ELEKTRONISCH VOORSCHRIJF SYSTEEM (EVS) Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op 07-06-2017
Table of Contents Informatie... 3 Elektronisch medicatie voorschrijven (EVS) inrichten... 4 Belangrijke informatie bij het gebruik van EVS...10 Cliënt & Locatie...11 Cliënt opnemen op een medicijnlocatie...12 Medicatie...14 Medicatie inzien... 15 Medicatie deellijsten inzien...20 Diagnostische informatie...22 De status inzien van de koppeling met het medicatie voorschrijf systeem...23 Vraag en antwoord...25 De knop "Voorschrijven" is niet zichtbaar, hoe kan dit?...26
Informatie Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 3 / 26
Elektronisch medicatie voorschrijven (EVS) inrichten Een koppeling van Ons Administratie met FarMedvisie is mogelijk, waardoor medicatie elektronisch voorgeschreven kan worden. Het elektronisch voorschrijven houdt in dat er medewerker- en cliëntinformatie van Ons Administratie naar FarMedvisie wordt verstuurd. Het aanvragen van deze koppeling kan middels een ticket bij Nedap Support. Om de koppeling in gebruik te nemen wordt veelal gebruik gemaakt van de expertise van de business partner. Maak een account aan bij FarMedvisie Om elektronisch voor te kunnen schrijven, is een omgeving/account bij FarMedvisie noodzakelijk. Indien er nog geen account/omgeving voor FarMedvisie aanwezig is, dient dit aangevraagd te worden bij FarMedvisie. Farmedvisie dient, indien deze nog niet bestaat, een omgeving aan te maken en geeft door wat de naam, URL en bijbehorend poortnummer van deze omgeving is. Deze informatie hebben wij nodig om de koppeling in te kunnen richten. Koppeling activeren Om de koppeling te activeren dient de organisatie of de business partner die de inrichting verzorgt een ticket aan te maken bij Nedap Support. Hierin hoort te worden vermeld dat de organisatie een koppeling wil met Farmed en welke omgevingen van Ons Administratie gekoppeld dienen te worden. Vermeld in dit ticket ook met welke omgeving van Farmed gekoppeld gaat worden, dus de naam URL en het bijbehorende poortnummer. Deze gegevens zijn noodzakelijk om de koppeling te kunnen activeren. Als wij deze gegevens ontvangen in een ticket zullen we een certificaat omvragen. Als deze ontvangen is wordt deze doorgestuurd naar Farmedvisie en wordt de koppeling ingericht. De koppeling kan pas worden geactiveerd als de koppeling aan de kant van Farmed volledig is ingericht en ingeschakeld. Dit dient dus door de organisatie of verantwoordelijke business partner afgestemd te worden met Farmedvisie. Wanneer dit gereed is kan dit aan ons worden doorgegeven middels het ticket en zullen wij de koppeling activeren. Daarnaast dient het onderstaande nog ingericht te worden in Ons Administratie. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 4 / 26
Deskundigheidsprofiel instellen Ga naar Beheer > Instellingen > Deskundigheid. Selecteer de deskundigheid (1) en klik op wijzigen (2). Deskundigheidsprofiel wijzigen 1. Indien het de bedoeling is dat medewerkers met het betreffende deskundigheidsprofiel medicijnlijsten in kunnen zien, selecteer dan 'Medicijnlijsten inzien toestaan' Dit geldt meestal voor verpleegkundigen. 2. Indien het de bedoeling is dat medewerkers met het betreffende deskundigheidsprofiel medicijnen mogen voorschrijven, selecteer dan 'Medicijnen Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 5 / 26
voorschrijven toestaan'. Dit is meestal aan de orde bij artsen/specialisten. Wanneer je "Medicijnen voorschrijven toestaan" hebt aangevinkt, hoef je "Medicijnlijsten inzien toestaan" niet meer aan te vinken aangezien je dan de medicijnlijsten al in kunt zien. 3. Het is mogelijk om per deskundigheidsprofiel een exportcode in te voeren die overeenkomt met de deskundigheid in een extern medicatie voorschrijfsysteem. Deze mogelijkheid is gemaakt om deskundigheden uit Ons Administratie te kunnen matchen met deskundigheden zoals deze bekend zijn in het externe medicatie voorschrijfsysteem. De in te voeren code zal de code moeten zijn van de overeenkomstige deskundigheid uit het medicatie voorschrijfsysteem. Medewerker instellen Alle