RAADSVOORSTEL ter besluitvorming in de raad Datum Forum vergadering : 31-08-2015 Zaaknummer :176030 Datum Raadsvergadering : 14-09-2015 Portefeuillehouder Verantwoordelijk MT-lid Evaluatiedatum: : dhr. J.L.M. Vlaar : Marjon Gadella - van Gils Onderwerp: Visie op Huisvesting Voorstel 1. Inzetten op een geleidelijke herbestemming van stadskantoor en 1,9 miljoen afboeken op de boekwaarde van het stadskantoor; 2. Zowel de lasten als de baten van beide locaties tot 01-01-2018 verevenen volgens de UW verdeelsleutel. Samenvatting Door met Usselstein een gezamenlijke koers in te zetten ten aanzien van de herbestemming van de stadskantoren in en Usselstein is het mogelijk om de leegstand op een efficiënte manier terug te dringen. Door verhuur van de leegstand ontstaan financiële voordelen waarmee de taakstelling op de bedrijfsvoering deels wordt ingevuld. Om dit te bereiken wordt voorgesteld om in te zetten op een geleidelijke herbestemming van stadskantoor waardoor langzamerhand de waarde van het gebouw vermeerderd. Daarnaast wordt voorgesteld om 1,9 miljoen af te boeken op de boekwaarde van het stadskantoor. Bijlage{n) 1. Notitie: Visie op Huisvesting Aanleiding In de afgelopen jaren zijn er binnen de UW Samenwerkingsgemeenten veel ontwikkelingen geweest met een effect op de in gebruik zijnde huisvesting. De vorming van Usselstein en als regiegemeenten die de uitvoering (deels) op afstand hebben en de ambtelijke samenwerking tussen gemeenten Usselstein en (gestart is op 1 januari 2014) zijn aanleiding voor het herijken van de huisvestingsbehoefte. In het inrichtingsplan UW Samenwerking, waar begin 2013 mee is ingestemd door beide gemeenteraden en het Algemeen Bestuur van UW Samenwerking, staat dan ook de belofte om de benutting en de verrekening van de huisvesting voor beide locaties en Usselstein in beeld te brengen. In het verlengde van de uitkomsten daarvan willen beide gemeenten de komende jaren de vruchten plukken van de samenwerking en zodoende de kosten voor bedrijfsvoering, waarvoor in beide gemeenten taakstellingen zijn opgenomen, verlagen met de efficiencyvoordelen van de samenwerking. Op 1 september 2014 is een themasessie over huisvesting georganiseerd waarin de gemeenteraden kennis hebben genomen van de visie op de benodigde huisvesting vanuit de vier P's (Politiek, Publiek, Participatie en Personeel). Tevens is hier de relatie gelegd met de (onder)benutting van de stadskantoren en de kosten die hiermee gepaard gaan. Tijdens deze sessie is in themagroepen nagedacht en input geleverd voor diverse onderwerpen die samenhangen met de benutting van de stadskantoren. Onderwerp: Visie op Huisvesting, datum raadsvergadering: 14-09-2015 1/7
Op basis van deze input en het verrichte onderzoek hebben beide gemeenteraden in januari 2015 kaders vastgesteld om te komen tot een gedragen herbestemming van de stadskantoren. Om meer inzicht te krijgen in de haalbaarheid van de herontwikkeling/herbestemming en eventuele verkoop van de stadskantoren is in het voorjaar van 2015 een marktconsultatie gehouden. Mede op basis hiervan is een strategie ontwikkeld, waarvan de hoofdlijnen in mei 2015 zijn gepresenteerd aan beide gemeenteraden. Deze strategie is in de bijgevoegde notitie "Visie op Huisvesting" nader uitgewerkt. Geconcludeerd wordt dat door een gezamenlijke koers in te zetten ten aanzien van de herbestemming van de stadskantoren in en Usselstein het mogelijk is om de leegstand op een efficiënte manier terug te dringen. Door verhuur van de leegstand ontstaan financiële voordelen waarmee de taakstelling op de bedrijfsvoering deels wordt ingevuld. Door meerdere huurders in één pand te zetten kunnen bovendien efficiencyvoordelen ontstaan die de kosten voor de bedrijfsvoering nog verder omlaag brengen. Tegelijkertijd wordt invulling gegeven aan de visie op huisvesting welke is samengevat onder de vier P's: Publiek, Participatie, Politiek en Personeel. Om dit te bereiken wordt een aantal besluiten gevraagd: Het dagelijks bestuur van UW Samenwerking wordt gevraagd om: