 6. Via vakbladen of Linkedin... 5 7. Iwan kan samen met Henk de functie over nemen.... 6 8. Employee Referral Program... 6 Voorstel optimale alternatief + onderbouwing keuze... 7 2
Situatieanalyse Vier maanden geleden is één van de ploegleiders in het warehouse die aan Gied Jongeneel rapporteren weg gegaan. Deze vacature blijkt moeilijk in te vullen: de positie staat nog steeds open. De functieomschrijving vraagt om een persoon met minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een warehouse omgeving, ervaring als leidinggevende, erkent heftruckchauffeur diploma en aantoonbare kennis van computersystemen (of bereidheid om hierin getraind te worden). Geboden wordt een afwisselende baan in een gezellige omgeving, wisselende diensten (van 5:00 tot 14.00 uur of van 14.00 tot 23.00 uur) en een marktconform beloningspakket. Er heeft ruim drie maanden geleden een advertentie in een lokale krant gestaan, waarop een flink aantal reacties zijn gekomen. Helaas bleken de meeste sollicitanten niet te voldoen aan het gevraagde profiel. Een vijftal kandidaten is uiteindelijk op gesprek geweest, maar er waren altijd redenen om hen niet aan te nemen (onvoldoende ervaring, slechte referenties, willen geen wisselende diensten draaien). Gied blijkt geen enkel risico te willen nemen bij het aannemen van een nieuwe ploegleider. Hij ziet de functie als cruciaal in zijn strak opgezette warehouse organisatie, en zegt dat hij het zich niet kan veroorloven om de verkeerde persoon op die plek te zetten. Gisteren is Gied bij je binnen komen stappen. Hij was boos en gefrustreerd. Hij gaf aan dat hij het niet veel langer aankan om de functie van ploegleider naast zijn eigen baan te blijven doen. Ik probeer zo goed mogelijk om de werkzaamheden van ploegleider erbij te nemen, maar de wisselende diensten en de verantwoordelijkheden van mijn eigen baan maken dit vrijwel onmogelijk. Het betekent dat ik de afgelopen maanden vijf dagen in de week van vijf tot elf in het warehouse ben geweest. Omdat ik moe ben word ik kortaf en maak ik fouten, waardoor ik de mannen extra werk bezorg. Het is duidelijk dat de situatie Gied boven het hoofd gegroeid is en dat er snel een oplossing moet komen. Gied vertelde ook dat de mannen in het team wel proberen om hem te helpen. Vooral Henk Overschie viel daarbij op. Henk werkt nu drie jaar bij Clip & Klaar, zijn eerste werkgever. Vooral in het laatste jaar heeft Henk veel goede bijdragen geleverd. Zo hij heeft een voorstel voor een procesverbetering gedaan dat niet alleen het bedrijf een aardige besparing heeft opgeleverd, maar ook een saai onderdeel van het werk overbodig heeft gemaakt. Bovendien speelde hij een positieve, opbouwende rol tijdens een hoogopgelopen discussie over arbeidsvoorwaarden. Henk heeft in zijn functioneringsgesprekken al eerder aangegeven dat hij graag wil doorgroeien binnen het bedrijf. Gied heeft daarbij aangegeven dat hij absoluut potentieel ziet in Henk, maar dat hij nog veel te onervaren is.je hebt Gied beloofd dat je zo snel mogelijk met een aantal alternatieve plannen zult komen om de vacature zo snel mogelijk in te vullen. 3
Opsomming van alternatieve mogelijkheden 1. Henk door laten schuiven met ondersteuning van Gied in een coachende rol. De voordelen van het intern doorschuiven van Henk is in eerste instantie dat het goedkoop is, daarnaast is het veel sneller dan een extern bureau inschakelen. Wat ook een voordeel is, is dat Henk zichzelf gehoord zal voelen en dat zal hem extra motiveren. Tevens is hij al bekend met de organisatie en haar cultuur en ze hoeven hem dus ook niet zo intensief in te werken. Doordat Henk zich gehoord voelt, zal hij extra gemotiveerd zijn en minder snel uitstromen. De binding met de organisatie zal hierdoor vergroten. Een nadeel van het intern laten doorstromen van iemand uit de organisatie is dat er frictie kan ontstaan tussen de Henk en de overige werknemers. Zij kunnen zich gepasseerd voelen. Als je er voor kiest om iemand intern aan te nemen, mis je ook de frisse blik die je wel zou hebben als je iemand extern aantrekt. Een eventueel nadeel van deze manier kan ook zijn dat Gied in de problemen komt met zijn eigen werkzaamheden, omdat Henk (zeker in het begin) veel ondersteuning nodig heeft. 