medewerkers die een relatie hebben met het Elektronisch Voorschrijf Systeem, moeten op de juiste manier geconfigureerd worden. Daarvoor dienen de volgende stappen te worden uitgevoerd: Koppel het juiste deskundigheidsprofiel aan de medewerker (verplicht) (1). Voer optioneel de AGB-code van de medewerker (specialist of arts) in. LET OP: de mogelijkheid voor het invoeren van een AGB-code wordt alleen getoond als 'Medicijnen voorschrijven toestaan' aan staat in het deskundigheidsprofiel van de medewerker. Het invullen van de AGB-code bij artsen of specialisten is aan te bevelen (2). Dit in verband met complete informatie binnen Farmedvisie en het (mogelijke) gebruik van EDIFACT. Zorg ervoor dat de medewerker een eigen inlognaam heeft. Dat kan via het tabblad Algemeen > Account. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 6 / 26
Locaties instellen Ga naar Beheer > Instellingen > Locatiegram Voor elke locatie waar voorgeschreven kan worden geldt: 1. Vink "Intramuraal" aan. Als dit vinkje aanstaat, verschijnen enkele extra velden. 2. Vink "Medicatie voorschrijven toestaan" aan. Klik vervolgens op "Opslaan". Optioneel: Het synchroniseren van alle medewerkers en cliënten Op het moment dat alle medewerkers en cliënten correct zijn geconfigureerd, kunnen deze al naar het EVS worden gesynchroniseerd. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 7 / 26
Ga hiervoor naar Beheer > Instellingen > Overige Instellingen > EVS instellingen en klik op de knop "Synchroniseer medewerkers" en "Synchroniseer cliënten" Let op: Als men alle cliënten synchroniseert, dan worden alle cliënten gecontroleerd of het mogelijk is dat zij naar EVS verstuurd worden. Dit houdt in dat als de cliënt één mogelijke medicijnlocatie heeft deze als medicijnlocatie geselecteerd wordt. Vervolgens wordt de cliënt opgenomen op deze locatie in het voorschrijfsysteem. Dit wordt gedaan om de arts (degene die voorschrijft) zoveel mogelijk te helpen, zodat deze niet belast wordt met de opnamelocatie. Mocht je willen weten welke cliënten wel of niet gesynchroniseerd worden dan kan je dit via een ticket aanvragen bij Nedap Support. Poliklinische cliënten Bij het voorschrijven is het nodig dat de cliënt is opgenomen op een medicijnlocatie. Het kan echter voorkomen dat er medicatie voorgeschreven dient te worden, terwijl de cliënt niet is opgenomen (poliklinisch). Om dit mogelijk te maken, is de instelling 'Synchroniseer poliklinische cliënten' onder aan de pagina aanwezig. Als er geen zorg aan poliklinische cliënten wordt gegeven, is het raadzaam om de optie uitgeschakeld te laten. Het inschakelen zou in theorie namelijk fouten in de hand kunnen werken; er zou eenvoudiger voorgeschreven kunnen worden op reguliere cliënten, waarbij (per ongeluk) nog geen medicijnlocatie bekend is. Standaard is de optie uitgeschakeld. Indien deze optie is ingeschakeld, zal bij het voorschrijven op een cliënt zonder medicijnlocatie, een melding weergegeven worden om te bevestigen dat het inderdaad om een poliklinische cliënt gaat. Foutmelding Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 8 / 26
Indien bovenstaande melding getoond wordt, moet er contact worden gezocht met Nedap Support. De reden van deze melding is dat het een nieuwe omgeving betreft of dat er een kopie van productie naar test heeft plaatsgevonden. Hierdoor zijn de gegevens overschreven met die van de productieomgeving. Nedap Support kan de EVS-instellingen controleren en waar nodig aanpassen. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 9 / 26
Belangrijke informatie bij het gebruik van EVS Er zijn een aantal belangrijke werkwijzen om de koppeling tussen FarMedvisie en Ons Administratie correct te laten (blijven) lopen: De cliënt moet in zorg zijn, maar de opnamedatum en inzorgdatum mogen in de toekomst liggen. Als de cliënt binnen één week wordt opgenomen, dan kan deze al wel naar het EVS verstuurd worden. Hierdoor bestaat de mogelijkheid om alvast medicatie voor te schrijven. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 10 / 26
Cliënt & Locatie Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 11 / 26