o in te stemmen met het huren van het stadskantoor in Usselstein en 7 werkplekken in voor het huisvesten van de wendbare organisatie. Dit tegen een marktconforme prijs, waar uiteraard een marktconforme kwaliteit tegenover moet staan. o het personeel tijdens de verbouwing niet over te plaatsen naar een alternatieve locatie. Hierdoor worden extra kosten voorkomen en kan tevens het stadskantoor in per direct worden verhuurd als er geïnteresseerden zijn. De gemeenteraad van Usselstein wordt gevraagd om: o een krediet van 1.600.000 beschikbaar te stellen om groot onderhoud te plegen aan het stadskantoor en deze geschikt te maken voor verhuur aan UW Samenwerking. o een aanvullend krediet van 150.000 beschikbaar te stellen voor installatie van zonnepanelen op het stadskantoor. Daarnaast wordt voorgesteld een bedrag van 10.000 beschikbaar te stellen om nader onderzoek te verrichten naar het realiseren van de ambitie om C02 neutraal te worden. o zowel de lasten als de baten van beide locaties met elkaar te verevenen volgens de UW verdeelsleutel tot 01-01-2018. Daarna is iedere gemeente weer volledig zelf verantwoordelijk voor het eigen pand qua lasten en baten. Hierdoor kan in de tussenliggende periode - los van financiële deelbelangen - worden gestuurd op de (waarde van de) gebouwen. De gemeenteraad van wordt gevraagd om o in te zetten op een geleidelijke herbestemming en 1,9 miljoen af te boeken op de boekwaarde van het stadskantoor. Hierdoor wordt een goede uitgangspositie gecreëerd voor de verhuur en een mogelijke vervreemding in de toekomst. o zowel de lasten als de baten van beide locaties met elkaar te verevenen volgens de UW verdeelsleutel tot 01-01-2018. Daarna is iedere gemeente weer volledig zelf verantwoordelijk voor het eigen pand qua lasten en baten. Hierdoor kan in de tussenliggende periode - los van financiële deelbelangen - worden gestuurd op de (waarde van de) gebouwen. Beoogd resultaat Het doel is om in gezamenlijkheid met Usselstein de onderbenutting van de beide stadskantoren zo spoedig mogelijk in te vullen om de kosten die hiermee gepaard gaan terug te dringen. Hiermee wordt de taakstelling op de bedrijfsvoering deels Ingevuld. Daarnaast wordt beoogd om invulling te geven aan de visie op huisvesting welke is samengevat onder de vier P's: Publiek, Participatie, Politiek en Personeel. Onderwerp: Visie op Huisvesting, datum raadsvergadering: 14-09-2015 2/7
Argumenten Voor het stadskantoor in zijn vanuit de marktconsultatie, verricht door het Expertteam kantoortransformatie van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, drie opties naar voren gekomen: 1. Een transformatie naar wonen betekent een afwaardering van de boekwaarde (van 4,2 miljoen naar circa 1,0-1,5 miljoen), maar het gebouw en de locatie lenen zich hier wel voor. Dit scenario heeft niet onze voorkeur aangezien dan de openbare functie van het gebouw en plein verloren gaat. 2. In het scenario sloop-nieuwbouw zou, om extra verdiencapaciteit te creëren, ook het naastgelegen parkeerterrein betrokken moeten worden. Om de parkeerplaatsen te compenseren zouden daarbij onder het gebouw parkeerplaatsen gerealiseerd moeten worden. Hierdoor wordt deze business case niet aantrekkelijk valt wat ons betreft dan ook af. 3. Het laatste scenario, geleidelijke invulling met nieuwe (kantoor)gebruikers, gaat uit van nieuw gebruik waarbij de inkomsten uit huur geleidelijk toenemen en waarbij na bijvoorbeeld tien jaar verkoop van het gebouw kan plaatsvinden. Deze variant levert, als dit lukt, de hoogste waarde op. Deze laatste optie heeft onze voorkeur en wij vragen u dan ook om in te stemmen met een geleidelijke herbestemming. Door het geleidelijk vullen van het gebouw met huurders is de verwachting dat dit voorlopig hand in hand gaat met het bestuurlijk centrum en de loketfunctie die gevestigd blijven in het stadskantoor. Financiën Verevening De keuze van UW Samenwerking om zich te huisvesten in Usselstein heeft consequenties voor beide gemeenten. Usselstein ontvangt huuropbrengsten en het