2. Headhunter inschakelen. Een van de voordelen van iemand die geworven wordt door een Headhunter is dat hij of zij een nieuwe frisse kijk op de organisatie heeft. Daarnaast hoeft er niemand intern door te stromen en hoeft er dus geen extra vacature opgevuld te worden. De persoon die door de Headhunter geworven wordt, beschikt al over de benodigde ervaring en brengt dus weinig risico met zich mee. Het nadeel van de optie Headhunter is dat het erg kostbaar is. Headhunters worden vaak ingezet om lastig in te vullen vacatures te vullen en dat is wat het prijzig maakt. Het duurt ook een stuk langer dan dat je iemand intern door laat stromen. 3. Detacheringsbedrijf inschakelen. Het voordeel van een detacheringsbureau is dat je hoogopgeleide mensen kunt werven en dat je ze maar tijdelijk aan je organisatie verbind. Ze hebben vaak ervaring bij meerdere bedrijven en verstand van zaken. Een detacheringsbureau stuurt een aantal kandidaten door die dan vervolgens op sollicitatiegesprek kunnen komen. Dit scheelt een hoop tijd, omdat je zelf niet meer de selectie hoeft te maken. Je hoeft alleen uit een voorgeselecteerde groep een keuze te maken. 4
Het nadeel van een detacheringsbureau is dat het vrij prijzig is. Detacheringsbureaus rekenen al gemakkelijk 15% tot 20% van het salaris van de inlener. Ook is het zo dat als je iemand tijdelijk aanneemt er een disbalans ontstaat op het moment dat je hem of haar aanneemt. Iedereen moet weer even wennen. Als de persoon daarna de organisatie verlaat, is er weer een disbalans. Op die manier heb je twee keer te maken met het feit dat mensen moeten wennen. Dit kan zorgen voor een verlaging van de productiviteit. Daarnaast is het ook zo dat mensen die door een detacheringsbureau worden geworven, altijd een beetje buiten het bedrijf blijven staan. 4. Uitzendkracht. Het voordeel van een uitzendkracht is dat je snel iemand hebt die de functie kan overnemen tot er nieuw personeel is gevonden of tot het einde van de opdracht. Een nadeel is dat uitzendkrachten vaak minder affiniteit met de organisatie hebben en dat zij net als bij het detacheringsbureau een beetje buiten de organisatie blijven. Ook zijn uitzendkrachten weer duurder dan dat je iemand intern laat doorstromen. Het contract kan op elk moment beëindigt worden, wat nadelig kan zijn aangezien de persoon wel ingewerkt moet worden. Er zit dus wel een risico aan en dat is juist wat Gied wilde voorkomen, ook kan er geen proeftijd worden bedongen. 5. Werving en selectie bureau inschakelen Het voordeel van een wervings- en selectiebureau is zij heel je werving- en selectiebeleid uit handen nemen. Ze stellen je voor aan een of twee kandidaten uit wie je kunt kiezen. Het is ook zeer geschikt als je op zoek bent naar hoger opgeleid personeel. Een nadeel is weer de prijs. Werving- en selectiebureaus hanteren gemiddeld een eenmalige prijs van 20 tot 25 procent. Het is dus erg kostbaar om iemand voor een korte duur aan te nemen als je eenmalig zo veel geld moet betalen. 6. Via vakbladen of LinkedIn Een voordeel van via vlakbladen of LinkedIn kandidaten werven, is dat je heel doelgericht kunt zoeken. Op LinkedIn heb je bepaalde groepen waar je op kan selecteren als je voor de dienst betaalt. Zo kan je makkelijk, veel mensen bereiken die aan je functie-eisen voldoen. Ook een voordeel van LinkedIn is dat er veel hoogopgeleide mensen op het platform zitten. Een ander voordeel van LinkedIn is dat je vooraf kan selecteren aan wie je de vacature aanbied. 5