Cliënt opnemen op een medicijnlocatie Bij onderstaande stappen is het belangrijk om de informatie altijd te vergelijken met de informatie in Farmed, om te controleren of de weergave correct en gewenst is. Verschil tussen poliklinische cliënten (zonder locatie) en reguliere cliënten (met locatie) Er is een verschil in de werking in de koppeling met FarMed voor cliënten die regulier in zorg zijn (en dus een locatietoekenning hebben) en cliënten die poliklinisch worden behandeld. Poliklinische cliënten Voor poliklinische cliënten is het niet nodig dat een medicijnlocatie bij de cliënt wordt vastgelegd. Zodra medicatie voorgeschreven wordt, zal Farmed deze, bij het ontbreken van een medicijnlocatie, beschouwen als poliklinische cliënt. Om dit mogelijk te maken, dient dit wel ingesteld te zijn. Zodra dit is ingeschakeld, zal bij het voorschrijven op een cliënt waarvan geen medicijnlocatie bekend is, een melding verschijnen om te bevestigen dat de cliënt poliklinisch behandeld wordt. Reguliere cliënten Voor deze cliënten is het nodig dat een medicijnlocatie aan de cliënt is toegekend. In dat artikel wordt beschreven hoe de medicijnlocatie is vast te leggen. Indien er geen medicijnlocatie toegekend is, wordt de cliënt wel naar FarMedRx gesynchroniseerd, maar niet opgenomen. Dit kan gevolgen hebben voor de aflevering van medicatie. Controleer daarom in FarmedRx of een cliënt wel opgenomen is of niet; dit is direct zichtbaar in het overzichtscherm van de cliënt in FarMedRx. Indien de cliënt niet opgenomen is in FarMedRx, kan men door een medicijnlocatie te koppelen in ONS Administratie de cliënt laten opnemen. Dit zal ook direct zichtbaar zijn in FarMedRx. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 12 / 26
Omdat de bepaling of het gaat om een poliklinische of reguliere cliënt gaat, gedaan wordt op basis van het feit of er een locatietoekenning is, kan er geen verplichting worden geplaatst van het toevoegen van een locatie in het geval van het voorschrijven voor reguliere cliënten. Locatie aanmerken als medicijnlocatie Een locatie kan alleen als medicijnlocatie bij een cliënt toegevoegd worden, als deze locatie gekenmerkt is als medicijnlocatie. Dit is als volgt in te stellen: 1. Ga via Beheer / Instellingen naar het onderdeel Locatiegram. 2. Open hier de locatie die aangemerkt moet worden als medicijnlocatie door eenmaal op de locatienaam te klilkken. 3. In ons geval klikken wij op 'Zorgcentrum Belinda'. 4. Een pagina met invulvelden verschijnt. Om deze locatie als medicijnlocatie aan te merken, zet je een vinkje achter 'Medicatie voorschijven toestaan'. 5. Klik vervolgens op 'Opslaan'. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 13 / 26
Medicatie Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 14 / 26
Medicatie inzien Medicatie bij de cliënt inzien Log in onder je eigen account. Zoek de cliënt op en open het dossier. Onder het kopje 'Acties' kies je voor 'Inzien'. Indien je dit niet ziet, is EVS niet ingeschakeld of heb je niet de juiste deskundigheid. Neem in dat geval contact op met de Nedap-coach. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 15 / 26
Er is nog niet voorgeschreven voor de cliënt Indien je bovenstaande melding krijgt nadat je op de knop "inzien" hebt geklikt, dan is er voor de betreffende cliënt nog niet eerder medicatie voorgeschreven via het EVS. Hierdoor zijn de gegevens tussen beide applicaties (Ons Administratie en FarMedvisie) nog niet gesynchroniseerd. De arts/specialist bepaalt of een cliënt medicatie zal ontvangen. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 16 / 26
Inactieve zorgopname Indien de cliënt geen actieve zorgopname heeft, verschijnt bovenstaande melding en is het niet mogelijk om de medicatie van de cliënt in te zien. In dit geval dient men ervoor te zorgen dat de cliënt een actieve zorgopname heeft. Inactieve medicijnlocatie Indien er geen actieve medicijnlocatie bekend is, is het ook niet mogelijk om medicatie in te zien. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 17 / 26