stadskantoor wordt voor een groot gedeelte gevuld, terwijl (via bijdrage aan UW Samenwerking) huurkosten betaalt en de leegstand in het stadskantoor groter wordt. Vanuit de marktconsultatie is al aangegeven dat het, onder meer gelet op bovenstaande, van essentieel belang is om tot één business case voor de twee gebouwen te komen. Hierdoor kan - los van financiële deelbelangen - worden gestuurd op de (waarde van de) gebouwen. Dit kan worden bereikt door zowel de lasten als de baten van beide locaties met elkaar te verevenen volgens de UW verdeelsleutel. U wordt dan ook gevraagd om zowel de lasten als de baten van beide locaties met elkaar te verevenen volgens de UW verdeelsleutel tot 01-01-2018. Daarna is iedere gemeente weer volledig zelf verantwoordelijk voor het eigen pand qua lasten en baten. Hieronder wordt inzichtelijk gemaakt hoe deze verevening tot stand komt en wat daarvan het effect is: Stap 1: verevenen van de huidige begrotingen van beide gemeenten. Stap 2: verevenen van de huur van UW Samenwerking. Stap 1: In de programmabegroting van Usselstein is een huisvestingsbudget opgenomen van 687.000. In de programmabegroting een huisvestingsbudget van 274.000. Verevenen van deze huidige begrotingsbudgetten heeft geen financieel effect aangezien de bestaande budgetten reeds in de verhouding van de betreffende verdeelsleutel (71,5% - 28,5%) staan. Huidige situatie IJsselstein Huidige budgetten in programmabegroting 274.000 687.000 Verhouding kosten 28,5% 71,5% Situatie inclusief verevening huidige budgetten Usselstein Verevening kosten gebouw 78.000 196.000 Verevening kosten gebouw Usselstein 196.000 + 491.000 + Totaal 274.000 687.000 Verhouding kosten 28,5% 71,5% Onderwerp: Visie op Huisvesting, datum raadsvergadering: 14-09-2015 3/7
Stap 2: De huur die UW Samenwerking moet betalen voor de huisvesting in het stadhuis van Usselstein en de satellietwerkplekken in wordt vervolgens ook verevend. Onder aan de streep heeft dit geen financieel effect voor 1 van de 2 gemeenten en blijft hier dus ook de verdeelsleutel van (71,5% - 28,5%) gehandhaafd. Voor het bepalen van de hoogte van de huur zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: Huurprijs Usselstein na onderhoudswerkzaamheden is 90 per m2 exclusief 35 servicekosten per m2; Huurprijs Usselstein na investering t.b.v. verhuur aan UW Samenwerking en de satellietwerkplekken in is 110 per m2 exclusief 35 servicekosten per m2; Huurprijs om opbrengstpotentieel leegstand inzichtelijk te maken is 70 per m2 exclusief 35 servicekosten per m2 (dit Is bewust behoudend ingeschat). Totale benodigde ruimte voor personeel van UW Samenwerking bedraagt 3.750 m2 (134 fte * 28m2) welke als volgt wordt verdeeld: o Vijf satelliet werkplekken in 140 m2 (5*28m2) o Twee werkplekken bestuursondersteuning in 56 m2 (2*28m2) o Overige werkplekken UW Samenwerking in Usselstein 3554 (3.750-140 - 56m2) Tabel verevening huur Usselstein Factuur UW Samenwerking ( 543.000) 155.000 388.000 Verevening huuropbrengst UW Samenwerking voor extra investering in Usselstein ( 444.000) 1 127.000 317.000 Verevening extra huuropbrengst UW Samenwerking na investering ( 71.000) 2 20.000 51.000 Verevening huuropbrengst UW Samenwerking voor werkplekken ( 28.000) 3 8.000 20.000 Totale opbrengsten na verevening 0 0 De effecten van de verevening zorgen ervoor dat geen van belde gemeenten de kosten gepresenteerd krijgt van de leegstand (tot 1-1-2018). Zonder verevening zou haar aandeel van 28,5% van de huursom van UW Samenwerking moeten betalen die op korte termijn niet door verhuur van de leegstand goed te maken is. Opbrengstpotentieel leegstand Door het concentreren van de wendbare organisatie in Usselstein wordt het mogelijk om de overige beschikbare ruimte in beide gebouwen te verhuren. Het toekomstig opbrengst potentieel, welke is weergegeven in onderstaande tabel, geeft een indicatie van de mogelijke opbrengsten op basis van een gereduceerde huurprijs 4. 1 Totale kosten bedragen 3.554 m2 * (90+35) = 444.000 2 Totale extra opbrengst na investering Usselstein bedraagt 3.554 m2 * 20 = 71.000. 3 Totale kosten bedragen (140 m2 + 56 m2) * (110+35) = 28.000. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de huurder de investering, die gedaan moet worden in het gebouw om het voor hem geschikt te maken, zelf draagt als extra huurkosten. Onderwerp: Visie op Huisvesting, datum raadsvergadering: 14-09-2015 4/7