Een van de nadelen van LinkedIn is dat het veel tijd kost om steeds individueel mensen te benaderen, daarnaast is het helemaal niet zeker dat de mensen die je graag wilt hebben daadwerkelijk op zoek zijn naar een nieuwe baan. 7. Iwan kan samen met Henk de functie over nemen. Voordelen: Een voordeel van deze keus dat het weer veel goedkoper en sneller is dan extern iemand aantrekken. Een idee is om 1 jaar Iwan op de afdeling te plaatsen om te voorkomen dat Gied overspannen raakt. In die tijd kan Henk alvast meelopen met Iwan om hem ook voor een deel te ontlasten en om ervaring op te doen. De functie kan dan verdeeld worden tussen Iwan en Henk, totdat Henk de functie zelf uit kan voeren. Het is een snelle tijdelijke oplossing, maar de werkdruk van Ivan zal wel toenemen en de vraag is of dat wenselijk is. Ook is er weinig marge voor fouten, omdat dat al snel veel invloed kan hebben op de productiviteit van de organisatie. Ook blijft er een vacature open staan op de afdeling waar Henk eerst werkzaam was. 8. Employee Referral Program Een groot voordeel van iemand aanbrengen via je eigen personeel is dat het erg goedkoop en snel is. Je kan op een snelle manier kandidaten werven waarvan jouw personeel vermoed dat hij of zij iets kan betekenen voor de organisatie. Het personeel voelt zich ook betrokken bij de problemen van de het bedrijf. Ook denken mensen wel twee keer na voordat ze iemand aanbevelen, aangezien hun eigen reputatie ook op het spel staat. Als er een goede fit is met de organisatie, is de kans ook groot dat ze langer blijven. Door middel van een aanbrengbonus kan je je personeel extra motiveren om een goede kandidaat te vinden. De aanbrengbonus is in verhouding tot wat een extern bureau kost te verwaarlozen. Als je iemand een bekende binnen laat halen heb je de kans dat anderen je scheef aankijken. Ze trekken immers iemand voor en zoeken niet in de eigen gelederen. Op die manier zou het kunnen zijn dat je personeel aan vriendjespolitiek gaat denken terwijl dit helemaal niet het geval hoeft te zijn. Het is dan ook noodzakelijk dat hier goed over gecommuniceerd wordt. 6
Voorstel optimale alternatief + onderbouwing keuze Een combinatie van interne scholing en interne ondersteuning met aanvulling van het detacheringsbureau. Het warenhuis is een erg strak georganiseerde organisatie, het is dus van belang dat de nieuwe ploegleider vlekkeloos kan opereren omdat de marge voor fouten erg klein is. Om die reden lijkt het ons belangrijk dat er met zorgvuldigheid naar een nieuwe kandidaat wordt gezocht. Het lijkt ons dan ook niet verstandig om overhaast te werk te gaan. Het liefst zouden we zien dat Henk uiteindelijk deze functie gaat bezetten. In het begin zal hij nog niet ervaren genoeg zijn en Gied kan de functie ook niet overnemen, doordat hij zelf al erg druk bezet is. Hierdoor denken we dat het verstandig is om iemand van een detacheringsbureau te laten invliegen, op die manier kan Gied ontlast blijven en kan Henk met hem meelopen om het vak beter onder de knie te krijgen. Dit mag dan wel iets meer kosten, maar op de lange termijn is het zeker verstandiger. Zoals eerder gezegd is de marge voor fouten erg klein en kunnen deze fouten uiteindelijk geld kosten. Door het combineren van een externe en een intern traject voor Henk, kunnen ze het beste uit elkaar halen. Henk is al bekend met de organisatie en kan er voor zorgen dat de gedetacheerde sneller bekend is met de organisatie. Je hebt met deze constructie alsnog een frisse blik in je organisatie, in combinatie met kennis over de organisatie zelf. Wij denken dat dit een goede invloed zal hebben op de ontwikkeling van Henk. Op het moment dat Henk ervaren genoeg is om zelf de gehele functie over te nemen, kan de gedetacheerde weer zijn handen van het proces afhalen en de volgende uitdaging aangaan. Het lijkt ons verstandig om op deze voorzichtige wijze te werk te gaan voor een functie die cruciaal is voor de organisatie. Henk heeft al aangetoond dat hij een heldere visie heeft en echt iets kan betekenen voor de organisatie. Hij is dus voor ons de meest geschikte kandidaat. 7