Medicatie inzien Wanneer je op de knop "Inzien" klikt, worden de gegevens van de verpleegkundige gesynchroniseerd (indien dit nog niet eerder gedaan is). Om bij het inlogscherm van FarMedvisie te komen, dien je bovenstaande link aan te klikken. Inloggen FarMedvisie Wanneer je op de link klikt, opent het systeem van FarMedvisie zich in een nieuw tabblad. Er wordt om een gebruikersnaam en wachtwoord gevraagd. Deze zal bij de gebruiker bekend zijn. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 18 / 26
Medicatie inzien FarMedvisie Indien je succesvol bent ingelogd, kan er medicatie worden ingezien. Wanneer je klaar bent met het inzien van de medicatie, dien je middels de knop "uitloggen" het syteem verlaten. In verband met de veiligheid is het belangrijk om altijd uit te loggen. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 19 / 26
Medicatie deellijsten inzien Openen van de medicatie deellijsten Op het Dashboard bevindt zich onder het kopje "Taken" de knop "Medicatie deellijsten". Indien je deze niet ziet, is EVS uitgeschakeld of heeft men niet de juiste deskundigheid. Neem in dat geval contact op met je Nedap-coach. Als je op de knop "Medicatie deellijsten" klikt, dan verschijnt de bovenstaande link. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 20 / 26
Inloggen bij FarMedvisie Wanneer je op de link hebt geklikt, verschijnt het inlogscherm van FarMedvisie. Log hier in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Medicatiedeellijsten inzien Na het inloggen kan men een deellijst afdrukken van een afdeling of patiënt. Wanneer je klaar bent met het inzien van de medicatiedeellijsten, dien je middels de knop "uitloggen" het syteem verlaten. In verband met de veiligheid is het belangrijk om altijd uit te loggen. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 21 / 26
Diagnostische informatie Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 22 / 26
De status inzien van de koppeling met het medicatie voorschrijf systeem Indien er iets mis is met de EVS-koppeling kan men via het status-scherm inzien welke berichten er verstuurd zijn en of deze succesvol verwerkt zijn. Status inzien Via Beheer > Instellingen > Overige Instellingen > EVS instellingen is een overzicht te zien. Indien er fouten ontstaan wordt de oorzaak van deze fouten in dit scherm zichtbaar. De bovenste tabel geeft een globale status weer. De onderste tabel geeft details over fouten weer. (deze pagina is alleen te zien voor gebruikers met de rechten van applicatiebeheerders). Voor wat betreft de bovenste tabel zullen we hieronder kort uitleggen wat de verschillende onderdelen betekenen. Het "type bericht" geeft aan wat voor soort bericht het is: Admit client: Berichten met betrekking tot het opnemen van cliënten. Move client: Berichten met betrekking tot de verhuizing van cliënten. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 23 / 26
Suspend client: Berichten met betrekking tot het ontslaan van de cliënten. Register client: Berichten met betrekking tot het registreren van cliënten. Register employee: Berichten met betrekking tot het registreren en bijhouden van de gegevens van medewerkers. Berichten die onder het kopje "wachtrij" staan, houden in dat ze wel verzonden zijn, maar nog niet verwerkt. Berichten die onder het kopje "verzonden" staan, zijn berichten die verzonden zijn. Berichten die onder het kopje "oke" staan, zijn berichten die volledig en correct verwerkt zijn bij het externe voorschrijfsysteem. Berichten die onder het kopje "fout" staan, zijn berichten die verstuurd zijn, maar niet correct verwerkt zijn. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 24 / 26
Vraag en antwoord Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 25 / 26
De knop "Voorschrijven" is niet zichtbaar, hoe kan dit? Medicatie kan voorgeschreven worden indien gebruikt gemaakt wordt van een koppeling met FarMedvisie. Als de medewerker de voorschrijf-knop niet ziet, kan dit twee oorzaken hebben: Het voorschrijven is in zijn geheel niet geconfigureerd, neem in dat geval contact op met Nedap Support De medewerker heeft niet de juiste deskundigheid. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 26 / 26