Voorbeeld bereken i ng opbrengstpotentieel Totaal Effect Effect Usselstein verhuurt 50% van de verhuurbare vierkante meters 875 m 2 x 105,- { 70 basis + 35 servicekosten) 92.000 26.000 66.000 Usselstein verhuurt 50% van de verhuurbare vierkante meters 800 m 2 x 105,- ( 70 basis + 35 servicekosten) 84.000 24.000 60.000 verhuurt 100% van de verhuurbare vierkante meters 1.750 m 2 x 105,- ( 70 basis + 35 servicekosten) 184.000 52.000 132.000 Usselstein verhuurt 100% van de verhuurbare vierkante meters 1.600 m 2 x 105,- ( 70 basis + 35 servicekosten) 168.000 48.000 120.000 Invulling taakstelling bedrijfsvoering Op de bedrijfsvoering van beide gemeenten rust een taakstelling waarvan is aangegeven dat deze voor een deel uit besparingen op huisvesting gevonden kan worden. In onderstaand schema vindt u een specificatie van deze taakstelling: Taakstelling bedrijfsvoering 2017 Vanaf 2018 Usselstein 500.000 1.000.000 200.000 400.000 Totaal 700.000 1.400.000 Door verhuur van de leegstand ontstaan financiële voordelen waarmee de taakstelling op de bedrijfsvoering deels wordt ingevuld. Afwaardering stadskantoor Conform regelgeving BBV zijn we verplicht om het stadskantoor af te waarderen. U wordt geadviseerd daartoe over te gaan en 1.900.000,- beschikbaar te stellen ten laste van de bestemmingsreserve extra afschrijving stadhuis/de Vaart, dit met de accountant te bespreken en tevens te kijken naar de gehanteerde afschrijvingstermijnen en restwaarden van het stadskantoor. De financiële gevolgen worden meegenomen in de jaarrekening 2015. In de bestemmingsreserve extra afschrijving stadhuis/de Vaart is met het traject Keuzes Maken 2.000.000,- gereserveerd. Tijdpad / relatie met projectmatig werken De komende periode wordt de zoektocht naar potentiële huurders voor stadskantoor geïntensiveerd. Hierbij zijn zowel commerciële als maatschappelijke huurders in beeld. Daarnaast wordt eind 2015 in een dienstverleningsovereenkomst beschreven hoe het bestuur in beide bestuurscentra wordt gefaciliteerd. Hierbij wordt ook gekeken naar de inrichting van een vijftal satelliet werkplekken ten behoeve van UW Samenwerking in. Communicatie Dit raadsbesluit wordt gedeeld met: Het personeel van UW Samenwerking via een bericht op intranet. Daarnaast wordt het personeel nauw betrokken bij het nader uit te werken plan van aanpak voor de twee gebouwen. De Ondernemingsraad van UW Samenwerking. Met pers en publiek via persbericht en gemeentebericht (plus gebruikmaking van onze communicatiekanalen). Onderwerp: Visie op Huisvesting, datum raadsvergadering: 14-09-2015 5/7
Monitoring en evaluatie Via de P&C cyclus wordt gerapporteerd over de besparingen op de bedrijfsvoering. Bestuurlijke samenwerking Door met Usselstein een gezamenlijke koers in te zetten ten aanzien van de herbestemming van de stadskantoren in en Usselstein is het mogelijk om de leegstand op een efficiënte manier terug te dringen. Door verhuur van de leegstand ontstaan financiële voordelen waarmee de taakstelling op de bedrijfsvoering deels wordt ingevuld. Burgemeester en wethouders, De heer F.J. Henseler gemeentesecretaris Onderwerp: Visie op Huisvesting, datum raadsvergadering: 14-09-2015 6/7
In de openbare vergadering van 14 september 2015 heeft de gemeenteraad besloten: 1. In te zetten op een geleidelijke herbestemming van stadskantoor en 1,9 miljoen af te boeken op de boekwaarde van het stadskantoor; 2. Zowel de lasten als de baten van beide locaties tot 01-01-2018 te verevenen volgens de UW verdeelsleutel. De griffier, De voorzitter. mevrouw Drs. E.C.M. van der Klauw de heer Th. van Eijk Onderwerp: Visie op Huisvesting, datum raadsvergadering: 14-09-2015 7/7